REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO UNIVERSITARIO PEDAGÓGICO “MONSEÑOR RAFAEL ARIAS BLANCO" CÁTEDRA: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Autores: Kalixsa Berecz Ligia Molina José Martínez Cindia Rangel Marina Saravia Profesor: Yarson Albornoz
Caracas, junio de 2012
INTRODUCCIÓN El tema general del presente trabajo es la Inducción y Capacitación del Personal en una organización y la incidencia que ello representa en los beneficios que la misma esté en capacidad de obtener, por lo que se darán a conocer algunos aspectos de interés. La Inducción y Capacitación de Personal es un área de estudios relativamente reciente, así como perfectamente aplicable a cualquier tipo o tamaño de organización. En el desarrollo de la presente investigación se abordará primeramente los conceptos de inducción, capacitación y personal de manera aislada, para luego ser emprendidos los de inducción y capacitación del personal. Más adelante se analizarán los objetivos y programas que persigue la Inducción para finalizar con los pasos a seguir en la capacitación del personal y la manera de emprender el entrenamiento necesario para tal fin.
INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL Dentro del proceso de desarrollo de las personas en el ámbito laboral se incluyen la inducción y capacitación, mismas que deben marcar el inicio de una relación exitosa tanto en el ámbito trabajador empleador como en el ámbito de la productividad y competitividad. Antes de entrar en el tema de inducción y capacitación de personal es necesario definir ambos términos individualmente, como se indica: Inducción: según el Diccionario de la lengua española (2005) inducción significa Incitación o instigación a hacer algo. Otra definición es la que se relaciona con el método de raciocinio que consiste en alcanzar un principio que se deriva lógicamente de unos datos o hechos particulares. Capacitación: la capacitación es un proceso continuo de enseñanzaaprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna o externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la institución. Personal: Del latín personālis, personal es un adjetivo que hace referencia a lo perteneciente o relativo a la persona. El término suele utilizarse para nombrar a lo propio o particular de ella. En concordancia con lo anterior Inducción de Personal podría definirse como incitar o guiar a las personas hacia algo, que dentro del campo administrativo se refiere a proporcionar información y explicación amplia sobre la historia de la organización, sus objetivos, horarios, días de pago, etc. Tiene como propósito facilitar el ajuste del nuevo empleado a la
organización tanto formal como informalmente. De una manera formal: la organización desea que el empleado se vuelva productivo con la mayor rapidez posible por eso el empleado necesita saber específicamente lo que significa el puesto; de una manera informal: el empleado es recibido de una manera amistosa con sus compañeros y es introducido al grupo. Siguiendo el mismo orden de ideas la Capacitación de Personal se refiere a los métodos que se usan para proporcionar a los empleados nuevos y actuales las habilidades que requieren para desempeñar su trabajo y alcanzar los objetivos de la empresa. La capacitación generalmente es delegada al jefe superior e inmediato de la persona que ocupa un puesto, esta se puede aplicar a todos los niveles o divisiones de la empresa. La capacitación del personal no es un gasto sino una inversión que produce a la organización un rendimiento que vale la pena y debe ser un proceso continuo en la empresa, esto crea un mejor entorno de calidad para trabajar. Cabe destacar que la capacitación tiene como objetivos preparar a las personas para la realización inmediata de diversas tareas del puesto. Brindar oportunidades para el desarrollo personal y continuo de la persona y no sólo en su puesto actual. Cambiar la actitud de las personas para crear un clima más satisfactorio y aumenta la motivación. En resumen la Inducción de personal se diferencia de la Capacitación de personal, porque es la orientación que se da a los trabajadores de reciente ingreso, en cambio la capacitación es el proceso de adquirir conocimientos técnicos, teóricos y prácticos que mejoran el desempeño de un empleado existente en sus tareas laborales. Ambos son de gran importancia pero tienen objetivos diferentes. El objetivo de la inducción, es ayudar al trabajador de nuevo ingreso a adaptarse a la Empresa.
Generalmente orienta al trabajador dándole
información de la Empresa como la misión, visión, valores, historia, estructura organizacional, disciplina interna, etc. Igualmente le da información del cargo y funciones a desempeñar. Existen diferentes tipos de Programas de Inducción, los hay formales o informales y varían entre si por la profundidad de la orientación a impartir. La Capacitación por otro lado, es un procedimiento fundamental para la productividad de la Empresa, es la respuesta a la necesidad que tienen las Empresas de contar con personal calificado y productivo. La Capacitación contribuye con el desarrollo personal y profesional de los individuos.
Objetivos de los programas de inducción Mondy (1997) explica que posteriormente, a todo el proceso de reclutamiento, selección y contratación de un individuo, la empresa espera que éste pronto empiece a producir. Sin embargo, salvo que sea integrado rápida y adecuadamente en su ambiente de trabajo (en ocasiones difícil de lograr), puede retrasarse gravemente la aplicación completa de su capacidad de producción, si antes no se le proporciona una orientación y ubicación dentro de la empresa, y ante su propio trabajo. En muchas empresas, a este aspecto no se le ha dado la importancia que requiere, y se han pasado por alto los problemas que ocasiona, creándose un elevado índice de rotación entre los trabajadores de diversos niveles. Mondy (1997) también sugiere que los primeros días en el trabajo de cualquier persona son críticos, y por lo tanto, es importante prever esta situación, teniendo un programa de inducción debidamente planeado y organizado, con el fin de ayudar al nuevo trabajador a que se adapte y ubique ante su nuevo empleo. Casi todos los trabajadores de reciente ingreso tienen dudas sobre sus posibilidades de éxito. Se sienten fuera de su elemento, entre caras desconocidas, en un ambiente extraño, enfrentándose
a situaciones inusitadas; las primeras impresiones tienden a ser duraderas y quedan gravadas en el nuevo empleado. Cuando no se presenta, introduce e integra debidamente al trabajador ante su nueva situación, se puede destruir sus ambiciones y sus impulsos creativos. Puede convertirse en un trabajador mediocre, que se satisface con la tarea mínima que se le encomienda. Con facilidad pierdo todo interés, y a la postre se separa de la empresa. Generalmente se observa la relación entre la rotación de los trabajadores con la buena o mala inducción que recibieron. Rul-lán (1992) señala los objetivos que se plantea un programa de inducción: •
Configurar y establecer las relaciones que mantendrá el nuevo trabajador con la empresa.
•
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Ayudarle a que se ajuste a su nuevo ambiente. Informarle a las políticas, reglamentos, prestaciones y beneficios de la empresa.
•
Crear una actitud favorable hacia la empresa y sus objetivos.
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Reducir la rotación, debido a que los estudios que sobre el particular se han realizado, demuestran que llega a su punto máximo en los primeros meses de empleo.
•
Ahorrarle tiempo y esfuerzo al trabajador y a la empresa, debido a que si éste no está informado, constantemente estará formulando preguntas a sus compañeros que lo desean.
En relación con lo anterior Chiavenato (2000) ahonda sobre el contenido y técnica de los programas de inducción:
•
El
contenido
de
cada
programa
de
inducción
dependerá,
primordialmente, de los objetivos propios de la empresa. •
El tamaño y tipo de la empresa son determinantes en el proceso.
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No existe programa general, sino que debe ser desarrolladora a la medida de la empresa.
•
Al delinear el programa, es necesario buscar el equilibrio entre costobeneficio.
Aspectos básicos del programa de inducción 1. Palabras de bienvenida 2. Historial de la empresa 3. Políticas de la empresa 4. Productos o servicios de la empresa 5. Organización y funciones de la empresa 6. Políticas de personal 7. Reglamento interior de trabajo 8. Servicios y prestaciones para los trabajadores 9. Políticas de higiene y seguridad 10. Orientación hacia el trabajo, deberes y normas 11. Planes de capacitación
Pasos para el proceso de Capacitación Pulido (2009) señala que con frecuencia el resultado de los esfuerzos de la planeación del Talento Humano
constituye programas especiales de
capacitación de personal. Esta forma alternativa de acción reconoce que las futuras necesidades organizacionales del recurso humano se pueden satisfacer, por lo menos parcialmente, por medio de la capacitación actual de los empleados en las aptitudes necesarias para efectuar trabajos que se utilizarán más adelante.
A menudo este proceso se describe mejor como reentrenamiento, en vez de esfuerzo de capacitación, ya que se van a enseñar nuevas aptitudes a los trabajadores actuales que poseen aptitudes y experiencia en áreas que no tendrán demanda en el futuro. El propósito de los programas de capacitación y reentrenamiento de los empleados es obtener las futuras aptitudes necesarias de los actuales miembros de la fuerza de trabajo de la organización. Pasos para el proceso de la capacitación que recoge Pulido (2009) en su blog:
1. Análisis de las necesidades: Se identifican las habilidades específicas para el desempeño del trabajo que se necesitan para mejorar la productividad. Se debe asegurar de que el programa que se va a utilizar en la capacitación es el adecuado.
2. Diseño de la instrucción: Se debe asegurar de que los materiales a utilizar sean claros y estén enfocados al objetivo de la capacitación. Se deben manejar con cuidado todos los implementos de la capacitación.
3. Validación: Introducir y validar la capacitación ante un público. Basar las revisiones finales en resultados piloto para asegurar la eficacia del programa.
4. Aplicación: Se debe reforzar el éxito mediante un taller de capacitación al instructor que presente conocimientos y habilidades adicionales a la capacitación.
5. Evaluación y seguimiento: se debe evaluar el éxito del programa de acuerdo con la reacción inmediata de los empleados ante la capacitación. Se deben usar recursos para la retroalimentación y así medir lo que se ha aprendido. En este sentido se debe tener en cuenta el desempeño de las
personas en entrenamiento para medir cómo estas aplican las habilidades y los conocimientos nuevos en su trabajo. Así como determinar el grado de mejoría en el desempeño laboral y evaluar el mantenimiento necesario. Por todos es bien sabido que, el activo más valioso que posee una empresa es su Talento Humano, y el capital más importante que se adquiere y paga es la inteligencia, capacidad y esfuerzo de trabajos humanos. Es por ello que el costo verdadero de todas las empresas, es el costo de conservar este elemento humano. (Alles, 2006) En función de lo anterior se considera que esto lleva a justificar
la
importancia que tienen para las empresas los recursos humanos con que cuentan.
Entrenamiento y Desarrollo de personal El entrenamiento es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos. El entrenamiento implica la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organización, de la tareas y del ambiente y desarrollo de habilidades. Chiavenato (1999). Alles (2006) hace referencia a tres pilares en la Gestión de competencias: selección, desempeño y desarrollo, es de este último que se analizará en adelante, atendiendo que el desarrollo profesional en las organizaciones se logra a partir del entrenamiento que las personas tengan a lo largo de su trayectoria empresarial.
Ciclo de entrenamiento El entrenamiento es el acto intencional de proporcionas los medios para posibilitar el aprendizaje. El entrenamiento debe tratar de orientar tales
experiencias de aprendizaje hacia lo positivo y benéfico y complementarlas y reforzarlas con actividades planeadas para que los individuos en todos los niveles de la empresa puedan adquirir conocimientos con mayor rapidez y desarrollar aquellas actitudes y habilidades que los beneficiaran a si mismos y a su empresa. El proceso de entrenamiento se parece a un modelo de sistema abierto cuyos componentes son: . Entradas (o sea inputs) . Procesamiento u operación . Salidas (o sea los outputs) , Retroalimentación (o sea el feedback) En términos amplios el entrenamiento implica un proceso compuesto de cuatro etapas a saber: 1. Inventario de necesidades de entrenamiento (diagnostico) 2. Programación del entrenamiento para atender las necesidades. 3. Implementación y ejecución. 4. Evaluación de resultados
Inventario de necesidades de entrenamiento La primera etapa del entrenamiento; corresponde al diagnostico preliminar de lo que debe hacerse. El inventario de necesidades puede efectuarse en tres niveles de análisis: 1. Análisis de la organización total: sistema organizacional 2. Análisis de los recursos humanos: sistema de entrenamiento 3. Análisis de las operaciones y tareas: sistema de adquisición de habilidades.
Planeación del entrenamiento Una vez que se han inventariado y determinado las necesidades de entrenamiento se procede a la programación del mismo en forma
sistematizada y fundamentada. Partiendo desde cual es la necesidad hasta llegar a quien va a impartir el entrenamiento. El inventario de necesidades de entrenamiento debe suministrar la siguiente información para diseñar el programa de entrenamiento. ¿Qué debe enseñarse? ¿Quién debe aprender? ¿Cuándo debe enseñarse? ¿Dónde debe enseñarse? ¿Cómo debe enseñarse? ¿Quién debe enseñar?
Planeación del entrenamiento El programa de entrenamiento exige una planeación que incluya aspectos tales como: •
Enfoque de una necesidad específica
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Objetivo de entrenamiento
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División del trabajo por desarrollar
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Determinación del contenido
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Elección de los métodos de entrenamiento
•
Definición de los recursos necesarios
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Definición de la población objetivo
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Lugar donde se efectuará el entrenamiento
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Época o periodicidad para efectuar el entrenamiento
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Cálculo de la relación costo beneficio del programa de entrenamiento
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Control y evaluación de los resultados Técnicas que va a utilizarse en el programa de entrenamiento con el fin
de optimizar el aprendizaje, es decir, alcanzar el mayor volumen de aprendizaje con la menor inversión de tiempo, esfuerzo y dinero. Las técnicas de entrenamiento pueden clasificarse en cuanto a uso, tiempo y lugar de aplicación.
Técnicas de entrenamiento en cuanto al uso 1. Técnicas de entrenamiento orientadas al contenido: diseñadas para la transmisión de conocimientos o de información. 2. Técnicas de entrenamiento orientadas al proceso : diseñadas para cambiar actitudes, desarrollar conciencia, acerca de sí mismo y de los demás y desarrollar habilidades interpersonales. 3. Técnicas mixtas de entrenamiento: no solo se emplean para transmitir información sino también para cambiar actitudes y comportamientos. Entre las técnicas mixtas sobresales las conferencias, los estudios de casos, las simulaciones y juegos.
Técnicas de entrenamiento en cuanto al tiempo 1. Técnicas aplicadas antes del ingreso al trabajo: entrenamiento de inducción o de integración a la empresa. Busca la adaptación y la ambientación inicial del nuevo empleado a la empresa y al ambiente social y físico donde va a trabajar. Normalmente este entrenamiento incluye nociones que van desde la empresa, el producto o servicio que produce, el contrato de trabajo, las actividades y los beneficios sociales, normas y reglamentos internos, ejercicios de supervisión, relaciones del cargo con otros y descripción detallada del cargo. 2. Técnicas aplicadas después del ingreso al trabajo: el entrenamiento podrá llevarse a cabo en el lugar o sitio de trabajo o fuera de él.
Técnicas de entrenamiento en cuanto al lugar de aplicación 1. Entrenamiento en el lugar de trabajo: constituye la forma más común de transmitir las enseñanzas a los empleados.
2. Entrenamiento
fuera
del
lugar
de
trabajo:
en
general
son
complementarios del entrenamiento prestado en el lugar donde se presta servicio. Son sus características: aulas de exposición, películas, diapositivas y videos, estudio de casos, discusión en grupos, dramatización, simulación y juegos, instrucción programada.
Ejecución del entrenamiento Es la tercera etapa del proceso de entrenamiento luego del diagnóstico de necesidades y la programación propiamente dicha. La ejecución del entrenamiento presupone un binomio: por un lado el instructor, por el otro el aprendiz. La ejecución del entrenamiento depende de los siguientes factores: 1. Adecuación del programa de entrenamiento a las necesidades de la organización 2. Calidad del material de entrenamiento presentado 3. Cooperación de los jefes y dirigentes de la empresa: el entrenamiento debe hacerse con todo el personal de la empresa en todos los niveles y funciones. 4. Calidad y preparación de los instructores 5. Calidad de los aprendices
Evaluación de los resultados La etapa final del proceso de entrenamiento es la evaluación de los resultados obtenidos. Esta evaluación debe considerar dos aspectos: 1. Determinar si el entrenamiento produjo las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados. 2. Verificar si los resultados del entrenamiento presentan relación con la consecución de las metas de la empresa.
Además de estos dos aspectos, es necesario determinar si las técnicas de entrenamiento empleadas son efectivas. La evaluación de los resultados del entrenamiento puede hacerse en tres niveles: 1. En el nivel organizacional: produciendo resultados tales como mejoramiento de la imagen de la empresa, mejoramiento en las relaciones empresa-empleado, aumento de eficiencia. Etc. 2. En el nivel de los RR.HH.: debe proporcionar resultados tales como reducción de la rotación de personal, disminución del ausentismo, aumento de la eficiencia, cambio de actitudes y de comportamientos, etc. 3. En el nivel de las tareas y de las operaciones : en este nivel puede proporcionar resultados tales como: aumento
de productividad;
mejoramiento de la calidad; reducción de accidentes; mejoramiento de la atención al cliente. Algunos empresarios se resisten a entrenar a sus empleados por el temor a que la competencia los reclute, o sea, prefieren reclutar en el mercado empleados con cierta experiencia y entrenamiento. Son pocos los empresarios que ven el entrenamiento como una forma de reducir costos y aumentar la productividad. La mayoría prefiere considerarlo: como una función social y no económica, como un gasto y no como una inversión que puede producir valiosos
retornos (Chiavenato, 1999)
CONCLUSIONES En la actualidad todas las organizaciones han aceptado la importancia que tiene su recurso humano (talento humano), y por ende han desarrollado programas que están dirigidos a fortalecer la profesionalización y mejoras propias de las personas
que integran las instituciones.
Es necesario hacer énfasis en que la inducción, a pesar de ser la última etapa del proceso de selección, es una parte vital del mismo, y de la administración de los recursos humanos, ya que es tarea de gran trascendencia e importancia, la adecuada integración de los nuevos elementos en cualquier organización. Realizar esta investigación permitió comprender lo relevante de contar con programas de acción en las funciones del proceso de administración de recursos humanos, lo que se traduce en
que todas las actividades se
realicen con eficiencia y eficacia. La organización, planeación y mantenimiento del Talento Humano de es vital en las organizaciones puesto que al prever sus necesidades en materia de personal reconoce la adecuada formulación del presupuesto asignado a este rubro, evitando así desviaciones de último minuto. La Administración de Recursos Humanos tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio a sí mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. Es relevante no descartar que las organizaciones dependan, para su funcionamiento y su
evolución, primordialmente del elemento humano con que cuenta. Es por ello que algunos autores afirman que una organización es el retrato de sus miembros. REFERENCIAS BILIOGRÁFICAS Alles, M. (2004) Talento Humano basado en competencias. [Libro en línea] Disponible: Diccionario de la Lengua Española (2005). [Página web en Línea]. Disponible: http://www.wordreference.com/definicion/inducci%C3%B3n Chiavenato, I. (1999) Administración de Recursos Humanos. Quinta Edición Editorial Mc Graw Hill. Chiavenato, I. (2000) Administración de Recursos Humanos. Quinta Edición Editorial Mc Graw Hill. Martín, Y. (2009) Inducción y Capacitación de Personal. [Página web en línea] Disponible:http://talento550.blogspot.com/2009/08/induccion-y-capacitacion -de-personal.thml Mondy, W. (1997) Administración de Recursos Humanos. Sexta Edición. Editorial Prentice Hall Rul-lán, G. (1992) Administración de Recursos Humanos Publicaciones Etea Colección textos.
