HALLAZGOS, NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Al encontrar un Hallazgo, el objetivo no es encontrar culpables, sino que detectar procesos o qué parte del proceso debemos analizar para mejorar el desempeño de la Empresa y así a sí poder corregir y mejorar nuestro trabajo.
Hallazgos, No Conform!a!"s, A##on"s Corr"#$%as & Pr"%"n$%as In$ro!'##(n La importancia de los Hallazgos radica en que nos proporcionan inormaci!n valiosa valiosa para evaluar la e"cacia del #$% y para identi"car identi"car oportunidades oportunidades de &ejora. 'ebem 'ebemos os co cons nsid idera erarr que que los los Ha Halla llazg zgos os son, son, genera generalme lment nte, e, (ec( (ec(os os no plani"cados o no deseados que pueden producir daño. 'etectar un Hallazgo es una oportunidad de &ejora de los procesos de la Empresa, toda vez que sea evidenciado y reportado. En la medida que demos cuenta de las situaciones no deseadas, estaremos aportando en dic(a &ejora. &anejarr los concep conceptos tos de Hal Hallaz lazgo, go, )o %onor %onormid midad, ad, Accio Accion n O)*"$%o+ &aneja %orrectiva y *reventiva, así como sus clasi"caciones e impacto en el #$%.
DEFINICIONES acon onte teci cimi mien ento to no dese desead ado o que que pued puede e Hallazgo Hallazgo In#!"n In#!"n$"-+ $"-+ es un ac producir daño a la propiedad o pérdidas en el proceso. Este se puede clasi"car como )o %onormidad, )o %onormidad *otencial y +bservaci!n.
No Conform!a!+ es el )o cumplimiento de un requisito. A su vez un requ requis isit ito o es una una nece necesi sida dad d o epe epect ctat ativa iva esta establ blec ecida ida,, gener general almen mente te impl implíc ícit ita a u obli obliga gato tori ria. a. *or eje ejemp mplo lo,, leyes leyes,, espe especi ci"c "cac acio iones nes técn técnic icas as,, procedimientos, etc. Las )o %onor %onormid midades ades son, son, por eje ejemplo mplo,, incump incumplimi limient entos os de proces procesos os internos, requisitos del %liente, cl-usulas de la norma #+ /001, políticas, requisitos legales, etc. situaci!n o (ec(o que podría llevar al No Conform!a! Po$"n#al+ es una situaci!n incumplimiento de un requisito establecido.
O)s"r%a#(n+ es un Hallazgo que, luego de ser evaluado, no cuenta con evidencia su"ciente para ser considerado una )o %onormidad. 2ambién 2ambién se pueden considerar como recomendaciones de &ejora del proceso evaluado. Hallazgo Hallaz go 3ejemp 3ejemplo4 lo455 6n superv superviso isorr observa observa que en alguna algunass 7reas 7reas de la Empresa eisten algunas personas que no conocen claramente los objetivos asociados a su unidad de trabajo.
8equisito5 9%!mo evitar la situaci!n del ejemplo anterior: Los objetivos deben ser diundidos a todos los niveles pertinentes de la +rganizaci!n.
.C'/l"s son las a##on"s n"#"saras 0ara "lmnar los Hallazgos1 ;
A##(n Corr"#$%a+ es la Acci!n tomada para eliminar la causa de una )o %onormidad detectada u otra situaci!n indeseable. Estorientada a causas.
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A##(n Pr"%"n$%a+ %orresponde a la Acci!n tomada para eliminar la causa de una )o %onormidad *otencial u otra situaci!n potencial indeseable.
Eisten algunas razones por las cuales la gente no siempre reporta los Hallazgos o ncidentes.
M"!o a las Cons"#'"n#as 5 Alguna personas creen err!neamente que el detectar una )o %onormidad es algo negativo y que puede ser causa de despido o reto. Al detectar una )o %onormidad se estayudando a mejorar los procesos de la +rganizaci!n.
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Pr"o#'0a#(n 0or2'" s" #ons!"r" "n s' Ho*a !" V!a+ Las personas creen que detectar una )o %onormidad dentro de su 7rea se considerar- en su Hoja de =ida y, mientras m-s )o %onormidades detecten, ser- m-s negativo para su desarrollo en la Empresa. La )o %onormidad es una (erramienta de &ejora> al realizar una correcta y oportuna detecci!n se puede ayudar a prevenir la ocurrencia de nuevos problemas.
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La m0or$an#a !" Informar+ El no inormar todos los problemas puede ocasionar un problema mayor. *ara prevenir esta situaci!n, es necesaria su oportuna detecci!n y an-lisis. Las )o %onormidades son una inormaci!n valiosa, ya que orman parte de la (istoria y eperiencia de la Empresa.
.Pos)l!a!"s, o)*"$%o, "f"#$%!a! & #om0romso1 ;
Pos)l!a!"s+ al detectar un Hallazgo podemos analizar la causa de éste y tomar acciones para evitar que vuelva a ocurrir. 'e esta manera, ayudamos a disminuir los costos de )o %alidad en nuestros procesos y a mejorar nuestra orma de trabajar.
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O)*"$%o+ *ara que la +rganizaci!n crezca es necesario que se realice el proceso de &ejora %ontinua. La correcta y oportuna detecci!n de problemas, a través de la (erramienta de )o %onormidades, ayuda a detectar que procesos o que parte del proceso se debe analizar para mejorar el desempeño de la +rganizaci!n.
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Ef"#$%!a!+ )os permite ser e"cientes al distribuir mejor nuestro tiempo, al (acer las cosas a la primera y no tener que corregir o re(acer, retrasando así nuestras actividades diarias.
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Com0romso+ *ara que esto ocurra, es necesario que toda la Empresa trabaje en unci!n de5 ; %omunicar eectivamente el objetivo para detectar y analizar las )o %onormidades. ; %apacitar a los trabajadores en la necesidad de inormar las razones de su importancia y la metodología para realizarlo. ; 8eaccionar positivamente ante un Hallazgo
.C3MO SE DESCRI4E 5N HALLAZGO1 6n (allazgo debe contener la siguiente inormaci!n5
6- .7'8 s" !"$"#$(1 ; Ausencia de procedimiento ; ?alta de implementaci!n del manual, procedimientos, política, etc ; *roducto o servicio que no cumple con requisitos especi"cados. 9- .7'8 R"2's$o no C'm0l"1 ; 6na norma ; *olítica, manuales, procedimientos ; Especi"caciones técnicas ; 'ocumentos contractuales :- .D(n!" O#'rr(1 ; Lugar ísico donde se detect! el Hallazgo ; 'epartamento, ubicaci!n @4 E%!"n#a O)*"$%a+ en caso de tratarse de un incumplimiento5 ; 'eben eistir pruebas de que (ay una desviaci!n o problema. Ejemplo5 registros, documentos. Es importante describir en detalle el Hallazgo porque debe servir y ser su"ciente para poder identi"car cu-l es el problema, d!nde y cu-ndo ocurri!, de manera de poder eectuar un an-lisis de las causas y determinar planes de acci!n que permitan solucionarlas. Al descubrir los Hallazgos de debe considerar5 ;
No !"n$;#ar #'l0a)l"s+ Al describir un Hallazgo lo que se busca es identi"car qué sucedi! y no de quién es la culpa.
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No !"s#r)r Hallazgo solo "n )as" a 0"r#"0#on"s+ Es importante estar seguros de la situaci!n o (ec(o que se quiere inormar.
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Ano$ar #laram"n$" la "%!"n#a o)*"$%a "n#on$ra!a+ *ermite realizar la trazabilidad del Hallazgo y validar la inormaci!n
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Es0"#;#ar "l
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Es#r)r !" forma #lara & "s$r'#$'ra!a 5 %ualquier persona debe ser capaz de entender la descripci!n del Hallazgo.
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Plan$"ar s(lo "l ="#=o 5 8emitirse a lo identi"cado> no establecer juicios, suposiciones o soluciones.
DETECCI3N, AN
:- Corr"##(n & Valorza#(n+ ; Corr"##(n+ describir la soluci!n inmediata ; Valorza#(n+ describir los costos de %alidad asociados a la correcci!n del problema @4 In%"s$ga#(n !" Ca'sas 5 nvestigar, en base a (ec(os y a evidencia objetiva recopilada, cu-les son las %ausas de la )o %onormidad. B4 Plan !" A##(n+ Establecer actividades o un *lan de Acci!n para superar las %ausas de las )o %onormidades.
RES5MEN D";n#on"s Eisten D tipos de Hallazgos5 ; ; ;
)o %onormidades 8eales )o %onormidades *otenciales +bservaciones
'ijimos que los D deben ser investigados con el objetivo de corregir y evitar que el problema se vuelva a repetir 3)o %onormidades4 y en otros para prevenir que éste ocurra 3)o %onormidades *otenciales y +bservaciones4
.C(mo s" !"s#r)" 'n Hallazgo1 *ara elaborar un inorma de )o %onormidad señalamos que es necesario especi"car qué es, en contra de qué est-, d!nde ocurri!, tener evidencia objetiva e identi"car desde uentes internas y eternas, de manera que se pueda identi"car claramente el problema para pdoer investigar sus %ausas. D"$"##(n, An/lss " In%"s$ga#(n !" Ca'sas
%uando abordamos este tema planteamos que proceso desde la 'etecci!n del Hallazgo (asta el cierre de éste consta de seis pasos5 'etecci!n del Hallazgo, %lasi"caci!n, %orrecci!n y =alorizaci!n, nvestigaci!n de %ausas, *lan de Acci!n y, por ltimo, =eri"caci!n de E"cacia.