INDICE
I.
INTRODUCCION
II.
MARCO TEORICO
III.
DEFINICION
IV.
CARACTERISTICAS
V.
CONTENIDO 1. Antecedentes 2. Comentarios
Observaciones
De carácter financiero – contable.
De carácter administrativo.
De gestión.
3. Conclusiones. 4. Recomendaciones. VI.
ANEXOS
VII.
REDACCION DE LAS OBSERVACIONES
VIII.
CARACTERISTICAS CARACTERISTICAS Y ELEMENTOS DE LAS OBSERVACIONES Elementos o factores de las observaciones. Ejemplos de observaciones. observaciones.
IX.
CASO MODELO DE INFORME LARGO
X.
FUENTES CONSULTADAS
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I.
INTRODUCCION
Sin lugar a dudas, una de las fases más difíciles y determinantes en el trabajo de auditoría es la relativa a la elaboración del informe. Son muchos los factores que inciden en esta actividad y que el auditor debe tener en cuenta para concluir con su revisión, que un informe mal elaborado perjudicaría el mejor trabajo de auditoría; y recomendaciones positivas para la entidad auditada podrían no ser tomadas en cuenta, en menoscabo de la calidad profesional del auditor. En el contexto general del trabajo y actuación del contador – auditor; el Informe, constituye el final del proceso de una Auditoría, cuya preparación está regulada por las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAs) y Normas Internacionales de Auditoría (NIAs) relativas a la preparación del Informe y Legislación local de cada país vinculada a la normas internacionales. En este documento el profesional, muestra el resultado de todo el trabajo realizado desde la más elemental y básica originada en la primera visita realizada a la entidad sobre cuyos estados financieros ha orientado toda su competencia, preparación y experiencia profesional, con la única finalidad emitir una opinión en relación a la razonabilidad de la información que contienen los elementos que conforman aquellos; opinión que se logra y sustenta con una debida planificación y ejecución del proceso de la Auditoría; generalmente en el sector privado los auditores emiten Informe Corto o Dictamen, pero también se emite Informe Largo cuando así queda establecido en el contrato con el cliente, y cuando se trata especialmente de auditorías a entidades del Estado; en el contenido de trabajo que sigue, nos enfocaremos en el Informe Largo de Auditoría, que es uno de los varios tipos de informe que resulta de una auditoría
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II.
MARCO TEORICO
1. El marco teórico de la última fase del proceso de una Auditoría, está determinado por las NAGA, relativas a la PREPARACION DEL INFORME.
NAGA - Aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Norma de Información No.1 El informe deberá especificar si los estados financieros están presentados de acuerdo a los principios contables generalmente aceptados. [Bailey,
1998]
La primera norma relativa a la rendición de informes exige que el auditor indique en su informe su informe si los estados financieros fueron elaborados conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados PCGA. El término "principios de contabilidad" que se utiliza en la primera norma de información se entenderá que cubre no solamente los principios y las prácticas contables sino también los métodos de su aplicación en un momento particular. No existe una lista comprensiva de PCGA pues en la contabilidad son aceptados tanto principios escritos como orales. Esta norma requiere no de una aseveración del auditor, sino de su opinión, sobre si los estados financieros están presentados de acuerdo con tales principios; cuando se presenten limitaciones en el alcance del trabajo del auditor que lo imposibilita para formarse una opinión sobre la aplicación de los principios, se requiere la correspondiente salvedad en su informe. La alusión a la presentación de los estados financieros conforme a normas contables establecidas por Ley se deberá hacer en los casos del examen de entidades reguladas por las mismas, expresándose por ejemplo como: "principios y normas contables vigentes en Perú" u otra por el estilo.
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NAGA Consistencia Norma de Información No.2 El informe deberá identificar aquellas circunstancias en las cuales tales principios no se han observado uniformemente en el período actual con relación al período precedente. [Bailey, 1998]
El término "período corriente" o "período precedente", significa el año o período menor a un año, más reciente sobre el cual el auditor está emitiendo una opinión; es implícito en la norma que los principios, han debido ser aplicados con uniformidad durante cada período mismo. Como se indicó anteriormente, el término "principio de contabilidad" que se utiliza en estas normas se entiende que cubre no sólo los principios y las prácticas contables sino también los métodos de su aplicación. El objetivo de la norma sobre uniformidad es asegurar que la comparabilidad de
los
estados
financieros
entre
períodos
no
ha
sido
afectada
substancialmente por cambios en los principios contables empleados o en el método de su aplicación, o si la comparabilidad ha sido afectada substancialmente por tales cambios, requerir una indicación acerca de la naturaleza de los cambios y sus efectos sobre los estados financieros. La norma sobre uniformidad está dirigida a la comparabilidad entre los estados financieros que se presenten en forma comparativa, cuando la opinión del auditor cubre dos o más ejercicios, generalmente el auditor expresará: "aplicados uniformemente en el período " o "aplicados sobre una base uniforme".
Cuando ha habido un cambio en los principios contables empleados durante un año o años cubiertos por la opinión del auditor, y tal cambio tiene un efecto importante sobre la sobre la posición financiera o el resultado de operaciones, el auditor debe hacer referencia en su opinión a una nota o a los estados financieros que describa con claridad el cambio y su efecto o describir dentro de la opinión la naturaleza del cambio y su efecto. Cuando el cambio afecta la ganancia neta, debe indicarse cuantitativamente el
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efecto en la ganancia neta después de tomar en cuenta el impuesto a la renta correspondiente.
NAGA Revelación suficiente Norma de Información No.3 Las
revelaciones
informativas
en
los
estados
financieros
deben
considerarse razonablemente adecuadas a menos que se especifique de otro modo en el informe. [Bailey, 1998]
La tercera norma relativa a la información del auditor a diferencia de las nueve restantes es una norma de excepción, pues no es obligatoria su inclusión en el informe del auditor. Se hace referencia a ella solamente en el caso
de
que
los
estados
financieros
no
presenten
revelaciones
razonablemente adecuadas sobre hechos que tengan materialidad o importancia relativa a juicio del auditor.
NAGA Opinión Del Auditor Norma de Información No.4 El informe deberá expresar una opinión con respecto a los estados financieros tomados como un todo o una aseveración a los efectos de que no puede expresarse una opinión. Cuando no puede expresar una opinión total, deben declararse las razones de ello. En todos los casos que el nombre del contador es asociado con estados financieros, el informe debe contener una indicación clara de la naturaleza del trabajo del auditor, si lo hubo, y el grado de responsabilidad que el auditor asume. [Bailey, 1998]
Recordemos que el propósito principal de la auditoría a estados financieros es la de emitir una opinión sobre si éstos presentan o no razonablemente la situación financiera y resultados de operaciones, pero puede presentarse el caso de que a pesar de todos los esfuerzos realizados por el auditor, se ha visto imposibilitado de formarse una opinión, entonces se verá obligado a abstenerse de opinar.
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Por consiguiente el auditor tiene las siguientes alternativas de opinión para su dictamen:
Opinión limpia o sin salvedades.
Opinión con salvedades o calificada.
Opinión adversa o negativa.
Abstención de opinión.
2. Concordancias con las NIA - Normas Internacionales de Auditoría (ISA – International Estandards on Auditing) desarrolladas por la IFAC y el IASB.
NIA 700. El informe del auditor sobre los estados contables. La norma trata sobre la forma y contenido del informe del auditor sobre los estados contables auditados para lo cual debe revisar y evaluar las conclusiones derivadas de los elementos de juicio obtenidos que sustentan su opinión. La opinión debe ser escrita y referirse a los estados en su conjunto. La norma trata cada uno de los elementos básicos del informe: título adecuado; destinatario; párrafo de introducción que incluye la identificación de los estados auditados y de la responsabilidad de la dirección sobre su preparación; párrafo de alcance que describe la naturaleza de una auditoría y la referencia a las NIA aplicadas en la auditoría; párrafo de opinión que refiere a las normas contables vigentes; fecha del informe; dirección del auditor y firma del auditor. Respecto de la opinión, la norma establece que la opinión no es calificada cuando el auditor concluye en que los estados contables presentan razonablemente la información de acuerdo con las normas contables en vigor. En cambio, se considera que un informe es modificado cuando contiene una o más de las siguientes cuestiones: a) un párrafo de énfasis (utilizado básicamente en casos de incertidumbres incluidas las cuestiones de “empresa en marcha”) y que no modifica la opinión
principal; b) cuando contiene asuntos que afectan la opinión y que pueden resultar en una salvedad originada en una discrepancia en la aplicación de las normas contables vigentes que afectan ciertas 6
afirmaciones de los estados contables o en limitaciones al alcance, abstención de opinión (usualmente por limitaciones significativas al alcance), u opinión adversa (por discrepancias significativas que afectan a los estados contables en su conjunto). Los asuntos que provocan modificaciones al informe del auditor, deben ser adecuadamente explicados por éste y, en su caso, cuantificados sus efectos.
NIA 710 Comparativos La norma establece las responsabilidades del auditor cuando se presentan estados contables comparativos. En tal sentido expresa que el auditor debe determinar, sobre la base de elementos de juicio válidos y suficientes recopilados, si la información comparativa cumple en todos sus aspectos significativos con las normas contables vigentes. La norma trata de modo diferente las siguientes situaciones: Si las cifras de los estados contables del ejercicio anterior se incluyen como parte integrante de los estados del corriente año y, usualmente, no se presentan completas, el informe de auditoría sólo se refiere a los estados contables del corriente ejercicio del cual forman parte los datos comparativos. Si la información de períodos precedentes se incluye a efectos meramente comparativos en los estados contables corrientes, en ocasiones completos, pero sin formar parte integrante de ellos, el informe de auditoría se refiere a cada uno de los estados contables, pudiendo expresar opiniones diferentes para cada uno de ellos.
3. Fases de la Auditoría: Tres fases:
Planeamiento, donde se determina el alcance, naturaleza y oportunidad de la auditoría, es decir la estrategia, basada en los procedimientos a llevar a efecto, para el logro de los objetivos y alcance del examen subsecuente, basado en un conocimiento de las actividades básicas de la empresa, su organización y procedimientos de control; ésta fase de
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planeamiento, termina con la elaboración del Programa de Auditoría, donde queda establecido los procedimientos de auditoría que se van a aplicar.
Ejecución, en la cual el auditor, procede a la aplicación de lo establecido por el Programa de Auditoría, con el objetivo de obtener elementos de juicio que apoye la opinión sobre los estados financieros examinados; en otras palabras en esta fase, se obtiene la evidencia suficiente y relevante sobre las afirmaciones contenidas en los componentes de los estados financieros, esta evidencia, se obtiene mediante la aplicación de procedimientos de auditoría que no es otra cosa que conjuntos de técnicas de auditoría, cuyos resultados se plasman en los papeles de trabajo.
Elaboración del Informe, en esta fase, la opinión profesional del auditor es lo más importante, opinión emitida acerca de los estados financieros examinados en su conjunto. Existe varios tipos de informes de auditoría: Dictamen (Informe corto), Informe Largo y la Carta de Control Interno.
III.
DEFINICION El informe como producto final del trabajo del auditor es uno de los documentos más importantes de todo el proceso y por lo tanto su estilo de información y presentación revela la calidad profesional del auditor. El informe contiene el mensaje del auditor sobre lo que ha hecho y como lo ha realizado, así como los resultados obtenidos; sin embargo cabe señalar, que al hablar del informe de auditoría a estados financieros nos estamos refiriendo básicamente al dictamen, que contiene la opinión sobe la confiabilidad de los estados financieros; aunque en la práctica además se acostumbra a presentar otro informe complementario llamado carta de control interno y/o informe largo.
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INFORME LARGO. Este documento, constituye otro tipo de informe donde el auditor revela en forma más extensa o detallada los resultados de su trabajo de auditoría. En el sector privado los auditores emiten este tipo de informe cuando así queda establecido contractualmente con el cliente; sin embargo, para los casos de la auditoría gubernamental, generalmente se emite informe largo sobre los aspectos de auditoría operativa y de gestión, así como para el examen especial de la información presupuestal. Generalmente el informe largo se presenta separado del dictamen o informe corto. Esto permite que la información sea mejor utilizada por el cliente.
Cabe precisar que en el caso de auditoría gubernamental, esta es regulada por las Normas de Auditoría Gubernamental aprobadas por Resolución de Contraloría No 162-95-CG de fecha 22SET1995.
Por la importancia que tiene el informe, se requiere un adecuado control de calidad, respecto a sus cualidades y sustento de los hechos revelados. Por tal motivo, la profesión contable, ha emitido una serie de pronunciamientos y normas que tratan de regular su estructura y contenido, para garantizar una apropiada comunicación y establecer con claridad la responsabilidad que asume el auditor, frente al cliente y demás usuarios (estado, banca, acreedores, inversionistas, etc.). Al elaborar un informe de auditoría, el auditor debe tomar en cuenta dos aspectos esenciales: fondo y forma: El fondo lo constituyen los elementos, soportes y conclusiones que el auditor utiliza para elaborar el informe. La forma es el modo particular de expresar los elementos, soportes y conclusiones. Algunas cualidades indispensables en la redacción moderna son las siguientes:
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Claridad.- El informe del auditor debe ser claro, de modo que nada de lo expuesto provoque dudas ni malas interpretaciones en el lector, así como distinguir los hechos de las opiniones.
Precisión.- Cada parte del informe habrá de ser correctamente tratada. Las descripciones u observaciones que se presenten deben coincidir exactamente
con
los
hechos
registrados;
las
sugerencias
o
recomendaciones deberán ser objetivas, lógicas y, en su caso, es conveniente indicar los beneficios que se esperan de ellas.
Conciso.- Además de una cualidad que debe tener un auditor interno, es una exigencia en la elaboración del informe; la concisión es una forma de llegar más rápidamente a la comprensión del lector. Permite expresar los pensamientos con brevedad, sin palabras o concepto superfluos. La concisión ofrece las ventajas siguientes: menor tiempo de lectura y ahorro de esfuerzos de maquinado y copiado o reproducción.
Sencillez.- El informe de auditoría debe estar al alcance de la comprensión de cualquier persona, y solo se logra con la naturalidad propia de una conversación y con la corrección que caracteriza a un buen escrito. La sencillez de vocabulario permitirá que el informe de auditoría sea eficaz.
Imparcialidad.- El auditor emitirá una opinión imparcial, teniendo en consideración el interés de la variedad de usuarios del informe, evitando sesgar su opinión, que favorezca a un grupo determinado.
Cortesía.- El auditor, deberá elaborar el informe con el deb ido tacto, ya que es común que algún elemento de la entidad auditada resulte afectado, evitando en los posible generar conflictos o reacciones incómodas; sin perjuicio de su opinión imparcial, objetiva y veraz.
IV.
CARACTERISTICAS El informe largo tiene las siguientes características:
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1. No tiene una estructura estándar definida por la profesión del contador público. 2. Contiene comentarios, observaciones y recomendaciones de los diferentes aspectos cubiertos en la auditoría. Revela principalmente asuntos de importancia
sobre
desviaciones,
deficiencias,
irregularidades
y/o
transgresiones a normas, con sus respectivas recomendaciones para superarlas. 3. Sirve básicamente para uso interno de la alta dirección de la empresa y los niveles gerenciales o intermediarios para fines de adoptar medidas correctivas para la superación de las observaciones formuladas por el auditor.
V.
CONTENIDO Como se ha indicado anteriormente, el informe largo, no tiene una estructura uniforme aprobada por la profesión contable, como sí la tiene el dictamen, por lo que los auditores adoptan diferentes formas de estructura para trasmitir los resultados de su trabajo. Es precisamente, en este tipo de informe donde se debe poner mucho cuidado o esmero profesional para su redacción, teniendo siempre presente las cualidades de claridad, sencillez, concisión, imparcialidad, cortesía y precisión; a las que también es necesario sumar el orden en la presentación de los diferentes aspectos, así como la revelación de asuntos importantes. Los informes voluminosos, conteniendo comentarios innecesarios y sin trascendencia no son muy vistos por los ejecutivos, quienes los mandan al archivo o lo derivan a los niveles intermedios para su lectura, perdiendo importancia el contenido del mensaje.
En el sector público (Gubernamental).- En el Perú, a nivel de auditoría gubernamental regulada por Ley No.327785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, se ha establecido una
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estructura uniforme para el Informe Largo a través de la Norma de Auditoría Gubernamental No.4.40 “Contenido del Informe”, aprobada por Resolución de
Contraloría No.259-2000-CG, cuya obligatoriedad alcanza a los organismos que conforman el Sistema Nacional de Control, inclusive las sociedades de auditoría privadas cuando realizan una auditoría a entidades del Estado por designación de la Contraloría de la República. Dicha estructura es la siguiente:
I.
Introducción.- Comprenderá la información general concerniente a la acción de control y a la entidad examinada.
1. Origen del examen.- Estará referido a los antecedentes o razón que motivaron la realización de la acción de control, como plan anual de auditoría, denuncias; solicitud expresa del titular de la entidad, Contraloría General de la República y Congreso; debiendo hacer mención al documento y fecha de acreditación.
2. Naturaleza y Objetivos del examen .- En este rubro, se señala la naturaleza o tipo de acción de control practicada (auditoría financiera, de gestión o examen especial), así como los objetivos previstos de la misma; exponiéndose estos según el grado de importancia para la entidad, incluyendo las precisiones que correspondan respecto del nivel de cumplimiento alcanzado en cada uno.
3. Alcance del examen.- Se indicará claramente la cobertura y profundidad del trabajo realizado para el logro de los objetivos de la acción de control, precisando el período y áreas de la entidad examinadas. El ámbito geográfico donde se realizó el examen y dejando constancia que este se llevó de acuerdo con las normas de auditoría pertinentes (NAGU, NAGA y/o NIAs que correspondan). De ser pertinente, la comisión auditora, revelará aquí las limitaciones de información u otras relativas al alcance del examen que se hubieran presentado y afectado el proceso de la acción de control, así como las modificaciones efectuadas al enfoque o curso de la misma como consecuencia de dichas limitaciones.
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4. Antecedentes y base legal de la entidad.- Se hará referencia, en forma breve y concisa, a los aspectos de mayor relevancia que guarden vinculación directa con la acción de control realizada, sobre la misión, naturaleza legal, ubicación orgánica y funciones relacionadas de la entidad y/o área(s) examinada(s), así como las principales normas legales que sean de aplicación, con el objeto de situar y mostrar apropiadamente el ámbito técnico y jurídico que es materia de control; evitándose en tal sentido simples o tediosas transcripciones literales de textos y/o relaciones de actividades o disposiciones normativas.
5. Comunicación de hallazgos.- De acuerdo a la RC Nro.259-2000-CG de 07DIC2000, se deberá indicar haberse dado cumplimiento a la comunicación oportuna de los hallazgos efectuada al personal que labora o haya laborado en la entidad comprendido en ellos; asimismo, se señalará que se incluye un anexo en el Informe con la relación del personal al servicio de la entidad examinada; finalmente considerado en las observaciones contenidas en el mismo, consignándose en dicha nómina los nombres y apellidos, documento de identidad, cargo desempeñado, período de gestión, condición laboral y domicilio correspondiente con indicación de aquellos que estuvieron incursos en cada caso.
6. Memorándum de
Control Interno.- Se indicará que durante la
acción de control se ha emitido el Memorando de Control Interno, en el cual se informó al titular sobre la efectividad de los controles internos implantados en la entidad. Dicho documento así como el reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo se hayan adoptado, se deberá adjuntar como anexo al informe.
7. Otros aspectos de importancia .- Se consigna aquellos aspectos de importancia
que
no
constituyen
observación,
pero
están
relacionados con los objetivos del examen, pueden dar lugar a conclusiones y recomendaciones a juicio de la comisión de auditoría. Comprende tales como:
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Las dificultades o limitaciones de carácter excepcional en la que se desenvolvió la gestión realizada por los responsables de la entidad o área examinada.
El reconocimiento de logros significativos alcanzados durante la gestión examinada.
Las medidas correctivas por la propia administración, durante la ejecución de la acción de control; que hayan permitido superar hechos observables.
Asunto importantes que requieren de un trabajo adicional, siempre que no se encuentren directamente comprendidos en los objetivos de la acción de control.
Eventos posteriores a la ejecución del trabajo que hayan sido de conocimiento de la comisión de auditoría y que afecten o modifiquen el funcionamiento de la entidad o de las áreas examinadas.
II.
Observaciones.- En este punto se detallarán las observaciones que como consecuencia del trabajo de campo realizado y la aplicación de los procedimientos de control, hayan sido determinadas como tales, una vez concluido el proceso de evaluación y contrastación de los hallazgos comunicados con los correspondientes comentarios y/o aclaraciones formuladas por el personal comprendido en los mismos, así como la documentación y evidencia sustentatoria respectiva. Las observaciones se deberán referir a hechos o situaciones de carácter significativo y de interés para la entidad examinada, cuya naturaleza deficiente permita oportunidades de mejora y/o corrección, incluyendo sobre ellos información suficiente y competente relacionada con los resultados de la evaluación efectuada a la gestión de la entidad. Las observaciones para su mejor comprensión, se presentarán de manera ordenada, sistemática, lógica y numerada correlativamente, evitando
el
uso
de
calificativos
innecesarios
y
describiendo
apropiadamente sus elementos o atributos característicos. Con tal propósito, dicha presentación considerará en su desarrollo expositivo los aspectos esenciales siguientes: 14
1. Sumilla.- Título o encabezamiento que identifica el asunto materia de la observación.
2. Elementos de la observación .- Son los atributos propios de toda observación, los cuales deben ser desarrollados objetiva y consistentemente, teniendo en consideración lo siguiente:
Condición.- Es el hecho o situación deficiente detectada, cuyo nivel o curso de desviación debe ser evidenciado.
Criterio.- Es la norma, disposición o parámetro de medición aplicable al hecho o situación observada.
Efecto.- Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa, ocasionada por el hecho o situación observada, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la entidad que adopte las medidas correctivas.
Causa.- Es la razón o motivo que dio lugar al hecho o situación observada, cuya identificación requiere la habilidad y juicio profesional de la comisión de auditoría y es necesaria para la formulación de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición.
3. Comentarios y/o aclaraciones del personal comprendido en las observaciones.- Son las respuestas brindadas a la comunicación de los hallazgos respectivos, por el personal comprendido finalmente en la observación, las mismas que en lo esencial y sucintamente deben ser expuestas con la propiedad debida; indicándose, en su caso, si se acompañó documentación sustentatoria pertinente. De no haberse dado respuesta a la comunicación de hallazgos o de haber sido extemporánea, se refenciará tal circunstancia.
4. Evaluación de los comentarios y/o aclaraciones presentados .- Es el resultado del análisis realizado por la comisión de auditoría sobre los comentarios y/o aclaraciones y documentación presentada por el personal comprendido en la observación, debiendo sustentarse los argumentos invocados y consignarse la opinión resultante de dicha evaluación. La opinión incluirá, al término del desarrollo de cada observación, la determinación de responsabilidades administrativas
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a que hubiera lugar, de haber mérito para ello. En caso de considerarse la existencia de indicios razonables de la comisión de delito o de perjuicio económico, se dejará constancia expresa que tal aspecto es tratado en el Informe Especial correspondiente.
III.
Conclusiones.- En este rubro la comisión de auditoría deberá expresar las conclusiones del informe de la acción de control, entendiéndose como tales los juicios de carácter profesional, basados en las observaciones establecidas, que se formulan como consecuencia del examen practicado a la entidad auditada. Al final de cada conclusión se identificará el número de la observación correspondiente a cuyos hechos se refiere. La comisión de auditoría en casos debidamente justificados, podrá también
formular
conclusiones
cobre
aspectos
distintos
a
las
observaciones, verificados en el curso de la acción de control, siempre que estos hayan sido expuestos en el informe.
IV.
Recomendaciones.- Las recomendaciones constituyen las medidas específicas y posibles que, con el propósito de mostrar los beneficios que reportará la acción de control, se sugieren a la administración de la entidad para promover la superación de las causas y las deficiencias evidenciadas durante el examen. Están dirigidas al titular o en su caso a los funcionarios, que tengan competencia ara disponer su aplicación. Las recomendaciones se formularán con orientación constructiva para propiciar el mejoramiento de la gestión de la entidad y el desempeño de los funcionarios y servidores públicos a su servicio, con énfasis en contribuir al logro de los objetivos institucionales dentro de parámetros de economía, eficiencia y eficacia; aplicando criterios de oportunidad de acuerdo a la naturaleza de las observaciones y de costo proporcional a los beneficios esperados. Para efecto de su presentación, las recomendaciones se realizarán siguiendo el orden jerárquico de los funcionarios responsables a quienes va dirigida, referenciándolas en su caso a las conclusiones o aspectos distintos a estas, que la han originado.
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También se incluirá como recomendación, cuando existiera mérito de acuerdo a los hechos revelados en las observaciones, el procesamiento de las responsabilidades administrativas que se hubiesen determinado en el Informe y que no obre en la entidad examinada.
V.
Anexos.- A fin de lograr el máximo de concisión y claridad en el Informe, solo se incluirá como Anexos, además de los expresamente considerados en la presente norma, aquella documentación indispensable que contenga información complementaria o ampliatoria de los datos contenidos en el Informe y que no obre en la entidad examinada.
VI.
Firma.- El Informe una vez efectuado el control de calidad correspondiente previo a su aprobación, deberá ser firmado por el Jefe de la Comisión, el Supervisor y el nivel competente de la CGR. En el caso de los Organos de Auditoría Interna del Sistema Nacional de Control, por el Jefe de Comisión, el Supervisor y el Jefe del respectivo órgano. Los Informes emitidos por las Sociedades de Auditoría, serán suscritos por el socio participante y el auditor responsable de la auditoría.
En el sector privado.- En lo que respecta a las empresas del sector privado, los auditores adoptan la estructura que mejor les parece, cuidando siempre su redacción y presentación. A continuación, se presenta una estructura de informe largo que podría servir para las entidades del sector privado, la misma que consta de los capítulos de antecedentes, comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Contenido del Informe Largo.
1. Antecedentes. El auditor puede considerar en esta primera parte:
Motivo del examen (Contrato: fecha y contratantes)
Resumen de la historia de la empresa examinada.
Creación o constitución o su base legal.
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Fecha de inicio de operaciones.
Objetivos o actividades que realiza, dirección y sede actual (casa matriz y sucursales, plantas y su distribución a nivel nacional o internacional).
2. Comentarios Esta sección constituye la parte central del informe donde se revela los resultados de la auditoría. El auditor describe en forma narrativa y siguiendo u orden lógico los aspectos importantes de los resultados del examen. Debiendo
revelar
principalmente
las
observaciones
desviaciones y anormalidades) detectadas y en algunos
(deficiencias, casos los
comentarios de aspectos importantes que merezca resaltar, diferenciando los hechos de sus opiniones. Cuando se trate de observaciones, cada una deberá comenzar con un título, en seguida la descripción narrativa de la observación (situación), luego el criterio o normas legales y/o principios contables o administrativos contravenidos, los efectos potenciales (cuantitativos y cualitativos) que produce y las causas principales de su ocurrencia; si se tratara de revelar irregularidades, se debe describir con precisión y claridad la modalidad, período o fechas, importes, personas involucradas directa e indirectamente, las normas legales transgredidas o en que se encuentran incursos, procedimientos incumplidos, etc.; pero siempre diferenciando la revelación de los hechos, de las opiniones o criterio. En la descripción de las observaciones y comentarios podrá incluir anexos, los cuales se adjuntarán al final del informe, pero serán mencionados en el contenido de la narración en este capítulo. Durante el desarrollo de esta parte del informe deberá presentar los diferentes asuntos en forma ordenada, pudiendo comprender entre otros aspectos, comentarios y observaciones:
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Observaciones
De carácter financiero – contable. -
Relacionadas con cuentas y rubros de los estados financieros, debiendo seguir una secuencia lógica, tal como se presentan en aquellos (Ejemplo: Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar, etc.)
-
En el caso de observaciones contenidas como salvedades en el dictamen, el auditor debe detallar con claridad y precisión los elementos de la observación.
-
Observaciones sobre deficiencias de control interno financiero – contable.
-
Observaciones sobre la funcionabilidad del sistema contable.
-
Comentarios y observaciones sobre la aplicación de normas tributarias, etc.
De carácter administrativo. -
Observaciones sobre la organización de la empresa (estructura orgánica inadecuada, inexistencia de manuales de organización y funciones).
-
Observaciones sobre problemas de funcionabilidad de sistemas claves.
-
Observaciones sobre ausencia de normas y procedimientos internos sobre actividades básicas.
-
Observaciones importantes sobre el sistema de información.
-
Observaciones sobre recursos humanos y/o equipamiento insuficientes.
De gestión. -
Observaciones sobre inexistencia de planes y programas.
-
Observaciones sobre restricciones o problemas importantes en el logro de los objetivos y metas.
-
Comentarios y observaciones sobre la gestión financiera.
-
Comentarios sobre inadecuados lineamientos de política y estrategia que merezcan ser mencionados.
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3. Conclusiones. Las conclusiones son los juicios que emite el auditor en base a los comentarios y observaciones. Estas deben presentarse en forma ordenada en función de su naturaleza, pero conservando un orden de importancia. Su redacción debe ser clara, concisa y precisa, referenciando la página donde está ubicada la observación y/o comentarios.
4. Recomendaciones. Las recomendaciones constituyen las sugerencias prácticas y factibles que plantea el auditor para superar las observaciones reveladas. Toda recomendación debe ser enfocada básicamente sobre las causas principales de las deficiencias, con la finalidad de eliminar su efecto negativo y por consiguiente la observación debe desaparecer; caso contrario, las deficiencias subsistirán; y todo el esfuerzo y trabajo desplegado por el auditor será estéril en lo que respecta a lograr una gestión más eficaz, eficiente y económica. Las recomendaciones, serán presentadas siguiendo el orden en referencia a las conclusiones, con las cuales están directamente vinculadas.
VI.
ANEXOS El auditor podrá, de ser necesario adjuntar anexos al informe. Estos aparecerán al final o sea después de las recomendaciones y estarán debidamente referenciados para facilitar su uso y comprensión. Los anexos pueden estar constituidos por relaciones, cuadros, gráficos, fotocopias de documentos, relacionados con los bienes o instalaciones, opiniones o informes técnicos, declaraciones, etc.; muchas veces la presentación de un anexo, con un buen comentario en la observación, permite
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mayor objetividad y simplifica la comprensión del contenido del informe. Sin embargo, el auditor solo utilizará los anexos en caso de ser necesarios.
VII.
REDACCION DE LAS OBSERVACIONES. En cuanto a la redacción de las observaciones contenidas en el Informe Largo, es importante hacer las siguientes sugerencias: 1. Poner nombre o título a cada observación y usar subtítulos si fuera conveniente dentro de la exposición. 2. Exponer las observaciones con objetividad, incluyendo toda la información significativa y pertinente. 3. Asegurar que la opinión está respaldada por la evidencia suficiente, constituida por los papeles de trabajo. 4. No referirse a hechos, de oídas o rumores, que no tengan mayor sustento documentado. 5. La redacción debe ser en forma impersonal y constructiva, evitando expresiones subjetivas desagradables. 6. Poner de manifiesto la necesidad de mejoras futuras. Tener siempre presente, que el informe del auditor pone en evidencia su calidad y competencia profesional y que constituye finalmente el producto que se pone a disposición del usuario.
VIII.
CARACTERISTICAS Y ELEMENTOS DE LAS OBSERVACIONES En este capítulo estudiaremos las observaciones indicadas por el auditor, contenidas en la sección Comentarios del informe. Primeramente diremos que se denomina observación a una deficiencia, error, anormalidad detectada por el auditor como resultado de su examen, las cuales obran en forma ordenada y debidamente sustentadas por las evidencias y papeles de trabajo resultantes.
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Es conveniente que, en la redacción de cada una de las observaciones, se tenga en consideración ciertos elementos o factores que sirven para encuadrar apropiadamente su elaboración. Algunas observaciones son cuantificables y otras no. Los elementos o factores de una observación son las siguientes: 1. SITUACION O CONDICION (Lo que es). Es la narración clara y precisa que explica el problema, tal como lo ha encontrado el auditor. Ejemplo 1:
Se observa que por el período examinado, se ha omitido el registro de la adquisición de bienes de activos fijos por la suma de S/.150,000.00
Ejemplo 2:
Se observa que la entidad no tiene un manual de operaciones y funciones, que enmarquen las actividades del área de ventas.
Para poder identificar una situación específica o condición, el auditor puede hacerse las siguientes preguntas: ¿Cuál es el problema o situación? ¿Qué es lo que se encuentra equivocado o está en un error? ¿Qué es lo que está deficiente? 2. CRITERIO (Lo que debe ser) Está referido a la norma apropiada, el patrón de medida o criterio técnico, contra el cual se mide o compara la situación encontrada durante el examen. Ejemplo:
NIIFs.
PCGA.
Elementos y principios de CI
Normativa legal (Leyes, Reglamentos, etc.)
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Manuales, directivas, memorándums, etc, internos de la entidad.
Auditorías anteriores (recurrentes).
Opinión de consultores expertos.
Experiencia del auditor.
3. CAUSA (El porqué sucedió, y/o quién o qué lo originó). La causa viene a ser el origen de las observaciones, es decir el motivo, razón del hecho materia de la observación. Es importante e imprescindible, identificar la causa de la desviación o deficiencia, a efecto de que se pueda formular las recomendaciones para eliminar aquella y superarla; atacando la causa del problema se elimina su efecto negativo y por consiguiente la deficiencia u observación. Ejemplo:
Negligencia o descuido.
Supervisión inadecuada.
Insuficientes RRHH, materiales y financieros.
Control deficiente.
Inobservancia de los PCGA.
Inobservancia de los MOF.
Inobservancia de las normas de CI.
4. EFECTO (Diferencia entre: LO QUE ES y lo QUE DEBE SER) El efecto es el resultado de comparar la situación contra el criterio; es decir medir de alguna forma la consecuencia desfavorable de la situación. Este punto es de gran importancia, ya que se trata de presentar el efecto en términos que sean lo más comprensibles y monetariamente. Ejemplo:
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de ser posible cuantificado
Disminución o incremento incorrecto de cuentas del activo, pasivo, patrimonio, resultados (con efectos en la situación financiera, resultados y flujos de efectivo).
Dinero gastado indebidamente.
Pérdida importante de fondos.
Uso antieconómico de los RRHH y materiales.
Falta de transparencia en las operaciones.
EJEMPLO DE OBSERVACIONES. Ejemplo 1. Observación cuantificable. a. SITUACION O CONDICION La empresa ha omitido registrar al 31 de Diciembre del 2004, depreciaciones por un monto de S/.30,000.00, correspondiente a los muebles y enseres asignados a la Gerencia de Ventas.
b. CRITERIO Inobservancia de los PCGA.
c. CAUSA Falta de registros auxiliares adecuados para el control integral de los bienes del activo fijo, así como la insuficiente supervisión por parte del Dpto. de Contabilidad.
d. EFECTO La omisión en la contabilización de las depreciaciones, produce como efecto que la Cuenta Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se muestre incrementada en S/.30,000.00, por consiguiente, los gastos de ejercicio económico al 31-122004, disminuidos en dicho monto; una utilidad mayor en consecuencia un mayor impuesto a la renta.
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Ejemplo 2. Observación no cuantificable. a. SITUACION O CONDICION La empresa no cuenta con una adecuada política laboral.
b. CRITERIO El establecimiento de esta política es fundamental, ya que enmarca todo el proceso de administración vinculado con el tratamiento de los recursos humanos (reclutamiento, selección, evaluación de desempeño, incentivos, obligaciones, etc.), que permita optimizar el rendimiento.
c. CAUSA Se debe a que la Oficina de Relaciones Industriales no ha previsto implementar una política laboral integral.
d. EFECTO
IX.
Carencia de personal técnico para las actividades productivas.
Bajo rendimiento del personal.
Descontento del personal.
CASO MODELO DE INFORME LARGO INFORME DEL PROCESO DE AUDITORIA EFECTUADO A CTAR PUNO EJERCICIO ECONOMICO 2001.
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X.
FUENTES CONSULTADAS. 1. Auditoría Enfoque Moderno – Edición 2010 – CPC Pedro Yarasca Ramos. 2. Monografías.com 3. Biblioteca Virtual de la UNMSM – Tésis “Enfoque Integral de Auditoría de Gestión Presupuestaria al Sector Público” Elmer Zanabria Huisa.
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