E.-Implementación de soluciones tecnológicas
Contents Contents ........ ............... ............... ................ ................ ............... ............... ................ ............... ............... ................ ................ ............. ......... ........ ........ ........ ....... ... 1 Implementación Implementac ión de soluciones tecnológicas (parte E)....... ............... ................ ................ ............... ............ ......... ......2 Prueba la solución tecnológica........ ............... ............... ................ ............... ............... ................ ............. ......... ........ ........ ........ ........ ......3 Pruebas de carga........ ................ ................ ............... ............... ................ ............... ............... ................ ................ ............... ............. .......... ......3 Prueba de estrés....... ............... ............... ............... ................ ................ ............... ............... ................ ............... ............... ................ ............. ..... 3 Prueba de estabilidad (soak testing)........ ............... ............... ................ ................ ............ ........ ........ ........ ........ ........ ....... ... 4 Pruebas de picos (spike testing)........ ............... ............... ................ ................ ............... ............... ................ ............. ......... ...... .. 4 Pre-requisitos Pre-requisi tos para las pruebas de carga....... ............... ................ ............... ........... ........ ........ ........ ........ ........ ........ ......4 Mitos de las pruebas de rendimiento ....... ............... ................ ................ ............... ............... ................ ............... ............... .......... ..4 Especificaciones Especificaci ones del rendimiento ....... ............... ................ ............... ............... ................ ............. ......... ........ ........ ........ ........ ........ ......5 Libera la solución tecnológica ........................................................... ...................................................................... ..................... .......... 7 Mantiene la solución tecnológica ....... ............... ................ ................ ............... ............... ................ ............... ............... ............. .......10 Define un plan de capacitación de la solución tecnológica ........................ ............ ...................... .......... 16 Las capacidades a mejorar........ ................ ............... ............... ................ ............... ............... ................ ............. ......... ........ ........ .... 16 La capacitación como un sistema........ ................ ............... ............... ................ ................ ............... ............... ............ ....... ... 17 Importancia de la capacitación ....... ............... ................ ............... ............... ................ ................ ............... .............. ........... ......17 Condicioness de la capacitació Condicione capacitación n........ ................ ............... ............... ............... ........... ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ...... .. 18 Fases del programa de capacitación....... ............... ................ ............... ............... ............. ......... ........ ........ ........ ........ ......18
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Implementación de soluciones tecnológicas (parte E) La implementación de soluciones tecnológicas a es una especialización de la Gerencia de Proyectos, donde se tienen en cuenta factores propios de los proyectos informáticos como la reacción al cambio y a la necesidad de cambio cambioss en proced procedim imien ientos tos operati operativos vos.. La experi experienc encia ia en el manejo manejo de proyectos informáticos es factor crítico de éxito en este tipo de proyectos. Para la implementación se utiliza una metodología de Gerencia Proactiva, para determinar las actividades a cumplirse en el cercano futuro, y con base en estas actividades, y su impacto dentro de los cronogramas y los objetivos del proyec proyecto, to, tomar tomar las decisi decisione oness pertin pertinent entes. es. Cualqu Cualquier ier cambio cambio a los cronogramas, criterios de aceptación y objetivos establecidos se efectuarán a través de un comité de cambios, que debe, una vez analizado el impacto y el riesgo de la implementación o no del cambio, dará su recomendación. Dicha implementación requiere de ciertas habilidades tanto técnicas como de gerencia de proyectos de tecnología, como: • •
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Cronogramas de todos los sub-proyectos y el proyecto en general Control permanente de cumplimiento tanto de objetivos, como contención de costos y tiempo Prevenir mediante control de cambios, cualquier desvío en los objetivos Garanti Garantizar zar el logro logro de los objeti objetivos vos corpor corporati ativos vos del proyec proyecto, to, por enc encima ima de los obj objeti etivos part partiicul culare ares de los pro proveed veedor ore es o el departamento de tecnología informática.
En la implementación de soluciones tecnológicas se utiliza una metodología de Gestión basada en el ciclo de la calidad (Planear, Ejecutar, Verificar, Actuar Actuar)) con énfasi énfasiss en la Plane Planeaci ación ón y el Seguim Seguimien iento to (veri (verific ficaci ación) ón).. El concepto de Grupos de Trabajo forma parte importante de esta metodología. Se efec efectú túan an sesi sesion ones es de plan planea eaci ción ón tant tanto o co con n el Clie Client nte e co como mo co con n los los respectivos proveedores, si éstos son externos. Se utiliza metodología de Planeación Avanzadas que permiten obtener no solo las actividades que se 2
deben desarrollar para garantizar el logro de los objetivos del cliente con el proyecto, sino, la asignación de los recursos de tiempo, de personal, y económicos que hagan viable el proyecto. Para la implementación se utiliza una metodología de Gerencia Proactiva, para determinar las actividades a cumplirse en el cercano futuro, y con base en estas actividades, y su impacto dentro de los cronogramas y los objetivos del proyecto, tomar las decisiones pertinentes. Cualquier cambio a los cronogramas, criterios de aceptación y objetivos establecidos se efectuarán a través de un comité de cambios, que debe, una vez analizado el impacto y el riesgo de la implementación o no del cambio, dará su recomendación. Se efectúan informes periódicos de avance a las instancias que el cliente considere conveniente.
Prueba la solución tecnológica Prueba La solución Tecnológica En la ingeniería del software, las pruebas de rendimiento son las pruebas que se realizan, desde una perspectiva, para determinar lo rápido que realiza una tarea un sistema en condiciones particulares de trabajo. Las pruebas de rendimiento son un subconjunto de la ingeniería de pruebas, una práctica informática que se esfuerza por mejorar el rendimiento, englobándose en el diseño y la arquitectura de un sistema, antes incluso del esfuerzo inicial de la codificación. Existen diferentes tipos de pruebas para las cuales están diseñadas para poder llevar al máximo el programa o sistemas que se desea poner a prueba Pruebas de carga Este es el tipo más sencillo de pruebas de rendimiento. Una prueba de carga se realiza generalmente para observar el comportamiento de una aplicación bajo una cantidad de peticiones esperada. Esta carga puede ser el número esperado de usuarios concurrentes utilizando la aplicación y que realizan un número específico de transacciones durante el tiempo que dura la carga. Prueba de estrés Esta prueba se utiliza normalmente para romper la aplicación. Se va doblando el número de usuarios que se agregan a la aplicación y se ejecuta una prueba de carga hasta que se rompe. Este tipo de prueba se realiza para determinar la solidez de la aplicación en los momentos de carga extrema y ayuda a los administradores para determinar si la aplicación rendirá lo suficiente en caso de que la carga real supere a la carga esperada.
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Prueba de estabilidad (soak testing) Esta prueba normalmente se hace para determinar si la aplicación puede aguantar una carga esperada continuada. Generalmente esta prueba se realiza para determinar si hay alguna fuga de memoria en la aplicación. Pruebas de picos (spike testing) La prueba de picos, trata de observar el comportamiento del sistema variando el número de usuarios, tanto cuando bajan, como cuando tiene cambios drásticos en su carga. Esta prueba se recomienda que sea realizada con un software automatizado que permita realizar cambios en el número de usuarios mientras que los administradores llevan un registro de los valores a ser monitorizados. Pre-requisitos para las pruebas de carga Un desarrollo estable de la aplicación instalado en un entorno lo más parecido al de producción. El entorno de pruebas de rendimiento no debe cruzarse con pruebas de aceptación de usuarios ni con el entorno de desarrollo. Esto es tan peligroso que si las pruebas de aceptación de usuarios, o las pruebas de integración o cualquier otra prueba se ejecutan en el mismo entorno, entonces los resultados no son fiables. Como buena práctica, siempre es aconsejable disponer de un entorno de pruebas de rendimiento lo más parecido como se pueda al entorno de producción. Mitos de las pruebas de rendimiento
Algunos de los mitos más comunes son los siguientes.
1. Las pruebas de rendimiento se hacen para romper el sistema: Las pruebas de estrés se hacen para observar el punto de ruptura del sistema. Por el contrario, las pruebas normales de carga se hacen generalmente para ver el comportamiento de la aplicación bajo una carga de usuarios esperada, y dependen de otros requisitos, tales como el aumento de carga esperado, la carga continuada por un periodo prolongado de tiempo mientras la demanda aumenta, la resistencia a las caídas o las pruebas de estrés.
2. Las pruebas de rendimiento sólo deben hacerse después de las pruebas de integración del sistema: Aunque esta es la norma común en la industria, las pruebas de rendimiento también pueden realizarse mientras se realiza el desarrollo inicial de la aplicación. Este tipo de enfoque se conoce como pruebas de rendimiento tempranas. Este enfoque garantizaría un desarrollo holístico de la aplicación manteniendo los parámetros de rendimiento en mente. Por lo tanto, la búsqueda de un problema en el rendimiento justo antes de la terminación de la aplicación y el coste de corregir el error, se reduce en gran medida.
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3. El probar el rendimiento sólo implica la creación de scripts y cualquier cambio en la aplicación solo puede causar una simple refactorización dichos scripts: Las pruebas de rendimiento son en sí mismas una ciencia evolucionada de la industria del software. En sí mismos, los scripts, aunque importantes, son sólo uno de los componentes de las pruebas de rendimiento. El principal desafío para cualquier persona que pruebe el rendimiento es determinar el tipo de pruebas necesarias y analizar los distintos medidores de rendimiento para determinar el cuello de botella de rendimiento.
Especificaciones del rendimiento
Es fundamental detallar las especificaciones de rendimiento y documentarlas en algún plan de pruebas de rendimiento. Idealmente, esto se hace durante la fase de requisitos del desarrollo de cualquier proyecto de desarrollo de sistemas, antes de cualquier esfuerzo de diseño. A veces es una difícil tarea determinar qué parte del sistema representa esta ruta crítica, y algunas herramientas de prueba incluyen y que informan de tiempos de transacción, número de accesos a bases de datos, sobrecarga de la red, y otros monitores del servidor, que pueden ser analizados junto con los datos principales de las estadísticas de rendimiento. Sin estos instrumentos se podría tener a alguien encargado de observar el administrador de tareas de Microsoft Windows del servidor para ver cómo se carga la CPU en las pruebas de rendimiento (suponiendo que se prueba un sistema de Windows). Las pruebas de rendimiento se pueden realizar a través de la web, e incluso hacerse en diferentes partes del país, ya que es sabido que los tiempos de respuesta de Internet varían regionalmente. También se puede hacer en local, aunque el hardware de enrutamiento debe estar configurado para introducir el desfase de lo que suele ocurrir en las redes públicas. Las cargas deben ser realizadas en puntos realistas del sistema. Por ejemplo, si el 50% de usuarios de un sistema accede a través de una conexión de módem de 56K y la otra mitad a través de una T1, entonces la carga simulada (ordenadores que simulan los usuarios reales) se debe realizar, ya sea con las mismas conexiones (caso ideal) o simular la latencia de la red de conexiones de este tipo, siguiendo el mismo perfil de usuario. Siempre es útil disponer de una estimación del pico de número de usuarios que se espera que utilicen el sistema en las horas punta. Si puede ser también una estimación del máximo tiempo de respuesta permitido en el percentil 95, para que la configuración de la ejecución de las pruebas se ajuste a estas especificaciones. La especificación de rendimiento, como mínimo, debería responder a las siguientes preguntas: •
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¿Cuál es el alcance, en detalle, de la prueba de rendimiento? ¿Qué subsistemas, interfaces, componentes, etc están dentro y fuera del ámbito de ejecución de esta prueba? Para las interfaces de usuario involucradas, ¿Cual es el número de usuarios concurrentes que se esperan para cada uno (especificando picos y medias? ¿Cuál es la estructura objetivo del sistema (hardware, especificando todos los servidores de red y configuraciones de dispositivo)?
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¿Cuál es la distribución del volumen de trabajo de la aplicación para cada componente? (por ejemplo: 20% login, 40% buscando, 30% seleccionando elemento, 10% comprando). ¿Cual es la distribución del trabajo del sistema? [Las cargas de trabajo múltiples pueden ser simuladas en una sola prueba de eficacia] (por ejemplo: 30% del volumen de trabajo para A, 20% del volumen de trabajo para B, 50% del volumen de trabajo para C) ¿Cuáles son los requisitos de tiempo para cada uno y para todos los procesos por lotes (especificando picos y medias)?
Metodología de pruebas de rendimiento de aplicaciones Web Según Microsoft Developer Network, la Metodología de las Pruebas de Rendimiento consiste en las siguientes actividades: •
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Actividad 1. Identificar el entorno de pruebas. Identificar el entorno físico de pruebas y el entorno de producción, así como las herramientas y recursos de que dispone el equipo de prueba. El entorno físico incluye hardware, software y configuraciones de red. Tener un profundo conocimiento de todo el entorno de prueba desde el principio permite diseños más eficientes de pruebas y la planificación y ayuda a identificar problemas en las pruebas en fases tempranas del proyecto. En algunas situaciones, este proceso debe ser revisado periódicamente durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Actividad 2. Identificar los criterios de aceptación de rendimiento. Determinar el tiempo de respuesta, el rendimiento, la utilización de los recursos y los objetivos y limitaciones. En general, el tiempo de respuesta concierne al [[usuario+], el rendimiento al negocio, y la utilización de los recursos al sistema. Además, identificar criterios de éxito del proyecto que no hayan sido recogidos por los objetivos y limitaciones, por ejemplo, mediante pruebas de rendimiento para evaluar qué combinación de la configuración da lugar a un funcionamiento óptimo.
Actividad 3. Planificar y diseñar las pruebas. Identificar los principales escenarios, determinar la variabilidad de los usuarios y la forma de simular esa variabilidad, definir los datos de las pruebas, y establecer las métricas a recoger. Consolidar esta información en uno o más modelos de uso del sistema a implantar, ejecutarlo y analizarlo.
Actividad 4. Configurar el entorno de prueba. Preparar el entorno de prueba, herramientas y recursos necesarios para ejecutar cada una de las estrategias, así como las características y componentes disponibles para la prueba. Asegúrarse de que el entorno de prueba se ha preparado para la monitorización de los recursos según sea necesario.
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Actividad 5. Aplicar el diseño de la prueba. Desarrollar las pruebas de rendimiento de acuerdo con el diseño del plan.
Actividad 6. Ejecutar la prueba. Ejecutar y monitorizar las pruebas. Validar las pruebas, los datos de las pruebas, y recoger los resultados. Ejecutar pruebas validas para analizar, mientras se monitoriza la prueba y su entorno.
Actividad 7. Analizar los resultados, realizar un informe y repetirlo. Consolidar y compartir los resultados de la prueba. Analizar los datos, tanto individualmente, como con un equipo multidisciplinario. Volver a priorizar el resto de las pruebas y volver a ejecutarlas de ser necesario. Cuando todas las métricas estén dentro de los límites aceptados, ninguno de los umbrales establecidos han sido rebasados, y toda la información deseada se ha reunido, las pruebas han acabado para el escenario definido por la configuración.
Libera la solución tecnológica En esta subárea se pretende medir si el sustentante es capaz de: . Gestionar la infraestructura para la solución tecnológica . Entregar la solución tecnológica al cliente . Determinar el tipo de implantación de la solución tecnológica Entregar la solución tecnológica al cliente
El punto de entrega es un desarrollo reciente en la administración de proyectos. Tradicionalmente, un proyecto se divide en fases, hitos y tareas, pero el enfoque de punto de entrega utiliza una fecha de vencimiento absoluta para el proyecto y todo lo que se haya realizado al término de esa fecha se debe implementar. Es importante establecer una fecha de vencimiento razonable según el tamaño y las metas del proyecto. También, es necesario priorizar las metas del proyecto con el propósito de entregar a los usuarios las más importantes a la fecha de vencimiento. Las metas menos importantes pueden ser implementadas posteriormente en el proyecto. Un ejemplo de punto de entrega (timeboxing) es crear un sitio Web 7
que contenga las características más importantes, aún y cuando algunas páginas de menor importancia muestren la imagen "En construcción". El enfoque de punto de entrega (timeboxing) establece una fecha de vencimiento absoluta para el proyecto, y todo lo que se haya terminado para esa fecha debe implementarse. Determinar el tipo de implantación de la solución tecnológica Gestionar la infraestructura para la solución tecnológica
Cada sistema de información tiene su propio tipo de decisión . Sistema de procesamiento de transacciones (TPS): decisiones estructuradas Sistema de apoyo a ejecutivos (ESS): decisiones no estructuradas Las etapas de la toma de decisión son: Obtención información estratégica es decir, identificar los problemas. diseño se diseñan posibles soluciones. Selección se elije la mejor solución . Implementación se lleva a la practica la solución elegida. Los sistemas de información son fruto de un proceso de resolución de problemas de la organización. Desarrollo de sistemas: actividades que producen una solución de sistemas de información para un problema u oportunidad de la organización. Análisis de sistemas: Análisis de un problema que la organización tratara de resolver con un sistema de información. El analista de sistemas crea un diagrama de la organización y sus sistemas existentes, e identifica a los propietarios y usuarios primarios de la organización. A partir de este análisis, el analista detalla los problemas o las limitaciones de los sistemas existentes. Factibilidad: Un estudio de factibilidad es necesario para determinar si la solución es factible o no, dados los recursos y las restricciones de la organización. 8
Factibilidad técnica: determina si una solución propuesta se puede implementar o no con el hardware, software y recursos técnicos disponibles. Factibilidad económica: determina si una solución propuesta superan o no a los costos. Factibilidad operativa: determina si una solución propuesta es o no deseable dentro del marco gerencial y de organización existente.
Identificación de las alternativas para el desarrollo del sistema
Existen diferentes alternativas para el desarrollo de un sistema. A continuación se mencionan algunas de las alternativas que existen para su desarrollo: •
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Desarrollar sistema de manera interna y partiendo de cero. Hacer modificaciones a los sistemas actuales con el fin de cubrir los requisitos del ejecutivo. Desarrollar el sistema partiendo de cero con la ayuda desarrolladores externos con experiencia previa en sistema.
de
Cada una de estas alternativas tiene ventajas y desventajas en reglones tales como costo tiempo y control durante el desarrollo de la aplicación.
2.-Creación de la propuesta
En este paso debe escribirse o elaborarse una presentación de la propuesta del sistema. La creación de la propuesta ayudará a tener un apoyo más sólido para el desarrollo del sistema. Las principales razones que existen para presentar de manera formal una propuesta de un sistema son: •
Claro entendimiento con el ejecutivo. Esto se refiere a que el desarrollo del sistema se haga tomando como base lo que piensa el desarrollador y lo que espera el ejecutivo. 9
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Reducir la resistencia al cambio. Manejar las expectativas. En la creación y presentación de una propuesta deben ponerse en una balanza las expectativas. De la misma manera en que se hable de los beneficios que pueden lograrse con un sistema, deben informarse los riesgos que implica y de los recursos que requiere.
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Lograr el compromiso de los recursos.
3.-.Determinación de las necesidades del cliente
Este paso consiste en determinar las necesidades del ejecutivo. Turban surgiere un conjunto de estrategias para lograr lo anterior: •
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Cuestionar al cliente acerca de cuáles son las preguntas que le gustaría formular al regresar de un periodo vacacional de tres semanas. Realizar entrevistas con los directores o gerentes de las diferentes áreas funcionales de la empresa. Listar los principales objetivos de la empresa a corto y mediano plazos y definir la información necesaria para darle seguimiento. Preguntar a los clientes cuáles son los datos que no les gustaría que llegaran a manos de la competencia.
A través de simple observación o entrevistas de terminar la información que utiliza en la actualidad el ejecutivo para monitorear la situación de la empresa
Mantiene la solución tecnológica Identificar las necesidades, expectativas, restricciones e interfaces para el desarrollo de las soluciones tecnológicas de TIC y definir los requerimientos de manera detallada. El Responsable de este proceso deberá: 1. Coordinarse con el Administrador del portafolio de proyectos de TIC, para que el proyecto correspondiente al desarrollo de la solución tecnológica se 10
inscriba en el portafolio de proyectos de TIC y que se asigne un Responsable de proyecto. 2. Asegurarse que se elabore el Documento de planeación del proyecto, de acuerdo al proceso APTI- Administración de proyectos de TIC. 3. Asegurarse que se asignen los roles y responsables para la ejecución del proyecto y se registren en el Documento de planeación del proyecto. El Analista de requerimientos de soluciones tecnológicas de TIC, con apoyo del Representante de la unidad administrativa solicitante, cuando así corresponda; deberá: 4. Identificar las necesidades de la solución tecnológica que se pretende desarrollar, tomando en cuenta: a) La normativa que incide en la solución tecnológica de que se trate. b) Las expectativas, interfaces y restricciones, existentes y proyectadas. 5. Definir los requerimientos de las soluciones tecnológicas de TIC, para lo cual: a) Traducir las necesidades identificadas, en requerimientos específicos. b) Integrar la información y el diseño de la solución tecnológica de TIC que se haya desarrollado, mediante el proceso DSTI- Diseño de servicios de TIC. c) Analizará el modelo de flujo de negocio que será provisto, en su caso, por la Unidad administrativa solicitante. 6. Revisar y validar los requerimientos específicos definidos conforme a los factores críticos 4 y 5, así como integrarlos en el Documento de visión de la solución tecnológica de TIC.
1.3.1 Actualizar los cambios de la solución tecnológica
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Desarrollar los requerimientos de soluciones tecnológicas de considerando los componentes o productos asociados a las mismas.
TIC,
El Analista de requerimientos de soluciones tecnológicas de TIC deberá: 1. Desarrollar los requerimientos de la solución tecnológica de TIC de que se trate, para lo cual:
a) Analizará la información contenida en el Documento de visión de la solución tecnológica de TIC.
b) Detallará los requerimientos de la solución tecnológica, así como las características de dichos requerimientos.
c) Definirá el diagrama de flujo y las reglas de negocio, conforme a los cuales la solución tecnológica proveerá la funcionalidad requerida. d) Identificará los requerimientos para cada producto o componente de la solución tecnológica, con base en las definiciones del Paquete de diseño del servicio de TIC, desarrollado en el proceso DSTI- Diseño de servicios de TIC. 2. Identificar interfaces, externas e internas. 3. Establecer las relaciones entre los requerimientos de la solución tecnológica de TIC. 4. Integrar la información de esta actividad en el Documento de especificación de requerimientos de soluciones tecnológicas, y actualizar el Repositorio central de requerimientos. 1.3.2 Depurar la información de la solución tecnológica
El Diseñador de soluciones tecnológicas de TIC, con apoyo del Arquitecto de soluciones tecnológicas y del Líder técnico de desarrollo, deberá:
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1. Adoptar el método para el diseño detallado de la solución tecnológica que, de acuerdo con la alternativa seleccionada, resulte ser el más adecuado.
2. Determinar las capas de diseño, considerando: a) La arquitectura tecnológica de la solución. b) El diseño funcional. c) El diseño de interfaces. d) Los flujos de información. e) Las estructuras de datos. f) Las estructuras y relaciones de componentes. 3. Desarrollar el diseño detallado de la solución tecnológica, de acuerdo con los estándares y criterios técnicos que para este proceso se definen conforme al proceso OSGP- Operación del sistema de gestión y mejora de los procesos de la UTIC. 4. Identificar las interfaces asociadas con otros componentes, soluciones tecnológicas o servicios de TIC de la Institución o, incluso de otras instituciones u organizaciones. 5. Elaborar el Documento de diseño, en el que se contenga el diseño detallado de la solución tecnológica. 1.3.3 Utilizar sistemas de control de versiones
Definir los componentes o productos que serán integrados en la solución tecnológica, así como la secuencia para realizar la integración. El Integrador de la solución tecnológica, con apoyo del Líder técnico de desarrollo y de los Desarrolladores de la solución tecnológica, deberá: 1. Identificar los productos o componentes que serán integrados en la solución tecnológica. 2. Definir los tipos de verificación que serán ejecutadas durante la integración. 3. Identificar alternativas de integración y de secuencia, así como efectuar pruebas sobre estas.
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4. Analizar las diversas alternativas y seleccionar aquélla que técnicamente resulte la más conveniente para la integración de la solución tecnológica, y realizar la justificación correspondiente. 5. Documentar en el Reporte de integración, la alternativa seleccionada y su respectiva justificación. 6. Actualizar, con la información de los factores críticos anteriores, el Repositorio de configuraciones, el Repositorio central de proyectos y, en caso de establecerse, el Repositorio de componentes y productos.
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Diagrama de Desarrollo de Solución Tecnológica
Define un plan de capacitación de la solución tecnológica Plan de Capacitación de la Solución Tecnologica
La capacitación es una actividad planeada y basada en necesidades reales de una empresa orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y actitudes de los empleados. En tanto que el entrenamiento es aprender por medio de la práctica en el mismo lugar de trabajo. La capacitación es la función educativa dentro de una empresa por lo cual se deben satisfacer necesidades presentes y prever necesidades futuras, resultado de la preparación y habilidades de los colaboradores. Causas que pueden dar origen a la decisión de dar capacitación
Varias son las causas que pueden dar origen a la decisión y luego a la realización del adiestramiento o la capacitación dentro del ámbito de la empresa. Algunas de las más comunes son: a) Ignorancia: por falta total o parcial de conocimientos. b) Obsolescencia: que los conocimientos están desactualizados. c) Por traslados o ascensos: un cambio dentro de la estructura jerárquica o geográfico. d) Frente a cambios tecnológicos: por la necesidad de utilizar nuevas tecnologías. Las capacidades a mejorar
Las capacidades del personal que trabaja en una empresa que pueden ser desarrolladas o mejoradas mediante una buena acción de capacitación se agrupan en tres grandes categorías: 1.) Capacidad Técnica: la condición técnica implica la comprensión y el dominio de una especialidad, esencialmente lo que se refiere a métodos, procesos, procedimientos y técnicas de trabajo. Es sencillo comprobar la existencia de la capacidad técnica de un analista de sistema, contador, músico o cirujano cuando se encuentran desarrollando las funciones específicas. SE TRABAJA CON COSAS .
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2.) Capacidad Humana: es lo que permite el óptimo manejo de los RR.HH. dependientes y crear el ambiente de armonía necesario para la convivencia en una empresa. Comprende a las relaciones con los individuos y con los grupos que ellos forman, atendiendo a sus necesidades y procurando su satisfacción. El administrador debe saber entender la personalidad de cada subordinado para lograr de éste la mayor colaboración y eficiencia posible. SE TRABAJA CON PERSONAS . 3.) Capacidad Conceptual : está dada por el conocimiento genérico, global de la empresa, que permite al administrador tomar las decisiones más importantes que hacen a la conducción de la empresa en su conjunto y su relación con el contexto en que está inserta. Comprende el conocimiento de cómo las diferentes funciones de una organización dependen unas de otras y se extiende a la percepción de las relaciones de la empresa con la rama de actividad que desarrolla (industrial, comercial, financiera, agropecuaria) con la comunidad y las fuerzas políticas, sociales y económicas de su medio. Ésta habilidad requiere por ejemplo del manejo de las leyes económicas de los distintos aspectos del mercado, del régimen laboral de la competencia, de forma tal de poder conducir a la empresa hacia los objetivos, sorteando las dificultades que el mercado y la competencia imponen. ES LA CAPACIDAD DE DIRECCIÓN. La capacitación como un sistema
Podemos ver a la capacitación como un sistema de la siguiente forma:
Importancia de la capacitación
Existen varias ventajas tanto explícitas como implícitas al llevar a cabo acciones de adiestramiento y capacitación, algunas de ellas muchas veces no son consideradas. A continuación podemos ver algunas de esas ventajas:
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1.) Provoca un incremento de la productividad , porque un incremento en las capacidades usualmente da como resultado una mejora, tanto en la cantidad como en la calidad de la producción. 2.) Desarrolla una alta moral en los empleados , porque sienten que la empresa los tiene en cuenta, desea que se desarrollen y mejoren. 3.) Reduce la necesidad de supervisión, porque el empleado capacitado es una persona que puede desarrollar su labor con una supervisión mínima, alcanzando mayor grado de independencia en sus labores. 4.) Reduce los accidentes, porque muchos accidentes son causados más por deficiencia humana debido a la falta de entrenamiento que por falla en los instrumentos o en los equipos de trabajo. 5.) Mejora la estabilidad de la organización y su flexibilidad, la habilidad de una organización para mejorar su efectividad a pesar de las pérdidas de personal clave, se pueden desarrollar solamente mediante la creación de una reserva de personal de reemplazo entrenado. Condiciones de la capacitación
Algunas de las condiciones claves a la hora de llevar a cabo la capacitación son: • •
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Debe ser adecuada a las necesidades reales que intenta satisfacer. Debe realizarse de forma metódica respondiendo a las características del tema, tiempo, lugar y participantes. Debe ser continua, aunque con períodos de descanso. Debe exigir la participación activa de cada persona.
Fases del programa de capacitación
A continuación podemos encontrar las diferentes fases o etapas que podría tener un programa de capacitación: 1) Detectar las necesidades de formación o adiestramiento y clasificar las mismas.
Antes de formar es necesario detectar las necesidades presentes y futuras y analizarlas para hallar sus causas reales. Este inventario de los problemas de la organización debe ser sistemático, continuo y efectuado en todos los campos y en todos los niveles. Una vez detectadas las necesidades se deben fijar prioridades, fijando un plazo para su satisfacción (corto, mediano, largo). Clasificar las necesidades:
- Individuales. Surgidas de la evaluación de desempeño. - Grupales. 18
- Que requieren solución inmediata. - Que demandan una acción futura. Si se planifica el cambio de un proceso, se detecta una necesidad futura de capacitación para que dicho cambio pueda llevarse a cabo. - Que exigen instrucción sobre la marcha. Cuando es imposible extraer al trabajador de su lugar de trabajo o cuando se debe hacer en el lugar de trabajo. - Que necesitan instrucción externa. Cuando debe recurrirse a institutos de capacitación externos. - Que puede resolver por sí misma la organización. Porque cuenta con recursos para hacerlo. - Que requieren fuentes o medios externos. Técnicas para detectar las necesidades :
- Observación directa: del lugar del trabajo, del operario, de los resultados de la ejecución del trabajo. - Reuniones de grupo: los jefes exponen las necesidades generales e individuales de su sector. - Entrevistas: para detectar las dificultades, buscar causas y determinar si están relacionadas a la falta de capacitación. Pueden realizarse incluso con el mismo trabajador. - Evaluación de desempeño: Análisis que permiten detectar las necesidades:
- Análisis del equipo, relacionado a la adquisición de tecnología y la necesidad de aprender a utilizarla. - Análisis de la actividad, por cambios en el modo de realizarlas o la realización de nuevas actividades. - Análisis de problemas en la organización, identificar problemas que se deban a la mala formación o a la falta de conocimientos. - Análisis del comportamiento, tiene en cuenta el nivel de eficiencia del trabajador. - Análisis de la organización, cuando se modifica la estructura, las responsabilidades o las relaciones entre los diferentes componentes de la organización. 2) Programación y organización de las actividades.
Una vez realizado el análisis de las necesidades, se elabora un plan de actividades de formación. El programa es la estructuración de las actividades que permiten el aprendizaje. El conjunto de programas de entrenamiento conforma el plan. Ejemplo: Plan de Capacitación: 19
a) Programa de capacitación para el personal de conducción. b) Programa de capacitación para supervisores. c) Programa de capacitación para los empleados administrativos. d) Programa de capacitación para los operarios. Se debe:
1) Fijar los objetivos, los que deben estar relacionados con los objetivos de la organización. 2) Determinar el número de participantes y nivel de capacitación, armar grupos en igualdad de condiciones para asimilar conocimientos. 3) Definir cursos a desarrollar, por ejemplo, ir por temas y por áreas. 4) Definir objetivos de cada curso. 5) Unidades de instrucción, es decir, cuáles serán los módulos que componen el curso. 6) Métodos de instrucción. 7) Tiempos necesarios. De cada actividad, horarios, cantidad de horas de modo que los sectores sigan funcionando normalmente. 8) Instructores por cada unidad de capacitación, para la parte práctica y para la teórica. 9) Métodos para medir la eficacia, exámenes parciales, finales. 10) Información administrativa necesaria, tal como horario y fecha de fin de curso. Cuando se ejecuta el programa:
1) Comunicar a todos los niveles, el programa y los objetivos. 2) Suministrar la capacitación en relación a la calidad y cantidad de participantes. 3) Busca el lugar para realizar la capacitación, puede ser dentro o fuera de la organización. 4) Administrar, controlando las actividades que realiza el instructor, los participantes y la coordinación. 5) Registrar las actividades que se van realizando, cantidad de capacitados, área a la que pertenece, notas obtenidas, etc. 3) Selección de las técnicas a utilizar:
Una vez elaborado el plan, le sigue la realización de cada programa. Dicha realización está referida a las acciones concretas del docente, a las actividades que realiza el capacitador y las personas a capacitar y a los elementos y procesos que intervienen en cada situación de aprendizaje. La selección de la técnica se basa a la más adecuada para su comprensión y puede ser: 20
- Adiestramiento individual: tomando de a un trabajador por grupo de trabajo. - Grupal: se le enseña una técnica de trabajo al grupo completo. - Clases multilaterales: existe una participación activa del grupo a través de: - Discusión sobre alternativas de solución - Técnicas de simulación o juego de roles - Mesas redondas - Paneles - Simposios - Métodos audiovisuales, pizarra, etc. - Capacitación en el trabajo: se usa principalmente en la etapa de inducción de un empleado nuevo. - Rotación del trabajador: suele ser necesario debido a la condición de generalistas que exige el mercado laboral actual. - Sustitución del jefe: cuando éste debe ausentarse por un lapso de tiempo prolongado, es reemplazado por el subordinado más capacitado para hacerlo, lo cual constituye una forma de capacitación. - Asignación de tareas especiales. 4) Evaluación de resultados.
Una vez realizado el programa se ha de evaluar la conducta final del participante para constatar si ha alcanzado los objetivos fijados en cada programa. Con las normas de desempeño establecidas. La evaluación de cualquier curso proporciona información: - La reacción del grupo y del alumno: ¿cuánto gustó el programa a los participantes?. - Conocimiento adquirido: ¿qué principios, hechos y técnicas aprendieron? ¿los aplican?. - Nivel de avance del alumno. - Las actitudes: ¿qué cambios de conducta en el trabajo ha provocado el curso?. - Los resultados: en cuanto a costos reducidos, mejoras de calidad, mejoras de cantidad, etc. Hay tres tipos de evaluación:
- Antes de la capacitación: permite al instructor hacer cambios sobre la marcha, por ejemplo, cuando los alumnos no tiene los conocimientos básicos para dar ciertos temas. Determina el nivel del alumno previo al curso. - Durante la capacitación: determina el nivel de avance del alumno, para ir potenciando o suministrando capacitación en el o los temas que hagan falta. - Después de la capacitación: sirve para chequear el avance respecto a los conocimientos que tenía cuándo entró al curso y para determinar si la misma fue exitosa. 21
5) Seguimiento y control.
La capacitación no termina cuando finaliza el curso, sino que se hace un seguimiento para determinar si se aplican los conocimientos adquiridos y si los trabajadores adquirieron capacidad y destreza para realizar las actividades en las fue adiestrado. Comienza de nuevo el ciclo… Caso de Estudio
Idealistas.org-Res Non Verba organiza, Programa de capacitación en Tecnología Aplicada A la Gestión de las Organizaciones de la Sociedad Civil Los talleres están orientados a brindar un marco de conocimiento sobre el uso de tecnología aplicada a lo social para fortalecer la gestión, la comunicación y el desarrollo organizacional en su sentido integral. Las capacitaciones procuran brindar nociones sobre CRM, tecnología web 2.0, redes sociales, marketing y publicidad online, Google Adwords y desarrollo de fondos online, entre otros tópicos. PROGRAMA: Capacitación en la Ciudad de Buenos Aires. 4 de mayo: Promocioná gratis tu organización en Internet con Google Adwords.
Hora: 17 a 20hs Lugar: Google Argentina, Alicia Moreau de Justo 350, 2 piso Facilitadores: Gonzalo Gimena y Cynthia Leibman, Google Argentina. Contenido: Publicidad online vs. publicidad tradicional. Publicidad através de Google. ¿Qué es Google Adwords? Google Grants: Detalles de programa, criterios para la selección de beneficiarios, proceso de aplicación. Especificaciones yrequisitos de los anuncios. Tipos de anuncio. Facilitado por Google Argentina. Dirigido a: Personas del área de comunicación, directores generales, directores de programas, relaciones institucionales, fundraising. No es necesario tener conocimientos técnicos avanzados. 5 de mayo: Construir el sitio web de mi organización con Wordpress.
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Hora: 11hs a 14hs Lugar: Zurich Seguros, Cerrito 1010 Facilitador: Daniel Dvorki, CTO, Think-Thanks. Contenido: Utilizar un blog como mi sitio web. Opciones para crear un blog. Diferencia entre blogs y los CMS. Opciones para crear un blog: Saas, Open Source Blogging tools, Open Source CMS tools. Ejemplos de blogs exitosos. Creación de un blog con Wordpress. Componentes y features del blog. Promoción y creación de audiencia. Suscriptores, boletines, estadísticas. Recomendaciones y sugerencias. Dirigido a: Personas del área de tecnología o comunicación, responsable de la implementación con conocimientos técnicos básicos o con facilidad para aprender. 14 de mayo: CRM, Manejando la relación con nuestro público.
Hora: 15 a 18hs Lugar: Instituto Tecnológico de Buenos Aires (ITBA), Av. Eduardo Madero 399 Facilitador: Carolina Santamaría, Martin Waserman, Idealistas.org Contenido: ¿Qué es un CRM? Tipos de CRM. Tipos de licencia. Problemas de la organizaciones, soluciones. Acciones que se pueden realizar a través de un CRM. Ejemplos de tipos de CRM. Open Source vs Saas. Tour básico de CRM: CiviCRM, Salesforce, Sugar. ¿Cómo elegir un CRM? (Budget, Soporte, necesidades). ¿Mi organización necesita un CRM, podemos afrontar este proceso? Dirigido a: Personas del área de comunicación, directores generales, directores de programas, relaciones institucionales, fundraising. No es necesario tener conocimientos técnicos avanzados. 18 de mayo: Google Apps II: Implementá Google Apps en tu organización.
Hora: 17 a 20hs Lugar: Google Argentina, Alicia Moreau de Justo 350, 2 piso Facilitador: Gastón Ansaldo, Enterprise Sales Engineer, Google Contenido: Espacio de preguntas y necesidades de las organizaciones. Instalación, configuración. Manejar cuentas. Cuentas. Mailing Lists. Migración de Email. Mejores prácticas. Reportes. Agregar administradores adicionales. Dirigido a: Personas del área de comunicación, directores generales, directores de programas o idealmente la persona responsable de la implementación de Google Apps. 23
28 de mayo: Marketing y Publicidad Online.
Hora: 15 a 18hs. Lugar: Instituto Tecnológico de Buenos Aires (ITBA), Av. Eduardo Madero 399 Facilitador: Cecilia Costantini, Think -Thanks. Contenido: Principios básicos de una estrategia online. Mass Emailing. SEO. Enlaces en otros sitios. Marketing Viral. Redes Sociales. Publicidad en Internet. Integración con medios offline. Creación de comunidad. Dirigido a: Personas del área de comunicación, directores generales, directores de programas, relaciones institucionales, fundraising. No es necesario tener conocimientos técnicos avanzados. 2 de junio: Construir el sitio web de mi organización con Joomla.
Hora: 11hs a 14hs Lugar: Zurich Seguros, Cerrito 1010 Facilitador: Daniel Dvorki, CTO, Think-Thanks. Contenido: ¿Qué es Open Source? ¿Qué es un CMS? Ventajas. Los CMS más populares: Drupal y Joomla. Características de cada uno. Requerimientos básicos. Instalación y configuración de Joomla. Dirigido a: Personas del área de tecnología o comunicación, responsable de la implementación con conocimientos técnicos básicos o con facilidad para aprender. 11 de junio: Internet para la promoción de campañas sociales: Social Media y Redes Sociales.
Hora: 15 a 18hs. Lugar: Instituto Tecnológico de Buenos Aires (ITBA), Av. Eduardo Madero 399 Facilitador: Francisco Erian y Tomás Kohen, Think Thanks. Contenido: ¿Que es Social Media? Aplicaciones de Social Media: foros, blogs, wikis, podcasts, redes sociales, foto, video. ¿Qué son las redes sociales en Internet? Inventario de redes sociales. Características demográficas de los usuarios de redes sociales. ¿Para qué utilizarlas? Herramientas y conceptos básicos. El uso social de los blogs. Recomendaciones y sugerencias para su uso. Dirigido a: Personas del área de comunicación, directores generales, directores de programas, relaciones institucionales, fundraising. No es necesario tener conocimientos técnicos avanzados. 24
25 de junio: Internet para recaudar fondos: canales y herramientas para aumentar los ingresos de tu organización.
Hora: 15 a 18hs Lugar: Instituto Tecnológico de Buenos Aires (ITBA), Av. Eduardo Madero 399 Facilitador: Jonás Beccar Varela, DF Activo. Contenido: Desarrollo de Fondos Online: importancia de contar con una base de datos. Formas de armar base aprovechando tecnologías disponibles, gratuitas o muy baratas. Los 10 mandamientos del e-mail fundraising El formulario seguro de donación: ¿Cómo funciona y porqué es tan importante? Otros de medios de pago. Integración online-offline. Orientación de la web institucional para fundraising. Fundraising usando redes sociales. Generando tráfico hacia nuestro sitio. Otras formas de recaudar fondos por internet: MercadoSolidario, Ad-sense. Dirigido a: Personas del área de comunicación, directores generales, directores de programas, relaciones institucionales, fundraising. No es necesario tener conocimientos técnicos avanzados.
Conclusión
Idealistas.org es la única red social con fines sociales de alcance internacional que utiliza las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (NTICs) para promover el desarrollo de una ciudadanía socialmente responsable. La red, de uso gratuito, cuenta con más de 1.100.000 personas y más de 85 mil instituciones sociales de todo el mundo que interactúan entre sí en función de potenciar y sumar sinergia, a través del trabajo en red, en proyectos de índole social orientados a incrementar el bienestar de la ciudadanía mundial.
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