INFORMASI FAKTOR JABATAN FUNGSIONAL
Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum (Arsiparis Umum Pelaksana Pemula)
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret
(UNS)
Surakarta
I. PERAN JABATAN
Jabatan ini merupakan jabatan fungsional Pengadministrasi Umum agar
semua proses surat menyurat dapat berjalan dengan baik
II. URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
A. URAIAN TUGAS
1. Mengkordinir dan memonitor tata usaha (pengarsipan, agenda dan
distribusi surat)
2. Memberi kartu kendali dan memberkaskan surat
3. Melaksanakan pengarsipan surat
4. Memantau proses penerimaan / pengiriman surat
5. Melayani SPPD.
6. Mengarsip dan menyimpan surat / dokumen
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan
B. TANGGUNG JAWAB
Melaksanakan pengadministrasian umum agar surat yang masuk dan surat
keluar bisa terkendali dan mudah dimonitor :
III. HASIL KERJA JABATAN
1. Memudahkan dalam pengambilan dokumen
2. Menjaga agar dokumen tidak hilang dan rusak
IV. TINGKAT FAKTOR
FAKTOR 1: PENGETAHUAN YANG DIBUTUHKAN JABATAN (1-2 Nilai 200)
1. Pengetahuan tentang tugas/operasi kerja rutin dan
sederhana,
2. Penerapan tugasnya memerlukan instruksi langkah demi
langkah dan hanya memerlukan sedikit atau tidak memerlukan
pelatihan/pengalaman
3. Pengetahuan tentang aturan umum yang biasa diterapkan,
prosedur, operasi kerja tingkat dasar yang memerlukan
sedikit pelatihan atau pengalaman sebelumnya
4. Ketrampilan untuk mengoperasikan peralatan sederhana atau
peralatan yang dioperasikan berulang-ulang; memerlukan
sedikit atau tidak memerlukan pelatihan/pengalaman
5. Ketrampilan dasar untuk mengoperasikan peralatan,
memerlukan pelatihan atau pengalaman sebelumnya
FAKTOR 2: PENGAWASAN PENYELIA (2-2 Nilai 125)
1. Pejabat ini melayani dibawah pengawasan pejabat struktural
atau pejabat yang jenjangnya iebih tinggi, untuk menentukan
tujuan, prioritas, dan tenggat waktu, dan untuk menbantunya
dalam situasi yang tidak biasa dan tidak jelas.
2. Pejabat ini mengambil inisiatif dalam melakukan tugas dan
mengikuti instruksi, kebijakan, dan praktek yang ada.
3. Pekerjaan dievaluasi untuk melihat kesesuaiannya dengan
instruksi.
4. Evaluasi semakin sering dilakukan apabila tugas yang
diberikan Iebih sulit atau belum biasa.
5. Pegawai bekerja sesuai yang diperintahkan dan berkonsultasi
dengan atasan bilamana pegawai menemui hal-hal di luar yang
tercakup dalam petunjuk dan pedoman
6. Pada jabatan ini, pekerjaan dikendalikan dengan sangat
ketat. Pada jabatan tertentu pengendalian melalui tahapan
pekerjaan itu sendiri; pada jabatan lain dikendalikan
melalui lingkungan di mana pekerjaan dilakukan.
7. Dalam beberapa situasi pengawas melakukan pengendalian
melalui pemeriksaan kemajuan pelaksanaan pekerjaan atau
tinjau ulang terhadap pekerjaan yang telah selesai dalam
hal ketepatan, kecukupan dan ketaatan pada petunjuk dan
prosedur yang telah ditetapkan
8. Pengawas daam jabatan ini menetapkan sasaran keseluruhan dan
sumberdaya yang tersedia.
FAKTOR 3: PEDOMAN (3-2 Nilai 125)
1. Pedoman termasuk peraturan kepegawaian nasional, prosedur
dan operasi instansi, dan prosedur NFC.
2. Pejabat ini menggunakan pertimbangan sendiri dalam memilih
dan menerapkan pedoman yang sesuai dengan keadaan kasus
tertentu.
3. Pejabat ini melapor pada pejabat struktural pegawai yang
jenjangnya Iebih tinggi jika pedoman tidak tersedia atau
penyimpangan diperlukan.
FAKTOR 4: KOMPLEKSITAS (4-2 Nilai 75)
1. Pejabat ini melakukan berbagai tugas klerikal kepegawaian,
yang berkaitan dengan proses dan prosedur yang berbeda.
2. Pekerjaan dari jabatan ini terdiri dari tugas-tugas yang
jelas dan berhubungan secara langsung.
1. Pejabat ini mengidentifikasi sifat dan ruang lingkup situasi
tertentu.
3. Pejabat ini menentukan pentingnya informasi tambahan, dan
hubungan dan dampak dari faktor-faktor yang relevan dan
kondisi yang ada.
4. Pejabat ini membuat keputusan dengan cara memeriksa
alternatif yang membutuhkan pendekatan yang berbeda dan
tidak berhubungan.
FAKTOR 5: RUANG LINGKUP DAN DAMPAK (5-0 Nilai 0)
1. Pejabat ini menerapkan peraturan dan prosedur untuk
melakukan berbagai kegiatan pendukung kepegawaian
danmenjawab pertanyaan di bidang kepegawaian.
2. Pejabat ini bertugas untuk memastikan semua sudah seperti
yang diperlukan, memberikan informasi faktual kepada yang
dilayani.
3. Pekerjaan ini mempengaruhi waktu, akurasi, dan keandalan
proses kepegawaian lebih lanjut.
FAKTOR 6: HUBUNGAN PERSONAL (6-0 Nilai 0)
Hubungan mencakup semua tingkatan pegawai, pejabat
struktural, dan staf administrasi organisasi yang dilayani,
masyarakat umum, dan / atau kantor lapangan.
FAKTOR 7: TUJUAN HUBUNGAN (7-0 Nilai 0)
Dalam Pedoman Umum Jabatan, tujuan hubungan pribadi berkisar
dari pertukaran informasi tentang fakta sampai dengan situasi
yang menyangkut persoalan yang kontroversial atau yang
penting dan sudut pandang, tujuan atau sasaran yang berbeda.
FAKTOR 8: PERSYARATAN FISIK (8-0 Nilai 0)
Pekerjaan ini rutin dan tidak membutuhkan persyaratan fisik
tertentu.
FAKTOR 9: LINGKUNGAN PEKERJAAN (9-0 Nilai 0)
Pekerjaan dilakukan dalam lingkungan kantor secara umum
V. PERSYARATAN JABATAN TERTENTU
(Tidak Ada)
