Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan dilakukan secara tertul tertulis is atau atau lisan lisan mengen mengenai ai seuatu seuatu hal terten tertentu tu sesuai sesuai dengan dengan tujuan tujuan penulisannya Dalam dunia perkantoran modern! bentuk laporan tertulis merupa merupaka kan n bentuk bentuk lapora laporan n yang yang diguna digunaka kan n Hal ini mengin mengingat gat dalam dalam lapora laporan n tertul tertulis is secara secara resmi resmi dijadi dijadika kan n sebag sebagai ai sumber sumber in"or in"ormasi masi!! alat alat pertanggungja#aban! dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi Menuru Menurutt $dgers $dgers %&''5( %&''5( ada bebera beberapa pa komunik omunikasi asi tertul tertulis is yang yang dila dilak kukan ukan oleh oleh orga organi nisas sasi! i! yait yaitu u sura surat! t! memo memo!! lapo lapora ran! n! prop propos osal al dan dan intine intinerary rary )urat )urat dibuat dibuat dengan dengan tujuan tujuan untuk untuk berk berkomunik omunikasi asi dengan dengan organisasi maupun orang di luar organisasi )urat biasanya terdiri dari kepala surat! tanggal! alamat! salam pembuka! isi! penutup dan tanda tangan tangan Memo merupaka merupakan n ko komuni munikasi kasi tertulis tertulis yang in"ormal in"ormal ditujuka ditujukan n untuk anggota internal organisasi )aat ini penggunaan memo semakin berkurang digantikan dengan e*mail Laporan merupakan dokumen yang men mengan ganalis alisis is
dan dan
men menge+a ge+alu luas asii
sem semua
akti+ kti+it itas as
organis anisas asii
dan
menyed menyediak iakan an in"or in"ormas masii pentin penting g yang yang berka berkaita itan n dengan dengan pengam pengambil bilan an keputus eputusan an Langk Langkah ah yang yang perlu perlu diper diperhat hatik ikan an dalam dalam membu membuat at lapora laporan n adalah merencanakan apa yang akan dilaporkan! mengumpulkan data! mengorganisasikan data dan menulis dra" a#al sebuah laporanProposal merupakan dokumen yang digunakan untuk mengusulkan rencana baru atau pemecahan masalah yang ada Propos oposal al bias biasan anya ya memu memuat at masa masala lah h yang yang ak akan an dise disele lesa saik ikan an!! cara cara penyelesaiannya! kapan diselesaikan dan berapa biaya pelaksanaan serta siap siapa a
pers person onal al
yang yang
akan ak an
mela melaks ksan anak akan anny nya a
,tin ,tiner erar ary y
meru merupa pak kan
dokumen yang mencatat rencana perjalanan ,tinerary umumnya berisi $-ce Management %5( ./ 0 P a g e Author 1 2essi 3enu
tanggal! #aktu! lokasi keberangkatan! tujuan maupun janji pertemuan yang dilakukan dalam perjalanan tersebut Apa peranan laporan dalam organisasi4 Laporan merupakan salah satu bentuk pertanggungja#aban pelaksana suatu kegiatan %biasanya ba#ahan( kepada atasannya Penyusunan laporan bisa bersi"at rutin ataupun instruksional %perintah atasan( Penyusunan laporan merupakan salah satu bentuk komunikasi +ertikal dari ba#ah ke atas % bottom up( sebagai konsekuensi pelimpahan tanggung ja#ab dan #e#enang dari pimpinan kepada ba#ahan uible %&''6( mende7niskan laporan sebagai per#ujudan pertanggungja#aban dari ba#ahan kepada atasan atas pemberian kepercayaan dalam melaksanakan tanggung ja#ab dan pelimpahan #e#enang untuk mendukung pelaksanaan tanggung ja#ab tersebut Untuk menyusun suatu laporan tidak hanya dibutuhkan ketrampilan tetapi juga kompetensi dan kreati+itas! karena laporan tidak hanya terdiri dari penyampaian in"ormasi tapi juga membutuhkan gagasan atau pemikiran penyusun laporan $leh karena itu perlu pengembangan kemampuan pega#ai administrasi berkaitan dengan penulisan laporan manajerial 2. MANFAAT, FUNGSI DAN SYARAT LAPORAN BERKUALITAS
Laporan memiliki beberapa man"aat yang berkaitan satu dengan yang lain Locker %&'''( menyatakan beberapa man"aat tersebut yaitu %6( sebagai sarana komunikasi +ertikal! %&( sebagai alat pertanggungja#aban8 %9( memberikan in"omasi penting8 %.( sebagai bahan untuk pengambilan keputusan 3erdasarkan beberpa man"aat tersebut! maka laporan memiliki beberapa
"ungsi
:ungsi*"ungsi
tersebut
yaitu
"ungsi
komunikasi!
pertanggungja#aban! in"ormasi! penga#asan dan pengambilan keputusan Mengingat
"ungsi laporan
yang cukup penting! maka
untuk
menyusun laporan yang berkualitas harus memenuhi beberapa syarat )yarat tersebut menurut ;ie %&'''( adalah sebagai berikut1 $-ce Management %5( .< 0 P a g e Author 1 2essi 3enu
1. Kecermatan (accranc!". Laporan manajerial merupakan salah satu bahan yang akan digunakan
oleh seorang pimpinan untuk mengambil keputusan berkaitan dengan operasi organisasi yang menjadi #e#enangnya $leh karena itu! laporan harus cermat dan sesuai dengan kondisi yang ada di lapang! sehingga keputusan yang diambil pimpinan akan tepat 2. Kete#atan $a%t (t&me'&ne" :aktor #aktu merupakan "aktor penting dalam
pengambilan
keputusan Laporan merupakan sumber in"ormasi dalam pengambilan keputusan $leh karena itu penyusunan laporan harus pada #aktu yang tepat! tidak molor 2ika laporan diselesaikan melampaui #aktu yang ditentukan! maka laporan tersebut akan menurun derajat kepentingannya
karena
tidak
bisa
digunakan
sebagai
dasar
pengambilan keputusan pada saat dibutuhkan ). Kec%#an (a*e+ac!" )ebagai salah satu sumber in"ormasi! laporan diharuskan mempunyai in"ormasi yang cukup baik! benar*benar mencakup beberapa hal in"ormasi yang dibutuhkan secara tepat sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan . Kee*er-anaan (&m#'&c&t!" Laporan diharuskan menggunakan bahasa yang lugas dan mudah dimengerti serta mengurangi penggunaan istilah*istilah teknis serta lebih menonjolkan pemahaman pimpinan terhadap tujuan penulisan laporan . Ke/e'aan (c'ar&t!" Laporan akan dikatakan berkualitas jika isi laporan tersebut jelas dan tepat serta rinci tentang suatu hal Hal ini penting karena pimpinan hanya mempunyai #aktu yang terbatas untuk melihat data sehingga akan sangat membantu jika laporan sudah merubah data menjadi in"ormasi ). 0ENIS LAPORAN
=erdapat beberapa klasi7kasi laporan 3erdasarkan klasi7kasinya laporan dapat digolongkan dalam beberapa macam %uible! &''6( 6 3erdasarkan #aktu penyampaian 2ika dilihat dari segi #aktu! laporan dapat dibagi menjadi dua yaitu1 $-ce Management %5( .> 0 P a g e Author 1 2essi 3enu
a Laporan rutin Laporan ini sering pula disebut laporan berkala atau periodic Laporan rutin merupakan laporan yang dibuat secara periodik menurut periode #aktu tertentu! misalnya mingguan! bulanan! tahunan Laporan ini biasanya memuat in"ormasi yang berhubungan dengan pelaksnaan akti+itas pada satuan unit organsiasi atau tugas seseorang dalan organisasi b Laporan insidental Laporan incidental merupakan laporan yang dibuat dan disampaikan dengan #aktu yang tidak terjad#al tetap tetapi berdasarkan suatu peristi#a tertentu yang dianggap penting oleh organisasi & 3erdasarkan cara penyampaian 2ika dilihat dari segi penyampaian! laporan dapat diklasi7kasikan menjadi 9! yaitu1 a Laporan lisan Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus karena laporan ini bersi"at langsung ke pimpinan baik melalui telepon maupun bertatap muka Perlu diperhatikan dalam administrasi perkantoran modern! laporan lisan melalui telepon dianggap kurang sopan Laporan lisan bisa disampaikan jika hal yang
disampaikan
bersi"at
in"ormati"!
singkat
dan
tidak
berdampak hal yang "atal Laporan lisan sulit untuk dasar pengambilan keputusan karena tidak ada bukti tertulis yang dapat dipertanggungja#abkan )ehingga laporan lisan hanya bersi"at in"ormati" saja b Laporan tertulis Laporan ini bisa berbentuk "ormal atau in"ormal Laporan tertulis "ormal mempunyai bentuk yang standar mulai dari permasalahan! tujuan! sampai dengan biaya c Laporan +isual Laporan ini disajikan dalam bentuk gambar bisa berupa lukisan! "oto! 7lm atau slide Laporan ini biasanya kita temui
pada
berita
yang
ditayangkan
tele+ise
atau
7lm
dokumentasi yang dibuat untuk melaporkan kejadian tertentu yang membutuhkan biaya yang relati+e lebih besar 9 3erdasarkan bentuk Dilihat dari segi bentuk! laporan dapat dibagi menjadi 9 yaitu1 $-ce Management %5( .? 0 P a g e Author 1 2essi 3enu
a 3erbentuk surat Laporan dalam bentuk surat memuat in"ormasi yang terbatas hanya poin*poin terpenting saja yang ditulis di dalamnya b 3erbentuk "ormulir Laporan dalam bentuk ini disajikan dalam bentuk dan "ormat yang tetap Dengan kata lain! yang berubah adalah isinya! tetapi materi yang dilaporkan tetap Laporan bentuk ini biasanya dilakukan dalam laporan rutin c 3erbentuk karangan atau naskah Laporan ini menyampaikan in"ormasi yang cukup banyak
3iasanya digunakan dalam
menulis laporan "ormal misalnya skripsi! thesis dan disertasi . 3erdasarkan si"at penyajian Dilihat dari si"at penyajian! laporan dapat dibagi menjadi dua yaitu laporan in"ormal dan laporan "ormal Laporan in"ormal biasanya dibuat berdasarkan keinginan penyusun sendiri tanpa mengikuti aturan*aturan pembuatan laporan dan tanpa didukung dokumen* dokumen yang terkait Laporan "ormal dibuat sesuai dengan aturan* aturan dan dokumen*dokumen yang jelas 5 3erdasarkan maksudnya 3erdasarkan maksud dibuatnya laporan dapat dibagi menjadi / yaitu1 a Laporan in"ormati" Laporan ini hanya bersi"at in"ormati" tidak melakukan analitis atau rekomendasi terhadap suatu "enomena b Laporan rekomendasi Laporan yang memberikan in"ormasi sekaligus pendapat si penyusun berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal atas dasar pengamatan sekilas bukan dari penelitian mendalam c Laporan pertanggungja#aban Laporan ini menyampaikan in"ormasi kepada atasan mengenai pelaksanaan suatu program kerja tertentu baik dari proses! keberhasilan atau kegagalan %hasil(! "aktor penghambat dan pendukungnya d Laporan analistis Laporan ini selain memberikan in"ormasi juga memberikan sumbangan pemikiran berdasarkan analitis yang mendalam e Laporan perkembangan $-ce Management %5( 5' 0 P a g e Author 1 2essi 3enu
Laporan ini dibuat untuk mengin"ormasikan perkembangan atau kemajuan
suatu
pelaksanaan
kegiatan@program
atau
perkembangan organsiasi secara keseluruhan Laporan ini juga berupa
e+aluasi
terhadap
pelaksanaan
kegiatan
tersebut
Laporan ini berguna untuk mengetahui sejauh mana suatu pekerjaan@program telah dilaksanakan dan dampaknya Laporan ini berguna untuk melakukan perencanaan tahap selanjutnya " Laporan studi kelayakan Laporan ini dibuat atas dasar adanya permasalahan khusus terhadap
suatu
program
yang dijalankan dan
diupayakan
pemecahannya Dalam laporan disajikan beberapa alternati+e solusi suatu masalah dan die+aluasi guna menentukan pilihan yang terbaik dari berbagai alternati+e tersebut . SISTEMATIKA LAPORAN
)ecara umum laporan manajerial terdiri dari beberapa bagian! yaitu pendahuluan! isi laporan dan pembahasan! penutup serta kesimpulan Pendahuluan memuat latar belakang masalah dan rumusan masalahnya! tujuan penulisan laporan! ruang lingkup dan sistematika laporan ,si laporan sering disebut tubuh laporan ,si laporan ditentukan oleh masalah atau tujuan laporan ,si dalam laopran in"ormati+e akan berbeda dengan laporan
rekomendasi!
laporan
analitis atau yang lainnya
Pembahasan dalam laporan juga harus disesuaikan dengan jenis laporan Laporan in"ormati" tidak perlu memuat analisis! begitu juga dengan jenis laporan yang lain! pembahasan harus disesuaikan dengan jenisnya Penutup digunakan untuk menandai berakhirnya suatu laporan yang tidak mengandung analisis =etapi jika laporan analitik! bagian akhir laporan %penutupnya( berupa kesimpulan yang berisi penilaian positi" atau negati+e! baik atau buruk! berhasil atau kurang berhasil! untung atau rugi dan sebagainya Apabila bagian kesimpulan menyebutkan kekurangan! pelapor harus memberikan solusi pemecahannya %saran(! dan saran yang diberikan harus jelas dan bersi"at operasional serta diungkap beberapa konsekuensinya $-ce Management %5( 56 0 P a g e Author 1 2essi 3enu
Urutan lengkap laporan "ormal menurut Lesikar dkk %6???( terdiri dari bagian*bagian sebagai berikut1 a Halaman judul Halaman ini merupakan bagian pertama dari suatu laporan yang memuat judul laporan! nama pembuat laporan! nama organisasi! dan tahun pembuatan 2udul laporan hendaknya dibuat menarik sehingga pembaca laporan terkesan dan ingin segera mengetahui isi laporan tersebut b Da"tar isi Da"tar isi merupakan da"tar rincian laporan yang terdiri dari bab dan subbab yang ada :ungsi da"tar isi adalah untuk mempermudah pembaca mengetahui bagian mana yang ingin dibaca langsung dengan melihat halam da"tar isi Hal ini akan mempermudah pimpinan yang mempunyai #aktu yang sangat terbatas c Pengantar Pengantar ditulis untuk menuntun dan mengantarkan pembaca memahami isi laporan Pengantar juga bisa berisi ucapan terima kasih kepada pihak*pihak yang telah mendukung penulis dalam membuat laporan d Abstraksi Abstrasi merupakan ringkasan dari keseluruhan in"ormasi! data
atau
"akta
kesimpukan@rekomendasi
yang :ungsi
dibahas abstraksi
sampai
pada
adalah
untuk
mempermudah pembaca mengetahui isi laporan e Pendahuluan Pendahuluan merupakan bab pertama dari suatu laporan yang memuat latar belakang masalah! permasalahan yang dibahas! tujuan penulisan! metode pengumpulan data! pendekatan yang dipakai untuk membahas data atau "akta dalam laporan serta sistematika laporan " ,si laporan 3agian ini memuat data dan "akta selengkapnya! yang disusun secara sistematika dari bab ke bab serta dibahas secara mendetail@rinci
Argumen
dan
dokumen
pendukung
perlu
dikemukakan untuk menunjang pembahasan g esimpulan esimpulan merupakan catatan akhir dari pembahasan laporan atau ja#aban permasalahan yang dibahas dalam laporan h Bekomendasi atau )aran Untuk laporan rekomendasi! setelah kesimpulan maka akan ditarik suatu rekomendasi atau saran $-ce Management %5( 5& 0 P a g e Author 1 2essi 3enu
dengan beberapa alternati+e dan konsekuensinya serta harus disesuaikan dengan kondisi organisasi i Da"tar pustaka Da"tar pustaka merupakan kumpulan sumber data sekunder khususnya dari buku*buku yang digunakan sebagai rujukan dalam pembahasan dalam laporan j Lampiran Lampiran berisi data primer yang diolah! pedoman #a#ancara! kuisioner! data sekunder! "oto kegiatan dan dokumen* dokumen lain yang mendukung keakuratan laporan
$-ce Management %5( 59 0 P a g e Author 1 2essi 3enu
