26-11-2017
Identificación y Generación de Reporte de No Conformidades GRUPO 22
INTEGRANTES ROSARIO DEL CARMEN ALLASI LIZARRAGA ANGEL BARUC MONTAÑO CORDOVA
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Trabajo Grupal Identificación y Generación de Reporte de No Conformid ades"
Un rol fundamental de todo auditor es la identificación de No Conformidades como parte importante del proceso de auditorías, es por este motivo que nuestro Trabajo Grupal N°1 consiste en que el participante analice las evidencias que mostramos a continuación, los cuales son descripciones de evidencias observadas por un auditor durante el curso de una auditoría. Estas evidencias contienen descripciones de situaciones en las que se PUEDE requerir que se genere un reporte de no conformidad. Los participantes deben leer las descripciones de todos los Evidencias. Luego se requiere que los participantes analicen cuidadosamente los hallazgos y tomen cualquiera de las siguientes dos acciones: a)
Si usted cree que existe suficiente evidencia objetiva de una no conformidad, entonces usted debe completar un reporte de no conformidad y clasificarla como “mayor” o “menor” según los criterios de clasificación de no conformidades.
b)
Si usted considera que no existe evidencia objetiva para indicar que es una no conformidad, debe indicar cuales serían los pasos a seguir como auditor para determinar si se trata de no conformidad o no.
Los reportes deben ser preparados en el formato que se presenta al final del documento. Recuerde que para que una Evidencia sea considerada No Conformidad se requieren 2 condiciones mínimas: 1. 2.
Debe estar basada en evidencias objetivas Debe demostrarse incumplimientos de requisitos: • • •
De normas (OHSAS 18001:2007) u otros estándares aplicables Requisitos legales o regulatorios (Ley 29783) Objetivos, programas, o procedimientos de la empresa
Hallazgos Hallazgo 1 Durante la entrevista con el Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional de la empresa ABC, el auditor preguntó cómo se programan las auditorías internas, el Gerente contestó que se hacía regularmente cada 6 meses en todas las áreas de la empresa, de acuerdo a lo que estaba previsto en el procedimiento KT-4.5.4-01 de Auditoría Internas. El auditor observa en los reportes que más del 70% de las no conformidades son identificadas en la Planta de fundición.
INFORME DE NO CONFORMIDAD Descripción de la No Conformidad: Durante la entrevista con el Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional de la empresa ABC, el auditor preguntó cómo se programan las auditorías internas, el Gerente contestó que se hacía regularmente cada 6 meses en todas las áreas de la empresa, de acuerdo a lo que estaba previsto en el procedimiento KT-4.5.4-01 de Auditoría Internas. El auditor observa en los reportes que más del 70% de las no conformidades son identificadas en la Planta de fundición.
Evidencia Objetiva: El auditor observa en los reportes que más del 70% de las no conformidades son identificadas en la Planta de fundición
Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: Cláusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207 Requisitos: ➢ ➢ ➢ ➢
La organización debe establecer, implementar y mantener uno varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos legales La organización debe establecer, implementar y mantener uno varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos que suscriba la organización La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos que la organización suscriba
Auditor: •
ROSARIO DEL CARMEN ALLASI LIZARRAGA
Hallazgo 2 En el área de Compras, el auditor pregunta cual es el procedimiento para adquirir materiales peligrosos como solventes, pinturas, y otros productos químicos. El jefe de Materiales le explicó que era el mismo procedimiento para adquirir materiales no peligrosos porque las especificaciones eran establecidas claramente por el personal técnico responsable y no había habido ningún incidente que mostrara la necesidad de definir otro procedimiento especial para materiales peligrosos.
INFORME DE NO CONFORMIDAD Descripción de la No Conformidad: En el área de Compras, el auditor pregunta cuál es el procedimiento para adquirir materiales peligrosos como solventes, pinturas, y otros productos químicos. El jefe de Materiales le explicó que era el mismo procedimiento para adquirir materiales no peligrosos porque las especificaciones eran establecidas claramente por el personal técnico responsable y no había habido ningún incidente que mostrara la necesidad de definir otro procedimiento especial para materiales peligrosos .
Evidencia Objetiva: OBS Procedimiento para adquirir materiales peligrosos como solventes, pinturas, y otros productos químicos. El jefe de Materiales explicó que era el mismo procedimiento para adquirir materiales no peligrosos.
Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: 4.5.3 Investigación de incidentes no conformidad, acción correctiva, y acción preventiva 4.5.3.2. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva, según la Ley N° 29783 -Se implementa medidas preventivas de seguridad y salud en el trabajo. 4.4.2 competencia, capacitación, concientización
Auditor: Angel Baruc Montaño Cordova
Hallazgo 3 La empresa ABC ha definido como único objetivo de SST a la disminución de la accidentabilidad en trabajos, con una meta de disminución del 20% respecto al año anterior. Se encontró que la empresa declara en el registro estadístico de accidentes a diciembre 2014 haber tenido cero accidentes en los últimos 3 años.
INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripción de la No Conformidad: La empresa ABC ha definido como único objetivo de SST a la disminución de la accidentabilidad en trabajos, con una meta de disminución del 20% respecto al año anterior. Se encontró que la empresa declara en el registro estadístico de accidentes a diciembre 2014 haber tenido cero accidentes en los últimos 3 años. Evidencia Objetiva: NC • •
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los reportes que más del 70% de las no conformidades son identificadas en la Planta de fundición. el procedimiento para adquirir materiales peligrosos como solventes, pinturas, y otros productos químicos. El jefe de Materiales explicó que era el mismo procedimiento para adquirir materiales no peligrosos. En el área de Mantenimiento, un operario comenta sobre un incidente reciente, en el cual felizmente nadie salió lastimado, descubrieron temporizadores del sistema eléctrico que estaban mal diseñados y que esto había ocurrido porque el proveedor no había revisado el área previamente a la instalación. En el almacén de materiales se encontraron disponibles algunos reglamentos emitidos por Defensa Civil referidos a la atención de emergencias eléctricas y medidas de seguridad en la evacuación… siendo vigentes no se encuentran controlados…… El responsable de la documentación explica que como ellos conocen ese reglamento han preferido transcribir su contenido en procedimientos propios para no tener que controlar más documentos.
Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: 4.4.1 recursos, roles , responsabilidad y autoridad 4.4.2 competencia, capacitación, concientización. 4.43 comunicación, participación y consulta. 4.5.3.2 acción correctiva y acción preventiva. 4.6 revisión por la dirección.
Auditor: Angel Baruc Montaño Cordova.
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Hallazgo 4 En el área de Mantenimiento, un operario comenta sobre un incidente reciente, en el cual felizmente nadie salió lastimado, descubrieron temporizadores del sistema eléctrico que estaban mal diseñados y que esto había ocurrido porque el pr oveedor no había revisado el área previamente a la instalación. El auditor observa el registro de incidentes y no identifica ningún registro en el área de Mantenimiento. El supervisor comenta que como nadie salió lastimado no hubo necesidad de registrar, además esa clase de instalaciones no es usual.
INFORME DE NO CONFORMIDAD Descripción de la No Conformidad: En el área de Mantenimiento, un operario comenta sobre un incidente reciente, en el cual felizmente nadie salió lastimado, descubrieron temporizadores del sistema eléctrico que estaban mal diseñados y que esto había ocurrido porque el proveedor no había revisado el área previamente a la instalación. El auditor observa el registro de incidentes y no i dentifica ningún registro en el área de Mantenimiento. El supervisor comenta que como nadie salió lastimado no hubo necesidad de registrar, además esa clase de instalaciones no es usual. Evidencia Objetiva: Se descubrieron temporizadores del sistema eléctrico que estaban mal diseñados y que esto había ocurrido porque el proveedor no había revisado el área previamente a la instalación, el supervisor comenta que como nadie salió lastimado no hubo necesidad de registrar, además esa clase de instalaciones no es usual Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: Cláusula 4.5.3.1.: Investigación de incidentes de OHSAS 18001:2007 REQUISITOS: La organización debe establecer, implementar y mantener uno varios procedimientos para registrar, investigar y analizar incidentes: 1. Determinen las deficiencias de seguridad y salud ocupacional reales o de raíz y otros factores que puedan causar nuevos incidentes 2. Identifiquen acciones correctivas 3. Determinen necesidad para acciones preventivas 4. Identifiquen oportunidades para la mejora continua 5. Comuniquen los resultados de tales investigaciones Las investigaciones se llevan a cabo en el momento oportuno Las acciones correctivas y preventivas se tratan de acuerdo con el apartado 4.5.3.2.: Se documentan y mantienen los resultados de las investigaciones de incidentes Auditor: ROSARIO DEL CARMEN ALLASI LIZARRAGA
Hallazgo 5 En la entrevista con el Representante de la Dirección, el auditor le pregunta con que periodicidad revisan los documentos del Sistema y este responde que no se ha definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario según pedido de algún usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a través del gerente de área.
INFORME DE NO CONFORMIDAD (Tipo: no conformidad mayor) Descripción de la No Conformidad: En la entrevista con el Representante de la Dirección, el auditor le pregunta con que periodicidad revisan los documentos del Sistema y este responde que no se ha definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario según pedido de algún usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a través del gerente de área Evidencia Objetiva: Que no se ha definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario según pedido de algún usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a través del gerente de área Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: Cláusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207 REQUISITOS: ➢
La organización debe establecer, implementar y mantener uno v arios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. ➢ La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos legales ➢ La organización debe establecer, implementar y mantener uno v arios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos que suscriba la organización ➢ La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos que la organización suscriba Auditor: ROSARIO DEL CARMEN ALLASI LIZARRAGA
Hallazgo 6 En el área Geología el auditor revisó la lista de los objetivos de seguridad y salud ocupacional para dicha área. El auditor preguntó si los resultados del planeamiento que fue llevado a cabo para alcanzar estos objetivos fueron documentados. El responsable de Geología respondió que ningún documento fue preparado porque, a su juicio, esto suprimiría la creatividad.
INFORME DE NO CONFORMIDAD (Tipo: no conformidad mayor) Descripción de la No Conformidad: En el área Geología el auditor revisó la lista de los objetivos de seguridad y salud ocupacional para dicha área. El auditor preguntó si los resultados del planeamiento que fue llevado a cabo para alcanzar estos objetivos fueron documentados. El responsable de Geología respondió que ningún documento fue preparado porque, a su juicio, esto suprimiría la creatividad Evidencia Objetiva: El responsable de Geología respondió que ningún documento fue preparado porque, a su juicio, esto suprimiría la creatividad. Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: Cláusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207 REQUISITOS: ➢
La organización debe establecer, implementar y mantener uno v arios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. ➢ La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos legales ➢ La organización debe establecer, implementar y mantener uno v arios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos que suscriba la organización ➢ La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos que la organización suscriba Auditor: ROSARIO DEL CARMEN ALLASI LIZARRAGA
Hallazgo 7 El procedimiento P-10-Auditorias Internas, especifica en el punto 4 “Programación”, que “el Representante de la dirección programará una serie de auditorias a lo largo de un año en el Plan de Auditoria Interna. En el año transcurrido se ha ejecutado solo una auditoria.
INFORME DE NO CONFORMIDAD (Tipo: No Conformidad Mayor) Descripción de la No Conformidad: El procedimiento P-10- Auditorías Internas, especifica en el punto 4 “Programación”, que “el Representante de la dirección programará una serie de auditorías a lo largo de un año e n el Plan de Auditoria Interna. En el año transcurrido se ha ejecutado solo una auditoria Evidencia Objetiva: En el año transcurrido se ha ejecutado solo una auditoria Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: Cláusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207 REQUISITOS: ➢
La organización debe establecer, implementar y mantener uno v arios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. ➢ La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos legales ➢ La organización debe establecer, implementar y mantener uno v arios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos que suscriba la organización ➢ La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos que la organización suscriba Auditor: ROSARIO DEL CARMEN ALLASI LIZARRAGA
Hallazgo 8 Los objetivos del SGSST se han establecido teniendo en cuenta los Riesgos significativos / No Aceptables, no obstante, no se ha evidenciado que se hayan considerado las opciones tecnológicas, requisitos financieros, operacionales, comerciales y los puntos de vista de las partes interesadas.
INFORME DE INVESTIGACION DE AUDITORIA
Descripción de la No Conformidad:
Los objetivos del SGSST se han establecido teniendo en cuenta los Riesgos significativos / No Aceptables, no obstante, no se ha evidenciado que se hayan considerado las opciones tecnológicas, requisitos financieros, operacionales, comerciales y los puntos de vista de las partes interesadas. Evidencia Objetiva: NC
no se ha evidenci ado: que se hayan considerado las opciones tecnológicas… los puntos de vista de las partes interesadas • •
Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: 4.4.1 Recursos, roles, responsabilidad y autoridad. 4.4.3 Comunicación, participación y consulta.
Auditor:
Angel Baruc Montaño Cordova
Hallazgo 9 En el almacén de materiales se encontraron disponibles algunos reglamentos emitidos por Defensa Civil referidos a la atención de emergencias eléctricas y medidas de seguridad en la evacuación de la zona, los cuales siendo vigentes no se encuentran controlados por el procedimiento KT-4-02 ver 02. El responsable de la documentación explica que como ellos conocen ese reglamento han preferido transcribir su contenido en procedimientos propios para no tener que controlar más documentos. INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripción de la No Conformidad:
En el almacén de materiales se encontraron disponibles algunos reglamentos emitidos por Defensa Civil referidos a la atención de emergencias eléctricas y medidas de seguridad en la evacuación de la zona, los cuales siendo vigentes no se encuentran controlados por el procedimiento KT-4-02 ver 02. El responsable de la documentación explica que como ellos conocen ese reglamento han preferido transcribir su contenido en procedimientos propios para no tener que controlar más documentos. Evidencia Objetiva: NC •
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se encontraron disponibles algunos reglamentos emitidos por Defensa Civil referidos a la atención de emergencias eléctricas y medidas de seguridad en la evacuación de la zona, los cuales siendo vigentes no se encuentran controlados. El responsable de la documentación explica que como ellos conocen ese reglamento han preferido transcribir su contenido en procedimientos propios para no tener que controlar más documentos.
Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: 4.4.5 control de documentos. 4.4.6 control operacional.
Auditor:
Angel Baruc Montaño Cordova
Hallazgo 10 El procedimiento PG-12 Revisión por la Dirección y el Registro “Acta de Revisión por la Dirección, no han incluido algunas entradas para la Revisión por la Dirección, tales como: Resultados del proceso de Consulta y Participación. Estado de Investigación de Incidentes. Cambios en las circunstancias incluyendo la evolución de los requisitos legales.
INFORME DE NO CONFORMIDAD (Tipo: No Conformidad Mayor) Descripción de la No Conformidad: El procedimiento PG-12 Revisión por la Dirección y el Registro “Acta de Revisión por la Dirección, no han incluido algunas entradas para la Revisión por la Dirección, tales como: Resultados del proceso de Consulta y Participación. Estado de I nvestigación de Incidentes. Cambios en las circunstancias incluyendo la evolución de los requisitos legales Evidencia Objetiva: No han incluido algunas entradas para la Revisión por la Dirección, tales como: Resultados del proceso de Consulta y Participación Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007: Cláusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207 REQUISITOS: ➢
La organización debe establecer, implementar y mantener uno v arios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. ➢ La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos legales ➢ La organización debe establecer, implementar y mantener uno v arios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos que suscriba la organización ➢ La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos que la organización suscriba Auditor: ROSARIO DEL CARMEN ALLASI LIZARRAGA
