MANUAL
MANUAL DE FUNCIONES
SGI-GG/001
Código : Revisión : : Fecha
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Gerencia General Gerencia General, Coordinador SIG, Administración, Contabilidad, Venta y Servicios, Logística, Recursos Humanos, T.I. Clientes potenciales, según ordenes de la Gerencia General y proveedores nacionales e internacionales. Apoyo en el manejo de la documentación, así como como en las coordinaciones delegadas por gerencia. •
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Recibir, clasificar, registrar, registrar, despachar, tramitar y archivar la documentación dirigida a la empresa, seleccionando la correspondencia personal y oficial del Gerente y del personal de competencia. Redactar correspondencia de carácter sencillo o tomar dictado o digitar los documentos que disponga el Gerente y someterlo a su consideración para la firma. Regist Registrar rar y contro controlar lar de cotiza cotizacio ciones nes,, contra contratos tos de ventas ventas y de las opera operacio ciones nes de ventas ventas nacion nacionale aless e internacionales del dpto. de ventas y servicios. Recibir y enviar las cotizaciones de los clientes y proveedores. Llevar un control general de las ordenes de ventas y servicios de los trabajos en cursos y realizados. Aperturar los respectivos códigos códigos para las ordenes de trabajo por ventas y servicios servicios a realizar y comunicarlo a los diferentes departamentos. Emitir, registrar y controlar las facturas de ventas. Presentar y realizar el seguimiento de los estados y factura de los trabajos concluidos en las empresas clientes, para su confirmación y aprobación correspondiente. Pre-elaboración de caja-chica. Caja-bancos, y caja-general Pago a proveedores mediante cheques, depósitos en cuenta y control de telecréditos interbancarios. Realizar las liquidaciones de viaje y gastos de gerencia. Verificar que los Gastos de Viaje detallados en su liquidación, estén con el comprobante o documento sustentatorio conformes a la comisión de servicio realizada Llevar un control detallado de los viajes del gerente y apoyar a los representantes de ventas. Realizar Realizar las Importaci Importaciones: ones: realizar realizar las coordinaci coordinaciones ones con los proveedor proveedores es del extranjero extranjero,, redacción redacción de correspondencia, trámites de aduanas y otras gestiones. Apoyar en la realización de cotizaciones y contactar a los proveedores internacionales de equipos, materiales etc (importaciones). Ingresos de información de facturas y otros documentos de gastos (alimentación, materiales, insumos, equipos), al resumen de trabajo o centro de costos. Solicitar pólizas de seguro para el personal, vehículos y para bienes de la empresa. Realizar un seguimiento a los representantes representantes de ventas para velar que cumplan con bajar la información a la red interna de la empresa Redactar informes y dictados de la gerencia general. Atender al público y al personal que acuda a la Gerencia Gerencia previa cita o coordinación y llevar llevar el libro de entrevistas, compromisos, registro de llamadas telefónicas y visitas del Gerente. Velar por el suministro adecuado de materiales y útiles de escritorio o de otro tipo, de la Gerencia y de las oficinas néxas, así como por el mantenimiento y conservación de su capacidad instalada. Conocer y cumplir los reglamentos, manuales, normas y dispositivos de la Gerencia que se relacionen con el funcionamiento del servicio de transporte. Coordinar las reuniones, concertar citas, recepción y atención de asuntos relacionados con gerencia. Realizar los pedidos de implementos de oficina y controlar el stock de los mismos.
CONFIDENCIAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
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MANUAL DE FUNCIONES
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Archivar la correspondencia y documentación de Gerencia. Otras labores asignadas por gerencia.
Cargos Similares, Trabajo en equipo 1.5 años Español – Ingles Técnico Conocimiento de procesadores de textos y hoja de cálculo, en ambiente Windows, Word, Excel, power point, correo electrónico, manejo de autocad.
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Alta adaptabilidad / flexibilidad Tolerancia a la presión Capacidad de aprendizaje Orientación al cliente (interno y/o externo) Colaboración Franqueza / Confiabilidad /Integridad Iniciativa Desarrollo de relaciones con clientes (internos y/o externos) Capacidad de planificación y organización Resolución de problemas Responsabilidad
CONFIDENCIAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
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