Hoja de Cálculo 2013

Hoja de Cálculo

ISBN 978-607-7273-93-6

Carlos Zepeda Chehaibar y Raúl Calao Rebouleen

PROFESOR

Excel® 2013

Hoja de cálculo Excel® 2013

Autores:

Carlos Zepeda Chehaibar Raúl Calao Rebouleen

Apoyo en actualización:

César Carranza Contreras

Coordinación Editorial:

Alejandro Flores Ledesma

Diseño Editorial:

César Carranza Contreras

Corrección de Estilo:

Alba María Sánchez Ramírez

Dirección de Arte:

Alfredo Salazar de la Vega

Coordinador Ilustración Portada:

Mario Martínez Ramírez

Ilustración de Portada:

Inés Sánchez Granados

Ilustración de Interiores:

Judith Lourdes Sierra Pérez Miriam Tatiana Zamora Gutiérrez Hoja de cálculo Excel® 2013 1ra. EDICIÓN Enero 2015 D.R. © Grupo Educare, S.A. de C.V., Cerro de Mesontepec, número 83, Colonia Colinas del Cimatario, Querétaro, Qro., CP. 76090, 2011. Queda prohibida la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio, sin autorización de los editores. ISBN 978-607-7273-93-6 Impreso y hecho en México. Esta es una obra protegida por las leyes internacionales de derechos de autor. Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra y/o los recursos que la acompañan, por cualquier medio, sin autorización escrita de Grupo Educare, S.A. de C.V. Editado por Grupo Educare S.A. de C.V. El logotipo de Grupo Educare es propiedad de Grupo Educare, S.A. de C.V. El diseño editorial y contenidos gráficos son propiedad exclusiva de Grupo Educare, S.A. de C.V. Todos los nombres de empresas, productos, direcciones y nombres propios contenidos en esta obra, forman parte de ejemplos ficticios, a menos que se indique lo contrario. Las citas, imágenes y videogramas utilizados en esta obra se utilizan únicamente con fines didácticos y para la crítica e investigación científica o artística, por lo que el autor y Grupo Educare, S.A. de C.V. no asumen ninguna responsabilidad por el uso que se dé a esta información, ni infringen derecho de marca alguno, en conformidad al Artículo 148 de la Ley Federal del Derecho de Autor. Microsoft Office, MS DOS, MS Windows, Word, PowerPoint, Excel, FrontPage y Access y sus logotipos son marcas comerciales de Microsoft Corporation. Microsoft y el logo de Microsoft Office son marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. Microsoft no patrocina, endosa o aprueba esta obra. Flash, Illustrator, Fireworks, Freehand, Dreamweaver, Photoshop y sus logotipos son marcas registradas de Adobe Inc. Adobe no patrocina o endosa esta obra.

Contenido Hoja de cálculo Excel® 2013

Propuesta Pedagógica Unidad 1 Introducción a Excel tema

I 11

A Introducción 12

Actividad 1-01 Cálculos 12 Lámina 1-01 Línea del tiempo sobre la historia del cálculo 13

B Principios de la hoja de cálculo Libros y hojas Referencia de una celda

14 14 14

C Interface de MS Excel 2013 Pantalla principal Cinta de opciones Acceso rápido con el teclado Botones divididos Cuadros de diálogo

16 16 17 18 19 19

Barra de herramientas de acceso rápido

20

Opciones de visualización

23

D Manejo de archivos y Vista Backstage Nuevo libro Guardar y Guardar como…

26 26 27

Guardar con contraseña y sólo lectura Guardar como página Web

28 29

Opciones especiales al Abrir Enviar a una dirección electrónica Cerrar un libro

30 30 31

tema

Actividad 1-02 Conceptos de la hoja de cálculo tema

Video 1-01 La interface de Excel

Video 1-02 Barra de herramientas de acceso rápido Actividad 1-03 Conociendo Excel Video 1-03 Zoom, vistas y paneles Actividad 1-04 Paneles y navegación tema

Video 1-04 Vista Backstage y nuevo libro

Video 1-05 Guardar como Actividad 1-05 Guardar en otros formatos

Proyecto 1-01 Explorar opciones al abrir y crear archivos Evaluación 01

15

19

20 21 24 24

27

29 29

31 32

Contenido

Unidad 2 Trabajando con hojas de cálculo

33

A Entrada y edición de datos Deshacer y rehacer

34 34

Ir a

36

Combinaciones de teclas

37

Cortar, copiar y pegar Portapapeles de Excel

39 40

Mover y copiar sólo con el ratón Borrar contenido y formato de celdas

42 43

B Parámetros de fila y columna Operaciones con filas y columnas

44 45

C Trabajo con hojas de cálculo Manejo de las hojas de un libro Insertar celdas

47 47 48

Eliminar celdas

49

tema

Actividad 2-01 Rehacer y repetir

Video 2-01 Entrada y edición de datos Actividad 2-02 Navegar en la hoja de cálculo Actividad 2-03 Un portapapeles real Video 2-02 El portapapeles tema

Video 2-03 Filas y columnas Proyecto 2-01 Manejo de celdas tema

Video 2-04 Trabajo con hojas

35

36

38 41

43

45 46

48

D Revisión de la hoja de cálculo 50 Comentarios 50 Ortografía 50

tema

Video 2-05 Comentarios 50 Video 2-06 Ortografía y sinónimos 51 Proyecto 2-02 Revisión de una hoja de cálculo 52

E Diseño de página e impresión Configurar página Modificar propiedades de página Encabezados y pies de página

tema

Video 2-07 Configurar página

53 53 53 54 55

Impresión 56

Contenido

Área de impresión Imprimir atributos de hoja

56 57

Video 2-08 Impresión 57 Proyecto 2-03 Vista preliminar e impresión 58 Evaluación 02 60

Unidad 3 Datos 61 A Formato de datos Alineación, rotación y sangría Formatos de celda

62 62 63

Copiar formato

67

tema

Video 3-01 Formato de datos Proyecto 3-01 Aplicar formato

Proyecto 3-02 Aplicar formato-horario

66 66

67

Formato de número

68

Temas de diseño

73

Proyecto 3-03 Formateo de celdas Video 3-02 Temas de diseño

72 75

Dar formato como tabla 76 Estilos 76

Video 3-03 Estilos de celda y formato de tabla 76 Video 3-04 Formato condicional 78 Proyecto 3-04 Estilos 78 Proyecto 3-05 Estilos y autoformas 80

B Manejo de datos 82 Ordenar 82

tema

Video 3-05 Ordenar 83 Proyecto 3-06 Ordenar alumnos 83

Series de autollenado

85

Buscar y reemplazar

88

Video 3-06 Rellenar automáticamente Proyecto 3-07 Crear series automáticamente Video 3-07 Buscar y reemplazar Proyecto 3-08 Buscar y reemplazar

86 87

89 89

Filtros 91

Video 3-08 Filtros 91 Proyecto 3-09 Filtrar para analizar información 91 Evaluación 03 94

Contenido

Unidad 4 Fórmulas y funciones

95

A Fórmulas y funciones Rangos Crear fórmulas Mostrar fórmulas

96 96 97 97

tema

Video 4-01 Fórmulas 97 Actividad 4-01 Uso de fórmulas 98

Prioridad de las operaciones 99 Fórmulas con funciones definidas 101 Autosuma 102 Actividad 4-02 Reflexión sobre las funciones

102

Errores en fórmulas

103

Insertar función Funciones estadísticas básicas

105 106

Copiar fórmulas

109

Fórmulas que utilizan funciones y operadores

112

Video 4-02 Funciones básicas

Video 4-03 Insertar función Actividad 4-03 ¿Para qué sirve? Video 4-04 Copiar fórmulas Actividad 4-04 Funciones estadísticas Actividad 4-05 Medidas de tendencia central Proyecto 4-01 Descuentos de supermercado Proyecto 4-02 Funciones y operadores

103

106 108

109 110 111 114 115

B Trabajo con fechas y horas Cómo trabaja Excel con las fechas Funciones básicas de fecha y hora

116 116 116

Funciones financieras básicas

117

tema

Video 4-05 Trabajo con fechas y horas Proyecto 4-03 Problemas financieros Evaluación 04

117

121 124

Contenido

Unidad 5 Cálculos complejos

125

A Cálculos complejos Tipos de referencias

126 126

Pegado especial

132

Referencias 3D

134

tema

Actividad 5-01 Referencias relativas Actividad 5-02 Referencias absolutas Actividad 5-03 Referencias mixtas Video 5-01 Referencias absolutas, relativas y mixtas Actividad 5-04 Más referencias Video 5-02 Pegado especial Video 5-03 Referencias 3D Actividad 5-05 Referencias 3D

126 128 129 129 130

133

134 134

Nombres 135

Video 5-04 Nombres 136 Proyecto 5-01 Uso de nombres 137

Funciones lógicas o condicionales

Video 5-05 Función Si Proyecto 5-02 Función Si Proyecto 5-03 Función Si anidada Proyecto 5-04 Condicionales y referencias 3D Proyecto 5-05 Contar músicos Video 5-06 Funciones Contar Si y Sumar Si Proyecto 5-06 Función Sumar Si

138

140 140 141 144 145 146 146

B Manejo de objetos 148 Ilustraciones 148 Formas 148 Imágenes 149

tema

Proyecto 5-07 Usar formas para crear un diseño

150

Hipervínculos 151

Video 5-07 Vínculos 151 Proyecto 5-08 Formulario con hipervínculos 152 Evaluación 05 154

Contenido

Unidad 6 Gráficos 155 A Gráficos 156 Principales tipos de gráficos 156

tema

Actividad 6-01 Creación rápida de gráficos

158

Tabla de datos de un gráfico Creación de gráficos

159 159

Personalizar gráficos Mover y borrar gráficos

162 164

Video 6-01 Gráficos 161 Proyecto 6-01 Fichas de herramientas contextuales Proyecto 6-02 Creación de gráficos

Series en gráficos

Actividad 6-02 Analizar series Proyecto 6-03 Gráfico de varias series tema

B Gráficas de funciones matemáticas

Lámina 6-01 Explicación del álgebra y aplicación de ecuaciones X Y

Tipo de gráfico Dispersión (XY)

Actividad 6-03 Traducir funciones matemáticas Proyecto 6-04 Ecuaciones gráficas

165 166

167

168 170

173

173

174

176 177

C Otros objetos 179 SmartArt 179 WordArt 180

tema

Proyecto 6-05 SmartArt y WordArt Evaluación 06

181 182

Recursos

Material impreso Este material forma parte de un conjunto de recursos que conforman el Programa de Informática y Tecnología (PIT). Está organizado en bloques integrales que incluyen todo lo necesario para aprender, practicar y evaluar habilidades o competencias. Las explicaciones, imágenes, tablas, actividades, notas y tips, apoyadas con las láminas y tutoriales, permiten integrar la experiencia de aprendizaje desde múltiples perspectivas. Así, podemos afirmar que el PIT de Grupo Educare es la mejor manera de aprender haciendo.

Recursos digitales Los recursos digitales que acompañan al material impreso contienen videos que te ayudarán a comprender los conceptos y a poner en práctica las habilidades adquiridas. Adicionalmente encontrarás los archivos que se requieren para realizar las actividades, algunos documentos y aplicaciones útiles. No olvides que los recursos digitales son parte integral del programa, por lo que es muy importante que los conozcas y utilices en el curso.

Explicación iconográfica Actividad Este icono nos indica un ejercicio que refuerza la parte teórica de este material.

Proyecto Este icono nos indica un ejercicio que refuerza de manera práctica.

Video Es el material digital de los recursos del programa. La representación en video de la parte teórica.

Lámina de apoyo La lámina es un recurso del profesor, que sirve como refuerzo dinámico e interactivo a un tema denso, que complementa la teoría del material impreso.

Evaluación Este icono indica un elemento fundamental del proceso educativo que sirve para valorar el proceso de aprendizaje.

Nota Las notas que verás dentro de tu texto, puntualizan la teoría o los aspectos más importantes de un tema.

T IP

Tip Es una sugerencia que complementa un tema del material impreso, dando un panorama más amplio al alumno sobre cómo ejecutar una actividad de manera más sencilla y práctica.

Las propuestas didácticas son flexibles, adaptables a la forma personal de trabajo del maestro y necesidades específicas de cada clase maximizando así el empleo de los recursos disponibles.

P ropuesta Did áctica NIVEL: Básico

DURACIÓN SUGERIDA: 30 SESIONES / 45-50 MINUTOS

Este libro lo integran las siguientes Unidades: Unidad 01 Introducción a Excel Unidad 02 Trabajando con hojas de cálculo Unidad 03 Datos Unidad 04 Fórmulas y funciones Unidad 05 Cálculos complejos Unidad 06 Gráficos

Hoja de cálculo Excel® 2013 Autores: Carlos Zepeda Chehaibar y Raúl Calao Rebouleen

Hoja de cálculo Excel® 2013 Unidad

Tema

Subtema

Conocer las características de la hoja de cálculo y sus elementos.

Introducción

1 - Introducción a Excel Sesiones sugeridas: 5

2 - Trabajando con hojas de cálculo Sesiones sugeridas: 5

II

Objetivos

Principios de la hoja de cálculo

Libros y hojas Referencia de una celda

Diferenciar los conceptos de Libros y Hojas.

Interface de MS Excel 2013

Pantalla principal Cinta de opciones Acceso rápido con el teclado Botones divididos Cuadros de diálogo Barra de herramientas de acceso rápido Opciones de visualización

Identificar la pantalla principal y sus elementos: Cinta de opciones, Barra de herramientas de acceso rápido, Cuadro de nombres, Barra de fórmulas, Celda activa y Barra de título.

Manejo de archivos y Vista Backstage

Nuevo libro Guardar y Guardar como… Guardar con contraseña y sólo lectura Guardar como página Web Opciones especiales al Abrir Enviar a una dirección electrónica Cerrar un libro

Manejar Vista Backstage y archivos: manejo de libros, hojas, celdas, filas, columnas, crear libros usando plantillas, abrir y guardar archivos.

Entada y edición de datos

Deshacer y rehacer Ir a Combinaciones de teclas Cortar, copiar y pegar Portapapeles de Excel Mover y copiar sólo con el ratón Borrar contenido y formato de celdas

Aplicar combinaciones de teclas, over, cortar, copiar y pegar información entre celdas haciendo uso de comandos y del teclado.

Propuesta Didáctica

Competencias

Actividades sugeridas para el alumno

Tutorial Sugerido

Recursos

Nombrar y reconocer las necesidades por las que surgió la hoja de cálculo, así como las hojas de cálculo comerciales con sus características sobresalientes.

Actividad 1-01 Cálculos

Libro del Alumno Recursos Digitales Lámina 1-01 Línea del tiempo sobre la historia del cálculo

Diferenciar el concepto de libros y hojas.

Actividad 1-02 Conceptos de la hoja de cálculo

Libro del Alumno Recursos Digitales

Usar la pantalla principal de Excel 2013 aplicando la Cinta de opciones, Barra de herramientas de acceso rápido, Cuadro de nombres, Barra de fórmulas, Celda activa y Barra de título.

Actividad 1-03 Conociendo Excel Actividad 1-04 Paneles y navegaciónVideo 1-01 La interface de Excel

Video 1-02 Barra de herramientas de acceso rápido Video 1-03 Zoom, vistas y paneles


Asociar el concepto archivo con libro de Excel, cómo distinguir una columna, una Fila y una Celda, crear libros usando plantillas, abrir y guardar archivos con diferentes formatos y compartir hojas de cálculo con otros usuarios de Internet a través del correo electrónico.

Actividad 1-05 Guardar en otros formatos Proyecto 1-01 Explorar opciones al abrir y crear archivos Evaluación 01

Video 1-04 Vista Backstage y nuevo libro Video 1-05 Guardar como


Aplicar combinaciones de teclas, mover, cortar, copiar y pegar información.

Actividad 2-01 Rehacer y repetir Actividad 2-02 Navegar en la hoja de cálculo Actividad 2-03 Un portapapeles real

Video 2-01 Entrada y edición de datos Video 2-02 El portapapeles


III


Cont. Unidad 2

Tema

Objetivos

Parámetros de fila y de columna

Operaciones con filas y columnas

Realizar operaciones con filas y columnas, modificando las dimensiones de una o varias celdas.

Trabajo con hojas de cálculo

Manejo de las hojas de un libro Insertar celdas Eliminar celdas

Manejar las hojas de un libro, realizando operaciones con una celda o conjunto de celdas.

Revisión de la hoja de cálculo

Comentarios Ortografía

Agregar, modificar y eliminar comentarios en una celda, utilizando adecuadamente las opciones de Ir, reemplazar y Buscar datos. Corregir la ortografía.

Diseó de página e impresión

Configurar página Modificar propiedades de página Encabezados y pies de página Impresión Área de impresión Imprimir atributos de hoja

Configurar e imprimir Libros y Hojas de Cálculo de acuerdo con necesidades específicas.

Formato de datos

Alineación, rotación y sangría Formatos de celda Copiar formato Formato de número Temas de diseño Dar formato como tabla Estilos

Combinar y formatear celdas, aplicando diferentes estilos a una o más celdas (Formato condicional, Dar formato como tabla o Estilos de celda).

Manejo de datos

Ordenar Series de autollenado Buscar y reemplazar Filtros

Ordenar y filtrar datos, así como utilizar series de autollenado de información.

3 - Datos Sesiones sugeridas: 5

IV

Subtema


Competencias Cómo realizar operaciones con filas y columnas y modificar las dimensiones de celdas.


Proyecto 2-01 Manejo de celdas

Manejar las hojas de un libro y realizar operaciones con celdas.

Tutorial Sugerido

Recursos

Video 2-03 Filas y columnas


Video 2-04 Trabajo con hojas


Manejar comentarios en una celda de la Hoja de Cálculo, utilizar las opciones Ir, Reemplazar y Buscar datos. Corregir ortografía de una Hoja de Cálculo.

Proyecto 2-02 Revisión de una hoja de cálculo

Video 2-05 Comentarios Video 2-06 Ortografía y sinónimos


Cómo configurar e imprimir Libros y Hojas de Cálculo.

Proyecto 2-03 Vista preliminar e impresión Evaluación 02

Video 2-07 Configurar página Video 2-08 Impresión


Combinar y dar formato a celdas, copiar formatos y aplicar estilos a celdas (Formato condicional, Dar formato como tabla o Estilos de celda).

Proyecto 3-01 Aplicar formato Proyecto 3-02 Aplicar formato-horario Proyecto 3-03 Formateo de celdas Proyecto 3-04 Estilos Proyecto 3-05 Estilos y autoformas

Video 3-01 Formato de datos Video 3-02 Temas de diseño Video 3-03 Estilos de celda y formato de tabla Video 3-04 Formato condicional


Cómo ordenar datos

Proyecto 3-06 Ordenar alumnos Proyecto 3-07 Crear series automáticamente Proyecto 3-08 Buscar y reemplazar Proyecto 3-09 Filtrar para analizar información Evaluación 03

Video 3-05 Ordenar Video 3-06 Rellenar automáticamente Video 3-07 Buscar y reemplazar Video 3-08 Filtros


V


Tema

VI

Objetivos

Fórmulas y funciones

Rangos Crear fórmulas Mostrar fórmulas Prioridad de las operaciones Fórmulas con funciones definidas Autosuma Errores en fórmulas Insertar función Funciones estadísticas básicas Copiar fórmulas Fórmulas que utilizan funciones y operadores

Crear fórmulas y funciones utilizando celdas y rangos, aplicando prioridad de operadores y uso de variables.

Trabajo con fechas y horas

Cómo trabaja Excel con las fechas Funciones básicas de fecha y hora Funciones financieras básicas

Aplicar funciones de Fecha, Hora y financieras básicas para la solución de problemas financieros específicos.

Tipos de referencias Pegado especial Referencias 3D Nombres Funciones lógicas o condicionales

Aplicar Referencias Relativas, Referencias Absolutas, Referencias Mixtas y Referencias 3D para la solución de problemas específicos, así como aplicar las diferentes opciones del Pegado Especial.

4 - Fórmulas y funciones Sesiones sugeridas: 5

5 - Cálculos complejos Sesiones sugeridas: 5

Subtema

Cálculos complejos


Competencias


Tutorial Sugerido

Recursos

Crear fórmulas y funciones, aplicando la prioridad de operadores y el uso de variables en la creación de fórmulas.

Actividad 4-01 Uso de fórmulas Actividad 4-02 Reflexión sobre las funciones Actividad 4-03 ¿Para qué sirve? Actividad 4-04 Funciones estadísticas Actividad 4-05 Medidas de tendencia central Proyecto 4-01 Descuentos de supermercado Proyecto 4-02 Funciones y operadores

Video 4-01 Fórmulas Video 4-02 Funciones básicas Video 4-03 Insertar función Video 4-04 Copiar fórmulas


Cómo aplicar funciones de Fecha y Hora, así como funciones financieras básicas.

Proyecto 4-03 Problemas financieros Evaluación 04

Video 4-05 Trabajo con fechas y horas


Aplicar Referencias para la solución de problemas específicos, aplicar opciones de pegado especial y solución de problemas condicionales.

Actividad 5-01 Referencias relativas Actividad 5-02 Referencias absolutas Actividad 5-03 Referencias mixtas Actividad 5-04 Más referencias Actividad 5-05 Referencias 3D Proyecto 5-01 Uso de nombres Proyecto 5-02 Función Si Proyecto 5-03 Función Si anidada Proyecto 5-04 Condicionales y referencias 3D Proyecto 5-05 Contar músicos Proyecto 5-06 Función Sumar Si

Video 5-01 Referencias absolutas, relativas y mixtas Video 5-02 Pegado especial Video 5-03 Referencias 3D Video 5-04 Nombres Video 5-05 Función Si Video 5-06 Funciones Contar Si y Sumar Si


VII


Cont. Unidad 5

6 - Gráficos Sesiones sugeridas: 5

Tema

Objetivos

Manejo de objetos

Ilustraciones Formas Imágenes Hipervínculos

Insertar y modificar Imágenes e hipervínculos.

Gráficos

Principales tipos de gráficos Tabla de datos de un gráfico Creación de gráficos Personalizar gráficos Mover y borrar gráficos Series en gráficos

Crear, modificar y eliminar gráficos.

Gráficos de funciones matemáticas

Tipo de gráfico Dispersión (XY)

Crear representaciones gráficas matemáticas de los datos contenidos en la hoja de cálculo.

SmartArt WordArt

Insertar y modificar gráficos de SmartArt y cuadros de texto con herramientas de WordArt, cambiando el tipo de letra, la fecha, la hora y aplicando varios diagramas.

Otros objetos

VIII

Subtema


Competencias


Tutorial Sugerido

Recursos

Cómo insertar y modificar imágenes e hipervínculos.

Proyecto 5-07 Usar formas para crear un diseño Proyecto 5-08 Formulario con hipervínculos Evaluación 05

Video 5-07 Vínculos


Crear, modificar y eliminar gráficos.

Actividad 6-01 Creación rápida de gráficos Proyecto 6-01 Fichas de herramientas contextuales Proyecto 6-02 Creación de gráficos Actividad 6-02 Analizar series Proyecto 6-03 Gráfico de varias series

Video 6-01 Gráficos


Cómo crear representaciones gráficas matemáticas de los datos contenidos en la hoja de cálculo.

Actividad 6-03 Traducir funciones matemáticas Proyecto 6-04 Ecuaciones gráficas

Libro del Alumno Recursos Digitales Lámina 6-01 Explicación del álgebra y aplicación de ecuaciones X Y

Insertar y modificar gráficos de smartArt y cuadros de texto con herramientas de WordArt, cambiando el tipo de letra, la fecha, la hora y aplicando varios diagramas.

Proyecto 6-05 SmartArt y WordArt Evaluación 06


IX

Diagnóstico de habilidades Habilidad Identificar el espacio de trabajo de Excel 2013 Configurar la Barra de herramientas de acceso rápido Reconocer las diferentes Vistas Crear hipervínculos Insertar gráficos Integrear comentarios a un libro Modificar los parametros para impresión de hojas de cálculo Crear un documento a partir de una plantilla Utilizar el portapapeles de Office Utilizar Temas de diseño en un documento Definir los conceptos de celdas, filas y columnas Crear tablas y aplicarles formato Aplicar bordes y sombreado Utilizar formato condicional Diferenciar entre referencias absolutas y referencias relativas Emplear el editor de funciones Copiar y pegar funciones Ordenar los datos de una hoja de cálculo Aplicar formato mediante estilos Hacer uso de la Vista Backstage para gestionar libros

1

2

3

4

5

Excel es una hoja de cálculo que sirve principalmente para realizar operaciones matemáticas. Sin embargo, sus usos son muy amplios y útiles para muchas situaciones de la vida cotidiana y profesional. Es muy útil y sencillo utilizarlo como herramienta de bases de datos, para gráficos y presentaciones, y realizar fórmulas.

Un id ad 01 NIVEL: Básico

Introducción a E xcel


Durante el desarrollo de esta unidad aprenderás a: A Conocer las características de la hoja de cálculo y sus elementos. B Diferenciar los conceptos de Libros y Hojas. C Identificar la pantalla principal y sus elementos: Cinta de opciones, Barra de herramientas de acceso rápido, Cuadro de nombres, Barra de fórmulas, Celda activa y Barra de título. D Manejar Vista Backstage y archivos: manejo de libros, hojas, celdas, filas, columnas, crear libros usando plantillas, abrir y guardar archivos.


Hoja de cálculo Excel® 2013 tema

A Introducción La necesidad de realizar cálculos para muchas tareas cotidianas es una historia de más de mil años. Es precisamente esta necesidad la que desencadena el origen y desarrollo de máquinas para facilitar los cálculos, que después dieron origen a la computadora moderna. Las viejas y enormes computadoras podían realizar más operaciones en un tiempo mucho menor y con mayor precisión que cualquier persona. Con el pasar de los años, el uso de la PC (Personal Computer) se vuelve popular a partir de 1980, cuando se desarrolla software que facilita algunas tareas diarias de las personas comunes y no sólo de los gobiernos o centros de investigación. Uno de los programas de software más útiles fue la hoja electrónica de cálculo. La aparición de la hoja de cálculo marcó un notable incremento en la aceptación de la computadora personal (PC) como herramienta de trabajo en los pequeños negocios, las escuelas y en el hogar, ya que permite automatizar muchas tareas que antes se realizaban con una hoja de papel, lápiz y tal vez con una calculadora. Aunque hay muchas marcas de hojas de cálculo, Microsoft Excel es la más popular del mundo. Excel es parte de los programas de la suite de oficina de Microsoft Office. Aunque este libro tiene como base Excel (Microsoft Office Excel 2013), después de estudiarlo serás capaz de trabajar con cualquier marca de hoja de cálculo a la que te enfrentes en un futuro.

ACTIVIDAD

1-01

Cálculos

Describe 5 situaciones en que las personas tenían necesidad de realizar cálculos, antes de la aparición de las calculadoras y computadoras. 1.

12

Introducción a Excel

2.

3.

4.

5.

1-01 LÁMINA

Línea del tiempo sobre la historia del cálculo

13


B Principios de la hoja de cálculo Libros y hojas Los archivos de la hoja de cálculo se conocen como libros. Un libro está formado de una o más hojas de cálculo. En su concepción más simple, una hoja de cálculo es un cuadriculado de filas y columnas donde se pueden guardar datos y crear fórmulas. La utilidad y el poder de la hoja de cálculo están en su capacidad de realizar cálculos con la información contenida en la hoja. Las hojas de cálculo tienen la enorme ventaja de que si alguno de los datos cambia, no es necesario repetrir los cálculos, ya que los resultados se actualizan automáticamente.

Referencia de una celda La hoja de cálculo se compone de celdas, formadas por la intersección de una columna (vertical) y una fila (horizontal). Las columnas se identifican con letras (A, B, C…) y las filas se identifican con números (1, 2, 3…). Para referirnos a una celda, se utiliza la letra de la columna y el número de la fila que la forman, por ejemplo: A1, B4 o C12. A esto se llama referencia de la celda. Celda activa Cuando trabajas con una hoja de cálculo, siempre hay una celda resaltada o seleccionada. Esta es la celda activa. Si escribes algo o aplicas algún formato, los cambios tendrán efecto sobre la celda activa. Para cambiar la celda activa puedes usar el ratón o moverte por la hoja de cálculo usando las flechas de desplazamiento del teclado. La dirección o referencia de la celda activa aparece en el cuadro de nombres, por ejemplo:

Imagen 1-1: Celda activa

14


ACTIVIDAD

1-02

Conceptos de la hoja de cálculo

1. Escribe las definiciones de los siguientes conceptos relacionados con una hoja de cálculo: a. Libro: Está formado de una o más hojas de cálculo. b. Hoja de cálculo: Es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas. c. Celda: Es la intersección de una fila y una columna. d. Fila: Una fila es una sucesión horizontal de celdas. Las filas se identifican mediante números consecutivos, siendo el 1 el número de la primera fila de la hoja. e. Columna: Una columna es una sucesión vertical de celdas. Las columnas se identifican mediante letras mayúsculas, siendo la A la que hace referencia a la primera columna de la hoja. f. Referencia: Al referirse a una celda, se utiliza la letra de la columna y el número de la fila que la forman, por ejemplo A1, B4 o C12. g. Celda Activa: Es la celda que está resaltada o seleccionada, todo cambio tendrá efecto sobre esta celda.

15


C Interface de MS Excel 2013 Pantalla principal La interfaz de la versión 2013 facilita al usuario encontrar los comandos que necesita. Los comandos del programa se encuentran agrupados en las diferentes fichas que contiene la cinta de opciones. 1

2

3

4

7

5 6

8

Imagen 1-2: Pantalla principal

1. Ficha Archivo: Agrupa los comandos básicos para abrir, guardar e imprimir un archivo. Sustituye al Botón de Microsoft Office de Excel 2007 y al menú Archivo de versiones anteriores. 2. Barra de herramientas de acceso rápido: Contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se están mostrando en la Cinta de opciones. 3. Cinta de opciones: Está compuesta por fichas en las que se organizan comandos o acciones específicos. Los controles de cada ficha se organizan además en varios grupos. 4. Cuadro de Nombres: Muestra la referencia o dirección de la celda activa.

16


5. Barra de Fórmulas: Muestra el contenido real de la celda activa y permite modificarlo. 6. Celda Activa: Indica la celda seleccionada, donde se introducirán los datos. 7. Barra de Título: Muestra el nombre del programa y del libro activo. 8. Hojas de cálculo: Muestra los nombres de las hojas de un libro. Con un clic puedes cambiar a otra hoja o renombrar una hoja con doble clic.

Cinta de opciones La Cinta de opciones está diseñada para ayudarte a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar tu trabajo. Los comandos se encuentran organizados en grupos lógicos, que a su vez se concentran en fichas. Estas fichas están relacionadas con un tipo de actividad, como trabajar con fórmulas, insertar objetos o utilizar vistas del trabajo. Fichas

Botones de Comando

Grupos

Imagen 1-3: Cinta de opciones

TIP

Puedes ocultar o mostrar la Cinta de opciones presionando las teclas . También puedes ocultar la cinta haciendo doble clic en la ficha activa.

La cinta de opciones también se maneja en otros programas de Microsoft Office 2013 como Access, PowerPoint o Word. Aunque raramente es necesario, la cinta de opciones de Excel 2013 tiene cierta libertad de personalización. Si tienes necesidad de personalizar la interface de tu programa, experimenta con el comando de la Ficha Archivo/Opciones/Personalizar cinta de opciones.

17


NOTA

En este curso utilizaremos la siguiente nomenclatura para localizar algún comando en la cinta de opciones: Ficha/Grupo/Comando Por ejemplo, para referirnos al botón Copiar formato que se encuentra en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, simplemente se mencionará: Ficha Inicio/Portapapeles/Copiar Formato Ficha Inicio Grupo Portapapeles

Copiar Formato

Acceso rápido con el teclado Algunas personas se sienten más cómodas y trabajan más rápido utilizando únicamente el teclado y dejando el ratón sólo para algunas acciones menores. Para ello, casi todas las aplicaciones tienen combinaciones de teclas que hacen las mismas funciones que muchos botones de comando. Presiona y suelta la tecla . Aparecerán pequeñas etiquetas sobre cada función disponible en la ficha activa, como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 1-4: Acceso rápido con teclado

Presiona la letra o la secuencia que aparece sobre la función que desees utilizar. Dependiendo de las teclas que presiones, podrán aparecer nuevas etiquetas. Sigue presionando las letras hasta llegar al comando o control específico que deseas utilizar. Para que desaparezcan las etiquetas sobre los botones, únicamente vuelve a presionar la tecla .

18


Botones divididos En las aplicaciones de Microsoft Office 2013, muchos botones están divididos en dos secciones. La primera sección muestra un icono de identificación. Si haces clic con el ratón sobre él, se ejecuta la acción inmediatamente. A lado de la imagen aparece un pequeño triángulo que indica que existe un menú colgante con más opciones para ese botón. Observa la siguiente imagen: Si das clic en la cubeta, inmediatamente las celdas seleccionadas se rellenarán con el último color utilizado. Si das clic en este triángulo, se desplegarán más opciones de color para el relleno.

Imagen 1-5: Colores de Relleno

Cuadros de diálogo En algunos Grupos aparece, en la parte inferior derecha, una pequeña flecha diagonal . Esta flecha se llama iniciador de cuadro de diálogo. Al presionarla, aparecerá una caja con más opciones relacionadas al Grupo. También puede aparecer un panel con opciones detalladas de alguna actividad. Por ejemplo, este es el Cuadro de diálogo asociado al grupo Fuente. Desde aquí se tienen opciones relacionadas al formato de las fuentes, que no aparecen directamente en el grupo como botones. Imagen 1-6: Formato de celdas

1-01 VIDEO

La interface de Excel

19


Barra de herramientas de acceso rápido Es una barra personalizable con comandos independientes a la Cinta de opciones. Te ayuda a tener acceso rápido a los comandos que más utilices en un trabajo. Los comandos predeterminados de la banda son: Guardar, deshacer y repetir/rehacer. Puede ubicarse encima o debajo de la Cinta de opciones.

Imagen 1-7: Barra de herramientas de acceso rápido

Puedes agregar o eliminar botones de comandos de la Barra de herramientas de acceso rápido de dos maneras diferentes: a. Haz clic en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra en el extremo derecho de esta barra. Aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente y desde ahí puedes agregar o eliminar los comandos que desees.

Imagen 1-8: Flecha para personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

b. Haz clic sobre cualquier botón de la cinta de opciones con el botón secundario del ratón y después selecciona la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Esto agrega el comando seleccionado a la barra de herramientas de acceso rápido, de modo que sea de fácil acceso.

Imagen 1-9: Opciones del botón secundario

1-02 VIDEO 20

Barra de herramientas de acceso rápido


ACTIVIDAD

1-03

Conociendo Excel

1. Inicia MS Excel 2013. 2. Escribe cuáles son los grupos dentro de las siguientes fichas: a. Ficha Insertar Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Gráficos, Informes, Minigráficos, Filtros, Vínculos, Texto y Símbolos. b. Ficha Fórmulas Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo. c. Ficha Datos Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos y Esquema. 3. Sin la ayuda del ratón y utilizando las teclas de Acceso rápido, escribe cuáles son las secuencias de teclas para seleccionar los siguientes botones: a. Cambiar de fuente (Ficha Inicio/Fuente/Fuente) Alt>O>FU o CTRL+MAYÚS+F b. Negritas (Ficha Inicio/Fuente/Negrita) Alt>O>1 o CTRL+N c. Hacer un Zoom del 100% (Ficha Vista/Zoom/100%) Alt>N>B

21


d. Imágenes prediseñadas (Ficha Insertar/Ilustraciones/Imágenes en línea) Alt>B>MM o Alt>B>ZI>MM e. Centrar un dato en la celda activa (Ficha Inicio/Alineación/Centrar) Alt>O>EE 4. Personaliza la barra de herramientas de acceso rápido. Agrega los comandos: Guardar como, Cerrar y Salir. Ordénalos de manera que queden como en la siguiente imagen:

5. Escribe los títulos de los cuadros de diálogo que se pueden abrir con un iniciador de cuadro de diálogo, en los siguientes grupos de la Ficha Inicio. a. Fuente Formato de Celdas b. Alineación Formato de Celdas c. Número Formato de Celdas 6. Revisa tu respuesta anterior y observa que los tres cuadros (Fuente, Alineación y Número) son en realidad el mismo cuadro de diálogo. Escribe los nombres de todas las fichas que estén en este cuadro de diálogo: Número, Alineación, Fuente, Borde, Relleno y Proteger

22


Opciones de visualización Zoom Cuando se desea aumentar o disminuir la visualización de una hoja de cálculo puedes utilizar el Control deslizante del zoom que por omisión se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Imagen 1-10: Zoom

Vistas de libro El grupo de comandos de la Ficha Vista/Vistas de libro, incluye 4 opciones para visualizar una hoja de cálculo. Las diferentes vistas no alteran el contenido ni estructura del libro, solamente cambia la forma de verlo en pantalla. Las vistas son: Ver saltos de página: Muestra una vista previa de las divisiones de página, útiles para preparar la impresión.

Diseño de página: Presenta la hoja tal y como aparecería impresa, mostrando la separación entre páginas, los encabezados y los pies de página.

Normal: Es la vista predeterminada y más común de la hoja de cálculo.

Imagen 1-11: Vistas de libro

Vistas personalizadas: Si has modificado la vista usando Zoom, divisiones de página u otros, puedes guardar esta configuración como una vista personalizada y usarla después en otro libro con este botón.

Paneles En una hoja de cálculo se pueden crear paneles que permiten dividir la pantalla en dos secciones verticales y/u horizontales. Los paneles son útiles en hojas que contienen una gran cantidad de datos, pues ayudan a su visualización y análisis. Son muy prácticos cuando quieres mantener siempre visibles ciertos encabezados, independientemente de cómo te muevas en la hoja. Crear paneles permite mantener ciertas celdas fijas, mientras el resto de la hoja de cálculo puede ser desplazada con ayuda de las barras de desplazamiento. Los paneles se crean arriba y a la izquierda de la celda activa usando el comando Ficha Vista/Ventana/Dividir . Se pueden cambiar de posición arrastrando con el ratón, siempre y cuando no estén inmóviles. Situando el ratón en esta área el puntero tomará la forma o . Arrastra la división hasta donde desees.

23


Para quitar una división, basta con hacer doble clic sobre la barra de división o arrastrarla hasta los nombres de las columnas o las filas.

Imagen 1-12: Barra de división vertical

Para inmovilizar los paneles y evitar que puedan moverse con el ratón, utiliza en la Ficha Vista/ Ventana/Inmovilizar Paneles. Inversamente puedes movilizar los paneles utilizando la misma opción.

Imagen 1-13: Inmovilizar

1-03 VIDEO

Zoom, vistas y paneles

ACTIVIDAD

1-04

Paneles y navegación

1. Abre el archivo Datos.xlsx de tu carpeta de actividades. La Hoja1 de este libro contiene una gran cantidad de datos. 2. Utiliza las flechas en tu teclado para navegar por la hoja hacia la derecha y hacia abajo y ver cuántas filas y columnas tiene. a. ¿Cuántas filas tiene esta tabla?

1000

b. ¿Cuántas columnas tiene la tabla?

24

12


3. Ajusta el Zoom de la hoja a 75% con Ficha Vista/Zoom. Selecciona la celda B2 y crea paneles con la Ficha Vista/Ventana/Dividir. Elige la opción Inmovilizar Paneles. 4. Navega hacia abajo y hacia la derecha de la hoja, comprobando que los paneles superior e izquierdo, donde están los encabezados, permanezcan siempre visibles. Observa que la inmovilización de paneles permite mantener visibles los rótulos de las filas y columnas mientras te desplazas entre los datos. 5. Moviliza nuevamente los paneles con el comando Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar paneles/ Movilizar paneles. 6. Ahora inmoviliza únicamente la fila superior. ¿Cómo puedes lograrlo? Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar/Inmovilizar fila superior 7. Navega nuevamente por la hoja de cálculo para comprobar que los paneles inmovilizados permanecen fijos. 8. Elimina las divisiones y ahora inmoviliza la primera columna. ¿Cómo puedes lograrlo? Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar/Inmovilizar primera columna 9. Vuelve a navegar por los datos para comprobar que el panel inmovilizado permanece fijo. Utiliza las opciones de ayuda F1 y contesta las siguientes preguntas. Utiliza tus propias palabras. Quita todas las divisiones antes de terminar la actividad. a. ¿Qué sucede al inmovilizar columnas y filas? ¿Para qué crees que es útil esta opción?

b. ¿Qué sucede al dividir en paneles una hoja de datos? ¿Consideras que es útil esta opción?

c. ¿Cuál es la diferencia entre inmovilizar paneles y dividir paneles?

25


D Manejo de archivos y Vista Backstage La ficha Archivo reemplaza al botón Microsoft Office anteriores de Microsoft Office.

y al menú Archivo usado en versiones

Haciendo clic sobre la ficha Archivo, podrás ver la Vista Backstage de Microsoft Office. La Vista Backstage se usa para administrar los archivos, es decir, para guardarlos, abrirlos, imprimirlos, protegerlos o inspeccionarlos. Esta vista también permite configurar el programa y agregar información oculta (metadatos) a tus archivos. En resumen, la Vista Backstage contiene todo lo que se hace a un archivo que no se hace directamente sobre las hojas de cálculo.

Imagen 1-14: Vista Backstage

Nuevo libro Cuando inicias Excel 2013 en lugar de ver un archivo en blanco, muestra un listado de los libros recientes y las plantillas favoritas, selecciona la opicón Libro en blanco. Pero puedes iniciar un nuevo libro en cualquier momento utilizando el comando Ficha Archivo/Nuevo/Libro en blanco o la combinación de teclas . Aunque la opción más común es iniciar un Libro en blanco, también es posible crear un nuevo libro a partir de una plantilla. Las plantillas son formas prediseñadas que contienen algunos textos y fórmulas para simplificar la captura de datos, de modo que el usuario sólo debe rellenar algunos espacios con la información necesaria. Hay plantillas para realizar facturas, recibos, informes de gastos, calendarios y hojas de balance, entre otras.

26


La Ficha Archivo/Nuevo de Excel, muestra la siguiente vista: Busca plantillas en el sitio de Microsoft.

Plantillas prediseñadas de Excel.

Vista previa de ejemplo del libro que será creado.

Imagen 1-15: Plantillas

1-04 VIDEO

Vista Backstage y nuevo libro

Guardar y Guardar como… Como cualquier documento, un libro se almacena en la computadora temporalmente mientras trabajas con él y para conservarlo es necesario guardarlo en un archivo. La primera vez que se guarda un libro, aparece el cuadro de diálogo Guardar como…, para que puedas introducir un nombre e indicar dónde guardar el archivo. Guardar como… se utiliza también para guardar un libro con un nombre diferente o en una ubicación distinta a la actual o con un formato distinto. Guardar un libro en otro formato es muy útil si se comparten libros con otras personas que utilizan diferentes programas o versiones anteriores de Excel.

27


Excel 2013 tiene un formato especial de archivo (con terminación .xlsx) que no puede ser abierto con todos los programas de hoja de cálculo. Por eso es posible guardar archivos en formatos compatibles con versiones anteriores de Office o con otras marcas de hojas de cálculo. Para guardar un archivo en otro formato, utiliza normalmente Ficha Archivo/Guardar como…, pero además de escribir el nombre y seleccionar la ubicación, haz clic en el menú colgante (el triángulo hacia abajo) de Guardar como tipo y de las opciones disponibles selecciona el formato del archivo con el que deseas guardar.

Menú colgante con los tipos de archivo en los que se puede guardar el libro. Abre la carpeta de Mis documentos.

Puedes modificar el nombre del autor del archivo.

Imagen 1-16: Guardar como

Guardar con contraseña y sólo lectura Dentro de la Vista Backstage es posible proteger un libro para que sólo pueda abrirse o modificarse si se conoce una contraseña. Hay dos maneras de guardar un archivo con una contraseña de apertura: a. Desde la Vista Backstage: Ficha Archivo/Información/Proteger libro/Cifrar con contraseña. b. En el cuadro de diálogo Guardar como: da un clic en el botón Herramientas y del menú que aparece selecciona Opciones generales. Se despliega el cuadro de diálogo en Opciones generales donde puedes ingresar la contraseña Imagen 1-17: Herramientas Guardar como para abrir el documento.

28


Guardar como página Web Una página Web es un documento que se codifica en un lenguaje llamado HTML. Aunque existen muchos programas específicamente diseñados para crear páginas Web, Excel permite guardar hojas simples con el formato de página Web. Los documentos Web tienen la extensión .htm o .html y se pueden abrir en cualquier navegador de Internet (Internet Explorer por ejemplo), inclusive si no se tiene Excel instalado. Para guardar el libro como página Web se utiliza la Ficha Archivo/Guardar como… Selecciona en el cuadro de diálogo, del menú colgante Tipo, la opción Página Web (*.htm; *.html) y el cuadro de diálogo mostrará las siguientes opciones:

Permite especificar el título que tendrá la ventana de la página Web que se va a crear.

Elige si deseas guardar todo el libro o sólo la selección.

Imagen 1-18: Guardar como página Web

1-05 VIDEO

Guardar como

ACTIVIDAD

1-05

Guardar en otros formatos

1. Abre el archivo Asistencia.xlsx que se encuentra dentro de tu carpeta de actividades. 2. Utiliza la Ficha Archivo/Guardar como… para guardar una copia del archivo en la ubicación que indique tu profesor, con el nombre Asistencia2 en el formato de Excel 2003. 3. Ahora guarda el archivo como una página Web, con el título de página Seminario de entrenamiento y el nombre de archivo Asistencia3. 4. Para revisar que se haya guardado bien la página, localiza el archivo Web y ábrelo en el navegador de Internet instalado en tu computadora.

29


Opciones especiales al Abrir El botón Abrir, del cuadro de diálogo Ficha Archivo/Abrir contiene un menú colgante que conviene estudiar con más detalle. Analiza estas opciones principales. No se podrán guardar los cambios que se hagan al libro.

Permite modificar el archivo en una copia, sin afectar el libro original. Intenta reparar los daños que se detecten.

Imagen 1-19: Opciones al Abrir

Enviar a una dirección electrónica Es muy fácil enviar una hoja de cálculo por correo electrónico (e-mail) sin necesidad de salir de Excel. Para enviar la hoja actual utiliza Ficha Archivo/Compartir/Correo electrónico.

Imagen 1-20: Guardar como correo electrónico

NOTA

Ten en cuenta que el envío de archivos por correo directamente desde Excel, solamente funcionará si previamente se ha configurado la aplicación de correo en el equipo que utilizas.

30


Cerrar un libro El libro activo puede cerrarse usando el comando Ficha Archivo/Cerrar o la combinación de teclas .

PROYECTO

1-01

Explorar opciones al abrir y crear archivos

1. En Microsoft Excel 2013, cierra cualquier libro que pudiera estar abierto, sin cerrar el programa. 2. Usando el cuadro de diálogo Abrir de la Ficha Archivo/Abrir, busca todos los archivos de Excel que estén en tu carpeta de actividades. ¿Cuántos archivos son?

3. Abre el archivo Asistencia.xlsx con la opción Abrir como sólo lectura. 4. Realiza algunas modificaciones a los datos y guarda los cambios con la Ficha Archivo/ Guardar o las teclas . Explica qué sucede:

5. En la vista Ficha Archivo/Nuevo elige la categoría Presupuesto. Elige la plantilla llamada Presupuesto mensual personal y luego presiona el botón Crear. 6. Observa el archivo y navega en él. En una plantilla se pueden capturar pocos datos ahorrando mucho tiempo y esfuerzo. 7. Envía el presupuesto por correo electrónico (e-mail) sin salir del programa. Recuerda que este envío sólo podrá hacerse si la conexión y cuenta de Internet han sido correctamente configuradas.

31


¿Qué aprendiste? TEMA A: A nombrar y reconocer las necesidades por las que surgió la hoja de cálculo, así como las hojas de cálculo comerciales con sus características sobresalientes. TEMA B: A diferenciar el concepto de libros y hojas. TEMA C: A usar la pantalla principal de Excel 2013 aplicando la Cinta de opciones, Barra de herramientas de acceso rápido, Cuadro de nombres, Barra de fórmulas, Celda activa y Barra de título. TEMA D: A asociar el concepto archivo con libro de Excel, cómo distinguir una columna, una Fila y una Celda, crear libros usando plantillas, abrir y guardar archivos con diferentes formatos y compartir hojas de cálculo con otros usuarios de Internet a través del correo electrónico.

EVALUACIÓN

01 1. Menciona las 8 partes principales de la pantalla principal. Ficha Archivo, Cinta de opciones, Barra de herramientas de acceso rápido, Cuadro de nombres, Barra de fórmulas, Celda activa, Barra de título y Hojas de cálculo. 2. Indica las 4 diferentes vistas de libro disponibles. Vista Normal, Diseño de página, Ver saltos de página y Vistas personalizadas.

3. Indica la forma para Inmovilizar Paneles. Se debe utilizar la Ficha Vista / Ventana / Inmovilizar Paneles.

32

La hoja de cálculo puede verse bien en la pantalla, pero puede ser realmente grande para imprimirse. Ahorrarás tiempo y papel si llevas a cabo una adecuada configuración para ver la forma en que se imprimirá tu información.


T raba ja ndo con ho jas de cá lcu lo


Durante el desarrollo de esta unidad aprenderás a: A Aplicar combinaciones de teclas, over, cortar, copiar y pegar información entre celdas haciendo uso de comandos y del teclado. B Realizar operaciones con filas y columnas, modificando las dimensiones de una o varias celdas. C Manejar las hojas de un libro, realizando operaciones con una celda o conjunto de celdas. D Agregar, modificar y eliminar comentarios en una celda, utilizando adecuadamente las opciones de Ir, reemplazar y Buscar datos. Corregir la ortografía. E Configurar e imprimir Libros y Hojas de Cálculo de acuerdo con necesidades específicas.



A Entrada y edición de datos En una hoja de cálculo, los datos se empiezan a introducir en la celda activa. Puedes hacer clic en cualquier celda para que sea la celda activa y poder introducir datos en ella. Para introducir un dato en la celda activa, simplemente se escribe con el teclado, pero el dato no entra a la celda hasta que presiones la tecla o te cambies a otra celda (cambies de celda activa). Es importante mencionar que los comandos de la cinta de opciones (a excepción de los del grupo Fuente) no funcionan mientras estás introduciendo un dato: es necesario presionar o cambiar de celda.

Imagen 2-1: Celda activa

Para editar (modificar) un dato, haz doble clic en la celda que lo contiene, o bien, corrige la información directamente en la Barra de Fórmulas. Cuando los datos no caben en una celda, la hoja de cálculo despliega una serie de signos de número (#####) en la celda si es un dato numérico, o bien, muestra el dato truncado si es texto. Sin embargo, el dato está completo en la celda, aunque el espacio para mostrarlo no sea suficiente. Más adelante en este curso, verás también que una fórmula mal escrita o un error en los cálculos, despliega un código especial en la celda. En otras palabras, es posible que veas una cosa en la celda cuando el contenido real es otro. Siempre puedes verificar el contenido real de la celda activa en la Barra de fórmulas. Si la celda contiene un dato numérico, puedes colocar el puntero del ratón cobre la celda para desplegar una etiqueta con el contenido completo de dicha celda.

Deshacer y rehacer Al trabajar en un libro, Excel va guardando en una lista todos los cambios que se van haciendo. Si cometes un error puedes deshacer la última acción que se haya realizado con sólo dar clic al botón Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido o usando la combinación de teclas . El menú colgante de este botón (el triángulo hacia abajo del botón Deshacer) muestra en orden las últimas acciones que se han realizado y puedes seleccionar tantas como quieras deshacer.

34

Trabajando con hojas de cálculo

En caso contrario, si queremos repetir o restaurar una acción utilizamos el botón Rehacer de la misma Barra de Herramientas de acceso rápido o la combinación de teclas . El botón Rehacer también tiene su menú colgante (el triángulo hacia abajo) para restaurar múltiples acciones.

ACTIVIDAD

2-01

Rehacer y repetir

1. El botón Rehacer a veces se convierte en el botón Repetir y cambia de forma. Otras veces el botón no está disponible y queda inhabilitado. Experimenta con el programa y los botones deshacer y rehacer (o repetir) para responder lo siguiente: a. ¿Cuándo aparece el botón Rehacer? Éste aparece cuando se ha ejecutado el comando Deshacer. b. Dibuja el botón Rehacer.

c. ¿Cuándo aparece el botón Repetir? Éste aparece cuando se ha realizado alguna acción. Y sólo se puede repetir esta última acción. De forma predeterminada no se encuentra en la Barra de Herramientas de Acceso rápido, así que hay que personalizarla para agregarlo. d. Dibuja el botón Repetir.

e. ¿Cuándo se deshabilita el botón Rehacer? Cuando la última acción no se puede repetir o cuando no se ha deshecho alguna acción.

35


Ir a Existen tres maneras para ir directamente a cualquier celda en la hoja de cálculo: a. Escribe directamente la referencia de la celda a la que quieres ir en el cuadro de nombres. Si has creado nombres, puedes seleccionar alguno de la lista de “nombres asignados”.

Imagen 2-2: Ir a

b. Desde Ficha Inicio/Modificar, abre el menú del botón Buscar y seleccionar y elige la opción Ir a… Aquí puedes teclear la refrencia o nombre de la celda a la que quieres ir. c. También puedes utilizar las teclas para abrir rápidamente el cuadro de diálogo Ir a…

Historial de celdas utilizadas. Teclea aquí la celda adonde quieres ir.

Puedes especificar distintas características de celdas.

Imagen 2-3: Cuadro de diálogo Ir a

2-01 VIDEO

36

Entrada y edición de datos


Combinaciones de teclas Aprender algunas teclas o combinaciones de teclas puede ahorrarte mucho tiempo cuando trabajas en una hoja de cálculo. Muchas combinaciones son las mismas que en otras aplicaciones, lo que facilita su aprendizaje. Esta tabla muestra las teclas y combinaciones de teclas que se pueden utilizar para mover rápidamente el punto de inserción, para seleccionar o para editar celdas. Teclas

Desplazamiento

Flecha Izquierda

Moverse una celda a la izquierda

Flecha Derecha

Moverse una celda a la derecha

Flecha abajo

Moverse una celda hacia abajo

Flecha arriba

Moverse una celda hacia arriba

Inicio

Ir a la primera celda de una fila

Ctrl+Inicio Ctrl+Fin

Ir a la celda A1 Ir a la última celda con datos

AvPag

Avanza hacia abajo una pantalla

Re Pag

Avanza hacia arriba una pantalla

Ctrl+flecha izquierda

Ir a la primera columna

Ctrl+flecha derecha

Ir a la última columna con datos

Ctrl+flecha arriba

Ir a la primera fila de un bloque de datos

Ctrl+flecha abajo

Ir a la última fila de un bloque de datos

Shift+Flechas Ctrl+Clic

Seleccionar un rango de celdas contiguas Seleccionar un rango de celdas no contiguas

Ctrl+Barra Espaciadora

Seleccionar toda la columna

Clic en la letra de Columna

Seleccionar toda la columna

Clic en el número de fila Doble Clic

Seleccionar toda la fila Editar un dato en la celda seleccionada o en la barra de fórmulas

Clic en la barra de fórmulas

Editar el dato de la celda seleccionada en la barra de fórmulas

Enter

Introducir el dato de la barra de fórmulas a la celda

Esc

Salir del modo de edición sin introducir nuevos cambios a la celda

37


NOTA Para utilizar una combinación de teclas, debes mantener presionada la primera tecla y luego presionar la segunda tecla. Cuando se ejecuta la acción, suelta las dos teclas.

ACTIVIDAD

2-02

Navegar en la hoja de cálculo

1. Escribe la referencia de las celdas rellenas en esta tabla:

Rojo Oscuro Amarillo Azul Claro

38

B3

Azul Oscuro

M23

I6

Verde Claro

K11

Rojo

E8

L3

Verde

H17

Naranja

C18

Azul

A19

Negro

F17


2. Inicia en Excel una hoja de cálculo nueva. 3. Usando las teclas de desplazamiento adecuadas, busca y anota aquí: ¤¤ La letra de la última columna: ¤¤ El número de la última fila: ¤¤ La referencia (dirección) de la última celda: ¤¤ En total, ¿con cuántas celdas cuenta una hoja de Excel 2013? 4. Introduce en la hoja de cálculo la información que se muestra en la figura, usando exactamente los datos y celdas que se muestran.

5. Por ahora no te preocupes por el formato (colores, ancho, alto de las celdas, entre otros, únicamente asegúrate de que cada dato esté correcto y en la celda que le corresponde. 6. Guarda tu trabajo en la carpeta que el profesor indique con el nombre Pagos.xlsx

Cortar, copiar y pegar En el grupo Ficha Inicio/Portapapeles se encuentran los comandos Pegar, Cortar, Copiar y Copiar formato.

Imagen 2-4: Grupo Portapapeles

39


Copiar y Cortar son acciones similares que sirven para pasar un dato o datos seleccionados a una memoria temporal especial llamada portapapeles. El portapapeles de Excel 2013 puede almacenar 24 elementos. Para verlo en cualquier momento, utiliza el iniciador de cuadro de diálogo del Grupo Portapapeles (la flecha diagonal que está en la esquina inferior derecha del grupo).

Portapapeles de Excel La imagen muestra dos elementos que se han almacenado en el portapapeles, ya sea que hayan sido copiados o cortados de la hoja de cálculo. Para pegar alguno de los elementos del portapapeles en el punto de inserción, simplemente se hace un clic sobre él.

Imagen 2-5: Portapapeles de Excel

Al copiar (botón Copiar o ), los datos seleccionados permanecen en su posición original en la hoja de cálculo y una copia se crea en el portapapeles. La acción cortar (botón Cortar o ), borra el contenido seleccionado de su lugar de origen. Al momento de Copiar o Cortar alrededor de la celda o celdas seleccionadas, se activa una línea punteada animada. Para desactivarla presiona la tecla . La acción Pegar (botón Pegar o ) coloca el contenido almacenado en el Portapapeles en la ubicación que se elija: puede ser incluso en una hoja diferente o en otro libro y se puede utilizar las veces que sean necesarias. Cuando se usa el comando Pegar en alguna celda, Excel 2013 inserta automáticamente una etiqueta inteligente de pegado.

40


Con esta etiqueta puedes elegir si el nuevo contenido tendrá el mismo formato que en la celda original o si deseas aplicarle otro formato para que coincida con el formato de su nueva ubicación, entre otras opciones. La etiqueta inteligente de pegado permite realizar algunas acciones con mayor rapidez y ahorra tiempo para aplicar el formato apropiado a la celda. Revisa el video de este tema para conocer las opciones que tiene la etiqueta inteligente de pegado que se muestra en la siguiente figura:

Imagen 2-6: Pegado inteligente

ACTIVIDAD

2-03

Un portapapeles real

Las acciones de Copiar, Cortar y Pegar tienen estos nombres porque nos recuerdan las actividades que se tenían que hacer para crear documentos antes de que existieran las computadoras. Utiliza el siguiente espacio para crear un artículo de algún tema de tecnología, utilizando información y recortes de periódicos o revistas. Organiza la información para que incluyas al menos 3 fragmentos diferentes de textos y al menos 2 imágenes. Para realizar este artículo debes: a. Copiar algún fragmento de texto de periódicos o revistas, sin alterar el original. b. Cortar textos e imágenes y colocar estos recortes en una mesa que hará la función de portapapeles. c. Pegar estos textos e imágenes tomándolos del portapapeles para ubicarlos en su nuevo destino.

41


Mover y copiar sólo con el ratón Puedes mover la información de una o más celdas seleccionadas con ayuda del ratón, arrastrando la selección de un borde mientras el apuntador del ratón cambia su forma a cuatro flechas:

Imagen 2-7: Mover celda

42


Para copiar mientras se arrastra una selección, se mantiene presionada la tecla hasta que se suelta la información en su nueva posición (suelta primero el botón del ratón y luego la tecla Control). Como ayuda adicional, junto al puntero del ratón aparece un signo + y una pequeña etiqueta con el nombre de la celda a la que te estás desplazando.

NOTA Cuando mueves o copias sólo con el ratón, la información no se guarda en el portapapeles.

2-02 VIDEO

El portapapeles

Borrar contenido y formato de celdas La tecla o en tu teclado es la forma más fácil de eliminar el contenido de las celdas seleccionadas. Sin embargo, esta tecla no elimina el formato ni los comentarios que pudieran tener las celdas. Utiliza el comando Ficha Inicio/Modificar/Borrar cuando sea necesario borrar algo en especial. Analiza las opciones: Borra solamente el formato de la celda.

Borra el contenido de la celda y su formato.

Borra solamente los comentarios asignados a la celda.

Borra solamente el contenido de la celda, quedando preestablecido el formato.

Borra los hipervínculos de las celdas seleccionadas.

Imagen 2-8: Opciones de borrado

43


B Parámetros de fila y columna Puedes modificar el ancho de una columna o el alto de una fila directamente con el ratón. Para cambiar el ancho de una columna, coloca el puntero en el extremo derecho del encabezado de columna (la letra de columna), hasta que tome la forma de dos flechas y arrastra.

Imagen 2-9: Ancho de columna

Para cambiar el alto de una fila coloca el puntero en el extremo inferior del encabezado de fila (el número de fila), hasta que tome la forma de dos flechas y arrastra.

Imagen 2-10: Alto de fila

Ajuste automático Adicionalmente, cuando el puntero tiene la forma de flechas, puedes hacer doble clic para un ajuste automático que se adapta a los contenidos de las celdas en una fila o columna. Alto y ancho específicos Si necesitas aplicar dimensiones específicas a columnas o filas, selecciona en la Ficha Inicio/ Celdas/Formato/Alto de fila… o Ancho de columna…

Imagen 2-11: Alto de fila

Imagen 2-12: Ancho de columna

44


Operaciones con filas y columnas Para seleccionar una fila completa o toda una columna, haz un clic en el encabezado de columna o de fila. Verás que el puntero cambia a la forma de una flecha gruesa vertical para columnas u horizontal para filas. Minibarra de herramientas.

Imagen 2-13: Menú contextual

Si en este punto haces un clic secundario con el ratón, un menú contextual te dará opciones para insertar, eliminar, ocultar o mostrar filas o columnas. Aparece también una minibarra de herramientas que es útil para aplicar formato al área seleccionada. Esta minibarra facilita el trabajo con fuentes, estilos de fuente, tamaño de fuente, alineación, color de texto y uso de decimales. No es personalizable. Para mostrar de nuevo una fila o columna oculta, hay que posicionar el cursor justo en la línea donde debería estar la fila o columna que se desea mostrar: el puntero del ratón toma la forma de doble línea con doble flecha. En la figura siguiente por ejemplo, está oculta la columna D.

Imagen 2-14: Editar columnas

2-03 VIDEO

Filas y columnas

45


PROYECTO

2-01

Manejo de celdas

1. Inicia Excel y abre el libro Pagos.xlsx que se encuentra en tu carpeta de actividades. 2. Modifica el título de la tabla a “Pagos realizados en 2011”. 3. Agrega, a partir de la celda I3, los títulos de los meses de Agosto a Diciembre. Abre el portapapeles de Office. 4. Con ayuda del ratón, las teclas de acceso rápido y el portapapeles, realiza las siguientes acciones: a. Copia los gastos de los meses de Enero y pégalos en los de Octubre y Diciembre. b. Haz que los pagos de agua de los meses de Febrero y Marzo, sean iguales a los de Agosto y Septiembre. c. Pega sobre los datos de Luz y Teléfono de Junio y Julio, para que sean iguales que Agosto y Septiembre. d. Copia los gastos de Gas de Marzo y Abril, puesto que deben ser iguales para Agosto y Septiembre. e. En Noviembre se pagaron algunas cantidades iguales que en otros meses: Agua igual que en Marzo, Luz igual que en Agosto, Teléfono igual que en Abril y Gas igual que en Enero. 5. Selecciona completas las filas 1 a 7 y copia la tabla en A10. Modifica el segundo título a “Pagos realizados en 2012”. 6. Escribe los pasos que realizaste para copiar la tabla completa.

7. ¿Cuántos elementos tienes en el portapapeles?

46


tema

C Trabajo con hojas de cálculo Manejo de las hojas de un libro Un nuevo libro de Excel tiene, de forma predeterminada, tres hojas de cálculo. Aunque para muchas aplicaciones estas tres hojas son suficientes, en ocasiones es necesario insertar más hojas, reorganizar, o incluso eliminar alguna hoja existente. Las hojas están identificadas con etiquetas. Inicialmente la hoja de un nuevo libro se llama Hoja1. Puedes cambiar el nombre de una hoja haciendo doble clic sobre su etiqueta. Además de cambiar el nombre, es posible mover, copiar, insertar o eliminar hojas de cálculo en un libro, haciendo un clic secundario con el ratón sobre la etiqueta de una hoja. El siguiente es el menú contextual de la etiqueta de una hoja de cálculo:

Imagen 2-15: Menú contextual hoja de cálculo

Si en el menú contextual eliges el comando Mover o Copiar, aparece este cuadro de diálogo:

Permite elegir el libro actual o un nuevo libro para mover o copiar la hoja seleccionada. Define en qué lugar del libro se desea mover o insertar la hoja.

Si se activa esta opción, se crea una copia de la hoja seleccionada. Si está desactivada, sólo se mueve la hoja a la nueva posición.

Imagen 2-16: Mover o copiar

47


Para insertar una hoja de cálculo nueva sigue alguno de estos pasos: ¤¤ Haz clic en el botón Hoja nueva que se encuentra a la derecha de las etiquetas de las hojas existentes en un libro. La nueva hoja se insertará al final de las demás hojas, pero puedes arrastrarla a una nueva posición. ¤¤ Para insertar una hoja nueva antes de una hoja seleccionada, da clic al comando Ficha Inicio/Celdas/Insertar/Insertar hoja…

Imagen 2-17: Insertar hoja

¤¤ También puedes dar clic a una hoja de cálculo existente con el botón secundario del ratón y del menú contextual seleccionar Insertar… Desde el cuadro de diálogo Insertar que se despliega, selecciona Hoja de cálculo. Para eliminar la hoja de cálculo actual, utiliza el comando Ficha/Inicio/Celdas/Eliminar/ Eliminar hoja… También puedes eliminar una hoja haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre la etiqueta de la hoja de cálculo y seleccionando Eliminar del menú contextual.

2-04 VIDEO

Trabajo con hojas

Insertar celdas Es posible insertar una celda en cualquier lugar de la hoja de cálculo, pero toma en cuenta que al hacerlo, las celdas existentes se desplazan para dar cabida a la nueva celda. Para insertar una celda es importante seleccionar la celda que se desea desplazar. El comando Ficha Inicio/Celdas/Insertar/Insertar celdas… muestra el siguiente cuadro de diálogo.

48


Mueve hacia abajo el contenido de la celda seleccionada y de todas las celdas directamente debajo de ella.

Mueve a la derecha el contenido de la celda seleccionada y de todas las que estén directamente a su derecha. Inserta toda una fila arriba o toda una columna a la izquierda de la celda seleccionada.

Imagen 2-18: Insertar celdas

Eliminar celdas De manera contraria a insertar, cuando se elimina una celda, las celdas contiguas se desplazan para ocupar el lugar de la celda eliminada. No confundas eliminar una celda con borrar su contenido. Al borrar el contenido la celda se queda ahí, pero si la eliminas, otras celdas ocuparán su lugar. Las celdas desplazadas cambian de referencia, de manera que la hoja de cálculo conserva su integridad de filas y columnas, por lo que no tienes que preocuparte. Para eliminar una celda o celdas seleccionadas, utiliza el comando Ficha Inicio/Celdas/ Eliminar/Eliminar celdas… que muestra el siguiente cuadro de diálogo: Mueve a la izquierda el contenido de la celda seleccionada y de todas las que estén directamente a su derecha. Mueve hacia arriba el contenido de la celda seleccionada y de todas las que estén directamente debajo.

Elimina toda la fila o toda la columna donde está la celda seleccionada.

Imagen 2-19: Eliminar celdas

49


D Revisión de la hoja de cálculo Comentarios Los comentarios son anotaciones que se pueden agregar a una celda sin alterar los valores que ésta contiene. Los comentarios se teclean en los cuadros de comentarios de la celda seleccionada, que aparecen con la Ficha Revisar/Comentarios/Nuevo comentario.

Imagen 2-20: Comentario

Además de los botones de comando del grupo de comentarios, para modificar, mostrar, ocultar o eliminar un comentario, también puedes utilizar las opciones del menú contextual de la celda, que aparece al hacer sobre ella un clic con el botón secundario del ratón.

2-05 VIDEO

Comentarios

Ortografía El botón Ficha Revisar/Revisión/Ortografía o la tecla , despliega un cuadro de diálogo que permite revisar y corregir aquellas palabras que Excel no reconoce como parte de su diccionario activo. Revisa que el idioma del diccionario con que estás trabajando coincida con el que se usa en la hoja que se va a revisar. 1. Deja el error encontrado sin cambiarlo. 2. Deja todas las apariciones de este error sin cambios. 3. Agrega la palabra al diccionario personalizado. 4. Cambia el error por la sugerencia seleccionada.

50


5. Cambia todas las apariciones de este error por la sugerencia. 6. Agrega el error y su corrección a la lista de Autocorrección. 7. Abre un cuadro de diálogo para elegir otro diccionario personalizado o cambiar las reglas que utiliza Excel para la revisión.

1 2 3 4

5

6 7 Imagen 2-21: Cuadro de diálogo Ortografía

2-06 VIDEO

Ortografía y sinónimos

51


PROYECTO

2-02

Revisión de una hoja de cálculo

1. Abre el libro Normas.xlsx que se encuentra en tu carpeta de actividades. 2. Muestra todos los comentarios usando el comando Ficha Revisar/Comentarios/Mostrar todos los Comentarios. 3. Inserta un nuevo comentario en la celda A14 que contenga el texto: “perfil de usuario”. 4. Elimina el comentario de la celda A21. 5. Modifica el comentario de la celda B15 para agregar el texto: “Entregar antes del viernes”. 6. Realiza una revisión y corrección ortográfica de todo el libro usando la herramienta de revisión ortográfica. 7. Utiliza la herramienta de sinónimos para encontrar un sustituto de las palabras que están en las siguientes celdas y llena la tabla:

Celda

Palabra Original

A7

Introducción

A14

Sesión

A21

Escritorio

A34

Inicio

Sinónimo

8. Guarda el libro con la contraseña de apertura 12345 y ciérralo. 9. Comprueba que el libro sólo puede ser abierto con la contraseña.

52


tema

E Diseño de página e impresión Configurar página Para detallar la configuración de página se puede activar el cuadro de diálogo Configurar Página, usando el iniciador de cuadro de diálogo del grupo de la Ficha Diseño de página/ Configurar página. El cuadro contiene cuatro fichas con opciones para ajustar la hoja de cálculo como se requiera. Desde este cuadro de diálogo se pueden modificar propiedades de la página, márgenes y establecer encabezados y pies de páginas.

Modificar propiedades de página Estudia cada una de las descripciones siguientes: Reduce o amplía la hoja de cálculo al porcentaje indicado, desde un 10% hasta un 400%. También permite ajustar la hoja de cálculo a un número determinado de páginas cuando se imprime.

Especifica la orientación de la página impresa, que puede ser horizontal o vertical.

Elige aquí el tamaño de papel que usarás para imprimir. Especifica la resolución que se desea imprimir. Una resolución mayor proporciona una impresión de mejor calidad.

Imagen 2-22: Cuadro de diálogo Configurar página

53


Modificar márgenes La ficha Márgenes permite establecer manualmente las dimensiones de cada uno de los márgenes (superior, inferior, izquierdo, derecho y margen para el encabezado o pie de página). También hay dos casillas que permiten centrar el área de impresión en la página impresa, tanto horizontal como verticalmente.

Imagen 2-23: Modificar márgenes

Encabezados y pies de página Los encabezados y pies de página permiten agregar información que se repetirá automáticamente en todas las páginas impresas, como un nombre, la fecha, el nombre del archivo o el número de página. Los encabezados y pies de página están fuera del área de trabajo normal de la hoja de cálculo, por lo que sólo se ven en la Vista Diseño de página o en la Vista preliminar (dentro de la Ficha Archivo/Imprimir). La forma más simple de agregar un encabezado o un pie de página, es activando la Vista Diseño de página con la Ficha Vista/Vistas del Libro/Diseño de Página. En esta vista puedes hacer un clic directamente sobre alguna de las áreas disponibles para encabezados o pies de página (izquierda, central o derecha).

54


Entonces aparecerá la siguiente ficha de herramientas contextuales: 1

2

3

4

Imagen 2-24: Herramientas para encabezado y pie de página

1. Encabezados y pies de página predefinidos. 2. Elementos rápidos que puedes agregar a cualquier sección del encabezado o pie de página. 3. Cambiar entre encabezado y pie de página. 4. Opciones para que la primera página sea distinta o para que las páginas pares e impares tengan diferente información. Todas estas opciones también están disponibles en el cuadro Configurar página, dentro de la ficha Encabezados y pies de página. Es más sencillo trabajar en la Vista Diseño de página, pero puedes utilizar el cuadro de diálogo si te familiarizas con él.

Imagen 2-25: Encabezado y pie de página

2-07 VIDEO

Configurar página

55


Impresión En la Vista Backstage, la Ficha Archivo/Imprimir ()contiene todas las opciones relacionadas con la impresión de una hoja de cálculo. Aquí se puede elegir la impresora que se va a utilizar, las páginas que se desean imprimir, el tamaño y orientación del papel, los márgenes y la escala de impresión. Además, del lado derecho se ve una miniatura o vista preliminar de la impresión, para que te asegures de que la hoja tiene la apariencia que se desea, antes de mandarla realmente al papel.

Imagen 2-26: Impresión

Área de impresión Si no se especifica un área de impresión, los comandos de impresión tomarán en cuenta todas las celdas que contengan datos en la hoja de cálculo. Pero es posible que sólo quieras imprimir parte de las celdas utilizadas. Puedes establecer un área de impresión directamente en la hoja de cálculo, seleccionando las celdas que se desean imprimir y utilizando el botón Ficha Diseño de página/Configurar página/ Área de impresión/Establecer área de impresión. Para eliminar un área de impresión activa, utiliza la opción Borrar área de impresión.

Imagen 2-27: Área de impresión

56


Imprimir atributos de hoja En una hoja de cálculo impresa normalmente no se ven los títulos de filas o columnas, es decir, los números de fila y las letras de columna. Tampoco se ven las líneas de división entre celdas. En el cuadro de diálogo Configurar página, dentro de la ficha Hoja, hay opciones para imprimir las líneas de división, los títulos de filas y columnas y para imprimir en blanco y negro o con calidad de borrador (calidad baja). Estudia también las opciones que se describen en la siguiente figura: Reduce el tiempo de impresión. Si se activa, Excel no imprime líneas de división, ni la mayoría de los gráficos.

Celdas que se desean imprimir.

Imprime las líneas de división de la hoja.

Se define el orden en que se imprimen y/o numeran las páginas.

Imprime las letras de columna y números de fila.

Imagen 2-28: Configurar página

2-08 VIDEO

Impresión

57


PROYECTO

2-03

Vista preliminar e impresión

1. Abre el archivo Datos2.xlsx que está en tu carpeta de actividades. 2. Selecciona la Ficha Archivo/Imprimir y observa en la Vista preliminar cómo se imprimiría el archivo con las opciones predeterminadas. 3. Navega en la vista preliminar y contesta: a. ¿Cuántas páginas se imprimirían en total? Respuesta variable, depende del área de impresión de la impresora. b. ¿A partir de qué página se imprimen los DOMICILIOS? Respuesta variable, depende del área de impresión de la impresora. 4. Observa que únicamente en la primera página se ven los títulos de “Nombre” y “Empresa” y se ven unas cuantas columnas. Es claro que las opciones predeterminadas no son las ideales para esta impresión. Será necesario preparar mejor la hoja para ser impresa. 5. Cierra la vista Backstage y activa la Vista Diseño de página. Analiza la hoja de cálculo en esta vista. 6. Selecciona la celda A19 (el primer apellido que inicia con B) e inserta un salto de página desde la Ficha Diseño de Página/Configurar Página/Saltos. 7. Inserta saltos de página para dividir el listado de acuerdo con la letra con que inician los apellidos, es decir, al terminar los apellidos que inician con B, inserta un nuevo salto, otro al terminar los apellidos que inician con C y así sucesivamente hasta la Z. 8. Vuelve a mostrar la Vista preliminar (Ficha Inicio/Imprimir o ) y recorre las páginas de la hoja para comprobar que en cada página hay apellidos que inician con una letra diferente. 9. Activa la vista Ver saltos de página con la Ficha Vista/Vistas de Libro/Ver Saltos de Página. Arrastra con el ratón los saltos de página para que se impriman las columnas A – D en la Página 1.

58


10. ¿Cuántas páginas tienes ahora en total en la Vista preliminar? Respuesta variable, depende del área de impresión de la impresora. 11. Cierra la Vista preliminar. Selecciona el rango de datos en las columnas A - D que contienen apellidos que inicien con las letras B y C. Establece este rango como área de impresión usando la Ficha Diseño de Página/Configurar Página/Área de Impresión/Establecer área de Impresión. 12. Ve a la vista preliminar y verifica que únicamente se desplieguen los datos que seleccionaste. ¿Cuántas páginas tienes ahora en la Vista preliminar? 2 Páginas 13. Realiza los siguientes ajustes usando los comandos del grupo Ficha Diseño de página/ Configurar página o el cuadro de diálogo Configurar página: a. Establece una orientación Horizontal. b. Centra la información verticalmente entre los márgenes de la página. c. Activa la impresión de las líneas de división. 14. Activa la opción para que el Encabezado de la primera página sea diferente. 15. En la sección central del Encabezado de la primera página agrega el texto: “Clase de Informática – Trabajando con Datos”. Utiliza los botones de formato y dale una mejor presentación a este encabezado. 16. En la sección derecha del Encabezado de todas las demás páginas, agrega el número de página (debe cambiar automáticamente). 17. Crea un pie de página que despliegue la fecha actual del lado izquierdo y tu nombre del lado derecho. 18. Vuelve a la vista preliminar y verifica tu trabajo. 19. Guarda el libro con el nombre Impresión.xls, con el formato de Excel 2003, en la ubicación que indique tu profesor.

59


¿Qué aprendiste? TEMA A: A aplicar combinaciones de teclas, mover, cortar, copiar y pegar información. TEMA B: Cómo realizar operaciones con filas y columnas y modificar las dimensiones de celdas. TEMA C: A manejar las hojas de un libro y realizar operaciones con celdas. TEMA D: A manejar comentarios en una celda de la Hoja de Cálculo, utilizar las opciones Ir, Reemplazar y Buscar datos. Corregir ortografía de una Hoja de Cálculo. TEMA E: Cómo configurar e imprimir Libros y Hojas de Cálculo.

EVALUACIÓN

02 1. Indica qué operaciones se pueden llevar a cabo desde el menú contextual de una hoja. Insertar hoja, eliminar hoja actual, Cambiar nombre, Mover o copiar, Ver código, Proteger hoja, Color de etiqueta, Ocultar, Mostrar y Seleccionar todas las hojas. 2. Indica qué opciones permite el cuadro de diálogo ortografía. Omitir el error una vez, Omitir todas las apariciones de un error, Agregar la palabra al diccionario personalizado, Cambiar el error por la sugerencia seleccionada, Cambiar todas las apariciones de un error por la sugerencia, Agregar el error y su corrección a la lista de Autocorrección y abrir cuadro de diálogo para elegir otro diccionario personalizado para la revisión. 3. Enumera las pestañas con opciones que puedes modificar al configurar una página. Página Márgenes Encabezado y pie de página Hoja

60

El formato que demos a nuestra información puede ayudar a que ésta sea clara, legible y más comprensible para las personas que lean nuestra información. Excel nos permite dar formato a la información no sólo de manera fácil y rápida, sino que además se puede ordenar ya sea de forma manual o automática con la ayuda de filtros.


Dato s


Durante el desarrollo de esta unidad aprenderás a:

A Combinar y formatear celdas, aplicando diferentes estilos a una o más celdas (Formato condicional, Dar formato como tabla o Estilos de celda). B Ordenar y filtrar datos, así como utilizar series de autollenado de información.



A Formato de datos Alineación, rotación y sangría Al introducir información en las celdas, de forma automática los números se alinean siempre a la derecha de la celda y los textos se alinean siempre a la izquierda. Si necesitas modificar la alineación de cierta información, puedes utilizar los botones Alinear a la izquierda, Centrar y Alinear a la derecha de la Ficha Inicio/Alineación. También es posible alinear el contenido de una celda verticalmente, para ubicarlo en la parte superior, central o inferior de una celda. La forma más exacta de realizar una alineación o incluir una sangría (espacio entre el extremo de la celda y su contenido) es a través del cuadro de diálogo de la Ficha Inicio/Alineación, que aparece al dar clic al iniciador de cuadro de diálogo de este grupo (la flechita diagonal de la parte inferior). Analiza cuidadosamente todas las opciones de esta ficha: Podemos definir las alineaciones a la derecha, izquierda, centrado o justificado dentro del ancho de una celda.

Cambia el contenido de una celda a orientación vertical o inclinada (giro en grados).

Podemos definir las alineaciones superior, inferior, centrado, justificado o distribuido dentro de la altura de una celda. Determina el espacio entre el dato y la orilla de la celda.

Reduce el tamaño de la fuente para que el texto quepa en el ancho de la celda.

Distribuye un texto en varios renglones, ajustando el alto de la fila.

Permite combinar o descombinar dos o más celdas seleccionadas.

Imagen 3-1: Cuadro de diálogo Formato de celdas

62

Datos

Formatos de celda Dar formato quiere decir modificar la apariencia de los datos, sin que se modifique su contenido o estructura. Todas las acciones para dar color, estilos, tipos de letra y demás aspectos que tienen que ver con la presentación o apariencia de la celda, caen dentro de la categoría de Formato. Puedes modificar casi todos los parámetros de formato con los botones de la Ficha Inicio. Bordes Los bordes se aplican a una o varias celdas que se quieren resaltar o marcar como una parte importante de la hoja de cálculo. Cuando deseamos aplicar un borde a una o más celdas seleccionadas, damos clic en la flecha junto al botón Ficha Inicio/Fuente/Borde, para elegir alguno de los bordes predefinidos.

Imagen 3-2: Bordes

63


Para aplicar bordes con estilos más específicos, selecciona la opción Más bordes… Bordes preestablecidos con contorno e interior.

Estilo y color de la línea del borde. Se define la ubicación del borde de la celda.

Imagen 3-3: Formato de celdas - Bordes

TIP

El botón Bordes muestra el estilo de borde usado por última vez. Para aplicar directamente ese estilo haz clic en el botón y no en la flecha.

Sombreados y tramas Los sombreados y tramas (color o tipo de fondo) se aplican a una celda que se quiere resaltar o marcar como alguna parte importante de la hoja de cálculo. Desde el botón colgante en la Ficha Inicio/Fuente/Color de relleno puedes aplicar un sombreado a una o varias celdas seleccionadas. Elige alguno de los colores predefinidos que aparecen cuando das clic en la flecha del botón Color de relleno.

64

Datos

Imagen 3-4: Color de relleno

Para aplicar rellenos con estilos más específicos, es necesario utilizar el cuadro de diálogo Formato de Celdas que se selecciona desde el botón colgante en la Ficha Inicio/Celdas Formato/Celdas. En este cuadro de diálogo usa la ficha Relleno.

Aplica color de fondo a las celdas utilizando la paleta de colores.

Da color al primer plano para crear una trama que utilice dos colores.

Las tramas son diseños de patrón, como cuadriculados, líneas diagonales, puntos, entre otros.

Aplica degradado, textura y rellenos en las celdas. Agrega colores que no están disponibles en la paleta de colores.

Imagen 3-5: Formato de celdas - Relleno

65


Combinar celdas Al combinar dos o más celdas aparecen como si fueran una sola. Un grupo de celdas seleccionadas se combinan con el botón Ficha Inicio/Alineación/Combinar y centrar . Notarás que este es un botón dividido que contiene otras opciones de combinación. La referencia (dirección) de la celda combinada será la de la primera celda del grupo. Para desactivar la combinación de celdas puedes usar también el mismo botón.

3-01 VIDEO

Formato de datos

PROYECTO

3-01

Aplicar formato

Crea un libro nuevo y realiza las siguientes actividades: 1. En la celda F4 introduce tu nombre completo. Cambia el formato de fuente de la celda F4 a Garamond, 13 puntos, color azul, negritas, con bordes externos. 2. Cambia el color de la etiqueta de la primera hoja a rojo. 3. Cambia el nombre de la primera hoja (su etiqueta) a “Administración”. 4. Ajusta automáticamente el ancho de la columna F para que se adapte exactamente al texto. 5. Inserta una nueva hoja al libro, de manera que quede después de la primera hoja. 6. Crea una copia de la hoja “Administración” ubicándola al final de todas las hojas. Renombra esta hoja como “Alumnos”. 7. Mueve la hoja “Alumnos” antes de la hoja “Administración”. 8. En la nueva hoja, aplica un color de relleno azul claro a la celda F4 y cambia el color de la fuente a rojo.

66

Datos

9. Crea un borde grueso alrededor de la celda F4. 10. Guarda el libro en la ubicación que indique tu profesor con el nombre Admins.xlsx

Copiar formato A veces se quiere dar a una celda o conjunto de celdas el mismo formato (colores, estilos, tamaños y fuentes) que se ha aplicado a otra parte de la hoja de cálculo. En vez de establecer manualmente los colores, estilos, tamaños y fuentes puedes copiar el formato de una celda a otra. Para hacerlo, basta seleccionar la celda que ya tiene el formato y presionar el botón Ficha Inicio/Portapapeles/Copiar formato. Después, con el nuevo puntero del ratón con forma de brocha, debes seleccionar las celdas en las que se quiere copiar el formato.

PROYECTO

3-02

Aplicar formato-horario

1. Inicia un nuevo libro de Excel. 2. Cambia el nombre (etiqueta) de la primera hoja de cálculo a Horario. 3. A partir de la fila 3, captura tu horario de clases, utilizando columnas para cada día de la semana y filas para cada periodo de clase. 4. Modifica el ancho de las columnas y el alto de las filas para una mejor presentación. 5. Escribe el título “Horario de Clases” en la celda B1. Después selecciona todas las celdas desde B1 hasta G1 y combínalas con el botón Combinar y Centrar. 6. Utiliza las herramientas del grupo Fuente para asignar estilos de fuentes, alineación, bordes y sombreados. Puedes usar diferentes colores. 7. Utiliza la herramienta Copiar formato para dar a la tabla un formato uniforme sin tener que asignar manualmente el formato a cada parte. 8. Guarda tu trabajo con el nombre Horario.xlsx

67


Formato de número De forma predeterminada, los valores numéricos tienen un formato estándar, pero para muchas aplicaciones es más conveniente mostrar los números con algún formato especial. Imagina que en una celda está el número 75456.876. Con el botón Ficha Inicio/Número/Estilo millares , los números se muestran con separadores de miles y dos decimales. En nuestro ejemplo, el número se vería así: 75,456.88 (redondeado con dos decimales). Los botones Aumentar decimales y Disminuir decimales permiten mostrar el número con más o menos posiciones decimales respectivamente. Los botones de Formato de número de contabilidad ($) y Estilo porcentual, son otras maneras de mostrar números en una celda. El mismo número puede mostrarse de varias maneras usando uno o varios de estos formatos en combinación, por ejemplo: ¤¤ 75,456.8760

con 4 decimales.

¤¤ 75,456.9

con 1 decimal.

¤¤ 75,457

con 0 decimales.

¤¤ $ 75,456.88

con formato de contabilidad.

¤¤ 7545688%

con formato de porcentaje sin decimales.

NOTA Es importante mencionar que sea cual fuere el formato que apliques a un número, sólo cambia su apariencia en la hoja, puesto que el dato original permanece intacto. En todos los casos anteriores, el número que está realmente en la celda sigue siendo 75456.876 y lo puedes comprobar revisando el contenido de la celda en la barra de fórmulas.

Por la misma razón, es necesario recordar que al introducir valores numéricos, sólo debes teclear los números, evitando escribir comas para separar los miles o símbolos como $ u otros. Los separadores de miles, símbolos de moneda o porcentaje, entre otros, se aplican utilizando comandos de formato.

68

Datos

En el grupo Número se encuentra un menú colgante en donde puedes seleccionar un formato de número de forma rápida.

Imagen 3-6: Menú colgante Número

Para formatos de número más específicos es necesario utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas (Número), dando clic al iniciador de cuadro de diálogo (la flechita diagonal) del grupo Número.

Imagen 3-7: Formato de celdas - Número

NOTA

Acerca de la configuración regional: El separador de miles (una coma o un punto), el separador de decimales (un punto o una coma), el símbolo de moneda y el formato de fecha predeterminados, dependen del país en que te encuentres. Se especifican en la configuración regional del sistema operativo (Windows o Mac OS). Si en tu equipo estos símbolos están mal configurados o tienes necesidad de cambiarlos, el cambio debe realizarse en la configuración del sistema operativo y no dentro de Excel.

69


Formato de Fecha Puedes introducir una fecha directamente separando el día, mes y año con guiones o líneas diagonales. Excel sabrá automáticamente que se trata de un dato de fecha y lo presenta adecuadamente. Por ejemplo: el 30 de enero de 2012 se puede introducir de cualquiera de estas formas (entre otras posibilidades): ¤¤ 30/01/2012 ¤¤ 30/1/12 ¤¤ 30-1-12 ¤¤ 30/ene/12 ¤¤ 30/ene/2012 Una vez introducido un valor de fecha, Excel aplicará un formato de fecha automáticamente, que se puede modificar con las opciones del menú colgante Formato de Número del grupo Número. También puedes utilizar el cuadro de diálogo Formato de Celda (Número).

Imagen 3-8: Formato de celdas - Fechas

70

Datos

Formato de Número de contabilidad Este formato agrega automáticamente un símbolo monetario como $ y muestra los números con separador de miles y dos decimales. El menú colgante del botón contiene diferentes símbolos monetarios que varían dependiendo de la configuración regional de tu computadora. Estilos más específicos se aplican con las opciones del cuadro de diálogo Formato de celda/ Número, directamente en las Categorías de Moneda o Contabilidad.

Forma en que se presentarán los números negativos.

Indica el símbolo de la moneda correspondiente a la región.

Imagen 3-9: Formato de celdas - Moneda

Formato Porcentaje Al aplicar el formato de porcentaje, cualquier número en la celda aparece multiplicado por 100 y seguido del símbolo de porcentaje %. Por ejemplo: 0.15 se verá como 15%, 0.03 se verá como 3% y 12 se verá como 1,200%. No olvides que 3% es en realidad el número 0.03 y 1,200% es en realidad un 12. Analiza también el cuadro de diálogo Formato de celda/Número, directamente en la Categoría de Porcentaje.

71


PROYECTO

3-03

Formateo de celdas

1. Inicia un nuevo libro en Excel. 2. Copia en forma idéntica la siguiente tabla.

3. Utiliza los comandos del grupo Ficha Inicio/Número para dar formato a las columnas y filas de manera que tu trabajo quede igual a la siguiente imagen. No debes volver a teclear nada. Dar formato a los números debe ser suficiente para que queden igual.

4. Utiliza también los comandos del grupo Fuente para agregar formato de relleno y bordes. También utiliza el botón Combinar y Centrar cuando se requiera.

72

Datos

Temas de diseño Conforme vayas avanzando en el uso de Microsoft Office comenzarás a realizar tareas cada vez más complejas, incluso tendrás que incorporar archivos de Excel en tus presentaciones de PowerPoint o en tus documentos de Word y uno de los verdaderos retos es hacer coincidir el diseño en todos los documentos. Para hacer esta integración lo más fácil posible, los programas de Microsoft Office cuentan con temas de diseño preestablecidos, todos con los mismos nombres y configuración. Un Tema es el conjunto de colores, fuentes (encabezado y cuerpo) y efectos de formas que integran una hoja de cálculo. Al seleccionar un tema se da formato de forma rápida a todo el libro, dando el aspecto de uniformidad que se aprecia en cualquier trabajo profesional. Excel cuenta con una galería de temas prediseñados. Puedes tener acceso a ellos desde la ficha Diseño de página/Temas/Temas.

Imagen 3-10: Temas de diseño

Cuando pasas el puntero del ratón sobre las miniaturas de tema, aparece una vista previa temporal en la hoja activa. Así puedes darte una buena idea de cómo se vería tu Libro si aplicaras ese tema. Al quitar el ratón de las miniaturas, la vista previa de la diapositiva activa desaparece. Al seleccionar un tema, se aplica un diseño completo que incluye colores, fuentes y efectos para todo el Libro de Excel. Puedes dejarlo así si lo deseas, sin embargo, Excel incluye los comandos de Color, Fuentes y Efectos para detallar el tema aplicado y adecuarlo aún más a tu gusto y estilo.

73


Colores Para cada tema existe un conjunto de colores. Cada conjunto contiene cuatro colores de texto y de fondo, seis colores de énfasis y dos colores de hipervínculos. Para crear una combinación de colores propia, selecciona la opción Personalizar colores... y desde el cuadro de diálogo Crear nuevos colores del tema, selecciona en cada botón una combinación personalizada.

Imagen 3-12: Cuadro de diálogo Crear nuevos colores del tema

Imagen 3-11: Conjuntos de colores

TIP

Cuidado con la combinación de colores que elijas. Un tema es mucho más que una combinación de colores agradable. Indican si la inforamción contenida en la hoja de cálculo debe tratarse como seria o informal. Una mala elección de color puede distraer demasiado o cansar la vista al momento de analizar la información.

74

Datos

Fuentes Esta galería incluye combinaciones de fuentes para el texto del encabezado y otra para el texto del cuerpo. De manera similar al conjunto de colores, puedes crear tu propia combinación de fuentes con la opción Personalizar fuentes…

Imagen 3-14: Cuadro de diálogo Crear nuevas fuentes

Imagen 3-13: Fuentes

Efectos Los efectos del tema son el conjunto de líneas y rellenos de los cuadros, gráficos SmartArt, formas e imágenes, WordArt y texto que integran el Libro. Para cada tema, existe una “matriz de efectos” que se integra por tres niveles de estilo de efectos (línea, relleno y especiales). No se puede definir un conjunto personalizado de efectos de tema.

Imagen 3-15: Cuadro de diálogo Crear nuevas fuentes

3-02 VIDEO

Temas de diseño

75


Dar formato como tabla Para dar formato rápido de tabla, puedes utilizar los formatos preestablecidos que incluye Excel. Es muy sencillo dar una excelente apariencia a una tabla: selecciona el conjunto de celdas al que quieras aplicar el estilo y desde el botón de la Ficha Inicio/Estilo/Dar formato como tabla selecciona algún estilo predefinido.

Imagen 3-16: Dar formato como tabla

3-03 VIDEO

Estilos de celda y formato de tabla

Estilos Los estilos son formatos predefinidos que se pueden aplicar directamente a una o más celdas. Un estilo puede incluir formato de número, alineación, color, bordes o tramas, entre otros formatos. La ventaja de utilizar un estilo en vez de aplicar formatos por separado, es que al darle estilo a una celda, se aplican todos los formatos al mismo tiempo. Los estilos le dan a una tabla una apariencia profesional de forma rápida.

Imagen 3-17: Estilos

76

Datos

Los estilos se pueden aplicar a las celdas seleccionadas desde el grupo Ficha Inicio/Estilo. Los estilos disponibles se identifican por el Nombre de estilo. El grupo Estilo tiene 3 botones que por practicidad describiremos en orden inverso a como aparecen en el grupo: Estilos de celda Excel cuenta con una gran variedad de estilos de celda predefinidos para hacer que tu trabajo sea más rápido. Selecciona una celda o un conjunto de celdas y desde la Ficha Inicio/Estilos/ Estilos de celda elige algún diseño que te agrade.

Imagen 3-18: Estilos de celda

Formato condicional Con un formato condicional se resaltan y enfatizan celdas dependiendo de su contenido. El formato condicional puede cambiar automáticamente si el contenido de una celda cambia. Así puedes encontrar rápidamente valores fuera de rangos o identificar tendencias. Como podrás ver, el botón de Formato condicional contiene 5 opciones principales, que a su vez contienen comandos más detallados: ¤¤ Resaltar reglas de celdas. Permite elegir un formato para resaltar sólo las celdas que cumplan con alguna de las condiciones que se especifiquen. Por ejemplo, puedes hacer que el color de texto sea rojo si el valor de una celda es menor que 6 y que sea verde si es mayor que 8.

Imagen 3-19: Formato condicional

77


¤¤ Reglas superiores e inferiores. Sirve para resaltar N elementos de un grupo de celdas que cumplan con alguna de las condiciones disponibles, como ser los N mejores, los N inferiores o estar por encima del promedio. ¤¤ Barras de datos. Esta es una vistosa forma de agregar una ayuda gráfica a una lista de datos. Permite desplegar una barra de color cuya longitud depende del valor de una celda comparado con los valores de otras celdas de una lista. ¤¤ Escalas de color. Tiene la misma función que el formato de Barras de datos, pero en vez de mostrar barras de diferentes longitudes, asigna diferentes tonalidades de color a las celdas. ¤¤ Conjuntos de iconos. Similarmente a los dos anteriores, este comando permite desplegar en las celdas, iconos que cambian dependiendo de su valor, en comparación con los valores de otras celdas en una lista.

3-04 VIDEO

Formato condicional

PROYECTO

3-04

Estilos

1. Inicia un nuevo libro en Excel. 2. En las celdas A1 - A10, captura los números del 1 al 10, utilizando una celda para cada número. 3. Copia esta lista a las columnas B, C, D, E, F y G. 4. Ahora copia la tabla creada (de A1 - F10) en la celda A1 de la Hoja2 y en la celda A1 de la Hoja3. Deberás tener copias idénticas de la tabla de números en las 3 primeras hojas del libro. 5. Renombra las hojas. La Hoja1 debe llamarse “Estilos de Celda”. A la Hoja2 nómbrala “Formato de Tabla”. Renombra la Hoja3 como “Formato Condicional”.

78

Datos

6. En la hoja “Estilos de Celda” utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Estilos de celda para aplicar un estilo diferente a cada columna de números. 7. En la hoja “Formato de Tabla” utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Dar formato como tabla para dar un formato a toda la tabla. Recuerda que debes seleccionarla primero. Cuando el comando te pregunte dónde están los datos y si tienen o no encabezados, asegúrate de dar las respuestas correctas. 8. Ahora ve a la hoja “Formato Condicional”, donde paso a paso comprobarás cada una de las opciones realizando lo siguiente: a. Selecciona los 10 números de la columna A. Utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Resaltar reglas de celda/Mayor que para hacer que todas las celdas mayores que 7.5 tengan un Relleno verde claro con texto verde oscuro. b. Similarmente en la misma columna A, aplica un formato condicional para que todas las celdas menores que 6 tengan un Relleno rojo claro con Texto rojo oscuro. c. Comprueba el formato y cambia los valores de algunas celdas para verificar que el formato cambia automáticamente para adaptarse al contenido de la celda. d. Ahora selecciona los 10 números de la columna B. Utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/ Formato condicional/Reglas superiores e inferiores/Por debajo del promedio para resaltar con rojo los valores que estén debajo de la media de la lista. e. Comprueba el formato y cambia los valores de algunas celdas para verificar que el formato cambia automáticamente para adaptarse al contenido de la celda. f. Selecciona los 10 números de la columna C. Utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Barras de datos y aplica cualquier color. Cambia algunos valores de esta lista y comprueba cómo la longitud de las barras se adapta a la comparación de los valores de las celdas. g. Selecciona los 10 números de la columna D. Utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Escalas de color y aplica cualquier combinación disponible. Cambia algunos valores de esta lista y comprueba como la tonalidad de fondo se adapta a la comparación de los valores de las celdas.

79


h. En la columna E selecciona la lista de números y aplica la opción de 5 flechas del botón Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Conjunto de iconos. Cambia algunos valores de la columna E para que verifiques que el icono que se muestra depende de la relación de valores en la lista. En este caso, el valor medio se identifica con una flecha horizontal. Las flechas de todos los valores por debajo del promedio se inclinan hacia abajo, mientras las flechas de los valores arriba del promedio giran hacia arriba. i. Aplica un formato condicional de iconos diferente a los números de las columnas F y G.

PROYECTO

3-05

Estilos y autoformas

1. Inicia un nuevo libro en Excel. 2. Captura la siguiente lista de calificaciones:

3. Cambia el nombre de la hoja de cálculo a “Condicional”. 4. Copia la tabla que capturaste a la Hoja2 y cambia su nombre por “Estilos”.

80

Datos

5. Regresa a la hoja “Condicional” y aplica a la lista de calificaciones un formato condicional del tipo Barra de datos. Describe en este espacio qué ventajas puede tener este formato para un alumno o profesor.

6. Para conocer a los alumnos con mejor promedio, vuelve a seleccionar la lista de calificaciones y aplica un formato condicional para destacar aquellos valores que sean mayores al promedio del grupo. 7. Ahora resalta de otro color a los alumnos que no aprobaron el curso. 8. Escribe los nombres de los alumnos que no aprobaron:

9. Cambia a la hoja de cálculo que nombraste como “Estilos”. 10. Selecciona el rango de todas las celdas y aplica un formato de tabla. Recuerda que este comando requiere que confirmes el rango de la tabla.

11. Prueba con diferentes estilos de tabla. ¿Cuál es el nombre del estilo que más te agradó?

12. Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre CalificacionesFormato. xlsx

81


B Manejo de datos Ordenar Cuando se trabaja con listas o tablas de datos, es muy común que se quieran acomodar de acuerdo con algún criterio de ordenación. Por ejemplo, una tabla con nombres de alumnos y calificaciones podría ordenarse alfabéticamente de acuerdo con el apellido del alumno o podría ordenarse de mayor a menor promedio, entre otras posibilidades. Para ordenar una tabla de datos de acuerdo con el contenido de una de sus columnas, selecciona uno de los elementos de la columna en cuestión y en la Ficha Inicio/Modificar/ Ordenar y filtrar elige entre las opciones Ordenar de A - Z u Ordenar de Z –A. Estas mismas opciones están en la Ficha Datos/Ordenar y filtrar.

Imagen 3-20: Ordenar y filtrar

Si deseas ordenar tomando en cuenta más de una columna, es necesario utilizar la opción Orden personalizado, la cual te permite considerar hasta un máximo de 64 niveles para ordenar una tabla. El mismo cuadro de diálogo se puede abrir de dos maneras: Ficha Inicio/Modificar/ Ordenar y filtrar/Orden personalizado, o bien con Ficha Datos/ Ordenar y filtrar/Ordenar.

Imagen 3-21: Ordenar

Los criterios de ordenado se guardan para que puedas volver a aplicarlos.

82

Datos

TIP

Puedes ordenar datos alfabéticamente (A - Z o Z - A), numéricamente (de menor a mayor o de mayor a menor) o por fechas y horas, ya sea en una o en varias columnas. También puedes ordenar de acuerdo con una lista personalizada o un formato, incluyendo el color de celda y el color de fuente. Además de ordenar por columnas, también es posible ordenar por filas.

3-05 VIDEO

Ordenar

PROYECTO

3-06

Ordenar alumnos

1. Abre el libro Nombres.xlsx que se encuentra en tu carpeta de trabajo. 2. En la hoja Apellido, selecciona una celda en la segunda columna (que no sea el encabezado) y presiona el botón Ficha Inicio/Modificar/Ordenar y filtrar/Ordenar de A - Z. Observa cómo se ordena toda la tabla alfabéticamente por apellido. Escribe los 3 primeros apellidos de la lista:

3. Selecciona la hoja “Edad” y elige una celda en la columna D, que no sea el encabezado. En el mismo grupo de botones de comando, presiona Ordenar y filtrar/Ordenar de Z - A. Observa cómo se ordena toda la tabla numéricamente en orden descendente. Escribe las 3 primeras edades de la lista ordenada:

83


4. En la hoja “Personalizado”, selecciona una celda en la primera columna que no sea el encabezado y abre el cuadro de ordenar con el botón Ordenar y filtrar/Orden personalizado. Revisa que esté seleccionada la opción Mis datos tienen encabezados. Como primer criterio selecciona Sexo, después agrega un nivel para ordenar por Nombre como segundo criterio. Presiona Aceptar. Describe cómo ha quedado ordenada la tabla:

5. En la hoja “Color”, selecciona una celda en la primera columna, que no sea el encabezado. Utiliza el comando Ordenar y filtrar/Orden personalizado. Revisa que esté seleccionada la opción Mis datos tienen encabezados. Como primer criterio selecciona la Edad, Ordenar según: Color de celda, Criterio de ordenación: verde. Da clic en Aceptar y anota en este espacio de qué forma cambió la lista al ordenarse con estos criterios:

6. Vuelve a realizar el paso 5 pero ahora agrega la Edad como un segundo nivel de ordenamiento. Copia las primeras 4 filas de la tabla ordenada:

a. ¿Cuál es el nombre del alumno de menor edad?

b. ¿En qué año nació el alumno de mayor edad de la lista?

7. En la hoja “Libre” ordena la tabla de modo que en la lista aparezcan primero todas las Mujeres y luego los Hombres. Dentro de cada grupo (mujeres y hombres) los alumnos deben estar ordenados por edad de mayor a menor. a. ¿Qué criterio utilizaste en el primer nivel de ordenación?

b. ¿Debe ser ascendente o descendente?

84

Datos

c. ¿Cuál debe ser el segundo nivel de ordenación?

d. ¿Debe ser ascendente o descendente?

e. ¿Cuál es el nombre y la edad de la primera mujer de la lista?

f. ¿Cuál es el nombre y la edad del primer hombre de la lista?

Series de autollenado En muchas listas, con frecuencia es necesario llenar datos repetitivos como series consecutivas de números o fechas. Por ejemplo, si deseas crear una lista con los números del 1 al 1000, escribir todos los meses del año o repetir un dato cientos de veces, no es necesario teclearlos una y otra vez. Hay varias formas de rellenar automáticamente grupos de celdas. La forma más sencilla de autollenado es usando el ratón. Primero se introduce el primer dato en una celda y luego se arrastra desde el botón control de relleno, que es el pequeño cuadro negro de la esquina inferior derecha de la celda activa.

Imagen 3-22: Autollenado

85


Sabrás que estás sobre el botón control de relleno de una celda porque el puntero del ratón, que normalmente tiene la forma de una cruz blanca gruesa , toma la forma de una cruz negra delgada . Al terminar el arrastre, aparece una etiqueta de Opciones de autorrelleno, con las siguientes opciones: Sin insertar ningún dato a la celda, solamente copia el formato de la celda inicial.

Copia el contenido de la celda inicial a toda la selección. Rellena las celdas sin formato.

Rellena las celda utilizando patrones.

Imagen 3-23: Opciones de Autorrelleno

Otra forma de rellenar automáticamente una selección es usando el comando Ficha Inicio/ Modificar/Rellenar/Series. Analiza cuidadosamente las opciones de este cuadro de diálogo: El tipo de serie estándar es Lineal. Sólo se activa para series Cronológicas y permite elegir si el incremento será en años, meses, días, etcétera.

Permite crear series que aumentan de 1 en 1, de 2 en 2, etcétera. Para series decrecientes, introduce un valor negativo en este espacio.

El número en que finaliza la serie. Este valor es opcional.

Imagen 3-24: Rellenar series

3-06 VIDEO 86

Rellenar automáticamente

Datos

TIP

Para rellenar una selección rápidamente con el contenido de la celda situada encima, utiliza la combinación de teclas . Para rellenar la selección con el valor de la celda que se encuentra a la izquierda, puedes presionar .

PROYECTO

3-07

Crear series automáticamente

1. Inicia un libro nuevo de Excel y copia los siguientes encabezados. Iguala también el formato y captura los datos iniciales que se muestran.

2. Utilizando el botón control de relleno, rellena la columna A con los números consecutivos del 1 al 1,500. 3. Llena la columna B con decenas (10, 20, 30…) hasta 15,000. 4. Realiza la misma operación para llenar la columna C con centenas hasta 150,000. 5. Rellena con horas la columna D creando una serie que complemente el ejemplo (incrementos de 1 hora). 6. Utiliza el autollenado de días para las columnas E y F respetando el formato inicial propuesto. 7. Llena con meses consecutivos (de uno en uno) la columna G y con meses salteados (de dos en dos) la columna H.

87


8. Realiza el autollenado apropiado para complementar las columnas I, J y K. 9. ¿Cuál crees que sea la mayor ventaja de utilizar las series de autollenado?

10. Escribe tres casos específicos en los que podrías hacer uso de la herramienta de rellenado automático.

Buscar y reemplazar Es común, especialmente en libros muy largos, que tengas la necesidad de encontrar un dato específico para cambiarlo o corregirlo o que necesites reemplazar uno o varios datos por otros. Para facilitar la tarea, Excel tiene los cuadros de diálogo de Buscar y reemplazar, que se activan desde el menú del botón Ficha Inicio/Modificar/Buscar y seleccionar. Para Buscar o Reemplazar, también puedes usar las combinaciones de teclas o respectivamente. Analiza con atención los cuadros Buscar y reemplazar para descubrir la función de cada una de las opciones.

Dato que se quiere localizar.

Permite buscar celdas que coincidan con el formato que se especifique.

Imagen 3-25: Buscar y reemplazar - Buscar

88

Datos

Permite buscar celdas que coincidan con el formato que se especifique.

Dato que se quiere localizar. Dato que sustituirá al valor buscado.

Imagen 3-26: Buscar y Reemplazar - Reemplazar

3-07 VIDEO

Buscar y reemplazar

PROYECTO

3-08

Buscar y reemplazar

1. Abre el archivo Datos.xlsx de tu carpeta de actividades. 2. Utiliza el comando Reemplazar para cambiar todos los apellidos LÓPEZ por PÉREZ. ¿Cuántos reemplazos se realizaron?

3. Realiza la misma operación para las siguientes palabras, pero además, reemplaza con formato de celda sombreado azul y color de fuente roja. Anota en las líneas el número de reemplazos realizados: a. Estudiante cambiar por Becario.

b. Obrero cambiar por Asalariado.

89


c. Ejidatario cambiar por Terrateniente.

4. Utiliza el botón de la Ficha Inicio/Modificar o para localizar y contar todas las personas con nombre: a. GUILLERMO

b. JUAN

c. FRANCISCO

d. ROSALBA

e. MARÍA

f. ARTURO

g. ANGÉLICA

5. Cierra el archivo guardando los cambios con el nombre Busquedas.xlsx con el formato de archivo PDF.

90

Datos

Filtros Cuando se trabaja con listas de datos muy grandes y sólo requerimos trabajar con parte de la información, es posible mostrar aquello que nos interesa utilizando un filtro. Un filtro no modifica el contenido de una tabla: solamente oculta parte de la información para facilitar el análisis de la misma. La opción dentro del menú de Ficha Inicio/Modificar/Ordenar y Filtrar, despliega en la parte superior de cada columna de datos un menú colgante. Este menú permite elegir cuál es la información que se desea mostrar, ocultando el resto. El mismo comando se puede ejecutar desde la Ficha Datos/Ordenar y filtrar/Filtro. Cuando hay datos ocultos, aparece un pequeño embudo junto a la flecha del menú colgante. El menú colgante permite elegir los datos que se desean filtrar.

Imagen 3-27: Filtro

Para eliminar un filtrado completamente, selecciona nuevamente la opción Ordenar y Filtrar.

del comando

3-08 VIDEO

Filtros

PROYECTO

3-09

Filtrar para analizar información

1. Abre el archivo Músicos.xlsx de tu carpeta de actividades. 2. Selecciona la tabla, incluyendo sus encabezados y aplica el comando Ficha Inicio/Modificar/ Ordenar y filtrar/Filtrar.

91


3. Aplica a la lista los filtros necesarios para contestar cada una de las siguientes preguntas: a. ¿Quiénes fueron los compositores principales entre los años 1790 y 1795? Mozart y Haydn. b. Escribe el nombre de las principales obras escritas por Mozart en este mismo periodo. Cosí fan tutte, K 588 (ópera), La flauta mágica (Die Zauberflöte), K 620 (ópera), Réquiem en re menor, K 626. c. Número de obras principales de Mozart y rango de años en que las compuso. 16 obras ente los años 1777 -1791. d. Número de obras principales de Schubert y rango de años en que las compuso. 11 obras entre los años 1814 - 1828. e. Escribe el nombre de las obras escritas por Mozart en 1788. Concierto No. 26 en re mayor para piano, K 537 (Coronación), Quinteto en la mayor para clarinete e instrumentos de cuerda, K 581, Sinfonía No. 40 en sol menor, K 550 y Sinfonía No. 41 en do mayor, K 551 (Júpiter).

f. ¿Quiénes son los autores que escribieron obras en 1801? Beethoven y Haydn. g. Menciona el año en que Beethoven compuso un mayor número de obras. 1805 h. Nombra los autores contemporáneos a Beethoven. Schubert y Haydn.

92

Datos

i. Número de sinfonías en la lista. 18 Sinfonías. j. Número de sinfonías escritas por Haydn. 4 Sinfonías. k. Autores que vivieron después de 1800. Haydn, Beethoven y Schubert. l. Nombre y año de la última obra escrita por Mozart. Réquiem en re menor, K 626 en el año 1791. m. Nombre y año de la primera obra escrita por Haydn. Stabat Mater (oratorio) en el año 1767. n. Nombre y año de la última obra escrita por Beethoven. Gran fuga en si bemol mayor para cuarteto de cuerda, opus 133 en el año 1825. o. Nombre y año de la última obra escrita por Schubert. Misa No. 6 en mi bemol mayor, D 950 en el año 1828. 4. Guarda tu trabajo como libro de Excel 2003, en la ubicación que indique tu profesor. 5. Menciona tres ventajas de utilizar los filtros.

a. ¿Cómo puedes eliminar un filtro de tu documento de Excel?

93


¿Qué aprendiste? TEMA A: A combinar y dar formato a celdas, copiar formatos y aplicar estilos a celdas (Formato condicional, Dar formato como tabla o Estilos de celda). TEMA B: Cómo ordenar datos, manejar series de autollenado y examinar información a través de filtros.

EVALUACIÓN

03 1. Menciona las propiedades que puedes modificar al aplicar formato a celdas. Formatos de número; Alineación, Orientación, Control y dirección del texto; Fuente, Estilo, Tamaño, Color y Efectos; Bordes de celdas; Relleno y efectos de relleno; Protección y ocultamiento de celdas. 2. Explica qué es el formato condicional y cuáles son las 5 opciones principales. Es un formato que se aplica a una celda dependiendo de su contenido. El formato condicional puede cambiar automáticamente si el contenido de una celda cambia. Sus opciones principales son: Resaltar reglas de celdas, Reglas superiores e inferiores, Barras de datos, Escalas de color y Conjuntos de iconos.

3. Explica en qué consisten los filtros. Cuando se trabaja con listas de datos muy grandes, se pueden aplicar “reglas” que hagan que se muestre solamente la parte de la información que cumpla esas reglas. Los filtros no modifican el contenido de una tabla: solamente ocultan parte de la información para facilitar el análisis de la misma.

94

Con las fórmulas podemos realizar cálculos simples o complejos en una hoja de cálculo, obteniendo un resultado a partir de datos en celdas. Las funciones son fórmulas predefinidas, que ejecutan cálculos utilizando valores denominados argumentos, y devolviendo un valor o resultado. Estas funciones se usan para simplificar el trabajo al buscar resultados de cálculos muy complejos.


Fór mu las y f unciones



A Crear fórmulas y funciones utilizando celdas y rangos, aplicando prioridad de operadores y uso de variables. B Aplicar funciones de Fecha, Hora y financieras básicas para la solución de problemas financieros específicos.



A Fórmulas y funciones Si no se pudieran realizar cálculos con la información que se captura en las celdas, la hoja de cálculo sería una simple tabla y no serviría mucho. La verdadera utilidad de la hoja de cálculo está, como su nombre lo indica, en poder realizar cálculos con los valores que hay en filas y columnas. Para ello, las hojas de cálculo utilizan fórmulas. En la hoja de cálculo, una celda puede contener dos cosas: ¤¤ Un valor, que puede ser un texto o un número (presentado en cualquier formato). ¤¤ Una fórmula, que sirve para realizar cálculos con los valores. Para hacer un cálculo, el programa necesita saber dónde están los datos necesarios, es decir, la o las referencias de las celdas involucradas en el cálculo. Recuerda que, por ejemplo, la referencia de la primera celda de la hoja de cálculo es A1. Si en una fórmula necesitas un valor que está en esa celda, puedes hacer referencia a ella con ese nombre.

Rangos Un rango es un conjunto de dos o más celdas. Para referirnos a un rango se escriben entre paréntesis la referencia de la primera celda del rango, dos puntos y la referencia de la última celda del rango, por ejemplo: (A1:A7). Otra forma de referirse a un rango, especialmente si las celdas no son contiguas, es separando con comas todas las referencias de las celdas que forman el rango, por ejemplo: (A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7). Observa los siguientes rangos:

(A2 : B4)

(E2, D4, F6) (B6 : D9)

Imagen 4-1: Rangos

96


Crear fórmulas Las fórmulas permiten realizar cálculos con los datos que contengan las celdas, desde simples sumas o promedios, hasta complejos análisis. Las fórmulas se pueden crear en cualquier celda y la hoja de cálculo mostrará el resultado de la fórmula. Por regla, todas las fórmulas comienzan con el signo de igual =. Después del signo = se escriben las direcciones o referencias de las celdas involucradas y los operadores y funciones necesarios. Las fórmulas más simples utilizan los operadores aritméticos de suma +, resta -, multiplicación * y división /. Por ejemplo, para sumar los valores contenidos en las celdas A6, A7 y A8, la fórmula se escribe =A6+ A7+ A8. Para calcular el promedio de estas mismas tres celdas, podrías teclear =(A6+A7+A8)/3 Al escribir fórmulas es muy importante que no utilices los valores numéricos, sino siempre las referencias de las celdas que los contienen. En la siguiente tabla, por ejemplo, para sumar el 2, el 5 y el 1, la fórmula que debe escribirse en la celda D2 es:

Imagen 4-2: Suma

Así, aunque cambiaran los valores de las celdas A2, B2 o C2, el resultado de la fórmula seguirá siendo correcto.

Mostrar fórmulas Cuando introduces una fórmula en una celda, la hoja de cálculo muestra solamente el resultado, aunque el contenido real de la celda no es un dato sino una fórmula. Puedes verificar siempre la fórmula en la barra de fórmulas. La barra de fórmulas se pude mostrar u ocultar mediante la Ficha Vista/Mostrar/Barra de fórmulas. Adicionalmente, en ocasiones deseas ver todas las fórmulas directamente en la hoja de cálculo, en vez de ver sólo los resultados. Puedes mostrar las fórmulas en la hoja usando el comando Ficha Fórmulas/Auditoría de fórmulas/Mostrar fórmulas.

4-01 VIDEO

Fórmulas

97


ACTIVIDAD

4-01

Uso de fórmulas

1. Observa la siguiente hoja de cálculo.

2. Escribe las fórmulas necesarias para calcular lo que se requiere a continuación. No olvides que todas las fórmulas empiezan con el signo = a. Suma de las ventas totales de Castillo Laura. =SUMA(B4:G4) b. Suma de las ventas de marzo de todos los vendedores. =SUMA(D4:D12) c. Ventas de enero a marzo de Castro Carlos. =SUMA(B5:D5) d. Ventas de abril a junio de López Daniel. =SUMA(E11:G11) e. Suma de las ventas totales de los primeros 3 vendedores. =SUMA(H4:H6)

98


f. Promedio de ventas semestrales de Flores María. =Promedio(B7:G7) g. Promedio de ventas de mayo. =Promedio(F4:F12) 3. Captura la tabla en la hoja de cálculo con todos los datos e iguala el formato que se muestra. 4. Aplica formato de moneda a todos los datos numéricos. 5. Crea las fórmulas para completar todos los espacios de las celdas de totales (celdas sombreadas). 6. Observa que en la hoja de cálculo no se ven las fórmulas, sino los resultados. Muestra las fórmulas en la hoja usando Ficha Fórmulas/Auditoría de fórmulas/Mostrar fórmulas. 7. Vuelve a mostrar los resultados en vez de las fórmulas, con el mismo comando que en el punto anterior. 8. Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre VentasResumen.xlsx

Prioridad de las operaciones De tus clases de matemáticas debes recordar que hay prioridades que deben seguirse al realizar operaciones aritméticas y al utilizar funciones. Observa la siguiente fórmula:

=A4 + A5*A6

¿Qué operación se realiza primero? La multiplicación por supuesto, ya que la multiplicación tiene prioridad sobre la suma. Es decir, se calcula la multiplicación de las celdas A5 * A6 y al resultado se le suma la celda A4. La hoja de cálculo reconoce y respeta esta prioridad automáticamente. Completamente distinto sería escribir la fórmula así:

=(A4+ A5)*A6

99


Al incluir los paréntesis, se le da prioridad a la suma, ya que las operaciones entre paréntesis siempre se realizan primero. En este caso se suman las celdas A4 + A5 y el resultado se multiplica por A6. Para que lo comprendas mejor, realiza el ejercicio con números. Compara los resultados de estas dos operaciones: a. = 4 + 3 * 2. Esto es igual a 4 + 6, que da 10. b. = (4 + 3) * 2. Esto es igual a 7 * 2, que da 14. Analiza otro ejemplo: = A4 + B4 * C4 + D4 ¿Cuál es la prioridad de las operaciones? Como no hay nada en paréntesis, lo primero que se hace es multiplicar B4 por C4. Al resultado se le suma A4 + D4. Escribe qué operación se realiza primero en cada caso: ¤¤ = (A4 + B4)*(C4 + D4) ¤¤ = A4 + (B4*C4 + D4) ¤¤ = A4 + B4*(C4 + D4) ¤¤ = (A4 + B4 *C4) + D4

Cuando hay paréntesis dentro de otros paréntesis, primero se calculan los paréntesis interiores, por ejemplo:

= A4 * (C8- (B4*B5 + B3))

La primera operación es la multiplicación B4 por B5. Al resultado se le suma B3. Este resultado del paréntesis interior se resta de C8 y todo se multiplica por A4. Recuerda, comenzamos de adentro hacia afuera.

100


Esta es la tabla de prioridad de las operaciones, que se respeta en matemáticas y en todas las hojas de cálculo. Prioridad

Operador

Prioridad 1

Paréntesis

Prioridad 2

Exponentes

Prioridad 3

Multiplicaciones y Divisiones

Prioridad 4

Sumas y Restas

Fórmulas con funciones definidas Los paquetes de hoja de cálculo incluyen muchas funciones preestablecidas. Cada función tiene una utilidad específica, es decir, cada función sirve para hacer algo. Por ejemplo, para obtener la suma de las celdas A6, A7 y A8 se puede escribir la fórmla =A6+A7+A8, pero también se puede utilizar la función SUMA de esta manera: = SUMA (A6, A7, A8) Como las celdas A6, A7 y A8 son consecutivas, se pueden escribir como un rango, así: = SUMA (A6: A8) La función SUMA necesita un argumento, que es el conjunto de celdas que se deben sumar. El argumento se escribe entre paréntesis después del nombre de la función. En casi todas las funciones hay que especificar un argumento, que por lo general es un rango sobre el que se va a realizar el cálculo. Hay funciones que necesitan dos, tres o más argumentos. Para calcular el promedio de las celdas A3, B3 y C3 puedes utilizar la función PROMEDIO, así: = PROMEDIO (A3: C3) Observa que no es necesario dividir entre 3, porque la función PROMEDIO calcula todo lo necesario. La función PROMEDIO necesita solamente un argumento: el rango de celdas a promediar. Hay muchos tipos de funciones para realizar muchos tipos de cálculos. Algunos cálculos pueden ser escritos de forma más simple si se utiliza una función en vez de los operadores aritméticos + - * /. Otros cálculos simplemente no se pueden realizar sin usar funciones.

101


ACTIVIDAD

4-02

Reflexión sobre las funciones

1. Indica tres casos en los que podrías utilizar la función SUMA.

2. Menciona un ejemplo en el que es más sencillo usar la función PROMEDIO que calcularlo sin esta función.

Autosuma En la Ficha Inicio/Modificar aparece el botón Autosuma que sirve para obtener la sumatoria de un rango de celdas. Para sumar datos en una columna o una fila, selecciona una celda situada debajo de la columna de números o a la derecha de la fila de números y presiona el botón Autosuma. Revisa la fórmula que aparecerá en la celda y si es correcta presiona . Al usar la Autosuma, Excel sugiere el rango de celdas que se van a sumar (aparecen enmarcadas con una línea punteada animada). Si el rango sugerido no es el correcto, arrastra para seleccionar el rango correcto antes de presionar la tecla . Selecciona la celda donde desees el resultado y presiona el botón Autosuma. Automáticamente aparecerá la fórmula y antes de presionar , puedes revisar que el rango de valores sea correcto o modificarlo directamente arrastrando con el ratón.

Imagen 4-3: Suma

102


Otra forma más rápida de realizar una autosuma es posicionarse en la celda debajo o a la derecha del rango de celdas a sumar y presionar las teclas El botón dividido Autosuma, también se utiliza para realizar otros cálculos rápidos como:

Devuelve el promedio de las celdas seleccionadas.

Cuenta cuántos números hay en la lista de celdas.

Devuelve el valor máximo de la lista.

Devuelve el valor mínimo de la lista.

Imagen 4-4: Autosuma

4-02 VIDEO

Funciones básicas

Errores en fórmulas Errores de lógica La hoja de cálculo no sabrá si cometes un error lógico. Por ejemplo, si te equivocas en la prioridad de las operaciones obtendrás un resultado, pero ese resultado será erróneo. Imagina que vas a calcular el promedio de las celdas A3, B3 y C3 con una fórmula. La fórmula correcta se escribe: =(A3+B3+C3)/3 Pero si en vez de ello escribes =A3+B3+C3/3, la hoja de cálculo te dará un resultado que, a pesar de que es correcto matemáticamente (según la operación que escribiste), no es el promedio de las tres celdas.

103


Errores de sintaxis y cálculos erróneos Los errores de sintaxis y de cálculos erróneos sí son detectados por la hoja de cálculo. Cuando cometes un error de sintaxis o intentas realizar un cálculo erróneo, aparece en la celda un código de error en vez del resultado. Si conoces los códigos de error sabrás cómo corregir la fórmula.

Código de Error

Ejemplo/Explicación

#####

El valor no cabe en la columna. Basta incrementar el ancho de la columna para ver el dato correctamente.

Datos.

#¡VALOR!

La fórmula contiene el tipo de argumento equivocado (por ejemplo tiene un texto donde se requiere un valor numérico).

=4+”hola” No se puede sumar la palabra “hola” al número 4.

#¿NOMBRE?

La fórmula contiene texto que no es reconocido por Excel.

=PROMEDIAR (A1:A8) No existe la función PROMEDIAR.

#¡REF!

La fórmula contiene la referencia de una celda que no existe.

Puede ocurrir cuando no se eliminan celdas que se usaban en una fórmula.

#¡DIV/O!

En la fórmula se está realizando una división entre cero.

=A4/0

#N/A

El resultado de la fórmula es un error.

Ocurre cuando en algunas funciones se da un argumento equivocado o faltan argumentos.

Se ha usado un operador de rango incorrecto o se ha escrito un rango que no forma una intersección.

=SUMA(A1 B3) No está especificado el operador entre las celdas A1 y B3. Debe usarse una coma para sumar sólo esas dos celdas (A1, B3) o dos puntos para sumar el rango (A1:B3).

#¡NULO!

104

Descripción


Insertar función Excel cuenta con un cuadro de diálogo que facilita la tarea de insertar funciones. Evita tener que memorizar el nombre y argumentos de cada función, ya que lista las funciones disponibles agrupadas en categorías como funciones de texto, financieras, matemáticas o estadísticas, entre otras. El grupo de la Ficha Fórmulas/Biblioteca de funciones contiene una gran variedad de botones con menús colgantes para insertar fórmulas predefinidas a la hoja de cálculo. El cuadro Insertar función se puede iniciar de formas distintas:

Imagen 4-5: Grupo - Biblioteca de funciones

¤¤ Desde el botón Autosuma eligiendo la opción Más funciones. ¤¤ Haciendo clic en el botón Ficha Fórmulas/Biblioteca de funciones/Insertar función. Este es el cuadro de diálogo Insertar función.

Permite seleccionar una función predeterminada del conjunto de categorías disponibles.

Funciones dentro de la categoría elegida. Explica brevemente para qué sirve la función seleccionada y muestra entre paréntesis los argumentos que necesita.

Imagen 4-6: Insertar función

105


4-03 VIDEO

Insertar función

Funciones estadísticas básicas = PROMEDIO (número1, número2, etcétera) La función PROMEDIO calcula un promedio aritmético, que es igual a la suma de varios valores, divididos entre el número de datos. Argumentos de la función. Nombre de la función.

Resultado previo de la función.

Descripción del argumento.

Imagen 4-7: Argumentos de función

El promedio calculado de esta forma le da el mismo peso a cada uno de los datos. Por ejemplo, el promedio de 2 calificaciones sería = (calificación A + calificación B)/2 y tendremos que la calificación A tiene un peso del 50% y la calificación B tiene un peso del 50%. Si se promediaran 4 calificaciones, cada una tendría un peso del 25% y si se promedian 10 calificaciones cada una tendría un peso del 10%. La función PROMEDIO necesita solamente un argumento: el rango de celdas a promediar. = MAX (número1, número2, etcétera) La función MAX devuelve el valor máximo de un rango. Omite los valores lógicos y los textos que pudieran existir en ese rango. Por ejemplo, la fórmula =MAX(B1:B20) obtiene el mayor valor en las celdas B1 a B20, sin considerar los textos o valores lógicos que haya en esas celdas.

106


=MIN (número1, número2, etcétera) La función MIN devuelve el valor mínimo de un rango. Omite los valores lógicos y los textos que pudieran existir en ese rango. = MAXA (número1, número2, etcétera) La función MAXA devuelve el valor máximo de un rango, pero tomando en cuenta los valores lógicos y los textos que pudieran existir. =MINA (número1, número2, etcétera) La función MINA devuelve el valor mínimo de un rango, pero considerando también los valores lógicos y los textos que pudieran existir. =CONTAR (ref1, ref2, etcétera) Cuenta la cantidad de celdas que contienen números (ya sean en formato numérico, de fecha u otro). Las celdas que contengan valores de error o texto no se tomarán en cuenta. =CONTARA (ref1, ref2, etcétera) Cuenta la cantidad de celdas no vacías en un rango. Las celdas que contengan números, textos, fórmulas o mensajes de error, también son contadas por esta función. =MODA (ref1, ref2, etcétera) Es el número o valor que se repite con más frecuencia en un rango de celdas. Pueden ser números o nombres. =MEDIANA (ref1, ref2, etcétera) Es el valor intermedio de un grupo de números: la mitad del grupo son superiores y la mitad inferiores a la mediana.

107


ACTIVIDAD

4-03

¿Para qué sirve?

Imagina que un profesor ha terminado de calificar 200 exámenes de sus alumnos de matemáticas. ¿Por qué le interesaría obtener cada uno de estos datos estadísticos? Observa el ejemplo resuelto. a. PROMEDIO Le permite conocer la calificación general del grupo. b. MAX

c. MIN

d. CONTAR

e. MODA

f. MEDIANA

108


Copiar fórmulas Una vez que introduces una fórmula en una celda, es posible copiarla para realizar el mismo tipo de cálculo en otra ubicación. Utiliza directamente el botón Copiar del grupo Portapapeles (o las teclas ) para copiar la fórmula y pégala en su nueva ubicación con el botón Pegar (o las teclas ). También es posible utilizar los procedimientos de Autorrelleno, para copiar la fórmula a las celdas contiguas. Cuando copias una fórmula y la pegas en una nueva ubicación, sus argumentos cambian automáticamente para adecuarse al nuevo destino.

TIP

Cuando copies una fórmula, selecciónala directamente en la hoja de cálculo. Si la seleccionas en la barra de fórmulas no estarás copiando la fórmula sino el texto que contiene esta barra, de modo que no se actualizará automáticamente al pegarla en una nueva ubicación.

4-04 VIDEO

Copiar fórmulas

109


ACTIVIDAD

4-04

Funciones estadísticas

1. Abre el archivo Verano.xlsx de tu carpeta de actividades. El libro contiene información de un negocio de renta de equipo de playa, durante julio. 2. Primero obtendremos en B37 el promedio de las rentas de moto acuática en el mes. Si puedes obtener el promedio sin ayuda, puedes omitir los pasos 3 y 4. 3. Selecciona la celda B37 y haz clic en la Ficha Fórmulas/Biblioteca de funciones/Insertar función. 4. En el cuadro de diálogo Insertar función selecciona la categoría Estadísticas y busca la función PROMEDIO. Al aceptar verás el cuadro de diálogo Argumentos de la función. Es conveniente mover este cuadro para que queden visibles los valores de la hoja de cálculo. Arrastra el ratón para seleccionar el rango B5:B34 o tecléalo directamente como argumento. Da clic en Aceptar. 5. Copia la función para las demás columnas de equipo. Observa cómo cambian las referencias (direcciones) de las celdas en las fórmulas. 6. Obtén en las celdas apropiadas los valores máximos y mínimos de equipo en el mes. Utiliza las funciones MAX y MIN según corresponda. 7. En la celda B41 utiliza la función CONTAR para saber cuántos datos hay por equipo en el mes. 8. Finalmente realiza en la fila 43 la sumatoria del total de rentas por equipo en el mes. 9. Guarda el archivo terminado en la ubicación que indique tu profesor con el nombre RentasVerano.xlsx

110


ACTIVIDAD

4-05

Medidas de tendencia central

1. En una hoja de cálculo nueva, captura la siguiente tabla:

2. Calcula las medidas de tendencia central para los litros de combustible utilizados por un vehículo en un año: PROMEDIO, MEDIANA y MODA. 3. Guarda el archivo con el formato de página Web de un solo archivo en tu carpeta de trabajo con el nombre de archivo Gasolina y el título de página Litros consumidos.

111


Fórmulas que utilizan funciones y operadores Puedes combinar en una sola fórmula todos los operadores y las funciones que quieras. Sólo debes tener cuidado en prever el orden en que se ejecutan las operaciones. Por ejemplo, supongamos que un profesor quiere subir 2 puntos al promedio final de un alumno. Si las calificaciones están en las celdas B3, C3, D3 y E3, el promedio se calcula con: =PROMEDIO(B3:E3) Y la fórmula para subir dos puntos al promedio sería:

= PROMEDIO(B3:E3)+2

También es posible combinar dos o más funciones. Si, por ejemplo, necesitas sumar dos promedios, una fórmula como la siguiente es válida: =SUMA(PROMEDIO(A1:A8),PROMEDIO(D1:D8)) La fórmula anterior suma los promedios de los rangos A1:A8 y D1:D8. Y también es posible, por ejemplo, calcular el promedio de ambos promedios con: =PROMEDIO(PROMEDIO(A1:A8),PROMEDIO(D1:D8)) Promedio ponderado Un promedio ponderado es aquel en el que no todos los valores que se promedian tienen el mismo peso. Imagina, por ejemplo, que la calificación de Informática en una escuela se calcula de la siguiente forma:

112

Examen

40%

Prácticas

35%

Libro

25%

TOTAL

100%


Para calcular este promedio ponderado no podemos usar la función PROMEDIO, porque no todos los elementos tienen el mismo peso. El promedio correcto se calcula:

= Examen * 40% + Prácticas * 35% + Libro * 25%

o bien:

= Examen * 0.40 + Prácticas * 0.35 Libro * 0.25

En tu fórmula en vez de las palabras Examen, Prácticas y Libro, debes usar las referencias de las celdas donde estén estas calificaciones. Porcentajes Es muy frecuente que las tiendas o proveedores de bienes o servicios ofrezcan descuentos expresados en forma de porcentaje. Por ejemplo, una bicicleta cuesta $285 dólares y tiene un descuento del 25%. ¿Cuánto tendría qué pagar por la bicicleta? El porcentaje de una cantidad se calcula multiplicando la cantidad por el valor porcentual. En nuestro ejemplo, el 25% de $285 se calcula con la fórmula: = 285 * 25%. El resultado sería el descuento que hay que restar al precio original.

NOTA Para convertir el valor de cualquier celda en una cantidad porcentual puedes utilizar el comando Ficha Inicio/Número/Estilo porcentual Es importante resaltar que la cantidad que conviertas a porcentaje , la multiplicará por 100 . Para preveer esto tienes dos opciones, convertir a decimales el valor antes de aplicar el estilo porcentual o aplicar antes el Estilo porcentual.

113


PROYECTO

4-01

Descuentos de supermercado

En un supermercado, es común que hagan descuentos a determinados artículos o a un departamento, por ejemplo: Departamento de lácteos con 30% de descuento, agua embotellada 15% de descuento y todas las revistas 20%. Para generar el recibo que se imprime en cajas, deben realizarse varios cálculos para que los clientes conozcan cuál era el precio original del producto, cuál fue el descuento, cuánto pagó por el artículo y además cuánto se ahorró con el descuento. Realiza la siguiente actividad para generar recibos en un supermercado. 1. Inicia un libro nuevo en Excel y captura la siguiente tabla:

2. Calcula el precio por artículo, ya con descuento, en la columna E. 3. En la columna F multiplica el precio por artículo con descuento, por la cantidad de productos. 4. En la columna G debe aparecer el cálculo del impuesto (IVA) del 16% del total de los artículos (Nota: el porcentaje de IVA es diferente para cada país). 5. Para la columna H suma el Importe y el IVA. 6. Finalmente, despliega el total a pagar en la celda H14 y, para que el cliente conozca su ahorro, despliégalo en la celda H16.

114


PROYECTO

4-02

Funciones y operadores

1. Crea un nuevo libro de Excel y captura la siguiente tabla de ventas del día en una sala de cine:

2. En la primera función se recaudó el 20%, en la segunda función el 30% y en la tercera función el 40% del total de las ventas. Calcula cuáles fueron las ventas en cada una de las funciones para cada artículo. 3. Si sabemos que el total de la venta hace un 100%, ¿cuál es el porcentaje de cada uno de los artículos para sumar este 100%? 4. Escribe las fórmulas para calcular los promedios de venta de cada función. 5. Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre Cinelandia.xlsx

115


B Trabajo con fechas y horas Cómo trabaja Excel con las fechas Microsoft Excel utiliza códigos numéricos para trabajar con las fechas, aunque normalmente no vemos estos códigos porque se muestran en la hoja en un formato más amigable. Así, por ejemplo, la fecha 1 de mayo de 2008, que en la hoja puede verse como 01/05/2008, internamente es en realidad el número 39569. Similarmente, el 02/05/2008 es el número 39570. A este número se le conoce como código de fecha y hora. En cualquier momento puedes ver el código numérico de la fecha en una celda, dándole el formato de Número y puedes regresar a la presentación normal dándole el formato de Fecha.

Funciones básicas de fecha y hora =FECHA(aa,mm,dd) La función FECHA obtiene el número que representa una fecha, en código de fecha y hora de Microsoft Excel. Puede tener de uno a cuatro dígitos o el valor de una celda. Puede ser un número que representa el mes del año (de 1 a 12) o el valor de una celda.

Puede ser un número que representa el día del mes o el valor de una celda.

Imagen 4-8: Argumentos de función FECHA

=HOY() La función HOY devuelve el valor de la fecha actual. El resultado se actualiza cada vez que se abra el libro, ya que la fecha se toma del reloj interno de la computadora. Esta función no tiene argumentos.

116


=AHORA() La función AHORA devuelve el valor de la fecha y hora actuales. El resultado se actualiza cada vez que se abra el libro, ya que los datos se toman del reloj interno de la computadora. Esta función no tiene argumentos. Ten siempre en cuenta que el valor se mostrará en el formato que se elija (número o fecha), por lo que hay que aplicar algún formato apropiado a la celda.

4-05 VIDEO

Trabajo con fechas y horas

Funciones financieras básicas =PAGO(Tasa,Nper,VA) Cuando se pide dinero prestado y el pago del préstamo se hará en varios pagos, normalmente se paga una tasa de interés. En un ejemplo, esto quiere decir que si pides prestados 100 USD y los pagarás en 10 pagos iguales, cada uno de los pagos no sería de 10 USD, sino de un poco más, dependiendo de qué tan grande sea la tasa de interés. Si el interés por periodo es del 3%, entonces cada uno de los 10 pagos sería de 11.72 USD. La función PAGO calcula el monto de cada uno de los pagos de un préstamo con cierta tasa de interés fija, a un número determinado de pagos. La función requiere varios argumentos, pero sólo los primeros 3 son indispensables:

Imagen 4-9: Argumentos de función PAGO

117


¤¤ Tasa. Es el porcentaje de interés que se va a cobrar. En nuestro ejemplo es 3% o 0.03. ¤¤ Nper. (Número de periodos). En nuestro ejemplo el número de periodos es 10, porque el préstamo se pagará en 10 pagos iguales. ¤¤ VA. (Valor actual). Es la cantidad prestada. En nuestro ejemplo, los 100 USD iniciales es el Valor actual.

NOTA

Verás que el resultado es un valor negativo. En un flujo de caja se consideran positivos los valores que entran (ingresos) y negativos los que salen (egresos o gastos). Los 100 USD que pides prestados entran a tu flujo de caja, por eso son positivos. Los 11.72 USD que debes pagar cada periodo, salen de tu flujo de caja, por lo tanto son negativos.

=VA(tasa, nper, pago) La función VA (Valor actual) es similar a la función PAGO, pero se aplica cuando sí se conoce el monto a pagar, pero se desconoce el valor del préstamo inicial. Siguiendo el mismo ejemplo del caso anterior, utilizaría la función VA si sé que tengo que pagar 11.72 USD durante 10 periodos y sé que la tasa de interés es del 3%, pero desconozco el valor actual del préstamo.

Imagen 4-10: Argumentos de función VA

118


La función requiere varios argumentos, pero sólo los primeros 3 son indispensables: ¤¤ Tasa. Es el porcentaje de interés que se va a cobrar. En nuestro ejemplo es 3% o 0.03. ¤¤ Nper. (Número de periodos). En nuestro ejemplo el número de periodos es 10, porque el préstamo se pagará en 10 pagos iguales. ¤¤ Pago. Es la cantidad a pagar en cada periodo. En nuestro ejemplo, -11.72 USD. El valor debe ponerse con el signo negativo porque cada pago que se haga será una cantidad que sale del flujo de caja. Si olvidas el signo obtendrás un resultado incorrecto. =NPER(Tasa, Pago, Va) La función NPER (Número de periodos) es similar a la función PAGO, pero se aplica cuando lo que se desconoce es el número de pagos que hay que realizar. Siguiendo con nuestro mismo ejemplo, utilizaría la función NPER si sé que tengo que pagar 11.72 USD por un préstamo inicial de 100 USD y sé que la tasa de interés es del 3%, pero desconozco cuántos pagos hay que realizar.

Imagen 4-11: Argumentos de función VA

Los 3 argumentos indispensables de esta función son: ¤¤ Tasa. Es el porcentaje de interés que se va a cobrar. En nuestro ejemplo es 3% o 0.03. ¤¤ Pago. Es la cantidad a pagar en cada periodo. En nuestro ejemplo, -11.72 USD. Recuerda que los pagos o egresos deben ir con signo negativo. ¤¤ VA (Valor actual). Es la cantidad prestada. En nuestro ejemplo, los $100 dólares iniciales es el Valor actual.

119


=TASA(Nper, Pago, VA) La función TASA (tasa de interés) es similar a la función PAGO, pero se aplica cuando lo que se desconoce es la tasa de interés que se paga. Siguiendo con nuestro ejemplo, la función TASA es útil si tengo que pagar 11.72 USD por un préstamo inicial de 100 USD, durante 10 periodos, para conocer la tasa de interés que aplica.

Imagen 4-12: Argumentos de función TASA

Los 3 argumentos indispensables de esta función son: ¤¤ Nper. (Número de periodos). En nuestro ejemplo el número de periodos es 10, porque el préstamo se pagará en 10 pagos iguales. ¤¤ Pago. Es la cantidad a pagar en cada periodo. En nuestro ejemplo, -11.72 USD (negativo porque es un pago y por tanto sale del flujo de caja). ¤¤ Va (Valor actual). Es la cantidad prestada. En nuestro ejemplo, los 100 USD iniciales es el Valor actual. =VF(Tasa, Nper, Pago, VA, Tipo) La función VF (Valor futuro) se utiliza para calcular el valor futuro de una inversión, basado en pagos periódicos y constantes con una tasa de interés fija. El caso más típico del uso de esta función es cuando ahorras dinero en un banco. Puedo usar la función VF si deseo saber cuánto dinero tendré en una cuenta después de ahorrar 10 meses, la cantidad de 10 USD cada mes. Como el banco da una tasa de interés a los ahorradores, la cantidad acumulada después de los 10 meses será mayor a 100 USD, dependiendo de qué tan grande sea la tasa de interés. Si la tasa de interés fuera del 3%, al final de los 10 periodos tendrías 114.64 USD.

120


Imagen 4-13: Argumentos de función VF

La función requiere varios argumentos, pero sólo los primeros 3 son indispensables: ¤¤ Tasa. Es el porcentaje de interés que se paga. En nuestro ejemplo es 3% o 0.03. ¤¤ Nper (Número de periodos). En nuestro ejemplo el número de periodos es 10, porque es la cantidad de pagos iguales a realizar. ¤¤ Pago. Es la cantidad ahorrada en cada periodo. En nuestro ejemplo, -10 USD. Recuerda que el signo menos es porque los pagos son egresos del flujo de caja.

PROYECTO

4-03

Problemas financieros

En un nuevo libro, utiliza una hoja diferente para capturar los datos y realizar los cálculos que te permitan resolver cada uno de los siguientes problemas. En cada hoja identifica bien los datos en diferentes celdas, utiliza encabezados y dale buena presentación. Utiliza las funciones que se requieran en cada caso y anota los resultados obtenidos en esta página. No olvides que los ingresos o entradas al flujo de caja son valores positivos y los egresos o salidas del flujo de caja son valores negativos. 1. Amanda recibe 50 USD mensuales en un empleo de medio tiempo. Ha decidido ahorrarlo todo y está analizando varias opciones. El banco local está pagando una tasa de interés del 1.6% mensual.

121


a. Si guarda el dinero en su casa, ¿cuánto tendrá ahorrado después de un año? US $600.00 b. Si guarda el dinero en el banco, ¿cuánto tendrá ahorrado después de un año? US $609.60 2. Para comprar una nueva computadora, Jorge puede pagar sólo 50 USD cada mes. La computadora cuesta 950 USD de contado, pero el vendedor le cobrará un interés del 2% mensual si la paga en plazos. Por otro lado, el banco local paga un interés del 1.4% mensual a los ahorradores. a. ¿En cuántos plazos podrá comprar la computadora si acepta las condiciones del vendedor? 24.14001909 plazos b. Si decide ahorrar los 50 USD mensuales en el banco, ¿cuánto tendrá acumulado después de un número igual de meses al que tardaría en pagarle al vendedor? US $1,424.29 3. Beatriz está pagando el automóvil de su hija. El vendedor sólo le dijo que tiene que hacer 24 pagos iguales de $2,500 pesos. Beatriz sabe que le cobrarán un interés del 3%. a. ¿Cuál es el valor actual del automóvil? $42,338.86 b. ¿Cuál sería el valor actual del automóvil si el interés fuera del 0%? $60,000.00 4. Una tienda de aparatos eléctricos vende un sistema de sonido en 140 euros, si lo pagas de contado o bien en 24 pagos de 9.28 euros. Por otro lado, el banco local da a sus ahorradores una tasa de interés del 1.7% mensual. a. ¿Cuál es la tasa de interés que cobra la tienda por el pago a plazos? 4%

122


b. Si decides ahorrar en el banco 9.28 euros durante 24 meses, ¿podrías pagar el sistema de sonido al contado (suponiendo que no sube de precio)? Sí podría. c. Si tienes 9.28 euros mensuales, ¿qué te conviene más, comprar a plazos el sistema de sonido o ahorrar en el banco y comprarlo de contado? ¿Por qué? ¿De cuánto es la diferencia? Respuesta Variable. La Diferencia son € 132.21. d. Si puedes ahorrar en el banco 10 euros mensuales, ¿en cuántos meses acumularías lo necesario para comprar el sistema de sonido al contado? En 16.124271 e. ¿Cuánto tendrías que ahorrar mensualmente en el banco, si quieres acumular lo suficiente para comprar de contado el sistema de sonido en 6 meses? € 24.74

123


¿Qué aprendiste? TEMA A: A crear fórmulas y funciones, aplicando la prioridad de operadores y el uso de variables en la creación de fórmulas. TEMA B: Cómo aplicar funciones de Fecha y Hora, así como funciones financieras básicas.

EVALUACIÓN

04 1. Indica cómo poner una fórmula en una celda y la prioridad de las operaciones. Las fórmulas comienzan con el signo de igual =. Después del signo = se escriben las direcciones o referencias de las celdas involucradas y los operadores y funciones necesarios. La prioridad es de mayor a menor: Paréntesis, Exponentes, Multiplicaciones y divisiones y finalmente, Sumas y restas.

2. Enumera las principales opciones disponibles en la biblioteca de funciones. Insertar función, Autosuma, Recientes, Financieras, Lógicas, Texto, Fecha y hora, Búsqueda y referencia, Matemáticas y trigonométricas y Más funciones.

3. ¿Qué son los parámetros de una función? Son los valores con los cuales la función va a trabajar.

124

Los formularios permiten introducir o editar los datos en una o varias tablas de manera personalizada; los informes presentan los registrados de la base de datos, de manera visual. Los formularios e informes se pueden diseñar mediante el uso del asistente para informes.


Cá lcu lo s co mplejo s



A Aplicar Referencias Relativas, Referencias Absolutas, Referencias Mixtas y Referencias 3D para la solución de problemas específicos, así como aplicar las diferentes opciones del Pegado Especial. B Insertar y modificar Imágenes e hipervínculos.



A Cálculos complejos Tipos de referencias Para referirse a una celda utilizamos la letra de la columna y el número de la fila que la forman. Esta dirección o coordenada única de cada celda es su referencia, es decir, es el nombre que se utiliza siempre que se desee referirse a esa celda. Por ejemplo, la referencia de la primera celda de la hoja de cálculo es A1. La mayoría de las fórmulas hacen referencia a alguna celda o grupo de celdas para realizar cálculos o funciones con los valores que estas celdas contienen. Habrás notado que si copias una fórmula y la pegas en otra celda o si utilizas las funciones de autollenado, las referencias de las fórmulas se ajustan automáticamente. En esta sección comprenderás cómo es que esto funciona y cuándo es o no conveniente. Referencias relativas Las referencias a celdas son, de forma predeterminada, referencias relativas. Esto quiere decir que si la fórmula se copia o se mueve a otra posición, la referencia cambia automáticamente, ajustándose a la nueva posición. Por ejemplo, si copias la fórmula =A1+A2, de la celda A3 a la celda B3, entonces automáticamente la fórmula en B3 se actualiza quedando como =B1+B2. Por lo tanto, una referencia relativa se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. Recuerda que de forma predeterminada, las fórmulas utilizan referencias relativas.

ACTIVIDAD

5-01

Referencias relativas

1. En la siguiente figura se muestra una fórmula que utiliza la referencia D3. ¿Qué pasaría si copias esa fórmula hacia abajo, en la columna A? Llena las celdas A2, A3, A4, A5 y A6 con la fórmula que Excel insertaría. La Celda D3 cambia sucesivamente hasta llegar a D8 en la celda A6 (=D8+2)

126

Cálculos complejos

a. ¿Qué pasaría si copias la misma fórmula hacia la derecha? Llena las celdas B1, B2, B3, B4, B5 y B6 con la fórmula que Excel insertaría. En cada una cambia la referencia de columna “D” por columna “E” y el número de fila se mantiene. b. Si tienes dudas, realiza antes el ejercicio en la hoja de cálculo. Ambas referencias se mantienen sin cambios.

TIP

Cuando copias una fórmula hacia abajo (verticalmente) cambia el número de las referencias relativas. Cuando copias una fórmula hacia la derecha (horizontalmente) cambia la letra de las referencias relativas.

Referencias absolutas Las referencias absolutas contienen las letras de columna y números de fila precedidos por el signo de pesos ($). Cuando copias o mueves una fórmula con una referencia absoluta, la referencia no cambia. Por ejemplo, si copias la fórmula =$A$1+$A$2, de la celda A3 a la celda B3, entonces la fórmula en B3 será también =$A$1+$A$2. Por lo tanto, una referencia absoluta siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta no cambia.

127


ACTIVIDAD

5-02

Referencias absolutas

1. En la siguiente figura se muestra una fórmula que utiliza la referencia $D$3.

a. ¿Qué pasaría si copias esa fórmula hacia abajo, en la columna A? Llena las celdas A2, A3, A4, A5 y A6 con la fórmula que Excel insertaría. Se mantiene la referencia “D3” en todas las Celdas. b. ¿Qué pasaría si copias la misma fórmula hacia la derecha? Llena las celdas B1, B2, B3, B4, B5 y B6 con la fórmula que Excel insertaría. Se mantiene la referencia “D3” en todas las Celdas. Referencias mixtas Una referencia que es parte absoluta y parte relativa, es una referencia mixta. Por ejemplo, la referencia $A2 es una referencia mixta en donde la columna (A) es absoluta y la fila (2) es relativa. Similarmente, la referencia A$2 es una referencia mixta en donde la columna (A) es relativa y la fila (2) es absoluta. Por lo tanto, una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa (por ejemplo $A3) o una fila absoluta y una columna relativa (por ejemplo A$3). Cuando una referencia mixta se copia o mueve, la parte que tiene el signo de pesos ($) no cambia y la parte que no lo tiene cambia ajustándose automáticamente a su nueva posición.

128

Cálculos complejos

ACTIVIDAD

5-03

Referencias mixtas

1. En la siguiente figura se muestra una fórmula que utiliza la referencia $D3. ¿Qué pasaría si copias esa fórmula? Llena las celdas A2, A3, A4, A5 y A6 con la fórmula que Excel insertaría. La referencia de la columna se mantiene y la referencia de la fila cambiaría consecutivamente.

2. Llena después las celdas B1, B2, B3, B4, B5 y B6 con la fórmula que Excel insertaría al copiar a la derecha. Ambas referencias se mantienen sin cambios. 3. Llena similarmente todas las celdas en la figura de abajo. Ten cuidado con la parte de la referencia que no cambia.

5-01 VIDEO

Referencias absolutas, relativas y mixtas

129


ACTIVIDAD

5-04

Más referencias

1. En un nuevo libro de Excel captura los siguientes valores. Usa las mismas celdas que se muestran en la figura.

2. Suma en la columna D las columnas A, B y C. Utiliza las fórmulas necesarias. 3. Escribe en esta línea la fórmula en la celda D3. Compruébala revisando el contenido desde la barra de fórmulas. =SUMA(A3:C3) 4. Selecciona el rango D1:D10, cópialo y pégalo en el rango E1:E10. 5. Aunque se supone que has copiado las fórmulas, observa que las sumas en la columna E no son iguales que las de la columna D. Verifica su contenido en la barra de fórmulas.

NOTA

Una referencia relativa se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula (en el ejemplo es D3) y de la celda a la que hace referencia (en nuestro ejemplo las celdas A3, B3 y C3). Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las fórmulas utilizan referencias relativas.

130

Cálculos complejos

a. ¿Cuál es la nueva fórmula en la celda E3? =SUMA(B3:D3) 6. Elimina todos los datos de las columnas D y E. 7. En la celda D3 escribe esta fórmula con referencias mixtas =$A3+$B3+$C3. 8. Copia esta fórmula a todo el rango de la columa D. 9. Haz un clic sobre la celda D3 y observa su contenido en la barra de fórmulas. Escribe la fórmula: =$A3+$B3+$C3 Supongamos de nuevo que necesitas una copia de estas fórmulas en la columna E. 10. Selecciona el rango de fórmulas D1:D10, cópialo y pégalo en el rango E1:E10. 11. Observa que ahora las sumas en la columna E sí son iguales que las de la columna D. 12. Haz un clic sobre la celda E3 y observa su contenido en la barra de fórmulas. Escribe su contenido.

NOTA

Una referencia absoluta siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta no cambia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa (por ejemplo $A1) o una fila absoluta y una columna relativa (por ejemplo A$1). Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia relativa cambia y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta.

131


Pegado especial Al mover o copiar una celda, Excel la mueve o copia completa, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios. El botón dividido Ficha Inicio/Portapapeles/Pegar contiene un menú con distintas opciones específicas para realizar un pegado.

Imagen 5-1: Pegado especial

Las opciones del Pegado especial permiten elegir una forma específica de pegado, en caso de que no quieras pegar la información tal y como se copió. Puede ser, por ejemplo, que después de haber copiado ciertas celdas no requieras pegar la información completa, sino solamente los valores de las celdas o sólo los comentarios, el formato o el ancho de las columnas.

Imagen 5-2: Cuadro de diálogo Pegado especial

132

Cálculos complejos

Pegar vínculos Imagina que tienes dos hojas de cálculo o dos libros y necesitas copiar datos de un libro en y Pegar puedes pasar la información que el otro. Si utilizas los comandos de Copiar quieras del archivo origen al archivo destino, pero si después cambian los datos en el archivo origen, los cambios no se verán reflejados en el archivo destino. Cuando queremos un vínculo entre un archivo origen y un archivo destino (sin importar si fue o no creado en Excel 2013), es necesario utilizar el comando de Pegado Especial. Primero hay que cortar o copiar los datos del archivo origen, después abrir el archivo destino y por último pegar la información con el botón Pegar seleccionando la opción Ficha Inicio/ Portapapeles/Pegar/Pegar Vínculo. Esta opción crea en el archivo destino una liga con la información del archivo origen. De esta manera, si cambia la información del archivo origen, automáticamente se cambia en el archivo destino. Cuando se realiza el pegado especial de una hoja a otra en el mismo libro, la celda destino muestra una fórmula que indica el origen de los datos.

Imagen 5-3: Origen

En caso de que se realice el pegado especial de un libro a otro, la fórmula muestra tanto el libro como la hoja origen de los datos.

Imagen 5-4: Referencia

5-02 VIDEO

Pegado especial

133


Referencias 3D En una referencia 3D se proporciona información de un libro, una hoja y una celda o rango. Las referencias 3D se utilizan para referirnos a una celda que está en un libro diferente al que se esté utilizando. Se llaman así porque se identifican con tres dimensiones que hacen referencia a una celda origen: el libro, la hoja y la celda. Nombre del Libro.

Nombre de la Hoja.

Celda.

Imagen 5-5: Referencia 3D

Para crear una referencia 3D entre dos libros, es importante tener abiertos los dos archivos. En el libro destino se selecciona la celda donde se desea realizar el vínculo y se introduce el signo =. Después, en el libro origen se selecciona la celda que se va a vincular y Excel automáticamente crea la referencia 3D.

5-03 VIDEO

Referencias 3D

ACTIVIDAD

5-05

Referencias 3D

Contesta cada una de las preguntas y después utiliza la hoja de cálculo para comprobar tus respuestas. 1. Escribe las referencias 3D que mostraría Excel al vincular a las siguientes celdas: a. Libro “ventas”, Hoja “Hoja2”, celda B5. =[Ventas]Hoja2!$B$5

134

Cálculos complejos

b. Celda F5 de la hoja “Contable”. El archivo se llama “Administrador”. =[Administrador]Contable!$F$5 2. Escribe las fórmulas 3D necesarias para realizar los siguientes cálculos: a. La suma de la celda B3 de la hoja “Enero”, más la celda B3 de la hoja “Febrero”. Ambas hojas están en el mismo libro. =Enero!$B$3+Febrero!$B$3 3. El producto (multiplicación) de la celda B3 de la hoja “Ventas” del libro “Tienda” y la celda B3 de la hoja “Precios” del libro “Proveedor”. =[Tienda]Ventas!$B$3*[Proveedor]Precios!$B$3

Nombres Muchas veces puede ser más sencillo referirse a una celda o rango con un nombre que con su dirección. Por ejemplo, sería conveniente que pudieras nombrar una celda como “ventas” o “totales”, en vez de una dirección como A3 o C5. Para dar nombre a una celda o rango seleccionado, se utiliza la Ficha Fórmulas/Nombres definidos/Asignar nombre que muestra el cuadro de diálogo de la siguiente figura:

Escribe aquí el nombre que quieres dar a la celda o rango.

El nombre puede funcionar en todo el libro o sólo en la hoja que elijas. Verifica que aquí esté la celda o el rango que quieres nombrar.

Imagen 5-6: Asignar nombre

135


Cuando una celda o rango tiene un nombre, puedes utilizar el nombre en cualquier fórmula en vez de utilizar la dirección. Podríamos, por ejemplo, utilizar fórmulas con nombres en vez de direcciones, como: Sin nombre

Con nombre

=SUMA(C20:C30)

=SUMA(Ingresos)

=PROMEDIO(A1:A10)

=PROMEDIO(Calificaciones)

Para conocer los nombres habilitados en una hoja de cálculo, desde la barra de fórmulas haz clic en el pequeño triángulo del cuadro Nombre.

Imagen 5-7: Barra de fórmulas

También puedes crear, eliminar o redefinir nombres usando el comando de la Ficha Fórmulas/ Nombres definidos/Administrador de nombres.

Imagen 5-8: Administrador de nombres

5-04 VIDEO 136

Nombres

Cálculos complejos

PROYECTO

5-01

Uso de nombres

1. En una hoja de cálculo nueva captura la siguiente tabla:

2. Utiliza el botón Ficha Fórmulas/Nombres definidos/Administrador de nombres para asignar los siguientes nombres: a. “Venta” a las celdas B2:B8 b. “Comisión” a las celdas C2:C8 c. “IVA” a las celdas D2:D8 d. “Total” a las celdas E2:E8 3. Para obtener los datos en la tabla de RESULTADOS, únicamente utiliza los nombres asignados, por ejemplo: para obtener Total Venta utiliza la fórmula =SUMA(Venta) y para Total Neto utiliza la fórmula =SUMA(Venta)-SUMA(Comisión).

137


4. En la Hoja2 del mismo libro, introduce el valor y da nombre a las celdas de la siguiente tabla. Puedes ir rápidamente a cada dirección utilizando las teclas Celda en la Hoja 2

Valor que debes introducir

Nombre que debes asignar

C100

50

Rojo

Z50

100

Amarillo

A25

150

Azul

ZZ10

200

Violeta

MMX500

250

Naranja

B5000

300

Verde

5. En la Hoja3 del mismo libro, utiliza fórmulas con refrencias 3D para obtener los siguientes resultados en las celdas que se indican. Una vez hecho el cálculo copia aquí el resultado: Celda de la Hoja3 Celda de la Hoja2 y en que debes opearación a realizar escribir la fórmula A1

Azul*Rojo

A2

Rojo*Amarillo+Azul

A3

Verde/Naranja*Violeta

A4

Azul+Rojo-Verde

A5

Amarillo*Verde+Naranja

A6

Naranja/Amarillo+Azul

Resultado obtenido

Funciones lógicas o condicionales En la vida diaria, constantemente hacemos análisis de tipo condicional. Imagina “por ejemplo” estos casos: obtener un punto extra si se cumple con una tarea, contar a todos los alumnos que tienen entre 12 y 15 años, ganar un descuento en una compra si el monto de ésta es mayor de $1000, sumar el peso de los elementos químicos que sean sólidos. Casos como los mencionados se llaman problemas condicionales, ya que sólo se tomarán en cuenta los datos que cumplan alguna condición o criterio.

138

Cálculos complejos

La hoja de cálculo tiene funciones condicionales predefinidas para realizar cálculos que cumplan con algún criterio. Como su nombre lo indica, las funciones condicionales arrojan un resultado que depende de alguna condición. =SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso) La función SI sirve para mostrar un valor de entre dos posibles resultados, dependiendo de la evaluación de una Prueba lógica, que sólo puede ser verdadera o falsa. Si la prueba lógica es verdadera, habrá un resultado. Si la prueba lógica es falsa, el resultado será diferente. La función SI tiene 3 argumentos: ¤¤ Prueba lógica: es cualquier expresión que pueda evaluarse como verdadera o falsa, por ejemplo A3>5 o B2=C2. Estas expresiones pueden ser verdaderas o falsas, dependiendo de los valores que contengan las celdas. ¤¤ Valor si verdadero: es el valor que regresará la función si la prueba lógica es verdadera. Puede ser un número, un texto, el valor de otra celda o incluso otra fórmula. ¤¤ Valor si falso: es el valor que regresará la función si la prueba lógica es falsa. También puede ser un número, un texto, el valor de otra celda o incluso otra fórmula. Ejemplos: ¤¤ =SI(A1>B1,5,10) El resultado es 5, si el contenido de A1 es mayor al contenido de B1. El resultado es 10, si el contenido de A1 no es mayor al contenido de B1. ¤¤ =SI(A1<=5,C1,D1) El resultado es igual al contenido de la celda C1, sólo si el contenido de A1 es menor o igual que 5. El resultado es igual al contenido de la celda D1, si el contenido de A1 es mayor que 5. ¤¤ =SI(A1=“mex”,C1,“ok”) Si la celda A1 contiene el texto “mex”, el resultado será igual al contenido de C1. Si la celda A1 no contiene el texto “mex”, el resultado será la palabra “ok”.

139


Cualquier expresión que pueda evaluarse como falso o verdadero.

Es el valor que regresará la función si la prueba lógica es verdadera.

En las fórmulas, los textos se escriben entre comillas, para diferenciarlos de referencias, nombres o variables.

Es el valor que regresará la función si la prueba lógica es falsa.

Imagen 5-9: Argumentos de función SI

5-05 VIDEO

Función Si

PROYECTO

5-02

Función Si

1. En una hoja de cálculo nueva, captura la siguiente tabla y dale formato:

140

Cálculos complejos

2. En la columna D agrega la función SI para que cuando los gastos reales excedan a los gastos proyectados, aparezca un mensaje que diga “Presupuesto excedido”. 3. Calcula los totales en la fila 17 y genera en otra celda una fórmula condicional que muestre el texto “El total del presupuesto fue excedido”, si el presupuesto real sobrepasa el proyectado. 4. En las celdas C20 y C22 agrega la función necesaria para calcular el promedio. 5. Modifica varios datos para comprobar que funcionan tus fórmulas. 6. Guarda el libro como EjercicioSi.xlsx en una nueva carpeta llamada Condicionales, dentro de tu carpeta de trabajo.

PROYECTO

5-03

Función Si anidada

1. Captura los siguientes datos en una hoja de cálculo en blanco. Utiliza las mismas celdas que se muestran en la figura y da a la tabla un formato adecuado:

141


2. El objetivo de la actividad es trasformar la puntuación numérica a una calificación con letras, de acuerdo con el siguiente criterio: Mayor que 89

A

De 80 a 89

B

De 70 a 79

C

De 60 a 69

D

Menos de 60

E

Analiza esta fórmula. Observa cómo se separan los argumentos por medio de comas y trata de identificar los 3 argumentos de cada función SI. Cuando dentro de una función hay otra función, se dice que están anidadas. =SI(A1>89,"A",SI(A1>79,"B",SI(A1>69,"C",SI(A1>59,"D","F")))) 3. Describe a continuación cómo funciona la fórmula:

4. Introduce la fórmula en la hoja de cálculo y comprueba su funcionamiento. 5. Introduce todas las fórmulas necesarias para completar la tabla.

142

Puntuación numérica

Letra

Mayor que 89

A

De 80 a 89

B

De 70 a 79

C

De 60 a 69

D

Menos de 60

E

Fórmula

=SI(A1>89,”A”,SI(A1>79,”B”,SI(A1>69,”C”,SI(A1>59,”D”,”F”))))

Cálculos complejos

=CONTAR.SI (rango, criterio) En esta función estadística de cálculo condicional, se especifica un rango y un criterio que debe cumplirse. La función cuenta el número de coincidencias, es decir, el número de celdas en el rango especificado que cumplen con el criterio que se indique. La función CONTAR.SI tiene 2 argumentos: ¤¤ Rango: es el conjunto de celdas donde están los datos que se quieren contar. ¤¤ Criterio: es la condición (dato o expresión) que determina qué celdas deben contarse.

Conjunto de celdas, de las cuales se desean contar las que cumplan con el criterio dado.

Es la condición que determina qué celdas del rango deben contarse.

Imagen 5-10: Argumentos de función CONTAR SI

Ejemplos: ¤¤ =CONTAR.SI(A1:A14,“sistema”) Cuenta cuántas celdas entre A1 y A14 contienen la palabra “sistema”. ¤¤ =CONTAR.SI(A1:A14,<10) Cuenta cuántas celdas entre A1 y A14 contienen un número menor que 10. ¤¤ =CONTAR.SI(A1:A14,>=F4) Cuenta cuántas celdas entre A1 y A14 contienen un dato mayor o igual que el valor en F4.

143


PROYECTO

5-04

Condicionales y referencias 3D

1. Abre el archivo Vencedores.xls que se encuentra en tu carpeta de actividades. Este libro contiene dos hojas: en la primera (llamada Ganadores) observa el listado de Ganadores de la Tour de Francia de 1903 hasta 2005. En la segunda hoja de este mismo libro (llamada Resumen), debes escribir las fórmulas para contar cuántos premios Tour de Francia ha recibido cada país. Sigue estos pasos.

2. Selecciona la celda C6 de la hoja Resumen. Inicia el cuadro de diálogo Insertar función (Ficha Fórmulas/Biblioteca de funciones/Insertar función). 3. Busca la función estadística CONTAR.SI y haz clic en Aceptar. Ubícate en el espacio para el argumento Rango y con el ratón cambia a la hoja Ganadores y selecciona el rango D5:D95. 4. Ahora ubícate en el espacio para el argumento Criterio. Automáticamente regresarás a la hoja Resumen y con el ratón selecciona la celda B6. 5. Haz clic en Aceptar. Revisa la función terminada. 6. Repite los pasos para obtener los resultados de los demás países. Cuida utilizar el criterio adecuado para cada fórmula. 7. Escribe en la celda C18 de la hoja Resumen, la fórmula para sumar el total de las competencias. 8. Escribe aquí la fórmula necesaria para calcular el total de premios obtenidos por España:

9. Guarda tu trabajo terminado en la ubicación y con el nombre que el profesor indique.

144

Cálculos complejos

PROYECTO

5-05

Contar músicos

1. Abre el archivo Musicos.xlsx de tu Carpeta de actividades. 2. Complementa la tabla como se muestra en la siguiente imagen:

3. Utiliza la función condicional para completar la tabla respondiendo a todas las preguntas que se tienen. 4. Escribe aquí la fórmula necesaria para contar el número de obras escritas después de 1801: =CONTAR.SI(A3:A63,">1801") 5. Guarda tu trabajo con el nombre ContarMúsicos.xlsx en la carpeta que indique tu profesor. =SUMAR.SI (rango, criterio, rango _ suma) SUMAR.SI es una función matemática condicional. Al igual que la función SUMAR, la función SUMAR.SI sirve para sumar un rango de datos, pero con la diferencia que sólo se sumarán los datos que cumplan con cierta condición. Funciona de manera similar a CONTAR.SI, pero con un argumento adicional, ya que por lo regular se desea evaluar un rango, sumando uno diferente. Los argumentos de la función son: ¤¤ Rango: es el conjunto de celdas que se van a evaluar. ¤¤ Criterio: es la condición (dato o expresión) que determina qué celdas se deben sumar. ¤¤ Rango_suma: son las celdas que se van a sumar. Si se omite se sumarán las celdas del rango.

145


Conjunto de celdas en las que se evaluará que se cumpla con el criterio.

Condición que determina qué celdas del rango deben contarse.

Conjunto de celdas que se van a sumar.

Imagen 5-11: Argumentos de función SUMAR.SI

Ejemplos: ¤¤ =SUMAR.SI(A1:A7,“sistema”,B1:B7) Suma los datos de las celdas B1 a B7, pero sólo aquellos que cumplan con la condición de que en la celda correspondiente en el rango A1:A7, esté la palabra “sistema”. ¤¤ =SUMAR. SI (A1:A14, <10, B1:B14) Suma los datos de las celdas B1 a B14, pero solamente aquellos que cumplan con la condición de que en la celda correspondiente en el rango A1:A14, hay un número menor que 10.

5-06 VIDEO

Funciones Contar Si y Sumar Si

PROYECTO

5-06

Función Sumar Si

1. Captura la siguiente tabla en una hoja de cálculo nueva. Dale un formato adecuado y excelente presentación. Si lo deseas puedes usar algún estilo de tabla predeterminado de Excel 2013.

146

Cálculos complejos

2. Utiliza la función SUMAR.SI para obtener la siguiente información. Agrega los resultados al final de la tabla y dales un formato numérico. Después de crear las fórmulas en la hoja de cálculo, escribe aquí los resultados: a. Total de compras mayores a 10,000.

49322.00

b. Total de compras menores a 5,000.

16940.00

c. Total de compras entre 5,000 y 10,000.

66262

d. Promedio de las compras.

6,437.14

e. Total de compras realizadas.

90,120

f. La compra más grande.

13,228.00

g. La compra más pequeña.

900.00

3. Combina las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI para obtener el promedio de compras mayores a 5,000. Escribe aquí la función que se requiere:

4. Escribe el promedio obtenido:

147


B Manejo de objetos Ilustraciones En Excel, la ficha Insertar presenta una gran variedad de objetos para agregar a una hoja de cálculo. Las formas, líneas, gráficos y dibujos aumentan el impacto de un libro, además de que pueden ayudar a presentar información importante. La ficha Insertar se divide en diez grupos, de los cuales sólo describiremos los usados en este curso: 1

2

3

4

5

6

Imagen 5-12: Ficha Insertar

1. Tablas: Inserta tablas basadas en la información mostrada en las celdas. 2. Ilustraciones: Agrega imágenes, formas o SmartArt a la hoja de cálculo para hacerla más atractiva. 3. Gráficos: Adiciona diferentes tipos de gráficos para representar los datos de una tabla. 4. Minigráficos: Adiciona gráficos miniatura para representar los datos de una fila o columna. 5. Vínculos: Agrega al trabajo un vínculo a una página Web, una imagen, una dirección de correo o un programa. 6. Texto: Agrega texto contenido en Cuadros de texto, Word Art, símbolos o encabezados, entre otros.

Formas El comando Formas contiene una lista de figuras prediseñadas como rectángulos, flechas, líneas, llamadas y símbolos de diagramas de flujo, entre otros. Puedes agregar una forma o combinar varias para crear un dibujo o una forma más elaborada. También puedes agregarles texto, viñetas o numeración, color y formato con ayuda del botón secundario del ratón. Imagen 5-13: Formas

148

Cálculos complejos

Imágenes Las imágenes dan realce y profesionalismo a cualquier documento. Cualquier imagen en la hoja de cálculo será un Objeto. Básicamente todos los objetos se manejan de forma similar. En Excel podemos insertar casi cualquier imagen, ya sea una fotografía digitalizada, ilustraciones de una USB o gráficos de Internet. Excel tiene grupos de imágenes que se pueden acceder en línea en la biblioteca de Office.com. Estas imágenes se encuentran en la galería de imágenes prediseñadas y se insertan mediante Ficha Insertar/Ilustraciones/Imágenes en línea. el botón Si en vez de una imagen prediseñada quieres insertar un archivo de imagen que esté guardado en cualquier carpeta, utiliza el botón Imágenes del mismo grupo. Explora las carpetas disponibles en tu computadora para encontrar la imagen que quieres insertar. Cuando hay un objeto seleccionado, se despliega en la Cinta de opciones una o más fichas de herramientas contextuales, que puedes utilizar para modificar el formato, diseño y características del objeto. Por ejemplo, esta es la ficha de herramientas de formato que se despliega cuando seleccionas una imagen insertada en la hoja de cálculo. 1

2

3

4

Imagen 5-14: Herramientas de imagen

1. Ajustar: Realizar mejoras a la imagen: brillo, contraste, colores estilizados y tonos sepia. 2. Estilos de imagen: Hacer trasformaciones o aplicar efectos a una imagen. 3. Organizar: Ordenar, agrupar o alinear objetos dentro de la hoja de cálculo. 4. Tamaño: Ajuste de dimensiones y recorte de imágenes.

149


PROYECTO

5-07

Usar formas para crear un diseño

1. Inicia un libro nuevo de Excel para realizar la siguiente tarea: a. Utiliza únicamente las autoformas con las que cuenta Excel para crear la imagen de una calculadora como ésta. Puedes aplicar colores diferentes o hacerle mejoras si lo deseas.

b. Observa que al seleccionar una forma aparece una nueva ficha llamada Herramientas de dibujo. Cambia las formas de estilo para que tengan apariencia de botón tridimensional (Ficha Herramientas de dibujo/Formato/Estilos de formas). 2. Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre Calculadora.xlsx

TIP

150

Para agregar texto dentro de las formas, haz clic sobre ellas con el botón secundario del ratón y del menú contextual elige Modificar texto.

Cálculos complejos

Hipervínculos Los hipervínculos son ligas que se insertan en una hoja de cálculo para acceder a otro archivo, un sitio Web o una dirección de correo electrónico. Un hipervínculo se puede crear en una celda vacía, en una celda con contenido o sobre una imagen. Una vez creado, al hacer clic en el hipervínculo se establece la conexión con el archivo o dirección destino. Para insertar un hipervínculo en la celda activa o sobre un objeto seleccionado, se utiliza el comando dentro de la ficha Insertar/Vínculos. Puedes teclearla o bien usar las opciones de este cuadro para navegar en las carpetas, archivos y páginas de tu equipo o para seleccionar el destino. Elige el tipo de destino del vínculo.

Texto que se mostrará como hipervínculo.

Dirección que se desea abrir al momento de realizar el vínculo.

Imagen 5-15: Insertar hipervínculo

Para eliminar un hipervínculo haz sobre él un clic con el botón secundario del ratón y del menú contextual elige el comando Quitar hipervínculo.

5-07 VIDEO

Vínculos

151


PROYECTO

5-08

Formulario con hipervínculos

1. Inicia un libro nuevo de Excel. Aunque inicialmente el libro tiene una hoja, usa varias veces el comando Insertar hoja de cálculo para insertar 8 hojas más. En total debes tener 9 hojas. 2. Renombra, respectivamente, cada una de las hojas con las siguientes etiquetas: Inicio, Triángulo, Rectángulo, Cuadrado, Circunferencia, Pentágono, Óvalo, Cilindro y Cubo. 3. En la hoja Inicio crea una pantalla similar a ésta, pero con tu propio estilo y creatividad. Da a las figuras apariencia de botones.

4. Selecciona la figura triangular y desde la Ficha Insertar/Vínculos selecciona el botón Hipervínculos. 5. Se desplegará el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo. Selecciona Vincular a: Lugar en este documento y en el árbol de la derecha selecciona la hoja Triángulo. Da clic en Aceptar. 6. Prueba el hipervínculo que acabas de crear: da clic en el botón del triángulo y observa lo que sucede. Automáticamente te lleva a la hoja llamada Triángulo. 7. Realiza la misma operación para el resto de las formas de la hoja Inicio. Cada figura debe ir a la hoja que le corresponde.

152

Cálculos complejos

8. Agrega en cada una de las hojas (excepto en la hoja Inicio) una flecha en forma de botón y crea un hipervínculo para que al darle clic regrese a la hoja Inicio automáticamente. 9. Prueba que todos tus vínculos funcionen correctamente. 10. Cambia a la hoja Triángulo y escribe el título TRIÁNGULO en la hoja. Dale formato. 11. Crea una tabla para calcular, a partir de los valores de la base y la altura, el área de cualquier triángulo. Escribe algunos valores y teclea una fórmula que calcule el área. Es importante que compruebes que al cambiar los valores, el área calculada cambie automáticamente. 12. Haz algo similar para todas las hojas. En los casos de figuras planas calcula el área. En el caso de figuras tridimensionales calcula el área total y el volumen. La figura siguiente muestra cómo podría quedar la hoja para el Cubo. Termina todas las hojas siguiendo el ejemplo.

13. Guarda tu archivo con el nombre Formulario.xlsx en la carpeta que indique tu profesor. Es muy importante que la guardes porque más adelante la utilizarás en otra actividad.

153


¿Qué aprendiste? TEMA A: A aplicar Referencias para la solución de problemas específicos, aplicar opciones de pegado especial y solución de problemas condicionales. TEMA B: Cómo insertar y modificar imágenes e hipervínculos.

EVALUACIÓN

05 1. Describe la diferencia entre las referencias absolutas, relativas y mixtas. Las referencias relativas son aquellas en las cuales, si la fórmula se copia o se mueve a otra posición, la referencia cambia automáticamente. Las referencias absolutas contienen las letras de columna y números de fila precedidos por el signo de pesos ($). Cuando copias o mueves una fórmula con una referencia absoluta, la referencia no cambia. Una referencia mixta es parte absoluta y parte relativa.

2. ¿Para qué nos sirve la función Asignar Nombre? Para dar nombre a una celda o rango seleccionado y usar éste posteriormente en una fórmula, en lugar de usar la dirección.

3. Enumera los diferentes tipos de objetos que podemos utilizar desde la Ficha Insertar. Tabla dinámica, Tabla, Imagen, Formas, SmartArt, Captura, Gráficos (de columna, de línea, circular, de barra, de área, de dispersión y otros), gráficos miniatura, filtros, hipervínculos, cuadros de texto, encabezado o pie de página, WordArt, Línea de firma, Objeto, Ecuaciones o símbolos.

154

El formato condicional permite aplicar diferentes formatos a las celdas en función del valor que contienen. Si no tenemos suficiente con el gran conjunto de funciones estándar, se pueden crear funciones personalizadas, programándolas con el lenguaje Visual Basic para Aplicaciones, integrado en el propio Excel.


Gráf ico s


Durante el desarrollo de esta unidad aprenderás a: A Crear, modificar y eliminar gráficos. B Crear representaciones gráficas matemáticas de los datos contenidos en la hoja de cálculo. C Insertar y modificar gráficos de SmartArt y cuadros de texto con herramientas de WordArt, cambiando el tipo de letra, la fecha, la hora y aplicando varios diagramas.



A Gráficos Un gráfico es una representación de los datos contenidos en una tabla. Graficar la información facilita su comprensión y permite una visualización más rápida de los datos. Los gráficos siempre se crean a partir de datos numéricos. Puedes representar los datos en distintos tipos de gráficos, pero el tipo que elijas depende del tipo de datos que deseas representar. La verdadera importancia de aprender a crear gráficos en la hoja de cálculo, está en saber qué deseas representar y cómo interpretarlo.

Principales tipos de gráficos El tipo de gráfico más adecuado depende de lo que se desea representar con cada uno. El grupo de la Ficha Insertar/Gráficos muestra los tipos más comunes.

Imagen 6-1: Grupo Gráficos

Gráfico de Columnas o barras Los gráficos de columnas o de barras facilitan la comparación de datos. La longitud de cada columna o cada barra representa un valor. En la figura, las columnas permiten notar fácilmente los países con mayor o menor extensión territorial.

Imagen 6-2: Gráfico de barras

156

Gráficos

Gráfico Circular Los gráficos circulares muestran varios conceptos como porcentajes de un total; así es fácil determinar qué tanto del total aporta cada uno de los conceptos. En la figura se observa que del total de los elementos químicos que existen, la mayoría son metales.

Imagen 6-3: Gráfico Circular

Gráfico de Líneas En un gráfico lineal se observan con facilidad tendencias y comportamientos de variables. Aunque es similar al de barras, las líneas que unen cada valor facilitan analizar si una variable aumenta, disminuye o se mantiene. En el ejemplo podemos observar en qué meses la temperatura promedio ha subido o bajado. Las gráficas de líneas permiten interpolar y predecir valores intermedios y tendencias. Por ejemplo, puedes estimar cuál es la temperatura entre dos puntos observando la magnitud de la línea o incluso predecir si la temperatura subirá o bajará analizando las tendencias de las líneas. Los gráficos de líneas se utilizan principalmente para representar valores que cambian con el tiempo.

Imagen 6-4: Gráfico de Líneas

157


ACTIVIDAD

6-01

Creación rápida de gráficos

1. En la hoja 1 de un nuevo libro de Excel, captura tus calificaciones del último periodo. Utiliza la columna A para escribir el nombre de la materia y la columna B para escribir la calificación. Deben ser al menos 5 materias. No olvides darle formato a la tabla y en general crear una excelente presentación. 2. Selecciona todos los datos y presiona la tecla F11. Un nuevo gráfico se ha generado con las opciones predeterminadas, en una nueva hoja llamada Gráfico 1. 3. Describe qué tipo de gráfico apareció al presionar F11. 4. ¿Consideras que este tipo de gráfico es el adecuado para representar tus calificaciones? ¿Por qué?

5. Para cada uno de los siguientes casos, indica el tipo de gráfico (barras, circular o líneas) que utilizarías para representar mejor la información: a. Comparar tus calificaciones con las de 5 de tus compañeros. b. Representar el porcentaje de mujeres y de hombres que tiene tu grupo. c. Analizar la temperatura ambiental durante 24 horas de un día. d. Representar la actividad cerebral cuando duermes. e. Agrupar los elementos de la tabla periódica: Metales, No metales, Gases nobles y Metaloides. f. Comparar las toneladas de basura que producen 5 países europeos. g. Representar las temperaturas en las que el agua pasa de hielo a vapor. h. Comparar la masa de los planetas del sistema solar.

158

Gráficos

i. Comparar el número de medallas obtenidas por un país en los últimos cinco Juegos Olímpicos. j. Analizar el clima durante los meses de un año. k. Comparar el clima de dos años durante los mismos meses.

Tabla de datos de un gráfico Los datos de una tabla se pueden representar en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando estos cambian. En otras palabras, cuando los datos cambian, no tienes que volver a crear el gráfico, ya que éste siempre hace referencia a las celdas donde están los valores y no a los valores mismos.

Creación de gráficos Para la creación de un gráfico sencillo con todas las opciones predeterminadas, primero selecciona los datos dentro de la hoja de cálculo. Es importante seleccionar únicamente los datos a graficar, incluyendo sus encabezados. Si deseas graficar un rango de datos no contiguos, lo puedes seleccionar mientras presionas la tecla , una vez seleccionado el rango utiliza el comando Ficha Insertar/Gráficos/Gráficos recomendados, Excel analizará los datos seleccionados sugiriendo un tipo de gráfico. Si requieres cambiar el tipo de gráfico, cambia a la ficha Todos los gráficos del cuadro de diálogo Insetar gráfico. En el grupo de la Ficha Insertar/Gráficos, puedes elegir entre distintos tipos de gráfico (por ejemplo, gráfico de columnas o circular) y subtipos (como gráfico de columnas apiladas o 3D). Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, puedes seleccionar el iniciador de cuadro de diálogo del grupo. Asegúrate de que al elegir el tipo y subtipo, tengas clara la idea de cómo esperas que se vean los datos representados.

Imagen 6-5: Insertar gráfico Columna

159


Al dar clic en el tipo de gráfico que se desea, automáticamente se insertará el gráfico en la hoja de cálculo. Para cambiar el diseño de los elementos de un gráfico, puedes hacer clic directamente sobre él o sobre el elemento que desees modificar. En la Cinta de opciones aparecerán las diferentes herramientas disponibles para manipularlo. Se muestran las fichas Diseño, Presentación y Formato. Con los comandos disponibles puedes modificar el gráfico con el fin de presentar los datos de la forma que desees.

Datos de la hoja de cálculo.

Imagen 6-6: Datos

Gráfico generado a partir de los datos de la hoja.

Imagen 6-7: Gráfico resultante

La siguiente figura muestra las principales áreas que pueden ser editadas o modificadas en un gráfico. Para entrar al modo de edición, se hace doble clic sobre alguna de estas áreas. Leyenda. Área de Trazado.

Eje de Valores.

Series de Datos.

Imagen 6-8: Partes de un gráfico

160

Área de gráfico

Eje de Categorías.

Gráficos

1

2

3

4

5

Imagen 6-9: Herramientas de gráficos - Diseño

1. Formatos de diseños predefinidos. 2. Formatos de estilos predefinidos. 3. Mostrar series de datos por filas o por columnas. 4. Cambiar de tipo de gráfico o guardarlo como plantilla. 5. Mover el gráfico a otra hoja o libro diferente. 1

2

3

4

5

Imagen 6-10: Herramientas de imagen

1. Cambiar el formato de los elementos del gráfico. 2. Agregar formas o modificarlas. 3. Modificar colores de relleno, cambiar estilos de línea o aplicar efectos especiales. 4. Aplicar estilos de WordArt a los elementos del gráfico. 5. Establecer las dimensiones del gráfico.

6-01 VIDEO

Gráficos

161


Personalizar gráficos Prácticamente todas las partes de un gráfico son modificables, por lo que basta con explicar algunos ejemplos para comprender la manera de hacerlo. Analicemos los casos de edición más comunes. Al hacer clic con el botón secundario sobre cualquier objeto del gráfico aparece un menú contextual, éste puede variar si hay un elemento del gráfico seleccionado.

Imagen 6-11: Menú contextual

La parte superior del menú contextual cuenta con un menú colgante, Elementos de gráfico, para seleccionar el elemento que se desea modificar. Mediante esta opción sólo es posible modificar las opciones de Relleno y Contorno.

Imagen 6-12: Menú colgante Elementos de gráfico

Excel 2013 cuenta con tres botones nuevos a un costado del gráfico que permiten aplicar cambios al gráfico de una manera visual y más eficiente.

Imagen 6-13: Botones de edición

162

Gráficos

Agregar elementos de gráfico Si ya creaste un gráfico y requieres agregar elementos, lo puedes realizar utilizando el comando ficha Herramientas de gráficos/Diseño/Diseños de gráficos/Agregar elemento de gráfico; al agregar el elemento también puedes especificar su apariencia y posición en el gráfico. Esta misma tarea la puedes hacer utilizando el menú contextual del botón Elementos de gráfico, simplemente activando o desactivando las casillas de cada elemento de la lista.

Imagen 6-14: Lista de elementos de gráfico

Cambiar color y estilo Para modificar la apariencia del gráfico puedes seleccionar uno de la galería de estilos de la ficha Herramientas de gráficos/Diseño/Estilos de diseño, la misma función la puedes realizar con el botón Estilos de gráfico esquema de color y estilo.

Imagen 6-15: Estilos de gráfico

163


Filtros de gráfico Una vez definidos los datos para su representación gráfica, el botón Filtros de gráfico puede ser muy útil al momento de hacer cambios en éstos. Este filtro permite con sólo activar o desactivar casillas hacer visibles o no los valores en la gráfica.

Imagen 6-16: Estilos de gráfico

TIP

Al buscar un nuevo estilo para tu gráfico en la Galería de estilos, basta con pasar el cursor por encima de las miniaturas para previsualizarlo en tu gráfico. Al hacer clic sobre la miniatura los cambios tendrán efecto. Algo similar pasa con la lista de valores, los cambios no son válidos hasta que se hace clic en el botón Aplicar.

Mover y borrar gráficos Para mover un gráfico, puedes arrastrarlo sobre la hoja de cálculo y colocarlo en el lugar indicado. Para modificar el tamaño del gráfico, se selecciona y se arrastran los cuadros de control hasta lograr el tamaño deseado. Para eliminar un gráfico, se selecciona y se presiona la tecla .

164

Gráficos

PROYECTO

6-01

Fichas de herramientas contextuales

1. En un nuevo libro de Excel captura los siguientes datos en la hoja 1:

2. Selecciona las celdas A2:B7 y en la Ficha Insertar/Gráficos/Gráficos recomendados revisa los gráficos sugeridos, utiliza el gráfico circular. 3. Después de insertar un gráfico con los colores predefinidos, cámbialos haciendo clic sobre el gráfico y seleccionando el diseño que te agrade en la Ficha Herramientas de gráficos/ Diseño/Estilos rápidos. 4. En la Ficha Herramientas de gráficos/Diseño/Diseño rápido, prueba con los diferentes diseños y elige uno en el que aparezcan los porcentajes dentro de cada rebanada del gráfico. 5. Agrega un título. 6. Utiliza la Ficha Herramientas de gráficos/Diseño/Ubicación/Mover gráfico para mover el gráfico a una hoja nueva estableciendo como el nombre de hoja nueva el título del gráfico.

7. Guarda tu trabajo con el nombre GraficarElementos.xlsx. Utilizarás este archivo en la siguiente actividad.

165


PROYECTO

6-02

Creación de gráficos

1. Abre el archivo de la actividad anterior GraficarElementos.xlsx y cambia el nombre de la Hoja1 por “Circular”. 2. Utiliza la Ficha Herramientas de gráficos/Diseño/Ubicación/Mover gráfico para mover el gráfico a la hoja “Circular”. 3. Agrega 6 hojas más para que tengas en total 7 hojas de cálculo en el libro. Cambia sus nombres por Columnas, Líneas, Barras, Área, Dispersión y Anillo. La primera gráfica ya la tienes; es la Circular que creaste en la actividad anterior. 4. En cada hoja debes inventar una tabla de datos (al menos 10 registros) que se puedan representar mejor en la gráfica que corresponda al nombre de la hoja. Lo más importante de este paso es que los datos que inventes se puedan representar adecuadamente en cada tipo de gráfico. Por ejemplo, no tiene mucho sentido representar tus calificaciones en un gráfico circular, así como no sería útil representar porcentajes de hombres y mujeres en un gráfico de líneas. 5. Crea cada uno de los gráficos con los datos que has introducido. 6. Modifica cada uno de los gráficos de modo que tengas diferentes colores, distintas fuentes en los textos y títulos y diferentes líneas de división. Los gráficos deben tener una apariencia distinta a las opciones predeterminadas. 7. Haz los ajustes necesarios para que los datos y los gráficos se puedan interpretar fácilmente. El objetivo es que cualquier persona pueda comprender la información y lo que significan los gráficos con sólo ver cada hoja de cálculo. 8. Agrega leyendas, encabezados y formato. 9. Guarda tu trabajo con el mismo nombre, sobreescribiendo el archivo de la actividad anterior.

166

Gráficos

Series en gráficos En un gráfico, una serie es un conjunto de datos que se refieren a un mismo concepto. Los gráficos simples que has creado hasta ahora tienen una sola serie, por ejemplo: calificaciones, extensión territorial o número de hijos por familia. Se utiliza más de una serie cuando en un mismo gráfico se desean representar dos o más conceptos. Por ejemplo, si quieres comparar las calificaciones de dos grupos, en enero a junio, necesitarás más de una serie. Analiza esta tabla de datos:

Imagen 6-17: Tabla de datos

A partir de estos datos se podrían crear en general dos interpretaciones. a. Podríamos decidir que los datos tienen dos series: Primero A y Primero B. En este caso, las series están en las Columnas de la tabla de datos y el gráfico se vería así (cada color es un grupo):

Imagen 6-18: Gráfico por grupo

167


b. Pero también podríamos decidir que los datos tienen seis series: enero, febrero, marzo, abril, mayo y junio. En este caso las series están en las Filas de la tabla de datos y el gráfico se vería así (cada color es un mes):

Imagen 6-19: Gráfico por mes

ACTIVIDAD

6-02

Analizar series

1. Observa los siguientes gráficos que fueron obtenidos de la misma tabla de datos, analiza las diferencias para responder las preguntas.

168

Gráficos

a. ¿Qué representa el primer gráfico?

b. ¿Qué representa el segundo gráfico?

c. ¿Cuál es más útil? ¿Por qué?

TIP

Puedes crear también un gráfico combinado utilizando varios tipos de gráficos en uno solo. Únicamente selecciona la serie que quieras diferente y elige el tipo de gráfico en la ficha Gráficos.

169


PROYECTO

6-03

Gráfico de varias series

1. Inicia un nuevo libro de Excel y en la Hoja1 captura la siguiente información acerca de los países con mayor número de medallas durante los Juegos Olímpicos de Atenas 2004. No olvides agregar formato y presentar la tabla de forma profesional.

2. Selecciona las celdas A1:D12 y crea una gráfica en Ficha Insertar/Gráficos Tipo Líneas y Subtipo Líneas con Marcadores. 3. Invierte las filas y columnas en Ficha Herramientas del Gráfico/Datos/Cambiar entre Filas y Columnas de tal manera que en el eje X se vea Oro, Plata y Bronce y en el eje Y el número de medallas. 4. Utiliza el grupo Estilos rápidos de la misma ficha y dale un formato más atractivo a tu gráfico. Observa este ejemplo:

170

Gráficos

5. Un gráfico dice mucho más que los datos de la tabla. Analizando sólo el gráfico contesta las siguientes preguntas: a. ¿Qué país sobresale en medallas de bronce? Rusia b. ¿Qué países fueron notables en su desempeño olímpico? Estados Unidos, China y Rusia. c. ¿Qué países tuvieron un desempeño muy similar? Corea del Sur, Reino Unido y Cuba. d. Divide mentalmente el gráfico y escribe el nombre de los países por debajo de los más notables. Australia, Japón, Alemania, Francia, Italia, Corea del Sur, Reino Unido y Cuba.

TIP

Observa que al seleccionar un gráfico terminado, en la tabla de datos los valores aparecen con un contorno de color azul, los nombres de las series aparecen con un contorno de color verde y las categorías con un contorno púrpura.

En este gráfico cada uno de los grupos representa una serie. Si analizas la tabla de datos, las series están en las filas. Una gráfica siempre tiene al menos una serie, pero puede tener más. 6. Selecciona nuevamente las celdas A1:D12 y crea una nueva gráfica en Ficha Insertar/ Gráficos/Insertar gráficos de columna.

171


7. Invierte las filas y columnas en Ficha Herramientas del Gráfico/Datos/Cambiar entre Filas y Columnas.

8. Por tercera vez selecciona las celdas A1:D12 y crea otro gráfico tipo Columna. En esta ocasión no hay que invertir las filas y columnas. Modifica los colores para darle una apariencia diferente. 9. Escala y mueve los dos gráficos de columnas y colócalos uno junto a otro para compararlos mejor. a. ¿Qué representa cada uno de los gráficos de columnas?

b. ¿Cuál te parece más útil y por qué?

TIP

172

Elegir Series en filas o Series en columnas depende de qué es lo que se desea representar. Observa que ambos gráficos son válidos y útiles, pero se interpretan de forma distinta.

Gráficos

tema

B Gráficas de funciones matemáticas La hoja de cálculo resulta ser un simple y excelente graficador de funciones matemáticas de todo tipo. Una función es una regla de correspondencia matemática entre X y Y, donde para cada valor de X se puede calcular un valor de Y. Por ejemplo, Y = X + 2 es una función que indica que, dado cualquier valor de X, el valor de Y se calcula sumando 2 al valor de X. Así, si X = 1, Y = 3 o bien Si X = -4, entonces Y = -2 Para graficar una función matemática se necesita exactamente lo mismo que para cualquier otro gráfico: una tabla de datos de los que se obtendrá la representación gráfica. Para poder graficar una función matemática en la hoja de cálculo es necesario crear una tabla de datos con parejas de valores X y Y. En una columna escribe los valores para X dentro del rango que deseas graficar y en otra columna teclea la fórmula necesaria para que la hoja de cálculo obtenga los valores correspondientes de Y. Por ejemplo, para la ecuación Y = X + 2, una tabla de valores válida es:

Imagen 6-20: Tabla inicial Y=X+2

6-01 LÁMINA

Explicación del álgebra y aplicación de ecuaciones X Y

173


Los valores de X se escriben tomando en cuenta de dónde a dónde se desea la gráfica y es muy importante que estén siempre ordenados de menor a mayor. Para obtener los valores de Y automáticamente, se debe escribir una fórmula que se pueda copiar hacia abajo para calcular todos los demás valores. La figura muestra las fórmulas que se han escrito en cada una de las celdas de los valores de Y.

Imagen 6-21: Tabla Y=X+2

Tipo de gráfico Dispersión (XY) Una vez creada tu tabla de datos, el siguiente paso para graficar una función matemática es usar un gráfico de dispersión. El tipo de gráfico Dispersión (o XY) compara parejas de valores X y Y, permitiendo graficar ecuaciones fácilmente. Este tipo de gráfico tiene varios subtipos, que usarás según convenga. Los tres más útiles para nuestro caso son: Dispersión sólo con marcadores: mostrará sólo los puntos o coordenadas de cada pareja de valores.

Imagen 6-22: Dispersión sólo con marcadores

174

Gráficos

Dispersión con líneas rectas y marcadores: muestra los puntos de cada pareja de valores, unidos por líneas rectas. Da una idea gráfica clara del comportamiento de la función que se grafica.

Imagen 6-23: Dispersión con líneas rectas y marcadores

Dispersión con líneas suavizadas y marcadores: es el más útil porque además de mostrar los puntos de cada pareja de valores, los conecta con líneas que permiten interpolar (estimar) valores intermedios.

Imagen 6-24: Dispersión con líneas suavizadas y marcadores

175


ACTIVIDAD

6-03

Traducir funciones matemáticas

Analiza los siguientes ejemplos: 1. Para escribir la fórmula hemos supuesto que el valor de X está en la celda que se indica en cada caso.

Así se escribe en Matemáticas

X está en la celda

Así se escribe en Excel

Y = x2

A3

=A3*A3 o bien A3^2

Y = 3x+2

B5

=3*B5+2

Y = sen(x)

B1

=SENO(B1)

Y = √x+2

A3

=RAIZ(A3+2)

Y = 3x3 - 2x2 + x -1

B2

=3*B2^3-2*B2^2+B2-1

2. Suponiendo que el valor de X está en la celda que se indica en cada caso, traduce a fórmulas de hoja de cálculo cada una de las siguientes ecuaciones:

176

Así se escribe en Matemáticas

X está en la celda

Así se escribe en Excel

Y = 1/X2

A3

=1/A3^2

Y = x+3x3

B5

=B5+(3*B5^3)

Y = cos(x-1)

B1

=COS(B1-1)3*

Y = 2x - √3x-1

A3

=2*A3-RCUAD(3*A3-1)

Y = 4x3 – x2 + 2x -7

B2

=4*B2^3-B2^2+2*B2-7

Gráficos

PROYECTO

6-04

Ecuaciones gráficas

1. En un nuevo libro de Excel agrega 9 hojas de cálculo para que en total tengas 10 hojas. 2. Crea una pequeña tabla como la que sigue. Introduce los valores para X desde -5 hasta 5. En todos los casos serán los mismos datos para X, de modo que puedes copiar esta tabla a todas las hojas.

X

Y

-5 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5

3. En la Hoja1, ingresa la fórmula para calcular el primer valor de Y. Después cópiala hacia abajo para obtener todos los valores de Y. Las funciones matemáticas que debes usar en cada hoja son las siguientes, pero recuerda que en la hoja de cálculo se deben introducir como fórmulas. a.

Hoja1: y = 2x -1

b. Hoja2: y = x2 -3 c. Hoja3: y = 2 + 2x3 d. Hoja4: y = x5 - 2X3

177


e. Hoja5: y = x + 2 f. Hoja6: y = -4 + (-3) g. Hoja7: y = x2 + 4x h. Hoja8: y = -X2 – 5x – 3 i. Hoja9: y = X2 + 6x + 5 j. Hoja10: - ½x2 + 1½ x 4. Una vez calculados todos los valores de Y en todas las hojas, crea una gráfica Dispersión con líneas suavizadas para cada una de las funciones. 5. Modifica las gráficas para que muestren claramente la curva de la función y además se vea cuál es la función que se está graficando. Agrega títulos como: “Gráfico de la función y = 2x -1”.

178

Gráficos

tema

C Otros objetos SmartArt Un SmartArt es una ilustración que nos representa cierta información relacionada entre sí, como las jerarquías en una empresa, los pasos para llegar a un objetivo un ciclo de actividades. Como hay muchos diseños de SmartArt, antes de seleccionar alguno es fundamental que te hagas la pregunta: ¿Qué deseo trasmitir? Después de aclarar lo que quieres, prueba hasta que encuentres el diseño que se adapta mejor a la idea que quieres representar.

Imagen 6-25: Elegir un gráfico SmartArt

Cuando creas un diagrama, se muestran áreas entre corchetes para que haciendo clic, escribas tu propio texto. Los cuadros y líneas que forman un diagrama son objetos que se pueden mover y cambiar. Cada tipo de gráficos SmartArt muestra en forma asociada un panel de texto que ayuda a escribir y organizar los textos.

Imagen 6-26: Panel de texto

179


Al seleccionar un diagrama SmartArt en la cinta de opciones, aparecerán las nuevas fichas Diseño y Formato, desde las que podrás dar un estilo profesional a cualquier diseño. 1

2

3

4

5

Imagen 6-27: Herramientas de SmartArt - Diseño

1. Oculta o muestra el panel de texto del SmartArt. 2. Puedes cambiar el diseño al gráfico elegido. 3. Asigna diferente esquema de color al SmartArt. 4. Muestra una colección de estilos preestablecidos del tipo de SmartArt. 5. Elimina los cambios que se hayan hecho al gráfico y lo deja en su forma original. Desde la ficha Formato se realizan los cambios a los textos, tipos de letras y colores de las formas. Permite modificar la apariencia de cada elemento del SmartArt.

Agrega un estilo predefinido a la forma seleccionada.

Modifica los textos de la forma con apariencia de WordArt.

Alinea, trae al frente o gira el objeto seleccionado en el gráfico.

Imagen 6-28: Herramientas de SmartArt - Formato

WordArt Se puede usar WordArt para agregar efectos de texto especiales, de decoración o énfasis a una hoja de cálculo. Por ejemplo, se puede expandir un título, contraer texto, hacer que un texto se ajuste a una forma preestablecida o aplicar un relleno degradado. Para agregar un texto en WordArt utiliza el comando Ficha Insertar/ Texto/WordArt

180

Imagen 6-29: WordArt

Gráficos

PROYECTO

6-05

SmartArt y WordArt

1. Crea un documento nuevo en Excel. 2. Utiliza el botón de la Ficha Insertar/Ilustraciones/SmartArt para crear el siguiente organigrama de puestos. Escribe en cada recuadro el nombre de la persona que ocupa cada cargo en tu escuela. Puedes agregar o eliminar puestos si es necesario.

3. Desde la Ficha Herramientas de SmarArt/Diseño/Diseños cambia el diseño a uno en que los puestos tengan forma de botón. Utiliza también el grupo Estilos SmartArt para cambiar a un estilo que te agrade y modifica los colores con el botón Cambiar colores. 4. Utiliza 4 hojas adicionales del mismo libro para crear 5 diferentes SmartArt. Es importante que los diagramas representen algo real de manera efectiva. Lo mejor es que trates de introducir información real, que pueda ser interpretada mejor cuando se muestra en alguno de estos diseños. 5. Agrega un título en WordArt a cada una de las hojas de tu libro. 6. Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre SmartArts.xlsx.

181


¿Qué aprendiste? TEMA A: A crear, modificar y eliminar gráficos. TEMA B: Cómo crear representaciones gráficas matemáticas de los datos contenidos en la hoja de cálculo. TEMA C: A insertar y modificar gráficos de smartArt y cuadros de texto con herramientas de WordArt, cambiando el tipo de letra, la fecha, la hora y aplicando varios diagramas.

EVALUACIÓN

06 1. Menciona los principales tipos de gráficos que maneja Excel. De Columna, de Línea, Circular, de Barra, de Área y de dispersión.

2. Indica para qué sirven los gráficos de dispersión y cuáles son sus tres tipos. Los gráficos de Dispersión (o XY) comparan parejas de valores X y Y, permitiendo graficar ecuaciones fácilmente. Sus principales tipos son: Dispersión sólo con marcadores, Dispersión con líneas rectas y marcadores y Dispersión con líneas suavizadas y marcadores. 3. ¿Qué tipo de objetos puedes manejar con un SmartArt? Listas, Procesos, Ciclos, Jerarquías, Relaciones, Matrices, Pirámides o Imágenes.

182

Anexo

Anexo de métodos abreviados del teclado Tecla

Descripción

Muestra las filas ocultas de la selección.

Ctrl+Mayús+ )

Muestra las columnas ocultas de la selección.

Ctrl+Mayús+&

Aplica el contorno de las celdas seleccionadas.

Ctrl+Mayús_

Quita el contorno de las celdas seleccionadas.

Ctrl+E

Aplica el formato de número general.

Ctrl+Mayús+$

Aplica el formato de moneda con decimales.

Ctrl+Mayús+%

Aplica el formato Porcentaje sin decimales.

Ctrl+Mayús+^

Aplica el formato numérico Exponencial con dos decimales.

Ctrl+Mayús+#

Aplica el formato Fecha con el día, mes y año.

Ctrl+Mayús+@

Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m.

Ctrl+Mayús+!

Aplica el formato Número con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos.

Ctrl+Mayús+*

Selecciona el área actual alrededor de la celda activa (el área de datos delimitada por filas en blanco y columnas en blanco).

Ctrl+Mayús+:

Inserta la hora actual.

Ctrl+Mayús+”

Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas.

183


Tecla

Ctrl+Mayús+ +

Muestra el cuadro de diálogo Insertar para insertar celdas en blanco.

Ctrl+ -

Muestra el cuadro de diálogo Eliminar para eliminar las celdas seleccionadas.

Ctrl+;

Inserta la fecha actual.

Ctrl+`

Cambia entre mostrar valores de celda y fórmulas de la hoja de cálculo.

Ctrl+6

Cambia entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos.

Ctrl+8

Muestra u oculta símbolos de esquema.

Ctrl+9

Oculta filas seleccionadas.

Ctrl+0

Selecciona toda la hoja de cálculo.

Ctrl+E

Agrega más valores a la columna activa con los datos que la rodean.

Ctrl+N

Aplica o quita el formato de negrita.

Ctrl+C

Copia las celdas seleccionadas. 2 Ctrl+C muestra el Portapapeles.

Ctrl+J

Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada más arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo.

Ctrl+B

184

Descripción

Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada. Mayús+F4 repite la última acción de Buscar.

Anexo

Tecla

Descripción

Ctrl+I F5

Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

Ctrl+L

Muestra el cuadro de diálogo reemplazar.

Ctrl+K

Aplica o quita el formato de cursiva.

Ctrl+Alt+K

Muestra el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para hipervínculos nuevos o el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo para hipervínculos existentes seleccionados.

Ctrl+’

Despliega en la celda o en la barra de fórmulas una fórmula de la celda situada sobre la celda activa.

Ctrl+1

Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ctrl+2

Aplica o quita el formato de negrita.

Ctrl+3

Aplica o quita el formato de cursiva.

Ctrl+4

Aplica o quita el formato de subrayado.

Ctrl+5

Aplica o quita el formato de tachado.

Ctrl+U

Crea un nuevo libro en blanco.

Ctrl+A

Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo. Ctrl+Mayús+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios.

Ctrl+P

Muestra el cuadro de diálogo Imprimir. Ctrl+Mayús+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.

185


186

Tecla

Descripción

Ctrl+D

Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda situada a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha.

Ctrl+G

Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el formato de archivo actuales.

Ctrl+F

Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.

Ctrl+S

Aplica o quita el formato de subrayado. Ctrl+Mayús+U cambia entre expandir y contraer la barra de fórmulas.

Ctrl+V

Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda.

Ctrl+R

Cierra la ventana del libro seleccionado.

Ctrl+X

Corta las celdas seleccionadas.

Ctrl+Y

Repite el último comando o acción, si es posible.

Ctrl+S

Aplica o quita el formato de subrayado. Ctrl+Mayús+U cambia entre expandir y contraer la barra de fórmulas.

Ctrl+V

Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda.

Ctrl+R

Cierra la ventana del libro seleccionado.

Anexo

Tecla

Descripción

Ctrl+X

Corta las celdas seleccionadas.

Ctrl+Y

Repite el último comando o acción, si es posible.

F1

Muestra el panel de tareas Ayuda de Microsoft Office Excel. Ctrl+F1 muestra u oculta la cinta de opciones. Alt+F1 crea un gráfico a partir de los datos del rango actual. Alt+Mayús+F1 inserta una hoja de cálculo nueva.

F2

Modifica la celda activa y coloca el punto de inserción al final del contenido de la celda. También mueve el punto de inserción a la barra de fórmulas, cuando la edición en una celda está desactivada. Mayús+F2 agrega o modifica un comentario de celda. Ctrl+F2 muestra la ventana Vista preliminar.

F3

Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre. Mayús+F3 muestra el cuadro de diálogo Insertar función.

F4

F5

Repite el último comando o acción, si es posible. Ctrl+F4 cierra la ventana del libro seleccionado. Muestra el cuadro de diálogo Ir a. Ctrl+F5 restaura el tamaño de ventana del libro seleccionado.

187


188

Tecla

Descripción

F6

Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles de Zoom. En una hoja de cálculo que se ha dividido (menú Ver, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el área de la cinta de opciones. Mayús+F6 cambia entre la hoja de cálculo, los controles de Zoom, el panel de tareas y la cinta de opciones. Ctrl+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay más de una ventana del libro abierta.

F7

Muestra el cuadro de diálogo Ortografía para revisar la ortografía de la hoja de cálculo activa o del rango seleccionado. Ctrl+F7 ejecuta el comando Mover en la ventana del libro cuando no está maximizada. Utilice las teclas de dirección para mover la ventana y cuando termine presione Enter o Esc para cancelar.

F8

Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Selección extendida en la línea de estado y las teclas de dirección extienden la selección. Mayús+F8 le permite agregar una celda o rango de celdas no adyacentes a una selección de celdas utilizando las teclas de dirección. Ctrl+F8 ejecuta el comando Tamaño (en el menú Control de la ventana del libro) cuando una ventana del libro no está maximizada. Alt+F8 muestra el cuadro de diálogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro.

Anexo

Tecla

Descripción

F9

Calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos. Mayús+F9 calcula la hoja de cálculo activa. Ctrl+Alt+F9 calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado desde el último cálculo. Ctrl+Alt+Mayús+F9 vuelve a comprobar fórmulas dependientes y calcula todas las celdas de todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que sea necesario calcularlas. Ctrl+F9 minimiza la ventana del libro hasta convertirla en un icono.

F10

Activa o desactiva la información de los métodos abreviados de teclado. Mayús+F10 muestra el menú contextual de un elemento seleccionado. Alt+Mayús+F10 muestra el menú o mensaje de una etiqueta inteligente. Si hay más de una etiqueta inteligente, cambia a la siguiente y muestra su menú o mensaje. Ctrl+F10 maximiza o restaura la ventana de libro seleccionada.

F11

Activa o desactiva la información de los métodos abreviados de teclado. Mayús+F10 muestra el menú contextual de un elemento seleccionado. Alt+Mayús+F10 muestra el menú o mensaje de una etiqueta inteligente. Si hay más de una etiqueta inteligente, cambia a la siguiente y muestra su menú o mensaje. Ctrl+F10 maximiza o restaura la ventana de libro seleccionada.

F12

Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.

189


NOTAS

190

Anexo

NOTAS

191


NOTAS

192

Anexo

NOTAS

193


NOTAS

194

Anexo

NOTAS

195


NOTAS

196

Anexo

NOTAS

197


NOTAS

198

Hoja de Cálculo 2013

Recommend Documents