Gestão de Projetos Organização, controle, resultado
Conceitos •
As organizações movem-se em direção ao futuro planejando, programando e executando – Plano – Programa – Projeto
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Depois de planejar e programar, a execução do projeto é a atividade decisiva que vai mover a empresa em direção ao futuro A gestão de projetos permite – Compreender uma idéia – Viabilizar sua execução
O que é um plano? • • • • •
Planejamento de alto nível Plano corporativo Plano governamental Plano organizacional É o resultado de uma avaliação de mercado, avaliação de forças e fraquezas internas, proposta de posicionamento estratégico
O que é um programa? • •
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Programa é um grupo, família ou conjunto de projetos Por pertencerem a um mesmo conjunto de atividades, a administração conjunta de projetos é melhor conduzida em Programas Os projetos de um Programa podem desenvolver-se paralelamente ou seqüencialmente – Programa Espacial – Programa Industrial O futuro do Programa Espacial dos EUA
O que é um projeto? • Empreendimento único e não repetitivo, de duração determinada, formalmente organizado e que congrega e aplica recursos visando o cumprimento de objetivos préestabelecidos • Processo criado para alcançar um resultado específico (novo produto, novo serviço, novo sistema) • O resultado esperado e o processo para sua obtenção requerem gerência efetiva • Livro PMBOK –
http://www.pmi.org.br/
Características Objetivo singular Atividade finita
PROJETO
Cliente ou usuário Recursos limitados Incerteza Administração específica
Tipos de projetos • Projetos podem ser simples ou complexos – Pesquisa e Desenvolvimento – Instalação e operação de novos equipamentos – Desenvolvimento de um software educacional – Construção em geral • Fábricas • Prédios • Aeroportos
– Manutenção de grande porte – Minhas próximas férias
Um novo modelo de carro é um tipo usual de projeto em montadoras
Gestão de Projetos • A gerência de projetos é um ramo da Ciência da Administração que trata do planejamento e controle de projetos • Gerenciamento de projetos é o processo de planejamento, análise e controle de tarefas, prazos e recursos de um projeto • Envolve também a comunicação dos progressos e resultados alcançados para os clientes, staff ou alta administração
Conhecimentos •
A gestão de projetos envolve conhecimentos de: – Ferramentas • Técnicas específicas • Métodos quantitativos • Práticas administrativas
– Estruturas organizacionais • Teoria e funcionamento das organizações com relação a organização, execução e controle do trabalho
– Comportamento organizacional • Indivíduo • Grupo • Instituição
Gestão de pessoas é uma habilidade importante em um um bom gestor de projetos
Por que? • Por que as organizações estão sendo obrigadas a adotar metodologias de gestão de projetos? – Globalização dos negócios, operações e projetos – Fusões e associações – Foco no resultado – Foco na redução do prazo de entrega – Pressão por controle e transparência – Expectativa de comunicação real time
Gerente de Projetos • Responsabilidade – Coordenar e integrar atividades de múltiplas linhas funcionais
• Autoridade – Poder de negociação
• Habilidades – Comunicação interpessoal, familiaridade com as atividades de linha e conhecimentos de tecnologia – Manter equilíbrio entre funções técnicas e gerenciais – Enfrentar os riscos – Sobreviver às restrições organizacionais
Desafios • • • • • •
Ambientes organizacionais mais complexos Necessidade crítica por profissionais com habilidades interpessoais Crescimento do número de projetos multinacionais Diferenças culturais afetam o desenvolvimento dos projetos Dependência de tecnologia Demanda por controle
Avanço • Introdução da gestão de projetos – Quando a gestão de projetos foi introduzida em sua empresa? Introdução da Gestão de Projetos (EUA)
Não sei 7%
Mais de 1/3 das empresas que usam gestão de projeto adotaram o sistema a partir do ano 2000
> 10 anos
< 3 anos 35%
21%
4 a 10 anos 37%
Fonte: Estudo da Universidade de Bremen e do Project Management Institute em 2003
Quem usa? • Gestão de projetos não é só para TI TI ainda é principal usuária, mas outras áreas começam a usar a ferramenta, inclusive Marketing e Vendas
Uso de Gestão de Projetos por áreas Marketing Finanças Pesquisa RH Planejamento TI 0
20
40
60
80
Fonte: Estudo da Universidade de Bremen e do Project Management Institute em 2003
100
Apoio à decisão • A gestão de projeto é um valioso aliado à tomada de decisão porque – Torna visível o projeto em todas as suas etapas – Permite a previsão de gargalos e eventuais problemas – Possibilita o estabelecimento de rotas alternativas – Cria as condições para a gestão financeira do projeto
Ciclo de vida • Projetos começam e terminam e seu ciclo de vida tem as seguintes etapas – – – –
Criação Design Execução Operação
Criação • Na fase inicial, de criação do projeto, é fundamental definir: – Determinação das necessidades – Determinação das características principais do produto ou serviço a ser criado – Estudo de viabilidade (*) • Técnica • Econômica
(*) Atividade de apoio à decisão
Design • Nesta etapa, é decisivo: – Especificação detalhada do produto ou serviço – Definição da estrutura organizacional que vai desenvolver o projeto – Plano do projeto: (*) • Estrutura de decomposição de tarefas (EDT) • Seqüência física de execução • Recursos alocados para cada tarefa • Plano de custos • Política de acompanhamento, recebimento e controle • Especificações para instalação e operação
(*) Atividade de apoio à decisão
Execução • Projeto concluído, é importante pensar em: – Implementação – Acompanhamento periódico – Plano de testes
O plano de testes permite avaliar se o projeto desenvolvido atende os requerimentos iniciais do cliente
Operação •
•
Entregue o projeto, ele deixa de ser projeto e passa para atividade operacional Neste momento, as atividades de conclusão do projeto são: – Controle e comissionamento • Testes • Treinamento do usuário
– Recebimento
Decomposição de tarefas •
Estrutura de Divisão de Tarefas (EDT) é a ferramenta para – Definir os pacotes de trabalho – Identificar as atividades envolvidas – Designar os responsáveis pela execução de cada atividade e alocação de recursos – Desenvolver estimativas de tempo para cada pacote e/ou atividade – Apropriar custos
Detalhamento •
•
A EDT deve ser detalhada até um nível tal que os pacotes de trabalho a ela associados não possuam um custo significativo em relação ao custo total do projeto Lembre-se – Quanto mais detalhado o planejamento, mais inflexível ele se torna – É impraticável querer controlar todos os pequenos detalhes de um projeto – O nível de detalhamento deve ser igual ao nível de controle que será exercido – É muito mais fácil efetuar um planejamento que considere todos os detalhe do projeto do que conseguir exercer controle na fase de execução
Pontos de controle • São eventos que permitem avaliar a execução de partes do projeto em geral • Não são tarefas ou atividades (não consomem recursos) • São ocorrências num ponto do tempo que caracteriza o início ou término de uma ou mais atividades
Eventos • Evento-Marco: identifica uma realização significativa no projeto • Evento de Interface: identifica uma mudança de responsabilidade ou um ponto de interação entre dois ou mais elementos da EDT
Datas e eventos •
Diversas datas podem ser associadas a um mesmo evento: – Data-Alvo: data programada ou comprometida para a ocorrência do evento – Data-Mais-Cedo: data prevista para a ocorrência do evento se a programação for cumprida e não houver mudanças – Data-Mais-Tarde: última data em que o evento pode ocorrer sem que cause atrasos nos eventos posteriores e implique no não cumprimento dos compromissos formais estabelecidos com o cliente
Como identificar? • Para identificar um ponto de controle, identifique objetos ou coisas que se movimentam através de interfaces ou eventos-marcos: – Documentos: contratos, planos, orçamentos, programações, ordens de serviços, relatórios – Hardware: modelos, maquetes, componentes, peças, módulos, equipamentos – Software: pacotes, procedimentos, métodos – Serviços: treinamento, apoio operacional/gerencial – Instalações: prédios, equipamentos deteste, ferramentaria
Fundações, paredes, telhado, acabamento são eventos marcos na construção de um prédio ou casa
Pacotes de trabalho •
Os pacotes de trabalho: – São unidades de trabalho por área funcional – São claramente distinguíveis de todos os outros pacotes – Podem ser facilmente atribuídos a uma única unidade organizacional – Possuem pontos de início e término suficientemente claros para possibilitar o seu controle físico – Apresentam orçamento ou verba alocada bem definida – Tem duração relativamente pequena quando comparado com todo o projeto
Mapa Período de Planejamento e Estudos Fase de definição dos requerimentos do usuário
Fase de definição dos conceitos
Fase de Fase de especificação planejamento de compras do sistema
Período de Operação
Período de Implementação Fase de definição de recursos
Fase de desenvolvimento
Fase de verificação
Fase de produção ou entrega
Fase de manutenção operacional ou suporte de vendas
Pontos de Controle
Aprovação do novo projeto
Apovação Aprovação das dos especificações do conceitos do sistema sistema
Aprovação da Produção
Aprovação Operacional
Fase de operação
Gráfico de Gantt • •
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Execução das tarefas vai colorindo as barras Atrasos ou adiantamentos de tarefas afetam as tarefas seguintes Gráfico de Gantt é pouco utilizado para projetos com mais de 300 atividades
PERT/CPM •
PERT (Program Evaluation and Review Technique – Técnica de Avaliação e Revisão de Programas • Origem: Marinha dos EUA + Lookheed + Booz, Allen & Hamilton (1958) • Objetivo: técnica para planejar e controlar a execução da série de submarinos Polaris, de modo que os prazos e custos estimados fossem obedecidos
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CPM (Critical Path Method) – Método do caminho crítico (CPM) • Origem: DuPont e Remington Rand Univac (1957) • Objetivo: técnica para planejamento e controle da manutenção de grandes equipamentos
Diagrama de precedências • Pert/CPM é a representação visual do fluxo do projeto – Atividades são representadas por círculos – Dependências entre atividades são representadas por setas
• Neste esquema de visualização você define – – – – – –
PDI - Primeira Data de Início PDT - Primeira Data de Término UDI - Última Data de Início UDT - Última Data de Término FL - Folga Livre FT - Folga Total
Caminho crítico •
É o caminho com a maior duração de tempo de um projeto – Constitui-se em uma seqüência de atividades com Folga Total igual a ZERO – Essas atividades não podem sofrer atrasos – Permite visualizar atividades importantes – Não se deve descuidar das atividades não críticas pois elas podem vir a se tornar críticas
Relação de atividades •
Estruturação de um call center – Prazo estimado de duração 14 semanas Código
A B C D E F G H I J
Descrição Escolha da tecnologia Definição da escala Escolha do local Escolha de equipamentos
Processo de compra Contratação de pessoal Instalação de equipamentos
Testes de equipamentos Treinamento de pessoal Teste Pessoal + Equipamentos
Duração (Semanas)
Atividade precedente
4 1 4 2 2 8 2 1 4 1
B A D B C,E G F I,H
PDI
1 1 2 5 7 2 9 11 10 14
PDT
4 1 5 6 8 9 10 11 13 14
UDI
1 1 5 5 7 2 11 13 10 14
UDT
FL
FT
4 1 8 6 8 9 12 13 13 14
0 0 3 0 0 0 2 2 0 0
0 0 3 0 0 0 2 2 0 0
Onde não descuidar •
Análise visual do projeto revela – Caminho crítico (em vermelho) é B,F, I, J • • • •
Definição do tamanho do call center (B) Contratação de pessoal (F) Treinamento (I) Teste conjunto de pessoal e equipamento (J)
– Qualquer atraso nestas atividades vai impactar o prazo do projeto – Pontos de controle vão monitorar estas atividades críticas – Com estas informações, você vai saber que as atividades de RH do projeto são vitais para seu sucesso
Apoio à decisão • Definida a decomposição de tarefas • Definido o gráfico de Gantt • Definido o caminho crítico do projeto • Onde você vai alocar recursos? – Treinamento – Testes
Análise de case • Case Santista de implementação de sistema de Gestão de Projetos
Projeto • Este filme mostra a criação do Boeing 740 e revela como a Boeing estruturou este projeto que começa com a construção do maior prédio do mundo
Obrigado! • Armando Levy – Professor de Tecnologia de Apoio à Decisão na Universidade Metodista – Diretor da e-Press Comunicação –
[email protected] – 11 4082 4600
