Guía Capitulo 4 1. ¿Qué tipos de información hay que buscar en las entrevistas? En las entrevistas de usted necesita obtener las opiniones del entrevistado y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales. 2. Liste los cinco pasos necesarios en la preparación para una entrevista. Leer el material sobre los antecedentes. Establecer los objetivos de la entrevista. Decidir a quién entrevistar. Preparar al entrevistado. Decidir sobre los tipos de preguntas y su estructura. 3. Defina lo que significa preguntas abiertas en una entrevista. Mencione ocho beneficios y cinco desventajas de usarlas. Las preguntas abiertas son del tipo: “¿Qué piensa en cuanto a poner a todos los gerentes en una intranet?”, “Por favor explique cómo toma una decisión sobre la programación de tiempos y fechas.”, “¿En qué formas extiende el sistema su capacidad de realizar tareas que no sería posible realizar mediante algún otro medio?”. Abiertas describe las opciones que tiene el entrevistado para responder. Beneficios El entrevistado baja la guardia. El entrevistador puede percibir el vocabulario del entrevistado, lo cual refleja su educación, valores, posturas y creencias. Se proveen muchos detalles. Se descubren vías de cuestionamiento adicionales que de otra manera no se hubieran explotado. El entrevistado encuentra el proceso más interesante. Se permite una mayor espontaneidad. El entrevistador puede expresar mejor las preguntas. El entrevistador puede recurrir a ellas en caso de que tenga que improvisar. Desventajas Las preguntas pueden generar muchos detalles irrelevantes. Se puede llegar a perder el control de la entrevista. Se permiten respuestas que pueden requerir demasiado tiempo debido a la cantidad obtenida de información útil. Podría parecer que el entrevistador no está preparado. Puede darse la impresión de que el entrevistador “anda de pesca”, sin objetivos bien definidos. 4. ¿Cuándo es apropiado usar preguntas abiertas en las entrevistas? Es posible estructurar su entrevista en tres modos distintos: una estructura de pirámide. Una estructura de embudo o una estructura de diamante. Cada uno es apropiado bajo condiciones distintas y tiene funciones diferentes.
5. Defina lo que implica el uso de preguntas cerradas en una entrevista. Mencione seis beneficios y cuatro desventajas de usarlas. Las preguntas cerradas de una entrevista limitan las opciones de los encuestados. Los ejemplos se seleccionaran de entrevistas diferentes y no se muestran en ningún orden especial. Beneficios Ahorrar tiempo. Comprar las entrevistas fácilmente. Ir al grano. Mantener el control durante la entrevista. Cubrir terreno rápidamente. Conseguir datos relevantes. Desventajas Aburren al entrevistado. No permiten obtener gran cantidad de detalles (debido a que el entrevistador proporciona el marco de referencia para el entrevistado). Olvidar las ideas principales por la razón anterior. Nos ayudan a forjar una relación cercana entre el entrevistador y el entrevistado. 6. ¿Cuándo es apropiado usar preguntas cerradas en las entrevistas? Le dan una pregunta y cinco respuestas, pero no le permiten anotar su propia respuesta y aun así se espera que conteste la pregunta correctamente. 7. ¿Qué es una pregunta de sondeo? ¿Cuál es el propósito de usar una pregunta de sondeo en las entrevistas? Los sondeos permiten a los analistas de sistemas a ahondar en las preguntas para conseguir respuestas más detallas. Los ejemplos se seleccionaron de las diferentes entrevistas y no se muestran en ningún orden especial. El propósito del sondeo es ir más allá de la respuesta inicial para conseguir mayor significado, clarificar, obtener y ampliar la opinión del entrevistado. Pueden constar de preguntas abiertas o cerradas. 8. Defina lo que significa estructura de pirámide. ¿Cuándo es útil emplearla en las entrevistas? La estructura pirámide para entrevistar va de las preguntas específicas a las generales. Inician con una pregunta específica, y terminan con una pregunta general. Es conveniente utilizar una estructura de pirámide para las secuencias de las preguntas cuando desea una opinión concluyente del tema. Tal es el caso de la pregunta final. 9. Defina lo que significa estructura de embudo. ¿Cuándo es útil emplearla en las entrevistas? Las estructuras de embudo empiezan con una pregunta general, y terminan con una pregunta específica. Se debe utilizar cuando el entrevistado tiene opiniones fuertes acerca del tema y necesita libertad para expresar sus emociones. 10. Defina lo que significa estructura en forma de diamante. ¿Cuándo es útil emplearla en las entrevistas? Con frecuencia, es mejor la combinación de las dos estructuras anteriores, lo cual da como resultado una estructura diamante. Implica empezar de una manera específica, después se examinan los aspectos generales y finalmente se termina con una conclusión específica. A la mitad de la entrevista se le pide al entrevistado, que dé su opinión sobre temas amplios, que obviamente no tiene una respuesta “correcta”. Posteriormente, el entrevistador limita de nuevo
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Las preguntas para obtener respuestas especificas con lo cual propicia, tanto como para él como para el entrevistado, una forma de cerrar la entrevista. Las estructuras diamantes combina las fortalezas de los otros dos métodos, pero tienen la desventajas de tomar mucha más tiempo que cualquiera de las otras estructuras. Defina diseño de aplicación conjunta (JAD). No importa cuán experto llega a ser como entrevistador, inevitablemente experimentara situaciones en las cuales las entrevistas uno a uno no parecerán tan útiles como usted quisiera. Las entrevistas personales requieren mucho tiempo y están sujetas a error, y sus datos están sujetos a una mala interpretación. De donde la IBM desarrolló un método alternativo para entrevistar a los usuarios uno a uno, conocido como diseño conjunto de aplicaciones (Join Application Desing, JAD). Haga una lista de las situaciones que garantizan el uso de JAD en vez de las entrevistas personales en la organización. Son reducir el tiempo, (y el costo) requeridos por las entrevistas personales, mejorar la calidad de los resultados de la evaluación de los requerimientos de información. y generar una mayor identificación con los nuevos sistemas de información como resultado de los sistemas participativos. Haga una lista de los beneficios potenciales de usar el diseño de aplicación conjunta. Los grupos de usuarios están intranquilos y quieren algo nuevo, no una solución común a un problema típico. La cultura organizacional apoya los métodos conjuntos de resolución de problemas entre diversos niveles de empleados. Los analistas prevén que cualquier cantidad de ideas generadas por medios de las entrevistas uno a uno no serán tan abundante como la cantidad de ideas que se podrían obtener de un ejercicio en grupo. El flujo de trabajo de la organización permite la ausencia de personal importante durante un periodo de dos a cuatro días. Haga una lista de tres posibles desventajas de usar JAD como alternativa para las entrevistas personales. La primera desventaja requiere que todos los participantes dediquen una cantidad de tiempo. Dado que JAD, requiere un compromiso de dos a cuatro días, no es posible hacer cualquier otra actividad al mismo tiempo o cambiar el horario de las actividades, como se hace típicamente en las entrevistas uno a uno. El segundo peligro se manifiesta si la preparación para las sesiones de JAD es inadecuada en cualquier aspecto o si el informe de seguimiento y la documentación de especificaciones están incompletos. En estos casos los diseños resultantes podían ser pocos satisfactorios. Es necesario que muchas variables se conjuguen correctamente para que JAD tenga éxito. En caso contrario, muchas cosas pueden salir mal. El éxito derivado de las sesiones de JAD es menos predecible que aquel que se consigue a través de las entrevistas tradicionales. Por último quizás las habilidades y cultura que requieren la organización no se hayan desarrollado lo suficiente para permitir el esfuerzo concertado indispensable para ser productivo en un escenario JAD. A la postre usted tendrá que determinar si la organización se compromete con, y está preparada para, este enfoque.
15. ¿Qué tipos de información busca el analista de sistemas mediante el uso de cuestionarios o encuestas? Es una técnica de recopilación de información que permite a los analistas estudiar las actitudes, creencias, comportamientos y características de muchas personas importantes en la organización que podían estar afectadas por los sistemas actuales y los propuestos.
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Las actitudes consisten en lo que las personas de la organización dicen lo que quieren (en un nuevo sistema, por ejemplo); las creencias son lo que las personas realmente piensan que es verdad; el comportamiento es lo que los miembros de la organización hacen, y las características son propiedades de las personas o cosas. Haga una lista de cuatro situaciones en las que se utilicen los cuestionarios en forma apropiada. Las personas que necesitan encuestar se encuentran ubicaciones dispersas, (diferentes instalaciones de la misma corporación) Una gran cantidad de personas están involucradas en el proyecto de sistema, y es importante saber qué proporción de un grupo dado, (por ejemplo, los directivos) aprueba o desaprueba una característica específica del sistema propuesto. Está haciendo un estudio preliminar y desea medir la opinión general antes de que se determine el rumbo que tomara el proyecto de sistema. Desea tener la certeza de que en las entrevistas de seguimiento se identificara y abordara cualquier problema relacionado con el sistema actual. ¿Cuáles son los dos tipos básicos de preguntas que se utilizan en los cuestionarios? Son las abiertas y las cerradas, al igual que en las entrevistas. Debido a las limitaciones propias de los cuestionarios, se justifica una explicación adicional de los tipos de preguntas de éstos. Haga una lista de dos razones por las que un analista de sistemas usaría una pregunta cerrada en un cuestionario. Cuando el analista de sistema puede listar eficazmente todas las posibles respuestas a la pregunta. Cundo todas las respuestas listadas mutuamente excluyentes, es decir, que al elegir una se impida la elección de cualquiera de las demás. Haga una lista de dos razones por las que un analista de sistemas usaría una pregunta abierta en un cuestionario. Recuerde que las preguntas abiertas son aquellas que dejan abiertas al encuestado todas las posibles opciones de respuesta. Cuando redacte preguntas abiertas para un cuestionario, anticipe que tipo de respuesta obtendrá. En consecuencia, aun cuando redacte una pregunta abierta, debe ser suficientemente específica para guiar al encuestado a responder de una manera particular. ¿Cuáles son los siete lineamientos para elegir el lenguaje para el cuestionario? Use el lenguaje de los encuestados siempre que sea posible. Utilice una redacción sencilla. Esfuércese por ser específico en lugar de divagar en la redacción. También evite las preguntas demasiadas específicas Haga preguntas breves
No sea condescendientes con los entrevistados ni los subestime con opciones de lenguajes de bajo nivel. Evite la parcialidad en la redacción. Evitar la parcialidad implica también evitar preguntas ofensivas. Dirija las preguntas a los encuestados adecuados (es decir, aquellos que le puedan responder). No dé por sentado que estos tendrán bastantes conocimientos. Asegúrese de que el aspecto técnico de las preguntas es preciso antes de incluirlas 21. Defina lo que significa escalar. El escalamiento es el proceso consistente en asignar números u otros símbolos aun atributo o característica con propósitos de medición. Las escalas son a menudo arbitrarias y en algunos casos no son únicas. Por ejemplo: 1. La temperatura se mide de varias maneras; los dos más comunes son las escalas Fahrenheit 8donde el punto de congelamiento ocurre a 32 grados y el de ebullición 212 grados)
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2. En la escala Celsius (donde el punto de congelación ocurre a 0 grados y el de ebullición de 100grados) ¿Cuáles son los dos tipos de información o de escalas que utilizan los analistas de sistemas con más frecuencia? Las escalas nominales Las escalas de intervalos ¿Para qué se utilizan las escalas nominales? Se utilizan para clasificar cosas. Una pregunta como: ¿Qué tipo se software usa más? • Un procesador de texto • Una hoja de cálculo • Una base de datos • Un programa de correo electrónico Se vale de una escala nominal. Obviamente, las escalas nominales son las formas de medición más débiles. Por lo general, todo lo que el analista puede hacer con ellas es obtener los totales para cada clasificación. Mencione un ejemplo de una escala de intervalo. Las escala Fahrenheit y Celsius, que miden la temperatura, son ejemplo de escalas de intervalos. ¿Cuándo debe el analista usar escalas de intervalo? Al momento de fijar la escala en ambos extremos al analista podría dar por sentado que el encuestado percibirá que los intervalos son iguales. Si el analista de Sistemas hace esta suposición, puede realizar un análisis más cuantitativo. Defina confiabilidad en relación con la construcción de escalas. Es la que mide la consistencia. Si el cuestionario se aplica una vez y a continuación se aplica nuevamente, bajo las mismas circunstancias y en ambos casos se obtienen los mismos resultados, se dice que el instrumento tiene consistencia externa. Si el cuestionario contiene apartados, y estos tienen resultados equivalentes, se dice que el instrumento tiene consistencia Interna. Ambos tipos de consistencia son, importantes. Defina validez en relación con la construcción de escalas.
Es el grado en que la pregunta mide lo que el analista pretende medir. Por ejemplo, si el propósito del cuestionario es determinar si la organización está lista para un cambio trascendental en las operaciones por computadora. 28. Haga una lista de tres problemas que pueden ocurrir debido a la acción de construir escalas sin cuidado. CONDESCENDENCIA TENDENCIA CENTRAL EFECTO DE HALO. 29. ¿Cuáles son las cuatro acciones que se pueden tomar para asegurar que el formato del cuestionario produzca una buena tasa de respuesta? Deje bastante espacio en blanco. Proporcione suficiente espacio para escribir las respuestas. Facilite a los encuestados que marquen con claridad sus respuestas. Mantenga un estilo consistente. 30. ¿Qué preguntas hay que colocar primero en el cuestionario? Algunos lineamientos para ordenar las preguntas son: Colocar primero las preguntas más importantes. Agrupar los elementos de contenido similar. Incorporar primero las preguntas menos polémicas. 31. ¿Por qué hay que agrupar preguntas sobre temas similares? Usted necesita que los encuestados se sientan lo más cómodos e interesados posibles con las preguntas que les haga, sin que los abrume algún tema en particular. 32. ¿Cuál sería una ubicación apropiada para las preguntas controversiales? Cuando el que entrevistado se sienta seguro con el que le está haciendo las pregunta en este caso el entrevistador. 33. Haga una lista de cinco métodos para administrar el cuestionario. Citar al mismo tiempo a todos los encuestados. Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos cuando estén terminados. Permitir a los encuestados que llenen el cuestionario por sí mismos en su trabajo y que lo dejen en una caja colocada en algún punto central. Mandar por correo los cuestionarios a los empleados de las sucursales e indicarles una fecha límite, instrucciones y enviarles sobres con envío pre pagado para que devuelvan los cuestionarios llenos. Aplicar el cuestionario a través de correo electrónico o la Web. 34. ¿Qué consideraciones son necesarias cuando los cuestionarios están basados en Web? La aplicación electrónica del cuestionario vía Internet constituye una manera de llegar rápidamente a los usuarios. Los costos de duplicación son mínimos, además el encuestado puede responder cuando lo prefiera y sus respuestas se pueden recopilar y almacenar automáticamente por los medios electrónicos. Los encuestados tienen disposición para responder preguntas a través del Internet sobre temas muy delicados.
Problemas 1. Como parte de su proyecto de análisis para actualizar las funciones de contabilidad automatizadas para Xanadu Corporation, una empresa fabricante de cámaras digitales, usted entrevistará a Leo Blum, el jefe de contabilidad. Escriba de cuatro a seis objetivos de la entrevista relacionados con la forma en que Leo utiliza las fuentes de información, los formatos de la información, la frecuencia con que toma decisiones, las calidades deseadas de información y el estilo de toma de decisiones. Objetivos Buscar que el gerente Harry se sienta satisfecho con el sistema de análisis La entrevista se realice con preguntas fáciles cortas y efectivas Corregir los errores existentes en la empresa de fabricación de relojes digitales Que el gerente se sienta libre de expresar sus objetivos del sistema De información fehaciente y sea de fácil manejo a. Escriba en un párrafo cómo se acercará a Leo para programar una entrevista. Como primera medida le enviaríamos un correo electrónico para hacerle saber que realizaremos dicha entrevista donde le haría saber el día la hora y cuál será la forma en que realizaremos la entrevista para lograr los objetivos que se quieren alcanzar. Para confirmar la entrevista, de igual forma lo llamaría y así tener seguridad de que recibió el correo electrónico y de que ya está preparado para entrevistarle. b. Indique la estructura que elegirá para esta entrevista. ¿Por qué? Para esta entrevista hemos elegido la estructura de Pirámide para utilizar un enfoque deductivo empleando preguntas generalizadas y abiertas con preguntas cerradas. De igual forma elaborare un informe inicial más un informe más detallado donde se coloquen puntos clave de la entrevista con mis propias opiniones. c. Leo tiene cuatro subordinados a su cargo que también utilizan el sistema. ¿Los entrevistaría también? ¿Sí o no, y por qué? Si los entrevistaríamos, ya que lo que se quiere lograr en esta entrevista es actualizar las funciones de contabilidad automatizadas y ellos hacen parte de este departamento, con su entrevista obtendría más información detallada de como es el funcionamiento de este departamento y así lograr la actualización que se requiere. d. ¿Trataría usted también de entrevistar clientes (visitantes del sitio Web)? ¿Hay mejores formas de obtener las opiniones de los clientes? ¿Sí o no, y por qué? Si, elaboraríamos un cuestionario y se los enviara vía correo electrónico para que lo respondieran, con la información que obtenga de los clientes que lo contesten obtendría más ayuda e información y así mejorar en un alto porcentaje los datos e información de esta entrevista. e. Escriba tres preguntas abiertas que enviará por correo electrónico a Leo antes de su entrevista. Escriba un enunciado en el que le explique por qué es preferible realizar una entrevista en persona, en vez de hacerlo por correo electrónico. Enunciado: Estimado Leo, por la presente mostramos tres preguntas que nos gustaría poder que nos la respondiera, debido por el medio quisiéramos que estas la respondería en
persona ya que así usted se puede expresar con un confort más propio, el cual estaría limitado por el correo electrónico. 1. ¿Cuáles son las responsabilidades principales que usted, como jefe de contabilidad, tiene en la empresa? 2. ¿Cuánto tiempo lleva ejerciendo este cargo? 3. ¿Cuál es su visión en cuanto a los objetivos del departamento del cual usted es encargado? 2. He aquí cinco preguntas escritas por uno de los miembros de su equipo de análisis de sistemas. La persona a la que va a entrevistar es el gerente local de LOWCO, un punto de venta de una cadena nacional de descuento, quien le ha pedido que trabaje en un sistema de información de administración para proveer información sobre el inventario. Revise estas preguntas para el miembro de su equipo. 1. ¿Cuándo fue la última vez que pensó seriamente en su proceso de toma de decisiones? 2. ¿Quiénes son los empleados problemáticos en su tienda? Es decir, los que mostrarán más resistencia a los cambios en el sistema que propuse. 3. ¿Hay decisiones sobre las que necesite más información para tomarlas? 4. No tiene problemas graves con el sistema de control de inventario actual, ¿o sí? 5. Cuénteme un poco sobre los resultados que le gustaría ver. a. Vuelva a escribir cada pregunta para que sea más efectiva al obtener información. 1. ¿Ha analizado últimamente su proceso en la toma de decisiones? 2. ¿Qué trabajadores producen polémica o se oponen a los cambios con más frecuencia en su empresa? 3. ¿Tiene claridad en su toma de decisiones o necesitaría adquirir más información? 4. ¿Tiene usted algún problema en especial con el sistema de control de intervalo actual? 5. En cuanto a la salida que le gustaría ver ¿Cómo sería? b. Ordene sus preguntas en estructura de pirámide, embudo o forma de diamante y etiquételas con el nombre de la estructura que utilizó. Estructura de Pirámide: Preguntas ordenadas 1. ¿Ha analizado últimamente su proceso en la toma de decisiones? 2. ¿Tiene usted algún problema en especial con el sistema de control de intervalo actual? 3. ¿Tiene claridad en su toma de decisiones o necesitaría adquirir más información? 4. ¿Qué trabajadores producen polémica o se oponen a los cambios con más frecuencia en su empresa? 5. En cuanto a la salida que le gustaría ver ¿Cómo sería? Pirámide
¿Ha analizado últimamente su proceso en la toma de decisiones? ¿Tiene usted algún problema en especial con el sistema de control de intervalo actual? ¿Tiene claridad en su toma de decisiones o necesitaría adquirir más información?
¿Qué trabajadores producen polémica o se oponen a los cambios con más frecuencia en su empresa?
En cuanto a la salida que le gustaría ver ¿Cómo sería?
c. ¿Qué lineamientos puede dar al miembro de su equipo para mejorar sus preguntas de entrevistas en el futuro? Elabore una lista. Todas las preguntas deben ser claras y entendibles Cada pregunta debe centrarse en un solo objetivo Cada pregunta debe ser completamente independiente de la otra, de forma que no se le presenten al entrevistado dos preguntas acerca del mismo objetivo. 3. Desde que usted entró, su entrevistado, Max Hugo, ha estado revolviendo papeles, mirando su reloj y golpeteando el escritorio con sus dedos. Con base en lo que usted sabe sobre las entrevistas, adivina que Max está nervioso debido al trabajo que tiene pendiente. Describa en un párrafo cómo lidiaría con esta situación, de manera que Max pudiera poner toda su atención en la entrevista (no puede reprogramar la entrevista para otro día). Solución: Llegando a un común acuerdo de realizar la entrevista en un lugar agradable, alejado del área de trabajo (ej.: un lugar abierto con abundante vegetación y agradable vista), de manera informal y reduciendo al mínimo el tiempo de duración de la misma. Esto contribuiría en que Max pueda olvidarse de todo lo demás, pueda tener confianza en sí mismo y concentrarse al máximo en la entrevista durante el desarrollo de la misma. 4. Escriba una serie de seis preguntas cerradas que traten sobre el tema del estilo de toma de decisiones para el gerente que se describe en el problema 2. Preguntas Cerradas: 1. ¿Hace cuánto tiempo la empresa LOWCO hace uso de las funciones de inventario automatizadas? Menos de 2 años Entre 2 a 5 años Más de 5 años
2. Indique la última vez en que fueron actualizadas las funciones de inventario automatizadas de la empresa: Hace menos de 1 año Hace más de 3 años Dentro de los últimos 3 meses 3. Describa, en base a su opinión, la eficiencia del sistema de inventario automatizado antes de su última actualización: Excelente Buena Regular Malo 4. Describa, en base a su opinión, la eficiencia del sistema de inventario automatizado después de su última actualización: Excelente Buena Regular Malo 5. ¿Confía usted en el sistema que actualmente utiliza la empresa para llevar a cabo las funciones de inventario? Si No 6. ¿Estaría usted de acuerdo con la idea de implantar y poner a prueba un nuevo software automatizado que lleve a cabo las funciones de inventario en su empresa? Si No No Sabe 5. Escriba una serie de seis preguntas abiertas que traten sobre el tema del estilo de toma de decisiones para el gerente que se describe en el problema 2. 1. ¿Cuáles son las responsabilidades principales que usted, como gerente general, tiene en la empresa? 2. ¿Cuánto tiempo lleva ejerciendo este cargo? 3. ¿Cuál es su visión en cuanto a los objetivos de su empresa? 4. ¿Cómo describiría su proceso a seguir cuando toma una decisión? 5. ¿A quién (o a quienes) consulta cuando toma decisiones importantes para su empresa? 6. ¿Cómo han sido tomadas, por el resto del equipo de trabajo, el resultado de las decisiones que, anteriormente, usted ha tomado? 6. Examine la estructura de la entrevista que se presenta en la secuencia de las siguientes preguntas: 1. ¿Cuánto tiempo ha estado en este puesto? 2. ¿Cuáles son sus responsabilidades clave? 3. ¿Qué informes recibe? 4. ¿Cómo ve usted los objetivos de su departamento? 5. ¿Cómo describiría su proceso de toma de decisiones? 6. ¿Cómo se puede ofrecer un mejor soporte para ese proceso? 7. ¿Con qué frecuencia toma esas decisiones?
8. ¿A quién consulta cuando toma una decisión? 9. ¿Cuál es la decisión que usted toma y que es esencial para el funcionamiento del departamento? a. ¿Qué estructura se utiliza? ¿Cómo puede saber? La estructura que usa es la de diamante ya que empieza con preguntas cerradas y en el término medio introduce preguntas abiertas, ya para finalizar vuelve a utilizar preguntas cerradas. b. Reestructure la entrevista; cambie la secuencia de las preguntas (puede omitir algunas si es necesario). Etiquete las preguntas reordenadas con el nombre de la estructura que utilizó. Estructura de Pirámide Preguntas ordenadas: 1. ¿Cuánto tiempo ha estado en este puesto? 2. ¿Cuáles son sus responsabilidades clave? 3. ¿Qué informes recibe? 4. ¿Cómo ve usted los objetivos de su departamento? 5. ¿Cómo describiría su proceso de toma de decisiones? 6. ¿Cómo se puede ofrecer un mejor soporte para ese proceso?
¿Cuánto tiempo ha estado en este puesto? ¿Cuáles son sus responsabilidades clave? ¿Qué informes recibe?
¿Cómo ve usted los objetivos de su departamento?
¿Cómo describiría su proceso de toma de decisiones?
¿Cómo se puede ofrecer un mejor soporte para ese proceso?
7. A continuación le mostramos el primer informe de una entrevista presentado por uno de los miembros de su equipo de análisis de sistemas: “En mi opinión, la entrevista salió muy bien. El sujeto me dejó hablar con él durante una hora y media. Me contó toda la historia sobre la empresa, que fue muy interesante. También mencionó que las cosas no han cambiado tanto desde que empezó a trabajar en la empresa, hace aproximadamente 16 años. Nos reuniremos pronto otra vez para terminar la entrevista, porque no tuvimos tiempo de ver las preguntas que preparé”.
a. Critique en dos párrafos el informe de la entrevista. ¿Qué información crítica falta? La descripción del analista supone que fue muy larga ya que el tiempo correcto para la entrevista es de 45 minutos a 1 hora, ya que en ese tiempo es el especifico y el idóneo para que el entrevistado de las respuesta de las preguntas del analista. También cabe mencionar que toda la entrevista se enfocó en una solo pregunta y le dio mucho tiempo de respuesta y se salieron del tema, esto quiere decir que tuvo una mala selección de la estructura de las preguntas, ya que empezó con preguntas abiertas al entrevistado y este resulto muy extrovertido en sus respuestas. Falta mucha información vital como ser que puesto tiene, que procesos se realizan en la empresa, que métodos de automatización realiza etc. b. ¿Qué información es superflua para el informe de la entrevista? La historia de la empresa c. Si lo que se informa es lo que realmente ocurrió, ¿tiene usted tres sugerencias para ayudar a su compañero de equipo a realizar una mejor entrevista la próxima vez? No dejar que el entrevistado sea extrovertido al momento de contestar una pregunta Tener un tiempo estimado para cada pregunta Elegir muy cautelosamente que estructura va a realizar según el contexto en el que se muestra el entrevistado 8. Cab Wheeler es un analista de sistemas recién contratado para trabajar en su grupo. Cab siempre ha sentido que los cuestionarios son un desperdicio. Ahora que usted debe realizar un proyecto de sistemas para MegaTrucks, Inc., una empresa de transporte nacional con sucursales y empleados en 130 ciudades, desea utilizar un cuestionario para obtener algunas opiniones sobre los sistemas actual y propuesto. a. Con base en lo que usted sabe sobre Cab y MegaTrucks, mencione tres razones convincentes de por qué debería usar una encuesta para este estudio. Necesita saber con qué sistema cuenta en la actualidad y si todas las sucursales utilizar el mismo sistema ¿Cuál es la actual falencia del sistema de información para realizar uno mejor? Se necesita información para crear un nuevo sistema de información debido a la magnitud de la empresa de transporte. b. Dados los meticulosos argumentos con los que usted cuenta, Cab está de acuerdo en usar un cuestionario pero solicita enérgicamente que todas las preguntas sean abiertas para no obligar a los encuestados. En un párrafo, persuada a Cab de que también son útiles las preguntas cerradas. Asegúrese de señalar las concesiones involucradas con cada tipo de pregunta. Se necesita saber que función cumple cada empleado o por lo menos de cierto personal que realizar actividades de acuerdo a su importancia. Nos permite información precisa de la empresa
9. “Cada vez que llegan consultores aquí, reparten cuestionarios ridículos que no significan nada para nosotros. ¿Por qué no se molestan en personalizarlo, aunque sea un poco?”, pregunta Ray Dient, jefe de sistemas de emergencia. Usted está discutiendo sobre la posibilidad de empezar un proyecto de sistemas con la empresa Pohattan Power Company (PPC) de Far Meltway, New Jersey. a. ¿Qué pasos seguirá para personalizar un cuestionario estandarizado? • Leer entretenidamente el cuestionario • Seleccionar las preguntas de acuerdo a la importancia a la empresa • Analizar qué actividad realiza la empresa a entrevistar b. ¿Cuáles son las ventajas de adaptar un cuestionario para una organización específica? ¿Cuáles son las desventajas? Ventajas: • Se realiza preguntas precisas y se optimiza el tiempo • Que el entrevistado no se aburra y conozca las preguntas realizadas • Mayor desenvolvimiento del entrevistado Desventajas • Limitación a las respuestas • Una información pobre sobre temas abiertos • Existencia a un error 10. La siguiente es una pregunta de ejemplo en el borrador del cuestionario de Pohattan Power Company: He estado con la empresa: 20 años a la fecha 10-15 años a la fecha 5-10 años a la fecha Menos de un año Marque la que se adapte mejor a su situación. a. ¿Qué tipo de escala utiliza el autor de la pregunta? El tipo de escala es intervalos b. ¿Qué errores se cometieron al construir la pregunta y cuáles podrían ser las posibles respuestas? Que se puede generar dos respuestas ya ambas estarían en lo correcto. Generando duda al entrevistado. c. Reformule la pregunta para obtener resultados más claros. • he estado con la compañía: Marque a opción apropiada. a. 10 a 14 años. b. 15 años o mas . c. O menos de 1 año d. ¿En dónde debe aparecer la pregunta que escribió en el cuestionario? Se debe colocar al inicio para que genere la interrogante sino existiría el vacío.
11. En el cuestionario de PPC también se incluye esta pregunta: Cuando llaman los clientes residenciales, siempre los guío hacia nuestro sitio Web para que obtengan una respuesta.
a. ¿A qué tipo de escala prende ser esta? Es una escala nominal b. Recate nuevamente la pregunta y las posibles respuestas para conseguir mejores resultados. Cuando los clientes preguntan o llaman se les envía a la página Web: Siempre Nunca A veces 1 2 3 12. La figura 4.EX1 es un cuestionario diseñado por un empleado de Green Toe Textiles, una empresa que se especializa en la fabricación de calcetines para caballeros. Di Wooly escribió el cuestionario debido a que, como gerente de las oficinas generales en Juniper, Tennessee, le preocupa la compra e implementación propuesta de un nuevo sistema computacional.
a. Elabore una crítica en un enunciado para cada una de las preguntas anteriores. -¿qué hay de nuevo? Según los rumores, estamos tras una nueva computadora, aquí hay algunas preguntas para que reflexionen.
¿Cuánto tiempo ha usado la computadora vieja?
¿Con que frecuencia se descompone? ¿Quién la repara ¿Cuándo fue la última vez que usted sugirió una mejora al sistema de cómputo y esta se puso en práctica? ¿de qué se trató? ¿Cuándo fue la última vez que usted sugirió una mejora al sistema de cómputo y nadie la uso? ¿de qué se trató? ¿Usted utiliza una pantalla o una impresora, o ambas? ¿Qué tan rápido escribe en la computadora? ¿Cuántas personas necesitan acceder la base de datos regularmente en su sucursal? ¿Hay alguien que actualmente no utilice la computadora y que le gustaría hacerlo? b. Critique en un párrafo la distribución y el estilo en términos del espacio en blanco utilizado, el espacio para las respuestas, la facilidad de responder, etcétera. Nos permite que el diseño tenga 3 formas de responder y sea más fácil de generar una solución al problema 13. Con base en las conjeturas que usted obtuvo, la Srta. Wooly intenta comprender el cuestionario, reformular y ordenar las preguntas (use preguntas abiertas y cerradas) de manera que sigan las buenas prácticas y produzcan información útil para los analistas de sistemas. Indique en seguida de cada pregunta que escriba si es abierta o cerrada; además escriba un enunciado en el que indique por qué escribió la pregunta de esa manera. Solución: ¿Cuánto tiempo lleva sin actualizar el sistema de información (cerrada)? ¿Con cuantas computadoras cuenta actualmente (cerrada) ¿Las computadoras estas actualizadas para crear programas (cerrada)? ¿Cuenta con personal capacidad en el uso de los programas (abierta)? ¿Qué opina de la globalización de información (abierta)? ¿Qué opinión nos puede dar usted de un sistema de información veloz y eficaz (abierta)? Se redactó de esta forma con la condición método de la pirámide busca información clave y precisa de la empresa para después desplazarnos a información secundaria. 14. Rediseñe el cuestionario que creó para la Srta. Wooly en el problema 13 para usarlo en correo electrónico. Escriba un párrafo en el que diga qué cambios se necesitaron para ajustarse a los usuarios de correo electrónico. ¿Cuánto tiempo lleva sin actualizar el sistema de información y utiliza el internet para realizar las actualizaciones (cerrada)? ¿Con cuantas computadoras cuenta actualmente (cerrada) ¿Las computadoras estas actualizadas para crear programas (cerrada)? Hace uso del internet porque (abierta) ¿Cuenta con personal capacidad en el uso de los programas (abierta)? La información que requiere le envían por correo (abierta)? ¿Qué opinión nos puede dar usted de un sistema de información veloz y eficaz (abierta)? 15. Rediseñe el cuestionario que creó para la Srta. Wooly en el problema 13 como una encuesta Web. Escriba un párrafo en el que diga qué cambios se necesitaron para ajustarse a los usuarios Web. 1. ¿Cuánto tiempo lleva sin actualizar el sistema de información?
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a. Cada 3 meses b. 1 vez al año c. Cuando se malogra ¿Cuánto tiempo lleva sin actualizar el sistema de información? a. Más de 20 b. Entre 5 a 10 ¿Las computadoras estas actualizadas para crear programas? a. Si b. No c. No me encuentro informado ¿Cuenta con personal capacidad en el uso de los programas? a. Si b. No ¿Qué opinión nos puede dar usted de un sistema de información veloz y eficaz? a. Es importante para la empresa b. Me reservo a la opinión c. Es la mejor opción que nos dio la globalización
