,.
PARTE DOS ANÁLISI ANÁLISISS DE LOS REQUERI REQUERIl\l\1l 1lENTOS ENTOS DE INFORMACIÓN
4 MUESTRE MUESTREO O E INVES INVESTI TIGACI GACIÓN ÓN DE DATOS DATOS IMPRESOS
79
Muestreo 79 La nec necesi esidad dad del muestr muestreo eo 79 Dise Diseño ño del del muest muestre reo o 80 Decisi Decisión ón del tamaño tamaño de muestr muestra a 82 Tip Tipos de info inform rmac ació ión n busc buscad ada a en la inve invest stig igac ació ión n Tipos Tipos de datos datos imp impreso resoss 89
88
Recopi Recopilaci lación ón de datos datos a partir partir de docume documento ntoss archiva archivados dos Resumen 100 100 Palabr Palabras as y concep conceptos tos import important antes es Preg Pregun unta tass de repa repaso so 100 100 Problemas 101 Proy Proyec ecto to de grupo rupo 104 104
98
Caso Caso CPU epis episod odio io 4: Tom Tomar ar en cuen cuenta ta los memorándums 106
5 ENTREVISTAS
109
Tipos ipos de info inform rmac aci6 i6n n busca uscad da 109 109 110 Plane Planeac aci6 i6n n de la entre entrevis vista ta Cinco Cinco pasos en la preparación preparación de la entrevista entrevista Tipos de pregunta preguntass \112 Fall Fallas as en las las preg pregun unta tass 115 115
110
\
Acom Acomodo odode de las pregun preguntas tas en una secuen secuencia cia lógica lógica 115 Entrevistas Entrevistas estructuradas estructuradas contra no estrucJuradas estrucJuradas 118 Registrode la entrevista 120 Antes Antes de la entrev entrevista ista 121 Condu onducc cció ión n de la entr entrev evis ista ta actu actual al 122 122 Inici Inicio o de la entr entrev evist ista a 122 122 Escr Escrit itur ura a del del rep repor orle le de la entr entrev evis ista ta 123 123 Diseñ iseño o conj conjun unto to de apli aplica caci cion ones es 123 123 Condi Condicion ciones es que da!!sopo da!!soporte rte al al uso del del JAD JAD 124 Quién Quiénes es están están involu involucra crados dos 125 Plan Planea eaci ción ón de la sesi sesióride óride JAD JAD 126 126 Dónd Dónde e efec efectu tuar ar las las reun reunio ione ness de JAD JAD 126 126 Logrode Logrode un aná análisi lisiss estructu estructurado rado de las activid actividade adess del del proy proyec ecto to 127 127 ,
Benefi Beneficio cioss potenc potenciale ialess del uso de JADen JADen vez de las entrev entrevista istass tradicionales 127 • CONTENIDO
Xll
Desve Desventaj ntajaspote aspotenci nciales ales del del uso uso de JAD 127 Resumen 128 Palf Palfbr bras as y conc concep epto toss impo import rtan ante tess
129 129
r
Preg Pregun unta tass de repa repaso so 129 129 130 Problemas 130 Proy Proyec ecto toss de grup grupoo 131 131 Caso Caso CPU CPU epis episod odio io 5: Cuén Cuénta tame me más, más, te escu escuch choo CUESTI TION ONAR ARIO IOS S 6 uso DE CUES
147 147
Tipos de inform informació aciónn buscada buscada 147 Planeaci6n Planeaci6n para el uso de cuestionar cuestionarios ios Defin efinic ició ión n de preg pregun unta tas s
134 134
148
149 149
. USOd USOdee esca escala lass en cues cuesti tion onar ario ioss Fund Fundam amen ento tos s de las las esca escala las s Cons Constru trucc cció ión n de esca escalas las
152 152
153 153
155 155
Diseño Diseño y administ administraci ración ón del cuestiona cuestionario rio Dise Diseño ño del del cue cuest stio iona nario rio
157
157 157
Admi Adminis nistra tració ción n del cuestio cuestionar nario io
163 163
Resumen 165 Palabras Palabras y conceptos conceptos impo importan rtantes tes 166 Preguntas Preguntas de repaso repaso 166 Problemas 166 Proyectos Proyectos de grupo grupo 169 Caso CPU episodio 6: La búsqueda búsqueda continúa. continúa.....
170
7 OBSERV OBSERVACI ACIÓN ÓN DEL COMPOR COMPORTAM TAMIEN IENTO TO DE LOS
TOMADO TOMADORES RES DE DECI DECISIO SIONES NES Y EL AMBIEN AMBIENTE TE DE OFI OFICINA CINA 175 Tipos de inform informació aciónn buscada buscada 175 Observ Observaci ación ón del comp comport ortami amient entoo del tomad tomador or de decisiones 175 Obser Observac vación ión de las actividad actividades es de toma toma de decisio decisiones nes del gerente gerente típ típico ico 176 Muestreo Muestreo de tiempos
y
even evento tos s
177 177
Observac Observación ión del del lenguaje lenguaje corpora corporall del tomador tomador de de decisiones decisiones
Observaci Observación ón del ambiente ambiente físico físico
178
180
Obser Observa vació ción n estruct estructura urada da del del ambie ambiente nte
181 181
Resumen 188 Pala Palabr bras as y conc concep epto toss im impo port rtan ante tess 189 189 Preguntas Preguntas de repas repasoo 189 Problemas 189 Proy Proyec ecto toss de grup grupoo 191 191 Caso Caso CPU CPU epis episod odio io 7: Ver Ver es cree creerr 192 192
8
PROT PROTOT OTIP IPOS OS 197 197 Tipos de informa información ción buscada buscada Reacciones Reacciones iniciale inicialess del usuario usuario Suge Sugere renc ncias ias del usua usuario rio Inno Innova vaci cion ones es 198 198
198 198
197 197
CONTENIDO Xlll
Preg Pregun unta tass de repa repaso so 129 129 130 Problemas 130 Proy Proyec ecto toss de grup grupoo 131 131 Caso Caso CPU CPU epis episod odio io 5: Cuén Cuénta tame me más, más, te escu escuch choo CUESTI TION ONAR ARIO IOS S 6 uso DE CUES
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Tipos de inform informació aciónn buscada buscada 147 Planeaci6n Planeaci6n para el uso de cuestionar cuestionarios ios Defin efinic ició ión n de preg pregun unta tas s
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Admi Adminis nistra tració ción n del cuestio cuestionar nario io
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Resumen 165 Palabras Palabras y conceptos conceptos impo importan rtantes tes 166 Preguntas Preguntas de repaso repaso 166 Problemas 166 Proyectos Proyectos de grupo grupo 169 Caso CPU episodio 6: La búsqueda búsqueda continúa. continúa.....
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7 OBSERV OBSERVACI ACIÓN ÓN DEL COMPOR COMPORTAM TAMIEN IENTO TO DE LOS
TOMADO TOMADORES RES DE DECI DECISIO SIONES NES Y EL AMBIEN AMBIENTE TE DE OFI OFICINA CINA 175 Tipos de inform informació aciónn buscada buscada 175 Observ Observaci ación ón del comp comport ortami amient entoo del tomad tomador or de decisiones 175 Obser Observac vación ión de las actividad actividades es de toma toma de decisio decisiones nes del gerente gerente típ típico ico 176 Muestreo Muestreo de tiempos
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Observac Observación ión del del lenguaje lenguaje corpora corporall del tomador tomador de de decisiones decisiones
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Resumen 188 Pala Palabr bras as y conc concep epto toss im impo port rtan ante tess 189 189 Preguntas Preguntas de repas repasoo 189 Problemas 189 Proy Proyec ecto toss de grup grupoo 191 191 Caso Caso CPU CPU epis episod odio io 7: Ver Ver es cree creerr 192 192
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PROT PROTOT OTIP IPOS OS 197 197 Tipos de informa información ción buscada buscada Reacciones Reacciones iniciale inicialess del usuario usuario Suge Sugere renc ncias ias del usua usuario rio Inno Innova vaci cion ones es 198 198
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M U E S T R E O E IN V E S T IG A C IO N D E D A T O S IM P R E S O S
ubya ubyace cente ntess a todos todos los méto método doss de invest investiga igació ción, n, de entrev entrevista ista y de de obervac ervación ión,está ,están n las decisi decision ones es crucia cruciales les en relac relación ión con con qué examina examinarr y a uién uién preg pregun untar tar u observ observar. ar. El ana analist lista a de sistem sistemas as pued puede e tomar tomar estas estas decidecisionescon sionescon base base en un enfoque enfoque estructur estructural al llamado llamado muestre muestreo. o.
1mue 1muestr streo eo es el el proc proceso eso de sele selecc ccion ionar ar sistem sistemáti ática came mente nte eleme elemento ntoss reresentati resentativos vos de una població población. n. Cuand Cuando o estos estos elemento elementoss seleccio seleccionad nados os son amina am inado doss de de cerca, cerca, se sup supon one e que que el análi análisis sis revela revelará rá inform informac ación ión útil útil ercade ercade la pobla població ción n como como un todo. todo. Elan El anali alista sta de sistem sistemas as tiene tiene que que tomar tomar una una decis decisión ión sobr sobre e dos dos punto puntoss porta portante ntes. s. Prime Primero ro,, hay hay much muchos os report reportes, es, forma formas, s, docu docume mento ntoss de salida salida emorá em orándu ndums ms que han sido generado generadoss por los miem miembro bross de la organizaorganiza. n. ¿Acuá ¿Acuáles les de éstos éstos debe debe prestar prestar atenc atención ión el anali analista sta de sistem sistemas as y cuácuádebeignorar? Segu Segund ndo, o, gran gran cantid cantidad ad de emple emplead ados os pued pueden en ser afe afecta ctado doss por por el sissismade infor informa mació ción n prop propue uesto sto.. ¿A qué qué perso persona nass debe debe entrev entrevist istar ar el anali analissíle'sistem íle'sistemas, as, buscar buscar informa información ción por medio medio de cuestion cuestionario arioss y observa observarr elpr el proc oces eso o de de lleva llevarr a cabo cabo sus sus pape papeles les de toma de decisió decisión? n?
y much muchas as razon razones es por por las que un anali analista sta de sistem sistemas as quier quiera a selec seleccio ciona narr a muest muestra ra repres represen entat tativa iva de los datos datos a exam examina inar, r, o person personas as repres represen entata. as a entre entrevis vistar tar,, aplic aplicar ar cuest cuestion ionari arios os u observ observar. ar. Ellas Ellas incluye incluyen: n: Loscostos contenidos Laagilizació Laagilización n de la recolecc recolección ión de datos datos Lamejora de la efectividad ¡Lareducción reducción de la l a ascendencia ascendencia
79
El examen de cada papel y el hablar con todas las personas de la organización podría ser demasiado costoso para el analista de sistemas. La fotocopia de reportes. el pedir tiempo valioso de los empleados y el duplicar cuestionarios daría como resultado gastos innecesarios. El muestreo ayuda a acelerar el proceso. recolectando datos seleccionados en vez de todos los datos de la población completa. Además, al analista de sistemas le es evitado el problema de analizar todos esos datos de la población. . La efectividad en la recolección de datos también es una consideración importante. El muestreo puede ayudar a mejorar la efectividad que si se obtuviera información más precisa. Esto se logra. por ejemplo. hablando con menos empleados pero preguntándoles cuestiones más detalladas. Adicionalmente. si menos gentes son entrevistadas el analista de sistemas puede tomarse el tiempo para completar datos incompletos o faltantes. mejorando así la efectividad de la recolección de éstos. Por último, la ascendencia en la recolección de datos puede ser reducida por el muestreo. Cuando el analista de sistemas entrevista a un ejecutivo de la corporación. por ejemplo, el ejecutivo está involucrado con el proyecto. El ejecutivo ha proporcionado una determinada cantidad de tiempo al proyecto y querrá qne éste tenga éxito. Cuando el analista de sistemas pide una opinión acerca de una característica permanente del sistema de información instalado, el ejecutivo entrevistado puede proporcionar una evaluación ascendente. debido a que hay poca posibilidad de cambiarla.
Diseño b e ( lIluestreo Los cuatro pasos que debe seguir un analista de sistemas para diseñar una buena muestra son:
1. 2. 3. 4.
Determinar los datos a ser recolectados o descritos. Determinar la población a ser muestreada. Seleccionar el tipo de muestra. Decidir el tamaño de muestra.
Estos pasos son descritos a detalle en la siguiente sección. DETERMINACIÓN DE LOS DATOS A SER RECOLECTADOS O DESCRITOS. El analista de sistemas necesita un plan realista sobre lo que hará con los datos una vez que los recolecte. Si se recolectan datos irrelevantes. se desperdicia tiempo en la recolección. almacenamiento y análisis de datos inútiles. Las tareas y responsabilidades del analista de sistemas en este punto son identificar las variables. atributos y conceptos de datos asociados que necesitan ser recolectados en la muestra. Se deben considerar los objetivos del estudio. así como el tipo de método de recolección de datos (investigación. entrevistas. cuestionarios. observación) a ser usados. El tipo de información buscada cuando se usa cada uno de estos métodos será tratado a mayor detalle en éste y subsecuentes capítulos. I
PARTE 2: ANALISIS DE LOS RtoQ \lt.R\M W .N1:0S DE INFORMACiÓN
'\)\)
El analista d DETERMINACIÓN DE LA POBLACIÓN A SER MUESTREADA. sistemas debe determinar cuál es la población. En el caso de datos relevan tes. necesita decidir. por ejemplo. si son suficientes los dos últimos mes °
si se necesitan los re\lortes ue touo el año \lata ese auá\isis. En ¡mma similar. cuanuo se uecide a '\uién entrevistar. el ana
s\s\emas \\eue I\ue Ile\e,m\ua, s\ la \l0'olac\6u Ile'oe\uclu\, so
Lo
nh sis.
pie
tia
FIGURA 4.1 N o b a s a d a s e n pro~abllldad
Basadas en probabilidad
C onveniencIa
A leatoria sim ple
o s e le m e n to s d e m u e s tr a s o n s e le c c io n a d o s d ire c ta m e n te s in re s tric c io n e s
Cuatro tipos principales de muestras que tiene
disponibles el analista.
A leatoria com pleja (sistem ática, estratificada y aglom erada) El.n.hU de &i!!lum.!!Ille17c un.
!
U5.r
1't",Ue6LN1
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JC..:ir po6il:tle.
nivel de la organización o todos los niveles, o tal vez ir hasta el exterior del sistema para incluir la reacción de los clientes. Estas decisiones serán exploradas a mayor profundidad en los capítulos sobre entrevistas, cuestionaros y observación. SELECCIÓNDELTIPO DEMUESTRA. El analista de sistemas tiene cuatro liPos principales de muestras, tal como se muestra en la figura 4.1. Son: de conveniencia, intencionada, aleatoria simple y aleatoria compleja. I\luestras de conveniencia.
Las muestras de conveniencia son mues.
Irasno restringidas y no probables. Una muestra puede ser llamada de conveniencia, si, por ejemplo, el analista de sistemas pone una noticia en el polelín de la compañía pidiendo a cualquier interesado en el nuevo reporte de desempeño de ventas que asista a una reunión a la 1:00 P.M. el mar¡es 12. Obviamente, la muestra es la más fácil que se podría recolectar, pero, al mismo tiempo, es la menos confiable. Muestras intencionadas. Un analista de sistemas puede seleccionar a ~n grupo de individuos que parecen tener conocimiento e interés en el nuevo sistema de información. Este es un ejemplo de una muestra intencionada basada en el juicio del analista. Aquí el analista de sistemas basa lamuestra sobre un criterio (conocimiento e interés en el nuevo sistema], pero todavía es una muestra no probada. Por lo tanto, este !'l uestreo inten6jonado es sólo lIloderadamente confiable. Muestras aleatorias simples. Si se escoge realizar nlla muestra aleatoria l¡mple se necesita obtener una lista numerada de la población para asegu¡~rsede que cada documento o persona de la población, tenga una oportuHipadigual de ser seleccionado. A veces esto no es práctico, especialmente é~ando el muestreo involucra documentos y reportes. Muestras aleatorias complejas, Frecuentemente se pueden lograr los 8pjetivos del muestreo seleccionando uno de los enfoques para el muestreo !leatorio complejo. Los enfoques más adecuados para el analista de sisteIRasson: (1) muestreo sistemático, (2) muestreo estratificado y (3) muestreo ff~)omerado.
CAPiTULO4: MUESTREOE INVESTIGACIÓN DE DATOSIMPRESOS 81
En el método más simple de muestreo probable, el muestreo sistemático, el analista de sistemas podría, por ejemplo, escoger entrevistar a cada enésima persona de una lista de empleados de la compañía. Sin embargo, este método tiene ciertas desventajas. Tal vez no se quisiera usar para seleccionar cada día para una muestra, debido al problema potencial de periodicidad. Lo que es más, un analista de sistemas no querría usar este enfoque si la lista estuviera ordenada (por ejemplo, una lista de bancos, desde el más pequel10 hasta el mayor) debido a la ascendencia introducida. Las muestras estratificadas son, tal vez, las más importantes para el analista de sistemas. La estratificación es el proceso de identificación de subpoblaciones, o estratos, y luego la .elección de objetos o personas a muestrear dentro de estas subpoblaciones. La estratificación es, a menudo, esencial si el analista de sistemas va a recolectar datos eficientemente. Por ejemplo, si se quiere buscar la opinión de un amplio rango de empleados en diferentes niveles de la organización, el muestreo sistemático seleccionaría una cantidad desproporcionada de empleados del nivel de control operacional. Una muestra estratificada compensaría esto. La estratificación también se aplica cuando el analista de sistemas quiere usar diferentes métodos para recolectar datos de diferentes subgrupos. Por ejemplo, tal vez quiera usar un cuestionario para recolectar datos de los gerentes medibs, pero usar entrevistas personales para recolectar datos similares de los ejecutivos. Algunas veces el analista de sistemas debe seleccionar un grupo de documentos o personas a estudiar. A esto se le llama muestreo aglomerado. Suponga que una organización tiene 20 bodegas repartidas por todo el país. Tal vez quiera seleccionar una o dos de estas bodegas, bajo la hipóte. sis de que son típicas de las bodegas restantes. Obviamente, si todos en la población vieran el mundo de la misma forma, o cada uno de los documentos de una población contuviera exactamente la misma información que cualquier otro documento, sería suficiente un tamaI10 de muestra de uno. Dado que éste no es el caso, es necesario tomar un tamaño de muestra mayor de uno pero menor que el tamaño de la población misma. Es importante recordar que la cantidad absoluta es más importante en el muestreo que el porcentaje de la población. Podemos obtener resultados satisfactorios muestreando 20 personas en 200 o 20 personas en 2,000,000. El tamaño de muestra depende de muchas cosas, algunas puestas por el analista de sistemas, algunas determinadas por lo que se sabe acerca de la población misma y otros factores imperantes. El analista de sistemas puede escoger la estimación de intervalo aceptable (esto es, el grado de precisión deseado) y el error estándar (seleccionando el grado de precisión deseadal y el error estándar (seleccionando el grado de confianza). Lo que es más, las características de la población pueden cambiar el tamaño de la muestra. Si las cifras de ventas de un reporte van de $10,000 a $15,000, un tamaño de muestra pequeño sería suficiente para dar una estimación precisa de las ventas promedio. Sin embargo, si las ventas van de $1,000 a $100,000, entonces se requerirá un tamaño de muestra mucho más grande. El tamaño de muestra es tralado a mayor detalle en la siguienle sección. DECISIÓN
PARTE 2: ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN
82
DEL TAMAÑO
DE LA MUESTRA.
.
oecisiólI oef Ulll1aiio oe m uestra "
Ellamaño de muestra depende frecuentemente del costo involucrado en el tiempo requerido por el analista de sistemas o hasta del tiempo disponible de las personas de la organización. Esta sección le da al analista de siste-
...••
-
tema, do b,
1.
,2. 3.
4.
lemas algunos lineamientos para determinar el tamaño de muestra requerido bajo condiciones ideales. DETERMINACIÓNDELTAMAÑODE MUESTRACUANDOSE MUESTREAN pATOSDEATRIBUTOS.Algunas veces el analista de sistemas querrá encontrar qué proporción de personas de una organización piensan de determi~ada manera o tienen determinadas características. Otra veces el analista puede necesitar saber qué porcentaje de las formas de entrada tienen errores. Este tipo de datos pueden ser mencionados como datos de atributos. El analista de sistemas necesita seguir una serie de pasos, donde algunos son juicios subjetivos, para determinar el tamaño de muestra requerido. La siguiente es la lista de los siete pasos: Determinar el atributo que se muestreará. Localizar la base de datos o reportes donde se puede encontrar el atrio buto. Examinar el atributo. Estimar p, la proporción de la población que tie. ne el atributo. Tomar la decisión subjetiva en relación con el intervalo eslimado aceptable, i. Seleccionar el nivel de confianza y buscar el coeficiente de confianza (valor z) en una tabla. Calcular (Jp' el error estándar de la proporción, de la manera siguiente:
Determinar el tamal10 de muestra necesario, n, usando la siguiente fórmula: n
P (1=
cr:
p) +
1
El primer paso, por supuesto, es determinar cuál atributo se mues. eará. Una vez que se hace esto, se puede encontrar dónde está guardado Idato, tal vez en una base de datos, o en una forma o en un reporte. Es importante eslimar p, la proporción de la población que liene el tributo, para que se ponga el tamaño de muestra adecuado. Muchos libros etexto sobre análisis de sistemas sugieren el uso de un valor heurístico de .25para p (l-p). Esto da casi siempre como resultado un tamaño de mues. mayor que el necesario, debido a que 0.25 es el valor máximo de p (l-p) ue sucede solamente cuando p 0.50. Cuando p 0.10, como es más =
Nivel de confianza
Prim ero t : l t l c l d. a e l n i v e l
=
Coeficiente de confianza (valor z)
FIGURA 4.2 Una tabla del área bajo la curva normal que puede ser usada para buscar un valor una vez que el analista
al: confianza.
--....,.
de sistemas decide el Lu~O
nivel de confianza.
"",~(\ueel valor z.
83
-------
frecuente, p [l-p) llega a ser 0.09. lo que da como resultado un tamaño de muestra mucho más pequeño. Los pasos 4 y S son decisiones subjetivas. El intervalo estimado aceptable de:t 0.10 significa que se acepta un error de no más de 0.10 en ambas direcciones de la actual proporción p. El nivel de confianza es el grado deseado de certidumbre, digamos. por ejemplo. 9S por ciento. Una vez que es seleccionado el nivel de confianza. el coeficiente de confianza (también llamado valor z) puede ser buscado en una tabla como la que se encuentra en la figura 4.2. Los pasos 6 y 7 completan el proceso. tom.ando los parámetros que se encuentran o ponen en los pasos 3 a S y alimentándolos a dos ecuaciones. para posteriormente resolverlas para el tamaño de muestra requerido. EJEMPLO
Los pasos ilnteriores pueden ser mejor ilustrados. Supongamos que la A. Sembly Company, un gran fabricante de productos de anaqueles pide que se determine qué tanto porcentaje de órdenes contendrán errores. Se acuerda realizarlo y se ejecutan los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Se determina que se estarán buscando órdenes que contengan errores en nombres. direcciones. cantidades o números de modelo. Se localizarán copias de formas de órdenes de los seis meses anteriores. Se examinarán algunas de las formas de órdenes y se concluirá qJ solamente S por ciento (O. OS) contienen errores. Se tomará una decisión subjetiva de que el intervalo estimado aceplable será de :t 0.02. Se seleccionará un nivel de confianza de 9S por ciento. Se busca el coeficiente de confianza [valor z) en la figura 4.2. El valor z es igual a 1.96. Se calcula crp' de la manera siguiente: cr ,
j =
z
=
7.
0.02 1.96
=
0.0102
Se determina el tamaño de mue;lra necesario. n, de la manera siguient . ,
n
=
=
'1
+
cr:
0.05[0.9S) [0.0102)(0.0102)
1
+
1
=
4S8
Luego. la conclusión es ajustar eltamaiio de muestra a 4S8. Obviament un nivel de confianza mayor. o un estimado de intervalo aceptable más p queño. requeriría un tamatio de muestra más grande. tal como se muestra continuación. Si mantenemos el estimado de intervalo aceptable igu pero implementamos el nivel de confianza a 99 por ciento [con un valo de 2.S8). el error estándar de la proporción es:
PARTE 2: ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACiÓN
84
P(1- p)
0",.
j =
=
.'
z 0.02 2.S8
=
0.0078
yel
p~rl
de 1
,
y el tamaño de muestra necesario es: P(1- p) n
=
=
(Jp'
+1
0.05(0.95) (0.0078)[0.0078)
+
1 = 782
Si el nivel de confianza permanece al 95 por ciento [valor z = 1.96), pero el estimado de intervalo aceptable es puesto a 0.01, el error estándar de la proporción es: o,
= =
i
z 0.01
0.0051 "'T.96 =
y el tamaño de muestra necesario es: n
=
'.
P (1 - p)
=
+1
(J~
0.05(0.95) (0.0051)(0.0051)
+ 1 = 1827
DETERMINACIÓNDEL TAMAÑODE MUESTRACUANDOSE MUESTREAN DATOSENVARIABLES.Un analista de sistemas puede algunas veces necesitar recolectar información sobre cifras actuales, tales como ventas brutas, cantidad de artículos regresados o cantidad de errores tecleados. Los datos de este tipo son mencionados como variables. Los pasos para la determinación del tamaño de muestra necesario para las variables es similar a los pasos para los datos de atributos. Son los siguientes: Determinar la variable que se muestreará. Localizar la base de datos o reportes donde puede ser encontrada la variable. Examinar la variable para obtener alguna idea acerca de su magnitud sería útil saber la media para determinar un y dispersión. Idealmente, estimado de intervalo aceptable más adecuado, y la desviación estándar, s, para determinar el tamaño de muestra (en el paso 7). Tomar una decisión subjetiva en relación con el estimado de intervalo aceptable, i. Seleccionar un nivel de confianza y buscar el coeficiente de confianza (valor z) en una tabla. Calcular (Ji, el error estándar de la media, de la manera siguiente:
,-
,
a
1,
z
i
0 '-= --
Determine eltamalio fórmula:
z
de muestra necesario,
/l,
usando la siguiente
El paso 3 es difícil de realizar con precisión. Para estimar la media y la desviación estándar con precisión se tendría, de hecho, que muestrear la
--
.
CAPiTULO4: MUESTREOE INVESTIGACIÓN DE DATOSIMPRESOS 85
población. Esto es, por supuesto, un problema, debido a que el analista de sistemas no sabe qué es lo que es primero. Por consecuencia, no es necesario saber con precisión cuáles son la media y la desviación estándar. Será suficiente una estimación razonable. La importancia de la estimación de la media y la desviación estándar se hace obvia cuando se trata de poner el estimado de intervalo aceptable. Supongamos que se pide que se determine el promedio de ventas brutas para una pequeña tienda de tarjetas de felicitación ($3,500 por semanal y de una dulcería grande ($70,000 por semana]. Un estimado de intervalo deseado de $350 para la pequeIia tienda sería inadecuado para la dulcería grande. Lo que es más, la dispersión estimada es importante, debido a que entre más pequeña es la dispersión (medida por la desviación estándar] menor es el tamaño de muestra necesario. Por ejemplo, supongamos que se estuviera tratando de determinar la edad promedio de los compradores de discos compactos. Si se tomara la suposición de que cualquiera de 10 a 100 años de edad compra discos compactos, se necesitaría un tamaIio de muestra muy grande. Sin embargo, si se estima que, por lo general, las edades de los compradores de discos compactos están entre 13 y 23, se puede salir al paso con un tamaño de muestra mucho más pequeño. Las fórmulas para determinar el tamaño de muestra necesario para las variables son diferentes de las fórmulas para los datos de atributos. Debido a que el analista de sistemas debe tener más cuidado en la estimación de la magnitud y dispersión de una variable. EJEMPLO
Tomemos otro ejemplo de A. Semble Company para ilustrar la manera de encontrar el tamaño de muestra necesario para las variables. Aho. ra se pide que se determine la cantidad en dólares promedio de una orden. Se está de acuerdo con esto y se ejecutan los siguientes pasos: Se determina que se estará buscando la media de la cantidad de dólares de las órdenes sobre anaqueles. 2. Se localizan copias de fOlmas de órdenes de los seis meses pasados. 3. Se examinan algunas de las formas de órdenes y se concluye que el promedio de las órdenes es cercano a $1,500, con una desviaci6 estándar, s, de cerca de $100. Se toma una decisión subjetiva de que el estimado de intervalo acep 4. table será de $5.00. 5. Se escoge un nivel de confianza de 96 por ciento. Se busca el coefi ciente de confianza (valor z) en la figura 4.2. El valor z es igual'a 2.05 6. Se calcula cri, de la manera siguiente: 1.
i
z 5.00
=
PARTE 2: ANAuSIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACiÓN
86
2.05
=
2.44
7. Se determina el tamaño de muestra necesario, guiente:
n, de la manera si
I
del in vel de tamar valo a (con I
( 100 2.44
=
=
1680
=
1681
r
+
1
1
+
Por lo lanto, se muestreará 1,681 órdenes para determinar la media delimporte en dólares de las órdenes. " Tal como sucede con el muestreo de datos de atributos, un mayor ni ¥~lde confianza. o un menor estimado de intervalo aceptable, requerirá un ¡;unañode muestra más grande. Si manlenemos igual el estimado de intervaloaceptable. pero incrementamos el nivel de confianza a 99 por ciento iconun valor z de 2.58), el enor estándar de la media es: j
z
5.00
=
2.58
1.94
~ltamai\o de muestra necesario es: n
=
( ~ i
( -1 Q Q . 1.94
=
r r
+
+
1 1
2,658
=
Si el nivel de confianza permanece al 96 por ciento [valor z = 2.05), eroel estimado de intervalo aceptable es puesto a $1.00. el error eslándar ela media es: j z
=
..l.Q Q ...
2.05
=
0.488
1 tamaño de mueslra necesario es: n
=
=
=
(~ ( 100 0.488 41,992
r+ r+ +
1 1
1
Esto implica que la precisión al dólar será demasiado costosa en el uestreo,debido a que muestrear más de 41,000 de cualquier cosa. es exsivo.
DETERMINACIÓN
DEL TAMAÑO
DE MUESTRA
CUANDO
SE MUESTREAN
TOS CUAUTATIVOS. Una gran cantidad de información no puede ser obnidabuscando en archivos. Esa información puede ser obtenida en mejor a entrevistando personas de la organización. Nohay fórmulas mágicas que ayuden al analista a determinar el tamalio uestra para las entrevistas. La variable relevante que determina a qué lagentedebe entrevistar el analista de sistemas a fondo es el tiempo que se vauna enlrevista. Una verdadera entrevisla a fondo, y el seguimiento de
CAPiTULO 4: MUESTREO E INVESTIGACIÓN DE DATOS IMPRESOS
87
OPORTUNIDAD
U
DE CONSULTA 4.
t
Atrapar una muestra "¿Reales o imitaciones? ¿Imitaciones o reales? ¿Quiénlo habria pensado hace cinco años?" grita Sam Pelt, un peletero que es dueño de tiendas en Nueva York, Washington, D.C., Beverly Hills y Copenhagen.Sylva Foxx, una analistade sistemas que tiene su propia empresa de consultoría, está ---platicando con Sam por primera vez. Actualmente, P & P,lid. (que significa Pelt and Pelt's son) está usando un sistema de microcomputadora que da soporte a un paquete de software para una lista de correo de clientes seieccionados, cuentas por pagar, por cobrar, y nómina. Sam está interesado en tomar algunas decisiones estratégicas que, a final de cuentas, tengan efecto en las mercancias compradas para sus cuatro tiendas de pieles. Él siente que aunque la computadora puede ayudar, también hay otros enfoques que considerar. Continúa Sam, "Pienso que deberíamos hablar con cada uno de los clientes cuando llegan a la puerta. Sabersu opinión. Usted sabe que algunos de ellos no están de acuerdo con usar pieles de especies en peIigro de extinción. Tienen una mentalidad ecologista. Prefieren la imitación a la realidad, si así pueden salval' a un animal bebé. Algunos hasta prefieren las imitaciones, les dicen 'pieles divertidas". Y puedo cobrar casi lo mismo por una buena imitación.
'Pero es una proposición muy vaga. Si me alejo mucho de mis proveedores de pieles, tal vez no pueda obtener lo que quiera cuando lo necesite. Ellosven a las gentes con pieles de imitación, como orugas, iPeores que las polillasl Si trato con ellos, las gentes de laspieles reales tal vez ya no me hablen. Ellos pueden ser animales. Por otro lado, me siento extraño mostrando imitaciones en mis tiendas. Durante todos estos años nos hemos enorgullecido de tener solamenteartículos genuinos". ContinúaSam, en un monólogocasi continuo,"También quieroplaticarcon cada uno de los empleados'.
Sylva lo mira furtivamente y comienza a interrumpirlo, "Pero eso lIeverá meses y las compras pueden caerse, a menos de que sepamos pronto qué hay que hacer". Continúa Pelt, "No me importa cuánto tiempo se lleve si obtengo las respuestas correctas. Pero tienen que ser las correctas. El no saber cómo resolver este dilema acerca de las pieles de imitación me está haciendo sentir como un leopardo sin sus manchas". Sylva habla con Sam Pelt más tiempo y luego termina la entrevista diciendo, "Platicaré todo esto con los demás analistas en la oficina y le haré saber nuestras conclusiones. Creo que podemos tomar ventaja sobre los demás peleteros si usamos a la compuladora para ayudarnos a muestrear opiniones, en vez de atrapar a clientes no recelosos para que den su opinión. Pero le haré saber lo que dicen. Esto es mucho más seguro, si podemos muestrear y no hablar con todo mundo antes de tomar una decisión, cada abrigo que venda llevará un hilo de plata". Siendo usted uno de los analista de sistemas que es parte de la empresa de Sylva Foxx, sugiera algunas formas en que Sam Pelt pueda usar el pequeño sislema de cómputo que liene para muestrear adecua damente las opiniones de sus clientes, gerentes d
tienda, compradores y todos los demás que crea qu sean instrumentados para tomar la decisión estratégi ca en relación con la adquisición de pieles de imitació en lo que siempre ha sido una tienda de pieles re les. Sugiera un tipo de muestra para cada grupo y jus liflquelo. Las restricciones a las que está suje incluyen la necesidad de actuar rápidamente, para seguir siendo competitivo, la necesidad de canse un perfil bajo para que los peleleros compelidores se den cuenta de la recolección de hechos y la n sidad de mantener los costos de recopilación d tos a un nivel razonable.
ésta, consume demasiado tiempo, tanto para el entrevistador como R participante. Una buena regla empírica es entrevislar al menos a tres persa cada nivel de la organización y al menos a una de cada una' de 1 funcionales de la organización (lal como se describe en el capítulo cuerde también que no se tiene que enlrevislar a más personas ;iml1 le porque la organización sea más grande. Si la mueslra eslratifi realiza correctamente, un pequeI10 número de personas representar
cuadamente a la organización
complela.
t
T
TIPOS DE INFORMACiÓN BUSCADA EN LA INVESTIG PARTg 2: ANÁLISIS DI' LOS RgQUgRIMmNTOS DE INmRMAclóN
88
• ~ B
El analisla de sistemas busca hechos y cifras, información,finau textos organizacionales y tipos de documentos y problema~ mueslreo e investigación de datos relevanles, lal como .emue gura 4.3 ..Los dalas relevanles acumulados en regislros propor, .
FIGURA 4.3 Tipos de información buscada en la investigación.
aci6n que no puede ser obtenida por medio de otros métodos, tales como asentrevistas o la observación. Aunque los datos relevantes son producidos por la organización como producto genérico, muy similar al material "a quien corresponda", el lista de sistemas necesita recordar que el significado que se toma de los tos relevantes es construido personalmente por los miembros de la orga'zaci6n. Por lo tanto. llega a ser importante preguntar para quién fueron reducidos originalmente los documentos y por qué han sido conservados. u otras palabras. se necesita comprender el papel del documento en las cesidades de la organización. Por lo general, las organizaciones bien doentadas pueden ser más rígidas que los negocios con menos documenci6n, debido a que la documentación puede funcionar para crear un trol centralizado de una vía. El analista también necesita estar consciente de que los documentos una organización pueden servir como mensajes persuasivos, debido a proporcionan información acerca de cómo se espera que se comporten ersonas. También se desprende que el cambio organizacional se faciliediante el cambio de documentos. os~e~atos illlpresos
uConneel analista de sistemas trabaja para comprender a la organización us requerimientos de información. llega a ser importante el examen de ntes tipos de datos impresos que proporcionan información que no se entra disponible por ningún otro método de recopilación de datos. Los s impresos revelan dónde ha estado la organización y hacia dónde sus miembros que está yendo. El analista necesita examinar los datos esos. tanto cuantitativa como cualitativamente, para ensamblar una genprecisa. iANÁLISISDEDOCUMENTOSCUANTITATIVOS.Se dispone de una variede documentos cuantitativos para su interpretación en cualquier negostas incluyen reportes usados para la toma de decisiones. reportes de empeño y diversas formas. Todos estos documentos tienen un objetivo ifíco y una audiencia hacia la que están dirigidos. Reportes usados para la loma de decisiones. Un analista de sistemas silaobtener algunos de los documentos que son usados para el desem-
CAPíTULO4: MUESTREOE INVESTlGóCIÓNDE DATOSIMPRESOS 89
FIGURA 4.4 Un reporte de desempeño que muestra mejoras en ventas.
C a n t id a d
S em an a
d e lotes
prod ucid os
C a n t id a d d e lotes
rech azad os
C a n tid a d en exceso d e la
porcenl~e re ch a za o
mela de15%
21 2
2 45
19
7.8
2.8
2.'.l
2 29
19
8.3
3.3
2116
21 9
14
6.3
1.3
2123
25 2
13
5.2
0.2
3/2
24 5
13
5.3
0.3
31 9
26 11
13
5.0
3116
27 5
14
5.1
3/23
26 0
13
5.0
3130
26 0
13
5.0
4/6
24 4
12
4.9
4/13
24 2
11
4.9
4120
24 9
11
4.4
24 9
11
4.4
4127
I
Elre~de
0 0 0
0 0
tleNmpe~o mu~tnl meWl5 ...
0.1 o
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0
o
0 0
o
••• in d ica n que se sa tisfa ce o e xce d e la m e ta d e l 5 %
"-\ 'r tendencJ"'5.
peño del negocio. Estos documentos son frecuentemente reportes en papel con relación al estado del inventario, las ventas o la producción. Mucho de estos reportes no son complejos, sino que sirven principalmente can! retroalimentación para una acción rápida. Por ejemplo, un reporte de venta puede resumir la cantidad vendida y el tipo de venta. Adicionalmente,lo reportes de ventas pueden incluir salida gráfica que compare las ganancia y el ingreso a lo largo de un mimero dado de periodos. Esto permi!~ tomador de decisiones identificar fácilmente las tendencias. Los reportes de producción incluyen costos recientes, inventario a tual, mano de obra reciente e información de la planta. Más allá de es reportes principales, los tomadores de decisiones usan muchos reporte resumen para proporcionar información de fondo, resaltar excepcio a sucesos normales y hacer frente a vistas estratégicas de planes 'organ cionales. Reportes de desempeño. La mayoría de los reportes de desemp, toman la forma general de desempeño actual contra el programado. función importante de los reportes de desempeño es valorar el tamaño ij diferencia entre el desempeño actual y el pretendido. Es también ¡mpo te ser capaz de determinar si la brecha se está ampliando o acortando. tendencia general en cualquier desempel10 que esté siendo medido. gura 4.4 muestra una clara mejora en el desempel10 de ventas a lo la seis meses. El analista querrá hacer notar si la medida de desémpe encuentra disponible y es adecuada para las áreas organizacional portantes. , PARTE 2: ANAuSIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACiÓN 90
I
Registros. Los registros proporcionan actualizaciones periódic que está sucediendo en el negocio. Si el registro es actualizado en fa riódica por un registrador cuidadoso, puede proporcionar mucha i ción al analista. La figura 4.5 es un registro de pago terminado manu
1 ---.
FIGURA 4.5 Un registro de pago llenado en forma manual.
8u~'lue oportun¡dade~
1
pa ra mejorar el die.ef'lo.
~ NO M BRE DEL PRO YECTO
O A K .F C
RENTA POTENCIAL
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1 1 7 5 ,1 )
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I
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euna renta de apartamentos. Observe que hay varias formas en que el alista puede inspeccionar. un registro. incluyendo: Revisión de errores en cantidades y lotales. Búsqueda de oportunidades para mejorar el diseño de forma de regisIra.
Observación de la cantidad y tipo de transacciones. Observar situaciones en donde la computadora pueda simplificar trabajo (esto es. cálculos y otros manejos de datos).
el
Formas para captura de dalas. Antes de ponerse < ! cambiar el fiujo información de la organización. se necesita ser capaz de comprender el . lematal como se encuentra actualmente. Usted, o algún miembro de su uipo, tal vez quiera recolectar y catalogar una copia en blanco de cada a (oficiala no oficia!) que se encuentre en uso. (Algunos negocios tienuna persona que ya está encargada de la administración de las formas Huepodrá ser la primera fuenle para las formas que están en uso.) Las formas en blanco, junio con sus instrucciones para ser llenadas y . tribuidas, pueden ser comparadas con las formas que han sido llenadas versi cualquier concepto de datos es permanentemente dejado en blanco lasformas, si las gentes que se snpone deben recibir las formas, de hecho btienen. y si siguen procedimientos estándares para el uso, almacenaenloy eliminación de ellas.
CÁpfTULO 4: MUESTREO E INVESTIGACiÓN DE DATOS IMPRESOS
91
FIGURA 4.6 Preguntas a elaborar acerca de formas oficiales y no
rtidoGJ:~~ ¿~"i~ ~slácteos agotad os Ordende resu
oficiales que ya están
Númerodelatienda-
Nombre delatienda_
Fecha_ Concepto solicitadO
archivadas.
cajas
concepto. solicitado
calas
L ech e (cu arto s)
L ech e (m ed io s g alo n es )
E n ter a E n te r a
2%
2%
1%
1%
Descrem ad a
D e s c re m a d a
JocoQue
JO C O Q u e
C h o co la te
C h o co late Y ogurt
P in a
N a tu ra l V ainilla
Ma nzana
P láta n o
O m a zn o
T u tilru ti
A rá n d a n o
F ram b u esa
M OI1l
L im ó n
fr e sa H e la d O S
cu arto s d e lu jo P in tas p rem iu m C u a r t os p r e m ; um
P in ta d e lu io 1 n g a lo n eS d e lu io
l.Relllmenu
-
&elnec;¡;~iUi
S k\n n y M in n ie s S o lic ita d o p o r (número de empleado) R azo n es d el ag o tam ien to N ú m e ro d e ch o le r'
To ta l d e c a ja s s o lic ita d a s
-:
N ú m e rO d e ru ta ----
Tienda _
Productoauotado u!l formll.
-
"--
el total7
C ho1er_
Fecha_ Calas necesarias
_
~ n o
oficl.ler: "p"recen par'" eimplificar el
pn:*lema.
" d I Gerente de oroductos lácteos i m ct al es e
Esta es la manera de proceder cuando se crea un catálogo de fa para que ayude a comprender el flujo de información actualmente e en el negocio: Recolecte ejemplos de ladas las formas en uso, ya sea que esti! badas oficialmente por el negocio o no (formas oficiales eontr ilegales). 2. Observe el tipo de forma (ya sea que sea impresa en casa, e mano, generada por computadora en casa, impresa y comprada namente, etc.). 3. Documente el patrón de distribución pretendido. 4. Compare el patrón de distribución pretendido con quien d cibe la forma. : , 1.
PARTE 2: ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACiÓN
92
Aunque este procedimiento requiere de tiempo, es útil. Otro;¡ muestrear las formas d~ captura de datos que ya han sido 11e
•
J
J
U
•
U na rosa flor cualquier otro nom bre ... , r
~ue tenemos todo lo que necesitamos. estreado los estados financieros, las cifras entas para cada sucursal, los desperdicios de tienda,tenemos todo. Con todas estas cifras massercapacesde imaginarnoscómoman.
e a Fieldsen el negocio o, al menos, al frente ~--negocio de florería. tiasta podemos mostrarle a mour Fields mismo como este nuevo sistema de putadorapuede hacer que todo esto suceda", dice Golden, un analista de sistemas junior que tra'a para un grupo de consultoría de tamaño me-
o
cali~ao ~ no canti~a~
atacar algún nuevo territorio dentro de poco", continúa Seymour,pintando una imagen colorde rosa del futuro de Fields. "Estoy de acuerdo", dice Rod. "Cuando termine mi análisis de estas cifras", dice, indicando una gran pila de
empresa, bajo la supelVisión de su analista de temasprincipal,Clay Potts, ha estado trabajando en proyectode sistemas para la cadena completa de
materialque ha desenterrado de las oficinas de campo de Fields, "podremos darlos". Tres semanas después, Rod regresa a Clay con un comentario pesimista. "Nosé qué hacer con todo esto. Nopuedo ver loque está causando que crezca la compañía o cómo es administrada. Se han estado expandiendo. pero he estado obselVando todas estas cifras y hasta ahora no encuentro nada que tenga sentido". Clay lo escucha muy interesado y luego dice. "Me has dado el germen de una idea. Loque necesitamos
ince florerías exitosas
el mercado de flores de in-
es una polinización cruzada, una bocanada de aire
acerca de esto. Ellos también han escrito algunos
lilativos en la presentación de un panorama general
10.
-
y
'or llamado Fields. Cada una de tres ciudades del ediooeste tiene cinco expendios de Fields. "Aunqueahora es simplemente una empresa con uy buen comienzo, eventualmente queremos que zca con ramificaciones en media docena de estaS : . dice Seymour Fields, el propietario. "Quierocohar los beneficios de toda la felicidad que hemos mbrado.Creo que podemos hacerlo jugando con mi tuiciónacerca de cuái es el mejor tiempo para comrarfloresen cada mercado europeo del que compras y luego debemos podar nuestras compras". "Alolargode los tres años pasados he escrito gran cantidadde memorándums a nuestros administrados
enosde respuesta. Yocreo que estamos listos para
fresco. Necesitamos cavar un poco más hondo. ¿Examinaste otras cosas aparte del punto esencial?" Rod se sorprende y responde "No, qué quieres decir?" ¿Cómo puede Clay Potts explicar con tacto a Rod Golden que el examen cualitativo. así como el cuantitativo. de los documentos debe ser importante para proporcionar una valoración precisa del potencial de Fields para hacer una empresa más fructífera? ¿Cuáles son algunos documentos específicos que debe leer? ¿Qué pasos específicos debe seguir Rod para la evaluación de documentos cualitativos obtenidos de Fields? ¿Cómo pueden ayudarle los documentos cuadel éxito de Fields?
alista debe recordar muchas cuestiones particulares, la figura 4.6. Ellas incluyen:
tal como se ilustra
¿La forma está llena completamente? De no ser asf, ¿qué conceptos han sido omitidos y si son permanentemente omitidos? ¿Por qué? ¿Hay formas que nunca son usadas? ¿Por qué? (Revise el disefio y la adecuación de la forma para su función propuesta.] ¿Son distribuidas todas las copias de las formas a las personas adecuadas o archivadas adecuadamente? De no ser asr, ¿por qué no? ¿Son usadas las formas "no oficiales" regularmente? (Su uso puede indicar un problema en los procedimientos estándares o puede indicar batallas políticas dentro de la organización.] Se pueden aprender muchas cosas acerca del flujo de información una organización mediante el examen de las formas que usan. Algunos de s signos a observar pueden ser sintomáticos de problemas mayores inclu.
endo:
Los datos o la información no fluyen como se pretende (los recibe demasiada gente, muy poca gente, o las personas a quien no toca). Cuellos de botella en el procesamiento de las formas da como resulta. do trabajo retrasado o detenido.
CAPfTULO 4: MUESTREO E INVESTIGACIÓN DE DATOS IMPRESOS 93
FIGURA 4.7 El análisis de los memorándums
proporciona perspicacia sobre las metáforas que guían el pensamiento de la organización.
MEMORÁNOUM
Para: O e: Fecha:
Tem a:
O peradores de com putadora d e l t u rn o n o c t u r no S.Leep, G erente nocturno 2115/95
Fiesta de bi envenid a esta noche
. . d evos o p e r a d o re s d e c o m p u t a d o ra d e E s u n p l a c e r d a r l a blenv.em da a o s n u r o Q u e a e ll o s J es g u s t a rá ! t. 1 b á ia r 11.7, .1wyla Tine y Al Km gth. Estoy sea~oshace sen tirnos com o -na gran 3Q UI. E s t a d o ¡u n t o s e n la m a d r u g a d a o t o s d e d e s c a n s o d e e s t a n o c h e Q u e fam llia feliz. Re~uerde,p a r a s u s ~om~mida. Ay'(Jdense~stedesm ism Q } en el alguno s de la tnpulaC lón han tr~ld~6c d e d e s c a n s o Y s e a n b i e n ve n i d O s b a n q u e te Q u e e n c o n tr a rá n e n e S 3 n
tlan. T w yla y A l.
3.
La duplicación innecesaria de trabajo sucede debido a que 105 em, pleados no están enterados/le que la información ya se encuentra en existencia o en otra forma que ellos no reciben.
4.
A los empleados les falta comprensión acerca de la interrelación de flujo de información (esto es. no saben que la salida de su trabajo sir ve como entrada para otra persona).
ANÁLISIS DEDOCUMENTOSCUALITATIVOS.Muchos documentos q circulan dentro de las organizaciones no son cuantiIativos. Aunque 1 documentos cualitativos tal vez no sigan una forma predeterminada. el an sis de ellos es crítico para la comprensión de la manera en que 105miemli de la organización engranan. en el proceso o en la organización. Los do menlos cualitativos incluyen memorándums. consignas en tablero" de n cias y en áreas de Irabajo, manuales de procedimientos y manuales polflica. Muchos de estos documenlos son ricos para revelar las expeet vas del comportamiento de otros y de lo que pretendieron sus escritore Aunque muchos analistas de sistemas sienten temor acerca del sis de documeiltos cualiIativos. no tiene por qué ser. Varios lineaIÍlie que pueden ayudar a los analistas a tomar un enfoque sistemático p~r ti po de análisis son: 1.
2. 3. PARTE2: ANÁLISISDELOS REQUERIMIENTOS DEINFORMACIÓN 94
Examine 105documentos para claves o metáforas de lineamiento Busque referencias a los de casa y los exlrai'los, o una mentalidad solros con Ira ellos", en 105documentos. Liste términos que caractericen el bien y el mal y aparezcan rep .,
mente en los documentos.
4
Reconozca el sentido del humor en caso de estar presente., I
Cada lineamiento es explicado brevemente en los siguientes p Los lineamientos deben ser vistos como una forma para iniciar la in
FIGURA 4.8 El análisis de los
MEMORANOUM
T o d o S l o s g e r e n te s d e d e p a r t a m e n t o Phil Baskett,Gerentegeneral Recolección de papel
Para: De:
rem a:
memorándums revela valores, actitudes y creencias de los miembros de la organizaci6n en relación con el uso de la información.
. I d ••qu é a a re ci 6 e l t em a s en s lb e e .• E n n u e s t r a ú l ti m a r e u n ió n a mV~1t~~i~~O~ a~lertamentes e r " ra t a s d e ca.~a a h o r r a r" . M u c h o s d e usted~S~o~d~salida. p o r s i a l g u n a v e z s e n ec;sl ~ . a lm a ce n an d t o d OS - os p e a c d e be rá p en s ar a n te s d e ~uar ar . l o q u e h a y q u e h a c e r a h o r a e s qU~os~e m ucha s d e s u s o f i c i n a s . Y ~áS m o n s t r u o d e p a p e l s e 1 1 a a~o.dera M e rehusO a autorizar CUalq~ler a l m a c e n a m i e n to e s demaSlad\~ar~~sla m a y o r la d e l a s s e c re t a n a s d e IO~es d ese m bo lso ad icio n al p ara are "ve d ~ co rresp o n d en cia im p o rtan te. rep o d ep artam en to s co n se lV an arChlVo~ en la co m p u tad o ra. P o r lo tan to , 1\0, m em o rán d u m s o ficiale s. Y m ás a y I u a r d a u s t e d d e b e t i ra r l o . ysea n ratas: "u e cam a Y s i s u s e c r e t a n a o Q .
.
a
'11'
laci6n de documentos cualitativos. Ciertamente, hay otros enfoques que van más allá en el análisis de lo que es necesario para los objetivos del analista de sistemas. La examinación de los documentos buscando claves o metáforas indicativas se realiza debido a que el lenguaje da forma al comportamiento y, por lo tanto. las metáforas que empleamos son críticas. Por ejemplo, una organizaciónque trata.sobre los empleados como "parte de una gran máquina.' o "dientes en un engrane" puede estar lomando una visión mecanicista de laorganizaci6n. Observe que la metáfora indicativa en el memorándum de la figura4.7 es "Somos una gran familia feliz". El analista puede usar esta información para predecir el tipo de metáforas que serán persuasivas en la erganizaci6n, as! como comprender cómo puede ser caraclerizado metaf6'camenteun nuevo sistema. Cuando el analista encuentra un lenguaje que incita a un grupo o departamento contra otro, o pone al negocio como un todo en contra de los ompetidores, es posible comprender más claramente la polftica que existe. Obviamente, si un departamento está batallando contra otro, puede ser imposible obtener su cooperación en un proyecto de sistema hasta que las políticas sean resueltas en forma satisfactoria. Siguiendo la misma idea, si e l negocio es ferozmente competitivo en sus observaciones acerca de otras ~mpresasde la industria, parte del empuje para el proyecto de sislema puedevenir del querer mantener una ventaja competitiva. El listar los términos encontrados en documentos cualitativos que caractericen acciones, eventos o grupos, bien o mal, permite al analista ver jo que es considerado como bueno en el negocio y lo que es malo o equivoado. Este conocimiento permite percibir los valores con los que el grupo ~stácasado. Por ejemplo, si la acumulación de informaci6n sin raz6n aparente se describe en términos negativos, tal como se muestra en la figura j.8, entonces el analista querrá asegurarse de que la salida del sistema sea nsada de hecho y no sea acumulada s610 "por si se ofrece".
CAPITULO 4: MUESTREO E INVESTIGACIÓN DE DATOS IMPRESOS
95
FIGURA 4.9 Las consignas que se colocan revelan la cultura oficial de la organización. ¡NUESTROS CLIENTES SON lO S MEJOlle.E5
DEL MUNDOI
m ~
•
~1]@!W) •
CONSULTA ATU CENTRAL DE INFORMACiÓN
I
El cuarto lineamiento motiva al analista a reCO¡lOCerla existencl uno o varios sentidos del humor en documentos cualitativos de la Of zación. El valorar el uso del humor proporciona un barómetro rápido ciso de muchas variables de la organización. incluyendo a qué subc pertenece una persona y qué tipo de moral existe. Por ejemplo. los bros de la organización conservadores y tradicionalistas tienden 8Jr chistes de fórmula con un inicio. parte media y final punzante. La que son más sensibles a las necesidades de comunicación de los dem den a relatar historias anecdóticas y humorísticas que son autodenig Adicionalmente. si la moral es baja. el humor "negro" o "patibulario" ti ser una forma común de enfrentarse con las incertidumbres orgam nales. .
PARTE 2: ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACiÓN
96
Memorándums. Siempre que sea posible. los analistas debe trear los memorándums que se envían en el interior del negocio. S bargo. algunas veces los memorándums no son conservados o sola les pone a disposición de aquellos que "necesitan saber". tal como nido en la política organizacionaI. junto con los cuatro elemento res. el analista también debe considerar quién envía los memor' quién los recibe. Típicamente. la mayoría de la informaoión 1 1 ' abajo y en forma horizontal. en vez de hacia arriba. en las orga Los memorándums revelan un diálogo vivo y continuo en'lá'or El análisis del contenido de los memorándums proporcionaMu de los valores. actitudes y creencias de los miembros de la 'Ol~a
FIGURA 4.10 Los manuales de política proporcionan pistas sobre la forma de comportamiento prescrita en la organización.
Pag.7 Manual de pollllca de Vepco Compute,
Sección 8 P ro ce di m ie nt o d e l os s 8" le lo s d e c óm p u to
..
m le a dos pa r a seMelOS d~ 'Todas las peticiones de ~oseb ~o el Centro de In1orm acl6n a 8 . 1 c o m p u t a d o ra Q u e n o calg " e~~e p or escrito al l 'ó d eb en ser e nviadas .10rm a m d e Into rm aC l n . D epartam ento de SIstem as
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8 .2 S o la m e n te l os em p l ea d o s a u to r iz a d os p u e de n e n v ia r s ollci\u de s.
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d b eo estar en la s to rm as , .
L a s s oli Cit ud es e . l ' I te ch a d e S O liC it ud. d y deben InCUlf a d I adecua as ón de la sollcitu Y a n ú m e r o d e emplea~o,f az trizado. t ir m a d e u n supervIsor au o
l ic i tu d e s s i g u en u n o r d e n Y s o n Cuando se envlan, las so 'm eras llegadas, prim eras atendidascon base en pn I aten dida s. . efe adec uad o p or el p erso nal d e 83 1 C u an do s e c on sld s olic itu d le p ue de s er . . D e p ar ta m e nt o S I . a u n ~U R G E N 1 E " . q u e p e rm i te o t o rg a d o e l e s ta d o d e . d a in m e d i at a m e n t e y se que \a SO\;citU.dds~ad:e~~~aerar en la tila. evite la necesl a
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Consignas en un tablero de noticias o en áreas de trabajo. Aunque las onsignas pueden parecer incidentales a lo que está sucediendo en la orga'zación. sirven como reforzadores sutiles de los valores de quienes los en, tal como se muestra en la figura 4.9. Consignas tales como "La caliades para siempre" o "La seguridad es primero" dan al analista un sentiiento de la cultura organizacional oficial. También' es instructivo notar haciaquién están dirigidas las consignas y encontrar por medio de entre.istes si los miembros de la organización son responsables para actuar sore la información mostrada.
CAPiTULO 4: MUESTREO E INVESTIGACIÓN DE DATOS IMPRESOS 97
FIGURA 4.11 Ventajas y desventajas
del uso de datos archivados por el analista de sistemas.
VenIal"delusodedatosarchIvados
D e s v e n t aj a s d e l u s o d e d a t o s a r c h i v a d o s
• lo s d o cu m en to s arch ivad o s ya fu ero n p ag ad o s p o r alg u ien m ás • lo s d ato s n o so n cam b iad o s, d eb id o a Q u e el p ro d u cto r n o es tá co n sc ien te d e q u e está sie n d o es tu d iad o
• E xiste in certid u m b re si lo s d alo s so n so lam en te u n su b co n ju n to d e lo s d alo s o rig in ale s • L o s reg istro s q u e so b reviven p u ed e ser q u e n o sea n lo s m ás im p o rtan tes o sig n ificativo s • P u ed en ten er asc en d en cias. d eb id o a q u e alguien d c¡d~ riginalm ente lo que h abla q ue rctüvar.
.. I
Manuales. Otros documentos cuallIativos que el anallsta debe examinar son los manuales organizacionales, incluyendo los manuales para los procedimienIos de operación de computadora. Los manuales deben ser anallzados siguiendo los cuatro lineamientos mencionados anterionnente. A los escritores de manuales se les permite más elaboración para desarrollar un punto que lo que es acordado típicamente en los memorándums o consignas puestas. Recuerde que los manuales son el "ideal", la forma en que se espera que se comporten las máquinas y personas. La examinación sistemática de manuales le dará una imagen de la forma en que las cosas debieran pasar. Es importante recordar que los manuales rara vez se mantienen actualizados y que muchas veces son relegados a un librero y no son usados. Revise para ver si los manuales que está buscando son actuales y si se llevan a cabo o no. Manuales de política. El último tipo de documento cualitativo qu consideramos es el manual de política. Aunque estos documentos cubre típicamente áreas amplias del comportamiento de los empleados y la comp I1ía,se puede estar relacionado primariamente con aquellos que estable políticas acerca de servicios, uso, acceso y cambios relativos a cornil tación. Las políticas son grandes lineamientos que hablan del ideal de la ganización sobre la manera en que deben comportarse los miembros po mismos para lograr objetivos estratégicos, tal como se muestra en 1 gura 4.10. Nuevamente, puede ser que los miembros no estén conscientes políticas particulares, o las políticas puedan ser hechas a un lado inten nalmente en aras de eficiencia o simplicidad. Sin embargo, el exame políticas permite que el analista de sistemas obtenga la conciencia d valores, actitudes y creencias que están guiando a la corporación.
R e c o p il a ci ó n
PARTE 2: ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN 98
D e D atos a par tir D e D ocum entos arcbivaD os
Muchos de los datos, tanto cuantitativos como cualitativos, que usted sitará no estarán en uso actual. En vez de ello estarán guardados en vos de algún tipo. Algún material se guarda debido a reglamentac gubernamentales, otro debido a prácticas de contabilidad y otro d que al negocio lo ha solicitado anteriormente y que produzca info histórica. , • Ejemplos de datos archivados que pueden ser de interé analista de sistemas incluyen registros actuariales, presupuestos y ; de ventas. Una característica común que comparten todos'los dato vados es que su recolección fue pagada por alguien diferente' al an
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Una de las desventajas del uso de dalas archivados es que los datos pueden ser imporlantes solamente para aquel que originalmente los guardó. "Esladísticas no tan vitales" de Unscientiflc Americans por Roz Chast.
Copyright 1978. 1979. por Roz
1980.1981.1982
Chast. Reimpreso con permiso de Doubleday &
Company. Inc. M e m o h a e s t u d ia d o
francés tre5 año~
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Islemas.Esto puede o no infiuenciar el contenido. pero como resultado los alosarchivados son una fuente de información de relativo bajo costo. Otra eniajade los datos archivados es que no hay cambio abierto de los datos. ebidoa que su productor no está consciente de que está siendo estudiado. Una desventaja del uso de datos archivados es que el analista puede ner incertidumbre acerca de su significado si solamente existe un ubconjunto limitado de los datos originalmente creados. Otra desventaja eluso de dalas archivados es que los registros que sobreviven (o que aluiendecidió conservar) pueden no ser los más importantes o significatios.Una lercera desventaja del uso de datos archivados es que hay una cendencia integrada. debido a que alguien ha decidido, por la razón que ere,archivar los datos originales, así como conservar algunos datos y no Iros.Adicionalmente. es difícil obtener nuevos datos de las mismas muess o equivalentes. Las ventajas y desventajas del uso de datos archivados resumen en la figura 4.11. Aun con todas las precauciones anteriores, hay algunos lineamientos uepueden hacer valiosa la recopilación de datos archivados. Ellos son: Fragmente los datos en subclases y haga revisiones cruzadas para reducir errores. Compare reportes sobre el mismo fenómeno por diferentes analistas (otal vez hasta por alguien de dentro de la organización). Dése cuenta de la ascendencia inherente asociada con las decisiones originales para archivar, conservar y/o destruir reportes. Use otros métodos, tales como las entrevistas y la observación. para completar su imagen organizacional y proporcionar una revisión cruzada.
CAPiTULO 4: MUESTREO E INVESTIGACIÓN DE DATOS IMPRESOS
99
RESUMEN El proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población es llamado muestreo. El objeto del muestreo es seleccionar y estudiar documentos, tales como facturas, reportes de ventas y memorándums, o tal vez seleccionar y entrevistar, dar cuestionarios u observar a miembros de la organización. El muestreo puede reducir costos, velocidad de recolección de datos, hacer potencialmente que el estudio sea más efectivo y posiblemente reducir la ascendencia en el estudio. Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos en el disefio de una buena muestra. Primero, se tiene la necesidad de determinar la población misma. Segundo, se debe decidir el tipo de muestra. Tercero, se debe calcular eltamafio de muestra. Por último, se deben planear los datos que necesitan ser recolectados o descritos. Los tipos de muestras útiles para un analista de sistemas son: de con. veniencia, intencionada, aleatoria simple y aleatoria compleja. El último tipo incluye las subcategorías de muestreo sistemático y muestreo estratificado. Hay varios lineamientos a seguir para la determinación del tamafio de muestra. El analista de sistemas puede hacer una decisión sub jetiva en relación con el estimado de intervalo aceptable. Luegose seleccionaUD nivel de confianza y puede ser calculado el tamafio de muestra necesario. El analista de sistemas necesita investigar datos relevantes, incluyen do reportes, documentos, estados financieros, manuales de procedimientos y memorándums. Los datos relevantes muestran dónde ha estado la organ' zación y hacia dónde creen sus miembros que está yendo. Es necesario q sean analizados documentos cuantitativos y cualitativos. Debido a que 1 documentos son mensajes persuasivos, debe ser reconocido que el ca biarlos también puede cambiar a la organización, ' Hay muchas formas de analizar documentos cuantitativos y cuah tivos. Sin embargo, es importante recordar que la investigación de los da archivados tiene ventajas y desventajas. Debido a que muchas de las ventajas pueden ser superadas, vale la pena la investigación de' are 1
P A LA B R A S
Y C O N CE P TO S
muestreo
población de muestra muestra de conveniencia
muestra intencionada muestra aleatoria simple muestra aleatoria compleja muestreo sistemático muestreo estratificado muestreo aglomerado
IM P O R TA N T ES
lu 1
h datos de atributo estimado de intervalo ace nivel de confianza variables
~
dispersión datos relevantes datos cuantitativos datos cualitativos documentos archivados
P R E G UN T A S D E R EP A SO 1,
2, PARTE 2: ANÁLlStS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACiÓN
100
Defina lo que significa muestreo. Liste cuatro razones por las cuales el analista de sistem muestrear datos o seleccionar personas representativas vistar.
3. 4. 5,
¿Cuáles son los cuatro pasos a seguir para disefiar una bue Dé un ejemplo de una muestra de conveniencia. Defina lo que significa tomar una muestra intencionada.
E
9 10
11
~. ¿Por qué con frecuencia, no es práctico usar una muestra aleatoria simple para el muestreo de documentos y reportes? Liste los tres enfoques del muestreo aleatorio complejo. Defina lo que significa la estratificación de muestras. Dé un ejemplo de datos de atribulo. ¿Qué cambios pueden causar que el analista use un tamaño de muestra más grande cuando muestrea por atributos? ¿En qué forma difiere la determinación del tamaño de muestra para las variablesles con respecto a la determinación del lamaño de muestra para los datos de atributo? ¿Qué.efecto sobre el tamaño de muestra causa el uso de un nivel de confianza mayor cuando se muestrean datos de atributo? ¿Cuál es la variable predominante que determina qué tantas personas debe entrevistar a fondo el analista de sistemas? Liste lres de los documentos cuantitativos que el analista debe analizar cuando trate de comprender una organización. ¿Cuáles son los cuatro lineamientos para el análisis sistemático de documentos cualitativos? ¿Cuáles son las dos ventajas del uso de datos archivados como fuente para comprender a la organización? ¿Cuáles son cuatro desventajas del uso de datos archivados como fuente para comprender a la organización?
Dee Fektiv está encargado de investigar qué tantas formas están siendo .llenadas incorrectamente. Ella siente que cerca del 10 por ciento de todas las formas tienen un error. a. ¿Qué tan grande debe ser el tamaño de muestra que debe usar Dee para que lenga una cerleza del 99 por ciento de que estará dentro del 0.02 por ciento? Suponga que Dee aceptará un nivel de confianza del 95 por ciento de que estará dentro del 0.02. ¿Cuál será ahora el tamaño de muestra de las formas? A Rhea Fund se le ha pedido que determine la cantidad promedio de rebajas enviadas por correo diariamente. Usted examina algunos registros y cree que el promedio está cerca de 200, con una desviación estándar de 20. Se quiere estar más seguro, por lo que se decide hacer una muestra.
a. ¿Qué tan grande debe ser el tamaI10 de mueslra si se quiere tener una certeza del 99 por cienlo de que la cifra estará a 5 de la media? ¿Qué tan grande debe ser el tamaño de mueslra si se cambia ellfmite de confianza a 95 por ciento? Phil ¡llup. un miembro del grupo de análisis de sistemas de usted, ha sido asignado a la tarea de entrevistar a miembros de la organización para el estudio de sistemas. La empresa, Fall Dack Industries, tiene cinco niveles de administración. También, producción, contabilidad, ventas, sistemas, logística y aita gerencia son las áreas funcionales que serán afectadas por el sistema propuesto. Cada nivel tiene cerca de 40 personas. Producción tiene un total de 80 personas, contabilidad tiene 35, ven las tiene 42, sistemas tiene 10 y logística tiene 28. Hay cinco personas en alta gerencia. a. Diseñe una muestra de entrevistas para que Phil las siga en la selección de a quién entrevistar. Justifique el por qué recomienda que
CAPíTULO 4: MUESTREO E INVESTIGACIÓN DE DATOS IMPRESOS
101
FIGURA 4.EXl
La idea de un usuario sobre la manera de
llenar el registro de uso de computadora.
F
A B 1 .I O B R e g is t ro d e u s o d e l a c o m p ut a do ra . p or
em~l.eados
a yudar a nuestro person al use form ato .de tiem po m ilitar p ara No:'~~ra .
re po rta r e l re gis tro y la d es pe did a F e ch a a c tu a l
R egistro D espedida:
6/12
2:00 - 4020 PM
N o m bre d el P ro ye cto : ZEBRA
R azón del proyecto: Asignaci6n
P r o y e ct o a u t o ri za d o p o r : Su n om bre:
JEK
JE K
S u contraseña: MYOB
b.
entreviste a la cantidad de personas que ha escogido. ¿Cuáles facto' res influenciaron su decisión? Mientras esperaba que usted hiciera la muestra, Phi! decidi6 que para estar en lugar seguro se saltaría el muestreo y entrevistaría a tQ' das las personas. En un párrafo, explfquele por qué no es acertado que el equipo de análisis de sistemas no siga una estrategia,d muestreo.
c.
4.
PARTE 2: ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN
10 2
J
Al final Phi! le pregunta, si existe una regla rápida y directa sohr cuánta gente debe entrevistar en la organizaci6n. Si usted sabe una indíquela. Si no hay, explique por qué no existe. "Veo que tienes bastantes papeles ahí. ¿Qué tienes en ellos?", pregun ta Belly Kant, cabeza de la fuerza de trabajo de.l MIS que es el grup de liga entre el grupo de sistemas de usted y la Sawder's Furniture Company. Usted está trasegando una gran cantidad de papeles cuan do se prepara para salir del edificio.
"Bueno, tengo'algunos estados financieros, reportes de producéión de los últimos seis meses y algunos reportes de desempei'io que Sharon me dio y que tratan objetivos y el desempei'io del trabajo a largo de los últimos seis meses", responde mientras algunos de los papeles caen al piso. "¿Por qué lo pregunta?" Belly Kant toma los pa peles que usted tiene y los pone en el escritorio más cercano. "Dehid a que usted no necesita nada de esta basura. Usted está aquí para cer una cosa y esa es hablar con nosotros, los usuarios. ApuestO'il , ,usted no puede leer nada ahí que tenga caso". • a. La única forma para convencer a Belly Kant de la importanéia 'cada documento es decirle lo que está buscando en cada uno de'ell " Describa con brevedad cuál tipo de documento contribuye a ,comprensi6n del negocio del analista de sistemas. •• ,
FIGURA
4.EXZ
Una segunda idea do otro usuario sobre la manera de llenar 01 registro de uso de computadora.
R egistro D espedida: 9:15- 9:40
Fecha actual FEB.4
. N om bre del P roye cto: Z!>7f>
R azón del proyecto: 7
P royecto au torizado por: Su nom bre: MIKEH.
S u contraseña: T O IL -O N
Mientras está hablando con BeUyse da cuenta de que, de hecho, necesita también otros documentos cualitativos. Liste cualquiera que haya faltado. Las figura 4.EXl y 4.EX2 son dos páginas llenas que componen un re. gistro grande del uso de la computadora que ha estado usando el ad. ministrador del centro de información: ~. Analice la forma en que ha sido llenado el registro. Compare los datos recolectados con los datos que el administrador de! centro de información pretende obtener de la forma. Liste las omisiones o errores que han cometido los usuarios. ¿A qué atribuye los problemas que está teniendo la gente para lle. nar el registro? Explique en una frase o dos las razones para cada problema que encuentre en la pregunta 5a. En un párrafo, explique por qué es importante examinar las formas que han sido llenadas, así como las blancas que están en uso. Usted ha muestreado lo~ memorándums que han sido enviados a va¡ios gerentes medios de Sawder's Furniture Company: que envía mobiliario de tableros aglomerados [conslrúyalos usted mismo por todo ,el país). Este es uno que repite un mensaje encontrado en otros memorálldums.
Para: Sid, Ernie, Car! De: lmogene Asunlo: accesorios de computadora/impresora Fecha: 11/10/88 Me he dado cuenta que he estado sosleniendo una guerra contra las solicitudes de accesorios para computadora e impresora (discos flexibles, cintas de impresora, papel, etc.) que están fuera de proporción con lo que ha sido negociado en el presupuesto actual. Debido a que todos nosotros somos buenos soldados aquí, espero que tome lo que diganuestro sargento de aprovisionamiento, que son cosas estándares. Por favor no haga "requisiciones de media noche" para prevenirse de
CAPITULO 4: MUESTREO E INVESTIGACIÓN DE DATOS IMPRESOS
1 03
la escasez. Gracias por ser GI en este aspecto, esto hace que la batalla sea más fácil para todos nosotros. . a. ¿Qué metáforas están siendo usadas? Liste la metáfora predominante y otras frases que se relacionan con ese tema. b. Si usted encuentra evidencia repetida de este tipo de mensajes en memorándums, ¿qué interpretaci6n les daría? Use un párrafo para explicarlo. c.
7.
En un párrafo describa c6mo puede usar el grupo de análisis de sistemas la informaci6n de los memorándums para dar forma a su proyecto de sistema para Sawder's. d. Al hacer entrevistas con Sid, Ernie y Carl no ha habido ninguna menci6n de problemas con la obtenci6n de suficientes accesorios para computadora e impresora. En un párrafo discuta por qué estos problemas pueden no aparecer en las entrevistas y el valor del examen de memorándums además de las entrevistas. "Este es el manual principal de política que hemos reunido a través de los años para los usuarios de sistemas", dice Al Bookbinder, mientras le quita el polvo y se lo entrega en las manos. Al es un archivista de documentos del departamento de sistemas de Prechter and Gumble, un gran fabricante de ayudas para la salud y la belleza. "Todo usuario de cualquier parte del sistema necesita saber lo que hay en lo que yo llamo el Libro Azul. Quiero decir que ahí se encuentran todas las polfticas. Es tan grande. Yo soy el único que tiene una copia completa. Cuesta demasiado reproducirlo". Usted le da las gracias a Al y se lleva el manual consigo. Cuando lo lee, queda sorprendido con lo que contiene. La mayoría de las páginas comienzan con un mensaje tal como: "Esta página anula la página 23.1 del volume 1 1 del manual. Descarte la inserci6n anterior, no la use". a. Liste sus observaciones acerca de la frecuencia de uso del "Libr Azul". b.
¿Qué tan amigables ante el usuario son las actualizaciones del manual? Escriba una frase explicando su respuesta. c. Escriba un párrafo donde comente el deseo de tener todas las polftic importantes para todos los usuarios de sistemas en un solo libro. 8. Arch Ives, un analista de sistemas bastante lfmido y contratado r cientemente por su grupo de sistemas, se le ha acercado con una ide que él asegura le ahorrará tiempo al equipo y, por lo tanto, le ahorrar dinero al negocio que se está consultando. Arch propone que, en ve de hacer las entrevistas consumidoras de tiempo o la recolecci6n documentos actuales cuantitativos y cualitativos, el equipo se apo principalmente en lo que descubra en los datos de archivo. "Ello guardan todo. Hasta tienen los viejos reportes de los proyectos de si temas anteriores. No tenemos que platicar con nadie, sino que pod mas abordar el material lodo el día sin ver a nadie". a. Liste los méritos de lo que está proponiendo Arch. b. Liste los problemas de lo que está proponiendo Arch. c. Explfquele con delicadeza a Arch por qué el equipo de sistemas muchos diferentes enfoques para la recolecci6n de datos. PARTE 2:
ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN 104
P R O YE C TO
D E G R U PO S
.1. Suponga que su grupo servirá como un equipo para el análisis y ño de sistemas para un proyecto disellado para computarizar, o ro •• rarola computarizaci6n, de todos los aspectos de negocios d
a.
b.
empresa de transportes de los EE.UU. de 15 afios de antigüedad llamada Maverick Transport. Maverick es un transportador LTL (menor a camión completo). El trabajo de administración desde la filosofía JIT (justo a tiempol. sobre la que han creado una sociedad que incluye al emisor, al receptor y al transportista [Maverick Transportl. con objeto de transportar y entregar los materiales, requiere del justo a tiempo para su uso en una línea de producción. Maverick mantiene 626 tractores para mover la carga, y tiene 45,000 pies cuadrados de espacio de bodegas y 21,000 pies cuadrados de espacio de oficinas. a, Junto con los miembros del grupo, desarrolle una lista de datos de archivo que deban ser revisados cuando se analicen los requerimientos de información de Maverick. Cuando la lista esté completa, disefie un esquema de muestreo que le permita al grupo obtener una imagen clara de la compafifa sin tener que leer cada uno de los documentos generados en los 15 afios de historia.
lBLlOGRAFíA SELECCIONADA abbie,R. R. Survey ResearclJ MetlJOds. Belmont, CA: Wadsworth PublishingCompany, lnc., 1973. orm.nn E. G. Diicussion and Group MetlJOds: Theory and Practico, segunda edición. Nueva York: Harper and Row, 1975. ory,C. W. Business Research Method, tercera edición. Homewood, IL: Richard D. Irwin, Inc., 1985. nson B. M. Communication-The Boston: Allyn Process ofOrganizing. and Bacon, 1977. . nd.ll, J. E. Y K. E. Kendall. "Metaphors and Methodologies: Living Be. yond the Systems Machine". MIS QuarterIy, vol. 17, no. 2. pp. 149171,junio 1993. dall. J. E. Y K. E. Kendall. "Metaphors and Their Meaning for Informalion Systems Development". European ¡oumaI of Information Systems, 1994. b, E. J., D. T. Campbell, R. D. Schwartz, y L. Secherest. Unobtrusive Measures: Nonreactive Research in the Social Sciences. Chicago: ReadMcNally College Publishing Company, 1966.
éAP(TULO 4: MUESTREO E INVESTIGACIÓN DE DATOS IMPRESOS
10 5
Caso
CPU
4
Episodio
••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
. . . . ..
lO
TOMAR E.N CUENTA LOS MEMORÁNDUMS
"Ana, he estado ocupada recolectando algunos memorándums para que nos ayuden a comprender lo que hay detrás de algunos de los cambios al sistema que nos han solicitado algunas personas", dice Chip mientras le entrega un manojo de papeles a Ana. "Buena idea", responde ella, "pero, ¿tienes alguna idea de c6mo hacer para que le encontremos el significado?" Chip cuidadosamente vuelve a leer los memorándums que se muestran en las figuras E4.1, E4.Z, E4.3 y E4.4. "Cuentan una historia interesanto", responde Chip. "Estoy en espera de que los veas". .
Ejercicios
E-l.
E-Z.
Analice los cuatro memorándums que se muestran en las figuras E4.l a E4.4. Explique en un párrafo c6mo los analiza y describá lo que encuentra. En un párrafo responda lo siguiente: ¿Hay alguna informaci6 fallante en los memorándums? ¿Cuál es? ¿D6nde la obtendría?
MEMORANOUM F echa:
23 de Julio de 1994
P a ra :
C h e r W a re
Oe:
Ed U. Caler tite
T em a:
E l C OB OL d e M ic ro fo cu s e n e l n ue vo
laboratorio Q uisiera solicitar q ue sea instalado el CO BO L de M icrofocus en el nuevo laboratorio. Hem os adquirido el softw are recientem ente por m edio de una donación académ ica. Deberá estar listo para el sem estre de otoñ o. debido a que estam os planeando usar el producto para 9 clases de program ación, incluyendo varias secciones de 331. 335 Y 336.
A lfen sc/¡",i/ltl ¡lIlie E. K ,ellb .lf l ~ K elln eú ;> E l K ellb o lf
FIGURA E4.l
106
Elmemorándumdel 23 de julio de Ed U.Cater.
MEMORANOUM
Fecha: Para: D e:
Tem a:
3 0 d e J u li o d e 1 9 9 4 Cher W are. Dol M atricks Ed U. C aler ea c Problem as con el C O B O L de M icrofocus
G racias por su m em orándum reciente. A tendiendo su consejo fui al n u e v o l a b o r at o ri o p a r a i n ic i ar e l a j u st e d e l p r o ye c t o p a r a l o s estudiantes usando el C O B O L de M icrofocus y encontré Q ue el program a W orkbench no ejecuta. A parentem ente no hay suficiente m em oria R A M para qu e ejecute el p r o d u c to . ¿ H a y a l g u n a m a n e r a d e r e s o l v er e l p ro b l em a ? S e n o s acaba el tiem po para ajustar el proyecto y hacer la distribución de estudiantes. ¡Se necesita atención urgente para resolver el problem a!
FIGURA E4.2
memorándum de13D de julio de Ed U. Cater.
MEMORANDUM
Fecha: Para: De: Tema:
1 d e A g o s lo d e 1 9 9 4 Ed U . C ater, 001 M atricks Cher W are 011' P r o b le m a s c o n e l C O B O L d e M l C r o !o c u s
Ed. he estado viendo tu p roblem a y encontré Q ue el C O B O L de M lcrolocus reQ U iere 3 M B de m em oria R A M para ejecutar al p r o d u c to W o r k b e nc h . S e p u e d e e j ec u t a r a l c o m p i la d o r C O B O L y algunas otras caracteristicas con m enos m em oria. P o r l av a r p i e ns a s o b r e e l u s o d e m a t e n al e s d e d e s a rr o ll o S i n e l u s o del nroducto W orkbench. Perm itenos saber lo Q ue decides y m odlflcarem os COBOLBAT.
el archiVO
RA E4.3
emorándum del primero de agosto de Cher Were.
CAPITULO 4: MUESTREO E INVESTIGACIÓN DE DATOS IMPRESOS 107
