Guía para la elaboración de un manual de Funciones

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES

GUIA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1. Misión 2. Identificación y referencia en el puesto de trabajo • Departamento o área • Dependencia • Subordinados 3. Función básica 4. Responsabilidades y ocupaciones • Responsabilidades • Ocupaciones 5. Marco de relación • Interno • Externo A continuación, ponemos dos ejemplos de implementación de cada función. MISIÓN DE LA SOCIEDAD DE SAN PABLO Promover y formar integralmente la persona humana inserta en la cultura de la comunicación, en particular, en su dimensión religiosa, a través de la editorial multimedial, haciéndose referencia significativa en la Sociedad actual. 1. DESCRIPCIÓN DE PUESTO Director General 2. MISIÓN “Programar, organizar, ejecutar y controlar simultánea y gradualmente las actividades apostólicas circunscripcionales (Cfr. Servicio de la autoridad en la Sociedad de San Pablo, Manual No. 426) con delegación del Superior Mayor, promoviendo la unidad entre las áreas: Administrativa, editorial, difusión, producción, en la perspectiva del “editor único multimedial Paulino”.

C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO) Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C. Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * [email protected] 2


3. IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO Departamento: Dirección General Dependencia directa: Consejo de Administración Subordinados: Toda la organización 4. FUNCIÓN BÁSICA (Cfr. Servicio de la autoridad en la Sociedad de San Pablo, Manual No. 426; ss). • Asegurar la continuidad de la Obra apostólica a corto, medio y largo plazo, garantizando un crecimiento rentable, reforzando la imagen y posición de la misma en el mercado. • Controlar, evaluar y mejorar la situación de la Obra apostólica: estado de resultados, balance financiero y social, así como el rendimiento y la calidad de la empresa. • El puesto conlleva la labor de coordinar, prever, organizar o reorganizar todos los departamentos para el buen funcionamiento de la Obra apostólica, asimismo, dispone de la última toma de decisión en la empresa. 5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES a) Responsabilidades: • Custodiar la buena imagen de la Organización San Pablo, ejerciendo como portavoz cuando así se requiera. • Establecer las líneas estratégicas de la Organización. • Desarrollar el esquema organizativo básico: organigramas, funciones, manuales de organización, etc. • Marcar las políticas generales: inversiones, compras, productos, investigación y desarrollo, recursos humanos, mercados potenciales, etc. • Fijar los objetivos globales. • Asignar objetivos y recursos a cada División. • Utilizar las colaboraciones externas más adecuadas que contribuyan a consolidar la posición de la Organización y alcanzar los objetivos. • Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos, procurando su óptimo aprovechamiento. • Coordinar y controlar las actuaciones y procesos de las diferentes áreas. • Propiciar la máxima integración con el CIDEP, haciéndola compatible con los intereses, peculiaridades y autonomía de actuación propios de la Organización San Pablo en la Circunscripción. C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO) Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C. Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * [email protected] 3


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Coordinar la gestión de Recursos Humanos junto con la Dirección / División Administrativa en materia de contrataciones, cambios, promociones, sanciones, etc. Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones.

b) Ocupaciones: • Impulsar y supervisar el desarrollo de soportes de planificación: previsiones, investigación, hipótesis, análisis, objetivos, estrategias y planes. • Determinar las previsiones sobre las que se deben establecer los objetivos globales. • Distribuir los objetivos entre las diferentes Direcciones / Divisiones, argumentando los criterios de previsión y asignación. • Analizar los planes y propuestas que las distintas Direcciones / Divisiones desarrollen para cumplir los objetivos. • Aprobar, modificar o rechazar las sugerencias y propuestas. • Analizar y aprobar los presupuestos de las Direcciones / Divisiones. • Asistir a las convocatorias que se reciban tanto del Consejo de Administración, como del ámbito internacional de la Sociedad de San Pablo. • Representar a la Dirección / División Editorial en los foros empresariales y oficiales, cuando así se requiera. • Asistir a ferias, certámenes, conferencias, etc., cuyo contenido contribuya a mejorar conocimientos y criterios en relación con su actividad profesional. • Presidir el comité de producto y formar parte, como miembro de los diferentes comités de cada Dirección / División. • Decidir los nombramientos, bajas y traslados en los puestos del primer nivel de la estructura. • Supervisar las propuestas que reciba de los responsables de cada Dirección / División y Departamento, para nuevas funciones de sus respectivas áreas. • Planificar reuniones para el seguimiento de la gestión de las distintas Direcciones / Divisiones. • Controlar el uso correcto de la Identificación corporativa. • Adoptar medidas para mejorar la calidad y efectividad de la gestión (formación, información, organización, motivación, sistemas, equipos, etc.). • Buscar, seleccionar y negociar colaboraciones externas (asesorías, agencias, especialistas), que contribuyan a incrementar la eficacia de la organización y a alcanzar sus objetivos. C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO) Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C. Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * [email protected] 4


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Transmitir a los miembros de su equipo todas las informaciones de interés que le lleguen en relación con la Organización y su actividad. Exigir el cumplimiento de la normativa legal vigente, por parte de todas las áreas de gestión.

6. MARCO DE RELACIÓN a) Interno: Consejo de Administración o de Apostolado Directores / Gerentes de División Miembros del Comité de Producto / Consejo editorial b) Externo: Organizaciones Paulinas Internacionales Responsables de organismos oficiales y de otras empresas del sector SEGUNDO EJEMPLO 1. DESCRIPCIÓN DE PUESTO Responsable de Marketing y Publicidad 2. MISIÓN Crear e implementar las estrategias necesarias de marketing y publicidad, que permitan fortalecer la difusión y la imagen corporativa de la Organización apostólica en la Circunscripción. 3. IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO Departamento: Marketing y Publicidad – Dirección /División Comercial Dependencia directa: Director Comercial y Subdirector Comercial Subordinados: Ninguno 4. FUNCIÓN BÁSICA • Orientar las decisiones estratégicas de la Dirección, detectando las tendencias, evolución, oportunidades y riesgos de mercado. • Reforzar la imagen y el posicionamiento de la Organización y favorecer la implementación de los objetivos, apoyando la gestión de venta.



5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES a) Responsabilidades: • Establecer previsiones a mediano plazo para la elaboración del Plan Estratégico. • Elaborar y gestionar el Plan de Marketing de la Obra apostólica. • Negociar sus objetivos. • Procurar los recursos necesarios para alcanzarlos. • Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos y procurar su óptimo aprovechamiento. • Coordinar y controlar las actuaciones y procesos en su área de gestión. • Mantener información actualizada sobre materiales, procesos, productos, técnicas, sistemas y proveedores, relacionados con su gestión, para considerar la conveniencia de su utilización. • Detectar oportunidades de mercado. Valorar el potencial de venta de los diferentes productos que se planteen. • Asesorar a la Dirección / División Comercial en el establecimiento de objetivos de ventas. • Fomentar en toda la Organización la sensibilidad hacia los planteamientos de mercado. • Mantener un conocimiento actualizado de la imagen de la Empresa en el mercado, del posicionamiento de sus productos y de las características de sus clientes. • Valorar la eficacia y resultados de las diferentes acciones de Marketing que se planteen o se hayan realizado. • Establecer los atributos y características, tanto de la Organización como de sus productos, que sean de mayor interés para la comunicación. • Procurar el mejor clima laboral en su equipo. • Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones de su área. b) Ocupaciones: • • • •

Elaborar los presupuestos del Departamento. Proponer el programa de actuación para alcanzar los objetivos establecidos por la Dirección (Plan de Marketing). Llevar a cabo el seguimiento de resultados de venta (volumen y cuotas) y sus desviaciones respecto a los objetivos. Estudiar, proponer y llevar a cabo actuaciones para corregir desviaciones respecto a los objetivos. C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO) Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C. Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * [email protected] 6


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Valorar el costo de las diferentes acciones de marketing y su efecto sobre las ventas y la imagen. Localizar fuentes de información sobre el mercado. Diseñar el plan sistemático de investigación y encargarse de su realización. Detectar las necesidades puntuales de investigación, ante determinadas acciones de Marketing propias o de la competencia, situaciones coyunturales del mercado o demandas de otras áreas. Planificar, coordinar y ejecutar las acciones de Marketing y comunicación en los canales de venta, red comercial, clientes y suscriptores. Elaborar el plan de medios publicitarios, negociando y contratando los espacios publicitarios. Definir y elaborar, en colaboración con diseño gráfico, los anuncios de todos los materiales y elementos publicitarios: catálogos, folletos, carteles, invitaciones, boletines, expositores, material PLV, etc. Ejecutar las campañas de Marketing Directo: campañas piloto y comprobación de parámetros estimados. También definir y elaborar los elementos que las acompañan, tales como cartas, folletos, cupones respuesta, etc. Por cada acción realizada, confeccionar un informe sobre ejecución, resultados y sugerencias sobre posibles actuaciones a llevar a cabo. Analizar la documentación disponible y elaborar informes de situaciones y de tendencias. Elaborar análisis sobre aquellos aspectos, cualidades y atributos de la Organización y sus productos, que son más apreciados por el público-objetivo y aquellos que la realidad propia permite asumir. Tramitar propuestas de compra de equipos, materiales y servicios, para su posterior autorización. Estudiar las segmentaciones de mercado más adecuadas para los productos disponibles. Mantener reuniones con los responsables de su equipo para recibir información y seguir directrices en relación a sus gestiones. Asistir a ferias, congresos, certámenes, conferencias, etc., cuyo contenido contribuya a mejorar los conocimientos y los criterios en relación con su actividad profesional. Estudiar y proponer medidas para mejorar la calidad y efectividad de su departamento. Trasladar a su superior jerárquico cualquier información de interés recogida en su área de responsabilidad. Recopilar, consultar y garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones de su gestión. C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO) Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C. Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * [email protected] 7


6. MARCO DE RELACIÓN a) Interno: • Director Comercial y Subdirector Comercial • Miembros del Comité de Producto / Consejo Editorial • División Editorial / Dirección editorial • Jefe de Administración de Ventas, Director/Gerente de Librerías • División / Dirección de Administración, Recursos Humanos y Asuntos Generales b) Externo: • Medios de comunicación, organismos oficiales, personalidades, autores. • Organizadores de ferias, congresos, certámenes, simposios, etc. • Proveedores de investigación, agencias de marketing y telemarketing directo, agencias de publicidad, imprentas, ilustradores, empresas de regalos y promociones.


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