LA OFICINA DENTRO DE UNA EMPRESA DEFINICION DE OFICINA Se le llama llama oficina oficina al espaci espacio o físico, físico, genera generalmen lmente te puede puede estar estar estable establecid cido o un edificio o en una casa, que está destinado para la realización de un trabajo o las actividades de una empresa. La oficina, es el lugar de la empresa donde la información emitida y recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administración, de esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean más efectivas.
La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción personal , al ser este un lugar lugar donde donde un grup grupo o de perso personas nas se orga organiz nizan an para para realiz realizar ar una una gran gran variedad variedad de activid actividades ades,, represe representa nta para para el oficinis oficinista ta la posibil posibilidad idad de poder poder realiza realizarse rse como un individ individuo uo capaz capaz de desarro desarrollar llar destreza destrezas, s, conocim conocimient ientos, os, habilidades actitudes y hábitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.
La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción social , desde el punto de vista de la sociedad cuando se instala una oficina en una comunidad, esta se beneficia de diferentes diferentes maneras. no de los beneficios más importante es la creación de nuevos empleos en el lugar donde se establece, con lo cual se mejoran las condiciones de vida ya que permite elevar sus ingresos y con ellos la capacidad de satisfacer sus necesidades. na oficina es generalmente un ambiente de la empresa destinado al trabajo, e!isten muchas formas de distribuir el espacio en una oficina seg"n la función y cuánt cuántas as perso persona nas s traba trabajar jarán án dentr dentro o del del mismo mismo cuart cuarto. o. #n un e!tre e!tremo mo cada cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto "ltimo han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. n tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad ac"stica.
CARACTERÍSTICAS DE LA OFICINA • •
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$ebe cumplir la función de las actividades inherentes a la organización. #stá integrada por recursos humanos% son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina. &ecurso material% Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. $entro del mobiliario de encuentran' los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para telefonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros $ebe ser un área cerrada y acondicionada con e!celente ventilación, iluminación y disposición adecuada de los materiales.
Ejemplos: #l ambiente de una oficina bancaria contará con equipos y mobiliarios propios de esta actividad (caja fuerte, taquillas de caja, etc), mientras que un ambiente de oficina de institución educativa estará dotada de materiales de uso normal en ese medio (carteleras, estante tipo colmena para borradores, tiza, carpetas con hojas de control diario, etc.)
EQUIPOS MOBILIARIOS Y MATERIALES DE OFICINA Equipos e o!i"i#$% Son los destinados a facilitar la comunicación tanto interna como e!terna, así como tambi*n mejorar la calidad de la impresión escrita grafica de la organización.
CLASIFICACION DE LOS EQUIPOS DE OFICINA Equipos % m$&e'i$les e "omu#i"$"i(#
+el*fonos ntercomunicadores -a!
Equipos e Rep'ou""i(# % ele"&'(#i"os
alculadora omputadora Sumadoras -otocopiadoras
Mue)les e O!i"i#$
ncluye los muebles destinados en mejorar la comodidad y productividad del trabajo administrativo% #scritorio. /rchivadores 0esas #stantes -icheros #lementos decorativos
OTROS ELEMENTOS NECESARIOS EN UNA OFICINA:
na impresora láser es necesaria si tenemos que imprimir documentos con una buena calidad. La podemos comprar en blanco y negro o color, lo cual dependerá de lo que queramos. Si es solo para documentos escritos, con una de blanco y negro bastará. Si lo que necesitamos es imprimir gráficos, fotografías o presentaciones, puede que sea mejor la de color. +ener una máquina fa! es algo que tarde o temprano necesitaremos. $e todos modos, tambi*n tenemos la opción de obtener un servicio de fa! online. n reproductor y quemador $1$2$. #sto es importante por muchos motivos, donde uno de los más importantes es hacer un bac3up de forma regular de todo tu trabajo. +ambi*n no vendrá bien para poder llevar nuestro trabajo en disco a otros sitios o hacer entregas a terceras partes si fuera necesario.
OFICINA *IRTUAL: na oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. #s decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes. La mayoría de los organismos p"blicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus 4ebs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios.
LA IMPORTANCIA DE LA OFICINA COMO ESPACIO DE TRABA+O 5oy en día, e!isten oficinas en las que tras unas horas nos empieza a doler la cabeza y otras que nunca querríamos tener que abandonar. /demás, e!isten oficinas que no pasarían una inspección de sanidad y oficinas que casi parecen más un parque temático en el que no se va a trabajar. 6or lo general, son muchas las empresas que les dan mucha importancia a sus oficinas, ya que es ahí donde trabajan y tiene a su cargo empleados, que mientras mejor est*n su productividad aumentará considerablemente. 7. #spacios de trabajo basados en actividades na oficina tiene que estar íntimamente relacionada con el trabajo y las actividades que se realizan en su interior. Los empleados pueden hacer llamadas personales, salas que favorecen la socialización y el contacto entre los distintos equipos y lugares que permiten que el empleado pueda desconectar durante unos minutos (terrazas, jardines). 8. 0esas de trabajo a nuestra medida ada vez más empresas optan por ofrecer no sólo sillas, sino mesas que son ajustables en altura, inclinación, etc. 9 es que la ergonomía se ha convertido en una de las prioridades para las empresas que quieren bajar las tasas de absentismo laboral. :. 0ateriales poco convenciones na oficina que llama la atención es una oficina con personalidad. 9 a veces conseguir esa personalidad distintiva, pasa por algo tan sencillo como por apostar por otro tipo de materiales. ;.
=. na oficina para atraer el talento na oficina creativa, bien dise>ada, siempre ha sido una de las armas que han utilizado agencias de publicidad y de dise>o para atraer y retener talento profesional. ?. ambia de sitio Si cada cuatrimestre o un par de veces al a>o se cambia al personal de sitio, se fomenta la creatividad. Se ponen en contacto personas que apenas solían hablar, surgen nuevas ideas y se crea durante unas semanas un ambiente de novedad que impulsa la productividad. @. nvestigar na oficina que funciona en este terreno no sólo es la que ofrece lo que quieren los empleados, sino lo que está demostrado que funciona. / veces tener sillas ergonómicas va a ser mucho más importante para el empleado que ofrecer un una mesa de pingApong.
