GESTAO DE PROJETOS ONG

TERMO DE ABERTURA DO PROJETO Projeto: Gerenciamento Sistema e Processos Financeiros Solicitante: Camp Oeste Patrocinador do Projeto: Leandro Dias Gerente do Projeto: Cintia C. F. Dos Santos

Situação Atual Um congestionamento de contas a pagar gerando um desgaste entre os departamentos.

Situação Futura  Após a implementaço do do sistema o controle ser! "eito com com maior preciso pertinente ao processo "inanceiro# entrada e sa$da de contas a pagar# sero apresentadas %!rias "ormas por relatórios# gr!"icos e consultas.

Objetivo &mplantar um no%o sistema de gesto "inanceira. &mplantar "erramentas 'ue iro o"erecer controles e acompan(amentos acompan(amentos preciso da gesto "inanceira# %isuali)ando in"ormaç*es agrupadas e indi%idualmente.

Premissas &nde"iniço da a+rang,ncia do projeto.

Restrições Pra)o de implementaço - dias.

Descrição Prelimiar Esco!o &mplantaço de um no%o so"t/are de gesto "inanceira.

Prici!ais Fases Planejamento# 01ecuço# 2onitoramento# 0ncerramento.

Prici!ais Pro"utos # Etre$as • • • • • •

0AP Cronograma 3reinamento &mplantaço do Sistema Con%erso de sistema Orçamento

Estimativas Prelimiares

Custos

Aluguel mensal do So"t/are 45 -6#6 745 8# da &nstalaço do Programa. 9 meses ;8<;<8=

Duraço Data de entrega

Em!resas Evolvi"as  A organi)aço Camp oeste. Contratante# e a FLUA# empresa desen%ol%edora do So"t/are.

Formul%rio "e Sta&e'ol"ers >ome do projeto: &mplantaço# Sistema de Gerenciamento. Gerente do projeto: Cintia C. F. Dos Santos 0la+orado por: 0merson da Sil%a Almeida  Apro%ado por: 4oger 2iller  ?erso:8.8.< Data de Apro%aço: 88;8;<8= >ome Cintia C. F. Dos Santos 0merson da Sil%a Almeida 4oger 2iller Danila Deodato >aara de Sou)a da Cun(a Buliana Al%es dos Santos Cristiane 2.O. Sou)a  Ana Paula Sou)a Cristina Ferreira atista 4i+amar Cristiane Ferreira atista

Cargo Gerente de Projetos Gerente de Processos Analista de @ualidade Assistente de 4isco Analista de Custos Gesto de compras; a'uisiç*es Assistente 3reinamento Coordenador Financeiro Assistente Financeiro Assistente Financeiro

E(!ectativas Os o+jeti%os do projeto esto ligados diretamente a 'uali"icaço dos processos "inanceiros# diminuindo o "lu1o.

Resulta"os Otimi)ar todas as ati%idades operacionais "inanceira dentro do processo de gesto "inanceira.

Premissas "o Projeto Para esse projeto ser! disponi+ili)ado uma e'uipe de dedicaço para o desen%ol%imento do projeto. Os custos do projeto j! "oram calculados# pre%iamente.  Alm dos cola+oradores sero necess!rios computadores para os departamentos en%ol%idos.

Premissas do Produto do Projeto Com a implantaço do sistema F)UA esperaE se otimi)ar todas as ati%idades "inanceira aonde  gerado o "lu1o. O sistema de%e desen%ol%er "unç*es de relatórios# resumo# "lu1o de cai1a# saldos# pre%iso# contas a pagar e conta a rece+er# lançamentos parcelados# lançamento 'ue repetem todo m,s# agendamentos# pagamentos Parciais# lem+retes di!rios# trans"er,ncia# gr!"icos# economia# esta+ilidade# segurança.

*ERE+,-AME+TO DO ES,OPO DO PROJETO Re.uisitos "o Projeto Para a e1ecuço do projeto ser! necess!rio a utili)aço de computadores e do So"t/are FLUA.

Declaração "o Esco!o 0ste projeto# denominado gerenciamento "inaceiro# ter! como produto "i nal a implantaço de um sistema de gesto "inanceira.

Relação "e /ases e /ucioali"a"es Fases &niciaço e Planejamento

 A'uisiç*es &mplementaço 3reinamento 0ncerramento

0ntregas De"inir o escopo do projeto# re"inar os o+jeti%os e desen%ol%er uma aço para alcançar os o+jeti%os para os 'uais o projeto "oram criados. 2icrocomputadores e mo de o+ra &mplantaço e con"iguraç*es do sistema de gesto "inanceiro 3reinar a e'uipe de usu!rios ?eri"icar se o projeto "oi implantado

ESTRUTURA A+A)-T-,A DO PROJETO

1 Projeto ..........

1.1 Planejamento do Projeto

1.2 E#ecuão do Projeto

1.3 $compan0amen to

1.1.1 Gestao do Escopo

1.2.1 $nalises de %istema

1.1.2 Gestão de Recursos

1.2.2 &esen'ol'iment o e Customi(aão

1.1.3 Gestão de  Tempo

1.2.3 $)uisi*es

1.1.4 Gestão da Qualidade

1.2.4 +onta,em de -nraestrutura

1.1.5 Gestão de Riscos

1.2.5 -mplataão Controle /nanceiro

1.1.6 Gestao da Comunicaão

1.2.6  Treinamento

1.1.! Gestão de compras

1.2.! Encerramento

1.1." Gestão de Custos

1.3.1 +onitoramento e Controle

D-,-O+AR-O DO EAP Se'uencia 8

3are"a Projeto..........

8.8 8.8.8

Planejamento do Projeto Gesto de 0scopo

8.8.<

Gesto de 4ecurso

8.8.-

Gesto de 3empo

8.8.9

Gesto de @ualidade

8.8.

Gesto de 4isco

8.8.

Gesto de Compras e  A'uisiç*es

8.8.

Gesto de Custo

8.< 8.<.8

01ecuço do Projeto Analise do Sistema

8.<.<

Desen%ol%imento e Customi)aço

8.<.-

0"etuar A'uisiç*es

8.<.9

2ontagem da in"raestrutura

8.<.

&mplantaço do controle "inanceiro 3reinamento

8.<.=

Ati%idade Projeto de implantaço de um sistema de gesto "inanceiro Fases Descriço detal(ada do projeto e produto Processo de estimati%a 'ue so necess!rios para reali)ar as ati%idades Processo de estimati%a e controle da duraço das ati%idades Processo e ati%idade da organi)aço e1ecutora 'ue determina suas responsa+ilidades Processo e ati%idade de risco e como condu)ir Processo e de"iniç*es de compra para o projeto Processo de controle de custo para 'ue o projeto seja reali)ado Fase Processo junto aos usu!rios dos departamentos en%ol%idos 0tapa de desen%ol%imento de rotinas Compras 'ue ser! usado para o projeto &mplantaço e con"iguraço do so"t/are &mplantaço do no%o sistema Capacitaço dos usu!rios

8.<. 8.-

0nceramento Acompan(amento

?eri"icaço do projeto 2onitorar o projeto

Riscos iiciais "o Projeto >o aceitaço do cliente

P)A+O DO PROJETO

De"iniço dos recursos Humanos >ecess!rios Para esse projeto ser! necess!rio um analista de sistemas# um programador# um analista de suporte. &ra "a)er parte tam+m dois mem+ros da e'uipe do departamento en%ol%ido.

Or$ao$rama "o !rojeto

Patrocinador

Gerente do Projeto

$nalista de %istema

Pro,ramador

$nalista de %uporte

 Tecnico em -mplantaão

$nalista de anco de &ados

Pa!0is e Res!osabili"a"es "as E.ui!es "o Projeto

Funço Gerente de Projetos

 Analista de Sistemas  Analista de ancos de Dados  Analista de Suporte Programador 3cnico de &mplantaço

Atri+uiço Desen%ol%er o escopo e plano de gerenciamento do projeto# ela+orar procedimentos# gerenciar toda a e1ecuço do projeto. Analisar# customi)ar# desen%ol%er e Gerenciar a e'uipe de programaço. &nstalar e con"igurar o +anco de dados. Gerenciar a e'uipe de implantaço e reali)ar testes. Desen%ol%imento das rotinas# manutenço e customi)aço. Au1iliar na instalaço e reali)ar teste e treinamento dos usu!rios.

Recursos Materiais Para este projeto os principais recursos materiais necess!rios sero discriminados a+ai1o:

Re.uisitos !ara "esevolvimeto "o Pro"uto 4e'uisitos de Hard/are 0'uipamento 2icrocomputador So"t/are FLUA

@uantidade < 8 8

Propriedade Camp Oeste Flua Consultoria

-"eti/icação "e re.uisitos Os re'uisitos "uncionais de"inem o 'ue sistema de%e possuir para 'ue os usu!rios possam e1ecutar suas ati%idades# de modo a atingir os o+jeti%os.  A matri) de re'uisitos para o Projeto "oi de"inida a ta+ela a+ai1o: Categorias Processo

4e'uisitos O Sistema de%er! "a)er o controle de "lu1o de contas a pagar 

Prioridade  Alta

Processo

Controlar e gerenciar o sistema de gesto "inanceiro O sistema pode ser acessado remotamente

Processo

 Alta

2edia

*ereciameto "e Re.uisitos  Alta

2dia

ai1a

4e'uisitos essenciais  A "al(a em implementar esse tipo de re'uisito pode "a)er com 'ue o sistema no atenda Is necessidades dos staJe(olders. 3odos os re'uisitos com esta classi"icaço de%em ser implementados. 4e'uisitos importantes Para a e"ici,ncia de muitas das "uncionalidades da aplicaço. A aus,ncia destes re'uisitos pode ocasionar a insatis"aço do cliente. 4e'uisitos no to importante 0 de utili)aço menos "re'uente pelo usu!rio.

 ,otrole "e Re.uisitos O controle ser! "eito durante as etapas de desen%ol%imento e implantaço do sistema atra%s de reuni*es das e'uipes en%ol%idas em cada etapa e relatórios 'ue sero con"rontados com os re'uisitos 'ue "oram gerados na etapa inicial.

De"iniço do 0scopo detal(ado do produto do projeto O projeto ter! como produto "inal a implantaço de um sistema de Gesto "inanceira. O So"t/are FLUA  um so"t/are de gesto "inanceira. Seu principal o+jeti%o  gerenciar de "orma "!cil e r!pida com o departamento en%ol%ido.

Processo b%sicos "o sistema • • • • • • •

4elatórios Flu1o de Cai1a Pre%iso Contas a pagar e Conta a 4ece+er  Lem+retes Di!rios  Acesso Online Segurança

Estimativa "o custo &D 8

3are"as &mplantaço de um sistema de Gesto Financeira

Custo estimado 458-6#6

P)A+EJAME+TO DA 1UA)-DADE Pol2tica "e 1uali"a"e >ossa pol$tica de 'ualidade tem o o+jeti%o garantir o desen%ol%imento do projeto dentro dos re'uisitos e pra)o de"inido# assim# entregando o produto 'ue atenda Is necessidades do cliente dentro das condiç*es esta+elecidas.

M0tricas "e "esem!e'o "o Projeto &tem

Descriço

Critrio de  Aceitaço

Cronograma

Cumprimento do cronograma de"inido

0scopo

Comparati%o do 'ue "oi de"inido na declaraço de escopo com 'ue est! sendo reali)ado

?eri"icaço pela e'uipe do desen%ol%edo r do projeto >o (! tolerKncia para mudanças.

2todo de ?eri"icaço e Controle 4euni*es

4espons!%el

Gerente de Projeto

4euni*es

Gerente de Projeto

2todo de ?eri"icaço e Controle 2atri) de re'uisitos

4espons!%el

M0tricas "e "esem!e'o "o Pro"uto Descriço &tem Satis"aço do  4e'uisitos cliente  Aceitaço do cliente

3odos os re'uisitos solicitados

Critrio de  Aceitaço

Atender a todos os re'uisitos O $ndice  de  Analise ser! 8 de "eita pelo contemplaç C(ecJ list

Gerente de Projetos Gerente de Projetos

pelo cliente de%em ser contemplado s

o

,otrole "e 1uali"a"e  As ati%idades de controle da 'ualidade sero reali)adas durante todas as "ases do projeto com +ase no 0AP# cronograma e no plano de gerenciamento do projeto. O o+jeti%o do controle de 'ualidade  a%aliar se os produtos ou ser%iços entregues atendem aos critrios de aceite# esta+elecidos na "ase de planejamento# alm de identi"icar "ormas para eliminar causas de resultados insatis"atórios em decorr,ncia do projeto# assim# a e'uipe identi"ica des%ios e sugere aç*es correti%as.

*aratia "a 1uali"a"e  A garantia da @ualidade assegura 'ue os processos estejam sendo implantados con"orme documentados e o produto esteja de acordo com o de"inido da an!lise.

Ferrametas "a 1uali"a"e Uma lista de %eri"icaço ser! utili)ada para medir os resultados do projeto# e determinar se eles esto de acordo com os padr*es esta+elecidos na "ase de planejamento. As "erramentas +!sicas da 'ualidade de &s(iJa/a# 'uestion!rios e inspeço tam+m podem ser utili)adas para medir os resultados do projeto.

P)A+O DE ,OMU+-,A34O Pol2tica "e ,omuicação Com "inalidade de "acilitar a comunicaço da e'uipe sero %!rias "ormas de comunicaço# sendo as principais: 0Email# Documentos 0letrMnicos e &mpressos# 4euni*es. 0%ento do Projeto Con%ocaço de 4eunio  Alteraço do

2eio 0Email 4eunio

4espons!%el Gerente do Projeto Gerente do

Destino &ntegrantes en%ol%idos 0'uipe de

planejamento inicial Concluso de "ase

4elatório de Desempen(o

Projeto 4eunio e 4elatório de acompan(ament o 0Email

Gerente do Projeto

Projeto e StaJe(oders 0'uipe do Projeto

Gerente do Projeto

&ntegrantes en%ol%idos

Matri5 "e ,omuicação -tera

P)A+EJAME+TO DE *ERE+,-AME+TO DE R-S,OS ,oceito O termo 4isco  utili)ado para designar o resultado o+jeti%o da com+inaço entre a pro+a+ilidade de ocorr,ncia de um determinado e%ento# aleatório# "uturo e 'ue independa da %ontade (umana# e o impacto resultante caso ele ocorra.

Processo "e *ereciameto "e Riscos O Gerenciamento de risco ser! reali)ado com +ase nos riscos identi"icados na "ase de planejamento.

Plao "e Res!osta aos Riscos 4isco 4etra+al(o em tare"as do projeto. Falta de (a+ilidade tcnica. Plano de projeto incompleto

Aço 3reinamento da e'uipe nas "erramentas utili)adas.

Criar a "igura do segundo gerente de projeto para tra+al(ar na e'uipe do cliente  An!lise dos Determinar as riscos incompleta causas da "al(a de planejamento.  Aplicar medidas imediatas de curto pra)o

0stratgia 0liminar

4espons!%el Gerente de Projetos

0liminar

Gerente de Projetos

2itigar

Gerente de Projetos

%isando a correço do plano de projeto

P)A+EJAME+TO DAS A1U-S-36ES  Após a implementaço do sistema o controle ser! "eito com maior preciso pertinente ao processo "inanceiro# entrada e sa$da de contas a pagar# sero apresentadas %!rias "ormas por relatórios# gr!"icos e consultas.

,otratações ecess%rias !ara o Projeto Para o Projeto sero necess!rias contrataç*es re"erentes a materiais e ser%iços.

Recursos materiais Computadores# So"t/are Flua.

Recursos Serviços Contrato de um Analista de dados7

*ereciametos e ti!os "e cotrato 3odos os contratos de%em ser o+rigatoriamente a%aliados pela !rea jur$dica da empresa.