SGC-RH-03
MULTIDISEÑOS MADERARTE S.A.S PROCESO DE INDUCCION Y REINDUCCION
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VERSIÓN FECHA No. 1
ELABORÓ REVISÓ
30/0 30/05/ 5/20 2011 11 DIAN DIANA. A. B
APROBÓ
DESCRIPCIÓN
MATEO MILENA HENAO OQUE OQ UEND NDO O PARA ARA JENNI P APROBACION GIRALDO
Proceso de Inducción y Reinducción Reinducción.. Departamento de Gestión Humana.
MULTIDISEÑOS MADERARTE S.A.S DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO DE INDUCCION Y REINDUCCION
ELABORADO POR: DIANA ALEXANDRA BERNAL GREYDIS MILENA OQUENDO JENNY PAOLA GIRALDO WILLINGTON MATEO HENAO
ITAGUI, MAYO 30 DE 2011
Informe sobre la gestión del proceso de inducción y Reinducción Multidiseños Maderarte SAS.
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Proceso de Inducción y Reinducción Reinducción.. Departamento de Gestión Humana.
TABLA DE CONTENIDO
MULTIDISEÑOS MADERARTE SAS...............................................................................13
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1. INTRODUCCIÓN La inducción inducción se puede puede definir como como el proceso que que normalmente normalmente se se aplica antes de iniciar el trabajo para el cual ha sido contratado el nuevo empleado, de manera que este pueda adaptarse lo más rápido posible al cargo, evitando así los tiempos y costos que se pueden perder tratando de averiguar por iniciativa propia. El personal que es vinculado a programas de inducción de calidad tiene tiene más probabilid probabilidade ades s de comprom compromete eterse rse a largo largo plazo plazo con la organ organiza izació ción, n, debid debido o a que que los los prime primeros ros recue recuerdo rdos s son son los los más más persis rsiste ten ntes y habrán rán de influ fluir en su activi ividad y si son desagrad radables les por la ansie siedad que prov rovoca lo nuevo, vo, lo desc descon onoc ocid ido, o, aún aún inco incons nsci cien ente teme ment nte e afec afecta tara ran n su mora moral, l, su estabilidad y hasta su lealtad con la organización. En las las organ organiza izacio cione nes s que que están están en crecim crecimien iento to o en etapa etapa de desarrollo se podría podría decir que que la inducción inducción es pasada pasada a un segundo segundo plano, lo que nos da la perspectiva que no cuentan con un clima de organ organiza izació ción n adec adecua uado do para para el entre entrena namie mient nto o y desa desarro rrollo llo del del personal. Aun Aun así, así, hoy hoy por hoy es común común qu que e en el medi medio o la labo bora ral, l, nos enco en contr ntrarn arnos os con el in ingre greso so de pe perso rsona nas s qu que e lle llega gan n a nu nuest estras ras organiza orga nizacion ciones es y, por múlt múltiple iples s cau causas, sas, no reci reciben ben una ade adecua cuada da capacit cap acitació ación n que favorezca favorezca la inte integrac gración ión rápi rápida da y efe efectiva ctiva de esta estas s pers persona onas s a las empresa emp resas s y si tenemos tenemos en cuenta cuenta que que la efic eficienc iencia ia de las accion acciones es de un equipo equipo de de trabajo, independiente del área al que pertenecen, depende en gran medida de la forma como com o cada miembro miembro realice realice su lab labor or y la inte integre gre con el resto del proc proceso eso producti productivo, vo, entenderemos que esta situación está intrínsecamente relacionada con la forma en que se lle lleven ven a ca cabo bo los program programas as de ind induc ucció ción n y en entre trena nami mien ento to en ca cada da un una a de su sus s unidades y, el correspondiente vinculo que se de entre ellas. Es por esto que se hac hace e totalmente totalmente relevant relevante e que dich dicho o programa programa se esta establez blezca ca y desarrolle de una manera clara y acorde a las metas de la compañía, pero además de esto que se realicen realicen a est este e las respectiva respectivas s revisiones revisiones y evaluacione evaluaciones s que permitan permitan identificar su adecuación con las metas de la empresa. Sigu Siguien iendo do los linea lineami mien entos tos estab estable lecid cidos os por por la organ organiza izació ción, n, en este este docu docume mento nto presentamos presentamos a la gerencia, gerencia, el resultado de la aplicación de los procesos de inducción y re inducción a los empleados que se vincularon recientemente a la compañía teniendo en cuenta los siguientes aspectos: •
Evaluación del proceso.
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Indicadores del proceso.
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Conclusiones
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Aspectos a mejorar
2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL INFORME.
El propósito de este informe es presentar, a la Gerencia de Multidiseños Maderarte Maderar te SAS., el resultado resultado de la gestión gestión realizada realizada durante durante el proceso proceso de Inducción Inducción y Reinducción Reinducción,, del trimestre comprendido entre el 1 de abril y el 30 de Junio de 2011. Este informe presenta una síntesis de las principales principales actividades cumplidas, durante el proc proces eso o part partic icul ular arme ment nte e en lo que que conc concie iern rne e al logr logro o de sus sus obje objeti tivo vos s y logr logros os institucionales, institucionales, mostrando mostrando los principales principales resultados resultados cuantitativos cuantitativos y cualitativos cualitativos de su gestión. Cobija Cobija aspectos identificados identificados durante durante el desarrollo y evaluación del del programa que se aplico tanto al al personal de nuevo ingreso ingreso a las diferentes áreas áreas de la compañía como a la reinducción tanto en empleados nuevos como antiguos.
3. DEFINICIONES. Informe Administrativo: Documento Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio, o proyecto de carácter administrativo
Inducción: Proceso que le permite a la empresa mostrar a los nuevos trabajadores los aspectos fundamentales de la organización.
Reinducción: Proceso que busca refrescar, reforzar y afianzar los valores, objetivos y políticas institucionales. institucionales.
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4. PROCESO DE INDUCCION. Implementación y Desarrollo.
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El proceso de inducción realizado entre el 7 y el 11 de Mayo del presente año, tuvo como como fin princi principa pall prove proveer er a los nuev nuevos os colab colabora orado dores res de las las herra herramie mient ntas as necesarias, para facilitar la adaptación y socialización con la cultura, normas y procedimientos procedimientos de la empresa, empresa, su duración fue fue 5 días, en el horario de 8 am a 4 pm; conto con la participación participación de 25 empleados empleados y 6 aprendices aprendices de nuevo ingreso ingreso a las áreas administrativa, administrativa, operativa y comercial. comercial. La dirección del proceso de inducción general estuvo a cargo del Jefe del Departamento de Gestión humana, con apoyo de los Coordinadores de las áreas de Nomina, Bienestar laboral; la inducció inducción n especifica especifica se llevo a cabo con el apoyo de los jefes jefes de las áreas áreas de Producción y comercial
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Se dio apertura al proceso el día 7 de Mayo con la bienvenida a la compañía por parte del director general, posterior a esta y por medio de la técnica grupal “mesa redonda”, se permitió la interacción entre los nuevos empleados y los directivos de la organizac organización ión la cual permitió permitió que cada uno expresara expresara sus motivaci motivacione ones, s, antiguas experiencias expectativas entre otras. Para finalizar se procedió con la entrega del manual de inducción a cada uno de los participantes, y posteriormente el director del área de gestión humana realizó un análisis general del contenido de este, este, brindan brindando do a cada colaborado colaboradorr las pautas pautas y reglas reglas establec establecidas idas para el desarrollo del proceso en los 4 días de trabajo siguientes.
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El proceso de Inducción, Inducción, se dividió en dos etapas la inducción inducción general los días 8 y 9 y la inducción especifica los días 10 y 11 de Mayo respectivamente.
INDUCCION GENERAL: Durante esta se brindó toda la información general de la empresa; se trabajó entre otra la siguiente información: •
Estructura (organigrama) general de la compañía, historia, misión, visión, valores corporat corporativos ivos,, objetivo objetivos s de la empresa empresa,, principa principales les accioni accionistas stas y dimensi dimensión ón o tamaño tamaño de la empresa empresa,, por medio de la presenta presentación ción del video video instituc instituciona ional, l, complementado con una charla motivacional.
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Produ Producto ctos, s, artíc artícul ulos os y servi servicio cios s que que se produce producen n y presta prestan n sectores que atiende y su contribución a la sociedad.
en la empre empresa, sa,
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Certificaciones actuales, proyectos en los que está trabajando la empresa y planes de desarrollo.
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Aspectos relativos al contrato laboral (tipo de contrato, horarios de trabajo, tiempos de alime alimenta ntació ción n y marca marcacio cione nes, s, presta prestacio cione nes s y bene benefic ficios ios,, días días de pago pago,, de descanso y vacaciones entre otros).
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Prog Progra rama mas s de desa desarro rroll llo o y prom promoc oció ión n gene genera rall del del pers person onal al dent dentro ro de la organización.
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Generalidades sobre seguridad social, reglamento interno de trabajo.
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Los sistemas de retribución, reglamentos, régimen disciplinario y otros aspectos de interés institucional, pertinentes. Además de otros como: vigilancia y seguridad interna, interna, dotación dotación general general,, ubicació ubicación n de baños, baños, comedor comedor y vistiere vistieres, s, salidas salidas de emergencia y otros).
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Políticas y compromiso de la gerencia o de la dirección de la empresa con la salud y la seguridad, seguridad, y capacitación capacitación general en salud ocupacional ocupacional y seguridad seguridad industrial. Sobre Sobre éste éste últim último o punto punto,, es impo importa rtante nte resal resaltar tar que que la salud salud ocupa ocupacio ciona nall es responsabilidad responsabilidad de la empresa y está a cargo del personal dirigente; por lo que es responsabilidad de los funcionarios con nivel de dirección y coordinación, ofrecer adecuadas condiciones de trabajo, controlar la adopción de medidas preventivas en el desarroll desarrollo o de las activida actividades des laborales laborales y velar velar por la cobertura cobertura total del personal a su cargo. De igual forma, la compañía compañía debe atribuirle tanta importancia a la seguridad seguridad como a la producc producción ión,, a la calida calidad d y al control control de los los costo costos, s, ya que se trata de convencer al trabajador de que él es responsable de la seguridad de su trabajo.
INDUCCION ESPECÍFICA: En esta etapa, se trabajó sobre la información específica del puesto a desarrollar dentro de la compañía, profundizando en todo aspecto relevante del cargo. Esta parte del proceso, fue liderada por el personal dirigente del cargo, quien realizo la presentación del Jefe inmediato, de los compañeros de trabajo y de las personas claves claves de las distintas áreas, de modo que el nuevo empleado empleado conozca •
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su puesto, funciones, al igual que las otras dependencias con que se relacionara. Los temas tratados •
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Estru Estructu ctura ra (orga (organig nigram rama) a) espe específ cífica ica,, y ubica ubicació ción n de su cargo cargo y de todas todas las personas con las que debe interactuar. Recorrido por el lugar de trabajo. La incidencia que tiene el área en que trabajará con relación a todo el resto del proceso, cuales son los clientes internos y externos con los que tendrá relaciones. El manual de funciones para el cargo a desarrollar: en este se definen con la mayor claridad posible las responsabilidades, responsabilidades, alcances y funciones específicas del cargo cargo a desem desempe peña ñarr inclu incluye yend ndo o su ubica ubicació ción n dentr dentro o del del organ organigr igram ama a y del del proceso productivo. los de turnos de trabajo, las rotaciones y los permisos, se comunicó lo relativo a horarios de trabajo, alimentación, pausas, permisos para ausentarse del puesto de trabajo. •
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El personal dirigente explico lo relativo a la ropa de trabajo, uso de los loquees loquees o vestider vestideros, os, y la reglame reglamentac ntación ión y procedimientos establecidos para su empleo. Por ultimo se realizo una ambientación con el puesto de trabajo con simulación de las actividades a desarrollar Para finalizar el proceso c ada
particip participante ante en forma forma indi indivi vidu dual al,, en el ejer ejerci cici cio o de indu inducc cció ión n inte intern rna a estudio en forma detallada detallada los documentos documentos básicos básicos entregados, los reglamentos, y otros documentos relac relacion ionado ados, s, para para luego luego proced proceder er al anális análisis is en forma grupal, y posterior a esta se llevó a cabo la evaluación (ver formato anexo).
5. EVALUACION DE LA INDUCCION: •
La evalu evaluac ació ión n al proc proces eso o de indu inducc cció ión, n, hace hace part parte e fundame fundamenta ntall del mismo, mismo, por lo tanto cada jefe jefe de cargo tiene tiene bajo su respo responsa nsabil bilida idad d realiz realizarl arla, a, con con el fin de identificar cuáles de los puntos claves de la inducción, no quedaron quedaron lo suficientemente suficientemente claros para el trabajador, trabajador, y de este modo modo reforzarlos y tomar acciones acciones concretas concretas sobre sobre los mismos.
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Esta evaluación se realizó, con base en los documentos de registro donde consta que se recibió la capacitación por
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parte del trabajador; lo que permitió detectar que pese al esfuerzo y la preparación preparación para el desarrollo del proceso, se pasaron por altos temas de vital importancia como las normas de seguridad, reglamentos reglamentos de higiene y uso de los elementos elementos de protec protecció ción n perso persona nal, l, lo cual cual hizo hizo neces necesari ario o la progra programa mació ción n del del proce proceso so de Reind Reinduc uccio cion, n, en el cual cual adem además ás de los emple emplead ados os nuev nuevos, os, se vincul vincularo aron n a aquellos empleados de planta que anteriormente manifestaron algunas debilidades al respecto.
6. PROCESO DE REINDUCCIO REINDUCCION. N. •
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El proceso de re- inducción se programo para el día 13 de Mayo, fue enfocado en el conocim conocimient iento o y actuali actualizaci zación ón de normas, normas, reglame reglamentos ntos,, política políticas s y procedi procedimien mientos tos relaci relacion onad ados os con con la higie higiene ne y segu segurid ridad ad indu industr strial ial,, en este este se vincul vincularo aron n tanto tanto empleados nuevos como unos con antigüedad en la empresa con el fin de actualizar a los servidores y reorientar su integración a la cultura organizacional . Los temas temas trabajados trabajados fueron: fueron: El panorama panorama específic específico o de factores factores de riesgo, riesgo, de acuerdo a la sección o puesto de trabajo y el mapa de riesgos de la empresa, los riesgos a los que se enfrentan los empleados mientras desempeñan sus funciones y las medidas de control que se implementan en la empresa para mantenerlos en niveles de baja peligrosidad. Obligaciones y derechos del empleador y del trabajador en el campo de la salud ocupacional. Sanci Sancion ones es discip disciplin linari arias as aplic aplicad adas as a quien quien no los los emple emplee: e: con el fin de que que el trabajador conozca todo lo relativo al sistema disciplinario. Procedimiento a seguir en caso de accidente de trabajo. Proce Procedim dimie iento ntos s básic básicos os de emerg emergen encia cia:: se simula simularon ron las emerg emergen encia cias s más más comunes comunes que se pueden presentar, presentar, se recorrieron las salidas y vías de evacuación, la ubicación de los extintores y otros aspectos generales •
Para finalizar finalizar este proceso, proceso, se suministró una copia copia al trabajador del reglamento reglamento de higiene y seguridad seguridad industrial de la empresa, empresa, y se firmó el registro por parte de los empl emplea eado dos, s, como como cons consta tanc ncia ia de habe haberr reci recibi bido do la capa capaci cita taci ción ón en toda todas s las las actividades realizadas en este proceso de Re inducción. •
7. INDICADORE INDICADORES. S.
INDICADORES DEL PROCESO DE INDUCCIÓN.
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COBERTURA
(# Trabajadores con inducción / # trabajadores vinculados) X 100 La meta será 100%. •
EFECTIVIDAD
(No de Evaluaciones con puntaje mayor a 90 pts. / No de Evaluaciones presentadas) X 100 La meta será 100%
INDICADORES DEL PROCESO DE REINDUCCION •
COBERTURA
(# Trabajadores con re inducción / # trabajadores de Multidiseños Maderarte SAS)X 100 La meta será 100%. •
EFECTIVIDAD
(No de Evaluaciones con puntaje mayor a 90 pts. / No de Evaluaciones presentadas) X 100 La meta será 100%
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8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACI RECOMENDACIONES ONES.. •
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Después de realizar el proceso de inducción se puede observar, la importancia que tiene tiene que de forma forma paralela paralela al este proceso proceso se realice realice una motivació motivación n por parte parte de los directivo directivos s del cargo cargo (jefes (jefes inmedia inmediatos), tos), como acompa acompañam ñamient iento o y sostenimiento de un excelente ambiente laboral. Por lo tanto, no se puede definir exactamente cuándo termina la inducción ni cuando empieza la motivación; pero independiente de esto, al iniciarse cualquiera de los dos programas se comienza a integrar integrar al persona personall al desarrol desarrollo lo del sentido sentido de pertene pertenencia ncia por la empresa empresa.. Con los resultados resultados del proceso proceso podemos podemos confirm confirmar ar la importa importancia ncia que tiene tiene el hecho de que toda persona reciba una instrucción clara, en lo posible sencilla, completa e inteligente sobre lo que se espera que haga, como lo puede hacer (o como se hace) y la forma en cómo va a ser evaluada individual y colectivamente. Durante el desarrollo del proceso se pudo verificar que la empresa cuenta con toda una cantida cantidad d de documen documentaci tación ón escrita, escrita, que sirve como materia materiall de consulta consulta perm perman anen ente te por por part parte e de los los empl emplea eado dos, s, la cual cual dism dismin inuy uye e los los tiem tiempo pos, s, posibilidades de errores y costos del proceso de inducción y de capacitación por parte de los empleados mismos de la organización, al evitar la improvisación de éste al momento de dictarla. Adicionalmente, y desde el comienzo, se fomenta y promueve la cultura de la documentación del conocimiento, en donde se busca que todo quede por escrito, en pro de favorecer la continuidad y disminuir la concentración de la información El proces proceso o de re induc inducció ción n debe deberá rá realizar realizarse se mínim mínimo o una una vez al año, año, será incluyendo incluyendo en este tanto personal de nuevo ingreso como antiguo, luego debe ser evalu evaluad ado o y anali analiza zado do para para gene generar rar plane planes s de acción acción a cump cumplir lir en el perío período do inmediatamente siguiente. Es recomendable, recomendable, realizar evaluaciones evaluaciones periódicas periódicas de algunos cargos y funciones específicas según criterios propios de la empresa, ya que en el día a día de la labores y ocupaciones, los procesos pasan a realizarse de forma mecánica, y pued pueden en ser causa causall de errore errores s de proce proceso, so, daño daños s de maqu maquina inaria ria y hasta hasta de promotores de riesgos accidentes.
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Por Por últi último mo,, es impo import rtan ante te reca recalc lcar ar que que se debe debe de mantener una motivación permanente del personal, ya que ésta es el impulso que permite mantener mantener la continuidad continuidad de la acción.
9. ANEXOS. ANEXOS.
Véanse documentos Adjuntos. • •
ANEXO A: Ficha de seguimiento a inducción ANEXO B: Evaluación y seguimiento a la inducción
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MULTIDISEÑOS MADERARTE SAS Ficha Seguimiento a inducción de nuevos empleados DATOS DEL EMPLEADO
Nombre:
Fecha comienzo:
Puesto:
Supervisor:
PRIMER DÍA Marque con X [ ] Dar al empleado un ejemplar del manual del nuevo empleado. empleado. [ ] Asignar un colega colega para contestar preguntas preguntas generales. POLÍTICAS DE LA EMPRESA Marque con X [ ] Enterado políticas políticas clave.
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Normativa anti acoso Vacaciones y bajas por enfermedad Vacaciones no remuneradas Festivos Fichas horarias Horas extras Autoevaluación del rendimiento Código indumentario
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Normas de conducta Acciones disciplinarias progresivas Seguridad Confidencialidad Seguridad Emergencias Visitas Uso del e-mail y de Internet
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Marque con X [ ] Enterado procedimientos procedimientos administrativos administrativos general.
Oficina/escritorio/ordenador Llaves Correo (entrante y saliente) Mensajería (SEUR, UPS…) Tarjetas de visitas Solicitud de compras
• • • • • •
• • • • • •
Teléfonos Tarjetas de acceso Salas de reuniones Cédulas de identidad Informe de gastos Material de oficina
PRESENTACIÓN Y VISITA GUIADA Marque con X [ ] Presentación nuevo empleado al personal del del departamento y personal clave durante la visita visita guiada. Marque con X [ ] La visita guiada guiada incluirá:
• • • •
Cuarto de baño Casilleros correo Copisterías Faxes
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Tablero mensajes Aparcamiento Impresoras Material oficina
• • • •
Cocina Máquina café/bebidas Cantina Salidas de emergencia
DETALLES SOBRE EL PUESTO Marque con X [ ] Presentaciones miembros del equipo. [ ] Planes de formación y primeras tareas encomendadas. [ ] Lectura descripción del puesto y expectativas expectativas de rendimiento. [ ] Horario de trabajo. [ ] Información pagos, reloj reloj de fichar (en su caso), políticas y procedimientos. procedimientos.
INFORMÁTICA Marque con X [ ] Revisión hardware y software, incluyendo: incluyendo:
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E-mail Intranet
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Microsoft Office System Datos compartidos
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Bases de datos Internet
Anexo B: Evaluación a las actividades de inducción
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MULTIDISEÑO MADERARTE S.A.S FORMATO PARA PARA LA EVALUACIÓN EVALUACIÓN INDIVIDUAL DE LAS ACTIVIDADES DE INDUCCION Y CAPACITACIÓN CODIGO: SGC-GH-052
VERSION:02
Fecha: ____________________________________________________________________________________ Nombre del Evento: _________________________________________________________________________ Área: ______________________________________________________________________________ Cargo: ____________________________________________________________________________________
Marque la casilla correspondiente correspondiente de 1 a 5; en donde donde 1 es la calificación menor menor y 5 la calificación mayor. NOTA: Cuando la capacitación está dirigida por varios conferencistas dirigente/, se debe evaluar a cada facilitador; es decir se utiliza un formato de evaluación por cada participante y colocar su respectivo nombre en el ítem CAPACITADOR.
I. CURSO
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OBSERVACIONES
1. ¿Al inicio del evento se explicaron los objetivos y l finalidad? 2. ¿Los contenidos se ajustaron a los objetivos del curso? 3. ¿El nivel de profundidad de los contenidos fue adecuado? 4. ¿La duración del curso fue suficiente? 5. ¿El contenido del curso satisfizo sus necesidades? 6. ¿Adquirió conocimientos según los objetivos propuestos? 7. El tiempo empleado para desarrollar cada uno de los temas fue adecuado?
II CAPACITADOR
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1. Explicó claramente el objetivo del curso. 2. Demostró conocimiento sobre el tema. 3. Estimuló la participación activa. 4. Demostró capacidad para resolver preguntas. 5. Empleó lenguaje de fácil comprensión. 6. Presentó los contenidos en forma ordenada y clara. 7. Desarrolló todos los temas propuestos. 8. Mantuvo el interés de los participantes.
III. SATISFACCIÓN ACERCA DEL CURSO
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1. El curso facilita su desempeño en el puesto de trabajo 2. Lo aprendido en el curso se puede aplicar en supuesto de trabajo. 3. Obtuvo los conocimientos e información planteados. 4. El curso le aportó conocimientos nuevos. 5. Sus expectativas de aprendizaje se cumplieron.
IV TEMA
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1. Tiempo empleado para el tema 2. El tema es acorde con lo p lanteado
V LA METODOLOGIA UTILIZADA
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1. Los medios técnicos utilizados fueron adecuados. 2. La metodología estuvo adecuada a los objetivos y contenido del curso. 3. La metodología permite una participación activa. 4. La documentación entregada ha sido suficiente. 5. La calidad del material entregado ha sido suficiente 6. El ritmo de exposición ha sido adecuado. 7. Las técnicas de formación han facilitado asimilar la información. 8. Los materiales del curso han sido útiles para el aprendizaje.
VI. ORGANIZACIÓN DEL EVENTO
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1. La información previa sobre el curso fue adecuada. 2. El aula y el equipo utilizado fue adecuado. 3. La distri distribuc bución ión de la jornad jornada a que se establ estableci eció ó en el curso fue adecuada. 4. La duración del curso con respecto a los contenidos fue adecuada.
Observaciones /Recomendaciones/Sugerencias:
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