T"(as A&"ntansi Manajemen
O$e 5 Utai No6inda 127.1)1.8.1911
Po(am St"di Ma(iste Manajemen '% Uni6esitas 19 A("st"s 1:') S"a+a;a
1.2. Konsep Utama Kaizen
onse$ utama kaizen yang harus di$ahami dan ditera$kan mencaku$ enam hal, yaitu: (1) Kaizen dan mana"emen, (*) 2roses 0ersus hasil, (3) iklus 2&C45&C4, (!) 6engutamakan kualitas, (7) Berbicara dengan data, dan () 2roses berikut adalah konsumen%
1.2.1. Kaizen dan Manajemen
&alam konteks kaizen, mana"emen memiliki dua fungsi utama: $emeliharaan dan $erbaikan% 2emeliharaan berkaitan untuk memelihara teknologi, sistem mana"erial, standar o$erasional yang ada, dan men"aga standar tersebut melalui $elatihan dan disi$lin% 2erbaikan da$at dibedakan sebagai kaizen dan ino0asi% Kaizen bersifat $erbaikan kecil yang berlangsung oleh u$aya berkesinambungan% Kaizen menekankan u$aya manusia, moral, komunikasi, $elatihan, ker"a sama, $emberdayaan dan disi$lin diri, yang meru$akan $endekatan $eningkatan berdasarkan akal sehat, berbiaya rendah% edangkan ino0asi meru$akan $erbaikan drastis sebagai hasil dari in0estasi sumber daya ber"umlah besar dalam teknologi dan $eralatan (di saat dana men"adi faktor kunci, ino0asi memang mahal)%
1.2.2. Poses !es"s #asi$
Kaizen menekankan $ola $ikir berorientasi $roses, karena $roses harus disem$urnakan agar hasil da$at meningkat% egagalan menca$ai hasil yang direncanakan meru$akan cermin dari kegagalan $roses% 6ana"emen harus menemukenali dan mem$erbaiki kesalahan $ada $roses tersebut% 8lemen yang $aling $enting dalam menera$kan kaizen adalah komitmen dan keterlibatan $enuh dari mana"emen $uncak% trategi kaizen harus didemonstrasikan secara terbuka, konsisten, dan langsung guna men"amin keberhasilan $roses kaizen%
1.2.%. Si&$"s PDCA dan SDCA
Langkah $ertama dari kaizen adalah menera$kan siklus 2&C4 ( plandocheck act ) sebagai sarana yang men"amin terlaksananya kesinambungan dari kaizen guna me#u"udkan kebi"akan untuk memelihara dan mem$erbaiki5meningkatkan sta ndar% encana ( plan) berkaitan dengan $eneta$an target untuk $erbaikan dan $erumusan rencana tindakan guna menca$ai target tersebut% Lakukan (do) berkaitan dengan $enera$an dari rencana tersebut% 2eriksa (check ) meru"uk $ada $eneta$an a$akah $enera$an tersebut berada $ada "alur yang benar sesuai rencana dan memantau kema"uan $erbaikan yang direncanakan% indak (act ) berkaitan dengan standarisasi $rosedur baru guna menghindari ter"adinya kembali masalah yang sama atau meneta$kan sasaran baru bagi $erbaikan berikutnya% iklus
2&C4 ber$utar secara berkesinambungan, segera setelah suatu $erbaikan dica$ai, keadaan $erbaikan tersebut da$at memberikan ins$irasi untuk $erbaikan selan"utnya% 2ada a#alnya, setia$ $roses ker"a baru belum cuku$ stabil% ebelum kita menger"akan siklus 2&C4 berikutnya, $roses tersebut harus distabilkan melalui siklus &C4 ( standardizedocheck act )%
1.2.'. Men("tama&an K"a$itas
u"uan utama dari kualitas, biaya, dan $enyerahan (;C&) adalah menem$atkan kualitas $ada $rioritas tertinggi% idak "adi soal bagaimana menariknya harga dan $enyerahan yang dita#arkan ke$ada konsumen, $erusahaan tidak akan mam$u bersaing "ika mutu $roduk dan $elayanannya tidak memadai% 2raktek mengutamakan kualitas membutuhkan komitmen mana"emen karena mana"er seringkali berhada$an dengan berbagai godaan untuk membuat kom$romi berkenaan dengan $ersyaratan $enyerahan atau $emotongan biaya%
1.2.). *e+i,aa den(an Data
Kaizen adalah $roses $emecahan masalah% 4gar suatu masalah da$at di$ahami secara benar dan di$ecahkan, masalah itu harus ditemukenali untuk kemudian data yang rele0an dikum$ulkan serta ditelaah% 6engum$ulkan data tentang keadaan saat ini membantu untuk memahami ke arah mana fokus harus diarahkan%
1.%. Pi$a-Pi$a Kaizen
&alam menera$kan kaizen di tem$at ker"a, semua orang di dalam $erusahaan harus beker"a sama dalam mematuhi tiga $ilar utama, yaitu: (1) 2emeliharaan tem$at ker"a, (*) 2engha$usan $emborosan, dan (3) tandardisasi%
1.%.1. Peme$iaaan Tempat Keja /)0
Lima langkah $emeliharaan tem$at ker"a dalam bahasa e$ang disebut sebagai 7 (!eiri, !eiton, !eiso, !eiketsu, dan !hitsuke)% &alam bahasa Indonesia lima langkah $emeliharaan tem$at ker"a ini disebut sebagai 7 (ingkas, a$i, esik, a#at, dan a"in)% 7 yang meru$akan lima langkah $enataan dan $emeliharaan tem$at ker"a dikembangkan melalui u$aya intensif dalam bidang manufaktur% 2erusahaan "asa layanan da$at melihat adanya konteks yang $aralel dalam rangkaian $roses -"alur $roduksi. mereka yang da$at berbentuk
$rosedur $emintaan $ro$osal, $enutu$an la$oran keuangan, a$likasi $olis asuransi, atau $emintaan "asa hukum dari klien% =raian rinci lima langkah 7 adalah sebagai berikut: 1% ingkas (!eiri) Langkah $ertama $emeliharaan tem$at ker"a adalah ringkas, berkaitan dengan kegiatan melakukan klasifikasi barang yang terda$at di tem$at ker"a / di$erlukan atau tidak di$erlukan / dan menyingkirkan yang tak di$erlukan dari tem$at ker"a% *% a$i (!eiton) etelah ringkas ditera$kan, semua barang yang tak di$erlukan telah disingkirkan dari tem$at ker"a% >ang tersisa tinggallah se"umlah minimum barang yang di$erlukan% ?amun barang barang yang di$erlukan ini, se$erti alat ker"a dan sebagainya, tak da$at digunakan sebagaimana mestinya "ika terletak "auh dari tem$at ker"a atau bahkan di tem$at yang sulit dicari%
ker"a (ringkas) dan menata kembali semua barang yang dibutuhkan di tem$at ker"a dengan tertib (ra$i)% emudian, lingkungan yang bersih dici$takan (resik) dan di$elihara sehingga ketidak#a"aran da$at mudah ditemukenali (ra#at)% arya#an harus mengikuti aturan yang dise$akati dan diteta$kan $ada tia$ langkah tersebut dan $ada saat mereka menca$ai langkah ra"in, mereka telah cuku$ terbekali dengan disi$lin $ribadi untuk mengikuti dan mematuhi berbagai aturan lain dalam $eker"aan mereka% 2ada langkah terakhir ini, mana"emen telah meneta$kan berbagai standar yang berlaku $ada langkahlangkah 7 sebelumnya serta memastikan bah#a karya#an mematuhi dan mengikuti standar tersebut%
1.%.2. Pen(ap"san Pem+oosan
egala macam kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah adalah $emborosan% @rang orang di tem$at ker"a hanya memiliki dua kemungkinan: a$akah ia memberikan nilai tambah atau tidak menghasilkan nilai tambah, yang berarti $emborosan%
*% 2emborosan $ada $ersediaan 2roduk "adi, barang setengah "adi, atau kom$onen dan $asokan barang terkonsumsi yang berstatus $ersediaan tidak memberikan nilai tambah% ebaliknya, semua itu menambah $os biaya o$erasi dengan bertambahnya kebutuhan tem$at, $eralatan, dan fasilitas% ingkat mutunya "ustru menurun dengan bertambahnya #aktu% egiatan kaizen men"adi keharusan yang #a"ib dilakukan "ika tingkat $ersediaan menurun sam$ai titik terendah, yaitu -aliran $roduksi satu unit.% ingkat $ersediaan yang rendah memberikan $etun"uk $enting dan terfokus bagi kita dalam merumuskan masalah yang harus ditangani% 3% 2emborosan $ada $enger"aan ulang karena gagal5cacat
% 2emborosan #aktu tunggu5$enundaan 2emborosan #aktu tunggu ter"adi bila tangan o$erator keda$atan menganggur atau saat o$erator menunda ker"a sebagai teknik mengatasi berbagai keadaan, se$erti "alur ker"a yang tidak seimbang, kom$onen yang belum tersedia, atau gangguan mesin% enis $emborosan ini mudah dikenali% ita da$at $ula mengamati o$erator "aga yang hanya berfungsi mengamati mesin yang sedang beker"a menghasilkan nilai tambah, ini "uga termasuk dalam $emborosan #aktu tunggu%
1.%.%. Standadisasi
6enurut kaizen, kema"uan yang diraih bukanlah hasil satu lom$atan besar ke de$an, teta$i diraih karena $erubahan kecil tan$a henti dalam beratusratus dan bahkan beriburibu detail yang berhubungan dengan menghasilkan $roduk atau $elayanan% 4sumsi yang
mendasari $erubahan dalam kaizen adalah bah#a kesem$urnaan itu sebenarnya tidak ada% 4rtinya tidak ada kema"uan, $roduk, hubungan, sistem, atau struktur yang bisa memenuhi ideal% &engan demikian, selalu sa"a ada ruang untuk $eningkatan dengan cara mem$ertahankan aktifitas yang memberi nilai tambah dan mengeliminasi akti0itas yang tidak memberi nilai tambah% ecara lebih sederhana, da$at dikatakan bah#a tidak ada $roduk yang sem$urna, yang sem$urna tidak $ernah bisa di#u"udkan% Kaizen selalu berusaha meningkatkan a$a yang $ernah dica$ainya, dan $asti selalu ada hari lain atau orang lain yang menemukan ruang untuk mengadakan $eningkatan%
6eru$akan cara yang terbaik, termudah, dan $aling aman dalam melaksanakan suatu tugas% tandar meru$akan kebi"aksanaan dan $engetahuan yang terkum$ul selama bertahuntahun dari $enguasaan karya#an dalam menger"akan tugasnya% tandar itu akan men"adi cara yang terbaik, $aling efisien, efektif, dan aman dalam melaksanakan tugas%
*% 6emberikan cara terbaik dalam melestarikan $engetahuan dan $enguasaan kemam$uan% 6elalui standar dan melembagakan $engetahuan yang dimiliki seorang karya#an yang
mengetahui cara terbaik melaksanakan tugas, maka $engetahuan tersebut da$at dilestarikan, tan$a harus tergantung $ada masuk dan keluarnya karya#an% 3%
ebagai cara untuk mengukur kiner"a% &engan standar yang resmi, mana"er da$at mengukur kiner"a $enugasan% an$a standar, tidak ada cara yang cuku$ adil ( fair ) dalam mengukur kiner"a%
!% 6enun"ukkan kaitan antara sebab dan akibat% an$a standar atau$un tidak memenuhi standar da$at memba#a $roses ke$ada ketidak#a"aran, 0ariabilitas, dan $emborosan% 7%
6en"adi dasar untuk memelihara dan mem$erbaiki $roses% 6enurut definisi, mematuhi standar berarti melaksanakan fungsi memelihara, sedang mengubahnya men"adi lebih baik adalah fungsi $erbaikan% an$a standar, kita tidak memiliki cara untuk mengetahui a$akah kita telah melakukan $erbaikan atau belum%
%
6emberikan arah sasaran tugas dan $etun"uk sasaran latihan% tandar da$at disebut sebagai sekum$ulan simbol 0isual yang menun"ukkan cara menger"akan tugas% @leh karena itu, standar harus da$at menyalurkan komunikasi secara sederhana dan mudah di$ahami%
+%
6eru$akan dasar untuk $elatihan% etelah standar diteta$kan, langkah berikutnya adalah melatih o$erator sam$ai tingkat di mana o$erator da$at melakukan tugasnya sesuai standar secara alamiah%
%
&asar untuk audit dan diagnosis% &i tem$at ker"a, standar ker"a umumnya di$eragakan, mem$erlihatkan langkahlangkah $enting, dan butir $eriksa ( check points) dari $eker"aan o$erator% tandar ini tentu sa"a berfungsi untuk mengingatkan o$erator% eta$i lebih $enting lagi, standar membantu mana"er dalam memantau a$akah $eker"aan tersebut ber"alan secara normal%
9%
tandar sebagai sarana untuk mencegah $engulangan kesalahan dan mem$erkecil 0ariabilitas% ika kita telah melakukan standardisasi, manfaat dari kaizen da$at dirasakan dengan hilangnya kesalahan yang tak muncul kembali% 2engendalian mutu adalah $engendalian terhada$ 0ariabilitas% ugas mana"emen adalah mengenali, merumuskan, dan meneta$kan butir kendali (control point ) $ada setia$ $roses dan memastikan bah#a butir kendali tersebut di$atuhi setia$ saat%
1.'. Quality Cost Delivery /3CD
&alam konteks kaien, mutu, biaya, dan $enyerahan ( quality$ cost$ delivery;C&) meru$akan as$ek bisnis yang $aling $enting dan saling terkait erat untuk di$erbaiki% ia sialah "ika kita membeli barang atau "asa layanan yang tidak memiliki mutu, meski$un murah
sekali% ebaliknya, siasia $ula mena#arkan $roduk atau "asa layanan yang bermutu baik dan berharga mena#an, teta$i tak da$at diserahkan memenuhi $ermintaan konsumen $ada saatnya dan dalam "umlah yang dibutuhkannya%
S"m+e 0efeensi 4
Barnes, ony% 199% Kaizen Strategies for Succesful Leadership % &iter"emahkan oleh 6artin id"okongko% Batam: Interaksara%
Imai, 6asaaki% 199% Kaizen5 The Key to Japan’s Competitive Success% &iter"emahkan oleh 6ariani Aandamihard"a% Cetakan keem$at% akarta: 2ustaka Binaman 2ressindo%
DDDDDD% 1999% Gema Kaizen ! a Commonsense" Lo#$Cost %pproach to &anagement % &iter"emahkan oleh ristianto ah"a% Cetakan kedua% akarta: 2ustaka Binaman 2ressindo%
6oritani, 6asanori% 19% Japanese Technology5 Getting The 'est for The Least % &iter"emahkan oleh <%% oesoemanto% >ogyakarta: Aad"ah 6ada =ni0ersity 2ress%
@sada, akashi% 199% The (S’s! )ive Keys to a Total Quality *nvironment % &iter"emahkan oleh 6ariani Aandamihard"a% Cetakan edua% akarta: 2ustaka Binaman 2ressindo%
ellington, 2atricia% 199% Kaizen Strategies for Customer Care% &iter"emahkan oleh 4leEander indoro% Batam: Interaksara%
2&C4 ber$utar secara berkesinambungan, segera setelah suatu $erbaikan dica$ai, keadaan $erbaikan tersebut da$at memberikan ins$irasi untuk $erbaikan selan"utnya% 2ada a#alnya, setia$ $roses ker"a baru belum cuku$ stabil% ebelum kita menger"akan siklus 2&C4 berikutnya, $roses tersebut harus distabilkan melalui siklus &C4 ( standardizedocheck act )%
1.2.'. Men("tama&an K"a$itas
u"uan utama dari kualitas, biaya, dan $enyerahan (;C&) adalah menem$atkan kualitas $ada $rioritas tertinggi% idak "adi soal bagaimana menariknya harga dan $enyerahan yang dita#arkan ke$ada konsumen, $erusahaan tidak akan mam$u bersaing "ika mutu $roduk dan $elayanannya tidak memadai% 2raktek mengutamakan kualitas membutuhkan komitmen mana"emen karena mana"er seringkali berhada$an dengan berbagai godaan untuk membuat kom$romi berkenaan dengan $ersyaratan $enyerahan atau $emotongan biaya%
1.2.). *e+i,aa den(an Data
Kaizen adalah $roses $emecahan masalah% 4gar suatu masalah da$at di$ahami secara benar dan di$ecahkan, masalah itu harus ditemukenali untuk kemudian data yang rele0an dikum$ulkan serta ditelaah% 6engum$ulkan data tentang keadaan saat ini membantu untuk memahami ke arah mana fokus harus diarahkan%
1.%. Pi$a-Pi$a Kaizen
&alam menera$kan kaizen di tem$at ker"a, semua orang di dalam $erusahaan harus beker"a sama dalam mematuhi tiga $ilar utama, yaitu: (1) 2emeliharaan tem$at ker"a, (*) 2engha$usan $emborosan, dan (3) tandardisasi%
1.%.1. Peme$iaaan Tempat Keja /)0
Lima langkah $emeliharaan tem$at ker"a dalam bahasa e$ang disebut sebagai 7 (!eiri, !eiton, !eiso, !eiketsu, dan !hitsuke)% &alam bahasa Indonesia lima langkah $emeliharaan tem$at ker"a ini disebut sebagai 7 (ingkas, a$i, esik, a#at, dan a"in)% 7 yang meru$akan lima langkah $enataan dan $emeliharaan tem$at ker"a dikembangkan melalui u$aya intensif dalam bidang manufaktur% 2erusahaan "asa layanan da$at melihat adanya konteks yang $aralel dalam rangkaian $roses -"alur $roduksi. mereka yang da$at berbentuk
