HANDOUT ANALISIS JABATAN
PENGANTAR ANALISIS JABATAN Analisis Jabatan adalah Proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun, dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode tertentu. Tujuannya untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi/dasar bagi program manajemen kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan pengawasan.
PEMANFAATAN INFORMASI JABATAN PERENCANAAN PEGAWAI
HASIL ANJAB • PETA JABATAN • URAIAN JABATAN • SYARAT JABATAN
• Analisis beban kerja • Analisis kebutuhan pegawai
REKRUTMEN & SELEKSI
• Standar kualifikasi • Kriteria seleksi
PERENCANAAN KARIER
• Pola karier
PENGANGKATAN DALAM JABATAN PENILAIAN KINERJA
• Standar kompetensi kerja/jabatan • Penilaian kompetensi
• Standar kinerja • Kriteria kinerja
REMUNERASI
• Evaluasi jabatan • Bobot&peringkat jabatan • Klasifikasi jabatan
DIKLAT
• Analisis kebutuhan diklat
17 BUTIR INFORMASI JABATAN No
Identitas Jabatan
Uraian Jabatan
Syarat Jabatan
1
Nama Jabatan
Uraian Tugas
Pangkat dan Golongan Ruang
2
Kode Jabatan
Bahan Kerja
Pendidikan
3
Unit Kerja Jabatan
Alat Kerja
Kursus/Pelatihan
4
Letak dalam Struktur
Hasil Kerja
Pengalaman Kerja
5
Ikhtisar Jabatan
Tanggung Jawab
Pengetahuan
6
Wewenang
Keterampilan
7
Korelasi Jabatan
Bakat Kerja
8
Kondisi Lingkungan Kerja
Temperamen Kerja
9
Keadaan/Resiko Bahaya
Minat Kerja
10
Upaya Fisik
11
Kondisi Fisik
12
Fungsi Pekerja
IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Kode Jabatan Unit Kerja Kedudukan dalam Struktur Ikhtisar Jabatan
NAMA JABATAN Ringkas Substantif Jelas dan dapat memberikan pengertian yang tepat bagi pembaca Penamaan JFU dapat dirumuskan berdasarkan:
◦ ◦ ◦ ◦
Bahan (Pengumpul, Pengadministrasi) Alat (Operator) Hasil (Penyusun, Pengonsep) Proses (Pemroses, Pengolah)
KODE JABATAN Kode jabatan merupakan kode yang dibuat untuk memudahkan pengadministrasian jabatan. Pengkodean Jabatan harus menggunakan format kode yang seragam.
UNIT KERJA
Mencerminkan tempat atau letak keberadaan suatu jabatan contoh: Kepala Sub Bagian Tata Usaha memiliki unit kerja Sekretariat Utama (Es. I), Biro Umum (Es. II), Bagian Persuratan (Es. III) Unit Kerja Eselon IV tidak dituliskan karena jabatan yang dianalisis adalah jabatan struktural eselon IV
KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR Mencerminkan posisi jabatan apakah jabatan struktural atau nonstruktural (Sesuai SOTK) Menggambarkan kedudukan:
◦ Atasan langsung ◦ Atasan dari Atasan langsung ◦ Jabatan yang dianalisis ◦ Jabatan lain yang memiliki atasan langsung yang sama
Jabatan yang dianalisis diberi tanda (diarsir)
Kepala Sub Direktorat Analisis Jabatan Kepala Seksi Inventarisasi Jabatan
Pengumpul Data Jabatan
Pengelola Database Jabatan
IKHTISAR JABATAN Merupakan cerminan uraian jabatan dalam bentuk ringkas Memberikan gambaran umum tentang kompleksitas jabatan Digambarkan dalam satu kalimat, yang mencerminkan:
◦ Apa yang dikerjakan (what) ◦ Bagaimana cara mengerjakan (how) ◦ Mengapa/untuk apa dikerjakan (why) Contoh : Kepala Sub Bagian TU Puslitbang Merencanakan dan menyiapkan fungsi-fungsi ketatausahaan puslitbang berdasarkan pedoman dan peraturan yg berlaku agar pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar
URAIAN JABATAN Uraian Tugas Bahan Kerja Alat Kerja Hasil Kerja Tanggung Jawab Wewenang Korelasi Jabatan Kondisi Lingkungan Kerja Keadaan Resiko Bahaya
URAIAN TUGAS Tugas adalah Pengolahan bahan kerja untuk memperoleh hasil kerja Dituliskan menggunakan kalimat aktif dan harus dapat menggambarkan tindak kerja (proses) dan hasil kerja Tahapan kerja adalah langkah-langkah (kegiatan) yang dituliskan secara berurutan dari awal hingga akhir pelaksanaan tugas
STRUKTUR PENYUSUNAN TUGAS
HOW?
• Tindak Kerja + • Obyek Kerja WHAT?
• Pedoman/ Acuan • Prosedur • Waktu/ Periode Pelaksanaan • Perangkat
• Tujuan pelaksanaan tugas • Hasil yang dicapai
WHY?
DISTRIBUSI FUNGSI MANAJERIAL ESELON I
ESELON II
ESELON III
ESELON IV
Menyusun kebijakan
Mengkoordinasikan
Merencanakan Operasional
Merencanakan Kegiatan
Merumuskan Sasaran
Menyusun Konsep Sasaran
Membagi Tugas
Memberi Petunjuk
Merencanakan
Membina
Mengatur
Mendistribusikan Tugas
Mengorganisasikan
Mengarahkan
Mengevaluasi
Membimbing
Mengendalikan
Menyelenggarakan
Menyelia
Membuat Laporan
Mengkoordinasikan
Mengevaluasi
Melaporkan
Mengarahkan
Melaporkan
Membina *) Kalimat tugas diatas tidak mutlak harus digunakan secara tekstual
BAHAN KERJA Adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) menjadi hasil kerja Bahan kerja dapat diolah menjadi hasil kerja, jika ada perangkat kerja (alat kerja)
contoh: ◦ Surat masuk (untuk diagendakan) ◦ Peraturan, Referensi atau buku (untuk penyusunan materi bintek)
ALAT KERJA
Sarana yang dipergunakan untuk mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja Alat kerja tidak terbatas pada sarana materiil, dapat juga berupa peraturan, pedoman, prosedur kerja atau acuan lain yang digunakan dalam pelaksanaan tugas Contoh: ◦ Stetoskop digunakan dokter dalam memeriksa pasien ◦ Peraturan Kepala BKN nomor 12 tahun 2011 digunakan oleh Analis Kepegawaian untuk melaksanakan Analisis Jabatan
HASIL KERJA Hasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa (pelayanan) atau informasi yang dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan tugas Hasil kerja dapat diperoleh bila ada sesuatu yang diolah (bahan kerja)
TANGGUNG JAWAB Adalah kewajiban yang melekat pada jabatan, yang terkait dengan benar atau salahnya pelaksanaan tugas. Tanggung jawab jabatan dapat meliputi tanggung jawab terhadap:
◦ ◦ ◦ ◦
Bahan kerja (Kerahasiaan data) Alat Kerja (Kelengkapan peralatan kerja) Hasil Kerja (Keakuratan laporan) Proses Kerja (Kesesuaian pelaksanaan tugas terhadap peraturan/SOP)
WEWENANG
Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/ tindakan yang diakui secara sah oleh semua pihak Wewenang dapat terkait dengan:
◦ Bahan Kerja (a.l: Mengembalikan bahan kerja yang tidak sesuai) ◦ Alat Kerja (a.l:Melakukan pemeliharaan perangkat kerja yang digunakan) ◦ Hasil Kerja (a.l:Menyebarluaskan informasi yang dihasilkan kepada orang lain) ◦ Proses Kerja (a.l:Menetapkan prosedur kerja)
KORELASI JABATAN Korelasi jabatan adalah hubungan kerja yang dilakukan antara jabatan terkait dengan jabatan lain dalam konteks pelaksanaan tugas Hubungan jabatan dapat berupa:
◦ Hubungan Vertikal (atasan dengan bawahan) ◦ Hubungan Horizontal (hubungan dengan jabatan yang setara) ◦ Hubungan Diagonal (hubungan dengan jabatan yang lebih tinggi di organisasi yang berbeda)
KONDISI LINGKUNGAN KERJA adalah keadaan tempat bekerja yang merupakan konsekwensi keberadaan pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas jabatan. Kondisi Lingkungan Kerja suatu jabatan meliputi:
◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦
Tempat Kerja Suhu Udara Keadaan Ruangan Letak Keadaan Tempat Kerja Penerangan Suara Getaran
KEADAAN RESIKO BAHAYA
Kemungkinan resiko bahaya ditentukan dari keberadaan pegawai terkait dengan: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦
lingkungan pekerjaan, penanganan bahan, proses yang dilakukan, penggunaan perangkat kerja, hubungan jabatan dan penanganan produk yang diberikan.
Kemungkinan resiko bahaya bisa bersifat fisik atau mental
SYARAT JABATAN Pangkat dan Golongan Ruang Pendidikan Kursus/Pelatihan
◦ Penjenjangan ◦ Teknis
Pengalaman Kerja Pengetahuan
Keterampilan Bakat Kerja Temperamen Kerja Minat Kerja Upaya Fisik Kondisi Fisik Fungsi Pekerja
PANGKAT / GOLONGAN RUANG Pangkat dan golongan ruang minimal yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan. Contoh pangkat/golongan ruang pada operator komputer : Pengatur, II/b.
PENDIDIKAN Pendidikan formal minimal yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan. Contoh pendidikan pada operator komputer : SLTA.
PELATIHAN
Pelatihan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan manajerial dan non manajerial, seperti kemampuan di bidang manajerial, teknis tertentu, dan pengetahuan lainnya sesuai dengan syarat pekerjaan dengan memperhatikan fungsi pekerjaannya. Contoh pelatihan pada operator komputer : ◦ Penjenjangan : ◦ Teknis : Komputer
PENGALAMAN KERJA
Pengalaman Kerja merupakan pengembangan pengetahuan, ketrampilan kerja, sikap mental, kebiasaan mental dan fisik yg tidak diperoleh dari pelatihan tetapi diperoleh dari dari masa kerja sebelumnya dalam kurun waktu tertentu.
PENGETAHUAN Pengetahuan merupakan akumulasi hasil proses pendidikan formal atau informal yang dimanfaatkan oleh PNS di dalam pemecahan masalah, daya cipta serta dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. Contoh pengetahuan kerja pada operator komputer : pengetahuan mengenai program-program komputer.
KETERAMPILAN Keterampilan merupakan tingkat kemampuan dan penguasaan teknis operasional PNS dalam suatu bidang tugas pekerjaan tertentu. Contoh keterampilan kerja pada operator komputer : keterampilan mengetik, keterampilan teknik menyiapkan dan memelihara perangkat komputer, keterampilan mencetak data.
BAKAT KERJA
Bakat kerja merupakan kapasitas khusus atau kemampuan potensial yang disyaratkan bagi seseorang untuk dapat mempelajari, memahami beberapa tugas atau pekerjaan.
JENIS BAKAT KERJA ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦
G : Intelegensi V : Bakat Verbal N : Bakat Numerik S : Bakat Pandang Ruang P : Bakat Pencerapan Bentuk Q : Bakat Ketelitian K : Koordinasi Motorik F : Kecekatan Jari M : Kecekatan Tangan E : Koordinasi Mata-Tangan-Kaki C : Kemampuan membedakan warna
TEMPERAMEN
Temperamen kerja merupakan syarat kemampuan penyesuaian diri yang harus dipenuhi sesuai dengan sifat pekerjaan.
JENIS TEMPERAMEN KERJA ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦
D (DCP) : Directing-Control-Planning F (FIF) : Feeling-Idea-Fact I (INFLU) : Influencing J (SJC) : Sensory & Judgmental Criteria M (MVC) : Measurable and Verifiable Criteria P (DEPL) : Dealing with People R (REPCON) : Repetitive and Continuous S (PUS) : Performing under Stress T (STS) : Set of Limits, Tolerance and Other Standards ◦ V (VARCH) : Variety and Changing Conditions
TABEL ILUSTRASI TEMPERAMEN Kode
Penjelasan
Illustrasi
D
Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawa untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan
Jabatan yang mencakup kegiatan berunding, mengorganisir, memimpin, mengawasi, merumuskan atau mengambil keputusan akhir
F
Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran perasaan (Feeling), Gagasan (Idea), atau fakta (Fact) dari sudut pandangan pribadi
Jabatan yang menuntut kreativitas, pengungkapan diri atau imajinasi
I
Kemampuan menyesuaikan diri untuk pekerjaan-pekerjaan mempengaruhi orang laing terkait pendapat, sikap atau pertimbangan mengenai gagasan
Jabatan dimana pemangkunya melakukan pemberian motivasi, meyakinkan orang lain atau berunding
TABEL ILUSTRASI TEMPERAMEN (2) Kode
Penjelasan
Illustrasi
J
Kemampuan menyesuaikan diri pada kegiatan pembuatan kesimpulan, penilaian atau pembuatan keputusan berdasarkan kriteria rangsangan indera atau pertimbangan pribadi
Jabatan-jabatan yang pelaksanaannya melibatkan penginderaan (rangsangan) dari satu atau beberapa indera manusia.
M
Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan kesimpulan, pembuatan pertimbangan atau pembuatan keputusan berdasar kriteria yang dapat diukur atau diuji
Jabatan-jabatan yang melaksanakan tugas-tugas terkait dengan evaluasi data, nilai, angka-angka .
P
Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain lebih dari
Jabatan-jabatan yang menuntut hubungan dengan orang lain dalam situasi
TABEL ILUSTRASI TEMPERAMEN (3) Kode Penjelasan
Illustrasi
R
Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang atau secara terus-menerus melakukan kegiatan yang sama sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan tertentu
Jabatan-jabatan yang tugas-tugasnya dilaksanakan secara rutin yang tidak memberikan variasi atau kesempatan untuk membuat pertimbangan pribadi
S
Kemampuan menyesuaikan diri untuk bekerja dengan ketegangan jiwa tanpa kehilangan ketenangan walaupun jika berhadapan dengan keadaan darurat kritis, tidak biasa atau
Jabatan-jabatan yang mengandung bahaya atau resiko sampai ke tingkat yang berarti, ketegangan jiwa, atau membutuhkan konsentrasi intens secara terus menerus
TABEL ILUSTRASI TEMPERAMEN (4) Kode
Penjelasan
Illustrasi
T
Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut batasbatas/indikator/kriteria, toleransi atau standar-standar tertentu
Jabatan-jabatan yang memiliki tugas/pekerjaan yang harus dilaksanakan dengan tepat, cermat, terperinci atau dengan sangat teliti dalam penggunaan bahan, pekerjaan terkait dengan angka, penyiapan catatan atau inspeksi
V
Kemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan berbagai tugas yang sering berganti dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya, yang berbeda sifatnya tanpa kehilangan efisiensi atau ketenangan diri
Jabatan-jabatan yang memiliki tugas-tugas yang beragam/ berbeda baik secara teknologi, prosedur, lingkungan kerja, atau syarat mental/fisik dalam pelaksanaannya.
MINAT KERJA Minat kerja merupakan kecenderungan memiliki kemauan, keinginan, dan kemampuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan dengan baik berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki. Menggunakan teori karier/kepribadian Holland.
JENIS MINAT KERJA Pilihan untuk melakukan
Realistik
Aktifitas-aktifitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap obyek/alat/benda/mesin
Investigatif
Aktifitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah
Artistik
Aktifitas yang sifatnya ambigu, kreatif, bebas dan tidak sistematis dalam proses penciptaan produk/karya bernilai seni
Sosial
Aktifitas yang bersifat sosial atau memerlukan keterampilan berkomunikasi dengan orang lain
Kewirausahaa n
Aktifitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi
Konvensional
Aktifitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal.
UPAYA FISIK Upaya fisik merupakan penggunaan organ fisik meliputi seluruh bagian anggota tubuh dalam pelaksanaan tugas jabatan. Contoh upaya fisik pada operator komputer antara lain :
◦ Duduk ◦ Melihat ◦ Bekerja dengan jari
JENIS UPAYA FISIK
Berdiri Berjalan Duduk Mengangkat Membawa Mendorong Menarik Memanjat Menyimpan imbangan/mengatur imbangan Menunduk Berlutut Membungkuk Merangkak
Menjangkau Memegang Bekerja dengan jari Meraba Berbicara Mendengar Melihat Ketajaman jarak jauh Ketajaman jarak dekat Pengamatan secara mendalam Penyesuaian lensa mata Melihat berbagai warna Luas
KONDISI FISIK Adalah persyaratan spesifik dari pekerjaan yang terkait dengan kondisi fisik pegawai. Sedapat mungkin penentuan kondisi fisik didasarkan pada penelitian empirik, karena persyaratan fisik yang tidak relevan/sesuai dapat mengarah pada diskriminasi pegawai. Kondisi fisik meliputi:
◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦
Jenis Kelamin Umur tertentu yang disyaratkan Tinggi badan tertentu Berat badan tertentu Postur tubuh Penampilan
FUNGSI PEKERJA Fungsi Terhadap Data
Fungsi Terhadap Orang
Fungsi Terhadap Benda
D0
Memadukan
O0
Menasehati
B0
Memasang (instalasi)
D1
Mengkoordinasikan
O1
Berunding
B1
Mengerjakan presisi
D2
Menganalisa
O2
Mengajar
B2
Mengontrol mesin
D3
Menyusun
O3
Menyelia
B3
Menjalankan mesin
D4
Menghitung
O4
Menghibur
B4
Mengerjakan dengan perkakas
D5
Membandingkan/ Mencocokkan
O5
Mempengaruhi
B5
Melayani mesin
D6
Menyalin
O6
Berbicara (Informasi)
B6
Memasukkan/ mengeluarkan barang ke/dari mesin
O7
Melayani
B7
Memegang
O8
Menerima Instruksi
