BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Latar Be Belakan lakang g
Manajemen merupakan ilmu dan seni untuk mempengaruhi orang lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu pengertian yang terkandung didalamnya adalah manajemen sebagai suatu proses, yakni bagaimana seni untuk menggerakkan orang lain agar mau bekerja dan termotivasi. Orang-orang yang digera digerakan kan ini harus harus memili memiliki ki posisi posisi atau atau jabata jabatan n yang yang jelas. jelas. Melalu Melaluii fungsi fungsi manajemen sumber daya manusia dalam sistem perekrutan jabatan terhadap suatu pekerjaan bisa digambarkan. Manajemen SDM dapat didefinisikan sebagai suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumberdaya dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Salah satu tugas manajemen adalah untuk mend menday ayag agun unak akan an sumb sumber erda daya ya manu manusi siaa
yang yang dimi dimili liki kiny nyaa
secara secara opti optima mal. l.
Pendayagunaan ini seringkali berarti mengupayakan agar sumber daya manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Upaya Upaya tersebu tersebutt dilaku dilakukan kan melalu melaluii proses proses manajem manajemen en terhada terhadap p sumber sumber daya daya manusia, dengan berbagai kegiatannya. Proses tersebut mencakup mencakup kegiatan-keg kegiatan-kegiatan iatan perencanaan perencanaan dan pengadaan pengadaan tenaga kerja, seleksi dan penempatan pegawai, pengembangan personil melalui pendidikan
dan
pelatihan,
integrasi
personil
kedalam
organisasi
dan
pemeliharaannya (termasuk pemberian imbalan), penilaian terhadap hasil kerja serta juga pengembangan karir serta pemberhentian personil Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan sanga sangatl tlah ah dipe diperlu rluka kan, n, anta antara ra lain lain untu untuk k kepe keperlu rluan an rekru rekrutm tmen en,, selek seleksi si dan dan penempatan tenaga kerja, menentukan besarnya upah, merancang jalur karir pekerja atau pegawai, menetapkan beban kerja yang pantas dan adil, merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif. ef ektif. Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisa jabatan juga bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuantuju tujuan an prib pribad adin inya ya.. Deng Dengan an dite ditemp mpat atka kan n pada pada jaba jabata tan n yang yang sesu sesuai ai deng dengan an kual kualif ifik ikasi asi yang yang ia mili miliki ki,, berar berarti ti para para pega pegawa waii terse tersebu butt telah telah dibe diberik rikan an 1
kesemp kesempatan atan untuk untuk mengem mengemban bangka gkan n diriny dirinyaa dan mereali merealisasi sasikan kan potens potensiny inyaa seoptimal mungkin. Maka sebelum lebih jauh membahas tentang analisis jabatan, mula-mula harus harus memaha memahami mi terleb terlebih ih dahulu dahulu mengen mengenai ai penege penegerti rtian an analis analisis is jabatan jabatan itu sendir sendiri, i, kemudi kemudian an memaha memahami mi tujuan tujuan penerap penerapan an serta serta manfaat manfaat penera penerapan pan dari dari analisis jabatan, serta tahapan proses dalam analisis jabatan. 1.2 Rumusan Rumusan Masalah Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka ada beberapa permasalahan yang akan dibahas diantaranya: 1. Apa penger pengertia tian n anali analisis sis jabatan jabatan?? 2. Apa tujuan tujuan dan dan manf manfaat aat anali analisis sis jabat jabatan? an? 3. Bagaim Bagaimana ana taha tahapan pan analisi analisiss jabatan jabatan?? 1.3 Tuju Tujuan an Penulisa Penulisan n
Tujuan penulisan makalah ini adalah: 1. Menget Mengetahu ahuii pengert pengertian ian anali analisis sis jabatan jabatan.. 2. Mengetahui Mengetahui tujuan tujuan dan manfaat manfaat dari penerapan penerapan analisis analisis jabatan. jabatan. 3. Mengetahui Mengetahui tahapan-taha tahapan-tahapan pan dalan proses proses analisis analisis jabatan jabatan.. 1.4 Manfaat Manfaat Penulisan Penulisan
Manfaat dari penulisan makalah ini adalah: 1.
Memahami pengertian analisis jabatan.
2.
Memahami tujuan dan manfaat dari penerapan analisis jabatan.
3.
Memahami tahapan-tahapan dalam analisis jabatan.
2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Analisis Jabatan
Analisi Analisiss jabata jabatan n merupa merupakan kan bagian bagian tidak tidak terpisah terpisahkan kan dari dari manaje manajemen men Sumber Sumber Daya Daya Manusi Manusiaa (MSDM) (MSDM).. Menuru Menurutt Hasibua Hasibuan n (2007: (2007: 10) penger pengertia tian n MSDM adalah sebagai berikut: “Manajemen “Manajemen Sumber Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat”.
Analisi Analisiss Jabatan Jabatan memban membantu tu organi organisasi sasi mencap mencapai ai tujuan tujuannya nya,, diperl diperluka ukan n sumber daya manusia yang tepat, yang memiliki kemampuan sesuai dengan beban tugas yang harus dilaksanakan supaya tugasnya dilaksanakan secara efektif dan efisien. Definisi jabatan menurut Wursanto (1991: 39) adalah sebagai berikut: ”Jabatan diartikan sebagai kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang pegawai dalam susunan suatu organisasi.” Jabatan berkaitan dengan serangkaian pekerjaan yang akan dilakukan dan persyaratan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut dan kondisi lingkungan di mana pekerjaan tersebut dilakukan. Data yang dikumpulkan secara lebi lebih h rinci rinci meli melipu puti ti tuga tugas-t s-tug ugas as (duties), duties), tan tanggun ggung g jawa jawab b (responsibility), responsibility), 3
kemamp kemampuan uan manusi manusiaa (human human ability ability), ), dan dan stand standar ar unju unjuk k kerj kerjaa ( performance standard ). ). Isti Istila lah h anal analisi isiss adal adalah ah terje terjema maha han n dari dari kata kata to anal analyze yze yang yang berarti berarti menguraika menguraikan. n. Jadi analisis jabatan jabatan berarti menguraikan menguraikan suatu jabatan menjadi beberapa tugas (task (task ). ). Para ahli MSDM memberik memberikan an definisi mengenai mengenai analisis analisis jabatan sebagai sebagai berikut: ”Anali ”Analisis sis jabata jabatan n adalah adalah usaha usaha untuk untuk mencar mencarii tahu tahu tentan tentang g jabatan jabatan atau pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut.” (Hariandja, 2007: 48) ”Ana ”Anali lisi siss jaba jabata tan n meru merupa paka kan n info inform rmasi asi tert tertul ulis is meng mengen enai ai peke pekerj rjaa aann pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai”. (Irawan, dkk.,1997: 46) “Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses yang sistematik untu untuk k meng menget etah ahui ui meng mengen enai ai isi isi dari dari suat suatu u jaba jabata tan n (job (job cont conten ent) t) yang yang meliputi meliputi tugas-tugas, tugas-tugas, pekerjaan-pek pekerjaan-pekerjaan erjaan,, tanggung tanggung jawab, kewenangan kewenangan,, dan kondisi kerja, dan mengenai syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan ( job job requirements) requirements) seperti pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain, agar seseorang dapat menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik.” (Sofyandi ,2008: 90) ’ Job Job analysis is the process of describing and recording r ecording aspects of jobs,… the purposes of a job, its major duties or activities, and the conditions under which the job is performed .’ .’ (Schuler , 2008: 98)’ “ A job analysis is a systematic process of collecting data for determining the the know knowle ledg dge, e, skill skills, s, abil abilit itie ies, s, and and othe otherr char charac acte teris risti tics cs (KSA (KSAOC OCs) s) required to successfully perform a job and to make judgements about the nature of a specific job”. job”. (Pynes ,2004: 147) Dari definisi-definisi mengenai analisis jabatan tersebut, dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Dari pengertian-pengertian tersebut, terlihat bahwa analisis 4
jabatan merupakan suatu proses yang sangat penting dalam MSDM. Melalui analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan. 2.2 Tuju Tujuan an dan Manfaat Manfaat Analisi Analisiss Jabatan Jabatan
Analisis Analisis jabatan jabatan merupakan merupakan uraian yang menggamba menggambarkan rkan bagaimana bagaimana suatu jabatan atau pekerjaan itu dilaksanakan, bagaimana wewenang, tanggung jawab, hubungannya dengan jabatan/pekerjaan lain dan risiko jabatan/pekerjaan tersebut. Job Specification: Specification: urai uraian an tent tentan ang g pers persya yara rata tan n yang yang dipe diperl rluk ukan an bagi bagi seseorang yang akan memangku/melaksanakan sesuatu jabatan/pekerjaan. Ada dua tujuan dari kegiatan analisis jabatan/pekerjaan: 1.
Untu ntuk meny enyusun usun urai uraian an jab jabatan atan ( job ( job description) description) dan persya persyarata ratan n jabatan ( job specification). specification).
2.
Sebaga Sebagaii dasar dasar untuk untuk melak melaksana sanakan kan kegi kegiata atan n manaje manajemen men SDM. SDM.
Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan atau pekerjaan sebagai berikut: a. Iden Identi tifi fika kasi si jaba jabata tan/ n/pe peke kerja rjaan an b. Ringkasan jabatan/pekerjaan c. Rincia Rincian n tugas tugas yang yang dilaks dilaksana anakan kan d. Pengaw Pengawasan asan yang yang dibe diberik rikan an dan dan diterim diterimaa Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya e. Bahan, Bahan, alat alat,, dan mesin mesin yang yang dipe dipergu rgunak nakan an f. Kond Kondis isii ling lingku kung ngan an kerj kerjaa Spesifikasi jabatan atau pekerjaan mengandung hal-hal sebagai berikut: a. Identifikasi Jabatan •
Nama
•
Kode
•
Bagian
b. Persyaratan Jabatan •
Pendidikan
•
Tingkat kecerdasan
•
Pengalaman yang diperlukan
minimum yang diperlukan
5
•
Pengetahuan dan
•
Usia
keterampilan
•
Kewarganegaraan
•
Kualifiaksi emosi
•
Kemampuan-kemampuan
•
Peryaratan fisik
•
Status perkawinan
•
Jenis kelamin
khusus lainnya
•
Dengan mengetahui pengertian dan tujuan analisis jabatan tersebut ,maka dalam melaksanakan suatu analisis jabatan harus di analisis dua aspek dari suatu jabatan ,yaitu : •
Aspek kegiatan pelaksanaan pekerjaan ( job description), description), yaitu mengenai apa yang sebenarnya dikerjakan oleh pemangku jabatan.
•
Aspek persyaratan persyaratan dari seorang pemangku jabatan ( job ( job specification atau job qualification atau job requirement atau minimum hire requirement ), ), yaitu syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seorang pemangku jabatan agar dapat melaksanakan tugas dan pekerjaannya dengan baik .
Untuk Untuk dapat melakukan analisis terhadap terhadap kedua aspek tersebut tersebut ,diperlukan ,diperlukan inform informasiasi-inf inform ormasi asi yang yang berhub berhubung ungan an dengan dengan jabata jabatan n yang yang akan akan dianal dianalisi isis. s. Inform Informasi asi yang yang diperlu diperlukan kan tersebu tersebutt ddiken ddikenal al dengan dengan inform informasi asi jabata jabatan n ( job information) information) . dari dari seki sekian an bany banyak ak info inform rmasi asi jaba jabata tan n yang yang dibu dibutu tuhk hkan an untu untuk k dianalisis,dapat digolongkan ke dalam dua jenis informasi jabatan : •
Informasi Informasi jabatan tentang tentang pelaksanaan pelaksanaan pekerjaan pekerjaan ,yaitu ,yaitu informasi informasi yang menyangkut mengenai apa yang dikerjakan ,bagaimana mengerjakan tugas atau pekerjaan ,mengapa harus melakukan tugas atau pekerjaan tersebut.
•
Infomasi mengenai persyaratan jabatan ,yaitu informasi yang menyangkut mengenai kualifikasi umum dan kualifikasi khusus yang harus dimiliki seorang karyawan . termasuk kedalam kualifikasi umum yaitu : pendidikan mini minimu mum m yang yang disy disyar arat atka kan n , peng penget etah ahua uan n yang yang haru haruss dimi dimili liki ki oleh oleh seorang karyawan ,kemampuan dan keahlian yang dimiliki karyawan yang diperoleh baik dari praktikum maupun latihan kerja yang meliputi keahlian ment mental al ,fis ,fisik ik ,dan ,dan sosi sosial al,, dan dan peng pengal alam aman an kerj kerjaa kary karyaw awan an yang yang 6
berhubungan dengan perkerjaan tertentu. Termasuk kedalam kualifikasi khusus khusus yaitu : bakat yang dimiliki ,kemampuan ,kemampuan pengendali pengendalian an diri , minat kerja, kerja, kondis kondisii fisik fisik yang yang sehat, sehat, dan jenis jenis klamin klamin untuk untuk menyel menyelesai esaikan kan tugas yang serasi. Adapun manfaat dari anlisis jabatan adalah: 1. Menetap Menetapkan kan dasar-da dasar-dasar sar rasional rasional pengupa pengupahan han dan penggajia penggajian n yang yang obyektif. 2. Men Menghap ghapu uskan skan
persy ersyar arat atan an-p -per ersy syar arat atan an
kerj kerjaa
yang ang
dap dapat
me
nyebabkan diskriminasi dalam pengadaan karyawan. 3. Merenc Merencana anakan kan kebut kebutuha uhan-k n-kebu ebutuh tuhan an sumber sumber daya daya manusi manusiaa di waktu waktu yang akan datang dan sebagai basis perencanaannya. 4. Menentukan Menentukan lamaran-lamar lamaran-lamaran an dengan dengan lowongan-lo lowongan-lowong wongan an pekerjaan pekerjaan yang tersedia. 5. Menentukan Menentukan dasar-dasar dasar-dasar dan kebutuhan kebutuhan penyelengg penyelenggaraan araan latihan latihan baik baik bagi karyawan baru maupun karyawan lama. 6. Mene Menent ntuk ukan an pola pola atau atau poko pokokk-po poko kok k siste sistem m peng pengem emba bang ngan an
kari karier er
karyawan yang tepat dan menyeluruh. 7. Menetapkan Menetapkan standar-stand standar-standar ar prestasi prestasi kerja yang realistik realistik 8. Mene Menemp mpat atka kan n kary karyaw awan an pada pada peke pekerj rjaa aann-pe peke kerj rjaa aan n yang yang sesu sesuai ai dengan keterampilannya secara efektif. 9. Penata Penataan an jabatan jabatan dan penge pengemba mbanga ngan n organisas organisasi. i. 10. 10. Memb Memban antu tu kemu kemuda daha han n dala dalam m mema memaha hami mi tuga tugass teru teruta tama ma bagi bagi karyawan baru. 11. Memperbaik Memperbaikii aliran atau alur kerja 12. 12. Memp Memper erlan lanca carr hubu hubung ngan an kerj kerjasa asama ma dan dan salin saling g peng penger ertia tian n anta antar r karyawan dan antarsatuan organisasi. 2.3 Tahapan Tahapan Analisis Analisis Jabatan Jabatan
Anal Analis isis is jaba jabata tan n pada pada dasa dasarn rnya ya adal adalah ah suat suatu u pros proses es peng pengum umpu pula lan, n, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut : 1. Tahap Tahap persia persiapan pan dan perenc perencana anaan an 2. Taha Tahap p pen pengu gump mpul ulan an data data 7
3. Taha Tahap p pen pengo gola laha han n dat dataa Beberap Beberapaa prinsi prinsip p yang yang harus harus dilaksa dilaksanak nakan an dalam dalam analisi analisiss jabatan jabatan dapat dapat diuraikan sebagai berikut : 1.
Batas Batas-ba -bata tass peke pekerj rjaan aan dalam dalam suat suatu u jaba jabata tan n haru haruss dite ditent ntuk ukan an deng dengan an jelas yang menyangkut kewenangan jabatan dan batasan suatu perkerjaan agar tidak terjadi tumpang tindih (over lapping lapping ) denga denga jabatan lain .
2.
Anal Analis isis is jaba jabata tan n haru haruss dida didasa sark rkan an pada pada keny kenyat ataa aan n (obj (objek ekti tivi vita tas) s) dimana dimana data yang digunak digunakan an
harus harus benar-be benar-benar nar aktual aktual dan dapat dapat
dipercaya dengan maksud untuk mengurangi subjektivitas individu. 3.
Proses Proses aktivi aktivitas tas dalam dalam suatu suatu jabatan jabatan harus harus disusu disusun n secara secara kronolo kronologis gis untuk mempermudah menganalisis dan mengevaluasinya.
4.
Situ Situasi asi atau kondi kondisi si perk perkerj erjaa aan n haru haruss dipe diperh rhati atika kan n agar agar anal analis is dapa dapatt memahami memahami mengapa mengapa suatu pekerjaan pekerjaan harus harus dilakukan dilakukan dalam suatu suatu jabatan tertentu .
Prosedur analisis jabatan dapat diuraikan sebagai berikut : 1.
Pene Penent ntua uan n tuju tujuan an anal analis isis is jaba jabata tan, n, meru merupa paka kan n lang langka kah h awal awal yang yang harus harus dilaku dilakukan kan untuk untuk menget mengetahu ahuii tujuan tujuan dilaku dilakukan kannya nya analis analisis is jabatan dan informasi apa yang diperlukan.
2.
Perenc Perencana anaan an analisis analisis jabatan jabatan,me ,merup rupaka akan n langkah langkah penyusu penyusunan nan rencan rencanaa yang meliputi : a. Penentuan
infor formasi
umum
tentang
organi anisas sasi
dan
car cara
memperolehnya, seperti visi, misi, struktur termasuk data jabatan yang yang ada, ada, meka mekani nism smee kerj kerjaa orga organi nisas sasi, i, daft daftar ar kary karyaw awan an , data data mengenai lingkungan kerja,dan berbagai kebijana kepegawaian. b. Penentuan
komponen
informasi
jabatan
yang
menyangkut
identifikasi jabatan, pelaksanaan pekerjaan, dan persyaratan jabatan. c. Penent Penentuan uan metode metode pengum pengumpul pulan an data data yang yang mencak mencakup up pendek pendekata atann pendekatan yang digunakan, sumber data, dan teknik pengumpulan data. data. Pendek Pendekatan atan yang yang dapat dapat diguna digunakan kan antara antara lain lain pendek pendekata atan n berdasarkan individu pemangku jabatan, pengambilan sampel , nama 8
jabatan yang sama atau setara , dan rumpun jabatan yang sama. Sumber data dapat diperoleh melalui karyawan yang bersangkutan, pimpinan , literature, maupun orang lain yang mengetahui jabatan terte tertent ntu. u. Tekn Teknik ik peng pengum umpu pula lan n data data dapa dapatt dila dilaku kuka kan n mema memalu luii penyebaran( questionnaire), questionnaire), wawa wawanc ncar araa (interview) interview) ,buku ,buku catatan catatan harian karyawan ( log book ) ,maupun pengamatan (observation (observation). ). 3.
Peng Pengum umpu pulan lan data data jabat jabatan an ,yai ,yaitu tu mengum mengumpu pula lan n data data jaba jabata tan n yang yang diperlukan dengan urutan langkah sebagai berikut : a. Memilih Memilih unit kerja kerja yang yang akan diambil diambil datanya datanya b. Inventarisasi jabatan yang ada dalam unit kerja yang bersangkutan c. Inventarisasi Inventarisasi jumlah jumlah pemangk pemangku u jabatan jabatan d. Menentukan Menentukan jumlah jumlah sampe sampe pada unit unit kerja kerja e. Memilih Memilih nama pemang pemangku ku jabatan jabatan sebagai sebagai sampel sampel f. Mela Melak kukan ukan
peng engumpu umpula lan n
data ata
den dengan gan
meng menggu gun nakan akan
tek teknik nik
pengumpulan data tertentu g. Mencatat Mencatat dalam lembar lembar kerja kerja analisis analisis jabatan jabatan job (job analysis workship) workship) 4.
Peng Pengol olah ahan an data jabat jabatan an , yait yaitu u mela melaku kuka kan n peng pengol olah ahan an data sepert sepertii tampak ada table.
5.
Peny enyajia ajian n anal analis isis is jab jabatan atan,y ,yai aitu tu peny penyaj ajia ian n dalam alam bentu entuk k urai uraian an pekerjaan atau deskripsi jabatan ( job job description) description) , persyaratan jabatan ( job job specification), specification), klasifikasi jabatan ( job job classification), classification), desan jabatan ( job job design), design), dan nilai jabatan ( job value). value).
6.
Penyu Penyusun sunan an progra program-p m-prog rogram ram manaje manajemen men SDM
9
Informasi Informasi umum organisas i
Pelaksana an pekerjaan
Informa si jabatan
Proses analisis Hubungan kerja dan lingkungan
Intensitas hubungan karyawan dengan deskripsi tugas Keseimbang an karyawan dengan deskripsi tugas
Kualifikasi formal
Identifikasi data organisasi,j abatan dan tata kerja
Tingkat kompleksit as tugas
Struktur organisasi dan arus proses
Apa yang dilakukan
Inventar isasi dan desain data
Pola struktur organisasi, jabatan dan tata kerja
Fungsi karyawa n Uraian pekerj aan
Cara penggunaa n alat
Syarat -syarat umum
Bagaimana
Proses
Kemampua n dan keahlian yang dibutuhkan
Jenis kualifika si : pendidik an,latih an, pengala man
Syarat jabatan Kualifikasi penyesuaian kerja dan lingkungan
Hasil analisis
Syarat -syarat khusus
Penyesuaia n fisik dan mental yang diperlukan
Jenis kualifika si : fisik, bakat, minat, emosi
Deskri psi jabata n
Ciri jabata n
Syarat jabata n
Spesifi kasi jabata n
10
Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut: 1. Tahap Tahap persiap persiapan an dan perencan perencanaan aan.. Pada Pada tahap tahap ini beberapa beberapa kegiatan kegiatan yang dilakukan adalah : a. Penega Penegasan san kembal kembalii struktu strukturr organisas organisasii yang akan menjadi menjadi peganga pegangan n bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya. b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi c. Menet Menetap apka kan n meto metode de peng pengum umpu pula lan n data data yang yang akan akan digu diguna naka kan n dan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir, dll) d. Memben Membentuk tuk tim pelaksa pelaksana na analisis analisis dan menjelas menjelaskan kan tentang tentang metode metode yang akan digunakan. e. Komu Komuni nika kasi si/p /pen enje jelas lasan an oleh oleh pimp pimpin inan an peru perusah sahaan aan kepa kepada da semua semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan. Hal ini dilaks dilaksana anakan kan untuk untuk menceg mencegah ah terjad terjadiny inyaa salah salah penger pengertia tian n dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru. 2.
Tahap Pe Pengumpulan Da Data Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara: a. Metod Metodee Obser Observa vasi si dan dan Wawa Wawanc ncara ara Metode Metode observ observasi asi berarti berarti pelaks pelaksana ana analis analisis is jabata jabatan n mengam mengamati ati secara langsung di tempat tempat bagaimana bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dilaksanakan dan mencatatnya mencatatnya untuk untuk di olahnya olahnya menjadi menjadi informasi. informasi. Sedangkan Sedangkan dalam metode wawancara wawancara petugas petugas analisis analisis mewawancarai mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan ) Pengumpula Pengumpulan n data dilakukan dilakukan melalui penyebaran penyebaran daftar pertanyaan pertanyaan kepada kepada semua semua karyaw karyawan an untuk untuk di isi. Daftar pertan pertanyaa yaan n itu bisa bisa bersifat terbuka (Open ended ) artinya, artinya, penjawab penjawab harus memberikan memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak 11
dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat tertutup (Closed ( Closed ), ), maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya atau tidak, atau benar-salah. c. Meto Metode de Stud Studii Refer Referen ensi si Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan ahli, rujukan yang ada dan perban perbandin dingan gan dengan dengan organi organisasi sasi lain. lain. Metode Metode ini jarang jarang digunakan. d. Meto Metode de Komb Kombin inas asii Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus. e. Metode Metode observ observasi asi di tempat tempat dapat dapat diadakan diadakan untuk untuk jabata jabatan n atau posisi posisi yang yang khusus khusus.. Observ Observasi asi dapat dapat mengun mengungka gkapka pkan n hal-ha hal-hall yang yang tidak tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan. Metode Metode wawanc wawancara ara dilaku dilakukan kan mengin mengingat gat tidak tidak semua semua jabatan jabatan dapat dapat dianal dianalisis isis secara secara tertul tertulis. is. Jabatan Jabatan seperti seperti:: jabata jabatan n teknis, teknis, profesi profesiona onal, l, kepengawasan dan eksekutif sebaiknya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan. Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan dengan gaya gaya bahasa bahasa khusus khusus guna guna menceg mencegah ah kesalah kesalahpah pahama aman n dalam dalam penafsiran. Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik. 3. Tahap Tahap Pengol Pengolaha ahan n Data Data Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu: a. Menentukan Menentukan faktor-f faktor-faktor aktor dari dari penilaian penilaian jabatan jabatan 12
b. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor c. Analisa Analisa hasil intervie interview w dan kuisioner kuisioner yang yang telah telah di isi d. Analisa Analisa persyar persyarata atan n jabatan jabatan e. Menyus Menyusun un uraia uraian n jabatan jabatan f. Melakukan Melakukan pola penilai penilaian an jabatan jabatan sebagai dasar dasar dari penentu penentuan an sistem personalia lainnya g. Memper Mempersiap siapkan kan rekome rekomend ndasi asi bagi bagi perenc perencana anaan an tenaga tenaga kerja, kerja, pola pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.
13
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 3.1 Kesimp Kesimpula ulan n
1. Analis Analisis is Jabatan Jabatan merupaka merupakan n upaya upaya untuk mendapa mendapatka tkan n inform informasi asi mengenai mengenai suatu suatu jabatan jabatan dan syaratsyarat-sya syarat rat yang yang diperlu diperlukan kan untuk untuk dapat dapat memega memegang ng jabatan tersebut dengan baik. 2. tujuan tujuan dari kegiatan kegiatan analisis analisis jabatan/pe jabatan/pekerjaan kerjaan untuk untuk menyusun menyusun uraian jabatan jabatan ( job job description) description) dan per syaratan jabatan ( job specification). specification). Sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan manajemen SDM. 3. Tahap Tahap – tahap dalam dalam analisi analisi jabatan jabatan terdapa terdapatt 3 tahap tahap yaitu yaitu tahap persiap persiapan an dan perencanaan, tahap pengumpulan data, tahap pengolahan data. 3.2 3.2 Sara Saran n
1. Penu Penuli liss meny menyara arank nkan an agar agar anal analisi isiss jabat jabatan an lebi lebih h di info inform rmasi asika kan n kemb kembal alii kepada masyarakat banyak agar dalam proses pemilihan karyawan maupun dalam menjalankan jabatan lebih efektif.
14
DAFTAR PUSTAKA Pujangkor Pujangkoro, o, Sugiharto Sugiharto.. 2004. 2004. Analisis Jabatan (Job Analysis). [PDF]. www. USU.ac.id. Diunduh pada, 12 Mei 2013. Sirait,Rais. 2012. MSDM 2012. MSDM Untuk Analisis Jabatan. [online]. www.wordpress.com www.wordpress.com.. Diunduh pada, 12 Mei 2013. Sofyandi, Herman. 2008. Manajemen 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Manusia . Yogyakarta : Graha Ilmu.
15
