Gestao de Estoque e Armazenagem-final

SEST/SENAT SERVIÇO SOCIAL DO TRANSPORTE SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM DO TRANSPORTE

LOGÍSTICA: GESTÃO DE ESTOQUES E ARMAZENAGEM SÉRIE DE LOGÍSTICA

ÍNDICE

Unidade de Aprendizagem 1 - Terminais De Carga e Armazéns. ........................................................ 5 1.1 Introdução..................................................................................................................................................7 1.2 Terminais X Armazéns De Mercadorias............................................................................................. 8 1.3 Classificação De Terminais E Armazéns De Mercadorias...............................................................9

Unidade de Aprendizagem 2 - Organização de Terminais de Carga e Armazéns (Layout)....................... 17 2.1 Objetivos Do Layout.............................................................................................................................. 19 2.2 Princípios Para A Preparação De Um Bom Layout........................................................................ 19 2.3 Instalações Básicas De Um Armazém............................................................................................. 20 2.4 Formas De Utilização Eficiente Das Instalações De Armazenagem......................................... 20 2.5 Disposição Dos Materiais No Armazém........................................................................................... 21 2.6 Aspectos Físicos................................................................................................................................... 22 2.7 Layout Das Áreas Externas................................................................................................................ 24 2.7.1 Layout das Áreas de Recebimento e Expedição.................................................................. 24 2.7.2 Reco mendações para as Atividades Externas................................................................... 26

Unidade de Aprendizagem 3 - Recepção, Conferência e Expedição de Cargas nos Armazéns e Terminais. ................................................ 29 3.1 Controle De Chegada De Veículos..................................................................................................... 31 3.2 Recebimento Das Mercadorias No Armazém................................................................................ 33 3.2.1 Formas de Realização da Descarga do Veículo.................................................................... 34 3.3 Conferência De Mercadorias.............................................................................................................. 36 3.4 Atividade De Expedição De Mercadorias.........................................................................................37

Unidade de Aprendizagem 4 - Gestão dos Estoques...................................................................... 41 4.1 Função E Objetivos Dos Estoques.................................................................................................... 43 4.1.1 Introdução e Conceituação....................................................................................................... 43 4.1.2 Funções e Objetivos dos Estoques......................................................................................... 43 4.1.3 Políticas de Estoques.................................................................................................................44 4.2 Custo Dos Estoques.............................................................................................................................46 4.3 Os Níveis De Estoque..........................................................................................................................50 4.4 Lote Econômico De Compra (Lec).................................................................................................... 55

Unidade de Aprendizagem 5 - Sistemas de Controle de Estoques, Compras e Processamento de Pedidos. ................................................57 5.1 Sistemas De Controle De Estoques.................................................................................................. 59 5.2 Compras E Processamento De Pedidos.......................................................................................... 63

Referências Bibliográficas................................................................................................... 68

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Gestão de Estoques e Armazenagem APRESENTAÇÃO

Logística: Gestão de Estoques e Armazenagem O curso da Série de Logística que você inicia neste momento é o seguinte: Logística empresarial – gestão de estoques e armazenagem. Ele foi planejado para que você adquira a habilidade de planejar, organizar e controlar a operação de terminais e de armazéns de cargas e para que você conheça os principais conceitos e práticas da gestão de estoques de mercadorias. Neste sentido, ao final do mesmo você deverá desenvolvido as seguintes competências: Organizar e controlar a operação de transporte em terminais de carga em armazéns, supervisionar os embarques e desembarques de cargas; Identificar os vários tipos de terminais de carga e armazéns; Organizar e planejar o layout dos armazéns e almoxarifados e elaborar croquis de organização de terminais de carga e descarga; Conhecer o funcionamento dos processos de recepção e de expedição de produtos; Conhecer as funções, os objetivos e os itens componentes de custos dos estoques; Identificar e definir métodos e sistemas para controle de estoques; Conhecer os passos para se montar pedidos no armazém; Conhecer técnicas para realizar compras e para o processamento de pedidos de mercadorias.

Para proporcionar o desenvolvimento das competências enunciadas, nós dividiremos o curso em cinco capítulos, quais sejam: Capítulo 1 – Terminais de cargas e armazéns Capítulo 2 – Organização dos terminais e armazéns - Layout Capítulo 3 – Recepção, conferência e expedição de cargas nos armazéns e terminais Capítulo 4 – Gestão dos estoques Capítulo 5 – Sistemas de controle de estoques, compras e processamento de pedidos

Sec1:3

Sec1:4

Gestão de Estoques e Armazenagem

UNIDADE DE APRENDIZAGEM 1

TERMINAIS DE CARGA E ARMAZÉNS

Sec1:5

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1. Terminais de Cargas e Armazéns

Observe as figuras acima e reflita sobre as questões, a seguir: Para você, qual delas é um armazém e qual delas é um terminal de cargas? Por quê? Você poderia identificar com precisão as semelhanças e diferenças que há entre essas duas estruturas? Este é o foco do nosso primeiro capítulo.

1.1 Introdução No contexto da logística, as definições para um armazém são as seguintes: O Armazém é o elo que une o fornecimento de matéria ao fabricante (fluxo de entrada); e O Armazém é o elo que une o fabricante ao cliente (fluxo de saída). Você pode imaginar que existem alguns importantes motivos para não armazenar produtos? Pois bem, eles existem e os três principais são: a) .A mercadoria armazenada tem um custo e imobiliza capital que poderia ser investido em outras atividades estratégicas, como o marketing e a própria produção; b) .A necessidade de edifícios para guardar as mercadorias gera custos de instalações e infra-estrutura, de mão-de-obra, de equipamentos e custos administrativos indiretos; c) .O material “envelhece”, podendo perder a validade e o valor ao longo do tempo em que permanece armazenado. Produtos perecíveis, produtos farmacêuticos, produtos de tecnologia são alguns exemplos de materiais mais suscetíveis a esses problemas.

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Há, no entanto, vários motivos para a armazenagem de produtos. Vamos enumerar alguns? Nunca se conhece o consumo exato de um produto em determinado período; .Em determinados períodos do ano pode haver um consumo elevado de determinado produto. Por exemplo: na páscoa são consumidos muitos ovos de chocolate e no verão a cerveja é consumida em quantidades maiores que nos outros períodos do ano. É o que se conhece por “demanda sazonal”; . roduzir em maiores quantidades torna-se mais econômico do que fabricar pequenas quantidades, P mas para isso é necessário ter espaço para estocar maiores volumes de mercadorias; Custa caro atender aos inúmeros clientes diretamente das unidades produtivas, as fábricas.

1.2 Terminais x Armazéns de Mercadorias Vejamos agora a definição de Terminais de Mercadorias. Terminais de Mercadorias são pontos fixos nas cadeias logísticas em que fluxos significativos de mercadoria têm origem, destino ou sofrem transferência de veículo ou de modalidade. Exemplificando... Digamos que você mande um SEDEX para um parente em uma cidade distante. A sua encomenda, um pacote, por exemplo, seguirá por um veículo rodoviário (um utilitário pequeno, um caminhão ou até mesmo uma carreta) até o AEROPORTO mais próximo. Ali, ele será juntado a diversos outros pacotes que terão como destino a mesma cidade ou região onde mora o seu parente. A carga será carregada a bordo de um avião que seguirá até o aeroporto mais próximo da cidade onde mora seu parente. Ao chegar ao AEROPORTO de destino, o seu pacote seguirá em veículos rodoviários até a casa do seu parente. Percebeu como a sua encomenda foi transferida entre duas modalidades diferentes de transporte? O rodoviário e o aeroviário. E qual instalação foi utilizada para essa troca de tipo de transporte? Isso mesmo, o AEROPORTO! O AEROPORTO é então, nesse exemplo prático, o Terminal de Mercadorias, utilizado na logística elaborada pelos CORREIOS DO BRASIL para levar sua encomenda até seu parente que mora em uma cidade distante da sua. Mas você ainda verá os principais tipos de terminais, dependendo do tipo de transporte, ao longo da nossa disciplina. Veja também outra definição de armazém: Armazéns de Mercadorias são, como o próprio nome diz, locais de armazenamento de materiais que têm como atividades principais a guarda, o controle e a movimentação de materiais. O Armazém de Mercadorias possui um conceito mais genérico, pois ele pode fazer parte de um Terminal de Mercadorias ou não, podendo estar, por exemplo, dentro de uma fábrica ou de uma loja de varejo. De qualquer forma, ambos, Terminais de Mercadorias e Armazéns de Mercadorias possuem um mesmo conceito econômico, e não serão diferenciados no tratamento ao longo dessa nossa disciplina.

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Conceito econômico: Armazéns de Mercadorias ou Terminais de Mercadorias são interfaces entre os setores produtores ou consumidores e o transporte de suas matérias-primas (fluxos de entrada) ou seus produtos (fluxos de saída).

1.3 Classificação de Terminais e Armazéns de Mercadorias Os armazéns e terminais de mercadorias podem ser classificados em quatro tipos diferentes: 1. propriedade; 2. tipo de carga; 3. objetivo funcional; 4. novos modelos de instalações de armazenagem.

Vejamos cada um deles na seqüência deste curso.

a) Propriedade A primeira classificação diz respeito à propriedade, que pode ser: Do transportador: pertencente à administração da empresa de transporte, embora possa atender a outras empresas do setor e até a outras modalidades de transporte; Do usuário: pertence a uma empresa usuária, que normalmente reserva o uso exclusivamente a seus produtos e/ou insumos, ainda que transportados por diferentes modalidades; De órgãos públicos: administrados pelo Poder Público, com a finalidade de promover e facilitar o uso dos modais acessados, bem como seu planejamento e coordenação; De empresas de armazenagem: visam captar a armazenagem de fluxos de usuários que não têm instalações próprias e podem ser servidos por um ou mais modais, cobrando por seus serviços; De empresas ou cooperativas produtoras: para embarque de seus produtos ou descarga de seus insumos em um ou mais modais; De empresas consumidoras ou distribuidoras comerciais: para recepção e posterior consumo ou distribuição dos produtos desembarcados.

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b) Tipo de Carga A segunda classificação refere-se ao tipo de carga movimentada no terminal ou armazém. Essa classificação é a mais usual no meio transportador para qualificar o terminal ou armazém, enquadrando-as em uma das seguintes categorias:

Cargas gerais: que manuseiam qualquer tipo de carga. Por exemplo: granéis sólidos, líquidos e gasosos, cargas frigorificadas e cargas unitizadas;

Interior de um armazém para cargas gerais

Carga típica: armazéns que operam com um tipo particular de carga, como por exemplo, graneis sólidos minerais, ou petróleo e seus derivados etc.;

Terminal Aquaviário com armazenagem de granéis sólidos (soja)

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Carga específica: manipulam determinado produto, como os terminais para gás liquefeito de petróleo (GLP);

Armazém de Gás Liquefeito (Tanque)

c) Objetivo Funcional De acordo com a função que o terminal ou armazém desempenha na cadeia logística, pode-se classificá-lo nas seguintes categorias: Concentradores de produção: situam-se em regiões produtoras ou geradoras de carga, concentrando-as para carregamento e, assim, facilitando transporte de longa distância a partir de um único ponto de embarque; Beneficiadores: além de concentrar cargas, em particular as agrícolas, transformam os produtos antes do embarque, melhorando sua qualidade, a fim de alcançarem as especificações exigidas pelo mercado. Exemplo: secagem da soja antes de distribuí-la; Reguladores/estocadores: armazenam quantidades significativas de um ou mais produtos, particularmente os sazonais, de forma a atenuar os picos de transporte e homogeneizar a distribuição ao longo de período maior de tempo; Distribuidores: concentram produtos para a distribuição em determinada área, facilitando a comercialização. Exemplo: distribuidores de bebidas.

d) Novos Modelos A quarta classificação diz respeito às novas formas das instalações de armazenagem, que buscam minimizar os custos de transporte e de estoque e aumentar a velocidade de resposta aos clientes. Para entender as diferenças e o funcionamento desses novos modelos de instalações de armazenagem, é fundamental que estejam bem entendidas as principais atividades ou funções realizadas no interior de um terminal ou armazém.

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Então, antes de caracterizar este critério, vamos saber mais sobre essas atividades. Entre terminais e armazéns há uma pequena diferença nas atividades realizadas. Vejamos a seguir as operações realizadas pelos terminais: Conforme os produtos manipulados, um terminal de carga efetua uma ou mais das operações definidas, a seguir:

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PASSO 1

Recepção da carga - verificação de sua documentação e integridade, autorização de ingresso ao terminal.

PASSO 2

Pesagem de controle - verificação do peso. Pode ser automática, manual ou por estimativa.

PASSO 3

Classificação do produto - pode ser documental ou experimental.

PASSO 4

Pré-tratamento - físico, químico ou biológico, com certificação se for o caso. Pode ser total, parcial ou por amostragem.

PASSO 5

Armazenagem - operada de forma automática, mecânica ou manual.

PASSO 6

Conservação - para evitar a deterioração e perdas, naturais, por negligência, ou criminosas, podendo ser automática ou por verificação.

PASSO 7

Retirada para embarque - automatizada, mecânica ou manual.

PASSO 8

Contrapesagem e controle - conferência da pesagem. Pode ser por estimativa, amostragem ou automática.

PASSO 9

Manejo e carregamento - pode ser manual, mecânico ou automatizado.

PASSO 10

Emissão de conhecimento de embarque e anexos -documentação de registro para embarque.

PASSO 11

Despacho do(s) veículo(s) - operação de transporte.


Esquema de um terminal genérico de contêineres

Vamos acompanhar esses passos observando, no quadro, a seguir, os fluxos dentro do terminal, conforme a legenda:

FLUXO VERMELHO FLUXO VERDE FLUXO AZUL FLUXO AMARELO

Contêineres cheios para exportação Carga solta, a ser colocada em contêineres, para exportação Contêineres cheios de carga de importação Contêineres cheios, que serão separados em cargas soltas, de importação.

Acabamos de estudar as atividades desenvolvidas nos terminais. Agora, vejamos quais são as principais atividades que um armazém deve desempenhar. Novaes (2001), enumera sete atividades como principais. São elas: 1. R . ecebimento - as mercadorias chegam ao armazém ou depósito e devem ser descarregadas, conferidas e encaminhadas ao local de armazenagem. O local de recebimento, em que a mercadoria será retirada do veículo e conferida, é denominado doca. 2. M . ovimentação – depois de recebida, a mercadoria deverá ser movimentada até o local onde será estocada. No momento certo, essa carga deverá ser novamente movimentada para o local onde será preparada para ser embarcada em um novo veículo para a entrega ao cliente. Aqui é importante ressaltar que o deslocamento da mercadoria dentro do armazém é também um transporte, porém é costumeiramente chamado de movimentação, por se tratar de distâncias bem curtas. 3. A . rmazenagem ou Estocagem - o produto ficará estocado em uma área determinada, pelo tempo necessário até ser solicitado pela área de embarque.

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4. P . reparação de Pedidos - essa atividade é realizada em alguns armazéns em que os produtos da área de estocagem são levados a certo local, onde o volume armazenado será separado em pequenos volumes e logo em seguida combinado com outros volumes para entrega aos clientes. Isso acontece quando o armazém entrega diversos produtos diferentes para seus clientes. 5. E . mbarque - uma vez preparado o pedido do cliente, ele deverá ser embarcado no veículo designado, usando, para isso, uma doca apropriada. 6. C . irculação Externa e Estacionamento - não é raro encontrar armazéns que utilizam as vias públicas para estacionamento de veículos e, em alguns casos, até mesmo o descarregamento ocorre em áreas públicas. Essa situação pode ser perigosa (risco de roubos e acidentes), além de ser prejudicial ao bom funcionamento das vias públicas. O correto é destinar áreas próprias, dentro do terreno onde está localizado o armazém, para essa atividade. 7. S . erviços Acessórios – são serviços prestados pelos armazéns, além dos abrangidos pela atividade básica de armazenagem, tais como: embalagem, montagem, limpeza, vigilância etc. Agora que já conhecemos as funções da armazenagem, estamos prontos para entender aquela última classificação sobre os terminais e armazéns de mercadorias. Trata-se daquela que diz respeito às novas formas das instalações de armazenagem. São elas:

Centros de Distribuição (CD) ________________________________________________________________

Uma primeira evolução dos sistemas de armazenagem é a utilização de Centros de Distribuição avançados. A figura, a seguir, representa a utilização de um Centro de Distribuição avançado, como uma forma de obter ganhos de escala no transporte. CLIENTE A

g 00 K 10.0

FÁBRICA

40.000 Kg

}

CLIENTE B 15.000 Kg

15.0 00 K g

CLIENTE C

}

Longa Distância

CENTRO DE DISTRIBUIÇÃO

Curta Distância

A função dos Centros de Distribuição é a de permitir a utilização de veículos com maior capacidade de transporte de mercadorias, pelo maior tempo possível ao longo da cadeia logística. Essa forma permite ganhos de escala na realização do transporte. É fácil entender isso. Um veículo com maior capacidade consegue, em uma só viagem, levar uma quantidade maior de mercadorias. Dessa forma, pagando o frete uma só vez, é possível transportar maiores volumes de mercadoria. Quando se chega a um ponto pré-determinado, não é viável continuar o transporte com esse tipo de veículo de grande capacidade, pois esse veículo perderia muito tempo nas visitas aos clientes, o que o tornaria improdutivo. Por isso, a partir de certo ponto (o ponto em questão é o Centro de Distribuição), são usados veículos de menor capacidade de carga para atender aos diversos clientes que estão próximos ao Centro de Distribuição.

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Quando existem diversos fornecedores, os centros de distribuição são ainda mais úteis, pois, além de permitir ganhos de escala no transporte, os produtos podem ser combinados. Ou seja, pode-se fazer entregas combinadas de diversos produtos aos clientes, como mostra a figura, a seguir.

CLIENTE A

FÁBRICA

FÁBRICA

FÁBRICA

Pro dut oA

Produto B

C uto Prod

s uto d o Pr

CENTRO DE DISTRIBUIÇÃO

B A,

eC

Produtos A e B Pro dut oB

eC

CLIENTE B

CLIENTE C

Os Centros de Distribuição trazem vantagens para a cadeia logística como os ganhos de escala no transporte e a possibilidade de consolidação de mercadorias de diversos fornecedores para entrega ao cliente, porém você já deve ter percebido que isso gera um alto custo. Além dos custos da instalação do CD, que são bastante altos, os níveis de estoque têm que ser altos, o que gera um custo bastante elevado.

Armazéns do tipo “TRANSIT POINTS” (Pontos de Trânsito) __________________________________

Nesse tipo de instalação, as cargas chegam à recepção do terminal ou armazém em veículos de alta capacidade, unitizadas em paletes ou contêineres. Depois de recebidas, são separadas em lotes menores e, IMEDIATAMENTE, encaminhadas para a área de embarque, onde serão colocadas em veículos menores para entrega aos clientes. Há um fato importante que ainda não abordamos: quando os produtos chegam ao terminal ou armazém do tipo Transit Points, os pedidos dos clientes já estão feitos e, dessa forma, é possível separar imediatamente a carga unitizada, para que seja redistribuída para os diversos veículos pequenos que farão a entrega aos clientes.

Você percebeu que não há necessidade de armazenagem? Porém, para que isso seja possível, é necessário um alto volume de pedidos em curtos espaços de tempo, para que a carga possa chegar e ser despachada na mesma hora, sem ter que ficar armazenada aguardando novos pedidos para a entrega.

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A vantagem é que esse tipo de terminal ou armazém não envolve uma grande estrutura, pois não há área de estocagem. Além disso, assim como nos Centros de Distribuição, é possível ter ganhos de escala no transporte, transportando por veículos de alta capacidade até o Transit Point e, em seguida, transferindo pequenos lotes de mercadorias para diversos clientes em veículos pequenos, de menor capacidade.

Armazéns do tipo “CROSS DOCKING” _______________________________________________________

São semelhantes aos Transit Points, mas possuem uma característica adicional. As mercadorias chegam de diversos fornecedores, unitizadas em contêineres ou paletes. A seguir, são IMEDIATAMENTE fracionadas em volumes menores e encaminhadas para a área de embarque, onde são combinadas com outras mercadorias para formar um lote combinado para entrega ao cliente. Aqui, então, temos três vantagens: Ganhos de escala no transporte; Combinação de mercadorias diversas para entrega aos clientes; e Não há necessidade de estocagem de produtos.

Mas não podemos nos esquecer de que assim como os Transit Points, as instalações de Cross Docking necessitam de um grande volume de movimentação para que se tornem viáveis. Vejamos uma instalação de Cross Docking na figura, a seguir.

CROSS-DOCKING

Esquema representativo de uma instalação de Cross Docking

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ORGANIZAÇÃO DE TERMINAIS DE CARGA E ARMAZÉNS (LAYOUT)

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2. Organização de Terminais de Carga e Armazéns (Layout) Neste capítulo você estudará o layout, ou seja, a maneira como os homens, máquinas e materiais estão dispostos dentro de um armazém.

2.1 Objetivos do Layout Os objetivos do layout se traduzem na redução do custo e na maior produtividade através de: Melhor utilização do espaço disponível; Redução da movimentação de material e pessoal; Fluxo mais racional; Menor tempo para o desenvolvimento dos processos; Melhores condições de trabalho.

2.2 Princípios para a Preparação de um Bom Layout Um bom layout de armazém deve satisfazer seis princípios básicos: 1. Integração - homens, materiais e máquinas devem estar bem integrados; 2. Mínima Distância - o melhor layout é aquele em que o produto movimenta-se o mínimo possível. Devem ser mantidos apenas os movimentos indispensáveis e reduzir a distância entre as operações; 3. Fluxo - as áreas de trabalho devem ser arranjadas de forma a permitir um fluxo constante de material, sem os inconvenientes de prolongadas esperas ou mesmo estocagem. Os cruzamentos de materiais devem ser evitados; 4. Uso de Espaço Cúbico - devem ser utilizadas as três dimensões: largura, comprimento e altura. 5. Satisfação e Segurança - nenhum layout deve negligenciar a razão primeira da produção: o homem. O trabalhador satisfeito produz melhor e os acidentes de trabalho devem ser evitados. 6. Flexibilidade - o arranjo deve ser flexível para futuras modificações.

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2.3 Instalações Básicas de Um Armazém As instalações de um armazém podem ser divididas em três partes: área externa, área interna e área de estocagem. Vejamos cada uma delas: .Área externa - na área externa, encontram-se a portaria, a balança, a área de circulação de veículos e o estacionamento. . Área interna - é aquela destinada aos escritórios, recebimento, conferência, inspeção, expedição, copa, vestiários e sanitários; . Área de estocagem - é aquela destinada à localização dos materiais a serem estocados, bem como à circulação e acesso às zonas de estocagem, sendo composta por: Circulação: espaço destinado ao trânsito de equipamentos e pessoas no armazém; Acessos: espaços localizados junto aos equipamentos de estocagem, que permitem o acesso eficiente e seguro às cargas ali colocadas; Zonas de estocagem: espaços destinados à estocagem dos materiais.

No entanto, para a melhor utilização das instalações de um armazém, alguns itens devem ser levados em conta como veremos a seguir.

2.4 Formas de Utilização Eficiente das Instalações de Armazenagem A utilização eficiente das instalações de armazenagem envolve três itens básicos: As atividades a serem realizadas no manuseio e movimentação de materiais no armazém; Os tipos e características dos materiais a serem armazenados (tamanho, volume, tipo de palete, equipamento usado etc.); As características físicas do armazém como, por exemplo, as listadas a seguir: a razão entre a largura do corredor e o tamanho do palete; o espaçamento do palete nos porta-paletes; o espaçamento entre dois paletes; o espaçamento das colunas; a forma e tamanho do prédio etc.

A seguir estudaremos mais detalhadamente como usar de forma eficiente as áreas de armazenagem.

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2.5 Disposição dos Materiais no Armazém A disposição dos produtos no armazém pode ser baseada em quatro critérios básicos: 1. Complementaridade - itens que são geralmente requisitados juntos devem ficar armazenados em locais próximos. Exemplo: tintas e pincel; lâminas de barbear e creme de barbear; canetas e lápis etc. 2. Compatibilidade - itens que não podem ser colocados próximos a outros. Exemplo: produtos químicos e alimentos; gasolina e fósforo etc. 3. Popularidade - produtos têm taxas de rotatividade diferentes em um armazém. Itens com alta rotatividade são chamados de itens populares e devem ficar localizados, sempre que possível, próximos às áreas de saída, para evitar viagens longas dentro do armazém. 4. Tamanho e Peso – Não se deve armazenar itens pequenos e leves distantes da área de saída para não ocasionar longas viagens ao interior do armazém.

Uma prática comum é a de dividir o depósito em seções. Alguns tipos mais comuns de layout são: 1. Produtos com baixa rotatividade (baixo giro): nesse caso, os pontos de armazenagem são largos e de grande profundidade e o empilhamento de mercadorias pode ser tão alto quanto permitir o pé-direito do edifício ou a estabilidade da pilha. Os corredores são estreitos. Nesse caso, além do tempo maior de permanência dos materiais em estoque, os pedidos são coletados diretamente a partir dos locais de armazenagem. 2. Produtos com alta rotatividade: nesse caso o espaço físico é utilizado para acomodar produtos que não permanecerão muito tempo em estoque, o custo do manuseio será mais importante que o custo da área de armazenagem. Para minimizar tempo e esforço no manuseio (equipamentos e mão-deobra), os itens devem ser colocados em locais ou divisões de armazenagem de baixa altura e pouco profundos. 3. Produtos com rotatividades diferentes: podem existir produtos com alta e baixa rotatividades no mesmo armazém. Nesse caso, o armazém deve ser dividido em área de armazenagem e área de montagem de pedidos. Mercadorias recebidas são encaminhadas até os locais ou divisões de armazenagem (também chamada área de reserva). Ao mesmo tempo, uma área é reservada em algum ponto do depósito para montagem dos pedidos, em geral perto das docas de expedição. Quando a atividade de montagem de pedidos consome o estoque ali disponível, novos suprimentos são retirados da área de armazenagem (ou reserva) e encaminhados para a área de montagem de pedidos.

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A figura, a seguir, apresenta a forma básica de organização do layout por atividades, para produtos com rotatividades diferentes.

1. Doca de carga e descarga 2. Rampa de acesso de equipamentos de porte médio

3. Escritório no piso superior 4. Balcão auxiliar à conferência de materiais recebidos

5. Espaços destinados a compartimentos frios, secos e estufa

6. Estante de aço simples 7. Corredores destinados à circulação (ruas e travessas)

8. Prateleira de madeira reforçada 9. Estante de aço, dupla 10. Quadra (demarcada no solo) 11. Sala de controle de estoque 12. Armário fechado para material de escritório e formulários

13. Balcão de atendimento Figura – Layout para um armazém de produtos com rotatividades diferentes.

2.6 Aspectos Físicos Antes de definir o layout, dois aspectos essenciais devem ser previamente conhecidos. São eles: Dimensões - medidas internas e pé-direito (altura) do armazém. Esses dados são imprescindíveis para a determinação da área total do armazém e sua capacidade volumétrica. Planta - informações detalhadas da planta baixa (vista superior) do prédio, onde se identificam as divisões do espaço, elementos estruturais da edificação (aqueles que não podem ser demolidos), instalações elétricas, hidráulicas e sanitárias, pontos de iluminação, redes de combate a incêndio etc.

O layout operacional é o arranjo físico de uma área de armazenagem, levando em conta a separação de pilhas de materiais, acesso aos volumes, fluxos de tráfego de pessoas e equipamentos de movimentação e manuseio.

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Portanto, para definir um layout de armazéns, deve-se levar em conta: A quantidade, medidas e localização das portas e Docas (locais destinados ao embarque e descarga de veículos); A disposição e a largura das Ruas (corredores internos no sentido longitudinal do armazém – no sentido frente-fundo ou vice-versa) e Travessas (corredores internos no sentido transversal do armazém – sentido que cruza as Ruas); A localização, medidas e capacidade volumétrica da Praça (total das zonas de estocagem); A localização, medidas e capacidade volumétrica das Coxias (cada uma das zonas de empilhamento na praça, descontados os corredores e espaços não disponíveis); A localização e a capacidade volumétrica das áreas reservadas à guarda segura de mercadorias de alto valor agregado (Xadrez); A localização, dimensões, capacidade volumétrica e dispositivos de segurança das áreas destinadas à segregação (separação) de mercadorias perigosas; A localização, dimensões e capacidade volumétrica das áreas destinadas à unitização e desunitização de cargas paletizadas (ou conteinerizadas, ou submetidas a qualquer processo de unitização);

A figura, a seguir, mostra os principais itens do layout operacional de um armazém:

Figura - Layout operacional genérico de um armazém

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2.7 Layout das Áreas Externas 2.7.1 Layout das Áreas de Recebimento e Expedição Um primeiro ponto a ser analisado diz respeito às áreas de acostagem de veículos ou plataformas de acostagem. A descrição desse assunto é baseada em Alvarenga e Novaes (2000). Há duas opções principais para as plataformas de acostagem: a) Posicionamento dos veículos perpendicularmente à plataforma, ou a 90 graus; b) Posicionamento dos veículos diagonalmente à plataforma, ou a 45 graus.

Vejamos cada uma delas!

a) Posicionamento dos veículos perpendicularmente à plataforma Conhecida como acostagem a 90 graus, nesse caso a plataforma forma uma linha reta e contínua e a descarga é realizada pela traseira do veículo. Caminhões baú, por exemplo, são descarregados pela traseira.

Características: Área - a extensão mínima de cada posição de acostagem, que chamaremos de doca, é de 3,3m. Quando há um grande movimento de veículos, essa largura se torna ineficiente, com a operação perdendo bastante tempo com manobras e esperas para manobrar. Para não prejudicar o rendimento, a prática recomenda docas de 3,50m de largura (dimensão “b” da figura a seguir). Dependendo do caso, os equipamentos utilizados para descarga dos caminhões (como empilhadeiras, carrinhos, paletes etc) podem exigir que essa largura seja maior, podendo chegar, por exemplo, a 5,0m.

1.

Esquema de acostagem a 90 graus

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Espaço de manobra de veículos - outra dimensão que deve ser prevista é o espaço de manobra para os veículos. O mínimo absoluto é de 33,5m, sendo que a recomendação é de que esse espaço não seja menor do que 35,0m (dimensão “d”). Faixa de descarga - deve-se também prever uma faixa operacional de descarga, em que as pessoas terão acesso aos veículos e onde as primeiras movimentações ocorrem. Essa faixa deve ter aproximadamente 5,0m (dimensão “a”). Área de Acumulação de carga dos veículos - após a faixa operacional de descarga, uma outra área deve ser prevista, a chamada área de acumulação de carga retirada dos veículos. Nela, a mercadoria passará pela primeira triagem para ser, depois, encaminhada ao local de armazenagem ou à plataforma de embarque, se for o caso de um Transit Point ou um Cross Docking. Essa faixa deve ter comprimento aproximadamente igual ao comprimento da carroceria do veículo típico que irá ser descarregado no armazém. Recomenda-se uma faixa de 12,0 m para esse fim (dimensão “c”).

b) Posicionamento dos veículos diagonalmente à plataforma, ou a 45 graus É a forma mais usada quando a descarga dos veículos é feita não só pela parte traseira, mas também pela lateral.

2.

Características: Área - as dimensões são um pouco maiores que a da forma a 90 graus, passando de 3,5m para 4,4m (dimensão “b”) e a plataforma forma uma linha em dente de serra. Espaço de manobra de veículos – nesse caso é bem menor que a forma a 90 graus, pois a manobra é facilitada. Sugere-se uma área com dimensão de 25 m (dimensão “d”). Faixa de descarga - a mesma da forma a 90 graus (dimensão “a”), com 5m. Área de acumulação de carga dos veículos – é igual à da forma a 90 graus (dimensão “c”), medindo 12m.

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2.7.2 Recomendações para as Atividades Externas Veja algumas recomendações úteis para o projeto das áreas de circulação e plataformas de um terminal ou armazém:

a) Portaria A portaria é o ponto de contato do terminal ou armazém com o ambiente externo. Quanto mais portarias houver no terminal ou armazém, mais “aberto” será o terminal ao ambiente externo. Há diversos motivos para utilizar somente uma portaria. MOURA (1998) cita alguns desses motivos: centralização do controle de entradas e saídas do pessoal e de visitantes, bem como dos veículos de carga; maior segurança devido à facilidade de controle de entrada e saída; diminuição do número de funcionários (porteiros) necessários.

Porém, há inconvenientes de se ter uma só portaria, de acordo com MOURA (1998): congestionamento de veículos nos horários de início e fim de expediente de trabalho; confusão entre veículos de passeio (visitantes e funcionários) e veículos de carga; confusão entre veículos entrando e saindo do terminal ou armazém.

Uma boa sugestão, desde que seja possível suportar os custos de mão de obra e instalação de equipamentos, é que se tenha uma portaria de entrada para veículos que chegam com a carga unitizada dos fornecedores; uma portaria de saída para veículos que farão a distribuição aos clientes; e uma portaria para funcionários e visitantes.

b) Balança A balança de carga deve ficar próxima à portaria. Ela deve permitir a conferência do peso do veículo antes e depois de descarregado, permitindo a verificação da quantidade de carga que ficou no armazém.

c) Espaço para circulação de veículos Os veículos, após adentrarem o terminal, deverão circular na área do terreno até o estacionamento na doca de recebimento e, após a descarga, devem circular até a saída. Além disso, há o espaço de manobra dentro do mesmo, para estacionamento e partida. Uma boa sugestão é a entrada no terminal seguindo um fluxo horário, para que estacionem de ré na doca, no sentido anti-horário. Isso permitirá que o motorista tenha a perfeita visão, não tendo que confiar exclusivamente em espelhos retrovisores.

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Essa simples consideração pode trazer uma economia de profundidade de manobra de aproximadamente 6,0 metros. É o que mostra a figura, a seguir:

Sentido Anti-horário

X + 6,0 metros

DOCA

X metros

DOCA FORMA RECOMENDADA!

Sentido horário

Entrada na doca no sentido Anti-horário (esquerda) e horário (direita)

Veja algumas sugestões de projeto de áreas de circulação: as vias devem ter aproximadamente 4,0 metros de largura por sentido de tráfego; os portões de entrada devem ter aproximadamente 6,0 metros de largura para uma via de direção e 9,0 m no caso de entrada e saída pelo mesmo portão; caso haja circulação de pedestres através do portão de passagem de veículos, deve-se aumentar aproximadamente 2,0 metros na sua largura; as vias devem permitir uma movimentação fácil do veículo, sem necessidade de manobras para fazer curvas ou para mudar de direção.

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RECEPÇÃO, CONFERÊNCIA E EXPEDIÇÃO DE CARGAS NOS ARMAZÉNS E TERMINAIS

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3. Recepção, Conferência e Expedição de Cargas nos Armazéns e Terminais Em muitos armazéns e terminais, o recebimento é uma atividade deixada em segundo plano e, por esse motivo, toda a operação fica prejudicada, porque recebimentos mal planejados atrasam todos os próximos passos do processo de armazenagem. Todas as atividades dentro de um armazém têm que ocorrer sem interrupções, gerando um fluxo de mercadorias contínuo e permitindo que toda a programação de transporte seja cumprida tanto no recebimento quanto na entrega das mercadorias. Vamos então começar a tratar do assunto a partir das funções de Recebimento e Expedição de mercadorias.

3.1 Controle de Chegada de Veículos Como o nosso terminal ou armazém começa no portão de entrada, vamos ver primeiramente o controle de chegada dos veículos. Quando o veículo chega à portaria, o profissional responsável pelo seu recebimento deverá ter em mãos uma relação de todas as entregas programadas para o armazém. As atividades podem ser similares as do quadro a seguir:

OPERAÇÃO

VEÍCULOS

TEMPO PREVISTO DE PERMANÊNCIA

Recebimento de 2 paletes com televisores

1 veículo do tipo caminhão baú

1 hora

Recebimento de 40 toneladas de caixaria com carga diversificada

4 caminhões

3 horas

Programadas para iniciar às 10:00h

Recebimento de 50 toneladas de sacaria de cimento

2 carretas

3 horas

Preferivelmente após as 14:00h

INTRODUÇÕES

Programada para 8:00h

O responsável pelo recebimento dos veículos deve, no horário programado, encaminhá-los para as docas pré-definidas para a descarga.

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Um formulário bastante usado é o Plano de Chegada de Veículos, que vai além da programação exemplificada, acima, pois direciona o veículo, no horário planejado para a doca programada, facilitando as decisões do responsável pelo recebimento dos veículos.

RESERVA Nº

CARGA

Nº DE VEÍCULOS

HORA

DOCA 1

DOCA 2

DOCA 3

X

X

X

X

6:00 7:00 0001

2 Paletes TV

1

8:00

X

9:00 0002

40 Caixas – Carga Diversa

3

10:00

X

11:00 1

12:00

X

13:00 0003

50 Ton – Sacaria Cimento

2

14:00

Não é conveniente que o veículo espere para entrar no pátio do armazém estacionado ao longo das vias de tráfego da cidade. Sempre que possível, é importante prever uma área externa para estacionamento dos veículos. Enquanto não recebe a autorização para seguir até a doca, o motorista pode ir adiantando o processo de soltura de amarras e tomar as outras providências para o desembarque. Assim que for conferida a documentação do veículo, ele poderá ser direcionado para a doca. A instrução sobre como deverá ser feita a circulação até a doca pode evitar congestionamentos dentro do terminal ou armazém. O esquema a seguir deve ser analisado sempre que houver o recebimento de um veículo:

Chegada do Veículo

Aceitar Entrega? Rejeitar Entrega?

Autorização? 1. Existe uma plataforma disponível para descarga? 2. Há espaço disponível para a descarga? 3. Há necessidade de equipamento mecanizado para descarga? 4. Qual equipamento será necessário para a descarga? 5. Este equipamento está disponível? 6. Existe mão-de-obra suficiente para a descarga?

Esquema de recebimento de veículos em um terminal ou armazém

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3.2 Recebimento das Mercadorias no Armazém Os objetivos dessa fase são os seguintes: retirar a carga do veículo; conferir a mercadoria; efetuar a triagem da mesma; encaminhar a carga para o local onde ficará estocada ou para o local de formação de carga na doca de embarque (Transit Points ou Cross Docking).

Moura (1998), sugere um modelo de formulário para checar as atividades de recepção no terminal ou armazém. FORMULÁRIO

Sim

Em Parte

Não

1. Você sabe a hora em que seus fornecedores entregarão as mercadorias? 2. Os fornecedores e as empresas de transporte cumprem os horários? 3. Há formação de filas de caminhões do lado externo da empresa? 4. Existe um pátio para estacionamento dos veículos dos fornecedores na sua empresa? 5. Existem plataformas suficientes para a descarga simultânea de 2 ou mais veículos? 6. As mercadorias são conferidas antes da descarga? 7. Os materiais são provenientes de fornecedores com qualidade certificada, a ponto de evitar as conferências de recebimento? 8. Todos os materiais são recebidos em uma portaria específica e depois encaminhados para as docas de descarregamento? 9. Você estoca materiais nos pontos de recebimento? 10. Os materiais recebidos estão devidamente identificados? 11. Você utiliza identificação eletrônica no recebimento (Código de Barras, etiquetas inteligentes etc)? 12. A descarga é feita por meios mecânicos, como empilhadeiras e guindastes? 13. Os materiais são recebidos em paletes? 14. Sua empresa tem controle dos paletes recebidos? 15 Para os materiais recebidos em volumes inferiores a uma carga paletizada, o recebimento é rápido? 16. Você abre todas as caixas e volumes para conferir o conteúdo?

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17. Os materiais permanecem menos de um dia no recebimento, a espera da liberação para envio ao local de estoque ou ao embarque (Transit Points ou Cross Docking)? 18. Você reembala, pesa ou etiqueta os materiais para envio ao estoque? 19. A área de recebimento do seu almoxarifado representa menos de 10% da área total do armazém? 20. Você usa equipamentos adequados para movimentação de mercadorias na descarga dos veículos? TOTAL

Número de Respostas SIM: De 16 a 20: Suas operações de recebimento são excelentes! De 10 a 15: Faça uma melhoria contínua em todas as suas atividades de recebimento, há um número grande de processos ineficientes. Abaixo de 10: Suas operações de recebimento estão se tornando um gargalo para seu armazém ou terminal. Promova uma revisão urgente dessa atividade!

3.2.1 Formas de Realização da Descarga do Veículo As descargas manuais, mecanizadas ou automáticas fazem uma grande diferença na performance do seu setor de recebimento.

Vejamos como funciona cada uma delas: Manual Alvarenga e Novaes (2000), fazem algumas considerações sobre o método mais simples de descarga: o manual. Segundo esses autores, mesmo esse tipo de operação exige um planejamento adequado e bem feito. São duas as alternativas mais usuais de realizar a descarga manual: 1.

Cada operário entra no caminhão e pega uma unidade de volume (caixa, .saco, item) carregando-o até o local de recepção;

2. Forma-se uma linha de operários ligeiramente separados entre si desde o interior do veículo até o local de recepção. O primeiro operário apanha a carga e passa para o segundo e assim por diante, até que a carga seja depositada no local de recepção pelo último homem da linha. A escolha da opção de descarga depende do número de operários disponíveis e das características da carga e do armazém: a disponibilidade de poucos operários sugere o uso da opção 1; uma grande quantidade de volumes sugere o uso da opção 2;

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equipes muito grandes são inadequadas para a alternativa 1, pois pode ocorrer a dificuldade de locomoção dos operários, principalmente no interior do veículo; distâncias muito grandes entre o local de descarga até o local de recepção sugerem o uso da alternativa 1, caso contrário, será necessária uma equipe demasiadamente grande. A opção manual é inviável no caso de recebimentos de volumes unitizados (paletes e contêineres).

Mecânica ___________________________________________________________________________________

Mesmo para cargas pequenas, o uso da forma mecânica de descarga pode tornar a atividade de recepção muito mais dinâmica e eficiente: a) Guindastes podem retirar a carga do veículo e colocá-la no local de recepção; b) Esteiras rolantes e carrinhos facilitam a movimentação das cargas para dentro do armazém; c) Empilhadeiras podem tanto retirar a carga do veículo como levá-la ao local de recepção.

Automática_________________________________________________________________________________

O método mais moderno é o automático, que não utiliza mão-de-obra e lança mão de equipamentos modernos controlados por computador. A figura, a seguir, mostra um conjunto de equipamentos automáticos que retiram contêineres de um navio e os colocam sobre veículos também automáticos que os movimentarão até o local onde ficarão estocados.

Descarga de contêiner de navios – Rotterdam/Holanda

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3.3 Conferência de Mercadorias Na recepção deve ser feita a conferência de materiais.

FIQUE ATENTO ! Aqui, não se trata simplesmente de uma transferência de responsabilidade pela carga (do transporte para o armazém), mas de uma correta conferência, que evitará retrabalho, demoras e problemas para as outras atividades do armazém.

O exame quantitativo e qualitativo dos materiais recebidos deve incluir na conferência dos produtos: a) a especificação (descrição da mercadoria); b) a quantidade (número de itens); c) a unidade (caixa, saco, kg, tonelada, palete, contêiner etc); d) a qualidade (temperatura, avarias, prazos de validade etc.); e e) os preços (valor da mercadoria).

Com exceção da qualidade (depois veremos o por quê), os outros itens devem ser idênticos aos do documento de entrega de mercadorias, que podem ser, por exemplo, uma nota fiscal ou o documento de transporte (conhecimento de transporte de carga). Portanto, não basta simplesmente verificar se existe o documento, pois nele pode estar descrito um material e você estar recebendo outro. Na conferência devem ser cuidadosamente observados o documento e a mercadoria e verificar se conferem. Com relação à qualidade, deve-se observar o que foi previamente combinado com o fornecedor. Essa condição deve estar documentada em um contrato de fornecimento entre o armazém e o fornecedor das mercadorias. Amostragens são bastante utilizadas para que não seja necessário verificar a condição de cada item individualmente. Um produto pode ser, por exemplo, encaminhado para o laboratório para verificar se suas condições conferem com aquelas combinadas no contrato de fornecimento daquela mercadoria. Atualmente, as empresas estão mais exigentes na escolha de seus fornecedores. Algumas exigem que os mesmos possuam um Certificado do tipo ISO (9000 ou 14000, por exemplo), de qualidade total, para que seus serviços sejam aceitos. Isso evita perdas de tempo em conferências demoradas de qualidade das mercadorias. No caso de haver identificação de produtos fora do padrão, a empresa é imediatamente excluída da lista de fornecedores, perdendo também o seu Certificado ISO de qualidade total. De qualquer forma, é importante ressaltar que a qualquer comprador cabe o direito de abrir, examinar, contar, pesar, medir, comprovar e confrontar a mercadoria com amostras que estejam em seu poder, podendo recusar, devolver, e não receber tudo aquilo que não estiver exatamente dentro do combinado.

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Esse direito é garantido pela Lei de Defesa do Consumidor e você deve fazer valer o seu direito para evitar perdas em todo o restante do processo de armazenagem ou mesmo evitar o risco de perder o cliente que certamente não aceitará uma carga fora de suas expectativas. Mas voltemos à análise das amostras, que é uma prática bastante comum, principalmente no caso de grandes lotes. A prática de conferência amostral evita que tenhamos de conferir todo um grande lote, gerando atrasos enormes para a atividade de armazenagem. É comum que a empresa estipule um percentual mínimo de tolerância para itens fora dos padrões encontrados no lote. Portanto, qualquer lote que exceder esse percentual mínimo não será recebido. Na recepção, o profissional encarregado pela conferência deverá conhecer bem os materiais. O uso de controles tem como objetivo comunicar, aos responsáveis pela compra ou pelo contrato com os fornecedores e pelo controle de estoques, as ocorrências verificadas na conferência. Vejamos um exemplo de Relatório de Inspeção:

LOGOMARCA DA EMPRESA Fornecedor:

RELATÓRIO DE INSPEÇÃO

Nº

Nota Fiscal Nº:

Comunicamos que examinamos os materiais em pauta, de conformidade com as normas pré-estabelecidas. Esclarecemos que em decorrência os materiais abaixo foram rejeitados. Discriminação da Mercadoria

Unidade

Quantidade

Código do Motivo de Rejeição

Visto:

Data:

Códigos:

1. Embalagem danificada; 2. Embalagem violada; 3. Preços em desacordo; 4. Quantidade em Desacordo; 5. Qualidade fora do padrão.

3.4 Atividade de Expedição de Mercadorias Ao receber um pedido, o profissional responsável pela atividade de expedição de mercadorias em um depósito deve solicitá-lo ao local de estocagem. A mercadoria deverá ser encaminhada, da área de estocagem, para uma área própria de preparação dos pedidos, local onde o pedido completo do cliente será agrupado.

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A figura a seguir, mostra um desses locais de preparação do pedido para expedição.

Local de preparação dos pedidos para Expedição

Essa área deve ser delimitada com faixas no piso para separar os pedidos de cada cliente.

Os pedidos devem ser conferidos assim como as mercadorias que chegam ao recebimento. Esse procedimento é importantíssimo para que não ocorram erros na expedição dos pedidos e complicações na entrega ao cliente, o que geraria um alto custo de retorno da mercadoria. Em geral, os pedidos são colocados em um palete antes de ser embarcados no veículo, porém, os volumes individuais podem ser colocados diretamente no veículo caso não haja carga suficiente para formar um palete para determinado cliente. Cargas paletizadas e cargas individuais podem ser expedidas em um mesmo veículo, que poderá ter alguma separação entre elas para facilitar a entrega na instalação do cliente.

Regra Prática: Observe que as cargas que entrarem primeiro no caminhão são as que sairão por último!

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A figura a seguir, mostra os pedidos de diversos clientes, já organizados sobre paletes.

Pedidos de diversos clientes preparados em paletes para a expedição

A figura, a seguir, mostra um veículo sendo carregado na doca de expedição. Observe a lona preta no fundo do veículo, separando o pedido de um cliente do outro. Observe também os paletes vazios à direita da paleteira (operação mecanizada) utilizada pelos operários para levar o pedido até o veículo e a plataforma que nivela a carroceria do caminhão ao piso da doca.

Doca de Expedição – Colocação das mercadorias no veículo

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GESTÃO DOS ESTOQUES

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4. Gestão dos Estoques Neste capítulo, você vai conhecer a função e os objetivos dos estoques, identificando diferentes rotinas de gerenciamento desse elemento tão importante numa empresa. Vamos lá?

4.1 Função e Objetivos dos Estoques 4.1.1 Introdução e Conceituação Todas as empresas devem acumular estoques pelos seguintes motivos: a) Melhorar o nível de serviço prestado. b) Incentivar economias na produção. c) Permitir economias de escala nas compras e no transporte. d) Agir como proteção contra aumentos de preços. e) Proteger a empresa de incertezas na demanda e no tempo de ressuprimento. f) Servir como segurança contra contingências.

Mas, cuidado, nunca seja pego com algum estoque! Estoque custa dinheiro. Parece paradoxal, não acha? Em termos financeiros, os estoques, além de muito importantes para as empresas, normalmente são caros e representam capital investido. Quanto maior o investimento, maior é a responsabilidade de cada departamento dentro de uma empresa. Assim, a função da administração de estoque é minimizar o capital investido.Por isso, deve planejá-lo e controlá-lo, desde o estágio da matéria-prima até o produto acabado, entregue aos clientes.

4.1.2 Funções e Objetivos dos Estoques O estoque funciona como regulador, tanto do fluxo de produção quanto do fluxo de vendas. Dessa forma, acompanhe-nos no repasse das funções dos estoques: 1. Manter a independência entre as operações, ou seja, permitir que as operações ocorram normalmente, desde a produção até a venda final, sem que uma fique parada esperando a outra. O estoque bem administrado tende a evitar que esta situação de parada por dependência de outro setor ocorra. 2. A . tender a variação do número de pedido do produto. Há períodos em que o número de pedidos é maior e outros em que é quase inexistente. O setor de estoques tem que bem administrar para poder atender a esses pedidos durante todo o ano. Exemplo: no período do verão, a venda de ar condicionado é bem maior que durante o inverno, assim como a venda de cervejas. Ao contrário, o vinho é mais vendido no inverno que no verão.

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3. Criar uma proteção para variações no prazo de entrega de matérias-primas. Pode-se dizer que dificilmente as empresas conhecem com precisão o tempo de ressuprimento de matérias-primas. Daí, para garantir a disponibilidade de produto é conveniente estabelecer um nível de estoque de segurança. 4. A administração de estoques deverá determinar o tamanho do lote mais econômico a ser comprado ou a ser fabricado. Exemplo: o administrador de estoque deve avaliar qual é a compra mais econômica: 60 peças de chuveiro, por R$ 720,00 ou 80 peças por R$ 800,00? Na primeira opção, o custo unitário do chuveiro é R$ 12,00 e na segunda, R$ 10,00. É um dilema! 5. P . ermitir flexibilidade na programação da produção. O estoque tem que ser capaz de se adaptar às alterações e solicitações do setor produtivo. Manter estoques de reserva é uma maneira de garantir o fornecimento ao setor produtivo.

Em síntese, os estoques têm por finalidade amortecer as conseqüências das incertezas. O objetivo final é OTIMIZAR o investimento em estoque, aumentando o uso eficiente dos meios de planejamento e controle, MINIMIZANDO as necessidades de capital para estoque.

4.1.3 Políticas de Estoque A administração central da empresa deverá determinar ao departamento (ou setor) de controle de estoques o programa de objetivos a serem atingidos pela empresa. Podemos definir as diretrizes da seguinte maneira: 1. Metas da empresa relacionadas ao TEMPO DE ENTREGA dos produtos ao cliente. A empresa sabe que o tempo de entrega ao cliente está associado à sua competitividade em relação às empresas concorrentes. A manutenção do cliente e a obtenção de novos é fator preponderante no estabelecimento dos tempos de entrega. O setor de controle de estoques tem que conhecer esta política da empresa e daí programar-se para bem atender 2. Definição do NÚMERO DE ALMOXARIFADOS e dos materiais a serem neles estocados. Manter insumos ou produtos acabados gera necessidade de estabelecer espaços. Faz parte das decisões da empresa o estabelecimento dessas necessidades no nível mais viável economicamente, respeitadas as suas condições financeiras. 3. O NÍVEL DE FLUTUAÇÃO dos estoques, para atender a uma alta ou queda de vendas ou a uma alteração do consumo. Existe um grau de atendimento pelo setor de estoques ao setor de produção (consumo de matéria-prima) e ao setor de vendas (produtos acabados). Este grau de atendimento é medido em porcentagem. Exemplo: quando se quer atender a 90% das necessidades dos clientes e se tem um consumo de matéria-prima ou venda mensal de 700 unidades, é necessário ter disponível em estoque 630 unidades, ou seja, 700 x 0,90.

A empresa também pode estabelecer uma faixa de atendimento em um determinado intervalo, como por exemplo, entre 80 e 90%. 4. Definição da ROTATIVIDADE (ou GIRO) dos estoques. A rotatividade dos estoques é importante, pois empresas com baixa rotatividade geram pequeno retorno do capital investido. Como exemplo, suponhamos que o volume de vendas seja de R$ 1800,00 e o capital em estoque de R$ 1000,00. Então, a rotatividade do estoque é:

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Ou seja, para cada R$ 1,00 aplicado em estoque, retorna R$ 1,80 de venda. Se diminuirmos 20% no capital de estoque, teremos R$ 1000,00 – R$ 200,00 = R$ 800,00. Logo, a nova rotatividade, ou giro, de estoque é: Radioatividadedeestoque =

volumedevendas

=

capitalinvestidoemestoque

1800

= 1,8

1000

Concluindo, a redução do capital em estoques em 20% faz aumentar o giro de capital de estoques para R$ 2,25. Radioatividadedeestoque =

volumedevendas

=

capitalinvestidoemestoque

1800

= 2,25

800

Alguns princípios básicos do controle de estoque _____________________________________________

É necessário, para organizar um setor de controle de estoques, descrever alguns princípios básicos. São eles: Determinar o que deve permanecer em estoque (número de itens); Determinar quando devem ser reabastecidos os estoques (periodicidade); Determinar quanto de estoque será necessário para um período pré-determinado (quantidade); Acionar as áreas de produção e compras para fabricar/comprar os itens a serem estocados; . Controlar os estoques em termos de valor e quantidade, fornecendo informações sobre a posição dos estoques; Manter INVENTÁRIOS periódicos para avaliação das quantidades e estado dos materiais estocados; Identificar e retirar do estoque os itens OBSOLETOS e DANIFICADOS.

Classificação dos estoques _ ________________________________________________________________

Já tratamos da finalidade dos estoques. Agora procuraremos classificar os vários TIPOS DE ESTOQUE. Normalmente, as categorias de materiais mais usuais são: Matéria-prima: é o material básico necessário para a fabricação de um determinado produto (exemplo: bobinas de aço para fabricação de automóveis); Produtos em processo: são as peças ou os componentes que, de alguma forma, já passaram por um processo de produção, mas que ainda deverão sofrer algum tipo de modificação até o final do mesmo (exemplo: capôs dos automóveis);

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Produtos acabados: são aqueles que já passaram pelo processo produtivo, mas cuja venda ainda não foi concretizada (exemplo: os veículos prontos); Materiais auxiliares: são os produtos que normalmente são utilizados pela área administrativa da empresa (exemplo: materiais de escritório e de limpeza).

4.2 Custo dos Estoques Para que uma empresa possa maximizar seu lucro é necessário, entre outras coisas: Excelência no atendimento aos clientes. Eficiência na operação. Investimento mínimo em estoque.

Os estoques ajudam a melhorar o atendimento aos clientes, mas, para isso, é necessário manter seu nível bem dimensionado. Eles permitem que o setor de produção trabalhe de forma eficiente. A sua manutenção permite produções mais longas, reduzindo o número de ciclos de operação. Permite também que o departamento de produção compre em quantidades maiores, com redução de custos de pedidos por unidade e com descontos sobre a quantidade. Mas tudo isso tem um preço. Manter altos níveis de estoque gera custos elevados para uma empresa. Assim, são utilizados nas decisões sobre a gestão de estoques os custos relacionados, a seguir.

Custo por item _ ____________________________________________________________________________

O custo pago por um item comprado consiste no custo desse item e de qualquer outro custo direto associado como, por exemplo, o custo para trazê-lo até a fábrica. Isso pode incluir transporte, seguro e taxas aduaneiras. Quando se trata de um item fabricado na própria empresa, incluem-se os custos de mão-de-obra, de material utilizado na fabricação e ainda os custos indiretos (como, por exemplo, consumo de energia, manutenção dos equipamentos, entre outros).

Custo de estocagem _________________________________________________________________________

Nos custos de estocagem estão incluídas todas as despesas da empresa em função do volume de estoque mantido. Isto é, à medida que o estoque aumenta, aumentam também esses custos, que podem ser divididos em três grupos:

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1. C . ustos de capital: o dinheiro investido em estoques não está disponível para outras utilizações e por isso representa o custo de uma oportunidade perdida. Esses custos variam em função da taxa de juros, do crédito da empresa na praça e das oportunidades de investimentos que a empresa pode ter. 2. C . ustos de armazenamento: o armazenamento do estoque requer espaço, funcionários e equipamentos. À medida que aumenta o estoque, aumentam também estes custos. A variação dos custos de armazenagem deve-se ao lugar e ao tipo de armazenamento necessário. 3. C . ustos de risco: os riscos de se manter um estoque são ligados à obsolescência (perda do valor do produto resultante de mudança no modelo, no estilo ou do desenvolvimento tecnológico), aos danos (estoque pode ser danificado enquanto é manuseado ou transportado), pequenos furtos (mercadorias perdidas ou furtadas) e à deterioração (estoque que apodrece). Os custos de risco podem ser baixos ou altos em função do tipo de produto. No caso de produtos perecíveis, o risco de deterioração é bem alto, podendo chegar perto de 100%. A possibilidade de obsolescência para os itens de moda (exemplo: roupas) é alta, então seus custos de estocagem são também elevados.

Custo de pedidos _ __________________________________________________________________________

Esses custos estão associados ao processo de aquisição das quantidades necessárias para reposição do estoque. O custo de emissão de um pedido de compra não depende da quantidade pedida. Se o pedido for um lote de 10 ou de 100 unidades, os custos associados à emissão serão os mesmos. Assim, o custo de um pedido de compra multiplicado pelo número de pedidos efetuados durante um ano resultará no custo total anual de pedidos:

Custo total anual de pedidos = custo do pedido X número de pedidos durante o ano.

Os custos de pedidos, segundo Ballou (1993), incluem: os custos de processar pedidos nos departamentos de compras, faturamento ou contabilidade, o custo para enviar o pedido até o fornecedor, normalmente por correio ou mídia eletrônica, o custo de preparação da produção ou do manuseio para atender o lote solicitado, o custo devido a qualquer manuseio ou processamento realizado na doca de recepção e o preço da mercadoria.

Um exemplo de custo de pedido é mostrado, a seguir. Uma empresa, a partir do ano anterior, computou todas as despesas do departamento de compras, como custo de mão-de-obra e encargos, materiais de escritório, aluguel das salas, correio, telefone e fax, chegando a um valor médio de R$ 18,00 por emissão de pedidos de compras. Determinar os custos que serão incorridos na obtenção de um item de estoque cuja demanda anual é de 15.000 unidades, para as seguintes políticas: a) comprar uma única vez por ano; b) comprar três vezes por ano; c) comprar 10 vezes por ano.

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Resposta:

Custo de pedido = R$ 18,00 Custo total anual de pedidos = custo do pedido x número de pedidos durante o ano.

a) comprar uma única vez por ano lote = 15.000 unidades.

Custo total anual de pedidos = R$ 18,00/pedido x 1 pedido/ano = R$ 18,00.

b) comprar três vezes por ano, lote = 15.000/3 = 5.000.


c) comprar 10 vezes por ano, lote = 15.000/10 = 1.500.


Em resumo, a tabela abaixo mostra a relação entre os custos de pedido e o estoque médio (Q/2) mantido.

CUSTO DE PEDIDO (R$)

ESTOQUE MÉDIO - QUANTIDADE COMPRADA/2 (UNIDADE)

18,00

15.000/2 = 7.500

54,00

5.000/2 = 2.500

180,00

1.500/2 = 750

Por essa tabela, vemos a proporcionalidade inversa, isto é, quanto menor o estoque, maior o custo de pedido. Enquanto para um estoque médio de 7.500 unidades o custo de pedido é de R$ 18,00, com um estoque bem menor, de 750 unidades, esse custo sobe para R$ 180,00 (10 vezes mais).

Custo de falta de estoque ___________________________________________________________________

São aqueles custos que ocorrem caso haja uma demanda por parte do cliente, ou por parte do setor de produção, por algum item em falta no estoque. Podem ocorrer dois tipos de custo de falta de estoque: custos de vendas perdidas e custos de atrasos. O primeiro ocorre quando um cliente cancela seu pedido caso o produto desejado esteja em falta, então o custo é estimado como o lucro perdido pela perda da venda. Os custos de atraso referem-se aos custos incorridos entre a data do pedido não-atendido e a data efetiva de atendimento do pedido. Eles podem ser do tipo: custos administrativos e de vendas no reprocessamento do pedido; custos extraordinários de transporte e manuseio, caso o suprimento deva ser realizado fora do canal normal de distribuição.

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A falta de estoque pode ser reduzida pela manutenção de um estoque extra, de forma cuidadosa e bastante controlada, para proteger a empresa das ocasiões em que a demanda pelo produto acabado for maior que a prevista.

Custos associados à capacidade _____________________________________________________________

Às vezes, é preciso alterar os níveis de produção. Nesses casos, poderá haver um aumento de custos devido a horas-extras, contratações, treinamentos, turnos-extras e demissões. Esses custos podem ser evitados nivelando a produção, ou seja, produzindo itens em período de baixa demanda para serem vendidos nos períodos de maior procura. Porém, essa situação aumenta o estoque, e, conseqüentemente, seus custos.

Custo total de estoque ______________________________________________________________________

O custo total de estoque é obtido somando-se o custo de armazenagem e o custo de pedido, assim:

Custo total de estoque = custo total de armazenagem + custo total de pedido

Exemplo Um supermercado vende um produto cuja demanda anual é de 40.000 unidades. O custo de pedido é de R$ 30,00 por pedido. Os custos anuais de estocagem são de R$ 0,30 por unidade. Calcular o custo total decorrente de manter os estoques para as quantidades adquiridas em lotes de 2.500, 2.600, 2.800, 3.000 e 3.200 unidades.

Solução

Demanda atual (consumo) = 40.000 unidades. Custo de armazenagem = R$ 0,30 x Q/2 (onde Q é a quantidade a ser comprada e Q/2 é o estoque médio).

Para adquirir 40.000 em lotes de 2.500, é preciso fazer 16 pedidos durante o ano, ou seja, 40.000/2.500 = 16. Para 2.600, é preciso fazer 15,38 pedidos; para 2.800, 14,29; para 3.000, 13,33 pedidos e para 3.200, 12,5 pedidos. Então, calcula-se, para cada quantidade, ou lote a ser adquirido, o custo de pedidos, multiplicando-se o custo de pedido pelo número de pedidos durante o ano.

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O custo total é obtido pela soma dos custos de armazenagem e de pedido:

Quantidade comprada (por lote)

Custo de Armazenagem (R$)

Custo de Pedido (custo do pedido x nº de pedidos) (R$)

Custo Total (R$)

2.500

0,30 x 2.500/2 = 375

30 x 16 = 480,00

375 + 480 = 855

2.600

0,30 x 2.600/2 = 390

30 x 15,38 = 461,40

405 + 444,30 = 866,40

2.800

0,30 x 2800/2 = 420

30 x 14,29 = 428,70

420 + 428,70 = 848, 70

3.000

0,30 x 3.000/2 = 450

30 x 13,33 = 399,9

450 + 399,9 = 849,9

3.200

0,30 x 3.200/2 = 480

30 x 12,5 = 375

480 + 375 = 855

Conclui-se que a melhor quantidade a ser comprada por pedido é 2.800 unidades, pois apresenta o menor custo total de estoque (R$ 848,70).

O gráfico a seguir ilustra o resultado do exemplo dado anteriormente.

Gráfico 1 – Custo total com estoques

Note que a quantidade igual a 2800 unidades é aquela que gera o menor custo com estoques (ponto mínimo da curva de custo total).

4.3 Os Níveis de Estoque Controlar o nível de estoques é uma tarefa difícil, pois nunca se tem a certeza da quantidade a ser solicitada pela estocagem. Veja algumas definições que auxiliam a definição do nível de estoques para a empresa.

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a) Estoque mínimo Define-se estoque mínimo como a quantidade mínima que deve existir no estoque, destinada a cobrir eventuais retardamentos no ressuprimento (exemplo: alteração no consumo do item, atrasos no fornecimento, rejeição de item no controle de qualidade e falhas administrativas no pedido de compra), objetivando a garantia do funcionamento ininterrupto e eficiente do processo produtivo, sem o risco de faltas. O estoque mínimo é uma quantidade morta que só é consumida em caso de necessidade. Chamamos também de estoque de segurança. É representado por E. Mn no gráfico, a seguir.

Gráfico 2 – O estoque mínimo

b) Estoque Médio O estoque médio (E.M.) é definido como o nível médio de estoque em torno do qual as operações de compra e de consumo se realizaram. O estoque médio pode ser representado por Q/2, sendo Q a quantidade comprada para ser consumida. Em outras palavras, o estoque médio é a quantidade comprada (Q) para ser consumida num dado intervalo de tempo (T) dividida por 2 (gráfico, a seguir).

Gráfico 3 – O estoque médio

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Lote de compra______________________________________________________________________________

O Lote de compra é a quantidade de reposição do estoque, a partir do estoque mínimo para atingir o estoque máximo (E. Mx.).

Gráfico 4 – O lote de compra

Estoque médio ajustado para incertezas______________________________________________________

Por definição, o estoque médio ajustado para incertezas é definido como a soma do estoque médio e do estoque de segurança (estoque mínimo), isto é:

E.Mª = E. M. + E. Mn.

Suponha que uma empresa mantenha 50 unidades de certa matéria-prima como estoque mínimo (segurança). Ela adquire periodicamente 150 unidades dessa matéria-prima para ser consumida na produção. Então, o seu estoque médio ajustado para incertezas é de 125 unidades, ou seja:

EMª = 150 + 50 = 125 2

Tempo de Ressuprimento____________________________________________________________________

O tempo de ressuprimento é uma informação essencial para o cálculo do estoque mínimo (segurança). Ele mede o tempo decorrido entre a realização do pedido e a chegada efetiva do material ao almoxarifado da empresa. Você sabia que o tempo de ressuprimento pode ser desmembrado em três partes? Veja - as, descritas abaixo e ilustradas pelo gráfico a seguir:

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.Emissão de pedido: tempo de transmissão do pedido de compra pela empresa até ele chegar ao fornecedor. . reparação do pedido: tempo usado pelo fornecedor para fabricar os produtos, separá-los, emitir P faturamento e deixá-los em condições de serem transportados. Transporte: tempo usado para a movimentação das mercadorias entre o fornecedor e a empresa (comprador).

Gráfico 5 – O tempo de ressuprimento

Ponto de Pedido ____________________________________________________________________________

O Ponto de pedido é, por definição, igual a quantidade em estoque necessária para atender à produção durante o tempo de ressuprimento (veja a representação do ponto de pedido (PP) no gráfico, a seguir).

Gráfico 6 – O ponto de pedido (PP)

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Em suma, quando o nível de estoque for igual a PP, um novo pedido deve ser emitido.

Exemplo: 1. Uma peça é consumida a uma razão de 30 por mês e seu tempo de ressuprimento é de 2 meses. Qual será o ponto de pedido, uma vez que o estoque mínimo deve ser de um mês de consumo?

Resposta:

PP = (30 x 2) + 30 PP = 60 + 30 = 90 unidades.

Logo, quando o estoque chegar a 90 unidades, deverá ser emitido um pedido de compra da peça para que, ao fim de 60 dias (2 meses), chegue ao almoxarifado a quantidade comprada.

Regra prática para determinação do Estoque de Segurança ___________________________________

Uma das mais importantes informações para a gerência do estoque numa empresa é a determinação do seu estoque mínimo. O estoque mínimo é a chave para o adequado estabelecimento do ponto de pedido. Estabelecer um estoque mínimo significa estabelecer uma margem de segurança. Aqui, duas observações devem ser feitas: a).se essa margem for baixa, acarretará custos de esgotamento – custos de não possuir materiais disponíveis quando necessários, gerando perda de vendas, paralisação da produção, despesas para apressar entregas; b).se essa margem for alta, acarretará custos mortos, custos de estoque parado, em virtude da não necessidade, em momento algum, de determinada quantidade no estoque.

O estoque mínimo ou de segurança pode ser dado pela seguinte equação:

EMn = C (consumo) x K (coeficiente)

onde EMn é o estoque mínimo, C é consumo médio e K é um coeficiente de segurança. Este coeficiente de segurança é arbitrário e é proporcional ao grau de atendimento desejado para o item. Em outras palavras, quanto maior for este coeficiente menor será a probabilidade de ocorrer falta de estoque.

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Por exemplo: se quisermos que determinada peça tenha um grau de atendimento de 95% (K= 0,95), ou seja, queremos uma garantia de que somente em 5% das vezes o estoque desta peça esteja a zero; sabendo que para o consumo médio mensal de 125 unidades (C), o estoque mínimo será 118,75; aplicando-se a fórmula tem-se:

E. Mn = 125 (consumo) x 0,95 (coeficiente). E. Mn = 118,75.

4.4 Lote Econômico de Compra (LEC) Outra decisão importante relativa aos estoques é a determinação da quantidade ótima que a empresa deve comprar em cada pedido. Esta decisão consiste em se determinar o Lote Econômico de Compra (LEC). O LEC é a quantidade adquirida que minimiza os custos totais com estoque. Então: quanto deve ser comprado de cada vez? Nós já conhecemos os custos que aumentam com a quantidade do material pedido: são os custos de armazenagem, ou os custos de se manter material em estoque. E, por outro lado, há aqueles custos que diminuem à medida que a quantidade do material pedido aumenta, são os custos de pedido. O custo total com estoques é o somatório dos custos de armazenagem com os custos de pedido. O ponto no Gráfico, a seguir, identificado por Lote Econômico de Compra - LEC é a quantidade ideal de aquisição, ou do tamanho do lote de compra. Este é o ponto de encontro das curvas de custos de armazenagem e de pedidos e, também, é o ponto onde a curva de custo total tem seu valor mais baixo. O gráfico a seguir, ilustra o LEC em relação aos custos com estoques:

Gráfico 7 – O lote econômico de compra

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Assim, o Lote Econômico de Compra – LEC deve ser a quantidade que balanceia os custos de armazenagem e de pedido. Para ilustrar o conceito, suponhamos que a empresa Made Ltda vende um produto cuja demanda anual é de 40.000 unidades. O custo de emissão de um pedido de compra, também chamado de custo de obtenção, é de R$ 30,00 por pedido. Os custos anuais de manutenção dos estoques são de R$ 0,30 por unidade. Podemos então calcular o custo total (CT) decorrente de manter os estoques para lotes (Q) de 2.500, 2.600, 2.700, 2.800, 2.900, 3.000, 3.100 e 3.200 unidades.

Solução:

C = 40.000 Ca = custos de armazenagem = R$ 0,30 x Q/2 Cp = custos de pedido = R$ 30,00 x D/Q = 30 x 40.000/Q

A tabela abaixo mostra os custos de armazenagem, de pedido e o Custo Total para cada um dos lotes solicitados no exemplo:

LOTE (Q)

CUSTO DE AQUISIÇÃO

CUSTO DE PEDIDO

CUSTO TOTAL

2.500

0,3 x 2.500/2 = 375

30 x 40.000/2.500 = 480,00

375 + 480,00 = 855,00

2.600

0,3 x 2.600/2 = 390

30 x 40.000/2.600 = 461,54

390 + 461,54 = 851,54

2.700

0,3 x 2.700/2 = 405

30 x 40.000/2.700 = 444,44

405 + 444,44 = 849,44

2.800

0,3 x 2.800/2 = 420

30 x 40.000/2.800 = 428,57

420 + 428,57 = 848,57

2.900

0,3 x 2.900/2 = 435

30 x 40.000/2.900 = 413,79

435 + 413,79 = 850,00

3.000

0,3 x 3.000/2 = 450

30 x 40.000/3.000 = 400,00

450 + 400,00 = 850,00

3.100

0,3 x 3.100/2 = 465

30 x 40.000/3.100 = 387,10

465 + 387,10 = 852,10

3.200

0,3 x 3.200/2 = 480

30 x 40.000/3.200 = 375,00

480 + 375,00 = 855,00

O lote econômico consiste em encontrar qual desses lotes, ou algum intermediário, é o mais adequado. Precisamos determinar o Q mínimo, ou o lote mínimo. Para isso, podemos substituir vários valores de Q até achar o Custo Total mínimo. No exemplo acima, nota-se que o lote mais econômico é igual a 2.800 unidades. Isto é, se a empresa adquirir lotes de 2.800 unidades terá o custo total mais baixo, originado da soma do custo de armazenagem (manutenção de estoques) com o custo do pedido.

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SISTEMAS DE CONTROLE DE ESTOQUES, COMPRAS E PROCESSAMENTO DE PEDIDOS

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5. Sistemas de Controle de Estoques, Compras e Processamento de Pedidos Além de serem identificados, mantidos e de ter seus custos dimensionados, os estoques também precisam ser controlados. Neste capítulo, veremos algumas rotinas e procedimentos adequados a isso. Conheceremos, ainda, algumas formas de se obter os estoques para a atividade operacional da empresa. São as formas mais utilizadas para comprar produtos e para realizar o processamento dos pedidos. Vamos lá?

5.1 Sistemas de Controle de Estoques Existem sistemas de controle de estoques bem tradicionais que apresentam com certo grau de precisão os volumes a serem adquiridos para determinado tempo de operação da empresa. Vejamos alguns deles.

a) Sistemas de duas gavetas Dentre os sistemas de controle de estoques, destaca-se o sistema de duas gavetas. É um método simples e bastante recomendável, principalmente em setores do comércio varejista de pequeno e médio portes. Imaginemos duas caixas: A e B, conforme as figuras abaixo.

Caixa A

Caixa B

O estoque é armazenado nessas duas caixas (ou gavetas). A caixa A tem uma quantidade de material suficiente para atender ao consumo durante o tempo de reposição, mais o estoque de segurança. A caixa B tem um estoque equivalente ao consumo previsto no período. Os pedidos de material que chegam são atendidos pelo estoque da caixa B. Quando a caixa esvazia, conforme mostra a figura, abaixo, isso indica que deverá ser providenciado outro pedido de compra. Para não faltar, passa-se a atender os pedidos pelo estoque da caixa A.

Caixa A

Caixa B (vazia)

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Nesse intervalo de tempo, deverá ser recebido o material comprado quando a caixa B foi a “zero” (esvaziou); deve-se completar o nível de estoque da caixa A e complementar a caixa B. Volta-se, então, a consumir o estoque da caixa B.

Caixa A

Caixa B

(estoque reposto)

(estoque parcialmente reposto)

A vantagem do método de duas gavetas é a redução do processo burocrático de reposição do material.

b) Sistema dos máximos-mínimos (quantidades fixas) Nesse sistema, a reposição de um determinado item é feita quando seu estoque atinge um nível pré - determinado. A quantidade a ser pedida é fixa, pois aqui é considerada a mais econômica; porém os períodos de reposição são variáveis. Isto é, em função do consumo do item na empresa a reposição pode ocorrer depois de três meses, por exemplo, e no período seguinte, o mesmo consumo ocorre em quatro ou cinco meses, e assim por diante.

Gráfico 8 – o sistema dos máximos-mínimos

Pelo gráfico, acima, podemos identificar os níveis de estoque nos diversos meses. Também vale ressaltar que o Ponto de Pedido - PP e o lote de compra Q são fixos e constantes. Porém, as reposições são realizadas em períodos variáveis, sempre acontecendo quando o nível de estoque alcança o ponto de pedido. O cálculo do ponto de pedido é em função do consumo médio e do tempo de reposição do item pelo fornecedor, assim:

PP = consumo médio x tempo de reposição + E. Mn

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c) Sistema das revisões periódicas (datas fixas) Para determinados itens de estoque é mais recomendada a utilização do sistema de revisão periódica ou intervalo padrão, ou ainda, datas fixas. Nesse sistema, depois de decorrido um intervalo de tempo préestabelecido, por exemplo, três meses, um novo pedido de compra para certo item de estoque é emitido, como visto na figura, a seguir.

Gráfico 9 – O sistema de revisões periódicas

Para determinar o quanto deve ser comprado no dia da emissão do pedido, verifica-se a quantidade disponível em estoque, comprando-se o que falta para atingir um estoque máximo, também previamente determinado. Considera-se, aqui, também um estoque mínimo ou de segurança, que deve ser dimensionado de forma que previna o consumo acima do normal e os atrasos de entrega durante o período de revisão e tempo de reposição. Nesse sistema, o período de revisão é fixo, mas permite que a quantidade do pedido varie. Assim, a quantidade disponível em estoque mais a quantidade pedida devem ser suficientes para durar até que a próxima remessa seja recebida. Temos, então:

Q (quantidade a ser pedida) = estoque máximo – estoque atual

A dificuldade desse método é a determinação do período entre as revisões. Para isso, sugere-se analisar alguns aspectos, como: .Pequeno período de tempo entre as revisões acarreta estoque médio alto e, como conseqüência, aumenta os custos de estocagem. .Grande período de tempo entre as revisões acarreta baixo estoque médio, mas, em conseqüência, gera aumento no custo de pedido e risco de ruptura. Para minimizar esses riscos, devem ser calculadas revisões para cada material ou grupo de material estocado, de acordo com os objetivos operacionais e financeiros da empresa.

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d) Sistema (MRP) planejamento das necessidades de materiais Um dos sistemas de planejamento e controle de materiais mais conhecidos é o MRP. O MRP (materials requirement planning) ou planejamento das necessidades de materiais é uma técnica que determina as necessidades de compras de material que serão utilizados na fabricação de um determinado produto. Esse sistema apresenta com bastante precisão os volumes de material a serem comprados para determinado período. O controle da atividade de compras e de produção utiliza o MRP para decidir pela compra ou fabricação de itens específicos. Como funciona? A partir da lista de materiais e em função da demanda pelo material na empresa, o MRP (sistema computacional) calcula as quantidades necessárias na produção e verifica se há estoques disponíveis para o atendimento. Caso não haja material em estoque na quantidade necessária, ele emite uma solicitação de compra (para os itens que são comprados) ou uma ordem de fabricação (para aqueles itens que são fabricados internamente).

e) Sistema JUST-IN-TIME A idéia do Just in Time surgiu no Japão nos anos 70 e foi aplicada, inicialmente, pela Toyota Motor Company. Seu principio consiste em disponibilizar produtos para a linha de produção, depósitos ou clientes apenas quando forem necessários, para que o custo de estoque seja menor. Em outras palavras, no JIT (just in time) a execução de todas as etapas da produção, do projeto à entrega do produto, é baseada no princípio de se manter um estoque mínimo (apenas o necessário), a melhor qualidade (índice zero ou próximo disso em defeitos) e o custo mínimo. Podemos dizer, então, que a filosofia do just in time baseia-se na eliminação do desperdiço e na melhoria contínua da produtividade. A aplicação dessa técnica permite reduzir estoques em todos os níveis, aumentar a capacidade disponível em grandes investimentos adicionais, diminuir os tempos de fabricação, melhorar a produtividade e a qualidade dos produtos fabricados etc. Podemos citar como exemplo de aplicação da técnica just in time no Brasil o caso de uma fábrica da Volkswagen situada na cidade de Resende, no Estado do Rio de Janeiro. No mesmo terreno situam-se as instalações dos fornecedores de peças. Depois de recebido o pedido, a VW de imediato solicita aos fornecedores as peças necessárias, o que é prontamente atendido. Nesse caso, todos os processos são realizados em tempo bem menor que em outros métodos de produção. Também há uma economia no tempo e no custo do transporte entre o fornecedor e a empresa solicitante. Entre outros, podemos citar como objetivos do Just-In-Time: Flexibilizar a empresa; Produzir somente os produtos necessários; Produzir com qualidade requerida; Melhor atendimento ao cliente; Menor perda; Maior investimento; Reduzir estoques em processo, produtos acabados e eventualmente matérias-primas;

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Reduzir custos de fabricação; Reduzir o custo e o tempo de transporte dos produtos entre o fornecedor e a empresa solicitante.

5.2 Compras e Processamento de Pedidos

Conceito e objetivos ________________________________________________________________________

Nos negócios de hoje, a administração dos recursos de uma empresa, principalmente financeiros, tem papel fundamental na sua sobrevivência. A visão de lucro toma o lugar da visão de despesa. Assim, a administração de compras, também conhecida por gestão de aquisição, tem um papel importante e estratégico. O processo de compra não é responsabilidade exclusiva do departamento de compras. A compra, se realizada de forma eficiente, envolve outros departamentos da empresa: marketing, engenharia, produção e compras. O departamento de compras tem a responsabilidade principal de localizar fontes adequadas de suprimentos e de negociar preços. Os outros departamentos têm um papel importante de avaliar essas fontes e auxiliar o departamento de compras na negociação dos preços.

Objetivos da administração de compras ______________________________________________________

Essa função é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa, pelo acompanhamento dos pedidos junto ao fornecedor e pela agilização da entrega. Os prazos de entrega não cumpridos podem criar sérios problemas para os departamentos de produção e vendas, por isso a função de compras deve procurar reduzir o número de problemas para as duas áreas, aumentando os lucros. Os objetivos da função de compras podem ser divididos em quatro categorias: Obter mercadorias e serviços na quantidade necessária e com a qualidade desejada; Obter mercadorias e serviços ao menor custo; Garantir o melhor serviço possível, no prazo combinado por parte do fornecedor; Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais.

Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funções básicas: Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar); Selecionar o fornecedor (fonte certa); Negociar os termos e condições de compra; Emitir e administrar pedidos de compra.

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Procedimento de compras ___________________________________________________________________

Um procedimento padrão de compras é apresentado na figura a seguir:

(*) O solicitante, no caso, pode ser o setor de produção quando se tratar de matéria-prima, ou o setor de almoxarifado para os materiais auxiliares e para estocar insumos; bem como qualquer outro setor que necessitar de bens patrimoniais.

A seguir, apresentamos as explicações detalhadas do procedimento de compra de bens materiais e/ou patrimoniais: 1. Receber e analisar os pedidos de compra do departamento de produção (os pedidos devem conter informações claras identificando o requisitante, especificando o material, a quantidade e unidade de medida, data e local de entrega exigidos); 2. Selecionar fornecedores: encontrar fornecedores potenciais, emitir solicitações para cotações, receber e analisar cotações, selecionar o fornecedor certo. Se o pedido é de pequeno valor, um fornecedor poderá ser encontrado num catálogo, num jornal ou numa lista telefônica. Para itens maiores, é geralmente desejável enviar o pedido a um número suficiente de fornecedores, para garantir o recebimento de cotações competitivas.

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3. Determinar o preço correto: é função do departamento de compras; deve-se tentar obter sempre o melhor preço junto aos fornecedores. 4. Emitir pedidos de compra: o pedido de compra pode ser considerado como um contrato legal para entrega das mercadorias, de acordo com o “combinado” entre o departamento de compras e o fornecedor; 5. Fazer um acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos. O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos e o departamento de compras, por sua parte, deve garantir que os fornecedores realmente os entreguem na data combinada. Caso haja dúvida no cumprimento do prazo, esse departamento deve procurar tomar medidas corretivas (tentar agilizar o transporte, procurar outra fonte de suprimento etc). Cabe também a ele a responsabilidade de comunicar ao fornecedor quaisquer mudanças nas exigências de entrega (local de recebimento, característica do produto, prazo de entrega, quantidade, entre outras); 6. Receber e aceitar as mercadorias: o departamento de recepção da empresa normalmente recebe e inspeciona a mercadoria. Se elas estiverem danificadas, esse departamento comunica o fato ao departamento de compras, que tomará as providências necessárias (troca, pedido de reembolso, crédito junto ao fornecedor etc). Desde que as mercadorias estejam em ordem, são enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque; 7. Aprovar a fatura para pagamento do fornecedor: quando é recebida a fatura do fornecedor, há três informações que devem estar em acordo - o pedido de compra, o relatório de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos, assim como os preços. Cabe ao departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças. Uma vez aprovada, ela é enviada ao departamento de contas a pagar.

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Apresentamos a seguir um modelo de pedido de compra que pode ser utilizado por diversos tipos de empresa.

PEDIDO DE COMPRA Nº

FL.

Fornecedor:

Cód. Fornecedor

Endereço: Pela presente, autorizo-lhe o fornecimento abaixo descrito, observadas as condições constantes no verso. IT

Quant.

Unid.

ET

Cód.

SC

Descrição

ES

Preço unit. $

IPI %

EM

Importa o total deste PC em $ embalagem Frete transportadora Data de vencimento das parcelas Valor das parcelas Data de entrega

NP

Cód. fiscal

Prazo de entrega

Dias

Novas formas de comprar – Os Processos de pedidos eletrônicos ______________________________

O fenômeno da globalização, como não poderia deixar de ser, tem trazido grande impacto na forma como as compras são efetuadas. Hoje fala-se em mercado global e, conseqüentemente, em compras globalizadas. Com o advento dos produtos mundiais, a exemplo do carro mundial, peças e componentes são comprados no mundo inteiro. Na Gessy Lever, por exemplo, 20% da comunicação com fornecedores são feitas eletronicamente. No Pão de Açúcar, graças a estas novas formas de processamento de pedidos, o índice de falta de produtos caiu, o tempo médio de armazenamento foi reduzido e o volume de cargas recebidas aumentou.

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a) EDI Uma das formas de compras que mais cresce atualmente é o EDI (electronic data interchange), tecnologia para transmissão de dados eletronicamente. Por meio de um computador, um modem, uma linha de telefone e com um programa específico, o computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor. As ordens e os pedidos de compra são enviados sem a utilização de papel. O fornecedor, ao receber a comunicação, providencia processamento das mercadorias solicitadas e as envia ao cliente.

Com a utilização do EDI, um pedido de compras que levava muitos dias para se concretizar, é feito automaticamente, e o recebimento é feito mais rapidamente.

b) Internet É cada vez mais difundida entre nós a utilização do e-mail como um veículo de transação comercial ou e-commerce. Veja exemplos de e-commerce no endereço http://www.eurosoft.com.br/news07.html. Basta ligar os computadores da empresa a um provedor e teremos a WWW (World Wide Web) ao nosso alcance, vinte e quatro horas por dia, sete dias por semana. Todo o mundo pode ser acessado e a comunicação bilateral estabelecida. Um exemplo bastante conhecido é o da livraria virtual, onde podemos consultar e comprar livros via Internet, sem sair de nossas casas. Nas empresas, a Internet ganha a cada dia mais e mais adeptos. Tem vantagens em relação ao EDI, pois o investimento é bem mais baixo, além de permitir uma maior flexibilidade nas transações de compra.

c) Cartão de Crédito Está se tornando prática comum entre as empresas a compra de mercadorias, matérias-primas e materiais auxiliares, por meio de cartão de crédito, também conhecido como cartão-empresa ou cartão empresarial. As principais vantagens do uso de cartão empresarial são a diminuição do número de transações e cheques, maior controle sobre as compras e, conseqüentemente, redução de custos.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS UTILIZADAS ALVARENGA, A. e NOVAES, A. G. Logística aplicada. SP: Pioneira, 2000. ARNOLD, J. R. T. Administração de Materiais: Uma Introdução. Atlas, São Paulo, 1999. BALLOU, R. H. Logística Empresarial: Transportes, Administração de Materiais e Distribuição Física. São Paulo: Atlas, 1993. BALLOU, R. H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. Porto Alegre: Bookman, 4 ed., 2001. DIAS, M. A. P. Administração de Materiais: Uma Abordagem Logística. São Paulo: Atlas, 1995. MARTINS, P. G. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2000. MOURA, R. A. Sistemas e Técnicas de Movimentação e Armazenagem de Materiais. São Paulo: IMAM, 1998. MOURA, R. A. Check sua Logística Interna. São Paulo: IMAM, 1998. NOVAES, A. G. Logística e gerenciamento da cadeia de distribuição. RJ: Campus, 2001. TRIGUEIRO, F. G. R. Administração de Almoxarifado. Série Logística Empresarial. Recife: Edições SEBRAE, 2001.

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Gestao de Estoque e Armazenagem-final

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