República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular Para la Ciencia y tecnología e Innovación Centro de Formación Empresarial DELNU Maracay- Edo, Aragua
Facilitadora
Aprendiz Magallanes Yanetsy Miguel Caseres INTER 32
Karina Milano
Maracay, 10-09-2012
INPORTANCIA DE LA OFICINA EN EL FUNCIONAMIENTO DE UNA EMPRESA La oficina propiamente dicha es un grupo organizado de personas dotadas de las cualidades necesarias para dirigir, controlar y coordinar ciertas actividades esenciales en el comercio; la oficina es el eje de un negocio El tamaño y la complejidad de una oficina varían de acuerdo con el volumen y la variedad de los negocios negocios de una empresa, es es decir, que su organización obedece a las necesidades del negocio que sirve; así, mientras un negocio grande necesita de complejas y extensas oficinas, un negocio pequeño requiere solamente las mínimas facilidades de una sencilla oficina. Por ejemplo, el personal que constituye la oficina de una pequeña probablemente consistirá del propietario- gerente, un contador, uno o más vendedores y una secretaria. El desarrollo de un negocio que progresa paulatinamente va transformando la oficina sencilla y compacta en una vasta organización, y ésta a su debido tiempo, se irá dividiendo en secciones independientes y autónomas para satisfacer efectivamente las necesidades de un negocio más grande. Para que exista una verdadera oficina. Debe estar constituida por: Un personal (secretarias, contabilistas, archivistas, etc.) como
recursos humanos, y por la existencia de muebles y equipos como recursos materiales. El mobiliario necesario para el funcionamiento de una oficina:
escritorios, sillas, archivadores, estantes, etc. Equipos: máquinas de escribir, fotocopiadoras, computadoras, calculadoras, teléfonos, multígrafos, etc. Además, materiales de oficina como papel, engrapadoras, sobres, sellos, lápices, bolígrafos, ganchos, etc.
PERSONAL QUE INTEGRA UNA OFICINA Si la empresa es grande, naturalmente estará compuesta por un personal numeroso. Toda compañía, por pequeña que sea, tiene un dirigente principal o gerente general. Cuando la empresa es grande está subdividida en departamentos, a cada uno de los cuales se asigna un jefe especial. De ellos se desprende la inmensa ramificación de empleados con diversas categorías de puestos: los técnicos en el negocio en que se especialice cada firma o cada departamento; el grupo de oficinistas, compuesto por contadores, secretarios o secretaria, archiveros mecanógrafos, etc.
GERENTE
DIRECTOR DE DICISIÓN
DIRECTOR DE DEPARTAMENTO
EMPLEADO OPERACIONAL
No todas las empresas tienen las mismas condiciones de trabajo ni ofrecen las mismas oportunidades de crecimiento profesional. VENTAJAS DEL TRABAJO TRABAJO DE OFICINA
El trabajo de oficina ofrece las siguientes ventajas a través del mundo del del comercio.
Abundancia de oportunidades de empleo.
Para tener una idea de estas perspectivas basta con observar y analizar la sección de avisos clasificados de un periódico y con toda seguridad se encontraran varias ofertas de empleos en oficina.
Variedad en las actividades.
Existe una inmensa variedad de actividades comerciales, entre las cuales es posible elegir el empleo deseado.
Ambiente agradable.
La mayoría de las oficinas modernas en locales amplios, limpios con iluminación y ventilación adecuada. No cabe la menor duda de que el ambiente agradable en una oficina, contribuye a hacer que el trabajo sea más placentero y estimulante y que las relaciones personales sean más gratas y satisfactorias.
Oportunidad de progresar.
La mayoría de las personas que hoy ocupan posiciones destacadas en el comercio han llegado a ella desde puestos de modesta categoría. Merecer un ascenso significa que se ha hecho un trabajo satisfactorio; Generalmente un ascenso también implica un reto mayor y un buen aumento de sueldo. Organización de una pequeña oficina
En una oficina pequeña, las tareas pueden ser realizadas por un personal muy limitado. Por ejemplo, el negocio de un pueblo puede tener cargos de propietario-gerente, oficinista de ventas, contaduría; cada uno con tareas especificas que hacer, pero también ayuda a atender clientes, etc.
PLAN DE OFICINA PEQUEÑA Deberes Principales:
Propietario Administracion
Propietario Compras Deberes secundarios Ayuda en ventas Contesta cartas
Oficinista de ventas
Oficinista de contabilidad
Oficinista taquigrafo
Ventas
Contabilidad
Servicio ADM
Mantiene registros del inventario Hace inventario Ayuda a otros
Mecanografía cartas y ordenes Contesta teléfonos Ayuda en los informes financieros
CARACTERISTICAS FISICAS INTELECTUALES DEL OFICINISTA Cualidades personales. Los directivos de las empresas procuran
llevar a cabo sus actividades en forma ordenada y sistemática. Las empresas establecen una meta de eficiencia, seleccionan empleados de oficina que tengan disposición al trabajo y al orden. Selección del vestuario. Estilo y comodidad son los factores más
importantes al elegir el vestuario. Su vestuario para la oficina debe lucir bien, debe ser fácil de cuidar y cómodo de usar, que le siente bien a su figura. Aseo personal. Para mantener una apariencia atractiva es
necesario observar un esmerado aseo personal. El oficinista debe comprender que no se pueden descuidar nunca las reglas básicas de la higiene. Algunas que deben observarse siempre son:
Darse por lo menos un baño o ducha diariamente Usar siempre desodorante Cepillarse los dientes por lo menos dos veces al día. Cuídese de mal aliento. Limpiarse y lavarse la cara por lo menos dos veces al día Barnizarse y protegerse las uñas con regularidad
Lavarse el cabello con regularidad y cepillado a menudo. Se debe lucir siempre peinado, pero sin exageraciones. Lo más indicado es un peinado sencillo, elegante y discreto. Existen las mejores reglas para el uso moderado de cosméticos, los cuales deben usarse con sencillez y naturalidad, evitando así el exagerado maquillaje.
Porte y postura. De las características más sobresalientes de un
artista o modelo se destacan su porte y postura. La gracia de sus movimientos y la sensación de bienestar bienestar que refleja. La forma de de caminar de una persona, sentarse, levantarse, y gesticular con las manos, los brazos y la cara, transmite ideas. En general, al caminar, sentarse o levantarse, la secretaria debe transmitir una sensación de bienestar y soltura. Se puede adquirir esa gracia y facilidad de movimiento presentando atención al modo de conducirse. Practica movimientos que reflejen gracia y elegancia. Toma conciencia de tus movimientos.
La voz y el uso del lenguaje . El tono de voz y la habilidad para usar el
lenguaje son detalles importantes en una oficinista. ofi cinista. Las cualidades de una buena voz que usted debe tratar de poseer:
Atenta. Da la impresión de que usted está despierto, alerta e
interesado que está llamando. p ersonalidad. Viva. Una voz expresiva que transmita su personalidad. Natural. Usa un vocabulario concreto y un tono de voz natural. Agradable. Una voz agradable resulta muy provechosa en la oficina comercial. Clara. La vocalización clara y audible es de mucha necesidad.
El oficialista debe utilizar un vocabulario que refleje el uso inteligente y preciso del lenguaje. Modales. Los modales en cierto modo al igual que la ropa, ropa, varían con
el tiempo. Sin embargo, en el mundo comercial existen ciertos códigos de conducta.
Cooperación: una oficina funciona
Iniciativa: A medida que el oficinista se
mejor cuando cada empleado trabaja y coopera con los demás miembros del equipo
adapta a su nuevo cargo, podrá preveer muchas tareas que deben ser ejecutadas sin esperar a que se le impartan instrucciones específicas.
un empleado responsable se caracteriza por la eficiencia y prontitud en el trabajo que se le asigna. Se le puede confiar un trabajo sin ser responsable y de confianza es, tal vez, una de las cualidades personales más importantes en el mundo del comercio.
Deseo de superación: el comercio
Puntualidad: La puntualidad en la
oficina es una de las cualidades que más se toman en cuenta para evaluar la responsabilidad del oficinista. Una vez fijado el horario, el funcionamiento cabal de la oficina depende del estricto cumplimiento de las horas de trabajo.
la oficina es un lugar de negocios y así se debe considerar. Dedicación al trabajo requiere decir que usted se ha dado cuenta de que su tiempo pertenece a la empresa que le está pagando para desempeñar un trabajo.
Creativo e ingenioso: el comercio
Limpieza y orden: el empleado de una
requiere oficinista que sean capaces de ofrecer nuevas ideas y sugerencias para mejorar la forma de desempeñar los trabajos.
oficina debe preocuparse por mantener su escritorio en orden. No debe olvidarse de que la impresión que el público se forme de quienes trabajan en ella.
Responsabilidad:
necesita gente joven y ambiciosa que pueda ayudarle a mantener su ritmo y satisfacer las exigencias del progreso.
Dedicación
y
buena
voluntad:
