BAB I
PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Laporan merupakan bentuk komunikasi yang sangat penting bagi kehidupan seharihari. Laporan ini bisa dilakukan secara tertulis maupun lisan mengenai hal tertentu sesuai dengan tujuannya. Jenis komunikasi tertulis yang dilakukan oleh organisasi antara lain adalah surat, memo, laporan, proposal dan intinerary. Surat merupakan alat komunikasi dengan organisasi atau orang di luar organisasi. Memo adalah Memo adalah alat komunikasi informal yang melibatkan anggota internal, sekarang memo ini digantikan dengan e-mail. Memo lebih praktis dan hanya menuliskan pokok yang mau disampaikan. Laporan disampaikan. Laporan berfungsi berfungsi untuk menganalisis dan evaluasi semua aktivitas organisasi dan berkaitan dengan pengambilan keputusan. Laporan ini lebih bersifat formal dan disertai dengan data-data yang mendukung. Proposal bertujuan menyediakan metode untuk mengusulkan rencana baru atau masalah yang ada. Pemaparan rencana baru tersebut juga disertai dengan berbagai petimbangan dan data-data untuk mendukung proposal tersebut. Itinerary bertujuan Itinerary bertujuan mencatat rencana perjalanan. perjalanan. Pada pembahasan kali ini lebih ditekankan pada pembahasan laporan tertulis. Laporan ini yang secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi. Penyusunan laporan ini sangat penting bagi pegawai administrasi. Laporan tertulis ini dibuat oleh sekretaris dan ditujukan kepada kepada pimpinan. Maksud dari laporan ini adalah untuk untuk meringankan beban dari pimpinan. Maka penting bagi pegawai administrasi untuk mengetahui dan memahami hal yang berkaitan dengan penyusunan laporan.
1
B. RUMUSAN MASALAH Adapun permasalahan yang akan kami bahas dalam penulisan makalah ini adalah sebagai berikut : 1. Apa yang dimaksud dengan laporan? 2. Apa saja jenis laporan dan bentuk laporan? 3. Bagaimana tata cara penyusunan laporan? C. TUJUAN Tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan makalah ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan laporan. 2. Untuk mengetahui jenis laporan dan bentuk-bentuk laporan. 3. Untuk mengetahui bagaimana tata cara penyusunan laporan.
2
BAB II
PEMBAHASAN A. PENGERTIAN LAPORAN Menurut pengertian yang umum, laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu. Sedangkan dokumen menurut The Liang Gie daalam arti dasar adalah naskah tertulisyang memuat fakta-faktassebagai kesaksian mengenai kenyataan suatu hal. Dengan demikian intinya laporan merupakan keterangan atau informasi yang diimpun, diolah, dan disajikan secara tertulis. Rangkaian kegiatan yang terlibat dalam mencari keterangan itu dapat berupa : 1. Pengamatan (untuk suatu jangka waktu dan dengan peralatan tertent ). 2. Penyelidikan (dengan bertanya, mencatat dan membandingkan sumber-sumber informasi). 3. Studi (dengan membaca dokumen dan bertukar pikiran). Hal tertentu yang menjadi isi sesuatu informasi faktawi dapatmengenai apa saja, sedang informasi itu dapat disajikan untuk keperluan sesuatu lingkungan apapun. Diantara berbagai informasi itu terdapat suatu jenis keterangan yang menyangkut urusan-urusan dalam suatu organisasi untuk keperluan keperluan pimpinannya. Dokumen Dokumen yang memuat yang memuat jenis keterangan ini biasanya digolongkan sebagai laporan manajerial (managerial report). Dengan demikian dapat dirumuskan bahwa laporan manajerial adalah sejenis laporan yang bertalian dengan urusan tertentu dalam lingkungan suatu organisasi formal yang dibuat untuk keperluan pimpinan organisasi untuk membuat keputusan dan selanjutnya melakukan tindakan.
3
Secara terperinci laporan manajerial mempunyai peranan sebagai berikut :
1. Bagi organisasi laporan manajerial memberikan gambaran menyeluruh bagi perkembangan organisasi serta kelebihan dan kekurangannya. kekurangannya. 2. Bagi pelaksanaan tugas, laporan manajerial dapat menunjukkan sesuatu yang perlu disempurnakan untuk kegiatan kegiatan organisasi. 3. Bagi manajer, laporan manajerial dapat menyediakan berbagai data untuk membuat keputusan dan tindakan selanjutnya yang jitu 4. Bagi petugas organisasi sbg pelaksana, laporan manajerial dapat menjadi sarana untuk menyampaikan ksimpulan penting dan menyampaikan gagasan baru kepada atasannya.
Sebuah organisasi melakukan komunikasi lisan maupun tulisan secara vertikal maupun horisontal. Komunikasi vertikal dari atas dilakukan oleh pimpinan dengan memberikan tanggungjawab dan wewenang tertentu kepada bawahannya. Sedangkan komunikasi vertikal dari bawah sebagai konsekuensinya dilakukan bawahan kepada atasan. Perwujudan pertanggungjawaban dari bawahan kepada atasan atas pemberian kepercayaan dalam melaksanakan tanggung jawab dan pelimpahan wewenang untuk mendukung pelaksanaan tanggung jawab disebut laporan. Laporan mempunyai berbagai fungsi yang saling berkaitan satu sama lain. Manfaatnya antara lain: 1. Sebagai sarana komunikasi vertikal. Adalah
sarana
komunikasi
atasan
dengan
bawahan.
Pihak
bawahan
menginformasikan berbagai kegiatan dan masukan terhadap suatu permasalahan dengan membuat laporan. Sedangkan pimpinan memperoleh data dan informasi kemudian mengolahnya, dikembangkan dan digunakan sebagai pertimbangan pengambilan keputusan
4
serta perencanaan lebih lanjut. Selain itu dapat pimpinan dapat memberikan penilaian terhadap permasalahan dan kinerja bawahannya. 2. Sebagai alat pertanggungjawaban. pertanggungjawaban. Laporan sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap tanggung jawab dan wewenang
yang
diberikan
oleh
atasan.
Laporan
adalah
alat
paling
tepat
mempertanggungjawabkan kepercayaan dan wewenang yang diterima bawahan. 3. Memberikan informasi penting. Laporan berisi informasi faktual, rasional, argumentatif, serta obyektif. Maka laporan sebagai sumber inforasi yang penting dalam pengambilan keputusan manajerial. 4. Sebagai sarana pengambilan keputusan. Laporan memberikan informasi penting, karena hal tersebut, laporan dapat digunakan sebagai sumber pertimbangan pengambilan kebijakan atau keputusan. Maka pembuatan laporan harus disusun dengan memperhatikan hal-hal seperti tersebut di atas. Dari manfaat di atas, dapat disimpulkan bahwa laporan memiliki fungsi: komunikasi, pertanggungjawaban, informasi, pengawasan, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Syarat kualitas yang harus dipenuhi dalam sebuah laporan manajerial : 1. Kecermatan (accuracy). Laporan manajerial digunakan pimpinan untuk mengambil keputusan. Oleh karena itu, laporan harus cermat dan sesuai kondisi lapangan. 2. Ketepatan waktu (timeliness). Faktor waktu merupakan hal penting dalam pengambilan keputusan. Nilai kepentingan laporan akan merosot karena laporan tidak selesai tepat waktu. 3. Kecukupan (adequacy). Faktor ini berkaitan dengan cakupan masalah dalam laporan. Cakupan masalah kurang mencukupi, maka pemecahan masalah tidak akan tepat.
5
4. Kesederhanaan (simplicity). Laporan dapat menyederhanakan permasalahan dan pemecahannya, dengan bahasa yang mudah dimengerti sehingga tidak terjadi kesalahan penafsiran dengan tujuan laporan. 5. Kejelasan (clarity). Penggunaan bahasa yang jelas dan tepat sehingga memudahkan manajer untuk mengerti tujuan laporan sehingga memudahkan pula untuk pengambilan keputusan.
Suatu laporan manajerial dapat berakibat pada keputusan pimpinan dan tindakan perubahan yang berpengaruh besar terhadap
perkembangan organisasi selanjutnya. Oleh
karena itu laporan manajerial juga hrus memperhatikan waktu yang meliputi penyampaian laporan pada saat yang tepat, kesempatan pemanfaatannya pada waktu yang dibutuhkan.
B. JENIS LAPORAN LAPORAN DAN BENTUK BENTUK LAPORAN LAPORAN 1. JENIS LAPORAN Terdapat berbagai macam laporan la poran yang semuanya tergantung pada kualifikasi yang digunakan. 1. Berdasarkan waktu penyampaian ada dua hal yaitu :
Laporan rutin adalah laporan yang dibuat secara rutin menurut waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan atau triwulan. Biasanya berupa informasi dengan pelaksanaan aktivitas pada satuan organisasi tertentu.
Laporan incidental merupakan laporan yang dibuat dengan waktu yang tidak terjadwal tetap.
2. Berdasarkan cara penyampaian dibedakan menjadi 3 hal :
6
Laporan lisan dilakukan dengan lisan atau lewat telefon. Laporan ini lebih bersifat hal-hal yang praktis informatif dan singkat.
Laporan tertulis dilakukan dengan membuat laporan ditulis dan dengan disertai data-data yang mendukung. Laporan ini bisa digunakan untuk laporan formal dan informal. Harapan dengan laporan ini adalah informasi yang disajikan lebih terstruktur dengan analisis mendalam.
Laporan visual merupakan laporan dengan menggunakan gambar entah lukisan, foto, film, slide dan lain-lain. Laporan ini biasa ditemukan pada berita di televisi atau film dokumentasi.
3. Berdasarkan bentuk dapat diklasifikasikan dalam 3 bentuk laporan yaitu :
Berbentuk surat dan hanya berisi point tertentu saja,
Berbentuk formulir dengan bentuk dan format yang tetap. Laporan bentuk ini dipakai untuk laporan yang bersifat rutin.
Berbetuk karangan atau naskah. Laporan ini untuk kepentingan formal misalnya skripsi, thesis, disertasi dan feasibility study.
4. Berdasarkan sifat penyajian dapat diklasifikasikan dalam 2 sifat yaitu :
Laporan informal biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail, memo, atau surat dengan tidak mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya, dan sering tidak disertai dokumen yang mendukung materi laporan. la poran.
Laporan formal dibuat dibuat dengan analitis, dengan aturan resmi dan dokumen resmi. Pembuatan data harus sesuai dengan yang sebenarnya karena kesalahan data dapat berdampak pada kesalahan kesimpulan atau rekomendasi. Subyektifitas pembuat laporan tidak boleh dimasukkan agar laporan tetap bersifat benar dan obyektif.
7
5.
Berdasarkan maksudnya, laporan dapat dibedakan atas ada tidaknya tingkat analisis dalam laporan. Hal itu dibagi :
Laporan informatif Adalah laporan yang bersifat memberikan informasi tentang sesuatu hal. Pelapor tidak diharuskan memberikan analisis atau rekomendasi terhadap informasi yang dilaporkan.
Laporan rekomendasi Adalah laporan yang berisi informasi yang menyatakan pendapat si pelapor berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap sesuatu hal secara sekilas.
Laporan pertanggungjawaban Adalah laporan kepada atasan yang berisi mengenai laporan kinerja kegiatan tertentu yang meliputi proses, keberhasilan atau kegagalan, faktor penghambat dan pendukungnya. pendukungnya.
Laporan analitis Berisi selain informasi juga memberikan sumbangan pemikiran terhadap pimpinan berdasarkan analisis yang mendalam.
Laporan perkembangan Berisi laporan kemajuan pelaksanaan suatu program atau kegiatan. Laporan ini juga berupa evaluasi pelaksanaan suatu program dan mengetahui sejauh mana kegiatan sudah terlaksana dan dampak yang dikehendaki dan tidak dikehendaki untuk perencanaan selanjutnya.
Laporan studi kelayakan Dibuat berdasarkan adanya permasalahan khusus dan pemecahannya. Laporan ini menganalisis secara mendalam guna pengambilan keputusan atas
8
dasar penilaian layak dan tidak layak. Isinya juga disajikan alternatif solusi dan kemudian dievaluasi guna menentukan pilihan yang terbaik dari berbagai alternatif. Sedangkan menurut Littlefield laporan manajerial dapat dibedakan menjadi : 1. Menurut tujuannya a. Laporan perencanaan Perencanaan adalah segenap rangkaian aktivitas menentukan hal-hal yang harus dilaksanakan dan cara-caranya dalam rangka mencapai tujuan organisas i. b. Laporan pengendalian Pengendalian adalah segenap rangkaian aktivitas memeriksa, mencocokkan, dan mengusahakan agar berbagai pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencan yang ditetapkan dan hasil yang diharapkan. 2. Menurut waktunya a. Laporan berkala Adalah suatu jenis laporan yang dibuat secara terus-menerus t erus-menerus menurut suatu jangka waktu tertentu untuk menggambarkan organisasi dalam hal-hal tertentu. b. Laporan khusus Adalah suatu jenis laporan mengenai sesuatu hal yang tidak berulang atau tidak dapat diduga dan ditugaskan oleh pimpinan organisasi untuk melakukan suatu tindakan diwaktu mendatang. 3. Menurut gaya tulis a. Laporan resmi Merupakan sebuah dokumen resmi yang secara tegas ditetapkan dalam prosedur organisasi pada berbagai jenjang untuk keberesan administrasi atau pertumbuhan sesuatu satuan pekerjaan.
9
b. Laporan tak resmi Laporan informal tidak melibatkandokumen resmi dalamorganisasi dan biasanya terkandung dalam sesuatu nota pribadi atau memo pejabat tanpa bentuk tertentu.
2. BENTUK LAPORAN Laporan manajerial harus harus memilik suatu bentuk tersendiri sebagai laporan. Bentuk laporan adalah pengaturan dari bagian-bagiannya yang tampak keluar sehingga dapat diperiksa dan dipahami
oleh pimpinan pimpinan organisasi. organisasi. Unsur-unsur bagian laporan itu pada
umumnya meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Halaman judul Yang dimaksud halaman judul pada suatu laporan ialah halaman pertamalaporan itu yang membuat judul laporan dengan disertai nama pembuat laporan dan tanggal laporan disusun. 2. Daftar Isi Daftar
isi laporan hendaknya disusun secara lengkap dengan perincian susunan
laporan dari bab-bab, paragraph-paragraf sampai seluruh pembagiannya yang lebih kecil serta nomor halamannya masing-masing. masing-masing. Daftar isi mempunyai tiga kegunaan kegunaan : a. Memberikan suatu gambaran yang menyeluruh dan lengkap kepada penerima laporan mengenai susunan, pola dan perincian hal yang dilaporkan sehingga pembacaan dapat berlangsung lebih terarah atau lancer. b. Memudahkan perincian atau penunjukkan kelak pada sesuatu bagian atau data bilamana diperlukan oleh pimpinan organisasi. organisasi. c. Memungkinkan pimpinan organisasi yang biasanya sibuk dengan berbagai tugas memilihsesuatu bagian isi laporan yang dianggap terpenting untuk dibaca lebih dulu.
10
3. Pengantar Pengantar pada suatu laporan merupakan bagian yang pertama memasuki materi laporan dengan maksud menuntun pembaca laporan untuk segera mengerti soal-soal yang akan dilaporkan dalam batang tubuh laporan. 4. Ringkasan Memuat hasil – – hasil hasil penemuan yang dapat diperoleh atau kesimpulan-kesimpulan yang dapat dibuat dari data yang diperoleh, serta saran-saran dan rekomendasi yang dapat diajukan kepada pimpinan organisasi. 5. Batang tubuh Batang tubuh memuat seluruh data selengkapnya mengenai hal yang dilaporkan. Data ini harus disusun secara logis dan disajikan secara sistematis dengan satuan-satuan pembagian yang cukup terperinci. 6. Penutup Bagian penutup bila perlu meringkaskan seluruh data, menunjukkan alasan-alasan yang mendukungsuatu keenderungan pendapat, menetapkan kecenderungan pendapat itu menjadi kesimpulan, dan terakhir mengajukan saran-saran yang bertalian dengan hal-hal yang disimpulkan itu, 7. Lampiran Lampiran mungkin terdiri dari table statistik, contoh formulir, lampiran minoritas di mana para anggota panitia tidak bersepakat dengan surat bulat dalam rekomendasi mereka dan setiap bahan yang esensialuntuk laporan akan tetapi mungkin membingungkan pembaca jika disajikan laporan utama.
11
C. TATA CARA PENYUSUNAN LAPORAN Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai sesuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Uraian berikut akan lebih ditekankan pada pembahasan hal-hal yang berkaitan dengan laporan tertulis. Laporan inilah yang secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi. Sebelum laporan disajikan secara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk tertulis secara sistematis sehingga mudah dipahami. Dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi menjadi seperti berikut. 1. Laporan berbentuk formulir atau matriks yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan. 2. Laporan berbentuk memorandum atau nota, nota, yaitu laporan yang diuraikan secara singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau antarunsur-unsur dalam suatu instansi. 3. Laporan berbentuk surat, surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk bermacam-macam topik. 4. Laporan berbentuk naskah, naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik. 5. Laporan berbentuk buku, buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.
Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan laporan, selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya, tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang mencakup penentuan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan, dan proses
12
pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan , dan diakhiri dengan tahap penulisan laporan itu sendiri. 1.Tahap Persiapan Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan dilaporkan ? Mengapa hal itu harus dilaporkan ? Kapan laporan akan disampaiakan ? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung ? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relevanuntuk disajikan, dan sumber-sumber sumber-sumber data. 2. Pengumpulan dan Penyajian Data Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang dan penyajian data. 3. Sistematika Laporan Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimatkalimat. 4. Penulisan Laporan Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.
13
DAFTAR PUSTAKA
http://paknewulan.wordpress.com/2009/07/24/tata-cara-penyusunan-laporan/
http://nicha-myspace.blogspot.com/2011/01/makalah-laporan-manajerial-mata-kuliah.html
http://eprints.undip.ac.id/27173/1/150-BA-FISIP-2007.pdf
http://febianputra.wordpress.com/2012/05/27/pengertian-laporan-dasar-dasar-laporansistematika-laporan-dan-contoh-laporan-resmi/
14
