Trabajo Grupal N°1 “Identificación y Generación de Reporte de No Conformidades" Un rol fundamental de todo auditor es la identificación de No Conformidades como parte importante del proceso de auditorías, es por este motivo que el trabajo grupal N°1 consiste en que el participante analice las evidencias que mostramos a continuación, los cuales son descripciones de evidencias observadas por un auditor durante el curso de una auditoría. Estas evidencias contienen descripciones de situaciones en las que se PUEDE requerir que se genere un reporte de no conformidad. Los participantes deben leer las descripciones de todos los Evidencias. Luego se requiere que los participantes analicen cuidadosamente los hallazgos y tomen cualquiera de las siguientes dos acciones: a)
Si usted cree que existe suficiente evidencia objetiva de una no conformidad, entonces usted debe completar un reporte de no conformidad y clasificarla como “mayor” o “menor”. A continuación usted debe indicar en el espacio inferior del reporte qué debe hacer el auditado a continuación, por ejemplo, identificar las posibles causas básicas y las acciones correctivas que se deben implementar.
b)
Si usted considera que no existe evidencia objetiva para indicar que es una no conformidad, debe indicar cuales serían los pasos a seguir como auditor para determinar si se trata de no conformidad o no.
Los reportes deben ser preparados en el formato que se presenta al final del documento. Recuerde que para que una Evidencia sea considerada No Conformidad se requieren 2 condiciones mínimas: 1. 2.
Debe estar basada en evidencias objetivas Debe demostrarse incumplimientos de requisitos: • • •
De normas (OHSAS 18001:2007) u otros estándares aplicables Requisitos legales o regulatorios (Ley 29783) Objetivos, programas, o procedimientos de la empresa
Hallazgos Hallazgo 1 Durante la entrevista con el Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional de la empresa ABC, el auditor preguntó cómo se programan las auditorías internas, el Gerente contestó que se hacía regularmente cada 6 meses en todas las áreas de la empresa, de acuerdo a lo que estaba previsto en el procedimiento KT-4.5.4-01 de Auditoría Internas. El auditor observa en los reportes que más del 70% de las no conformidades son identificadas en la Planta de fundición.
Informe de No Conformidad Descripción de la NO Conformidad: Durante la entrevista con el Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional de la empresa ABC, el auditor preguntó cómo se programan las auditorías internas, el Gerente contestó que se hacía regularmente cada 6 meses en todas las áreas de la empresa, de acuerdo a lo que estaba previsto en el procedimiento KT-4.5.4-01 de Auditoría Internas. El auditor observa en los reportes que más del 70% de las no conformidades son identificadas en la Planta de fundición. Evidencia objetiva: El auditor observa en los reportes que más del 70% de las no conformidades son identificadas en la Planta de fundición Clausula y requisito de la norma OHSAS 18001- 2007: Cláusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207 REQUISITOS: - La organización debe establecer, implementar y mantener uno varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. - La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos legales - La organización debe establecer, implementar y mantener uno varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos que suscriba la organización - La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos que la organización suscriba Auditor: Raul Lopez Janampa Tipo: no conformidad mayor Causas: Hallazgo 2 En el área de Compras, el auditor pregunta cual es el procedimiento para adquirir materiales peligrosos como solventes, pinturas, y otros productos químicos. El
jefe de Materiales le explicó que era el mismo procedimiento para adquirir materiales no peligrosos porque las especificaciones eran establecidas claramente por el personal técnico responsable y no había habido ningún incidente que mostrara la necesidad de definir otro procedimiento especial para materiales peligrosos. No se encuentra pruebas objetivas como para considerar una no conformidad, además, no existe una prueba objetiva, como por ejemplo un accidente. Hallazgo 3 La empresa ABC ha definido como único objetivo de SST a la disminución de la accidentabilidad en trabajos, con una meta de disminución del 20% respecto al año anterior. Se encontró que la empresa declara en el registro estadístico de accidentes a diciembre 2014 haber tenido cero accidentes en los últimos 3 años. .la SST de la empresa ABC alcanzo su objetivo, lo demuestra con resultado de 0 accidentes en los 3 últimos años. No hay razón para considerar no conformidad Hallazgo 4 En el área de Mantenimiento, un operario comenta sobre un incidente reciente, en el cual felizmente nadie salió lastimado, descubrieron temporizadores del sistema eléctrico que estaban mal diseñados y que esto había ocurrido porque el proveedor no había revisado el área previamente a la instalación. El auditor observa el registro de incidentes y no identifica ningún registro en el área de Mantenimiento. El supervisor comenta que como nadie salió lastimado no hubo necesidad de registrar, además esa clase de instalaciones no es usual.
Informe de No Conformidad Descripción de la No Conformidad: En el área de Mantenimiento, un operario comenta sobre un incidente reciente, en el cual felizmente nadie salió lastimado, descubrieron temporizadores del sistema eléctrico que estaban mal diseñados y que esto había ocurrido porque el proveedor no había revisado el área previamente a la instalación. El auditor observa el registro de incidentes y no identifica ningún registro en el área de Mantenimiento. El supervisor comenta que como nadie salió lastimado no hubo necesidad de registrar, además esa clase de instalaciones no es usual. Evidencia objetiva: descubrieron temporizadores del sistema eléctrico que estaban mal diseñados y que esto había ocurrido porque el proveedor no había revisado el área previamente a la instalación, el supervisor comenta que como nadie salió lastimado no hubo necesidad de registrar, además esa clase de instalaciones no es usual Clausula y requisito de la norma OHSAS 18001- 2007: Cláusula 4.5.3.1. investigación de incidentes de OHSAS 18001:2007 REQUISITOS: - La organización debe establecer, implementar y mantener uno varios procedimientos para registrar, investigar y analizar incidentes:
-
1. Determinen las deficiencias de seguridad y salud ocupacional reales o de raíz y otros factores que puedan causar nuevos incidentes 2. Identifiquen acciones correctivas 3. Determinen necesidad para acciones preventivas 4. Identifiquen oportunidades para la mejora continua 5. Comuniquen los resultados de tales investigaciones Las investigaciones se llevan a cabo en el momento oportuno Las acciones correctivas y preventivas se tratan de acuerdo con el apartado 4.5.3.2. Se documentan y mantienen los resultados de las investigaciones de incidentes
Auditor: Raul Lopez Janampa Tipo: no conformidad menor Hallazgo 5 En la entrevista con el Representante de la Dirección, el auditor le pregunta con que periodicidad revisan los documentos del Sistema y este responde que no se ha definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario según pedido de algún usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a través del gerente de área.
Informe de No Conformidad Descripción de la NO Conformidad: En la entrevista con el Representante de la Dirección, el auditor le pregunta con que periodicidad revisan los documentos del Sistema y este responde que no se ha definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario según pedido de algún usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a través del gerente de área Evidencia objetiva: que no se ha definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario según pedido de algún usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a través del gerente de área Clausula y requisito de la norma OHSAS 18001- 2007: Cláusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207 REQUISITOS: - La organización debe establecer, implementar y mantener uno varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. - La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos legales - La organización debe establecer, implementar y mantener uno varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos que suscriba la organización - La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos que la organización suscriba
Auditor: Raul Lopez Janampa Tipo: no conformidad mayor Hallazgo 6 En el área Geología el auditor revisó la lista de los objetivos de seguridad y salud ocupacional para dicha área. El auditor preguntó si los resultados del planeamiento que fue llevado a cabo para alcanzar estos objetivos fueron documentados. El responsable de Geología respondió que ningún documento fue preparado porque, a su juicio, esto suprimiría la creatividad.
Informe de No Conformidad Descripción de la NO Conformidad: En el área Geología el auditor revisó la lista de los objetivos de seguridad y salud ocupacional para dicha área. El auditor preguntó si los resultados del planeamiento que fue llevado a cabo para alcanzar estos objetivos fueron documentados. El responsable de Geología respondió que ningún documento fue preparado porque, a su juicio, esto suprimiría la creatividad. Evidencia objetiva: El responsable de Geología respondió que ningún documento fue preparado porque, a su juicio, esto suprimiría la creatividad. Clausula y requisito de la norma OHSAS 18001- 2007: Cláusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207 REQUISITOS: - La organización debe establecer, implementar y mantener uno varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. - La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos legales - La organización debe establecer, implementar y mantener uno varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos que suscriba la organización - La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos que la organización suscriba Auditor: Raul Lopez Janampa Tipo: no conformidad mayor Hallazgo 7 El procedimiento P-10-Auditorias Internas, especifica en el punto 4 “Programación”, que “el Representante de la dirección programará una serie de auditorias a lo largo de un año en el Plan de Auditoria Interna. En el año transcurrido se ha ejecutado solo una auditoria.
Informe de No Conformidad Descripción de la NO Conformidad: El procedimiento P-10- Auditorías Internas, especifica en el punto 4 “Programación”, que “el Representante de la dirección programará una serie de auditorías a lo largo de un año en el Plan de Auditoria Interna. En el año transcurrido se ha ejecutado solo una auditoria Evidencia objetiva: En el año transcurrido se ha ejecutado solo una auditoria Clausula y requisito de la norma OHSAS 18001- 2007: Cláusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207 REQUISITOS: - La organización debe establecer, implementar y mantener uno varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. - La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos legales - La organización debe establecer, implementar y mantener uno varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos que suscriba la organización - La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos que la organización suscriba Auditor: Raul Lopez Janampa Tipo: no conformidad mayor Hallazgo 8 Los objetivos del SGSST se han establecido teniendo en cuenta los Riesgos significativos / No Aceptables, no obstante, no se ha evidenciado que se hayan considerado las opciones tecnológicas, requisitos financieros, operacionales, comerciales y los puntos de vista de las partes interesadas. No se mencionan pruebas objetivas para considerar como no conformidad y realizar el reporte. Hallazgo 9 En el almacén de materiales se encontraron disponibles algunos reglamentos emitidos por Defensa Civil referidos a la atención de emergencias eléctricas y medidas de seguridad en la evacuación de la zona, los cuales siendo vigentes no se encuentran controlados por el procedimiento KT-4-02 ver 02. El responsable de la documentación explica que como ellos conocen ese reglamento han preferido transcribir su contenido en procedimientos propios para no tener que controlar más documentos. Hallazgo 10 El procedimiento PG-12 Revisión por la Dirección y el Registro “Acta de Revisión por la Dirección, no han incluido algunas entradas para la Revisión por la Dirección, tales como: Resultados del proceso de Consulta y Participación. Estado de Investigación de Incidentes. Cambios en las circunstancias incluyendo la evolución de los requisitos legales.
Informe de No Conformidad Descripción de la No Conformidad: El procedimiento PG-12 Revisión por la Dirección y el Registro “Acta de Revisión por la Dirección, no han incluido algunas entradas para la Revisión por la Dirección, tales como: Resultados del proceso de Consulta y Participación. Estado de Investigación de Incidentes. Cambios en las circunstancias incluyendo la evolución de los requisitos legales. Evidencia objetiva: No han incluido algunas entradas para la Revisión por la Dirección, tales como: Resultados del proceso de Consulta y Participación. Clausula y requisito de la norma OHSAS 18001- 2007: Cláusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207 REQUISITOS: - La organización debe establecer, implementar y mantener uno varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. - La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos legales - La organización debe establecer, implementar y mantener uno varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos que suscriba la organización - La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos que la organización suscriba Auditor: Raul Lopez Janampa Tipo: no conformidad mayor Causas: Desconocimiento del beneficio del “proceso de consulta y participación” para empresa.
a) Si usted piensa que hay suficiente evidencia para informar sus hallazgos como una no conformidad complete el siguiente informe. Incidente Número:________
INFORME DE NO CONFORMIDAD Descripción de la No Conformidad:
-
Evidencia Objetiva:
Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007:
Auditor:
b) Exponga las razones para pensar que todavía no hay suficiente evidencia para informar de sus hallazgos como una no conformidad. Describa como investigaría a continuación para determinar la conformidad o no conformidad. Incluya las pistas de auditoria que seguiría y ejemplos específicos de evidencias y su propósito. Incidente Número_______
FORMATO DE INVESTIGACIÓN DE AUDITORIA Razón por la que no hay suficiente evidencia para establecer una no conformidad:
Pistas de auditoria que seguiría, incluyendo, evidencias que buscaría y su propósito
Auditor:
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA PARA TOMAR EN CUENTA EN EL TRABAJO N°1:
A propósito de la realización del primer trabajo colaborativo, y para complementar nuestro texto de la unidad IV, adjuntamos las definiciones para nuestros resultados en nuestros Hallazgos, los cuales pueden ser clasificados en fortalezas y áreas de mejora: 1. FORTALEZA: Requisito cumplido que evidencia estar significativamente al proceso de mejora continua del SGSST.
contribuyendo
2. ÁREAS DE MEJORA: Requisitos que bajo una revisión detallada por parte de la organización, pueden incorporar acciones que permitan mejorar la eficacia del SGSST. Se clasifican en No Conformidad (NC), Observación (OBS) y Oportunidad de Mejora (OM). 2.1 NO CONFORMIDAD 2.2.1 NO CONFORMIDAD MAYOR: Incumplimiento de un requisito incluido en el criterio de la auditoria, pudiendo ser:
Un incumplimiento total del sistema de gestión de la organización dirigido a un requisito especifico de la norma.
Un incumplimiento total, frecuente o determinado de un requisito especifico incorporado por escrito dentro del sistema de gestión de SST de la organización.
Un incumplimiento que no permita el logro de un objetivo fundamental requerido en el sistema.
Un incumplimiento del sistema de gestión de la organización para lograr el cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.
Múltiples no conformidades menores asociado a un mismo requisito de la norma o del sistema de la organización.
Un incumplimiento de la organización para solucionar no conformidades.
2.2.2 NO CONFORMIDAD MENOR Cualquier incumplimiento del sistema auditado que no permita dar conformidad a un requisito escrito y que no sea considerado como una no conformidad mayor. 2.2 OBSERVACIÓN Un área de preocupación, proceso, documento o actividad que es actualmente conforme, que podría generar una no conformidad si no es mejorado. 2.3 OPORTUNIDAD DE MEJORA Son situaciones que no representan incumplimiento pero pueden ser revisadas por la organización, cuando lo estime conveniente para mejorar la eficacia del proceso.
Asimismo marcamos la diferencia entre dos conceptos que debemos considerar cuando encontremos nuestras evidencias objetivas en toda Auditoria:
1. HECHO: Una declaración fácilmente verificable a través de la verificación de su fuente 2. DEDUCCIÓN O INFERENCIA: Una declaración acerca de lo desconocido basada en lo que es conocido Nosotros no podemos basar nuestras Evidencias Objetivas en Deducciones
