LAPORAN KAJIAN PENAMBAHBAIKAN PENGURUSAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN
Bil.
1.
Isu/Masalah
Kebersihan (i) Kutipan Sampah
Punca Masalah
Cadangan
(i) (i)
Kura Kurang ng pema pemant ntau auan an kebe kebers rsih ihan an dilakukan;
(ii) (ii)
Jadu Jadual al kuti kutipa pan n samp sampah ah yang yang tida tidak k kemas;
(iii (iii))
PBT PBT yan yang g men mensw swas asta taka kan n perkhidmatan kutipan sampah kepada pihak konsesi seperti Syarikat alam Flora terpaksa mengeluarkan kos tinggi untuk bayaran kutipan sampah;
(iv) (iv)
Tidak idak Ada Ada peme pemeri riks ksaa aan n berj berjad adua uall dilakukan.
Tindakan Serta Merta : (a) Sistem pemantauan pemantauan kebersihan kebersihan perlu diperkukuhkan. diperkukuhkan. Pemantauan perlu dilakukan sekali seminggu dengan mewujudkan Pasukan Pemantauan Kebersihan dan laporan terperinci dikemukakan kepada YDP; (b) Premis perniagaan perniagaan yang didapati didapati kotor tidak dibenarkan dibenarkan berniaga selama seminggu; (c) Jadual kutipan sampah perlu dirombak - Kutipan sampah perlu juga di buat pada hari Ahad (tengahari) dan Cuti Umum; (d) PBT yang menswastakan menswastakan perkhidmatan perkhidmatan kutipan sampah kepada pihak konsesi seperti Syarikat Alam Flora perlu di kaji semula; (e) Sistem pemantauan pemantauan kebersihan kebersihan perlu diperkukuhkan. diperkukuhkan. Pemantauan perlu dilakukan sekali seminggu dengan mewujudkan Pasukan Pemantauan Kebersihan dan laporan terperinci dikemukakan kepada YDP; dan (f) Premis perniagaan perniagaan yang yang didapati didapati kotor tidak tidak dibenarkan dibenarkan berniaga selama seminggu. Tindakan Jangkamasa Sederhana : (a) Syarikat yang yang tidak mematuhi mematuhi perjanjian perjanjian dipotong bayaran mengikut nilaian kerja yang terpaksa dijalankan
1
Bil.
Isu/Masalah
Punca Masalah
Cadangan
oleh PBT, (b) Semua PBT mengeluar mengeluar buku kecil “Penduduk “Penduduk Budiman” yang mengandungi jadual kutipan, jenis sampah, larangan, denda dan lain-lain maklumat yang perlu diketahui oleh penghuni; (c) Premis kediaman kediaman yang didapati didapati kotor dikenakan dikenakan denda dan premis perniagaan tidak dibenarkan berniaga selama seminggu; (d) YDP hendaklah hendaklah diberikan kebebasan kebebasan daripada pengaruh kuasa politik terutama untuk tindakan penguatkuasaan; (e) Semua PBT hendaklah hendaklah menubuhkan menubuhkan “Jawatankua “Jawatankuasa sa Penduduk” untuk bekerjasama memantau dan memberi cadangan mengenai isu kebersihan (seperti di MPSJ); (f) Melantik ejen ejen dikalangan dikalangan orang orang awam yang yang dapat memberi laporan tentang tahap kebersihan di kawasan PBT iaitu mengenai perkhidmatan kutipan sampah, pembersihan longkang dan pemotongan rumput . Tindakan jangka Panjang: (a) Penghuni perlu perlu diberi kesedaran kesedaran bahawa kebersihan kebersihan adalah tanggungjawab bersama (contohnya melalui edaran poster, buku panduan dan mewujudkan Kelab PBT untuk meningkatkan saluran komunikasi diantara PBT dan masyarakat);
2
3
Bil.
Isu/Masalah
Punca Masalah
Cadangan
(b) Pendidikan Pendidikan mengenai kebersihan kebersihan kepada orang ramai, ramai, penjaja atau pemimpin masyarakat boleh dilaksanakan melalui MAHSURI;
(ii) Kebersihan Longkang
(i)
Kurang ang pe pemantau tauan men meng gena enai kebersihan longkang;
(ii) (ii)
Jadu Jadual al kebe kebers rsih ihan an long longka kang ng yang yang tidak kemas;
(iii (iii))
Kero Kerosa saka kan n long longka kang ng tida tidak k diselenggara dengan baik;
(iv) (iv)
Long Longka kang ng ser serin ing g ters tersum umba batt kera kerana na sampah sarap;
(v) (v)
Air Air lon longk gkan ang g tida tidak k meng mengal alir ir deng dengan an baik dan mengeluarkan bau yang busuk.
Tindakan Serta-merta (a) Semua PBT hendaklah hendaklah membersih membersih longkang longkang seminggu sekali di kawasan kediaman dan setiap hari di kawasan perniagaan; (b) Mereka yang bertanggungjaw bertanggungjawab ab memantau kebersihan kebersihan kutipan sampah perlu juga bertanggungjawab memantau kebersihan longkang. Pemantauan perlu dilakukan sekurang-kurangnya seminggu sekali. Laporan terperinci perlu dikemukakan kepada YDP; Tindakan Jangkamasa Sederhana: (a) Premis kediaman kediaman yang didapati didapati longkang kawasannya kawasannya kotor didenda dan premis perniagaan tidak dibenarkan menjalankan perniagaan selama seminggu; (b) Syarikat yang yang tidak mematuhi perjanjian perjanjian dipotong dipotong bayaran mengikut nilaian kerja yang terpaksa dijalankan oleh PBT; Tindakan Jangkamasa Panjang: (a) (a) Penghuni dan dan peniaga perlu diberi diberi kesedaran mengenai mengenai tanggungjawab bersama berkaitan kebersihan longkang (contohnya melalui edaran poster, buku panduan dan meningkatkan saluran komunikasi diantara PBT dan
4
masyarakat) .
Bil.
Isu/Masalah
Punca Masalah
Cadangan
5
2.
Penyelenggaraan Kemudahan Awam
(i) (i)
Peny Penyel elen engg ggar araa aan n ber berja jadu dual al tida tidak k dijalankan;
(ii) (ii)
Pema Pemant ntau auan an kerj kerjaa pen penye yele leng ngga gara raan an yang kurang berkesan;
(iii) (iii)
Tiad Tiadaa sist sistem em penila penilaian ian untuk untuk menila menilaii kualiti kemudahan awam;
(iv) (iv)
Tiada iada das dasar ar pen penye yele leng ngga gara raan an yan yang g jelas; dan
(v) (v)
Peni Penila laia ian n pre prest stas asii ker kerja ja tida tidak k dikaitkan dengan keadaan kemudahan awam.
Tindakan Serta Merta : (a) KPKT mewujudkan sistem “grading” terhadap semua PBT yang mempunyai rekod cemerlang dari aspek kebersihan, penyelenggaraan, kelulusan pelan, lesen dan Sijil Kelayakan Menduduki serta Pengurusan Kewangan. Pengiktirafan diberikan kepada PBT yang mendapat gred tertinggi; (b) Semua PBT mewujudkan mewujudkan pasukan pasukan pemantauan yang yang dapat memberi tindakan segera terhadap masalah (seperti MP Kuantan, MPSJ dan MP Pulau Pinang); (c) Pihak pengurusan pengurusan atasan termasuk YDP dan Setiausaha Setiausaha perlu membuat rondaan untuk menilai keberkesanan Pasukan Pemantauan dan membuat rekod melalui sistem buku log;
(d) Mewujudkan Mewujudkan dasar penyelenggaraan penyelenggaraan yang yang jelas; (e) Mengaitkan Mengaitkan penilaian prestasi prestasi dengan dengan tahap masalah masalah yang dikenalpasti atau aduan yang diterima; dan (f) Mengambil tindakan tegas terhadap mereka yang tidak mematuhi peraturan PBT. 3.
Bil.
Kelulusan Pelan, Lesen perniagaan dan sijil Kelayakan Menduduki (CFO)
Isu/Masalah
(i)
Semua pen penerim rimaan perm permo ohona onan untuk kelulusan pelan, lesen perniagaan dan Sijil Kelayakan Menduduki (CFO) tidak didaftarkan. Punca Masalah
Tindakan Serta Merta : (a) Semua penerimaan penerimaan permohonan permohonan untuk kelulusan kelulusan pelan, pelan, lesen perniagaan dan Sijil Kelayakan Menduduki (CFO) hendaklah didaftarkan, tanpa mengambil kira sama ada permohonan lengkap atau tidak. Cadangan
6
(i) Kelulusan Pelan
Hanya permohonan yang lengkap sahaja didaftarkan. (ii) (ii)
Sema Semasa sa kaji kajian an ini ini dij dijal alan anka kan n (Disember 2003), 48% telah menubuhkan One-Stop Center (OSC) dan daripada peratusan ini 19% yang beroperasi. (Pada awal 2004, JKT memaklumkan semua PBT telah melaksanakan OSC)
(b) Bagi permohonan permohonan melalui pos, perakuan perakuan terimaan hendaklah dibuat dengan mengembalikan “Kad Jawapan” kepada pemohon; (c) (a) Bagi memastikan memastikan semua PBT melaksanakan melaksanakan OSC OSC secara berkesan, JKT perlulah : - Mengedar secara meluas buku “Garis panduan Proses Kelulusan Pelan Bangunan dan CFO melalui Pusat Setempat (OSC)” oleh JKT - Mengada Mengadakan kan kursus kursus berkala (sekuran (sekurang-ku g-kurang rangnya nya setiap 6 bulan sekali) mengenai Pengurusan dan Syarat kelulusan Pelan Bangunan kepada pemaju serta pelanggan lain. (d) (b) Semua PBT mewujudkan mewujudkan jawatankuas jawatankuasaa pelan dan teknikal yang bermesyuarat secara berkala setiap 2 minggu sekali dan perlu ada agenda tetap (seperti yang dilaksanakan di Majlis Daerah Kuala Selangor); (e) Jabatan teknikal teknikal perlu mengadakan mengadakan piagam khusus khusus berkaitan ulasan teknikal; (f) Garis panduan dan carta aliran proses dipamerkan di papan kenyataan disemua PBT.
(ii) Kelulusan Sijil Kelayakan Menduduki (CFO)
(i) (i) (ii) (ii)
Pema Pemaju ju/p /pem emoh ohon on tida tidak k men mengi giku kuti ti syarat-syarat yang ditetapkan PBT PBT han hany ya mer merek ekod od pene peneri rima maan an
7
Tindakan Serta-Merta: (a) JKT mengadakan mengadakan penerangan penerangan terperinci terperinci konsep OSC disemua PBT;
Bil.
Isu/Masalah
Punca Masalah
Cadangan
CFO apabila semua syarat permohonan lengkap.
(b) Garis panduan dan dan carta aliran proses proses perlu dipamerkan dipamerkan di papan kenyataan disemua PBT; (c) Semua penerimaan penerimaan permohonan permohonan hendaklah hendaklah didaftarkan, didaftarkan, tanpa mengambil kira sama ada permohonan lengkap atau tidak; (d) JKT dan Jabatan Ketua Pengarah Pengarah Tanah Tanah dan Galian perlu memastikan isu hakmilik strata diselesaikan segera supaya masalah tidak berpuashati dikalangan orang awam dapat diatasi.
(iii) Lesen Perniagaan
(i)
Tida idak ad ada ke keserag eragam amaan da dalam lam meluluskan lesen perniagaan oleh PBT, termasuk kuasa YDP, sistem jawatankuasa, kelulusan oleh majlis PBT, dan kuasa pengarah bahagian perlesenan PBT
Tindakan Serta Merta : (a) Menyediakan Menyediakan garis panduan panduan dan carta carta aliran proses proses dipamerkan di papan kenyataan PBT untuk pengetahuan umum; (b) Peniaga atau pengusaha diberi pilihan untuk mengambil lesen perniagaan yang mempunyai tempoh sah masa seperti 2 tahun, 3 tahun atau 5 tahun (seperti lesen memandu); (c) Bagi pemberian lesen tapak perniagaan, semua PBT mestilah bebas daripada campur tangan politik dan dibuat secara undi terbuka serta mengikut zon. Pemberian lesen diberikan kepada penduduk daripada
8
zon berkenaan. Keputusan mereka yang berjaya dan yang tidak berjaya dipamerkan untuk makluman kepada semua. Bil.
Isu/Masalah
Punca Masalah
Cadangan
(d) Semua PBT melaksanakan cadangan daripada Kem. Pelancongan untuk menggunakan borang lesen komposit
Pengurusan Kewangan (i) Pengurusan Pengurusan Tunggakan Hasil
(i) (i)
Kedu Kedudu duka kan n tung tungga gaka kan n hasi hasill PBT PBT adalah tinggi. (Tafsiran tunggakan hasil tinggi ialah jumlah tunggakan tahunan melebihi 15% daripada jumlah hasil tahunan yang dipungut);
(ii) Semua PBT dalam kajian ini mempunyai tunggakan hasil terkumpul yang tinggi kecuali MD Kerian dan MD Pekan. PBT lain mempunyai rekod tunggakan hasil diantara 22% hingga 62% pada tahun 2002; (iii)
Laporan hasil tertunggak PBT tidak dibuat secara menyeluruh Tumpuan diberi kepada cukai taksiran dan sewaan.
9
Tindakan Serta Merta : (a) Mengadakan peti drop-in di tempat yang sesuai dan dikawal oleh pengawal keselamatan. Bayaran boleh dibuat melalui cek berpalang atas nama Ketua PBT dan dimasukkan ke dalam peti ini pada bila-bila masa tanpa melalui kaunter bayaran. Resit bayaran diposkan sebagai perakuan bayaran; (b) KPKT mengadakan mengadakan program kesedaran kesedaran membayar membayar cukai taksiran bagi semua PBT di seluruh negara seperti menerbitkan risalah dan kempen melalui media mengenai kewajiban membayar cukai taksiran. Tindakan Jangkamasa Pendek : (a) KPKT menyelaraskan sistem bayaran awal cukai taksiran mengikut konsep bayaran premium insuran, contohnya: • bayaran bulanan dan 6 bulan (tanpa diskaun) • bayaran dibuat setahun sekali (5% diskaun) • bayaran bagi dua tahun sekali (10% diskaun), dll Pemberian diskaun boleh menjimatkan urusan pentadbiran dan wang boleh dilaburkan seperti dilaksanakan oleh syarikat insuran. Jika undang-undang berkaitan tidak membolehkan kaedah ini dilaksanakan,
undang-undang berkenaan perlu dipinda.
Bil.
Isu/Masalah
Punca Masalah
Cadangan
Tindakan Jangkamasa Panjang : (a) KPKT menyelaraskan pelaksanaan sistem bayaran setempat di semua PBT bagi bayaran yang berkaitan dengan PBT. PBT. Perkara ini telah dilaksanakan oleh PBT Perak bagi semua PBT di negeri Perak. Tindakan Serta Merta : (a) Menahan pasport pasport pembayar/pengarah pembayar/pengarah syarikat syarikat bagi tunggakan yang lebih dari RM5,000.00 sepertimana yang dilaksanakan oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri ; (b) (c) Menyebar Menyebar maklumat pembayar pembayar yang belum membayar membayar dalam laman web KPKT dan PBT serta menyiarkan dalam akhbar (edisi kawasan masing-masing), contohnya MPSJ menghebahkan nama syarikat yang mempunyai tunggakan cukai melebih RM 50,000.00; (c) Menaikkan caj lewat membayar cukai taksiran daripada 2% kepada 4% bagi cukai semasa dan daripada 10% kepada 20% atas tunggakan dan baki lepas.
Cadangan (hukuman)Tindakan (hukuman) Tindakan Serta Merta : (a) Menahan Menahan pasport pembayar/pengarah pembayar/pengarah syarikat syarikat bagi tunggakan yang lebih dari RM5,000.00 sepertimana yang
10
dilaksanakan oleh Lembaga Hasil Dalan Negeri; (b) Menyebar maklumat maklumat pembayar pembayar yang belum membayar membayar dalam laman web KPKT dan PBT serta menyiarkan dalam akhbar (edisi kawasan masing-masing), contohnya
Bil.
Isu/Masalah
Punca Masalah
Cadangan
(c) MPSJ menghebahkan menghebahkan nama nama syarikat yang mempunya mempunyaii tunggakan cukai melebihi RM 50, 000.00; (d) Menaikkan caj lewat membayar cukai taksiran daripada 2% kepada 4% bagi cukai semasa dan daripada 10% kepada 20% atas tunggakan dan baki lepas.
(ii) Perancangan dan Pengurusan Perbelanjaan
(i) (i)
(ii) ii)
Pres Presta tasi si perb perbel elan anja jaan an meng mengur urus us kurang memuaskan (Prestasi Perbelanjaan Mengurus yang baik hendaklah mencapai 90% daripada peruntukan); Kebany anyakan akan PBT hanya nya membelanjakan di antara 58% hingga 87% daripada peruntukan yang diluluskan pada tahun 2002;
(iii) PBT yang peratusan perbelanjaan ikhtisas dan hospitaliti tinggi adalah yang menswastakan perkhidmatan
11
Tindakan Serta Merta : (a) Ketua bagi setiap setiap PBT hendaklah hendaklah memantau memantau dan menyelia prestasi perbelanjaan secara berterusan; (b) Kemajuan perbelanjaan perbelanjaan menjadi menjadi salah satu agenda agenda tetap dalam mesyuarat pengurusan PBT; (c) JKT perlu mengadakan mengadakan garis panduan panduan berapa berapa peratus hasil untuk dibelanja oleh semua PBT;
Tindakan Jangkamasa Pendek : (a) Membelanjakan Membelanjakan peruntukan peruntukan yang telah diluluskan diluluskan bagi penyelenggaraan dan pembaikan (dibawah Objek Sebagai 28000, 32000 & 33000) dan dihabiskan
kutipan sampah kepada syarikat konsesi seperti Syarikat Alam Flora. Namun demikian, prestasi kutipan sampah masih tidak memuaskan walaupun telah diswastakan.
Bil.
Isu/Masalah
(iii) Penambahbaikan Berterusan Pengurusan Kewangan
sepenuhnya bagi kepentingan orang awam; (b) Peruntukan Peruntukan perlulah perlulah mengikut mengikut core-business core-business iaitu pembersihan dan penyelenggaraan.
Punca Masalah
Cadangan
Terdapat perbezaan pengurusan kewangan di antara PBT dan juga kerajaan persekutuan kerana :
Tindakan Serta Merta : (a) Peraturan-peraturan Peraturan-peraturan kewangan kewangan yang dikeluarkan dikeluarkan oleh Perbendaharaan hendaklah digunapakai sepenuhnya oleh PBT.
(i) (i)
(ii)
Pera Peratu tura rann-pe pera ratu tura ran n kewa kewang ngan an yan yang g ditetapkan oleh Perbendaharaan tidak digunapakai sepenuhnya oleh PBT; Sebahagian besar kakitangan PBT yang mengendalikan pengurusan kewangan dilantik secara kontrak dan tidak mahir;
(b) Pihak KPKT perlu menyelaraskan menyelaraskan pengurusan pengurusan bayaran kadar komisyen ejen pemungut dan bank-bank dengan bantuan Bank Negara supaya kadar ini dikurangkan ke 1% atau kadar yang munasabah. Buat masa ini kadar yang dikenakan adalah berbeza-beza; (c) Pihak KPKT mengenalpa mengenalpasti sti PBT yang mengamalkan mengamalkan “good practices” dalam Pengurusan Kewangan dan aspek-aspek pengurusan lain di PBT untuk dikongsi bersama semua PBT; Tindakan Jangkamasa Pendek : (a) Menstruktur Menstruktur semula Jabatan Jabatan Kewangan Kewangan dengan menempatkan akauntan dari Skim Perkhidmatan Perakaunan Kerajaan Persekutuan secara pinjaman mengikut gred berikut: PBT
12
Gred
DBKL Bandaraya Majlis Perbandaran Majlis Majlis Daerah Daerah
Bil.
Isu/Masalah
Punca Masalah
JUSA C W54 W52/W48 W44
Cadangan
(j) JPA JPA perlu perlu mengadakan mengadakan norma-norma norma-norma jawatan jawatan yang perlu perlu ada di sesebuah PBT berdasarkan beberapa kriteria seperti saiz kawasan, kepadatan penduduk, lokasi kawasan, aktiviti ekonomi dll; (k) Pelaksan Pelaksanaan aan Standard Accounting System For Government Agencies (SAGA) hendaklah dilaksanakan secara berkesan oleh semua PBT.
(iv) (iv) Peng Pengur urus usan an Hasi Hasill
(i) (i) Sumb Sumber er hasi hasill PBT PBT adal adalah ah terh terhad ad dan dan bergantung kepada cukai taksiran; (ii )
(iii)
Majlis Daerah terlalu berantung kepada geran kerajaan persekutuan dan kerajaan negeri bagi menampung perbelanjaan mengurus yang semakin meningkat; Bagi kategori MB dan MP, MP, cukai taksiran menyumbang di antara 51%
13
Tindakan Jangkamasa Pendek : (a) Peruntukan Peruntukan perbelanjaan perbelanjaan mengurus mengurus hendaklah dalam lingkungan 80%-90% daripada anggaran hasil tahunan. Bakinya adalah bagi perbelanjaan pembangunan. Ini adalah untuk menggelakkan perbelanjaan mengurus melebihi hasil yang dipungut; (b) Bayaran kepada kepada pihak konsesi konsesi perkhidmatan perkhidmatan kutipan sampah hendaklah tidak melebihi 50% daripada hasil kutipan cukai taksiran tahun semasa sesebuah PBT. Sekiranya melebihi 50%, pihak Perbendaharaan hendaklah membantu menanggung kos lebihan tersebut;
(MP Sg. Petani) hingga 76% (MP Subang Jaya) kepada keseluruhan sumber hasil tahun 2002.
(c) Mengkaji Mengkaji semula kadar-kadar kadar-kadar cukai yang yang dikenakan agar agar munasabah dengan perkhidmatan yang diberikan; (d) Bantuan geran KPKT bagi projek di PBT. Geran diberi berasaskan permohonan PBT semasa penyediaan belanjawan;
Bil.
Isu/Masalah
Punca Masalah
Cadangan
(e) Projek yang memberi pulangan ekonomi dibiayai sebahagiannya oleh PBT seperti gerai makan, tempat letak kereta, stesen bas, tandas awam dan tempat pembuangan sampah; (f) Kerajaan Persekutuan Persekutuan memberi sebahagian sebahagian kutipan cukai cukai jalan kepada PBT bagi penyelenggaraan jalan terutama bagi mengatasi masalah jalan berlubang. Pengagihan diuruskan oleh KPKT berasaskan permohonan dari PBT semasa penyediaan belanjawan; (g) Sebahagian Sebahagian kutipan cukai-cukai cukai-cukai lain yang diperolehi diperolehi daripada aktiviti yang dijalankan di kawasan PBT berkenaan seperti cukai hiburan dan cukai perkhidmatan juga disalurkan kepada PBT; dan (h) Geran jalan yang disalurkan disalurkan oleh kerajaan kerajaan Persekutuan Persekutuan hendaklah diberi terus kepada PBT, tidak melalui kerajaan negeri. Tindakan Jangkamasa Panjang : (a)
14
KPKT mengadakan Tabung Khas untuk memperolehi pendapatan dan pendapatan boleh diagihkan kepada PBT sebagai sumbangan; (b) Semua jalan di PBT hendaklah diselenggara oleh PBT (iaitu penyelenggaraan yang bernilai kurang daripada RM100,000.00). Bagi jalan-jalan persekutuan yang nilai penyelenggaraan melebihi RM100,000.00 masih diletakkan di bawah tanggungjawab JKR; dan Bil.
Isu/Masalah
Punca Masalah
Cadangan
(c) Peruntukan bagi penyelenggaraan jalan hendaklah disalurkan terus kepada PBT dengan memasukkan dalam Akaun Amanah.
4.
Perkhidmatan Kepada Pelanggan : (i) Perkhidmatan Perkhidmatan Kaunter
(i)
Petug tugas ka kaunte unterr di di PBT PBT buk bukan merupakan anggota kakitangan yang tetap dan terlatih untuk perkhidmatan kaunter;
(ii) (ii)
Merek erekaa kur kuran ang g kem kemah ahir iran an unt untuk uk mengendalikan kaunter dan berhubung dengan orang ramai secara berkesan.
(ii) Pengurusan Aduan: (i)
Tiada keseragaman sistem pengurusan aduan di semua PBT – seperti cara
15
Tindakan Serta Merta : (a) Semua petugas petugas kaunter diberikan diberikan latihan asas mengenai mengenai tugas-tugas pengendalian kaunter, teknik komunikasi berkesan, asas-asas perhubungan awam dan interpersonal skills; skills; (b) Mengadakan Mengadakan jawatan khas seperti Pegawai Pegawai Perkhidmatan Perkhidmatan Pelanggan (Customer ( Customer Relation Officer ) untuk petugas kaunter di semua PBT.
Tindakan Serta Merta : (a) PBT mengadakan mengadakan satu sistem aduan aduan yang seragam seragam bagi mengendalikan semua aduan;
(i)
(ii) (ii)
Bil.
Isu/Masalah
aduan dikemukakan, penyaluran aduan kepada pihak yang berkenaan, maklumbalas kepada pelanggan dan status semasa setiap aduan;
Semu Semuaa PBT PBT tida tidak k memp mempun unya yaii Ind Indek ekss Kepuasan Pelanggan.
(b) Mewujudkan Mewujudkan satu pasukan petugas petugas khas bagi memantau status setiap aduan pelanggan dan mengadakan mesyuarat sekurang-kurang 1 minggu sekali (contohnya MPSJ);
(c) JKT perlu berusaha mengadakan Indeks Kepuasan Pelanggan (Borang Penilaian Khidmat Pengurusan Pelanggan PBT oleh JKT merupakan langkah pertama ke arah mewujudkan Indeks Kepuasan Pelanggan); dan
Punca Masalah
Cadangan
(d) Anugerah di berikan kepada PBT yang mencapai Indeks Kepuasan Pelanggan yang tertinggi. Tindakan Serta Merta : (iii)
Kepimpinan
(i)
Datuk Bandar dan YDP kurang turun padang untuk memantau secara lebih dekat dan berkesan mengenai corebusiness PBT (iaitu pengurusan kebersihan dan penyelenggaraan kemudahan awam;
(ii) YDP secara part-time secara part-time (iaitu jawatan YDP dan Pegawai Daerah dijalankan oleh orang yang sama).
(a) Datuk Bandar dan YDP YDP mengamalkan mengamalkan gaya pengurusan pengurusan turun padang atauManagement atau Management By Walking About (MBWA) (MBWA) bagi meninjau dengan lebih dekat masalah di akar umbi secara berjadual sekurang-kurangnya dua hari dalam sebulan dan menyediakan log book bagi memantau kemajuan kebersihan dan penyelenggaraan; (b) Semua YDP perlu perlu dilantik secara secara full-time full-time ( iaitu iaitu jawatan YDP dan Pegawai Daerah hendaklah di jalankan oleh orang yang berbeza; Tindakan Jangkamasa Pendek:
16
(a) Jawatan Setiausaha Majlis hendaklah dijadikan status sebagai Ahli Majlis
(iv) Sistem Prosedur Kerja: Sistem Prosedur Kerja dikaji dari aspek Pelaksanaan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) yang dikeluarkan oleh
Tindakan Serta Merta : (i) Anggota kakitangan PBT tidak menghayati menghayati sepenuhnya sepenuhnya garis panduan (a) MAMPU MAMPU mengka mengkaji ji secara secara komprehe komprehensif nsif keberkes keberkesanan anan yang diberikan seperti pelaksanaan pelaksanaan ISO, pelaksa pelaksanaa naan n PKPA PKPA dan mengada mengadakan kan pelan pelan tindakan tindakan Manu Manual al Prosed Prosedur ur Kerja Kerja,, Fail Fail Meja, Meja, untuk mempertingkatkan sistem prosidur kerja di semua Piagam Pelanggan dan KMK; PBT; (ii)
Pelaksanaan PKPA ini di lihat sebagai (b) meme memenu nuhi hi arahan arahan daripa daripada da pihak pihak Bahagian Naziran, JKT dan Bahagian Inspektorat MAMPU atasan sahaja . sebagai satu pasukan mengadakan pemantauan secara berjadual bagi memastikan PKPA dilaksanakan secara berkesan di semua PBT;
17
Bil.
Isu/Masalah
Punca Masalah
Cadangan
Tindakan Jangkamasa Panjang: Indicator (KPI) (a) KPKT mewujudkan Key mewujudkan Key Performance Indicator (KPI) bagi pemantauan prestasi semua PBT; dan
MAMPU, khususnya mengenai pelaksanaan ISO, Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Piagam Pelanggan dan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK)
(b) KPKT mendokumenkan best practices daripada semua PBT sebagai garis panduan dan di edarkan kepada semua PBT supaya dapat mencontohi PBT yang cemerlang.
Lain-lain Hal Kajian ini juga mencadangkan supaya semua PBT mengadakan agenda tetap bagi semua mesyuarat pengurusan di semua PBT dan pemantauan poleh KPKT secara berjadual mengenai isu: • • • •
Kebersihan; Penyelenggaraan Kelulusan Pelan, Lesen dan Sijil Kelayakan Menduduki; dan Pengurusan Kewangan.
18
Bil.
Isu/masalah
Punca Masalah
Cadangan
Lain-lain Hal Kajian ini juga mencadangkan supaya semua PBT mengadakan agenda tetap bagi semua mesyuarat pengurusan di semua PBT dan pemantauan oleh KPKT secara berjadual mengenai isu : • Kebersihan; • Penyelengaraan; • Kelulusan Pelan, lesen dan Sijil Kelayakan Menduduki; dan • Pengurusan Kewangan
19
Bil.
Isu/masalah
Punca Masalah
Cadangan
20
Bil.
Isu/masalah
Punca Masalah
Cadangan
21
Bil.
Isu/masalah
Punca Masalah
Cadangan
22
Bil.
Isu/masalah
Punca Masalah
Cadangan
23
Bil.
Isu/masalah
Punca Masalah
Cadangan
24
Bil.
Isu/masalah
Punca Masalah
Cadangan
25
Bil.
Isu/masalah
Punca Masalah
Cadangan
26
Bil.
Isu/masalah
Punca Masalah
Cadangan
27
Bil.
Isu/masalah
Punca Masalah
Cadangan
28
