Manfaat Penerapan Perencanaan SDM dan Sistem Penerapannya Jafar Basalamah
I. PENDAHULUAN
Sebuah organisasi dalam mewujudkan eksistensinya dalam rangka mencapai tujuan memerlukan perencanaan sumber daya manusia yang efektif. Suatu organisasi, menurut Riva‘i (2004:35) ―tanpa didukung pegawai/karyawan yang sesuai baiik segi kuantitatif, kualitatif, strategi dan operasionalnya, maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan dimasa yang akan datang. Oleh karena itu, diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna lebih menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan, fungsi, pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan. Organisasi publik maupun bisnis saat ini dihadapkan pada suatu perubahan kondisi lingkungan yang semakin cepat. Keselarasan antara perencanaan sumber daya manusia (SDM) dapat membangun kinerja organisasi yang mampu mengadaptasi dengan perubahan tadi. Untuk merancang dan mengembangkan perencanaan sumber daya manusia yang efektif bukanlah pekerjaan yang mudah, dia membutuhkan suatu pemikiran, pertimbangan jangka pendek maupun jangka panjang. Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan di masa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia. Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
2 Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi (Andrew E. Sikula, 1981;145). Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat (George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173). Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaanpermintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisikondisi tersebut. Di mana secara lebih sempit perencanaan sumber daya manusia berarti mengestimasi secara sistematik permintaan (kebutuhan) dan suplai tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang (Handoko (1997 : 53). Pandangan lain dikemukakan oleh Mangkunegara (2003: 6) bahwa perencanaan tenaga kerja dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan
akan
tenaga
kerja
berdasarkan
peramalan
pengembangan,
pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis. Berdasarkan studi dari Laporan Pembangunan Manusia Global 2002 (UNDP 2002) terhadap 173 negara di dunia, bahwa kinerja pendapatan per kapita tertinggi adalah dari negara Luxembourg yaitu sekitar $US 50 ribu ($US 50,061) dan terrendah (pendapatan per kapita terrendah) adalah dari negara Sierra Leone yaitu $US 490. Hal ini berarti secara kasar dapat disimpulkan bahwa pendapatan per kapita penduduk NTT yang sebesar $US 200-an—katakanlah berkisar $US 200 $US 300, masih lebih rendah daripada pendapatan per kapita penduduk negara termiskin di dunia (Sierra Leone) yang sebesar $US 490. Hasil studi dari Laporan Pembangunan Manusia Indonesia 2001 (BPS, BAPPENAS, dan UNDP 2001) menyatakan bahwa kinerja pendapatan per kapita tertinggi (PDRB real per kapita—tanpa minyak dan gas) pada lingkup provinsi di Indonesia adalah dari Provinsi DKI Jakarta yaitu Rp 5.943.000 per tahun atau Rp
3 495.250 per bulan dan terrendah adalah dari Provinsi Nusa Tenggara Timur yaitu Rp 712.000 per tahun atau Rp 59.333 per bulan, atau hanya sekitar 12 persen daripada pendapatan per kapita penduduk DKI Jakarta. Kinerja pendapatan per kapita di Nusa Tenggara Timur adalah yang paling rendah (paling buruk) di Indonesia. Kinerja pendapatan per kapita lingkup kabupaten/kota tertinggi (PDRB real per kapita—tanpa minyak dan gas) adalah dari Kota Madya Jakarta Pusat (Provinsi DKI Jakarta) yaitu Rp 15.820.000 per tahun atau Rp 1.318.333 per bulan dan terrendah adalah dari Kabupaten Timor Tengah Selatan (Provinsi Nusa Tenggara Timur) yaitu Rp 497.000 per tahun atau Rp 41.417 per bulan, atau hanya sekitar 3,14 persen daripada pendapatan per kapita penduduk Jakarta Pusat. Terdapat dua kabupaten di NTT yang memiliki kinerja pendapatan per kapita terrendah di Indonesia (ranking 293 dan 294 dari 294 kabupaten yang dipelajari), yaitu Kabupaten Timor Tengah Selatan (pendapatan per kapita Rp 497.000 per tahun ranking 294 dari 294 kabupaten di Indonesia) dan Kabupaten Sumba Barat (pendapatan per kapita Rp 501.000 per tahun ranking 293 dari 294 kabupaten di Indonesia). Data tersebut mengindikasikan bahwa, perencanaan SDM menjadi hal yang urgen, vital dan strategis dalam mewujudkan pembangunan sumber daya manusia yang berkualitas dan professional di setiap negara khususnya di Indonesia. Perubahan karakteristik angkatan kerja yang ditandai oleh berkurangnya tingkat pertumbuhan tenaga kerja, semakin meningkatnya masa kerja bagi golongan tua, dan peningkatan diversitas tenaga kerja membuktikan perlunya kebutuhan perencanaan SDM. Dengan demikian, proyeksi demografis terhadap angkatan kerja di masa depan akan membawa implikasi bagi pengelolaan sumberdaya manusia yang efetif. Peramalan kebutuhan sumberdaya manusia dimasa depan serta perencanaan pemenuhan kebutuhan sumberdaya manusia tersebut merupakan bagian dalam perencanaan sumberdaya manusia yang meliputi pencapaian tujuan dan implementasi program-program. Dalam perkembangannya, perencanaan sumberdaya manusia juga meliputi pengumpulan data yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keefektifan programprogram yang sedang berjalan dan memberikan informasi kepada perencanaan bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan dan program pada saat diperlukan. Tujuan utama perencanaan adalah memfasilitasi keefektifan organisasi, yang harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang
4 organisasi. Dengan demikian, perencanaan sumberdaya manusia merupakan suatu proses menterjemahkan strategi bisnis menjadi kebutuhan sumberdaya manusia baik kualitatif maupun kuantitatif melalui tahapan tertentu.
II. PEMBAHASAN
A. Perencanaan Kebutuhan SDM Fungsi manajemen menurut George R. Terry ada 4 (empat) yaitu ‗Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (penggerakan), dan Controlling (pengawasan)‘. Khusus mengenai fungsi perencanaan, yang dalam kamus Bahasa Indonesia disinonimkan dengan kata program, tindakan atau kegiatan yang akan dilaksanakan. Sedangkan perencanaan bermakna tindakan merencanakan. Oleh karena itu, dalam perencanaan ada yang merencanakan (disebut perencana atau Planner) dan ada pula yang direncanakan (to be planning) Alexander,ER (1986) menyatakan bahwa perencanaan sebagai suatu kegiatan masyarakat dan organisasi untuk mengembangkan strategi yang optimal terkait tindakan masa depan untuk mencapai seperangkat tujuan yang diinginkan, guna mengatasi permasalahan yang nyata dalam konteks yang kompleks dan di dukung oleh kewenangan dan keinginan untuk mengalokasikan sumber daya serta bertindak sesuai yang diperlukan untuk melaksanakan strategi-strategi yang sudah ditetapkan. Dikatakan
Branch,
MC
(1983)
bahwa
perencanaan
(merencanakan)
merupakan proses mengarahkan kegiatan manusia dan sumber daya alam dengan berorientasi ke masa depan. Kapasitas sumber daya alam bersifat terbatas sedangkan populasi semakin meningkat maka pemanfaatan hendaknya bersifat tepat guna dan tepat sasaran. Konsep dasar perencanaan adalah rasionalitas, ialah cara berpikir ilmiah dalam menyelesaikan problem dengan cara sistematis dan menyediakan berbagai alternatif solusi guna memperoleh tujuan yang diinginkan. Perencanaan berkaitan dengan pengambilan keputusan (decision maker), sedangkan kualitas hasil pengambilan keputusan berkorelasi dengan pengetahuan (knowledge), pengalaman (experience), informasi berupa data yang dikumpulkan oleh pengambil keputusan (ekskutor). (Rustiadi dkk, 2009).
5 Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang harus bisa menjawab rumus 5W1H. WHAT (apa) yang akan dilakukan, WHY (mengapa) harus melakukan apa, WHEN (kapan) melakukan apa, WHERE (dimana) melakukan apa, WHO (siapa) yang melakukan apa, HOW (bagaimana) cara melakukan apa. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Perencanaan merupakan penentuan tindakan untuk waktu yang akan datang dan jika perencanaan diperlukan lebih metodis, maka dapat menguraikannya dengan pengkoordinasian kegiatan-kegiatan yang akan datang pada waktunya. Perencanaan berisi perumusan dari tindakan-tindakan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan sesuai dengan maksud dan tujuan yang ditetapkan. Suatu perencanaan harus menunjukan pula maksud dan tujuan dari suatu pekerjaan dan bagaimana cara-caranya untuk mencapai tujuan, termasuk juga rencana untuk mengadakan pengawasan agar penyelengaraan pekerjaan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Perencanaan dapat diartikan sebagai keputusan terhadap apa yang akan dilakukan di kemudian hari. George R Terry (1996) mengemukakan bahwa Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumtions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activitions believed necessary to achieve desired result. Artinya perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dalam kaitan itu, Bukhari Zainun dalam Inu Kencana (1998:50) menyatakan bahwa: Perencanaan adalah persiapan bagi setiap perbuatan, dan juga merupakan proses peletakan dasar bagi setiap perbuatan yang akan dilaksanakan. Jadi perencanaan pada dasarnya terdapat pada setiap perbuatan manusia yang sadar , secara ilmiah bergerak terusmenerus. Sehingga dengan demikian jelas apa yang dituju, sederhanakah rencana tersebut, stabilkah, mendasarkah dan diperlukankah. Herujito
(2001:89)
mengemukakan
perencanaan, sebagai berikut : 1. Menetapkan tujuan
empat
langkah
dalam
proses
6 Perencanaan pertama-tama harus menetapkan apa yang dibutuhkan atau yang diinginkan oleh suatu organisasi sehingga sumber daya organisasi tidak terpancar dan dapat digunakan secara efektif dan efisien. 2. Mendefisikan situasi saat ini Informasi keadaan organisasi saat ini tentang barapa jauhkah jarak organisasi dari sasarannya, sumber daya yang dimliki, data keuangan dan statisticharus dirumuskan sehingga langkah selanjutnya dapat dilakukan dengan lancer. 3. Menentukan faktor penghambat dan pendukung Dengan menganalisis faktor-faktor eksternal dan internal organisasi dapat diketehui faktor-faktor yang membantu pencapaian tujuan dan yang menimbulkan masalah. Pengetahuan tentang faktor-faktor ini membantu perencanaan dalam meramalkan situasi dimasa yang akan datang. 4. Mengembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan Langkah ini menyebabkan bebagai alternatif arah tindakan untuk mencapai sasaran, mengevaluasi alternatif-alternatif yang ada dan memilih yang paling sesuai atau mengutungkan diantara alternatif tersebut. Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa perencanaan : 1. Harus berdasarkan fakta, data dan keterangan yang konkrit 2. Suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang 3. Menyangkut masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang apat dilakukan terhadap hambatan yang diadapi. Berbagai pandangan mengenai perencanaan sumber daya manusia seperti yang dikemukakan oleh Handoko (1997 : 53) Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut. Di mana secara lebih sempit
7 perencanaan sumber daya manusia berarti mengestimasi secara sistematik permintaan (kebutuhan) dan suplai tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang. Pandangan lain mengenai definisi perencanaan sumber daya manusia dikemukakan oleh Mangkunegara ( 2003, p. 6) Perencanaan tenaga kerja dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis. Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi. George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) menyatakan bahwa perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja atau sumber daya manusia (SDM) dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dilaksanakan. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan pada informasi dari faktor internal & faktor eksternal perusahaan. Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor kunci dalam reformasi ekonomi, yakni bagaimana menciptakan SDM yang berkualitas dan memiliki keterampilan serta berdaya saing tinggi dalam persaingan global yang selama ini kita abaikan. Dalam kaitan tersebut setidaknya ada dua hal penting menyangkut kondisi SDM Indonesia, yaitu: 1. Adanya ketimpangan antara jumlah kesempatan kerja dan angkatan kerja. Jumlah angkatan kerja nasional pada krisis ekonomi tahun pertama (1998)
8 sekitar 92,73 juta orang, sementara jumlah kesempatan kerja yang ada hanya sekitar 87,67 juta orang dan ada sekitar 5,06 juta orang penganggur terbuka (open unemployment). Angka ini meningkat terus selama krisis ekonomi yang kini berjumlah sekitar 8 juta. 2. Tingkat pendidikan angkatan kerja yang ada masih relatif rendah. Struktur pendidikan angkatan kerja Indonesia masih didominasi pendidikan dasar yaitu sekitar 63,2%. Kedua masalah tersebut menunjukkan bahwa ada kelangkaan kesempatan kerja dan rendahnya kualitas angkatan kerja secara nasional di berbagai sektor ekonomi. Lesunya dunia usaha akibat krisis ekonomi yang berkepanjangan sampai saat ini mengakibatkan rendahnya kesempatan kerja terutama bagi lulusan perguruan tinggi. Sementara di sisi lain jumlah angkatan kerja lulusan perguruan tinggi terus meningkat. Sampai dengan tahun 2000 ada sekitar 2,3 juta angkatan kerja lulusan perguruan tinggi. Kesempatan kerja yang terbatas bagi lulusan perguruan tinggi ini menimbulkan dampak semakin banyak angka pengangguran sarjana di Indonesia.
B. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan SDM Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, (Handoko, 1997 : 55-57) antara lain: 1. Lingkungan Eksternal Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang. a. Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan. b. Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya. c. Perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dasyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.
9 d. Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh, ―pembajakan‖ manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia. 2. Keputusan-keputusan Organisasional Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia. a. Rencana strategis perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh. Ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaransasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru. Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan di waktu yang akan datang. b. Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana strategi menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia. c. Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek. d. Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru. e. Reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang. 3. Faktor-faktor Persediaan Karyawan Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.
C. Manfaat Perencanaan SDM Perencanaan SDM diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut (Rivai, 2004: 48), antara lain:
10 1. Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam perusahaan. Inventarisasi tersebut antara lain meliputi: a. Jumlah karyawan yang ada b. Berbagai kualifikasinya c. Masa kerja masing-masing karyawan d. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan formal maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti e. Bakat yang masih perlu dikembangkan f. Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan Hasil inventarisasi tersebut sangat penting, bukan hanya dalam rangka pemanfaatan sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas-tugas sekarang, akan tetapi setidaknya berhubungan dengan empat kepentingan di masa depan, yaitu: 1) Promosi karyawan tertentu untuk mengisi lowongan jabatan yang lebih tinggi jika karena berbagai sebab terjadi kekosongan. 2) Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas yang sama. 3) Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja yang berarti seseorang ditugaskan ke lokasi baru tetapi sifat tugas jabatanya tidak mengalami perubahan. 4. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja yang telah dimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai dengan tugas masing-masing sumber daya manusia telah tersedia, adanya jaminan keselamatan kerja, semua sistem telah berjalan dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasi serta penempatan sumber daya manusia telah dihitung berdasarkan kebutuhan dan beban kerja. 5. Produktivitas
dapat
lebih
ditingkatkan
apabila
memiliki
data
tentang
pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas
11 kerjanya. Melalui pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia yang diikuti dengan peningkatan disiplin kerja yang akan menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalam menangani
pekerjaan
yang
berkaitan
langsung
dengan
kepentingan
perusahaan. 6. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak. 7. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri maupun di luar negeri). Adanya informasi tersebut akan memudahkan manajemen melakukan perencanaan sumber daya manusia (Human Resources Information) yang berbasis pada teknologi canggih merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan di era perubahan yang serba cepat. 8. Seperti telah dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dalam melakukan perencanaan termasuk perencanaan sumber daya manusia adalah penelitian. Berdasarkan bahan yang diperoleh dan penelitian yang dilakukan untuk kepentingan perencanaan sumber daya manusia, akan timbul pemahaman yang tepat tentang situasi pasar kerja dalam arti: a. Permintaan pemakai tenaga kerja atas tenaga kerja dilihat dan segi jumlah, jenis, kualifikasi dan lokasinya. b. Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan, latar belakang profesi, tingkat upah atau gaji dan sebagainya. Pemahaman demikian penting karena bentuk rencana yang disusun dapat disesuaikan dengan situasi pasaran kerja tersebut. 9. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusuia dalam perusahaan. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan karyawan baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan
kemampuan
perusahaan
mencapai
tujuan
dan
berbagai
12 sasarannya. Tanpa perencanaan sumber daya manusia, sukar menyusun program kerja yang realistik. 10. Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar kerja merupakan sumber untuk mencari calon-calon sumber daya manusia yang potensial untuk diterima (recruiting) dalam perusahaan. Dengan adanya data perencanaan sumber daya manusia di samping mempermudah mencari calon yang cocok dengan kebutuhan, dapat pula digunakan untuk membantu perusahaan lain yang memerlukan sumber daya manusia. 11. Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia dapat dijadikan sebagi salah satu sumbangan acuan, tetapi dapat pula berasal dari sumber lain. Dengan adanya data yang lengkap tentang potensi sumber daya manusia akan lebih mempermudah dalam menyusun program yang lebih matang dan lebih dapat dipertanggungjawabkan.
Berdasarkan
hal-hal tersebut,
dapat diketahui
manfaat dari perencanaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan sebagai sesuatu yang sangat penting, demi kelancaran dan tercapainya tujuan dari perusahaan
D. Proses Dalam Perencanaan SDM Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya. 1.
Kepentingan Perencanaan SDM Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu: kepentingan Individu, kepentingan organisasi, dan kepentingan Nasional.
2.
Komponen-komponen Perencanaan SDM Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu: a. Tujuan Perencanaan
SDM
harus
mempunyai
tujuan
yang
berdasarkan
kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk
13 kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. b. Perencanaan Organisasi Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk
mengadakan
perubahan
yang
positif
bagi
perkembangan
organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing
dapat
memperhitungkan
juga
berpengaruh.
perubahan
Meramalkan
teknologi,
kondisi
SDM,
permintaan
perlu dan
penawaran, dan perencanaan karir. Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi. c. Syarat – syarat perencanaan SDM 1) Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya. 2) Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM. 3) Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM. 4) Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang. 5) Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan. 6) Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah. 3.
Proses Perencanaan SDM Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya,
dalam
perencanaan
SDM
suatu
organisasi
harus
14 mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut. a. Prosedur perencanaan SDM b. Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan. c. Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM. d. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya. e. Menetapkan beberapa alternative. f. Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana. g. Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan. 4.
Metode Perencanaan PSDM Metode perencanaan SDM (PSDM) terdiri atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan. Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.
5.
Pengevaluasian Rencana SDM Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut: a. Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya. b. Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan
sebelum
terjadi
sebelumnya yang lebih besar biayanya.
hal-hal
yang
dibayangkan
15 c. Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan. d. Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan
minoritas
didalam
rencana
masa
yang
akan
datang.
Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik. Kendala-kendala Perencanaan SDM 1) Standar kemampuan SDM Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti. 2) Manusia (SDM) Mahluk Hidup Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya. 3) Situasi SDM Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses PSDM yang baik dan benar. 4) Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah/ Peraturan Pemerintah Kebijaksanaan
perburuhan
pemerintah,
seperti
kompensasi,
jenis
kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat. E. Sistem Perencanaan SDM Ada 4 kegiatan yang saling berhubungan dalam sistem perencanaan SDM : 1. Inventarisasi persediaan SDM Pencatatan atau pendataan jumlah SDM yang ada dalam melaksanakan tugas di Suatu Organisasai, atau dengan kata lain pencatatan atau pengumpulan data tentang kegiatan, hasil yg dicapai, pendapat umum, sekarang atau yang sedang terjadi. 2. Forecast SDM/ peramalan SDM
16 Peramalan SDM berguna untuk memprediksi permintaan karyawan dimasa datang. Metode peramalan ketersediaan /penawaran tenaga kerja (supply) dari sumber eksternal terdiri atas: a. Perencanaan rekrutmen dan seleksi b. Pasar tenaga kerja Memprediksi permintaan tenaga kerja (demand) mendatang lebih rumit dan subjektif daripada memprediksi ketersediaan tenaga kerja (supply), karena banyak
faktor
yang
mempengaruhinya.
Adapun
faktor-faktor
yang
mempengaruhi permintaan tenaga kerja (Simamora, 1997:176) terdiri atas: 1) Perubahan lingkungan eksternal 2) Perubahan kondisi organisasi 3) Perubahan kondisi tenaga kerja 3. Penyusunan rencana SDM Penyusunan rencana SDM dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan
kebutuhan
akan
tenaga
kerja
berdasarkan
peramalan
pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis. 4. Pengawasan dan Evaluasi Pengawasan dan Evaluasi Sumber Daya Manusia dapat berupa apa saja tentang manusia dalam organisasi. Yang lain dapat pula mengenai dayanya sendiri atau orangnya sendiri yang juga memerlukan pengawasan dan evaluasi. Pengawasan dan evaluasi sumber daya manusia merupakan fungsi yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin terhadap anak buahnya. Dengan demikian, fungsi manajemen sumber daya manusia ini sama pentingnya dengan perencanaan dan pelaksanaan. Pelaksanaan merupakan langkah lanjut dari perencanaan, tetapi sesudah dilaksanakan menyusul kedua fungsi ini karena pengendalian dan pengawasanlah yang dapat menyatakan apakah pelaksanaan sudah berhasil sesuai dengan yang direncanakan
III. KESIMPULAN
17 1. Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan salah satu fungsi dalam Manajemen Sumber daya manusia yang mengorientasi pada bagaimana menyusun langkah-langkah strategi menyiapkan sumber daya manusia (pegawai/karyawan) dalam suatu organisasi secara tepat dalam jumlah dan kualitas yang diperlukan. Perencanaan SDM sebagai proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan dengan menggunakan data sebagai pedoman perencanaan di masa depan . 2. Perencanaan sumber daya manusia awal difokuskan pada perencanaan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan serta cara pencapaian tujuannya dan implementasi program-program, yang kemudian berkembang, termasuk dalam hal pengumpulan data untuk mengevaluasi keefektifan program yang sedang berjalan dan memberikan informasi kepada perencana bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan dan program daat diperlukan. 3. Dalam pelaksanaannya, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu. Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisikan adanya kesenjangan agar tujuan dengan kenyataan dan sekaligus menfasilitasi keefektifan organisasi dapat dicapai. Perencanaan sumber daya manusia harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang organisasi. Hal ini diperlukan agar organisasi bisa terus survive dan dapat berkembang sesuai dengan tuntutan perubahan yang sangat cepat dan dinamis . 4. PSDM
sangat
penting
untuk
dilakukan
karena
memungkinkan
HRD
menempatkan Staf yang tepat pada saat yang tepat. Hal yang paling penting di dalam suatu perusahaan adalah Perencanaan SDM, sehingga hal yang harus dan penting untuk diperhatikan adalah Perencanaan SDM. Perencanaan SDM yang baik akan menentukan tingkat kemapanan suatu perusahaan. Atas dasar itu maka dapat dikemukakan rekomendasi atau saran bahwa : SDM yang saat ini tersedia bisa di daya gunakan secara baik sehingga meningkatkan kualitas perusahaan, visi dan misi SDM harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan, dan perusahaan harus bisa melakukan pengadaan karyawan secara ekonomis.
