PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA DAN ANALISIS JABATAN TENAGA ASISTEN AHLI DI KPID PROVINSI JAWA TENGAH
Makalah Disusun guna memenuhi tugas Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) Pendidikan Dosen Pengampu: Dr. Kardoyo, M.Pd
Disusun oleh:
QUTFI MUARIF 0102513006
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN KELAS KHUSUS PROGRAM PASCA SARJANA UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG TAHUN 2014
A. PENDAHULUAN
Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan bagian dari manajemen keorganisasian yang memfokuskan diri pada unsur Sumber Daya Manusia, di mana tugas dari MSDM adalah mengelola unsur manusia secara baik agar diperoleh tenaga kerja yang optimal hasil pekerjaannya. Manajemen SDM sangat berkaitan erat dengan pengelolaan individu-individu yang terlibat dalam organisasi, sehingga setiap individu ini dapat memberikan kontribusi dalam pencapaian tujuan tujuan organisasi. organisasi. Manajemen Manajemen
sumber daya daya manusia manusia mempunyai mempunyai
peranan penting untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi. Tujuan Sumber Daya Manusia adalah untuk meningkatkan kontribusi sumber daya manusia (karyawan) terhadap organisasi. Hal ini dapat dipahami bahwa semua kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya tergantung kepada manusia-manusia yang mengelola organisasi itu. Oleh karena itu karyawan tersebut harus dikelola dengan baik sehingga dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. Perencanaan yang matang dalam pengelolaan SDM organisasi perlu dilakukan agar dapat mendorong peningkatan output kinerja karyawan. Tidak bisa dipungkiri bahwa kinerja SDM di sebuah organisasi tidak selamanya sejalan dengan yang diharapkan. Persoalan kualifikasi, kesesuaian antara kompetensi karyawan dengan pekerjaan yang dibebankan, hingga masalah adaptasi lingkungan masih sering menjadi penghambat produktivitas karyawan. Singkatnya, perencanaan SDM perlu dilakukan guna memberikan pemetaan manajemen SDM dalam jangka waktu tertentu. Kemudian analisis jabatan, khususnya atas jabatan asisten ahli, perlu dilakukan mengingat sentralnya peran jabatan tersebut. Asisten Ahli hampir selalu terlibat dalam segala kegiatan yang dijalankan oleh instansi. Oleh karenanya asisten ahli perlu mengoptimalkan perannya, sekaligus memperhatikan efisiensi pekerjaan. Makalah ini mencoba untuk menguraikan perencanaan SDM di Komisi Penyiaran Indonesia Daerah (KPID) Provinsi Jawa Tengah dengan berdasarkan kondisi kelembagaan pada Tahun 2014, serta analisis jabatan asisten ahli dalam konteks pencapaian tujuan organisasi. Kerangka besarnya adalah perencanaan
1
SDM dalam instansi, untuk kemudian dikerucutkan dalam analisis atas jabatan tertentu yaitu asisten ahli. Harapannya akan dapat memberikan kontribusi bagi peningkatan kinerja organisasi sebagai wujud peningkatan pelayanan KPID Prov. Jawa Tengah terhadap masyarakat.
B. KERANGKA TEORI Pengertian dan Tujuan Manajemen SDM
Menurut Rivai (2005: 1), istilah manajemen mempunyai arti sebagai kumpulan pengetahuan tentang bagaimana seharusnya memanage (mengelola) sumber daya manusia. Robbins dan Coulter (1999: 8) menyatakan bahwa istilah manajemen mengacu pada proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja agar diselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Proses menggambarkan fungsi-fungsi yang berjalan terus dan kegiatan-kegiatan utama yang dilakukan oleh para manajer. Efisiensi seringkali dirujuk sebagai ”melakukan segala sesuatu secara tepat”, artinya tidak memboroskan sumber-sumber. Kemudian efektivitas seringkali dilukiskan sebagai
”melakukan hal-hal yang tepat”, artinya kegiatan ker ja yang akan
membantu
organisasi tersebut mencapai sasarannya. Stoner yang dikutip
Dalimunthe (2003: 3) memberikan definisi manajemen sebagai suatu proses perencanaan pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Dalam manajemen terdapat kurang lebih tiga kelompok variabel utama, yakni organisasi, manusia, dan lingkungan yang saling berinteraksi menurut pola tertentu, dan masing-masingnya memiliki karakteristik dan atau nilai-nilai tertentu Gomes (2003: 24). Berbicara mengenai organisasi
tidak akan lepas
daripada lingkungan dimana organisasi itu berada dan
manusianya yang
merupakan sentrum segalanya. Menurut Nawawi (1998: 40), ada tiga pengertian tentang sumber daya manusia dalam suatu organisasi, yaitu sebagai berikut: 1. Sumber daya manusia adalah manusia yang bekerja di lingkungan suatu organisasi yang bisa disebut pegawai, personil, karyawan, tenaga kerja, atau pekerja.
2
2. Sumber daya manusia adalah potensi manusia sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan eksistensinya. 3. Sumber daya manusia adalah potensi yang merupakan aset dan berfungsi sebagai modal nonmaterial/nonfinansial di dalam organisasi yang dapat diwujudkan menjadi potensi nyata secara fisik dan nonfisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi.
Manusia
dengan
segala
kelebihan
dan
kekurangannya
mencakup
kemampuan, pengetahuan, konsepsi, ide, pikiran, gagasan, keterampilan, kemauan, semangat, kepribadian, dan karakter. Seorang pimpinan perpustakaan diharapkan dapat memahami, mengembangkan, dan memberdayakan segi-segi dan nilai-nilai positif bawahannya secara maksimal. Bila hal ini dapat diwujudkan maka tujuan perpustakaan akan dapat tercapai. Istilah manajemen SDM muncul sebagai terjemahan dari Human Resources Management yang kajian sebelumnya dikenal dengan manajemen personalia. Adanya perubahan istilah ini lebih dipengaruhi karena adanya penekanan sisi kemanusiaan terhadap para pekerja di dalam suatu organisasi. Nawawi (1998: 42) mengemukakan bahwa manajemen SDM merupakan proses mendayagunakan manusia sebagai tenaga kerja secara manusiawi, agar potensi fisik dan psikis yang dimilikinya berfungsi maksimal bagi pencapaian tujuan organisasi (perusahaan). Pada praktiknya, manajemen SDM dilaksanakan meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan atas pengadaan, pengembangan, pemberian
kompensasi,
pengintegrasian,
pemeliharaan,
dan
pemutusan
hubungan tenaga kerja dengan maksud untuk membantu mencapai tujuan organisasi, individu, dan masyarakat. Tujuan manajemen SDM menurut Rivai (2005: 8) adalah meningkatkan kontribusi produktif orang-orang yang ada di perusahaan melalui sejumlah cara yang bertanggung jawab secara strategis, etis, sosial. MSDM mengatur program kepegawaian yang menyangkut masalahmasalah sebagai berikut: 1.
Menetapkan jumlah , kualitas dan penempatan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan job discription, job specification, job requirement, dan job evaluation. 3
2.
Menetapkan penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan berdasarkan asas the right man in the right place and the right man in the right job bahkan untuk akhir-akhir ini in the right man in the right time.
3.
Menetapkan
program
kesejahteraan,
pengembangan,
promosi,
dan
pemberhentian. 4.
Meramalkan penawaran dan permintaan sumberdaya manusia pada masa yang akan datang.
5.
Memperkirakan keadaan perekonomian pada umumnya dan perkembangan perusahaan pada khususnya.
6.
Memonitor dengan cermat undang-undang perburuhan dan kebijaksanaan pemberian balas jasa perusahaan-perusahaan yang sejenis.
7.
Memonitor kemajuan teknik dan perkembangan serikat buruh.
8.
Melaksanakan pendidikan , latihan, dan penilaian prestasi karyawan.
9.
Mengatur mutasi karyawan baik vertikal maupun horizontal.
10. Mengatur pensiun, pemberhetian dan pesangonnya. (Sumarsih, 2008: 2)
Fungsi dan Implementasi Perencanaan Manajemen Sumber Daya Manusia
Dalam manajemen SDM, diterapkan fungsi-fungsi pokok manajemen pada umumnya. Fungsi-fungsi manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Fungsi-fungsi manajemen merupakan suatu kesatuan, satu dengan yang lainnya saling berkaitan. Dari beberapa pendapat mengenai fungsi-fungsi manajemen, salah satu fungsi manajemen yang sederhana dan dapat diterapkan di dalam manajemen SDM perpustakaan adalah fungsi yang dikemukakan oleh George Terry yaitu Planning (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Actuating (Penggerakan atau Pelaksanaan), dan Controlling (Pengawasan). P Pada tahap ini, penulis mencoba untuk fokus pada tahap Perencanaan. Perencanaan merupakan rangkaian perhitungan dan penentuan mengenai kegiatan yang akan datang. Setelah rencana disusun maka dilakukan pengorganisasian untuk mengatur setiap kegiatan dan sumber daya agar terorganisir dengan baik. Penggerakan dijalankan setelah adanya rencana dan
4
organisasi, yang merupakan pelaksanaan dengan penuh tanggung jawab yang sesuai dengan perencanaan dan mengarah pada pencapaian tujuan. Pengawasan dilakukan agar penggerakan selalu sesuai dengan rencana dan selalu mengarah pada tujuan yang telah ditentukan. Planning atau perencanaan sumber daya manusia merupakan fungsi yang pertama kali harus dilakukan. Perencanaan yang baik harus dapat menjawab pertanyaan 5W dan 1H, yaitu What (apa yang akan dilakukan), Why (mengapa), When (kapan), Where (dimana), Who (siapa) dan How (bagaimana tata caranya). Perencanaan sumber daya manusia menurut Hasibuan (2001: 247) adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. Perencanaan sumber daya manusia ini untuk menetapkan program pengorganisasian, pengarahan, pengendalian,
pengadaan,
pengembangan,
kompensasi,
pengintegrasian,
pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan. Manfaat perencanaan sumber daya manusia menurut Nawawi (1998: 141) adalah sebagai berikut: 1.
Meningkatkan sistem informasi sumber daya manusia, yang secara terusmenerus diperlukan dalam pendayagunaan sumber daya manusia secara efektif dan efisien bagi pencapaian tujuan bisnis perusahaan.
2.
Bertolak dari manfaat pertama tersebut di atas, berarti juga perencanaan sumber daya manusia bermanfaat untuk meningkatkan pendayagunaan sumber daya manusia; menyelaraskan aktivitas sumber daya manusia dengan sasaran organisasi secara lebih efisien; menghemat tenaga, waktu, tenaga kerja; mengembangkan dan menambah informasi sumber daya manusia.
3.
Mempermudah pelaksanaan koordinasi sumber daya manusia oleh manajer sumber daya manusia, dalam usaha memperpadukan pengelolaan sumber
4.
daya manusia, yang juga merupakan tanggung jawab manajer lainnya, meskipun terbatas di lingkungan unit kerja masing-masing.
5.
Perencanaan sumber daya manusia jangka panjang bermanfaat bagi organisasi/perusahaan untuk memperkirakan kondisi dan kebutuhan pengelolaan sumber daya manusia, selama 2 atau 3 dan bahkan 10 tahun mendatang. 5
6.
Perencanaan sumber daya manusia jangka pendek bermanfaat untuk mengetahui posisi/jabatan atau pekerjaan yang lowong pada tahun mendatang.
Tujuan perencanaan SDM adalah untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin dan agar memiliki sejumlah pekerja yang memenuhi persyaratan atau kualifikasi. Rencana SDM merupakan dasar bagi penyusunan program kerja yang menangani SDM dalam perusahaan. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan karyawan baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan perusahaan mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. (Rivai, 2005: 53) Hasibuan (2001: 247) mengemukakan bahwa perencanaan sumber daya manusia harus baik dan benar, supaya pembinaan dan pengarahan karyawan efektif dan efisien dalam melakukan tugas-tugasnya. Jangka waktu rencana terbagi menjadi 3, rencana jangka panjang, menengah, dan jangka pendek. Rencana jangka pendek waktunya 1-2 tahun, seperti rencana seleksi, dan lain-lain. Pada dasarnya perencanaan merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan. Menurut Sutarno (2004: 137), Bentuk-bentuk dasar rencana adalah: 1. Objektif, yaitu suatu rumusan yang hendak dicapai jelas dan sebaiknya diketahui oleh semua komponen/perangkat organisasi. 2. Kebijakan, yaitu merupakan pedoman keputusan-keputusan di masa yang akan datang. 3. Mekanisme, prosedur, dan metode tentang tata cara dalam melaksanakan segala sesuatu yang akan dijalankan. 4. Proses merupakan alur kerja yang konsisten runtut tertib dan berkelanjutan sampai dengan selesai. 5. Program, jadwal, anggaran, maket, disain, pola, dan model tentang segala sesuatu yang akan dijalankan agar semuanya efektif dan efisien.
6
C. KAJIAN PRAKTIS 1. Gambaran Umum Instansi
Secara struktural KPID Provinsi Jawa Tengah, dan semua KPID di Indonesia pada umumnya memiliki struktur ganda, yaitu struktur Komisioner dan Struktur Sekretariat. Berdasarkan Undang-undang 32 Tahun 2002 tentang Penyiaran, Komisioner adalah anggota masyarakat yang dianggap memiliki kompetensi di dunia penyiaran, dan dipilih oleh DPRD setempat. Komisioner menjabat selama masa jabatan 3 tahun dan dapat dipilih kembali untuk satu periode
berikutnya.
Posisi
komisioner
bersifat
independen
sebagai
representasi kepentingan publik dalam menata dunia penyiaran. Lain halnya dengan sekretariat yang terdiri dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan tenaga kontrak. Posisi sekretariat ada di bawah pemerintah provinsi dan penataan kelembagaannya diatur oleh Sekretariat Daerah. Kepala Sekretariat sekaligus berlaku sebagai pengguna anggaran. Maka perbedaan tugas, pokok, dan fungsinya adalah komisioner sebagai pemegang kebijakan terkait penataan dunia penyiaran, sedangkan sekretariat bertugas untuk memfasilitasi kegiatan dan aktivitas komisioner. Bentuk fasilitasi yang diberikan di antaranya adalah pengelolaan keuangan, honor, fasilitas transportasi dan akomodasi, kantor, hingga penugasan staf sekretariat untuk menjadi tenaga asisten ahli guna mendampingi komisioner dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan. Semua karyawan dari unsur sekretariat adalah pegawai tetap yang masa kerjanya tidak dibatasi secara periodik. Bahkan unsur sekretariat juga turut memfasilitasi pemilihan angota Komisioner baru di setiap akhir periode. Secara finansial, pembiayaan kegiatan tidak pernah menjadi masalah, karena sebagai lembaga negara, KPID didanai dengan APBD. Pengelolaan anggaran dan perencanaan kegiatan menjadi tugas unsur sekretariat, termasuk penataan fasilitas dan sumber daya manusia. Di bawah pimpinan Kepala Sekretariat, unsur sekretariat kurang lebih sama dengan instansi pemerintahan lain di bawah pemerintah proivinsi Jawa Tengah. Sekretariat KPID merupakan bagian dari perangkat daerah sebagai unsur pelayanan dan fasilitasi KPID yang secara teknis operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada ketua KPID dan secara teknis
7
administratif bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Tengah
2. Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) dan Rencana Strategis (Renstra) KPID
KPID Provinsi Jawa Tengah memiliki Visi “Terwujudnya Sistem Penyiaran Yang Sehat, Adil Dan Bermartabat”. Upaya yang dilakukan adalah mewujudkan sistem penyiaran di Jawa Tengah yang memiliki standar kecukupan dan kelayakan bagi kelangsungan hidup sebuah media penyiaran. Sehat memiliki konotasi terpenuhinya semua kebutuhan dasar di bidang penyiaran, baik dari aspek rasio keuangan, SDM, teknis maupun manajemennya. Faktor kesehatan menjadi penting artinya dalam upaya menjaga keseimbangan antar komponen. Visi tersebut kemudian diterjemahkan dalam bentuk misi yang memuat tiga butir mendasar dalam usaha menjalankan tugas pokok dan fungsi kelembagaan. Misi KPID adalah: 1.
Mengatur
dan
mengawasi
media
penyiaran
sesuai
peraturan
perundangan-undangan yang berlaku. 2.
Mengembangkan media penyiaran yang tepercaya dan bermanfaat.
3.
Mendorong masyarakat memiliki daya kritis terhadap isi siaran radio dan televisi.
Selanjutnya visi misi di atas diterjemahkan ke dalam Tugas Pokok dan Fungsi unsur Sekretariat, meliputi.: Tugas Pokok
Sekretariat KPID mempunyai tugas pokok menyiapkan bahan dan fasilitasi serta pelayanan teknis operasional dan administratif kepada KPID dalam menyelenggarakan tugas, fungsi dan kewenangannya di bidang penyiaran. Fungsi
Untuk menyelenggarakan tugas pokok diatas, sekretariat KPID mempunyai fungsi:
Fasilitasi penyusunan program Sekretariat KPID;
8
Fasilitasi penyusunan standar operasional prosedur penyelenggaraan penyiaran;
Fasilitasi pelaksanaan koordinasi proses penyiaran;
Fasilitasi pelaksanaan administrasi penyiaran;
Fasilitasi pemantauan dan evaluasi pelaksanaan penyiaran;
Pengelolaan informasi keuangan, kepegawaian, perlengkapan, rumah tangga dan ketatausahaan dilingkungan Komisi Penyiaran Indonesia Daerah Provinsi Jawa Tengah.
Visi Misi dan Tupoksi kelembagaan tersebut kemudian dirinci dalam tugas pokok dan fungsi setiap bidang kerja dalam struktur Sekretariat KPID sebagai berikut. a. Subbag Umum dan Kepegawaian Subbagian
umum
dan
Kepegawaian
mempunyai
tugas
melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang program, keuangan, umum dan kepegawaian b. Subbag Pembinaan dan Pengawasan Isi Siaran Subbagian
pembinaan
dan
pengawasan
mempunyai
tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, fasilitasi, dan pelayanan teknis operasional dan administratif di bidang pembinaan dan pengawasan c. Subbag Standarisasi dan Perizinan Subbagian
Standarisasi
dan
Perizinan
mempunyai
tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, fasilitasi dan pelayanan teknis operasional dan administratif di bidang standarisasi dan perizinan d. Subbag Komunikasi dan Kelembagaan Subbagian komunikasi dan kelembagaan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, fasilitasi, dan pelayanan teknis operasional
dan
administratif
kelembagaan. 9
di
bidang
komunikasi
dan
Berdasarkan
analisis
situasi
kontekstual
kekinian
dan
dengan
memperhatikan tugas pokok dan fungsi KPID, dirumuskan rencana strategis 2013-2018. Data praktis kondisi lapangan menjadi dasar dalam merancang rencana strategis ke depan. Berikut data kondisi kekinian stakeholder yang menjadi cakupan operasional KPID Jawa Tengah.
a. Demografi masyarakat Jawa Tengah
Berdasarkan Angka Sementara Proyeksi Sensus Penduduk (SP) 2010, jumlah penduduk Jawa Tengah pada tahun 2011 tercatat sebesar 32,64 juta jiwa atau sekitar 13,54 persen dari jumlah penduduk Indonesia. Ini menempatkan Jawa Tengah sebagai provinsi ketiga di Indonesia dengan jumlah penduduk terbanyak setelah Jawa Barat dan Jawa Timur. Jumlah penduduk perempuan lebih besar dibandingkan jumlah penduduk lakilaki. Ini ditunjukkan oleh rasio jenis kelamin (rasio jumlah penduduk laki-laki terhadap jumlah penduduk perempuan) sebesar 99,42 Penduduk Jawa Tengah belum menyebar secara merata di seluruh wilayah Jawa Tengah. Umumnya penduduk banyak menumpuk di daerah kota dibandingkan kabupaten. Secara rata-rata kepadatan penduduk Jawa Tengah tercatat sebesar 1.003 jiwa setiap kilometer persegi, dan wilayah terpadat adalah Kota Surakarta dengan tingkat kepadatan sekitar 11 ribu orang setiap kilometer persegi. Jumlah rumahtangga sebesar 8,9 juta pada tahun 2011 sedangkan rata-rata penduduk per rumahtangga di Jawa Tengah tercatat sebesar 3,7 jiwa. (Sumber: BPS, 2012) b. Data Lembaga Penyiaran Jawa Tengah Tabel 1.1 Data Lembaga Penyiaran Tahun 2013
No
Lembaga Penyiaran
Radio 1 Lembaga Penyiaran Swasta 2 Lembaga Penyiaran Publik 3 Lembaga Penyiaran Komunitas Jumlah
10
KM 76
KM 15 dan Permen 13
On Air
-
290 41
190 41
-
105
45 276
No
Lembaga Penyiaran
Televisi 1 Lembaga Penyiaran Swasta 2 Lembaga Penyiaran Publik 3 Lembaga Penyiaran Komunitas Jumlah
KM 76
KM 15 dan Permen 13
On Air
-
22 2
-
1
53
25
Atas kondisi lapangan di atas, dapat disimpulkan adanya ketimpangan antara jumlah lembaga penyiaran yang existing dengan jumlah penduduk yang berdomisili di Jawa Tengah, dengan rataan satu lembaga penyiaran untuk satu juta jiwa. Oleh karenanya KPID mengagendakan rencana strategis berikut. 1. Mendorong dioptimalkannya seluruh kanal frekuensi yang tersedia untuk didirikan lembaga penyiaran baru sebagai sumber informasi dan edukasi masyarakat. 2. Mendorong terciptanya iklim persaingan usaha industri penyiaran yang kompetitif dan sehat di Jawa Tengah. 3. Melakukan persuasi kepada lembaga penyiaran yang bersiaran untuk senantiasa taat pada koridor etika penyiaran.
3. Kondisi SDM di Sekretariat KPID dan Kecenderungannya
Ketersediaan SDM di sekretariat KPID secara garis besar dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu tenaga PNS dan non PNS. Tenaga PNS adalah staf bagian yang ditugaskan secara tetap oleh Badan Kepegawaian Daerah, sedangkan tenaga non PNS direkrut oleh KPID. Ketersediaan SDM di KPID terdiri atas:
Jumlah PNS di Lingkungan Sekretariat KPID Provinsi Jawa Tengah sebanyak 24 orang, terdiri dari 4 orang struktural, 17 orang Staf Golongan III dan 3 orang staf Golongan II
Tenaga kontrak dan outsourching sebanyak 20 orang terdiri dari : Asisten Ahli
: 3 orang
Pemantau isi siaran TV
: 9 orang
Pemantau isi siaran radio
: 2 orang
Tenaga website
: 1 orang
11
Keamanan
: 3 orang
Sopir
: 2 orang
Kebersihan
: 3 orang
Seluruh SDM yang tersedia di lingkungan sekretariat KPID menjalankan tugasnya masing-masing sesuai dengan kegiatan kelembagaan yang ada. Rata-rata per kegiatan untuk kegiatan dalam kota melibatkan 5-10 staf, sedangkan untuk kegiatan luar kota melibatkan 3-5 staf karena menyesuaikan dengan ketersediaan anggaran untuk perjalanan dinas. Akibatnya, kegiatan dalam kota dan luar kota tidak bisa dilaksanakan berbarengan. Ditambah lagi persoalan keterampilan staf yang berpengaruh langsung kepada efisiensi dan efektivitas kerja. Tidak dapat dielakkan bahwa keberhasilan program kegiatan instansi sangat bergantung pada kualifikasi dan kompetensi para staf yang menjalankannya. Staf merupakan jantung dari sebuah organisasi. Untuk itu, staf perlu dikelola dengan baik. Namun staf di KPID memiliki kecenderungan tidak bisa menjalankan tugasnya secara mandiri. Ini dikarenakan beberapa faktor, di antaranya: a. 20% tenaga PNS masih berkualifikasi pendidikan di bawah S1 b. Penguasaan teknologi masih minim c. Jam kerja yang kaku (setiap pekerjaan seolah harus selesai pada saat jam kerja habis)
Rendahnya produktivitas pegawai negeri sipil tersebut, disebabkan karena
kurangnya
dari
aspek
keterampilan.
Siagian
(2001:134)
mengidentifikasi bahwa tiga jenis kelemahan keterampilan yang melekat pada pegawai Indonesia yaitu : a. Kemampuan manajerial, yaitu kurangnya kemampuan memimpin menggerakkan
bawahan,
melakukan
koordinasi
dan
mengambil
keputusan. b. Kemampuan teknis, yaitu kurangnya kemampuan untuk secara terampil yang bersifat pembangunan.
12
c. Kemampuan
teknologis,
yaitu
kurangnya
kemampuan
untuk
memanfaatkan hasil-hasil penemuan teknologi dalam pelaksanaan tugas seperti halnya Automatic Data Processing (ADP) atau Electronic Data Processing (EDP).
Rekomendasi yang dapat diajukan untuk peningkatan kinerja antara lain: a. Penambahan personel, minimal 5 orang staf di setiap bidang untuk membagi tugas pekerjaan, khususnya dinas luar kota. b. Melakukan pembinaan penguasaan teknologi untuk menunjang pekerjaan. c. Merotasi pegawai sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pekerjaan.
D. SISTEM PEREKRUTAN KARYAWAN
Sebagaimana dijelaskan di atas, SDM di sekretariat KPID secara garis besar dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu tenaga PNS dan non PNS. Tenaga PNS adalah staf bagian yang ditugaskan secara tetap oleh Badan Kepegawaian Daerah, sedangkan tenaga non PNS direkrut oleh KPID. Prosedur perekrutan tenaga PNS telah diatur dalam peraturan daerah. Pimpinan instansi dapat mengajukan kebutuhan karyawan kepada Sekretaris Daerah tembusan kepada Kepala Badan Kepegawaian Daerah (BKD). Jika rasionalisasi usulan dapat diterima, ditambah ketersediaan pegawai yang memadai, maka BKD dapat menginventarisasi instansi pemerintah daerah lain yang memiliki kelebihan staf, atau ada perekrutan PNS baru yang dilakukan berkala. Maka dengan itu BKD dapat merotasi pegawai dengan memasukkan tenaga PNS dari instansi lain untuk ditugaskan di sekretariat KPID. Sedangkan untuk tenaga non PNS, perekrutan dilakukan oleh pimpinan KPID dengan mempertimbangkan sejumlah kualifikasi, yaitu: 1. Asisten Ahli, diperlukan kualifikasi berikut. a. Berpendidikan minimal S1 b. Menguasai komputer dan segenap perlengkapannya c. Memiliki keterampilan tulis-menulis d. Dapat berkomunikasi dengan baik dengan rekan dan pimpinan e. Mau bekerja lembur
13
2. Pemantau Televisi dan Radio a. Berpendidikan minimal S1 b. Menguasai komputer dan segenap perlengkapannya c. Mau bekerja pada sift malam d. Mampu bekerja sama secara tim e. Disiplin menjalankan tugas 3. Tenaga website a. Berpendidikan minimal S1 b. Menguasai komputer dan segenap perlengkapannya c. Menguasai teknik pengelolaan website d. Bersedia kerja lembur e. Memiliki ketelitian, kecermatan, dan kreativitas tinggi 4. Sopir a. Berpendidikan minimal SLTA b. Ahli mengendarai kendaraan roda 2 dan roda 4 c. Memiliki SIM C dan SIM A d. Bersedia ditugaskan keluar kota e. Berkelakuan baik dan santun 5. Satpam a. Berpendidikan minimal SLTA b. Bersedia kerja malam c. Sehat secara fisik dan mental d. Pernah mengikuti pelatihan tenaga keamanan e. Berkelakuan baik dan santun 6. Tenaga kebersihan a. Berpendidikan minimal SLTA b. Bersedia kerja lembur c. Sehat secara fisik d. Diutamakan memiliki keterampilan memasak
14
Adapun pola perekrutan yang diterapkan meliputi: 1. Uji portofolio/latar belakang 2. Wawancara 3. Tes praktik 4. Magang
E. ORIENTASI, SOSIALISASI, INDUKSI, DAN PENGEMBANGAN
Pasca penerimaan, sebuah institusi akan memulai proses pemberdayaan SDM yang telah direkrutnya. Pemberdayaan dilakukan dengan proses orientasi, sosialisasi, dan induksi yang dimaksudkan untuk memberi ruang adaptasi bagi SDM baru. Setelah komunikasi terbangun secara harmonis dengan tim, maka selanjutnya dilakukan pengembangan. Pada
proses
orientasi,
sosialisasi,
dan
induksi
karyawan
baru
menginternalisasi sistem kelembagaan seperti Peran dan tugas yang akan diembannya, Struktur organisasi perusahaan, agar tahu posisinya, Kebijakankebijakan yang berlaku di lingkungan perusahaan, Pimpinan perusahaan dan rekan kerjanya, dan Memahami dan mampu melaksanakan pekerjaan sesuai dengan mekanisme kerja yang telah ditetapkan. Jadi, proses penyesuaian diri karyawan baru perlu dilakukan baik pada aspek personal maupun kinerja bersama tim, karena keduanya akan saling terkait. Adapun proses orientasi, sosialisasi, dan induksi bertujuan untuk: 1. Menciptakan kesan yang baik agar dapat menumbuhkan sikap positif terhadap setiap perusahaan. 2. Memperkenalkan standar capaian kinerja untuk dipahami sebagaimana mestinya, sehingga dapat dijadikan rujukan dalam pelaksanaan tugasnya. 3. Membantu menumbuhkan semangat kerja pegawai baru. 4. Memperkenalkan budaya dan etika kerja professional secara bertanggung jawab. 5. Membangun komitmen untuk mempercepat proses integrasi pegawai baru terhadap lingkungan perusahaan. 6. Memahami berbagai kebijakan perusahaan, sehingga mampu menyusun rencana-rencana pengembangan karier secara individual. 7. Mengatasi rasa canggung dalam mengembangkan model komunikasi interaktif, baik dengan pimpinan maupun sesama pegawai.
15
8. Mengenal siteplan (denah
posisi)
lingkungan
perusahaan,
sehingga
memudahkan bagi pegawai baru ketika harus berhubungan dengan unit kerja lain yang lokasinya berjauhan. 9. Menumbuhkan kebanggaan atas penerimaan dirinya sebagai pegawai perusahaan.
Orientasi, sosialisasi, dan induksi pada dasarnya memiliki prinsip yang sama, bedanya adalah konteks pelaksanaannya. Orientasi lebih contoh pada penyesuaian sistem kerja, sosialisasi menjadi upaya menyatukan individu dengan lingkungan masyarakatnya, sedangkan induksi merupakan suatu proses merasuknya individu ke dalam sistem lembaga. Proses selanjutnya adalah pengembangan sumber daya manusia karyawan baru. Proses ini menjadi tindak lanjut dari proses penyesuaian sebelumnya. Proses ini dilaksanakan jika diasumsikan proses sebelumnya telah tuntas. Pelatihan dan pengembangan bagi SDM mempunyai tujuan yang terdiri dari beberapa tujuan antara lain: a.
Memutakhirkan keahlian seorang individu sejalan dengan perubahan teknologi.
b.
Mengurangi waktu belajar seorang individu baru untuk menjadi kompeten dalam pekerjaan.
c.
Membantu memecahkan persoalan operasional.
d.
Mengorientasikan setiap individu terhadap organisasi.
e.
Memberikan kemampuan yang lebih tinggi dalam melaksanakan tugas dalam bekerja.
f.
Meningkatkan tingkat professionalisme para karyawan.
Di lingkungan KPID Jawa Tengah, proses orientasi dimulai dengan magang selama 2 bulan kerja. Proses ini diarahkan oleh Kepala Subbag Umum dan Kepegawaian, dan karyawan yang bersangkutan dibimbing oleh Kasubbag Kelembagaan untuk mengarahkan tugas dan bagaimana melakukan sosialisasi dengan lingkungan. Dalam masa orientasi ini, karyawan yang bersangkutan diminta untuk terlibat dalam setiap kegiatan yang bersangkutan dengan bidang kerjanya. 16
F. ANALISIS JABATAN ASISTEN AHLI
Asisten ahli merupakan bagian dari unsur sekretariat yang ditugaskan untuk membantu komisioner dalam melaksanakan tugasnya. Statusnya tenaga kontrak dan jumlahnya hanya 3 orang, untuk mengasisteni 7 anggota komisioner. Setiap komisioner dibagi ke dalam 3 bidang (kecuali ketua), sehingga masingmasing bidang diisi oleh dua orang komisioner. Masing-masing asisten membantu 2 orang komisioner dalam satu bidang. Tujuannya adalah sebagai jembatan koordinasi antara komisioner bidang dengan Kepala Subbag yang bersangkutan.
Tuntutan Kerja
Seorang tenaga asisten dituntut untuk serba bisa, khususnya pekerjaan yang menjadi tugas keseharian komisioner. Jenis-jenis pekerjaan yang menjadi tanggung jawab asisten di antaranya notulensi rapat, surat menyurat kaitannya dengan kegiatan bidang, membuat laporan kegiatan bidang, mendampingi komisioner
yang
dinas
luar
kota,
menyiapkan
materi
paparan
untuk
seminar/workshop di mana komisioner menjadi narasumber, dan sebagainya. Meskipun kegiatan KPID dekat dunia penyiaran, asisten ahli tidak selalu dituntut untuk menguasai ilmu komunikasi, karena tugasnya lebih banyak pada bidang administrasi. Jenis-jenis pekerjaan yang dilaksanakan oleh tenaga asisten ahli di antaranya adalah: 1. Mendata dan menata jadwal kegiatan komisioner yang diasisteni 2. Mengurusi surat-menyurat yang berkaitan langsung dengan komisioner yang diasisteni 3. Mendampingi komisioner yang melaksanakan kegiatan dinas luar kota. 4. Membuat laporan kegiatan yang telah dijalankan oleh komisioner 5. Membuat berita acara atas klarifikasi dugaan pelanggaran lembaga penyiaran 6. Membuat dan mengirimkan teguran administratif yang telah diputuskan oleh komisioner 7. Membuat materi seminar/pelatihan di mana komisioner bersangkutan ditugaskan menjadi narasumber
17
8. Mengedarkan informasi dan pengarahan ketua kepada seluruh anggota komisioner 9. Menyiapkan bahan rapat pleno komisioner sekaligus membuat notulen
Spesifikasi Pekerjaan
Asisten ahli komisioner menjadi salah satu tenaga kontrak yang membutuhkan kualifikasi lebih. Namun keterampilan yang dibutuhkan tidak terfokus pada satu aspek pekerjaan semata. Yang terpenting adalah memiliki skil komunikasi yang bagus dengan semua pihak, baik komisioner maupun sekretariat. Asisten memiliki tuntutan khusus dibanding staf lain, yaitu membangun komunikasi kerja secara intensif dengan komisioner dan sekretariat. Pekerjaan ini menuntut mobilitas ekstra untuk menjalin kerja sama dengan semua pihak. Permasalahan
Pemetaan ini menempatkan asisten ke dalam posisi yang strategis, karena memiliki akses dua arah, yaitu ke komisioner dan sekretariat sekaligus. Namun di sisi lain posisi ini menjadi ambigu. Secara struktural, asisten berada di bawah Kepala
Sekretariat,
namun
bekerja
dengan
komisioner
dan
mempertanggungjawabkan pekerjaannya kepada komisioner yang bersangkutan. Pada akhirnya asisten memiliki dua pimpinan yang berbeda struktur. Manakala terjadi perbedaan pandangan antar kedua pimpinan, maka asisten akan mengalami dilema dalam mempertanggung jawabkan pekerjaannya.
Rekomendasi
Dari berbagai persoalan yang ada, berikut rekomendasi yang dapat diusulkan sebagai solusi. 1. Memfokuskan pertanggungjawaban kinerja komisioner pada satu pimpinan saja. Penulis mengusulkan untuk mengarahkannya pada Ketua KPID, bukan Kepala Sekretariat, karena pemberi tugas keseharian asisten adalah komisioner. 2. Melakukan rotasi berkala antar asisten bidang agar saling terlibat dalam segala jenis kegiatan bidang. Diharapkan hal ini dapat meningkatkan pengalaman dan keterampilan tenaga asisten.
18
G. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan beberapa poin berikut. 1. KPID Provinsi Jawa Tengah memiliki dua struktur, yaitu komisioner sebagai pemegang kebijakan dan sekretariat sebagai fasilitator. 2. Asisten ahli merupakan bagian dari unsur sekretariat yang ditugaskan sebagai pembantu pekerjaan komisioner. 3. Pertanggungjawaban pekerjaan asisten perlu difokuskan pada satu pimpinan agar secara struktural bisa dikondisikan dan diukur keberhasilannya.
H. PENUTUP
Demikian uraian perencanaan SDM dan analisis jabatan Tenaga Asisten Ahli KPID Provinsi Jawa Tengah. diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi internal untuk pernaikan kinerja di masa mendatang.
I. DAFTAR PUSTAKA
Sumarsih, “MANAJEMEN SUMBERDAYA MANUSIA ( MSDM)”, dalam Hand out Untuk pelatihan kewirausahaan mahasiswa UNY, (Yogyakarta, 2008) Siagian, SP., Manajemen Sumber Daya manusia, (Jakarta: Bumi Aksara, 1996) Husein Umar, Riset SDM Dalam Organisasi, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2005) Rivai, Veithzal. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan: Dari Teori ke Praktik, (Jakarta: Raja Grafindo Persada, 2005) Robbins, Stephen P. dan Mary Coulter, Manajemen, (Jakarta: PT. Prenhallindo, 1995) Dalimunthe, Ritha F. “Keterkaitan Antar Penelitian Manajemen Dengan Pendidikan dan Pengembangan Ilmu Manajemen.” http://library.usu.ac.id/download/fe/manajemen-ritha1.pdf (Diakses pada tanggal 15 Maret 2014) Gomes, Faustino Cardoso. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Yogyakarta: Penerbit Andi, 2003) Nawawi, Hadari. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Bisnis yang Kompetitif . (Yogyakarta: Gajah Mada University Press, 1998)
19
Hasibuan, Malayu S.P., Manajemen Sumber Daya Manusia, (Jakarta: Bumi Aksara, 2001) Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik, (Jakarta: Samitra Media Utama, 2004) Siagian, Sondang P., Manajemen Sumber Daya Manusia. (Jakarta: Bumi Aksara, 2001)
20
