La comunicación en una empresa La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación organizacional, es un factor determinante en el éxito de una empresa; una buena comunicación es sinónimo de eciencia, organización y coordinación, mientras que una m ala comunicación puede ser motivo de inecacia, desorden y conictos internos. La comunicación en una empresa debe basarse en un lenguae claro, simple y comprensible para el receptor. !ebe ser oportuna, el mensae debe llegar al recept or en el momento indicado. " debe ser precisa, no debe utilizar adornos ling#$sticos ni información innecesaria. %&sicamente, la comunicación en una empresa se clasica en dos tipos' comunicación externa y comunicación interna'
Comunicación externa (s la comunicación en donde el mensae se dirige )acia fuera de la empresa, es decir, se dirige )acia los consumidores, el p*blico en general, grupos de opinión, etc. +iene como obetivo informar sobre la existencia de un producto o servicio, informar sobre sus principales benecios o caracter$sticas, informar sobre las actividades en que participa la empresa, etc. ara realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como la t elevisión, la radio, la prensa escrita, llamadas telefónicas, env$o de e-mails, nternet, ac)es, carteles, volantes, paneles, taretas de presentación, cartas publicitarias, cat&logos, folletos, etc. /n aspecto importante en la comunicación externa son las relaciones públicas, en donde, a través de la participación en eventos, actividades, seminarios, labores sociales, etc., se busca crear y mantener una buena b uena imagen o reputación de la empresa.
Comunicación interna (s la comunicación en donde el mensae se dirige )acia dentro de la empresa, es decir, se dirige )acia el personal de ésta. +iene como obetivo informar sucesos, reportar ocurrencias, coordinar actividades, organizar tareas, controlar, motivar, liderar, etc.
ara realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como murales, intercomunicadores, teléfonos, nternet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, c)arlas, eventos, etc. (ste tipo de comunicación interna se puede d ividir en comunicación formal y
comunicación informal' •
Comunicación formal: es aquella en donde el mensaje se origina en un
integrante de un determinado nivel jerárquico, y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico inferior, de un nivel superior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa. •
Comunicación informal: es aquella en donde el mensaje circula entre los
miembros de la empresa, sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa. ", a su vez, la comunicación interna también se puede dividir en comunicación vertical descendente, comunicación vertical ascendente, y comunicación )orizontal. •
Comunicación vertical descendente : es aquella en donde el mensaje se
origina en un nivel jerárquico superior (en la dirección, en un jefe, etc., y va dirigido a un nivel jerárquico inferior (a un subordinado, un operario, etc.. !e presenta bajo la forma de órdenes, instrucciones, ense"an#as, correcciones, etc. •
Comunicación vertical ascendente: es aquella en donde el mensaje
surge en un nivel jerárquico inferior (un subordinado, un operario, etc., y va dirigido a un nivel jerárquico superior (a la dirección, a un jefe, etc.. !e presenta bajo la forma de sugerencias, propuestas, reclamos, etc. •
Comunicación horizontal: es aquella que se da entre integrantes de un
mismo nivel jerárquico. $iene como principal función la de facilitar la coordinación de actividades.
%a comunicación escrita en la empresa SU EFECTIVIDAD EN SOO!TES T!ADICIONA"ES # E"ECT!ONICOS $OTIVOS
%a &abilidad para comunicarse por escrito en forma clara y e'ca# es una
competencia necesaria en la mayora de los niveles y funciones de una organi#ación. )n escrito e'ca# puede contribuir a optimi#ar el proceso de toma de decisiones o a mejorar la comprensión sobre, por ejemplo, el estado que guardan ciertos asuntos, los requerimientos entre sectores, el desempe"o de un área durante la aplicación de un programa, o para la consecución de objetivos claros de cara al e*terior de la empresa. !in embargo, no todos estamos preparados para el trabajo creativo de componer escritos en el ámbito de los negocios, donde se debe aplicar el lenguaje informativo, que se diferencia del e*presivo o literario y se debe tener en cuenta la imagen del mensaje. +sta propuesta de capacitación lo guiará para lograr comunicaciones escritas efectivas y que le demanden la menor inversión de tiempo posible. O%&ETIVOS
l 'nali#ar el programa, los participantes &abrán: - iferenciado la redacción informativa de la redacción e*presiva o literaria. - /econocido la estructura, objetivos y técnica de elaboración de los escritos más frecuentes en el ámbito de las organi#aciones. - 0ncorporado &erramientas que les permitirán producir comunicaciones escritas claras y e'caces. - /educido el tiempo invertido en la elaboración de cualquier comunicación escrita, aplicando una metodologa de trabajo práctica. - 1avorecido las comunicaciones en su empresa mediante una mayor efectividad en el uso del lenguaje escrito. DESTINATA!IOS
+ste seminario taller está dirigido a quienes deben e*presar por escrito propuestas, instrucciones, informes, evaluaciones, etc., mediante distintos tipos de mensajes y documentos institucionales que requieran claridad y entendimiento por parte del lector. $ambién es de gran utilidad para profesionales independientes responsables de generar escritos técnicos in&erentes a su especialidad. $ETODO"O'IA
!e aplica metodologa activa, con alta participación de los asistentes.
!e alterna las e*posiciones del docente con ejercicios de aplicación para orientar la puesta en práctica de lo aprendido. !e complementa el marco metodológico con la entrega de material de apoyo escrito. CONTENIDO TE$ATICO Comunicación Objetivo: 2omprender cómo es el proceso comunicacional y la responsabilidad que
le toca al comunicador en ese proceso. - 2omunicación y sus principales teoras - *iomas de la comunicación - 0nterferencias en el proceso de la comunicación y cómo superarlas - 0mportancia de la comunicación en la empresa Ti(os de comunicación usados m)s frecuentemente en la em(resa Objetivo: 0denti'car los principales tipos de comunicación escrita y sus
caractersticas fundamentales. - 3emorándum - 2ircular - 2artas comerciales - ctas - 0nformes - 4royectos "a comunicación (or v*a electrónica+ el e,mail Objetivo: nali#ar las reglas básicas de la comunicación escrita en soporte
electrónico. - 5entajas de la comunicación por e-mail - +fectos negativos del e-mail - 6ué de'ne un buen mensaje - +structura del mensaje - ise"o del mensaje - ne*ar arc&ivos - +-mail internacional - 4rioridad y acuse de recibo
El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un d ocumento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latn memorandum, que significa !cosa que debe recordarse". #ambién en la oficina es conocido como un $memo$
"A CI!CU"A!
7 86ué es la circular9 es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa. %a circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos o'ciales, mercantiles o industriales. +l estilo en la redacción de la circular &a de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencille# ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel. +*isten dos tipos de circular, que son: %! 5%)<$/0! y %! =%0>$/0! %a circular 5oluntaria, es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son: frecer los servicios de algún negocio ar a conocer un nuevo producto +nviar lista de productos y precios /emisión de catálogos visos al personal (internos 0nvitaciones, etc. %a circular bligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo: pertura de negocio 2ambio de domicilio +stablecimiento de una sucursal
5. ?)B/+A CDC $+% EDDFFF DGE GGGH 20/2)%/ uadalajara ?alisco % 4I=%02 +< >+<+/% ¿Qué Son las Cartas Comerciales? +
%as cartas comerciales , en un sentido estricto, son papeles escritos que empresas, organi#aciones o personas envian a otras para comunicar mensajes formales, o'ciales yJo con'denciales, que tienen alguna de las siguientes 'nalidades: vender, comprar o permutar; brindar información comercial de la empresa o de sus productos y servicios; solicitar información; iniciar relaciones comerciales; solicitar el pago de una cuenta pendiente Estructura de las Cartas Comerciales +
$eniendo en cuenta que las cartas comerciales tienen un sentido formal, es necesario conocer cuál es su estructura básica para considerarla durante su elaboración, redacción y revisión. 4or lo general, la estructura de las cartas comerciales , es la siguiente: 7. Membrete: +ste comprende el nombre (o logotipo, la dirección y el teléfono de la empresa, como también especi'cación del negocio y, en algunos casos, el nombre o nombres de los due"os K7L. M. Fecha: +sta incluye, el da, mes y a"o. !i el membrete no indica la localidad, ésta debe preceder a la fec&a. +l mes se escribe en minúscula K7L. F. Destinatario: 0ncluye, en la primera lnea, el nombre de la persona, empresa u organi#ación &acia la que se dirige la carta. !i va dirigida a una persona que trabaja en una empresa, en la segunda lnea se incluye el cargo o puesto que ocupa (por ejemplo: >erente >eneral, ?efe de 4ersonal, etc.... !i no es el caso, en la segunda lnea, se incluye la dirección de la calle. D. Asunto o Referencia: +s una descripción breve y concreta que da a entender el motivo principal de la carta.
C. Saludo: !egún la relación que e*ista entre quien dirige y quien recibe la carta, se elige la e*presión adecuada K7L. 4or ejemplo: o
+stimado !e"or
o
preciado !e"or
o
istinguida !e"ora
o
e mi consideración
N. Exposición: +n esta sección se e*pone el asunto o motivo de la carta, disponiéndola en párrafos (grupo de proposiciones u oraciones relacionadas entre s, y que e*ponen una fase determinada obre un asunto K7L. H. Despedida: +sta parte es siempre breve, usándose e*presiones cortéses y atentas K7L. O. Firma: 0ncluye el nombre del responsable de la carta, y si ocupa algún puesto importante en la empresa, el ttulo correspondiente va colocado debajo del nombre. +s de importancia que la 'rma sea legible K7L. G. niciales denti!cadoras: +stas sirven para identi'car a la persona que dictó la carta y a la que la escribió K7L. 7E. Adjuntos: >eneralmente, se designa con la abreviación: dj. indicando as que a la carta se le &a agregado algún impreso, escrito, documento o copia K7L.
"ero# $%u& es una minuta' +s un documento elaborado por un abogado que contiene el acto de constitución de empresa (llamado PcontratoQ que debe presentarse ante un notario para su elevación ante escritura pública. %a minuta contiene la descripción de la actividad económica que se reali#ará. $ambién debe especi'car el aporte que &ará el due"o o cada socio del negocio. simismo, debe de se"alar cuándo se iniciarán las actividades, el domicilio comercial y el tiempo de duración de la empresa. "a !eserva del Nom-re en !e.istros /-licos
4ermite comprobar que no e*isten otras empresas con nombre similar ó igual inscritas en el registro. =úsqueda de ndices. = /eserva de preferencia , resentación de los Documentos ersonales
2opia simple de <0 vigente del titular o de los socios.
, Descri(ción de la Actividad Económica
/edactarlo en un documento y 'rmarlo por las partes interesadas. , Ca(ital de la Em(resa
0ndicar el aporte del titular ó de los socios para la constitución de empresas. , Estatuto
djunta el +statuto que regirá a la empresa: régimen del directorio, la gerencia, la junta general, los deberes y derec&os de los socios ó accionistas, etc.
Co n c l u s i ó n
Pa r ac o mu ni c a rc o ne fi c a c i a ,i n de pe nd i e nt e me nt ed elt a ma ñod eu nae mp r e s ao des uc api t al ,esnec es ar i o: -
Cr ear
una
i magen
y
una
i dent i dad
pr opi as .
-Cr earunacul t ur adecomuni c ac i ónysi s t emasdeor gani z ac i ónyges t i óni nt er nos . -Y e nc o n t r a re nl ao r g a ni z a c i ó n:q ué h ac e ,c ó mo l oh ac e ,p ar aq ué l oh ac e , cuándol ohaceydónde.