UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA-UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS
MODULO CURSO ACADEMICO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION ADAPTACIÓN
JAIME FORERO RACINES
BOGOTA – COLOMBIA 2005
COMITÉ DIRECTIVO JAIME ALBERTO LEAL AFANADOR Rector GLORIA C. HERRERA SANCHEZ Vicerrector Académico ROBERTO SALAZAR RAMOS Vicerrector de Medios y Mediaciones pedagógicas MARIBEL CÓRDOBA GUERRERO Secretaria General LEONARDO URREGO Director de Planeación EDGAR GUILLERMO RODRÍGUEZ D. Escuela de Ciencias Administrativas, Con tables, Económicas y de Negocios MÓDULO CURSO ACADÉMICO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION Adaptación del Modulo; Modulo; PROCESO ADMINISTRATIVO AUTOR; Omar Sabogal La edición de este módulo estuvo a cargo de la Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD. Derechos reservados: ©2005, Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD Vicerrectoría de Medios y Mediaciones pedagógicas, Bogotá D.C. Tel (57)1-344-3700 (57)1-344-3700
ISBN
2 de 125
TABLA DE CONTENIDO Pág. Presentación
iv
Guía metodológica
vii
Introducción
x
Glosario
xii
UNIDAD DIDÁCTICA 1: GENERALIDADES, PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN.
1
CAPÍTULO 1: LA ADMINISTRACIÓN
1
1.
1
EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN
Objetivos
1
Introducción
1
1.1.Alcance 1.1. Alcance
2
1.2.Evolución 1.2. Evolución
3
1.2.1.
Etapa Agrícola
4
1.2.2.
Etapa Industrial
8
1.2.3.
Etapa de la Comunicació n
1.3.Antecedentes 1.3. Antecedentes para la aparición de una administración
15 19
1.4.Aspectos 1.4. Aspectos de algunas Escuelas
20
1.4.1.
La Escuela Tradicional
20
1.4.2.
La Escuela del Comportamiento
23
1.4.3.
La Escuela del Proceso Administrativ o
27
1.4.4.
La Escuela Cuantitativa
28
3 de 125
Autoevaluación Autoevaluación inicial
30
2.
36
LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO
Objetivos
36
2.1.Importanc 2.1. Importancia ia para el administrador administrador
36
2.2.Clasificac 2.2. Clasificación ión de l as funciones de la administración
38
2.2.1.
División tripartita
38
2.2.2.
División en cuatro elementos
39
2.2.3.
Clasificación en cinco elementos
39
2.2.4.
Clasificación en seis elementos
39
2.3.El 2.3. El fundamento y la práctica
43
2.3.1.
Aplicación universal
44
2.3.2.
El papel del recurso humano
45
2.3.3.
Factores que afectan el trabajo
47
2.3.4.
La administración y las actividades especializadas
49
Actividad de aprendizaje 1
52
Autoevaluación Autoevaluación 1
53
3.
60
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Objetivos
60
3.1.La 3.1. La mecánica administrativa administrativa
61
3.2.La 3.2. La dinámica administrativa administrativa
61
3.3.Fundamentos 3.3. Fundamentos básicos de cada paso del proceso
62
3.3.1.
La planeación
62
3.3.2.
La organizació n
64
3.3.3.
La dirección
66
4 de 125
3.3.4.
El control
67
Autoevaluación Autoevaluación 2
69
4.
FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR
74
Objetivos
74
4.1.Funcione 4.1. Funcioness básicas generales generales
74
4.1.1.
Planear
74
4.1.2.
Organizar
76
4.1.3.
Dirigir
77
4.1.4.
Controlar
78
4.2.Forma 4.2. Forma de realizar las funciones
79
4.2.1.
Planeación
80
4.2.2.
Organización
82
4.2.3.
Dirección
83
4.2.4.
Control
84
Actividad de aprendizaje 2
85
Autoevaluación Autoevaluación 3
86
5.
90
EL ENFOQUE OPERACIONAL
Objetivos
90
5.1.La 5.1. La organizació n como sistema
90
5.2.Enfoque 5.2. Enfoque de realidades
94
Actividad de aprendizaje 3
97
Autoevaluación Autoevaluación 4
100
FUENTES DOCUMENTALES
101
5 de 125
Presentación El
Interés
por
conocer
los
temas
propios
de
la
tarea
administrativa hace necesario discurrir e investigar este campo con mentalidad creadora y participante. El material educativo que compone este Módulo, es el resultado de la revisión, las modificaciones y las adiciones efectuadas con la debida autorización de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD al módulo denominado Proceso Administrativo escrito por Omar Sabogal Sabogal, publicado por la Editorial UNAD, en Bogotá D.C., en el mes de Junio del año 2000. Muchos
sus
diferentes
apartes
mantienen
vigentes
sus
contenidos; en otros casos por el contrario, se han suprimido, modificado o adicionado otros teniendo en cuenta que el nuevo módulo debió producirse teniendo siempre presente la condición
de
ser
un
material
didáctico
para
un
curso
académico perteneciente al campo económico administrativo del componente de formación de fundamentos disciplinares, como curso académico básico en los niveles de formación tecnológico y profesional de la nueva estructura curricular unadista en los programas de educación superior de diferentes Facultades de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD,
no
exclusivamente
de
su
Facultad
de
Ciencias
Administrativas.
6 de 125
Dentro de las diversas concepciones o corrientes que han surgido a través de la historia del pensamiento administrativo, las cuales han contribuido al desarrollo de la administración, existen ciertos elementos que son comunes y que de una u otra forma aparecen como condiciones básicas para lograr una eficaz y eficiente gestión organizacional. Bajo
estas
consideraciones,
se
han
desarrollado
fundamentalmente los contenidos relacionados con el Proceso Administrativo Planeación,
tales
como
Organización,
los
procesos
Dirección
y
formales
Control,
de
funciones
gerenciales de vital importancia para la operatividad del quehacer empresarial y organizacional. De tal forma, el módulo lleva al estudiante a dicernir y a reflexionar sobre la importancia
y
aplicación
de
los
fundamentos
de
la
Administración en términos del Proceso Administrativo. Así, la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD, espera contribuir a que a través de su proceso de autoformación y autoaprendizaje, el estudiante de los diferentes programas de educación superior cualifique, enriquezca y fortalezca su criterio profesional en pro de su gestión profesional, que redunde en un productivo desarrollo
de
comunitaria,
la con
economía
nacional,
responsabilidad
social,
regional,
local
y
sostenibilidad
y
solidaridad.
7 de 125
Guía Metodológica El Módulo y sus dos unidades didácticas, los capítulos, temas y secciones, están diseñados para que el estudiante desarrolle de manera organizada su proceso con la disciplina y aplicación de estudio, de tal forma desde el comienzo del curso académico le permita dedicar las horas diarias requeridas a esta labor, de acuerdo con la guía de actividades establecida en la Guía Didáctica del curso académico. Con el fin de extraer el mayor provecho posible al estudio de este curso académico y convertirlo en una tarea formativa amena y agradable, usted debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. Lea cuidadosamente y a cabalidad la Guía Didáctica del Curso, en sus dos partes: I- Protocolo Académico y II-Guía de Actividades. En esta Guía Didáctica encuentra la estructura completa del curso, su organización, todos los elementos que lo componen, en primer lugar por concepto del protocolo académico,
tales
introducción, formativas, desarrollar unidades
como
la
didácticas,
identificación
justificación,
propósitos, durante
la
el el
del
curso,
su
sus
intencionalidades
las
competencias
las
metas
propuestas,
contexto
teórico
objetivos, curso,
del
a las
curso,
su
metodología general, los sistemas de evaluación, el glosario 8 de 125
de términos, las fuentes documentales; en segundo lugar, por concepto de la guía de actividades, en cuanto a las fases de aprendizaje, las interactivid ades por fase de dinámica de las
estudio, la distribuci ón de
aprendizaje, la
temas por semana,
interactivi dades y los instructivo s de procedimientos de
evaluación: lectura autorreguladora, conceptualización, auto evaluación, evaluación del portafolio individual de desempeño académico y la información del tutor del curso académico. 2. Antes de iniciar el estudio de cada unidad, capítulo, tema o sección, léala totalmente y con atención, sin detenerse en ningún punto, para que pueda tener una visión general del contenido y tenga presentes los objetivos correspondientes desde el primer momento. 3.
Realice
el
estudio
de
cada
tema
leyéndolo
pormenorizadamente, con cuidado y concentrando su atención en la comprensión total de los conceptos. 4. Controle el avance sobre la marcha, anotando aquellas partes que considere importantes, las que le presenten algún tipo de dificultad, las que requieran alguna ampliación y aquellas con las cuales no está de acuerdo. Cumpla con la aplicación oportuna de los instructivos de procedimientos de evaluación: lectura autorreguladora, conceptualización, auto evaluación y discuta todo con su tutor.
9 de 125
5. Enriquezca el aprendizaje desarrollando los ejercicios y analizando las lecturas complementarias que se incluyen y sugieren. 6. Investigue por su propia cuenta en los textos de la bibliografía, websites y otros soportes documentales a su alcance, para ampliar los conocimientos tratados en cada tema. 7. Resuelva las autoevaluaciones y confronte sus respuestas. Si éstas son incorrectas o si encuentra dificultades para contestar, consulte nuevamente su material. Seguramente no está aún preparado para seguir adelante. 8. Permanezca en constante contacto con su tutor, esté pendiente a través del medio de comunicación disponible aprovechando los medios y mediaciones a su alcance, por ejemplo el teléfono, el correo electrónico, la internet, la website de la UNAD, el material educativo impreso, el chat, el fax y los foros y los espacios virtuales para el aprendizaje. 9. No olvide, finalmente, la ayuda que le pueden proporcionar personas tales como su Tutor, Consejero Académico, sus compañeros y los amigos con los cuales tenga oportunidad de debatir sobre los diferentes temas.
10 de 125
Introducción El
Módulo
del
curso
ADMINISTRACIÓN
le
académico
ofrece
al
FUNDAMENTOS
estudiante
sus
DE
elementos
disciplinares y profesionales, los cuales articulados a sus demás sociales,
saberes le
académicos,
serán
útiles
experienciales,
para
ayudarle
a
culturales
y
desarrollar
y
perfeccionar las competencias y destrezas necesarias para el manejo de las funciones relativas a la administración en el desempeño de sus tareas en la organización en la cual se ocupe.
Tiene
entonces
por
objeto,
presentarle
los
fundamentos básicos de la teoría administrativa como punto de partida para su formación profesional. No se pretende aquí incluir todo el saber relacionado con las funciones de la administración, ya que, por una parte, sería una tarea sumamente dispendiosa, y por otra, para el estudiante será más valioso tener un marco de conocimientos fundamentales ordenados y esquematizados en forma tal que le permitan contar con la libertad suficiente para ampliar y profundizar por su propia cuenta, a fin de construir su propio conocimiento.
11 de 125
El Módulo consta de dos unidades didácticas. La primera, denominada “Generalidades, Planeación y Organización”, como su nombre lo indica, comprende las generalidades de la administración, la visión de ésta como proceso, las nociones básicas en torno a las funciones fundamentales que el Administrador, no por su título profesional sino por su responsabilidad en la gestión y el manejo de los factores productivos de una organización o de una parte de ella, debe cumplir
y
finalmente
los
fundamentos
referentes
a
los
procesos formales de la planeación y la organización como funciones gerenciales. La segunda y última unidad didáctica, denominada “Dirección y Control” presenta en su momento la naturaleza de cada uno de estos dos procesos vistos como funciones gerenciales, sus elementos esenciales y los procedimientos y las técnicas correspondientes.
12 de 125
Glosario Adiestramiento: Proceso para desarrollar las cualidades del recurso humano. Enseñar e instruir al trabajador para desarrollar en él destrezas que le permitan ser más productivo. Conjunto de principios y técnicas Administración: sistemáticas que permiten al hombre lograr finas. Acción de planear, organizar, dirigir, controlar e integrar los recursos de una entidad con el fin de lograr unos objetivos.
Administrativista : Persona que se dedica a la investigación y al estudio de las teorías, técnicas y practicas administrativas. También se dice de quien practica la administración en forma científica Alternativa . Opción entre dos situaciones Amplitud: Tramo de control. Número de individuos que se supervisan. Arte : Conjunto de preceptos o reglas necesarios para hacer bien una cosa. Virtud, disposición, habilidad. Arte de administrar: conjunto de preceptos y reglas para la creación, organización, sostenimiento, progreso y funcionamiento de las
13 de 125
organizaciones administrativas. Conjunto de reglas necesarias para hacer bien una cosa. Habilidad para utilizando lo material, expresar una concepción.
Autocontrol : Capacidad independiente y autónoma para ejecutar actividades de inspección, comprobación, vigilancia, verificación, confrontación, medición, manejo o conducción de una acción. Hacer por sí mismo una comparación de resultados. Auto-inspección. Autoridad: Facultad, potestad para impartir instrucciones y/o para tomar decisiones. Proceso de innovación, Cambio organizacional: transformación, diferenciación o evolución estratégica, estructural y/o de funcionamiento de una organización.
Capital: Caudal, patrimonio. Conjunto de bienes no destinados al consumo sino a la generación de otros bienes. Ciencia: Conocimiento cierto de las cosas por sus principios, causas y efectos. Cuerpo de doctrina (teoría) metódicamente formado y ordenado, que constituye un ramo particular del saber humano. Agrupamiento y Clasificación de las funciones : ordenamiento específico de oficios, tareas y actividades de
14 de 125
acuerdo con factores, criterios, variables, elementos y/o variables establecidos
Cohesión: Grado de unión entre los individuos que integran un grupo. Comité: Grupo de trabajo que se encarga de ejecutar alguna labor específica. Elementos que Componentes de la organización: intervienen en la entrada, el funcionamiento y/o el resultado del funcionamiento de los sistemas, subsistemas y operaciones.
Comunicación: Trato, intercambio correspondencia de ideas u objetos entre dos o más personas. Conferencia: Comunicación instructor hacia la audiencia.
unilateral
del
expositor
ó
Consultor: Asesor. Persona especializada que da su parecer y recomienda la mejor forma de hacer las cosas. Control: Comparación de resultados inspección, fiscalización, intervención.
con
lo
planeado,
15 de 125
Coordinación: Acto de poner de acuerdo a un grupo de personas para una acción determinada. Ajuste armónico para efectuar. Coordinación: Disponer efectuar la acción.
las
cosas
metódicamente
para
Coyuntura: Articulación de situaciones. Oportunidad. Selección racional de un curso de acción entre Decisión: varias alternativas
Delegación: Encargo o representación por medio de estatutos o normatividad pertinente, en cabeza de terceras personas para ejecución de funciones y ejercicio de atribuciones específicas. Acción de facultar a una persona para que represente a otra o a una entidad. Determinación de objetivos : Declarar y postular cualitativa y cuantitativamente (Dimensionamiento en términos de momento, lugar y especificaciones, características y atributos pertinentes) de los resultados de la ejecución de estrategias, acciones y operaciones. Diagnóstico: Proceso de investigación que partiendo de un marco teórico, un modelo normativo o un deber ser inspirado en teorías y/o técnicas administrativas, interdisciplinarias y transdisciplinarias, observa, describe, confronta y analiza
16 de 125
todas las condiciones de la situación actual que se aparten del referente y establece un plan de acción, de mejoramiento y de desarrollo
para
introducir
gradualmente
el
cambio
organizacional requerido para acercar la organización al nivel de la situación deseada.
Dirección: Guía, instrucción, orientación, mando Efectividad: Grado con el cual se alcanzan los objetivos. Eficiencia: Grado en el cual los recursos contribuyen a la productividad. Entorno : Conjunto de macro y/o micro variables, fuerzas y factores externos a una empresa ú organización, sector ó sistema económico, controlable y no controlable, directo e indirecto, entre los cuales existe o puede existir una relación de interdependencia o de influencia, a corto, mediano y/o largo plazo. Estándar: Nivel de actividad que sirve como modelo para evaluar la ejecución. Estrategia: Plan amplio y general para alcanzar objetivos a largo plazo Estructura: Distribución y orden de las partes de un todo.
17 de 125
Evaluación: Valorar. Administrativamente: contribución a los objetivos y los recursos.
establecer
la
Expectativas: Esperanzas fundadas en una probabilidad de ocurrencia de un fenómeno o evento. Factibilidad: Que es posible. Que se puede hacer. Factores de producción : Talento humano, dinero, obras civiles y construcciones, maquinaria, equipos, herramienta, materia prima, materiales insumos y suministros necesarios para ejecutar procesos de producción de bienes y servicios. Fenómeno: Apariencia o manifestación material y espiritual. Fuerza de motivación: Prioridad de deseos que obligan a seguir un tipo determinado de conducta. Grupo formal: Grupos de personas reunidas por voluntad expresa de las organizaciones de acuerdo con la distribución de la estructura de relaciones internas. Grupo informal: Reunión de espontáneamente por afinidad.
personas
que
se
unen
Indice: Número relativo que indica la variación de las magnitudes estadísticas.
18 de 125
Jerarquía : Escala que conforman los jefes, desde el nivel más alto hasta el más bajo. Jerárquico: Relativo al orden, a la graduación., Nivel de autoridad que proporciona una jerarquía. Liderazgo : Capacidad de influencia sobre los demás. Condición de líder o ejercicio de sus actividades. Ir a la cabeza. Acción de dirigir el comportamiento de otros hacia el logro de objetivos. Madurez: Desde el punto de vista del liderazgo es la habilidad para ejecutar trabajo, asumir responsabilidades y desear el éxito. Marketing: Vocablo inglés para denominar la mercadotecnia. Actividad encargada del manejo de los problemas comerciales. Medida correctiva: Acción para corregir las desviaciones, fallas o errores cometidos en el trabajo para eliminar las causas que las han producido. Requiere a partir de ese momento llevar la actividad a cumplir los estándares fijados. Modelo: Representación de un conjunto de conceptos. Motivación: Impulsar la causa o razón que mueve a la acción. Estado interno del individuo que genera comportamientos que contribuyen el logro de un objetivo.
19 de 125
Organimetría: Disciplina que se encarga del estudio y manejo del esquema de organización de una empresa. Organización: Conjunto de personas interrelaciona das un propósito determinado.
con
Percepción: Interpretación de un mensaje verbal o no verbal según la forma como lo recibe el individuo. Planeación : Función gerencial del proceso administrativo que formula una Proyección empresarial ú organizacional. Política : Marco de referencia que guía el curso de la acción. Filosofía de la empresa. Directriz u orientación administrativa a seguir en el proceso de toma de decisiones en un nivel y momento preestablecidos en el funcionamiento de un sistema. Ponderación: Acción de examinar algo con cuidado. Ponderar: Examinar con cuidado. Pronósticos: Predicción de eventos futuros con base en series de tiempo históricas. Premisa: Primera proposición. Consideración previa.
20 de 125
Presupuesto: Descripción de los esperados en términos numéricos.
planes
y
resultados
Principio: Verdad fundamental que se tiene por tal en un momento dado y que explica las relaciones entre dos o más conjuntos de variables. Primer instante del ser de una cosa, Fundamento. Procedimiento: Método para proceder secuencialmente en la ejecución de un acto. Proceso Administrativo: Secuencia formal de funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control, a través de la cual se establece la situación actual de una empresa ú organización, se analiza y se evalúa su entorno, se formulan planes, se definen estructuras, cargos, funciones y procedimientos, se gestionan, se asignan, se manejan y se transforman factores de producción, para cumplir la misión y el objeto social de una empresa ú organización. Proceso: Conjunto de las fases de un fenómeno. actuación, trámite, procedimiento. Conjunto de fases sucesivas de una operación. Proyecto: Designio o pensamiento de ejecutar algo. Diseño. Actividad programada cuidadosamente.
21 de 125
Retroalimentación: Comunicación interpersonal en dos vías. Información de retorno. Rotación: Acción de rodar o rotar. Cambiar de sitios dentro de un mismo eje. Tabular: Ordenar datos en forma de tabla. Computar. Técnicas: Conjunto de procedimientos de una ciencia o un arte. Tendencia: Propensión o inclinación hacia determinado punto o fin. Conocimiento especulativo considerado con Teoría : independencia de toda aplicación. Serie de leyes que sirven para relacionar determinado orden de fenómenos.
22 de 125
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN
UNIDAD DIDÁCTICA 1: GENERALIDADES, PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN. CAPÍTULO 1: LA ADMINISTRACIÓN 1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN Objetivos Explicar la universalidad de la Administración. Fundamentar la Administración en el quehacer humano. Presentar el panorama teórico actual
Introducción En el mundo de la administración pueden observarse diferentes
tópicos:
entre
ellos,
su
universalidad,
la 23
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN importancia que ella ha tenido ó el papel que ha jugado en el desarrollo del quehacer del hombre y las formas en las cuales esas prácticas y los saberes construidos a través de ellas se han definido. El tema se descompone en las
siguientes
partes:
su
alcance,
el
papel
de
la
administración a través de las diferentes etapas de la evolución de la civilización, los antecedentes de lo que propiamente
podría
denominarse
Administración
y
finalmente y de manera muy ligera, aspectos de algunas de las principales escuelas ó teorías del pensamiento administrativo.
1.1. Alcance Si se quiere hablar de la administración y su mundo, hay que pensar primero que todo que ésta se remonta hasta los primeros tiempos en que el hombre, como tal, pobló la tierra y por lo tanto no es privativa exclusivamente
de
los tiempos modernos ni de las empresas con ánimo de lucro. La universalidad 1 de la administración, es una de sus características fundamentales. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo 1
Tomado de http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/adminelibe.htm#intro aportado por Elibeth Cabrera –
[email protected]
24
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los
elementos
esenciales
en
todas
esas
clases
de
administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un
magnífico
administrador.
ingeniero La
de
producción
administración
tiene
y
un
pésimo
características
específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La administración se auxilia de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico, no puede confundirse con otras disciplinas pero sí complementar el quehacer profesional e interdisciplinario, propósito que este trabajo persigue.
1.2. Evolución 2 La evolución de la administración, entendida como el conjunto compuesto por las diversas actividades que el hombre realiza y a través de la cuales gestiona y se 2
Ver en http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/administracion/index.htm
25
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN abastece satisfacer
de
todos
sus
los
elementos
necesidades
y
necesarios
lograr
sus
para
propósitos
individuales y colectivos, se remonta a la etapa agrícola, transcurriendo por la etapa industrial hasta llegar a la época actual de los grandes avances en la tecnología y las comunicaciones. Es pues el momento pues de profundizar en
cada
uno
de
los
momentos
mencionados
anteriormente 3.
1.2.1. Etapa Agrícola Conglomerados Triviales. Los primeros pobladores de la tierra se reunieron en grupos, comúnmente formados por parientes, o descendientes de un mismo tronco. Buscaban comunidad y facilidad para resolver sus incipientes necesidades. Necesidades Alimenticias Elementales. El "arrastre" o sea el procedimiento que utilizaban para cazar en la edad de los glaciales, indica un proceso administrativo que se manifiesta desde el momento en que se emplea un esfuerzo común coordinado, los mamuts eran acorralados y arrojados desde un abismo, con el objeto de destazarlos y comérselos.
Agricultura Sedentaria. La magnitud de los pueblos, la dificultad de la caza y la necesidad de encontrar alimentos 3
Tomado de http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/administracion/index.htm
26
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN mejores dieron el nacimiento al concepto agrícola y el cultivo cíclico.
Necesidades de Vestido y Techo Elementales. Los pueblos antiguos multiplican su complejidad, con lo que surgen necesidades primarias, ropa para protegerse de las inclemencias del tiempo, así como las primeras moradas distintas a las cuevas. Interpelación de los grupos humanos. El proceso administrativo se inicia con el hombre inteligente, variando su intensidad de acuerdo con la etapa de la civilización, y sobre todo en función de los elementos disponibles. No sólo se encuentran vestigios del proceso administrativo en Egipto, China, Grecia, Roma y demás pueblos de la antigüedad sino también en las comunidades indígenas de América. Vestigios en América. Particularmente en México, encontramos vestigios del proceso administrativo entre las diferentes corrientes indígenas, sobresaliendo las acertadas direcciones de Tlacaelel y de Netzahualcoyolt, quienes con orden y prácticas adecuadas condujeron a sus pueblos. Establecimiento de feudos y consolidación de la nobleza. Confucio, el sabio chino, lego reglas del proceso administrativo para ser aplicadas en la administración
27
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN publica: "Los administradores públicos deben de ser de conducta ejemplar, y se escogerán honestamente, sin egoísmo, a las personas capaces".
Creación de los Ejércitos para Defender y Conquistar. La hostilidad, producto de la envidia o de la codicia, requirió de la preparación de grupos armados que pudieran ayudar a proteger la riqueza tribal, o acrecentarla, en caso de anexar otros pueblos. Surgen los ejércitos y sus jerarquías. Fortalecimiento de las Religiones y Surgimiento del Sacerdocio. La necesidad de la deidad y la búsqueda del trascendente da origen a las creencias, y hace surgir al cuerpo sacerdotal, que adquiere poder paralelo al del ejercito y al de los jefes tribales. Esfuerzos de Conquista o Formación de Alianzas. La defensa de las fronteras naturales y la ambición desbordan los limites de los pueblos; así mismo, se generan anexiones, o acuerdos, para sumar fuerzas y permitir núcleos mejor organizados. Requerimientos Migratorios por Saturación. Las presiones de población en los espacios limitados provocan expediciones a nuevas tierras. También la intolerancia obliga a las migraciones, en busca de nuevos horizontes y mejores sistemas de vida.
28
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN
Tecnificación de la Producción de Alimentos. La identificación de los problemas agrícolas, permitió planeación, diseño de sistemas, uso de herramientas y maquinaria, que han asegurado los rendimientos del campo.
Transición de la fuerza Animal a la Mecánica. La dependencia de la fuerza bruta humana, o de las bestias, se ve liberada con el advenimiento de implementos mecánicos, que ayudan y hacen posible garantizar la preparación del campo, su siembre, fumigación, cosecha y, en general, aprovechamiento directos e indirectos, todo esto propicia el éxodo del campo, y a que en los países industrializados, menos del 5% labore en estos menesteres. Desarrollo de la Investigación Genética. Los estudios del origen biológico y la evolución de las especies vegetales y animales, han permitido semillas y especímenes mejorados, no sólo en sus condiciones intrínsecas, sino en su respuesta a su medio ambiente y a su supervivencia. Producción en Gran Escala de Productos Alimenticios. EL proceso administrativo, aplicado a la etapa agrícola ha hecho posible que los países avanzados produzcan cantidades y variedad de alimentos vegetales y animales en exceso a sus requerimientos. Se ha roto con
29
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN el esquema de autoconsumo, que en casos como el de México, representa un porcentaje sustancial del esfuerzo en este sector económico (muchos campesinos, mínima organización y rendimientos magros).
Disponibilidad de los Productos alimenticios. El proceso administrativo ha permitido no sólo producir los alimentos. Si no lograr su preservación, congelación y transportación. Industrialización de los Productos Alimenticios. El proceso administrativo utilizado en la agro-empresa, garantiza la transformación de los productos del campo.
1.2.2. Etapa Industrial Los Transformación de la Fuerza Motriz. descubrimientos del vapor y otros métodos para ayudar a liberar el esfuerzo humano y multiplicarlo, hacen posible el inicio de la denominada revolución industrial, la cual se localiza primero en Inglaterra y se extiende a la Europa continental. Al Necesidades Elementales Generalizadas. acrecentarse las necesidades de los individuos en número y
en
complejidad
surgió
una
mayor
demanda
de
satisfacciones, los que fueron producidos en diversos talleres artesanales. Dichos satisfactorios permitieron el
30
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN inicio del comercio en gran escala y el intercambio de productos;
todo
ello
apoyado
en
un
proceso
administrativo, variando en su intensidad, según el tipo de lugar de aplicación.
Evolución del concepto Artesanal. La creciente demanda de satisfacciones debilita a los gremios y corporaciones, dando preámbulo a la industria que surgió en la llamada revolución industrial inglesa. El proceso administrativo varía en su aplicación y se enriquece en conceptos y principios. Surgimiento de los Talleres. Uno de los autores que contribuyo a la variación del proceso administrativo fue el economista Adán Smith, que en 1789 mencionó el tema de la división del trabajo: "Un hombre extiende el alambre, otro lo endereza, un tercero lo corta, el cuarto afila la punta, el quinto prepara el otro extremo para recibir la cabeza. Para recibir la cabeza se necesitan dos o tres operaciones. Para ponerla es otro problema, blanquear el alfiler sigue en turno, e incluso él insertarlo en el papel es de suyo una especialidad; y así, el negocio indiviso de hacer un alfiler se ha dividido en 18 operaciones distintas, las cuales en algunas fabricas se realizan por diversos trabajadores las cuales en algunas otras se combinan". Explotación del hombre por el hombre. Pero el hombre rico y el administrador deben de recordar esto: que la
31
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN presión para obtener ganancias sobre el indigente y el obtener
beneficios
condenado
por
de
todas
la las
necesidad leyes
de
humanas
otros, y
esta
divinas.
Defraudar los salarios de cualquiera es un crimen que demanda la revancha del cielo. Finalmente el rico debe abstenerse religiosamente de disminuir las ganancias de sus obreros usando fuerza, fraude o tratos falsos; con mayor razón porque el hombre pobre es débil y sin protección y por que sus escasos recursos deben ser sagrados en proporción de su escasez.
Llamamiento a restablecer el orden Social. Que deben de organizarse y gobernarse las corporaciones de suerte que proporcionen a cada uno de sus miembros los medios más apropiados y expeditos para alcanzar el fin propuesto. Este fin consiste en que cada uno de los asociados obtenga el mayor aumento posible de los bienes del cuerpo, del espíritu y de la fortuna. Formación de Imperio Británico. Inglaterra toma ventaja de los afanes industriales y establece un numero y importante de empresas que fabrican artículos en cantidades substanciales y que obligan a buscar mercados, principalmente sus colonias. La política del comercio Británico era la siguiente: •
El comercio internacional es esencial.
32
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN •
Se
requiere
una
marina
mercante
y
de
guerra
poderosas. •
La balanza de pagos es vital.
•
Las colonias americanas son áreas agrícolas, puntos de comercio y fuentes de riqueza.
•
La fabricación de las colonias se debe evitar y prohibir.
•
El comercio se debe de hacer entre los miembros del imperio.
•
El gobierno Británico es el que dirige el comercio del imperio.
Producción en gran escala. En 1913, se necesitaban casi 10 horas para armar un motor pero con estudios de ingeniería, el tiempo de abatió en 40% en sólo 6 meses. En el caso del armado de las carrocerías el resultado fue espectacular, de 12 horas y media tan sólo 1 hora y media; debido a que se ideo una línea continua en movimiento, con 6 trabajadores surtiéndose de los lugares que guardaban las piezas, y agregándolas al auto en proceso de gestación y en movimiento acompasado en las bandas adecuadas. Esfuerzos empíricos de los empresarios. Este tipo de administradores se denomina frecuentemente así mismo como administradores prácticos. El argumento que emplean es que la practica hace al maestro y que se pueden administrar de manera eficiente sólo con el sentido común.
33
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN
Ingeniería Industrial. Los estudios que realizaron todos estos expertos fueron acuciosos y cubrieron todos los ángulos; altura de la línea, tipos de bandas, poleas, ganchos y demás herramientas; velocidades y cuales operaciones se debían efectuar por los distintos operarios. Motivación por incentivos económicos. "Si eres un hombre ambicioso, harás lo que este hombre te diga mañana, desde que amanece hasta que anochece. Cuando te mande levantar un lingote y caminar, lo harás, y cuando te diga siéntate y descansa, te sentaras; lo harás durante todo el día. Y lo que es mas no replicaras. Así un hombre ambicioso hace lo que se le manda y no discute".
Embozo de una teoría general administrativa. En la primera parte del siglo XX diversos autores buscan principios, establecen sistemas y desarrollan teorías que enmarcan los esfuerzos administrativos en un cuerpo de conocimientos sistemáticos. Énfasis en las relaciones humanas. Entre más se comprende a la gente mas se puede convivir con ellas, la comprensión genera el principio de las relaciones humanas. Esta identificación permite que los sujetos de mayor habilidad traten de conseguir la dirección aprovechando un mejor juicio, originalidad y sobre todo adaptación.
34
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN
Mejoramiento por la sistematización. "El desarrollo de la industria y de los diversos sectores relacionados con ella, hasta las más modernas tecnologías de la electrónica,
especialmente
en
el
terreno
de
la
miniaturización, de la informática, de la telepática y otros, indica el papel de primerísima importancia que adquiere en la interacción entre el sujeto y objeto del trabajo (en el sentido más amplio de esta palabree), precisamente esa aliada del trabajo, creada por el cerebro humano, que es la técnica. Entendida aquí no como capacidad o aptitud para el trabajo, sino como un conjunto de instrumentos de los que el hombre se vale en su trabajo, la técnica es indudablemente una aliada del hombre. Ella le facilita el trabajo lo perfecciona, los acelera y lo multiplica. Ella fomenta el aumento de la cantidad de producto destrabado perfecciona incluso la calidad de muchos de ellos. Es un hecho, por otra parte, que a veces la técnica pueda transformarse de aliada en adversaria del hombre como cuando la mecanización del trabajo "suplanta al hombre" quitándole toda satisfacción personal y él estimula a la creatividad y responsabilidad; cuando quita el puesto de trabajo a mucho trabajadores antes ocupados, o cuando mediante la exaltación de la maquina reduce al hombre a ser un esclavo".
Problemáticas políticas y campañas militares. La formación de naciones, los afanes de independencia y la creación de imperios, generan grandes campañas militares
35
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN con esfuerzos administrativos para optimizar el uso de recursos escasos.
Mejores niveles de distribución de la riqueza. "La justicia ha de ser respetada, no solamente en la distribución de la riqueza, sino además en cuanto a la estructura de las empresas en que se cumple la actividad productora. Por que en la naturaleza del hombre se haya involucrada la existencia de que, en el desenvolvimiento de su actividad productora, tenga posibilidad de empeñar la propia responsabilidad y perfeccionar el propio ser". Desmembramiento de los sistemas coloniales. Surgimiento de un contexto mundial interactuante. Verse libre de la miseria, hallar con mas seguridad la propia subsistencia, la salud, una ocupación estable; particular todavía mas en las responsabilidades, fuera de toda opresión y al abrigo de situaciones que ofenden su dignidad de hombre; ser mas instruidos en una palabra, hacer, conocer y tener mas para ser mas: Tal es la aspiración de los hombres de hoy, mientras que un gran numero de ellos se ven condenados a vivir en condiciones que hacen ilusorio este legitimo deseo. Por otra parte los pueblos llegados recientemente a la independencia nacional sienten la necesidad de añadir a esta libertad política, un crecimiento autónomo y digno, social no menos que económico, a fin de asegurar a sus ciudadanos
36
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN su pleno desarrollo humano y ocupar él puesto que les corresponde en el concierto de las naciones".
1.2.3. Etapa de la Comunicación Utilización de las vías marítimas para lograr contacto. Debido a su disponibilidad representó el primer sistema de transporte y aun en la actualidad es él mas barato.
Utilización de las vías terrestres para lograr contacto. Los romanos inician en esfuerzo para construir las carreteras que unían sus bastos dominios. Las autopistas y redes carreteras han disminuido las distancias y han acelerado las comunicaciones. Imprentas como vehículos comunicadores. Los tipos móviles permitieron la posibilidad de libros y publicaciones, aceleraron el proceso educativo y creando sistemas libertarios que encendieron los movimientos revolucionarios y cercaron el avance de la Civilización.
Campañas exploratorias. Las limitaciones territoriales, el afán de aventura y los deseos de conquista hicieron posible las grandes epopeyas de México y el Perú. Hazañas
militares,
pero
también
grandes
esfuerzos
administrativos con resultados óptimos dados los recursos disponibles.
37
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN
Esfuerzo integrador de los pueblos. La segunda mitad del siglo XIX marca el afán aglutinador de nacionalidades similares y surgen grandes naciones Europeas. También en
América
se
generan
múltiples
ajustes
post-
independentistas y se determinan los territorios. México pierde
la
mitad
de
su
territorio
debido
a
su
caos
administrativo interno.
Apertura de territorios con el advenimiento del ferrocarril. Como medio de transporte en gran escala representa la primera solución para comunicar remotos territorios, probarlos y explotar sus recursos naturales. Acercamiento con el telégrafo y el teléfono. La transmisión de los mensajes cifrados y más tarde la viva voz, acortó las distancias, y se vuelven un factor vital en el avance de la humanidad. El uso de satélite y la utilización de las ondas de, comunicadoras, son pilar fundamental en la etapa de comunicación. Advenimiento del automóvil como vehículo comunicador. Su utilización no representa un símbolo de riqueza sino una forma de acelerar el desplazamiento y realizar mejores tareas en condiciones más favorables. Transporte aéreo generalizado. Un invento vital del siglo XX que ha permitido unir al mundo y generar desplazamientos de masas, provocando un turismo que
38
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN alienta
el
entendimiento
de
los
pueblos
y
su
acercamiento.
Necesidades personales Proyectadas. "Sólo se puede entender a la sociedad a través del estudio de mensajes y de las facilidades de comunicación; en el futuro de la evolución de esos mensajes y comunicaciones; entre el hombre y las maquinas, maquinas y hombres y entre maquinas y maquinas". Necesidades personales como parte del grupo. “Las necesidades complejas de la vida moderna de mandan, mas que nunca, el proceso de información y nuestra prensa, museos, laboratorios, científicos, universidades, bibliotecas y textos están obligados a lograr buena comunicación o fracasar en el intento. Vivir efectivamente es tener comunicación adecuada. Así: comunicación y control pertenecen a la escénica del hombre y en la misma forma que el se integra a la sociedad". Utilización creciente de las ciencias exactas. La complejidad de las empresas actuales demanda un mejor estudio de las posibles alterativas que pueden servir de solución a un problema. Las matemáticas y en general la lógica simbólica han abierto nuevos horizontes en el proceso administrativos, debiendo advertir que eso no permite suponer simplificaciones o soluciones exactas e infalibles.
39
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN
Surgimiento de las computadoras. Las maquinas de registro aceleran el proceso y su capacidad electrónica permite integraciones industriales y de oficina que han liberado al hombre de tareas tediosas y rutinarias.
Generalización de la computación. La disponibilidad de las llamadas computadoras personales se ha vuelto universal, y su precio y versatilidad son motivo de agradable sorpresa por lo que ya es posible hablar de millones de equipos en manos de profesionales y de quienes desean mejorar su capacidad operativa, para avanzar en la satisfacción de sus objetivos. Automatización de la producción. Empleo de grandes computadoras instantáneas para conseguir una gran variedad de información empresarial y actividades de control, incluso una gran parte de las transacciones comerciales y financieras. Automatización de las oficinas. Los países avanzados ya se encuentran en una carrera frenética por producir robots que hagan posible, en un plazo que no exceda la década la denominada empresa automática que casi se ha logrado en el Japón.
1.3. Antecedentes administración
para
la
aparición
de
una
40
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN A principios del siglo XX, los Estados Unidos ya estaban bien poblados. El flujo de inmigrantes había disminuido algo, pero con un gran y creciente mercado, la industria continuaba expandiéndose. La mecanización y los inventos eran comunes en la época, la habilidad del obrero estaba siendo desplazada cada vez mas por la maquinas; las herramientas del trabajador eran ahora las herramientas de las industrias; la intimidad del pequeño taller era reemplazada por las grandes chimeneas de las enormes fabricas. Debido al creciente énfasis de la producción, apareció una persona en el frente capaz de controlar y ordenar los factores de producción: El administrador. Su trabajo consistía en obtener su máxima eficiencia de las maquinas humanas y mecánicas a cualquier costo. Lo importante era el volumen producido, los costos unitarios, los limites de tolerancia del producto. En este ambiente, los administradores se desarrollaban como mejor podían. La relación entre la administración y la
mano
experiencia
de
obra de
era
frecuentemente
liderazgo,
los
confusa.
Sin
administradores
se
convirtieron en dictadores abusando de su autoridad. Las relaciones entre el administrador y sus empleados eran también sumamente confusas. Prácticamente todos los
estándares
de
producción
estaban
establecidos
41
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN subjetivamente sin apenas tomar en cuenta sistemas de trabajo o análisis de movimientos. Añádase
a
lo
anterior
la
falta
de
incentivos
que
recompensara un buen trabajo desempeñado y podemos entender prontamente él porque la norma de actuación aceptada entre los trabajadores era establecida por el razonamiento de los compañeros, es decir parcialmente sistemática. Sin
estándares
fiables
de
cualquier
tipo,
los
administradores se encontraban en la precaria posición de aplicar salarios, determinar promociones y recompensar actuaciones superiores al promedio y todo basándose en adivinanzas, intuición y experiencias anteriores. Este era el cuadro económico prevaleciente cuando un joven
ingeniero,
llamado
Frederick
Winslow
Taylor
comenzó a desarrollar el sistema administrativo que hoy se conoce generalmente como "Administración Tradicional o Científica".
1.4. Aspectos de algunas escuelas 1.4.1. La Escuela Tradicional La administración La Administración Científica: tradicional o científica se desarrollo de la observación sistemática de los hechos de la producción-investigación y 42
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN análisis
del
especificas
taller. tales
Aunque como
interesado
estudios
de
movimientos, planeación y control de distribución
de
planta,
incentivos
en
técnicas
tiempos
y
la producción, de
salarios,
administración de personal e ingeniería humana todas ellas centradas en eficiencia y producción dicho enfoque esta firmemente basado en esta teoría.
Frederick Winslow Taylor: En el desarrollo de su tipo de administración, el enfoque de Taylor era estudiar las operaciones, determinar los hechos relativos a la situación del trabajo y de estas observaciones, derivar principios. Veía a la administración como proceso de obtener cosas hechas por personas operando independientemente o en grupos, y su enfoque al problema administrativo era directo y sencillo: definir el problema, analizar la situación de trabajo en todos sus aspectos, aplicar técnicas cuantitativas a todos aquellos aspectos capaces de ser medidos, experimentar, manteniendo todos los demás factores de trabajo constantes, excepto el que debería ser cambiado, desarrollar una guía o principio administrativo derivado de las observaciones o estudios y, finalmente, probar la validez de dicho principio a través de aplicaciones subsecuentes. Utilizando este enfoque para estudiar el trabajo, Taylor dejo una verdadera riqueza de información administrativa para prácticamente posteriores. Es tal vez mejor conocido
43
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN por el desarrollo de estudios de tiempos para determinar un estándar de producción que constituyera un día justo de trabajo. Sus
cuatro
principios
de
la
administración
científica
forman ahora una legión. En resumen, Taylor dijo que los trabajadores debían de ser seleccionados científicamente, adiestrados y asignados a aquellos puestos para los cuales estuvieran mejor capacitados, física y mentalmente. En segundo
lugar,
el
trabajo
debería
ser
analizado
científicamente y no intuitivamente. Tercero, debería de existir una cercana cooperación entre los que planifican el trabajo y los que lo efectúan, de manera que el trabajo pueda
ser
hecho
de
acuerdo
con,
los
principios
desarrollados y la mano de obra debían compartir igual responsabilidad cada sector efectuando el trabajo para el cual estuviera mejor calificado. Como persona, Taylor era un hombre de gran fuerza de voluntad, justo, sistemático, determinado y estricto, con un fuerte sentido de la ética protestante, su punto débil era la escritura, como su fuerte era la experimentación y la acción.
Los Gilberth: Cercanamente asociados a Taylor tanto en tiempo como en obra, los Gilberth hicieron también contribuciones originales a la escuela de la administración tradicional o científica. Se les conocen mejor por el
44
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN desarrollo de sus reglas de la economía de movimientos, particularmente, los movimientos básicos de las manos que
ellos
llamaron
<
>.
Utilizando
esta
herramienta analítica, las secuencias de los movimientos estándares podrían ser prescritas. Taylor también estaba interesado en estudios de tiempos y movimientos. Mientras que el se concentro en cuanto tiempo tomaba efectuar un
trabajo, los Gilberth se
interesaban en que tipo de movimientos eran los más efectivos.
Por
consiguiente,
el
sistema
de
Taylor
aumentaba la Producción incrementando la rapidez y eliminando
sistemáticamente
la
<>
tipo
militar; el sistema Gilberth aumentaba la producción eliminando movimientos inútiles.
1.4.2. La Escuela Del Comportamiento La escuela del comportamiento surgió de los esfuerzos de los lideres tales como Gantt y Munsterberg para conocer la central importancia del individuo en cualquier esfuerzo cooperativo.
Su
razonamiento
era
que
dado
que
el
administrador logra que se hagan las cosas a través de personas,
el
concentrarse
estudio en
interpersonales.
los Los
de
la
administración
trabajadores estudios
del
y
sus
debería
relaciones
comportamiento
se
concentran en las motivaciones, dinámica de grupos, motivos
individuales,
relaciones
de
grupos,
etc.
La
45
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN escuela es ecléctica e incorpora la mayoría de las ciencias sociales, incluyendo a la psicología, sociología, psicología social y antropología. Su rango es amplio e incluye desde como influir sobre el comportamiento individual hasta un análisis detallado de relaciones psicológicas. Centrándose en el elemento humano, se interesa por una parte en la comprensión
de
los
fenómenos
relevantes
en
las
relaciones intra e interpersonales en cuanto a la situación de trabajo, y por otra parte, se interesa en observar los grupos de trabajo como subculturas antropológicas.
Hugo Munsterberg: Hablaba y escribía sobre un sinnúmero de temas, desde temperancia en el adiestramiento de puestos, tanto en artículos populares en el Ladie's Home Journal como tratados profundos en las mas renombradas revistas técnicas. En esta época, la administración científica no tenia bases muy firme, debido a la falta de pretensión intelectual y la mala aplicación de los presupuestamente expertos. Sin embargo, Musterberg abogo en su libro por una mayor participación de la ciencia en la administración, creó el campo de la psicología industrial aplicando sus técnicas de laboratorio para medir diferencias psicológicas entre individuos y empleados en situaciones de trabajo, y a través de esto, abrió una nueva faceta de la administración científica. El estudio y la explicación científica de diferencias individuales.
46
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN
Henry L. Gantt: Gantt fue contemporáneo y protegido de Taylor y es difícil clasificarlo en una sola escuela. Sus conceptos de costos organizacionales y su plan de bonificaciones
lo
podrían
ubicar
fácilmente
con
los
tradicionalismos. Sin embargo, en todo su trabajo, Gantt demostró un interés casi emotivo por el trabajador como individuo y abogó por un enfoque humanitario. En 1908 presentó una conferencia ante la sociedad americana de ingenieros mecánicos en la cual pedía una política de enseñanza e introducción para los trabajadores, en lugar de la acostumbrada dirección autocrática, una afirmación de la psicología de Gantt sobre las relaciones con los empleados. En vista de sus incansables esfuerzos en favor de la clase trabajadora, Gantt tiene lugar en parte responsable
por
el
crecimiento
de
la
escuela
del
comportamiento.
Elton Mayo: Mayo propuso el concepto de que los trabajadores constituyen su propia cultura y desarrolló una seria de ideas sobre conceptos sociológicos del esfuerzo de grupo. A través de su obra, se agregó una nueva dimensión a los entonces existentes conceptos administrativos que para ser eficiente, el administrador debe reconocer y comprender al trabajador individual como persona con deseos, motivos, instintos y objetivos personales que necesitan ser satisfechos.
47
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN A través de los esfuerzos de investigación de Mayo, se dió
a
conocer
la
escuela
del
comportamiento.
Los
administradores, dándose cuenta de la importancia de dicho estudio, gradualmente se corriente
del
pensamiento
volvieron hacia esta
administrativo.
En
la
actualidad, la corriente del comportamiento es tan amplia como profunda, es una parte del creciente campo del estudio
administrativo
y
ocupa
correctamente
una
posición importante en su totalidad.
Mary Parker Follett: Básicamente, la señorita Follett enfatizaba que un hombre en su trabajo era motivado por las mismas fuerzas que influían sobre sus tareas y diversiones fuera del trabajo y que el deber del administrador era armonizar y coordinar los esfuerzos del grupo, no forzar y manejar. En su trabajo de consultoría, la señorita Follett reconocía la necesidad de que el administrador comprendiera los principios del concepto de grupo, los cuales, ella profetiza, algún día seria la base para todos los enfoques firmes en el orden nacional e internacional. A la escuela del comportamiento, ella agrega dos nuevos vocablos, <> y <> que subsecuentemente han calculado la literatura administrativa. administrativa. Chester I. Barnard: La participación de Chester I. Barnard en el desarrollo de esta corriente del pensamiento está en su análisis lógico de la estructura organizacional organizacional y
48
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN de
la
aplicación
de
conceptos
sociológicos
a
la
administración. Algunos no incluyen a Barnard en la escuela del comportamiento, sino en una nueva escuela fundamentada en su concepto del sistema social. Dicho concepto esta sumamente relacionado con el enfoque del comportamiento
y
administración
es
difiere
solamente
considerada
como
en un
que
la
sistema
de
relaciones interculturales. La distinción es lógica pero para nuestro propósito la clasificación general de escuela del comportamiento, es suficiente, e incluye el estudio de la
administración
como
sistema
de
relaciones
interculturales.
1.4.3. Escuela Del Proceso Administrativo La escuela del proceso administrativo construye una teoría de la administración alrededor del proceso involucrado en administrar;
el
establecimiento
de
una
estructura
conceptual y la identificación de los principios en los cuales se basa. La administración se ve como un proceso universal y prácticamente operación:
idéntico
sin
Gubernamental,
importar industrial
su o
esfera
de
institucional.
Debido a que la administración se considera un proceso, esta
escuela
efectúa
el
análisis
de
dicho
proceso
analizando las funciones del administrador, planificar, organizar, dirigir y controlar. En cuanto a estas funciones
49
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN tratan con los individuos involucrados, la escuela es algo ecléctica en el hecho de que los aspectos pertinentes de las ciencias sociales son reconocidos. Hasta ahora, sin embargo, no han sido activamente incorporados en la teoría de la escuela del proceso administrativo.
1.4.4. Escuela Cuantitativa La utilización de equipos mixtos de científicos de varias disciplinas es probablemente la característica mas obvia de la escuela cuantitativa del pensamiento administrativo. Denominada
indistintamente
como
"Investigación
de
Operaciones", consiste en unir el conocimiento de varias disciplinas
al
estudio
y
la
solución
efectiva
de
un
problema. Puede unir, por ejemplo, a un matemático, un científico físico, un economista, un ingeniero y un estadístico para estudiar unos problemas en, digamos, administración de inventarios. A través del estudio de este problema desde el punto de vista de Investigación de Operaciones o Ciencia Administrativa, la solución resultante podría ser mucho mejor que la que podría lograrse de otra manera. Es, por tanto, un método científico utilizando todas las herramientas científicas pertinentes que provee una base cuantitativa
para
decisiones
administrativas
de
la
necesidad de equipos de investigación integrados para
50
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN profundizar en las diversas ramificaciones de los caminos alternativos de acción. Dicho en términos simples, el enfoque a la solución del problema utilizando la ciencia administrativa consiste en: Formular el problema. Esto se refiere tanto al problema del
consumidor
(el
que
toma
la
decisión)
como
al
problema del investigador. Construir un modelo matemático para representar el sistema bajo estudio. Este modelo expresa la efectividad del sistema como función de un conjunto de variables de las cuales cuando menos una esta sujeta a control. Las variables
de
ambos
tipos
pueden
ser
sujetadas
a
fluctuaciones al azar y una o más puede estar bajo el control de un competidor o algún otro <>. Derivar una solución del modelo. Esto involucra los valores de las <> que maximizan la efectividad del sistema. Probar el modelo y la solución resultante. Esto implica evaluar
las
variables,
comparar
las
predicciones
del
modelo con la realidad y comparar resultados reales con resultados predichos.
51
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN Establecer controles sobre la solución. Esto envuelve el desarrollo
de
herramientas
para
determinar
cuando
ocurren cambios significativos en las variables y funciones de las cuales dependen la solución y determinar como debe ser cambiada la solución a la luz de dicho cambio.”
Autoevaluación Inicial Antes de comenzar el estudio de su unidad, realice esta evaluación para que compruebe su conocimiento general del tema. Escriba las respuestas sin leer el texto, sin consulta ni ayuda, y utilizando sus propios términos. Posteriormente compare sus respuestas con el contenido del tema. 1.
¿Cuáles
son
las
funciones
o
pasos
del
proceso
administrativo?
52
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN
2. ¿El proceso administrativo es indivisible tanto en la teoría como en la práctica? Diga sí ó no y por qué.
3. Enumere por lo menos dos formas de clasificación de las funciones administrativas.
53
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN
4. ¿Considera que la administración puede aplicarse a cualquier tipo de entidad u organización sin distingos de ninguna clase? Explique su respuesta.
5. ¿Es más importante el conocimiento de las funciones técnicas que debe cumplir una organización que el conocimiento de la administración? Diga por qué.
54
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN
6. ¿Cuál es el objeto de la administración?
7. ¿Cuales son las características esenciales de los diferentes estadios de las tres etapas de la civilización vistas aquí?
55
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN
8. ¿Cuáles son condiciones particulares que diferencian entre sí a cada una de las tres etapas a saber, agrícola, industrial y de las comunicaciones?
9: ¿Cuales son las dimensiones más importantes de cada una
de
las
cuatro
escuelas
del
pensamiento
administrativo vistas?
56
1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN
57
2. LA
ADMINISTRACIÓN
COMO
PROCESO Objetivos EXPLICAR la importancia del proceso administrativo. DESCRIBIR cuáles son las fases o funciones del proceso administrativo.
2.1. Importancia para el administrador Aunque generalmente se reconoce que la administración como disciplina es una UNIDAD INDISOLUBLE, algunos investigadores de la materia sostienen que su análisis y aplicación puede simplificarse si la labor global de administrar se divide en funciones fundamentales, y si todos los principios, teorías, conocimientos y técnicas se organizan consistentemente alrededor de estas funciones. Este criterio está basado en el reconocimiento del papel que
juega
la
administración
en
la
vida
de
las
organizaciones, y la complejidad y tamaño de las tareas empresariales. El papel de la administración, sabemos, es el de lograr el adecuado funcionamiento de un organismo social, a través del correcto aprovechamiento de sus recursos y trabajando siempre en pos de un objetivo. Este propósito
será
más
real
en 36
la
medida
en
que
la
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO administración se realice por medio de tareas tales como prever,
planear,
organizar,
dirigir
y
controlar
el
desempeño de las personas que deben ejecutar labores dentro de la organización. El sinnúmero de tareas de la organización empresarial, comprendidas, por ejemplo, entre el recibo de los insumos y el momento en que se da salida al producto, podrán realizarse
con:
mayor
eficiencia
si
responden
al
seguimiento de un proceso administrativo previamente determinado,
que
tenga
como
objeto
permitir
a
la
organización generar excedentes (que en los negocios se denomina
utilidad),
empresa
ú
necesarios
organización
la
para
asegurarle
continuidad
de
a
la sus
operaciones? Las tres partes fundamentales de las organizaciones son: las personas, las tareas y la administración. Lo que distingue al trabajo administrativo de cualquier otro tipo de labor en la empresa, es que la administración se concentra en la conservación de la organización, o dicho en otra forma, es la que permite la COMBINACION y DIRECCION de las personas y las tareas para lograr propósitos específicos que redunden en beneficio de la empresa ú organización. En ese orden de ideas es indispensable, para obtener mayores
beneficios
de
la
37
práctica
administrativa,
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO distinguir en el trabajo de empresa etapas que sean perfectamente diferenciabl es entre sí.
A través de ellas
se ha de lograr e estudio, compresión y aplicación de los diversos conocimientos, principios, técnicas y teorías que están organizadas a su alrededor; estos elementos se combinan y coordinan para no destruir e concepto de indisolubilidad de la administración.
2.2. Clasificación de administración
las
funciones
de
la
Los autores han clasificado de diferentes formas y con un sistema
lógico
las
funciones
de
la
administración,
teniendo en cuenta todo el conocimiento teórico y práctico de la materia. Algunas de las distintas clasificaciones que tradicionalmente se pueden encontrar sobre el tema son:
2.2.1. División tripartita La
sustenta
la
American
Management
Association
(A.M.A.), la cual considera que en la Administración juegan papel fundamental dos elementos: a) La planeación y b) El control. Separa este último en organización y supervisión, motivo por el cual la división se plantea en estos términos: a) La planeación b) La organización y
38
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO c) La supervisión.
2.2.2. División en cuatro elementos Es una división propuesta por algunos autores de temas administrativos, entre los cuales encontramos a George
Terry, y que muchos consideran como una de las mejores formas de agrupación. a) La planeación b) La organización c) La ejecución y d) El control. 2.2.3. Clasificación en cinco elementos Sugerida
por
otros
teorizantes
y
que
sigue
los
planteamientos hechos por Henri Fayol. a) La planeación b) La organización c) La dirección d) La coordinación y e) El control.
2.2.4. Clasificación en seis elementos Según el concepto de Reyes Ponce basado en las teorías administrativas de Urwick . a) Previsión
39
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO b) Planeación c) Organización d) Integración e) Dirección y f) Control. Otras divisiones que se extienden o condensan para la determinación de las funciones administrativas son las siguientes:
Koontz: a) Planeación b) Organización c) Integración d) Dirección y e) Control. Dale: a) Planeación b) Organización c) Dirección d) Control e) Innovación y f) Coordinación. Hampton: a) Planeación b) Organización
40
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO c) Dirección y d) Control. Ya sea que una división de las funciones administrativas involucre un número mayor o menor de pasos, todas las clasificaciones que los diversos autores proponen son igualmente
válidas
y
tratan
sobre
labores
que,
independientemente, o en forma integrada con otros pasos, debe realizar el ejecutivo en administración. Será igualmente presente
válido curso
Administración
que
para
efectos
académico condensar
de las
del
estudio
Fundamentos funciones
de
del de la
administración en los siguientes cuatro pasos:
1) 2) 3) 4) Ellos
condensan
La planeación. La organización. La dirección. El control.
los
fundamentos
básicos
de
la
administración y permiten imprimirle mayor funcionalidad a su ejercicio en la empresa ú organización. En cada uno de estos pasos habrá de encontrar el compendio de principios, técnicas y conocimientos que en la práctica son indispensables para la realización de las tareas que competen
al
administrador
y,
lo
que
es
de
mayor
relevancia, la oportunidad de distinguir entre trabajo administrativo y otro trabajo de índole técnica, comercial,
41
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO financiera o de cualquier otro tipo, relacionado con el funcionamiento de las organizaciones. Esta distinción no ha sido bien comprendida en la práctica de la administración en Colombia, y muchos ejecutivos consideran que lo más importante es su labor dentro de la organización, olvidando que el trabajo especializado de mantener
la
organización
en
operación
es
la
responsabilidad fundamental del administrador. Existen muy diversas clases de ejecutivos: generales, gerentes de ventas, ingenieros, contadores, decanos, directores deportivos, directores de hospitales, gerentes generales
de
pequeñas,
medianas
y
aún
grandes
empresas, que colocados en puestos administrativos dejan al margen de sus responsabilidades la necesidad de prever, planear, organizar, dirigir y controlar, con el fin de
mantener
sus
organizaciones
en
funcionamiento
correcto y llevar adelante el cumplimiento de objetivos en forma más consistente y precisa. El fin de entender y utilizar la administración bajo el concepto de sus pasos o funciones está directamente relacionado con el propósito de hacer desaparecer esta deficiencia, que no es otra cosa que la consecuencia del olvido en que tienen algunos administradores el papel que juega en la práctica la administración.
42
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO Usted debe concentrar su esfuerzo continuado en hacer hincapié en la importancia de la administración y en la forma como este trabajo especializado propende por el mejoramiento de las organizaciones. Si el administrador está ubicado a nivel directivo, tiene la obligación de conservar la organización aplicando lo que Gulick
y
Urwick
llamaron
POSDCORB:
Planning,
Organizing, Staffing, Directing, Co-ordinating, Reporting and Budgeting (Planeación, Organización, Integración de Personal,
Dirección,
Coordinación,
Información
y
Presupuestación). Todas esas labores, básicas, están compendiadas en los cuatro pasos fundamentales que detallados anteriormente y que serán motivo de estudio en este módulo. Con el conocimiento y dominio de los fundamentos de la administración, usted poseerá la herramienta más útil para el desempeño de sus labores.
2.3. El fundamento y la práctica El fundamento administrativo encuentra algunas veces ciertos obstáculos en la práctica, lo cual es motivado por el
desconocimiento
de
la
utilidad
que
la
teoría
administrativa presta al individuo en cualquier tipo de
43
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO empresa y cualquiera que sea la gama de circunstancias que la rodeen. Seguramente,
algunas
veces
usted
habrá
tenido
la
sensación de encontrarse ante situaciones específicas de trabajo, en las cuales hay dificultad para ubicar el nexo adecuado entre el conocimiento y su fundamento teórico, y la desarrollo en l a práctica.
2.3.1. Aplicación universal Si la administración como ciencia no fuera de utilidad para que usted y muchos otros se sirvan de ella en variedad de circunstancias, hechos, situaciones o coyunturas, en la pequeña, mediana o gran empresa ú organización, con ó sin ánimo de lucro, productora de bienes y/o servicios, perteneciente al sector público o privado, nacional ó internacional, su validez estaría sujeta a dudas. Los fundamentos de la administración, con sus teorías y sus principios, deben poder explicarse en cualquier lugar del mundo, en todo organismo social, a cualquier nivel de dicho organismo, en todos los aspectos del mismo y por cualquier persona que los conozca. La diferencia de situaciones que enfrenta en su trabajo, así como las que enfrentan otros en sus respectivas labores, son consecuencia .de la diferencia de problemas
44
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO específicos, de las personas de las cuales se rodea, de los grupos con y a través de los cuales actúa y de múltiples aspectos tanto internos como externos que influencian por aparte a cada organismo. La administración debe ser igualmente útil para toda situación, ya que los administradores pueden desarrollar las funciones de la administración para resolver y manejar los problemas particulares de sus organizaciones sin importar las características que las distinguen de las demás.
2.3.2. El papel del recurso humano El
espíritu
de
la
administración
permite
que
el
administrador establezca la mejor forma de manejar los problemas, partiendo de la reflexión de que la disparidad de problemas y situaciones de las empresas y los países, a pesar de influir en las posibilidades de desarrollo, no es lo más importante; y que, en cambio, el más crítico de los elementos responsables del crecimiento, es la experta y correcta dirección administrativa, lo que un ejecutivo chileno denominó en cierta ocasión el "know-how", es decir, el saber hacer. El elemento más valioso en la empresa es el hombre; y en el hombre, ha de ser su capacidad ejecutiva para afrontar retos y resolver problemas. Esta capacidad la adquiere y
45
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO forma el individuo con la experiencia, el conocimiento y la habilidad para utilizar las herramientas administrativas en el momento preciso y en la forma correcta, en el tratamiento de cada problema en particular. Tenga en cuenta que ningún volumen de capital, cualquier cantidad de hombres u óptimas instalaciones, han de integrar por sí solas el índice de desarrollo proyectado para la organización, si hace falta la capacidad gerencial y ejecutiva. Una
mala
administración
menoscaba
y
debilita
los
recursos generadores de riqueza. El desconocimiento de los fundamentos administrativos vicia de error gran parte de nuestros propósitos y tareas. El no saber combinar las herramientas
administrativas
a
las
diferentes
circunstancias que en la práctica se presentan en la empresa ú organización, aísla los beneficios que la ciencia administrativa puede proporcionar. Sin perder de vista la importancia que representa hacer una
correcta
administrativos
transferencia universales
a
de la
los
identidad
conceptos propia
de
organización en la cual usted se desempeña, puede plantear su tarea partiendo de un modelo que le permita comparar el fundamento del conocimiento teórico con las necesidades y expectativas específicas de su trabajo.
46
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO El objeto de la administración será más valedero si el administrador
establece
una
relación
íntima
entre
recursos y realidades para que, dadas las circunstancias de los dos, pueda decidir la combinación óptima de los elementos de tipo administrativo que sean más viables de utilizar en la solución de problemas.
2.3.3. Factores que afectan el trabajo La mayor parte de los problemas que en la práctica enfrenta el administrador, son aquellos causados por o ante la influencia de factores externos, sin decir con esto que los problemas que tienen orígenes en el funcionamiento interno de la compañía no sean motivo de muchos dolores de cabeza para el empresario. La mayoría de los teóricos coinciden en establecer que existen diversos factores ubicados dentro y fuera de la empresa, que afectan el trabajo administrativo y, por ende, la eficiencia de la organización, trayendo como consecuencia directa la aparición tanto de problemas rutinarios y sencillos de prever, como de problemas diferentes a los que tradicionalmente se dan en cada tipo de organización, muchos de ellos difíciles de prever. Ante esta realidad significada por el fenómeno del cambio, el administrador debe ser capaz de reconocer que la ejecución de tareas ha de responder siempre a las
47
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO necesidades internas de la empresa ú organización, y a los aspectos relativos al medio ambiente. De esta forma, facilita la manera de conciliar la teoría y el fundamento de la administración con la práctica real. El administrador tiene en sus manos el poder de decidir cuáles SERÁN LAS ESTRATEGIAS más adecuadas para la solución de sus problemas de empresa, habida cuenta del efecto que estén ejerciendo estas variables en la realización de tareas y el cumplimiento de los objetivos. Es
con
relación
a
este
aspecto
de
fundamento
vs.
práctica, donde es bueno traer nuevamente a colación el problema creado para tratar de establecer la división clara ente el ARTE DE LA ADMINISTRACIÓN y la CIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN. Las dos cualidades se funden en el administrador para hacer de él y de su práctica, los elementos más importantes para organizar el trabajo en forma
racional
y
consistente,
de
acuerdo
con
las
realidades de la empresa ú organización.. Mientras la administración como ciencia dota al administrador de un gran cúmulo de conocimientos de índole científica, para llegar a conclusiones válidas que le permitan incrementar la eficiencia de los resultados, la administración como arte le permite adquirir las habilidades y destrezas necesarias para hacer bien las actividades que requiere la práctica de la administración, y cuyo objetivo directo es optimizar los resultados de la ejecución de tareas en la empresa ú organización.
48
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO El fundamento de la administración como ciencia, y la habilidad del administrador para comprender y manejar los elementos de permite
a
la
proceso
persona,
administrativo,
a
través
del
es lo que
desarrollo
de
procedimientos y métodos, utilizar la administración en la solución de todo tipo de problemas y en todo tipo de empresa, sin hacer discriminaciones.
2.3.4. La administración especializadas
y
las
actividades
A tono con la anterior afirmación, es indispensable entrar a analizar el papel que juega en el trabajo de empresa la realización de las llamadas "tareas especializadas de la organización",
tales
como:
mercadeo,
producción,
logística, finanzas, ingeniería, etc., que son actividades que gestan realizaciones concretas ligadas al objeto de cada
compañía
en
particular
y
que
serán,
por
consiguiente, las que laboran directamente hacia el logro de los objetivos. La cristalización de metas en la empresa, se plantea en términos de productividad, rendimiento, aprovechamiento del mercado, mejoras en el personal, etc., lo cual lleva a que cada área operativa de la compañía busque los objetivos que se mencionaron.
49
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO Por una parte, es fácil suponer que ese 'cierto índice" de efectividad podría mejorarse, si
tales
actividades se
realizaran dentro de una organización en la cual se trabajara con la base del fundamento administrativo. Por otra parte. La eficiencia de cada actividad de índole financiera,
comercial
consecuencia
del
o
de
producción.
conocimiento
No
especializado
es de
sólo los
ejecutivos en sus áreas respectivos, sino también el resultado de tareas administrativas QUE FORZOSAMENTE debieron
utilizar
previendo,
en
la
planeando,
realización
de
organizando,
su
trabajo,
dirigiendo
y
controlando la forma más consisten te de alcanzar sus metas. Es fundamental que el papel profesional esté cobijado por el principio administrativo. Por ejemplo, el encargado de las finanzas de no es otra cosa que UN ADMINISTRADOR FINANCIERO, el ejecutivo que maneja los problemas de marketing COMERCIAL,
no el
es
más
que
ingeniero
que
UN
ADMINISTRADOR
cuida
los
procesos
productivos es UN ADMINISTRADOR DE LA PRODUCCIÓN. Algunos administradores 'sostienen que la ejecución de estas tareas especializadas es lo más importante en la empresa ú organización,, ya que sin su acción directa la organización
estaría
incapacitada
objetivos.
50
para
alcanzar
sus
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO Dicha
afirmación
reconocer
que
organización
es
parcialmente
gracias fija
al
objetivos
cierta.
trabajo
Se
debe
especializado,
específicos
y
la
realiza
actividades destinadas a alcanzarlos, lo cual, a su vez, permite sustentar su supervivencia. Se pueden encontrar casos en los cuales una empresa SE ENCUENTRA MAL ADMINISTRADA, pero ha logrado cierto índice de desarrollo y crecimiento, como consecuencia de la acción brillante de sus ejecutivos financieros, de sus excelentes
mercadotecnistas
y/o
del
extraordinario
trabajo de un grupo de ingenieros. Sin embargo, esto NO SIGNIFICA que la aplicación de las prácticas de proceso administrativo,
no
sea
necesaria
para
el
correcto
funcionamiento de la empresa ú organización, o que sea menos
valiosa
que
la
ejecución
de
las
actividades
especializadas. Sin darle más vueltas al asunto, la conclusión es que la ADMINISTRACIÓN
es
indispensable
para
mejorar
el
desarrollo económico y social de las organizaciones y que, dado su objeto, puede aplicarse sin distingos y sin variación en sus fundamentos, a todo tipo de organismo social; por consiguiente, es UNIVERSAL. Y a pesar de las dificultades que se puedan tener para separar los factores que se interrelacionan con ella en la práctica, establecer los índices de eficacia o ineficacia dependerá de la medida
51
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO en
que
se
aplique
la
práctica
del
conocimiento
administrativo a la realización de tareas. Numerosos estudios al respecto han arrojado señales que evidencian hechos tales como: •
Las compañías líderes en países desarrollados y no desarrollados aplican una administración superior a aquellas que se encuentran a niveles inferiores de desarrollo y crecimiento.
•
Distintos tipos de empresas, pequeñas, medianas o grandes,
con
variedad
de
influencias,
aplican
idénticos conceptos, teorías y principios de proceso administrativo.
Actividad de aprendizaje 1 1. Exprese su opinión sobre la importancia del proceso administrativo. 2. Reunido con algunos compañeros discuta las diversas clasificaciones de las funciones administrativas. 3. Visite algunas empresas o instituciones de servicio en su localidad y converse con sus directivos sobre las actividades
administrativas
que
realizan.
Establezca
cuántos dejan al margen de sus actividades las funciones de prever, planear, organizar, dirigir y controlar, y por qué.
52
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO 4. Comente con sus compañeros el fundamento de esta afirmación: “El elemento más valioso en la empresa es el hombre; y lo más valioso en el hombre es su capacidad ejecutiva". 5. Discuta con cinco compañeros, bajo la dirección de su Tutor,
la
influencia
que
tienen
sobre
las
prácticas
administrativas los factores ambientales y las situaciones internas de la firma. 6. Discuta con un ingeniero, un mercadotecnista y un experto en finanzas, la importancia que tiene para el trabajo
de
empresa
ser
"administradores
de
sus
respectivas áreas"
Autoevaluación 1 1. Indique si cada una de las siguientes afirmaciones es falsa o v erdadera: a)
La
administración
es
uno
de
los
campos
más
importantes de la actividad humana.______ b) El análisis y aplicación de la teoría administrativa es más difícil si sus principios se organizan en torno a sus funciones.______ c) Las tres partes fundamentales de las organizaciones son: las personas la administración y las tareas._____ d) La A.M.A. clasifica las funciones administrativas en: Planeación, organización y dirección._____
53
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO e) La teoría defendida por Fayol clasifica las funciones en previsión, planeación, organización y control.______ f) La administración encuentra dificultades en la práctica por no ser universal.______ g) El espíritu de la administración hace posible que el administrador determine la mejor forma de manejar los problemas de la empresa ú organización.._______ h) Lo más importante para las organizaciones es el trabajo
especializado
que
se
cumple
en
las
áreas
financieras, comerciales y de producción._______ 2. Los negocios no son las únicas organizaciones que necesitan administradores.______ Explique esta afirmación.
3. Si decimos que el administrador es responsable de mantener en operación la organización, ¿qué queremos decir con esto?
54
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO
4. Con frecuencia se discute si la administración es una ciencia o es un arte. ¿Cuál de ellas es y por qué?
55
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO 5. La gerencia imaginativa es esencial en toda empresa. Explique por qué.
6. ¿Por qué todo negocio debe ser continuamente sensible a su medio ambiente global?
56
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO
7. Usted ha oído hablar del fenómeno de la fotosíntesis, por medio del cual las plantas convierten en alimento el agua y el dióxido de carbono, gracias a la reacción que se produce en presencia de la luz. La luz actúa como catalizador,
siendo
así
el
agente
que
hace
que
el
fenómeno ocurra. ¿Podemos decir que el administrador es un catalizador en la empresa ú organización.? Explique por qué.
57
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO
58
2. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO Si no acertó, estudie nuevamente el material didáctico y las fuentes documentales correspondientes. En caso de dudas consulte con su Tutor.
59
3. FASES
DEL
PROCESO
ADMINISTRATIVO Objetivos EXPLICAR en qué consiste la mecánica y la dinámica administrativa. DISTINGUIR cada administración.
una
de
las
funciones
de
la
3.1. La mecánica administrativa Comprende los aspectos relacionados con la formación, creación
y
desarrollan
estructuración tareas
de
del
organismo.
investigación,
Allí
se
análisis
y
determinación de cómo debe operar en la práctica una empresa. Dentro de la mecánica administrativa estarán incluidas las funciones de: a) Planeación: se refiere a organizar las actividades de acuerdo con un plan, a fin de orientar la acción y establecer QUE SE VA A HACER. b)
Organización: se refiere
distintas
partes
del
todo,
60
a la disposición de
las
a
su
fin
de
permitir
3. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO funcionamiento y establecer la Coordinación DE LO QUE SE VA A HACER.
3.2. La dinámica administrativa Se
fundamenta
en
la
actividad
operacional
de
los
diferentes entes que conforman el organismo empresarial, es decir, la correcta integración y manejo de los recursos básicos y complementarios. Dentro de ella se encuentran las funciones de: a) Dirección: se refiere a la aplicación del principio de autoridad y a la fuerza motivadora para que se realice la acción conforme a los planes, y a VELAR PORQUE LAS COSAS SE HAGAN. b) Control: se refiere a la verificación y regulación de las actividades,
a
fin
de
establecer
COMO
SE
ESTÁN
HACIENDO y EN QUE FORMA SE HAN HECHO. De este modo, al igual que los principios, reglas, teorías, etc. de la administración se agrupan en torno a dichas funciones, también las restantes tareas especializadas propias de la empresa habrán de girar en torno a la mecánica y a la dinámica administrativa.
61
3. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
3.3. Fundamentos básicos de cada paso del proceso Estando ya familiarizado con el desarrollo elemental de la teoría administrativa, teniendo como punto de referencia los
cinco
pasos
fundamentales
del
proceso,
es
in-
dispensable incrementar su conocimiento a través de una mirada panorámica de cada uno de ellos. Es importante diferenciar cada paso del proceso, conocer sus
objetivos
y
propósitos
y
haber
entendido
perfectamente en qué consisten, antes de continuar con el estudio de los siguientes temas de este Módulo.
3.3.1. La planeación La
planeación
esta
considerada
Como
LA
MÁS
IMPORTANTE de las funciones administrativas, por el hecho de ser ella quien plantea las actividades y tareas concretas de la acción. La acción planificadora significa pensar en el futuro, adoptando
decisiones
concretas
sobre
objetivos,
formulando políticas, fijando procedimientos, realizando presupuestos y pronósticos, confeccionando programas y valiéndose
de
las
estrategias
necesarias
coordinación integral de todos los planes.
62
para
la
3. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Plan viene de plano: La etimología indica que fijar planos es
fijar
proyectos.
Por
consiguiente,
mediante
la
planificación se estructura el curso definido de una acción. La labor de planeación se circunscribe a dos aspectos fundamentales: Primero: adoptar objetivos consistentes para los diversos departamentos, para la empresa y, obviamente, para los individuos que en ella laboran. Segundo:
determinar
los
medios
más
eficaces
para
alcanzarlos. La
labor
planificadora
administrativo, organización,
y
todas
dirección
y
es
la
las
restantes
control
base se
del
proceso
funciones ejecutará
de para
asegurar el alcance de los objetivos a tono con las actividades planeadas. Esto es suficiente para que usted pondere la tremenda importancia de saber planear, de planear bien, de crear una base sólida, lo suficientemente fuerte como para asegurar el éxito en sus tareas. Si sus planes:
Son inconsistentes.
No se ajusta a las posibilidades.
Han sido creados con descuido...
63
3. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO …En otras palabras, SI ESTÁN VICIADOS DE ERROR, todas las restantes actividades administrativas serán igualmente erradas porque en el mejor de los casos, se organiza, se dirige y se controla lo que ha planeado.
3.3.2. La organización Dado que la empresa además de ser un ente jurídico y económico 4,
es
un
involucrado
un
grupo
organismo de
social,
individuos
en
ella
cuyo
esta
propósito
inmediato es trabajar en forma mancomunada a fin de permitirle alcanzar en forma correcta sus objetivos. Para que ese grupo de personas trabaje dentro de un ámbito correcto que facilite sus labores y permita la ejecución de tareas, debe existir en la empresa una infraestructura explicita de funciones. Este es el propósito de la organización. Koontz
y
O’Donnell
definen
la
organización
en
los
siguientes términos:“es el proceso de combinar el trabajo de los individuos, con los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores que así se ejecutan, Sean los mejores medios para la aplicación eficiente,
sistemática,
positiva
y
coordinada
de
esfuerzos disponibles”. 4
Véase CONTRERAS, Marco E., Sabogal, Narciso y VACA, Manuel A. Fenomenología de la Empresa. Montoya y Araújo, 1985, Fascículo 1, Cap. 1.
64
los
3. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
La labor organizativa orienta sus esfuerzos hacia el establecimiento de prácticas tendientes a lograr: a) Una correcta división del trabajo, a través de la creación de funciones y la departamentalización. b) Una adecuada coordinación del trabajo, a través de elementos integradores que permitan la interrelación de la organización y ganar la voluntad de trabajo. c)
Una
asignación
de
autoridad,
a
través
de
la
estructuración de niveles jerárquicos y la aplicación del principio de delegación, que sea consistente con el tipo de organización imperante. d) La puesta en marcha de sistemas de desarrollo organizacional,
que
permitan
obtener
el
máximo
aprovechamiento en los fines fijados con los elementos disponibles. El
administrador
situaciones
en
se
que
encontrará tenga
que
con
frecuencia
enfrentar
ante
limitaciones
causadas por la incapacidad o desinterés de las personas que lo rodean. Esto justifica que se ocupe no solo de la estructura de los diversos cargos o funciones sino tambien de las personas, que son, a fin de cuentas, quienes deben ocupar las posiciones y, por naturaleza, el elemento básico del trabajo en la empresa.
65
3. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Sin embargo ahora se tendrá oportunidad de profundizar en los conceptos de la organización, con el estudio de la unidad respectiva de este Modulo. Por lo tanto es importante considerar que la organización es la función administrativa que permite coordinar e integrar las actividades de todos y cada uno de los integrantes de la empresa, para obtener el máximo aprovechamiento de los recursos disponibles en pos del alcance de un objetivo.
3.3.3. La dirección Velar porque las cosas se hagan bien, es el punto neurálgico de la labor directiva. Para conducir a sus subordinados herramientas
en
forma
básicas
de
eficiente, una
precisa
dirección
de
las
fundamentada
sobre aspectos de motivación, de comunicación y de liderazgo. Una
buena
labor
directiva
establece
parámetros
de
ejercicio de autoridad y de conducción de personas, con los cuales se logra maximizar el esfuerzo hecho en la organización de la empresa. Constituye, además, un punto de apoyo, para el alcance de los objetivos. La dirección levanta su práctica administrativa echando mano de ciencias ajenas a ella, tales como la sociología y
66
3. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO la psicología, dado que es a través de la utilización de sus principios que el ejecutivo estará en capacidad de orientar sus esfuerzos de manejo y conducción, a la obtención de mejores resultados de parte de sus subordinados. Lo indispensable es que su subordinado este en capacidad de comprender y contribuir con efectividad al logro de metas, lo cual significa que se debe manejar un complejo paquete de fuerzas de las cuales se conoce muy poco, o en el mejor de los cases, sobre las cuales no se puede tener ningún control. La naturaleza de la dirección tiende a reconsiderar el propósito de la empresa, los diferentes aspectos
de
los
factores
productivos
que
son
indispensables para su cumplimiento, y la naturaleza del factor humano. Contando con tales consideraciones, una buena labor directiva se puede sintetizar en el reconocimiento de que para que el talento humano se disponga a entregar el 100% de sus competencias laborales, se necesita:
Utilizar incentivos correctos.
Motivarlo adecuadamente.
Orientarlo en el desarrollo de sus tareas.
Aconsejarlo sobre la mejor forma de haber las cosas.
Hacerlo participe de los logros empresariales.
3.3.4. El control
67
3. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Ningún objetivo podrá cumplirse correctamente si no se controla la forma como se trabaja en pos de él. Todo control carecerá de validez si no existe un plan contra el cual compararlo. Dicho de otra forma, existe una interdependencia que hace que el control implique la aplicación de medidas que permitan observar el cumplimiento de las diferentes etapas de un plan. Y coma consecuencia debe llevar inherente
la
corrección
de
los
errores,
fallas
o
desviaciones que se hayan detectado y’ que afecten el cumplimiento de los planes. Una vez se ha puesto en marcha un plan, es absurdo dejarlo a la deriva. Debe existir una preocupación natural por medir el progreso de sus actividades y, sobre todo, por tratar de establecer si realmente se están dando en la practica los pasos que necesita y requiere ese plan, para finalmente conseguir los resultados que espera. El administrador necesita saber si algo está fallando, si se planea
correctamente,
si
se
está
presentando
desviaciones que deben ser corregidas o que requieren un cambio de rumbo. Lo esencial de la labor de control es contar con algún tipo de retroalimentación, el cual se obtiene gracias a la utilización de mecanismos de control e información que
68
3. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO sean consecuentes con cada plan, con cada organización, con
las
necesidades
especificas
de
la
empresa
y,
fundamentalmente, con los requerimientos personales del administrador. El control no es sólo la vigilancia y la supervisión, tanto de lo que se está ejecutando como de lo que se ha proyectado. También es guiar y conducir la organización hacia el logro de sus objetivos. Su propósito específico es detectar errores y fallas que causen desviaciones entre los dos
parámetros,
para
entrar
en
forma
inmediata
a
subsanarlos tanto en el sentido correctivo como en el preventivo. En un concepto más amplio, debe permitir detectar errores y fallas antes de que estos sucedan.
Autoevaluación 2 Señale con una X la(s) alternativa(s) correcta: 1. En la empresa se pueden distinguir las siguientes fases: a) La estructuración del organismo.___ b) La implementación de recursos particulares.___ c) El desarrollo de actividades del organismo.___ d) La evaluación de los problemas del organismo.___
69
3. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 2. Escriba el número de orden que le corresponde a cada función.
La
mecánica
administrativa
comprende
las
siguientes funciones: a) Organización.___ c) Planeación.___ d) Control.___ e) Dirección.___ 3. El control permite determinar: Señale con una X la(s) alternativa(s) correcta: a) Que podremos hacer.___ b) En que forma lo vamos a hacer.___ c) Coma se esta hacienda.___ d) Que vamos a hacer.___ 4. La planeación se circunscribe fundamental a) Orientación al trabajador. b) Adoptar objetivos consistentes. mente a estos dos aspectos: c) Establecer una cadena de mando correcta. d) Determinar los medios para alcanzar el objetivo. e) Implementar medidas correctivas. 5. Cual(es) de estas actividades NO son propias de la labor de dirección: a) Utilizar incentives correctos.___ b) Contar con algún tipo de retroalimentación.___ c) Hacer que la gente participe de sus logros___ d) Motivar a 10s empleados.___
70
3. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 6. Los niveles de precios, la inflación, las políticas fiscales y monetarias del gobierno, son de importancia para la empresa? Explique para qué.
7. “Incrementemos la capacidad instalada para satisfacer los pedidos de nuestros clientes”, dijo Efrain Santos T. el Gerente de Producción de la COMPAÑÍA COLOMBIANA CALZADO S.A. “El cumplimiento de este objetivo nos permitirá solucionar nuestros problemas”. “Pero eso no nos lleva a nada práctico”, contesto Ernesto Pinto, su colaborador más directo. “Yo pienso que es importante hacer primero un estudio mas profundo del problema para decidir cuales habrán de ser los objetivos a lograr en el próximo trimestre”.
71
3. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Ofrezca usted algún argumento razonable en favor de la posición de Santos o de la de Pinto.
8. Por qué se dice que la planificación es la función primordial de la administración?
72
3. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Si no concuerdan o tiene dudas, estudie nuevamente el material didáctico y las fuentes documentales del módulo. Si
las
dudas
persisten,
consúltelas
73
con
su
Tutor.
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR
4. FUNCIONES
FUNDAMENTALES
DEL
ADMINISTRADOR Objetivos EXPLICAR en qué consiste cada función. ANALIZAR la forma como el administrador ejecuta dichas funciones.
4.1. Funciones básicas generales El papel que juega el administrador como tal, está directa y
proporcionalmente
relacionado
con
las
funciones
administrativas. En ese orden de ideas, le compete:
4.1.1. Planear Es función del administrador trazar los cursos de acción que sean necesarios para asegurar la dirección total de la empresa ú organización o de cualquiera de sus partes, sobre todo a largo plazo. Esta labor implica que estructure sus planes de acuerdo con
los
principios
de
planeación
y
realice
tareas
tendientes a : a) Fijar objetivos: factibles, concretes, claros, medibles, etc. Allí el administrador inicia el proceso planificador y
74
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR crea la base que justifica los esfuerzos ya que 1 t das las restantes actividades estarán dirigidas a permitir su consecución. b) Formular políticas: la filosofía que orienta la acción del grupo de trabajo y de la organización. El administrador debe velar porque las políticas inspiren la conducta de los integrantes de la empresa ú organización, unifiquen los criterios
de
interpretación
y
la
acción,
posean
la
elasticidad suficiente para motivar la iniciativa de los ejecutivos al tomar decisiones, y que sean, además, lo suficientemente amplias, dinámicas y reales como para permitir el pronto alcance de los objetivos previstos. c) Fijar procedimientos: el administrador debe formular planes que, dentro de las políticas, señalen la forma más eficiente de ejecutar las actividades y tareas necesarias para
el
funcionamiento
de
la
compañía.
Los
procedimientos indican la forma de hacer las cosas, las secuencias de tareas y operaciones o procesos, y fijan métodos y reglas que facilitan el desempeño de los trabajadores. d)
Elaborar
presupuestos:
uno
de
los
planes
más
importantes de la empresa dado que, con base en datos lógicamente arreglados, se constituye en un estado de resultados
esperados
que
se
expresa
en
términos
numéricos con cuya utilización se coordinan las diversas actividades de los departamentos y se influye en la realización de las utilidades. Como se verá más adelante, es labor del administrador, dependiendo del cargo que
75
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR ocupe en
la organización,
confeccionar, entre
otros,
presupuestos de cooperación, presupuestos de programa, de responsabilidad, presupuestas variables, presupuestos para cada una de las áreas divisionales, así como hacer un estudio consistente de los períodos presupuestales. e) Diseñar programas de acción: planes también bajo la responsabilidad del administrador, en los cuales está encargado
de
fijar
los
objetivos,
la
secuencia
de
operaciones y la programación con referencia al tiempo, y los costos de la realización de los proyectos. El programa es la secuencia cronológica que da el verdadero impulso a la ejecución de tareas y convierte el plan en realidad. En la Unidad respectiva podrá conocer los diversos métodos de programación científica que como administrador podrá utilizar para la realización de esta función.
4.1.2. Organizar Comprende la creación, desarrollo y mantenimiento de la estructura organizacional de la empresa y de sus partes, a fin de facilitar la división del trabajo, así como la coordinación e integración de los recursos financieros, físicos
materiales
y
humanos
en
la
empresa
organización: -Estas funciones se traducen en actividades tales como:
76
ú
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR •
Procesos de división de trabajo que permitan la especialización de funciones y eliminen la evasión de responsabilidades.
•
Implantación
de
establecimiento
los de
tipos
sus
de
autoridad
relaciones
entre
y los
departamentos y el personal de la compañía. •
Asignación de responsabilidades y deberes.
•
La utilización de los medios de comunicación.
•
Hacer frente a los problemas de descentralización o de centralización.
•
Manejo de personal, etc.
4.1.3. Dirigir Es función de los administradores efectuar apreciaciones válidas,
desde
administrativa, resultados
del
el
punto
de
encaminadas elemento
vista a
de
lograr
humano
la
jefatura
los
mejores
gracias
a
los
fundamentos de la motivación y el liderazgo. El administrador debe: •
Comprender los diferentes tipos de jefatura y aplicar aquellos que sean convenientes a cada situación de trabajo.
•
Propiciar un ambiente que logre la integración del individuo y sus necesidades a las necesidades de la empresa ú organización.
77
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR •
Establecer métodos de motivación que impulsen al individuo al trabajo.
•
Ejercer
la
labor
directiva
teniendo
en
cuenta
las
características fundamentales de la buena dirección: ejercicio
de
autoridad,
delegación
de
autoridad,
definición de responsabilidad.
4.1.4. Controlar Asegurarse del cumplimiento de los planes establecidos, es fundamental para el éxito de las tareas relativas al trabajo del administrador en la empresa. De acuerdo con el plan, se ejecuta el control con base en el presente. Es función del administrador: •
Determinar lo que se está llevando a cabo, es decir, lo que se está ejecutando.
•
Valorar lo planeado, es decir, lo que se espera o se ha proyectado.
•
Vigilar las operaciones para mantenerlas dentro de los límites previamente definidos.
•
Regular el comportamiento de los elementos de la organización.
•
Establecer la medida de los logros y lo que falta por alcanzar.
•
Señalar las debilidades, errores y fallas tanto en la ejecución de tareas como en lo proyectado o planeado.
78
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR •
Establecer el margen de desviación entre el estándar y lo real.
•
Aplicar medidas correctivas para asegurar el logro de los objetivos.
Si los objetivos no se cumplen, si están atrasados o se presentan traumatismos en la ejecución de tareas, como administrador
se
debe
contar
con
la
información
pertinente para estar en capacidad de identificar las áreas neurálgicas del problema y entrar a aplicar medidas correctivas que regresen las operaciones a su cauce normal y subsanen los deterioros presentados.
4.2. Forma de realizar las funciones A continuación se encontrará una comparación genérica del desempeño de tareas relacionadas con las cuatro funciones del proceso administrativo a distintos niveles de la empresa. Lea cuidadosamente la forma de realización e identifique cómo se puede lograr en la práctica. Entre más notable sea la separación entre los diversos niveles
de
la
empresa
ú
organización,
existirá
una
diferencia más amplia en términos de su aplicación. A fin de tener un parámetro válido, ante la imposibilidad de analizar
en
forma
ejemplo
un
alto
separada nivel
cada
ejecutivo
supervisión.
79
nivel, y
una
tome
como
posición
de
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR Mientras más "descendemos en los niveles jerárquicos de la empresa, se encuentra mayor grado de especialización. Por lo tanto los problemas las actividades tienden a ser más concretos, específicos y precisos.
4.2.1. Planeación Las grandes decisiones continúan centralizadas a nivel ejecutivo.
La
responsabilidad
es
tomar
las
mejores
decisiones sobre los planes que habrán de ejecutarse en la empresa, teniendo en cuenta problemas tales como: diversificación,
expansión
por
crecimiento
o
por
adquisiciones, fuentes y usos de fondos, índices de ventas,
mezcla
de
producto,
utilidades,
rentabilidad,
segmentación de mercados, competencia, etc., etc. Las actividades de planeación a este nivel se centran en la transformación de los deseos y propósitos en objetivos y, lo más importante, en la determinación de la forma de alcanzarlos. En otras palabras, intervienen en la creación de toda la estructura estructura básica de los planes de largo alcance que son, además, la base para que se planifique a otros niveles.
80
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR En relación con el supervisor las actividades se cumplen a menor
escala.
Como
se
dijo
anteriormente,
estas
actividades se desprenden de otros planes y, en la mayoría de los casos, el supervisor actúa dependiendo de una planeación centralizada que se hace extensiva a los diferentes departamentos de la compañía. Así, por ejemplo, en relación con la actividad productiva se harán planes para determinar los eventos de los programas que han de contribuir al alcance de los objetivos. Es responsabilidad del supervisor planificar la manera de cumplirlos en todos sus requerimientos. Cuida, a través de ello, de que se implementen correctamente los recursos y equipos necesarios, que se ejecute la tarea en el tiempo programado, que se practiquen las actividades de mantenimiento indispensables, que se ciña a los presupuestos, etc. En síntesis: si se desarrollan labores administrativas a nivel de supervisión, sus planes deben derivarse de otros que se han originado a nivel superior. Mientras éstos últimos determinan generalmente QUE HACER¡ los de supervisión enfocan los esfuerzos a COMO HACER las cosas. El
nivel
ejecutivo
concentra
su
esfuerzo
en
el
planeamiento, análisis y solución de problemas mayores y
81
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR de más largo plazo. Forma y establece la trayectoria de la empresa ú organización.
4.2.2. Organización Especificar la estructura organizacional de la compañía es labor que compete al nivel ejecutivo. Se debe establecer el ámbito de condiciones necesarias para el trabajo en las diferentes áreas divisionales. Es decir, comienza por definir la forma de departamentalizar las funciones de la empresa, para permitir que ella cuente con una estructura suficientemente sólida paral facilitar el cumplimiento de las metas. Teniendo esta base, se entra a determinar en qué forma ha de operar el 'principio de autoridad aplicado a los diferentes
niveles
jerárquicos;
cómo
se
aplican
los
conceptos de obligaciones y responsabilidades, definiendo las
características
de
los
diferentes
puestos;
cómo
funcionan los canales de comunicación, y de qué manera se establecen las relaciones de dependencia entre los diversos entes orgánicos de la compañía. A nivel de supervisión, la práctica organizacional se limita a los aspectos de coordinación de los recursos humanos y físico-materiales, es decir a realizar labores tendientes a lograr
la
integración
adecuada
de
trabajadores,
maquinaria, equipos y materiales, sin perder de vista la
82
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR relación existente entre éstos y la estructura formal que esté vigente en la firma.
4.2.3. Dirección El nivel ejecutivo establece, desarrolla y promociona medidas que a nivel general permitan y faciliten la integración del recurso humano a las finalidades de la empresa. Los administradores colocados a este nivel establecen un relación directa con el ejercicio de la jefatura, siendo su instrumento fundamental la motivación humana y el liderazgo. Por este motivo, los esfuerzos del administrador se dirigen a velar porque todos los niveles de a organización cuenten con jefes eficientes, que estén en
capacidad
de
presentar
ante
sus
respectivos
subalternos subalternos la filosofía y tendencia de la alta di rección. rección. El
nivel
ejecutivo
capacitación,
debe
implementar
entrenamiento
y
programas
motivación;
de
establecer
formas de contratación continua de personal calificado y, obviamente,
convertirse
en
factor
multiplicador
de
prácticas adecuadas de dirección, a través del ejemplo. El administrador a nivel de supervisión ejerce la jefatura sobre el trabajo de los operadores y, dado que su objetivo último es el de lograr la realización del trabajo, ha de crear climas adecuados de motivación, representando en
83
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR su propio estilo y técnicas de dirección la filosofía de los altos niveles. El administrador a nivel de supervisión debe establecer una relación interpersonal más intensa que los niveles ejecutivos, especialmente en términos individuales, ya que el éxito del desarrollo de las operaciones puede depender
en
gran
medida
del
hecho
de
que
los
trabajadores se sientan "tratados como personas".
4.2.4. Control Ubicado el administrador en los altos niveles, debe establecer normas, fijar objetivos de control, revisar las informaciones que le permitan evaluar la situación de la empresa en un momento dado. Es además, responsable del control de resultados, lo que lo lleva a ocuparse de metas más amplias con el tratamiento de los problemas de mayor envergadura. Para este tipo de problemas empresariales debe centralizar la toma de decisiones, interrelacionándolas con las decisiones de otros ejecutivos colocados a un nivel igualo superior y, sólo en aquellos casos en que las circunstancias o la índole de los problemas lo permitan, puede delegar la adopción de medidas correctivas a los administradores de niveles jerárquicos inferiores.
84
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR El
nivel
de
supervisión
es
responsable
de
factores
particulares, es decir, de adoptar medidas de control a procesos de trabajo específico. Será su misión, por lo tanto, vigilar la forma como se desarrollan los diferentes procesos de trabajo, establecer resultados de la ejecución y compararlos con los estándares fijados, ubicar errores o fallas de proceso y analizar el grado de desviación para aplicar las medidas correctivas necesarias para influir positivamente en los resultados que día a día se obtienen.
Actividad de aprendizaje 2 1. De acuerdo con los fundamentos básicos de los dos capítulos
anteriores,
forme
u
grupo
de
compañeros
proceda a realizar las siguientes actividades: a) Fijen un propósito deportivo, cultural o cualquier otro de índole social, y discutan la importancia de contar con información sólida que les permita convertirlo en objetivo. b) Determinen qué factores, hechos y coyunturas podrían afectar el propósito. c) Procedan a fijar el objetivo y a discutir los medios que considerarían
más
importantes
para
planificar
su
realización. d) Organicen su trabajo tratando de aprovechar al máximo los recursos disponibles hacia el alcance de su meta. e) Discutan la forma de ejercitar la labor directiva y llévenla a la práctica según su propio criterio.
85
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR f) Ejecuten actividades tendientes a vigilar la forma como se están cumpliendo sus planes y apliquen las medidas correctivas que consideren convenientes o 2. Elaboren un informe sobre la forma como realizaron cada una de las diferentes funciones de proceso y los resultados obtenidos en el cumplimiento de su objetivo. Discutan a fin de valorar su rendimiento y soliciten la opinión de su Tutor.
Autoevaluación 3 Señale con una X la(s) alternativa(s) correcta(s) 1.
Al
prever,
el
administrador
desarrolla
tres
fases
fundamentales: a)
Determinar
los
propósitos
en
función
de
las
necesidades. ___ b)
Examinar
los
problemas
del
ejercicio
de
la
autoridad.___ c)
Obtener
información
relacionada
con
los
requerimientos___ d) Integrar medios para plantear hipótesis.___ 2. Planear es: a) Desarrollar la estructura formal de la empresa ú organización. b) Determinar los cursos de acción. c) Asegurar el cumplimiento de los planes.
86
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR 3. Cuál de los siguientes enunciados puede relacionarse con la función control: a) Establecimiento de políticas que guien la acción.___ b) Fijación de metas y medios.___ c) Valoración de lo planeado.___ d) Establecer premisas de división de trabajo.___ 4. Es labor del administrador a nivel ejecutivo: a) Tomar decisiones sobre los planes que habrán de ejecutarse.___ b) Enfocar los esfuerzos a cómo hacer las cosas.___ c) Controlar factores particulares que influyen en los resultados de las operaciones.___ d) Plantear expectativas de desarrollo.___ e)
Ejercer
la
jefatura
sobre
el
trabajo
de
los
operadores.___ f) Aplicar medidas de control a procesos de trabajo.___ 5.
"Con
200
empleados
y
ventas
de
10
millones
mensuales, la nuestra no es una gran compañía que necesite ningún tipo de organización formal ni mucho menos de un organigrama", sentenció William Márquez, Gerente
General
de
GALLETAS
S.A.,
agregando
a
continuación: "Lo! único que deseo es gente que trabaje y cumpla las decisiones que yo tome". Pedro Pérez,'Jefe de Personal, está en desacuerdo con su Jefe y no comprende que la compañía funcione sin una organización formal y un organigrama. Piensa que habrá muchas dificultades para operar sin ellos.” ¿Qué haría usted si fuera el Gerente?
87
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR
88
4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR
A continuación verifique sus respuestas con el material didáctico. Si no acertó estudie nuevamente el material y repita
la
autoevaluación.
En
consúltelas con su Tutor.
89
caso
de
tener
dudas,
5. EL ENFOQUE OPERACIONAL
5. EL ENFOQUE OPERACIONAL Objetivos DESCRIBIR el pensamiento lineal y el pensamiento de sistemas. EXPLICAR la importancia del enfoque de sistemas.
5.1. La organización como sistema Concebida la organización empresarial como un sistema orgánico, se puede establecer una interdependencia entre personas, tareas, recursos y administración. Este principio es aplicable a cualquier tipo de sistema orgánico. En el ser humano, por ejemplo, se puede encontrar
que
existe
una
interdependencia
entre
la
digestión, la circulación, el sistema nervioso, etc. Si una de estas partes fundamentales del organismo falla, se verá afectado el funcionamiento del organismo total y el funcionamiento de otra de sus partes. Todo
sistema
trabajan
con
está
compuesto
objetivos
por
propios,
subsistemas especializados
que e
interdependientes. Un subsistema es, a su vez, un sistema dentro de otro mayor, dado que está compuesto por
90
5. EL ENFOQUE OPERACIONAL órganos que cumplen tareas distintas pero relacionadas entre sí por el objetivo común que persiguen. De la forma como cada subsistema cumpla las tareas especializadas para las cuales ha sido diseñado, y alcance sus
objetivos
en
forma
consistente,
dependerá
el
funcionamiento del sistema total. Por ejemplo, la forma cómo funciona el sistema orgánico de un ser humano muestra que está compuesto por subsistemas tales como: el sistema digestivo, el sistema circulatorio, el sistema óseo, el sistema nervioso, etc. Cada subsistema cumple objetivos propios (el objetivo del sistema circulatorio es diferente al objetivo del sistema óseo) que se conjugan para permitir la supervivencia y funcionamiento correcto del sistema total. La importancia de concebir la organización como un todo dinámico, integrado, cambiante y en continuo proceso de desarrollo, radica en el hecho de que el administrador será consciente de la repercusión que cualquier acto o decisión
administrativa
puede
tener
sobre
toda
la
organización. Lo que sucede en la organización cuando el administrador actúa, es similar a lo que sucede en el organismo humano cuando en este actúa algún medicamento. Si se ingiere, éste no va exclusivamente al órgano o parte afectada,
91
5. EL ENFOQUE OPERACIONAL sino que se infiltra en todo el sistema difundiéndose tanto en aquellas partes que se ha previsto, a las que se desea que llegue,
como en otras no
previstas. La
acción
administrativa puede tener consecuencias mucho más complejas, lo cual nos lleva a advertir que, aunque trabaje sobre situaciones específicas en la empresa ú organización, no se estará
resolviendo
problemas
particulares,
sino
situaciones que afectan a toda la organización. En la acción administrativa, una decisión TOMADA PARA UNA PARTE DE LA EMPRESA puede AFECTAR OTRAS, Y en algunos casos los efectos colaterales pueden ser más importantes que los resultados pretendidos. En un esquema comparativo de lo que se denomina El Pensamiento Lineal, que es una forma errada de pensar y manejar los problemas en la empresa ú organización, y el llamado Pensamiento de Sistemas, que piensa y maneja los problemas de la empresa concibiéndola como un sistema total: El Pensamiento lineal implica los siguientes supuestos: a) La existencia de un problema. b) Se afirma que tiene una sola causa. c) Por consiguiente, solo requiere de una solución. d) La solución se evalúa únicamente en términos del impacto que tenga sobre el problema.
92
5. EL ENFOQUE OPERACIONAL e) La solución será permanente, es decir, se mantendrá. Bajo este concepto, el administrador tiende a encasillarse en una especie de túnel que sólo le permite observar en una sola dirección, hacia un solo sentido, lo cual lo lleva a ignorar otras repercusiones y mirar únicamente lo que él o su grupo de trabajo desean ver. Hay que reconocer ciertamente que el administrador, por la urgencia de entrar en acción en forma inmediata contra un determinado problema, mira frecuentemente hacia adelante
a
medida
que
va
desarrollando
acciones
tendientes a solucionar el problema. La premura crea una de las mayores dificultades, ya que muchas veces lo que ve puede no ser exactamente lo que al final se obtenga. Esto se debe a que el problema "aparentemente", separa del sistema total un conjunto de hechos acerca de una o varias partes del sistema. El administrador encuentra dificultades para observar las cadenas
que
unen
estas
situaciones
a
los
diversos
componentes del sistema. Pensar en términos de Sistema, por el contrario, implica hacer los siguientes supuestos: a) Existe un problema. b) Está enclavado en una situación determinada. c) Requiere de una adecuada solución.
93
5. EL ENFOQUE OPERACIONAL d) La solución también tendrá efectos diferentes al impacto que se pretende causar en el problema. e) Es importante intentar anticiparnos a dichos efectos. f) Se debe evaluar la solución identificando y, sobre todo, ponderando la mezcla de efectos-consecuencias esperadas y no esperadas. g) La solución no puede mantenerse permanentemente, porque la situación es cambiante.
5.2. Enfoque de realidades Establecido el criterio de la interrelación de las partes del sistema y los efectos de acciones sobre una cualquiera de esas partes, el administrador encontrará útil trabajar el proceso
administrativo
como
pasos
ordenados
no
excluyentes entre sí. En otras palabras, teniendo en cuenta que éste es indivisible, cada uno de los pasos del proceso, el administrador está desarrollando a su vez un mini proceso administrativo que haga consistentes y eficientes las labores que en él se ejecuten. A
manera
determinada
de
ejemplo,
situación,
si
se
necesita
desea planear
prever las
sobre tareas,
organizar los recursos de que dispone, dirigir en forma adecuada la realización de tal labor, y controlar la manera como se están ejecutando tales tareas. Este mini proceso se cumple también en cada una de las restantes funciones de la administración.
94
5. EL ENFOQUE OPERACIONAL Habiendo clarificado esto, se puede ahora observar cómo la aparente rigidez y acartonamiento de los fundamentos de proceso administrativo se ejecutan en la práctica en una forma tan sencilla, que para el administrador tales actividades se confunden con las actividades de su vida diaria. Aunque conceptos como planeación, organización y control lo lleven a evocar imágenes de la administración como algo extremadamente reflexivo, racional y sistemático, no puede dejar al margen de esa reflexión una realidad que continuamente
se
puede
observar,
viendo
a
los
administradores en la realidad de su trabajo. Allí, dentro del ámbito de situaciones y problemas de la empresa ú organización, es fácil encontrar que muchos actos tienen más relación con el reflejo que con la reflexión; que son más emocionales que racionales; ya veces, más caóticos que sistemáticos. Para los encargados de la administración en la empresa, desde
los
supervisión,
niveles un
día
ejecutivos
hasta
cualquiera
e
los
puestos
trabajo
de
significan
ejecución de tareas de gran normalidad y continuidad, además de una frecuente labor de contactos personales dentro y fuera de la empresa ú organización. Varias experiencias realizadas a fin de establecer cómo el administrador desarrolla su trabajo en la práctica, arrojan
95
5. EL ENFOQUE OPERACIONAL unos cuantos ejemplos que por sí solos son dicientes del concepto que se está tratando. Un estudio sobre un gerente divisional logró establecer que este ejecutivo tan solo trabajó en su oficina 22 minutos en promedio en forma continúa, durante doce días del mes. Una investigación practicada en una muestra de 200 ejecutivos arrojó un promedio más alto: en el mismo período estuvieron trabajando ininterrumpidamente media hora durante nueve días. Sobre una muestra extraída al azar de administradores a varios niveles, se encontró que el 80% de su tiempo lo emplean en conversaciones. Esto
le
está
fundamento
indicando teórico
ni
para
más la
ni
menos,
práctica
de
que
el
proceso
administrativo está en su mente y que de ella se vale en aquellos "preciosos instantes" en que, bajo condiciones de premura, de brevedad, variedad y segmentación, tiene que planificar, organizar, dirigir y controlar. La naturaleza de la realidad de su trabajo le enseñará que el administrador no es un ratón de biblioteca; que rara vez puede darse el lujo de encerrarse en su oficina a consumir
grandes
períodos
96
de
tiempo
en
exhaustiva
5. EL ENFOQUE OPERACIONAL contemplación, encaminada a establecer en qué forma ha de I qué forma ha de ejecutar su trabajo. Se
tiene
que
resolver
muchos
problemas
urgentes,
algunas veces por sí solo, la mayoría en función de grupo; tomar
decisiones
aparentemente
"apresuradas";
debe
soportar continuas interrupciones, estar en capacidad de retener en su cerebro muchos problemas para decidir rápidamente, sin dilación, las prioridades de la acción; debe trabajar bajo la presión de las limitantes y con la premura del
tiempo... y todo ello lo hará no en
momentos específicos, sino durante el desarrollo normal de sus actividades diarias en la empresa ú organización. El conocimiento de la ciencia que fundamenta el proceso administrativo, la experiencia y su capacidad para tomar decisiones y afrontar retos, son las herramientas más valiosas para su trabajo en la empresa ú organización.
Actividad de aprendizaje 3 1. Elabore una analogía entre el funcionamiento del sistema orgánico del ser humano y el sistema orgánico de la empresa ú organización, haciendo énfasis en el papel que juegan los principales subsistemas en cada uno de ellos.
97
5. EL ENFOQUE OPERACIONAL
98
5. EL ENFOQUE OPERACIONAL 2. Comente la importancia de pensar en términos de sistemas.
3. Actuando en grupo, ubique una empresa ú organización cualquiera de su localidad y entérese de cómo emplean su tiempo los administradores y qué repercusión ha tenido en el desempeño de ellos y en el desarrollo de tareas de la empresa. Intercambien resultados con otros pequeños grupos. 99
5. EL ENFOQUE OPERACIONAL
Autoevaluación 4 Señale las siguientes afirmaciones con una F si son falsas, y con una V si son verdaderas: 1. La mayoría de las empresas ú organizaciones modernas encuentra que es malo trabajar bajo el criterio de la teoría de sistemas.___ 2. El proceso administrativo se desarrolla eficazmente sólo
si
existe
una
organización donde estándar.___
forma se
específica
de
puede establecer
empresa una
ú
medida
3. En la administración son muy importantes los efectos colaterales.___ 4. En la práctica, muchos actos del administrador pueden ser más emocionales que racionales.___ 5. Los supuestos del pensamiento lineal son: la existencia de un problema, no está enclavado en una situación específica, sólo necesita una solución, es importante anticiparse a los hechos.___ Compare
sus
respuestas
con
el
material
didáctico
respectivo. Si no acertó o tiene dudas estudie nuevamente el
material
y/o
las
fuentes
documentales
correspondientes. Si las dudas persisten, consúltelas con su Tutor.
100
FUENTES DOCUMENTALES
FUENTES DOCUMENTALES Web sites: http://biblioteca.unad.edu.co http://www.dgbiblio.unam.mx/servicios/dgb/publicdgb/bol e/fulltext/volVI2/proceso.html http://www.elprisma.com/apuntes/apuntes.asp?categoria =101 http://www.elprisma.com/apuntes/apuntes.asp?page=1&c ategoria=101 http://www.etechwebsite.com/colombia/unad/ http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs /ger1/adminelibe.htm#intro http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs /ger1/episglob.htm http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpyyypAulVSgdd ZAIj.php http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/administracion/ index.htm http://www.uas.mx/cursoswebct/presupuestos/lec1.htm
Textos universitarios impresos: CHIAVENATO, Idalberto. ADMINISTRACIÓN: Proceso administrativo: Teoría-proceso-práctica. 3ª ed. McGrawHill, Bogotá 2001. CHIAVENATO, Idalberto. INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN. 2005.
101
McGraw-Hill, México,
FUENTES DOCUMENTALES GEORGE,
Claude
S.,
ÁLVAREZ,
Lourdes.
Historia
del
pensamiento administrativo. 2ª ed. Pearson- Prentice Hall. México, 2005. Hampton, David R. ADMINISTRACIÓN. 3ª ed. en español. McGraw Hill, México 2005. HERNÁNDEZ
Pérez,
Petra.
Administración
aplicada
–
Ejercicios y casos de estudio. Ed. ECAFSA, 2ª ed. México, 1999. KATS, Fremont E., Administración en organizaciones. 2ª ed. en español McGraw Hill, México, 2005. KOONTZ, Harold. Elementos de Administración. McGraw Hill. 6ª ed. México, 2001. MÜNCH, Galindo Lourdes. Fundamentos de Administración. Casos y prácticas. Ed. Trillas , México, 2001. MÜNCH,
Galindo
Lourdes,
GARCIA,
Martinez,
José.
Fundamentos de Administración. Ed. Trillas , México, 1990. 14ª reimpresión, México, 2004. ROBBINS, Stephen P., COULTER, Mary. 8ª ed. Pearson – Prentice-Hall, México, 2005. SABOGAL Sabogal, Omar.
Audiovisuales: Aspectos administrativos de la empresa 66-0061 67-0507 30 min. Unisur Serie: Acortando Distancias, Antonio José. Londoño, 93 66-0192 LAS PYMES EN TAIWÁN 3/ 4 – Color 6 Minutos. (Serie: Desarrollo Empresarial). Productor: Cesa - Incolda
102
FUENTES DOCUMENTALES 67-0507 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA 66-61 66-62
3/4 – Color 30 Minutos Prog.1 (Serie: Acortando distancias) Productor: UNISUR 1993 Contenido temático: Antonio José Londoño.
103
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS
GUÍA DIDÁCTICA PARA EL CURSO FUDAMENTOS DE ADMINISTRACION
AUTOR JAIME FORERO RACINES
BOGOTA – COLOMBIA 2005
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
2
COMITÉ DIRECTIVO JAIME ALBERTO LEAL AFANADOR Rector GLORIA C. HERRERA SANCHEZ Vicerrector Académico ROBERTO SALAZAR RAMOS Vicerrector de Medios y Mediaciones pedagógicas MARIBEL CÓRDOBA GUERRERO Secretaria General LEONARDO URREGO Director de Planeación EDGAR GUILLERMO RODRÍGUEZ D. Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios
GUIA CURSO ACADÉMICO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION La edición de esta guía estuvo a cargo de la Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD. Derechos reservados: ©2005, Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD Centro Nacional de Medios para el Aprendizaje, Bogotá D.C. Tel (57)1-344-3700 ISBN
2
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
3
3
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
4
CONTENIDO I. PROTOCOLO ACADÉMICO 1
IDENTIFICACIÓN
2
INTRODUCCIÓN
3
JUSTIFICACIÓN
4
INTENCIONALIDADES FORMATIVAS,
4.1
PROPÓSITOS
4.2
OBJETIVOS
4.3
COMPETENCIAS
4.4
METAS
5
UNIDADES DIDÁCTICAS
5.1
UNIDAD 1: INTRODUCCIÓN Y GENERALIDADES
5.2
UNIDAD 2: PROCESO FORMAL DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
6
CONTEXTO TEÓRICO
7
METODOLOGÍA GENERAL
8
SISTEMAS DE EVALUACIÓN
9
GLOSARIO DE TÉRMINOS
10
FUENTES DOCUMENTALES
II. GUÍA DE ACTIVIDADES 1
FASES DE APRENDIZAJE
1.1
UNIDAD 1: INTRODUCCIÓN Y GENERALIDADES
1.2
UNIDAD 2: PROCESO FORMAL DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
2
INTERACTIVIDADES POR FASE DE APRENDIZAJE
2.1
DINÁMICA DE ESTUDIO
2.1.1
DISTRIBUCIÓN DE TEMAS POR SEMANA
2.1.2
INTERACTIVIDADES 4
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
3
INSTRUCTIVOS DE PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN
3.1
LECTURA AUTORREGULADORA
3.2
CONCEPTUALIZACIÓN
3.3
AUTO EVALUACIÓN
3.4
PORTAFOLIO
4
INFORMACIÓN DEL TUTOR DEL CURSO ACADÉMICO
5
5
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
6
I. PROTOCOLO ACADÉMICO
6
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
7
1. IDENTIFICACIÓN FICHA TÉCNICA Nombre del curso: Palabras clave:
Institución: Ciudad: Autor: Año: Unidad Académica: Campo de Formación: Créditos Académicos: Tipo de curso : Destinatarios:
Competencias generales de aprendizaje:
Fundamentos de Administración Administración, arte, autocontrol, autoridad, cambio, ciencia, clasificación de las funciones, componentes de la organización, comunicación, control, coordinación, delegación, determinación de objetivos, diagnóstico, dirección, entorno, estrategia, estructura, factores de producción, liderazgo, organización, planeación, política, principio, procedimiento, proceso administrativo. Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD Bogota D.C., Colombia. Jaime Forero Racines 2005 Facultad de Ciencias Administrativas Económico Administrativo Dos (2), correspondientes a 96 horas de trabajo académico: 64 horas promedio de estudio independiente y 32 horas promedio de acompañamiento tutorial. Teórico. Estudiantes de los programas del ciclo de formación tecnológico de la Facultad de Ciencias Administrativas y estudiantes de algunos programas de los ciclos tecnológico y profesional de otras facultades de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD. ACADÉMICAS El estudiante se apropia del conjunto de conocimientos del curso • Comprende la comunidad con autonomía y espíritu reflexivo. Interpreta situaciones e influencia en sus soluciones. Comprende la organización, influenciada por factores externos. PROFESIONALES Comprende la mportancia del individuo para la organización. Analiza los problemas del medio ambiente, así como las diferentes posibilidades de solución. Administra con calidad y eficiencia los recursos a su cargo. Utiliza la investigación para mejorar e innovar. Posee habilidades de comunicación y negociación Aplica el pensamiento administrativo a nivel básico OCUPACIONALES Comprende las relaciones del entorno externo con el comportamiento de la empresa. Conoce y toma parte activa en la solución de los problemas y el desarrollo comunitario. Utiliza los recursos sociales disponibles en la comunidad para el beneficio común. Desarrolla propuestas específicas. A distancia •
• •
• •
• • • •
•
•
•
•
Metodología de oferta: Formato de
Módulos impresos en papel con apoyo multimedial 7
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
circulación Denominación de las unidades didácticas
8
UNIDAD 1: Generalidades, la planeación y la organización. UNIDAD 2: La dirección, el liderazgo y el Control.
2. INTRODUCCIÓN El curso académico FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN realiza el estudio a través de las diferentes funciones gerenciales y los procesos de planeación, organización, dirección y control, los cuales toda organización debe cumplir para gestionar y manejar sus recursos eficientemente y con calidad y así alcanzar sus objetivos, cumplir su visión y su misión. El curso académico FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN está inscrito en el campo de formación económico administrativo de la estructura curricular Unadista, su tipología es del tipo de curso teórico
y tiene asignados dos
créditos académicos. Las intencionalidades formativas que este curso busca están orientadas hacia la importancia
de
comprender
integralmente
los
Fundamentos
de
la
Administración y las funciones gerenciales que como responsable de la administración de una organización o una parte de la misma, no importa su tamaño o propósito, debe cumplir el profesional encargado a través de los pasos, la dinámica y la mecánica del proceso que ello implica. Este curso académico también exige que el estudiante ejercite y desarrolle las habilidades
necesarias para su desempeño profesional, como egresado
Unadista responsable de administrar el cambio enfrentándose por medio de las funciones de planeación, organización, dirección y control, a los complejos factores del ambiente organizacional tanto en el contexto social como en los procesos internos de transformación, relacionados con el cumplimiento de la misión, la visión, los objetivos de la organización, la calidad de vida de los integrantes de la misma y la responsabilidad social que demandan las diferentes 8
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
9
variables de su entorno. Para esto, debe apropiarse completamente del conjunto de conocimientos, técnicas, modelos, metodologías y procedimientos del pensamiento gerencial contenidos en este curso académico. Otro sentido muy importante de las intencionalidades formativas es que el estudiante logre desarrollar y fortalecer su capacidad de convivencia como integrante de la Comunidad Unadista, con respeto, solidaridad, tolerancia y libertad enalteciendo la dignidad humana, y perfeccionando la capacidad de gestionar y desplegar los procesos administrativos apoyado en las relaciones interpersonales y sus efectos en el progreso de la organización a la cual sirve. En tal sentido, y tal como se había insinuado anteriormente, las unidades didácticas del curso académico están planteadas en cuanto la administración como proceso a desarrollar mediante las funciones gerenciales formales de planeación, organización, dirección y control. En cuanto de metodología se trata, en ésta se involucran las competencias de participación, comprensión, argumentación y proposición, lo cual hará que el estudiante diseñe y dé un orden personalizado a su proceso de aprendizaje desde su propio criterio. Otro elemento estructural del Protocolo Académico es el sistema de evaluación, el cual tiene en cuenta tres momentos que, complementados, para percibir el proceso consolidado de aprendizaje desarrollado por el estudiante, para el desarrollo y el cumplimiento de los propósitos, objetivos, competencias y metas propuestas por quienes abordan el aprendizaje autónomo. Los tres momentos que evidencian lo expuesto anteriormente son: La autoevaluación, la cual comprende Auto–aprendizaje, Ampliación de temas,
•
Trabajos, y los Procesos comunicativos. 9
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
10
La coevaluación: entendida como el proceso colaborativo para evaluar
•
Procesos cognitivos La heteroevaluación, la cual comprende como principales criterios al estudiante
•
y su aprendizaje autónomo, su trabajo en grupo pequeño y su trabajo en la tutoría En cuanto al Sistema de interactividades se refiere, cabe afirmar que estas tienen como centro los procesos de aprendizaje autónomo del estudiante. Además, dichas interactividades son las estrategias establecidas para valorar los criterios en el tratamiento de la información, el desarrollo de operaciones mentales y las actualizaciones cognitivas del estudiante Unadista. Los recursos tecnológicos que respaldan estas interactividades son de naturaleza informática y telemática, tales como la website de la UNAD, ( http://www.unad.edu.co )en la cual se encuentran vínculos institucionales en los cuales
también encontrará información sobre temas
tales como
Investigación, Proyección Social, S.I.U., Bienestar Universitario, y el Centro Nacional de Medios de Aprendizaje, Biblioteca, Revista Institucional, contacto directo con la Vicerrectoría Académica, y Descargas de software libre. El estudiante también contará con el acceso a bases de datos bibliográficos, tales como la Red Nacional de Bibliotecas del Banco de la República, y http://biblioteca.unad.edu.co Como complemento de lo anterior, se cuenta con el soporte de las Fuentes documentales, con respecto a las cual es importante resaltar su afinidad y su aplicabilidad interdisciplinaria, dada la universalidad de la Administración. Bienvenidos estudiantes Unadistas al curso académico FUNDAMENTOS DE 10
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
11
ADMINISTRACIÓN a través del cual vivirá un enriquecedor proceso de aprendizaje, adquirirá, desarrollará y fortalecerá sus cualidades y competencias profesionales para comprender, analizar, evaluar y transformar la realidad organizacional y empresarial de su ámbito laboral presente y futuro, mediante el conocimiento y dominio de las funciones gerenciales de los Fundamentos de Administración, a saber, planeación, organización, dirección y control.
11
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
12
3. JUSTIFICACIÓN Las permanentes transformaciones sociales, el desarrollo de la economía, el mercado, la artesanía, la industria, la práctica organizacional y empresarial, han constituido desde comienzos de la historia de la civilización un proceso cada vez más estructurado y complejo hasta nuestros días, resultando así la conformación de la teoría y el pensamiento administrativo. Este proceso ha derivado a través de su historia - entre otros -, en el pensamiento neoclásico, en el cual se desarrollaron nuevas técnicas administrativas tales las comprendidas en este Curso Académico, con nuevas alternativas, conceptos, métodos, procedimientos y técnicas, aplicables en diferentes contextos, útiles para hacer más exitosa la realización de las diversas actividades organizacionales. Por contener estos componentes y nuevas técnicas e identificar los elementos básicos del proceso administrativo para gestionar y manejar debidamente los recursos humanos y materiales, este es un curso teórico. De otra parte, la experiencia educativa y docente en el proceso de aprendizaje de el estudiante, ha mostrado en las actividades de comprensión, análisis, evaluación y mejoramiento sistémico de las relaciones existentes entre las diferentes actividades de las organizaciones y los procesos administrativos por medio de los cuales estas se conducen, el principal panorama de las problemáticas más frecuentes de aprendizaje. Por ello las situaciones didácticas están orientadas principalmente a la profundización del curso académico. En cuanto a la importancia del presente Curso con respecto a la fundamentación económico administrativa, esta radica en el acierto de sus contenidos relacionados con los procesos formales de planeación, organización, dirección y 12
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
13
control, dando cabida a las aportaciones más valiosas de teoría del pensamiento administrativo en este tema, las cuales se convierten en elementos vitales para la operatividad de las funciones que usualmente corresponden a quienes ejercen la gestión organizacional y empresarial,
es decir quienes inciden
directamente en la calidad y sostenibilidad del manejo de sus factores productivos, el logro de sus objetivos y de sus responsabilidades sociales. El gestor empresarial u organizacional no es solamente el tecnólogo o el profesional titulado en Administración, sino todo aquel estudiante o egresado de cualquier disciplina relacionada con las organizaciones y las empresas, cualquiera fuere su objeto social o su actividad económica y produzca cualquier bien o servicio útil para la satisfacción de una necesidad en la sociedad y en un mercado o comunidad. De otra parte, las competencias a desarrollar por parte del estudiante y las cuales este curso promueve, están orientadas a la apropiación de los conocimientos de los Fundamentos de Administración, la aplicación del modelo en el contexto social para el mejoramiento de la calidad de vida de la población, fortalecer y mejorar los valores de la convivencia y el respeto por la dignidad humana y del individuo concebido como ser social. Finalmente se espera que nuestro estudiante comprenda y exprese los procesos administrativos y sus efectos en el desarrollo de la Organización ó empresa en la cual se desempeñe.
13
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
14
4. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS 4.1 PROPÓSITOS Comprender, analizar e interpretar cada una de las funciones fundamentales
•
de la Administración. Adquirir, desarrollar y perfeccionar las habilidades que como futuro egresado
•
Unadista, requerirá para el manejo y el óptimo funcionamiento de los múltiples aspectos
relacionados
con
las
funciones
gerenciales
de
planeación,
organización, dirección y control. Estar en condiciones de implantar las funciones y los fundamentos de
•
Administración en el Proceso Administrativo de una organización.
4.2 OBJETIVOS El estudiante estará en condiciones de conocer, distinguir y examinar los
•
conceptos, métodos, procedimientos y técnicas de los Fundamentos de Administración y sus aspectos específicos. El estudiante estará capacitado para identificar y reconocer las problemáticas
•
organizacionales
para
articularlas
en
las
estructuras
disciplinaria,
interdisciplinaria y transdisciplinaria. El estudiante podrá interpretar y comparar la realidad organizacional frente a
•
los elementos teóricos del curso académico descubriendo, produciendo y proponiendo alternativas de solución, cambio, mejoramiento y desarrollo de las organizaciones.
14
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
15
4.3 COMPETENCIAS Las competencias que el estudiante del curso académico Fundamentos de Administración debe desarrollar a través del mismo, están definidas en términos de su desempeño académico, profesional y ocupacional y son las siguientes:
ACADÉMICAS El estudiante se apropia del conjunto de conocimientos del curso académico Fundamentos de Administración a través del desarrollo de sus contenidos analíticos. Ejecuta y aplica procesos de pensamiento y aprendizaje autorregulado. Comprende la realidad, los valores y perspectivas de la comunidad con autonomía, espíritu crítico y reflexivo. Interpreta situaciones problema e influencia el desarrollo de sus soluciones. Pose alto sentido de honestidad, lealtad, responsabilidad y sensibilidad social. Comprende las generalidades del ambiente interno de la organización, influenciado por factores de orden externo, tanto en plano nacional como internacional.
•
•
•
•
•
•
•
PROFESIONALES Comprende las necesidades del individuo y su importancia para la organización social. Dispone de los conocimientos para el desempeño profesional y funcional. Analiza los problemas del medio ambiente, así como las diferentes posibilidades de solución. Posee la capacidad necesaria para administrar con calidad y eficiencia la organización, los procesos y/o los recursos a su cargo. Utiliza la investigación como medio para mejorar e innovar procesos y productos Posee habilidades de comunicación y negociación adecuadas a la empresa y su
•
•
•
•
•
•
•
15
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
16
entorno para liderar el cambio. Aplica el pensamiento administrativo a nivel básico en los procesos de
•
transformación que inciden en la calidad de vida de los integrantes de la organización y su entorno organizacional
OCUPACIONALES Comprende las relaciones del entorno externo con el comportamiento de la
•
•
empresa ú organización. Conoce y toma parte activa en la solución de los problemas y el desarrollo
•
comunitario. Utiliza los recursos sociales disponibles en la comunidad para el beneficio
•
común, Desarrolla propuestas específicas con respecto a políticas, cambios y modelos
•
estructurales de diferentes procesos administrativos organizacionales.
4.4 METAS Al finalizar el curso, el estudiante podrá: Comprobar las relaciones, similitudes, complementaciones y diferencias
•
existentes entre El estudiante estará en condiciones de conocer, distinguir y examinar los conceptos, métodos, procedimientos y técnicas de los Fundamentos de Administración y los diversos aspectos que integran este campo. Formular
•
alternativas
sistémicas
y
estructuradas
para
resolver
las
problemáticas de la organización, articularlas en las estructuras disciplinaria, interdisciplinaria y transdisciplinaria de situaciones específicas. Descubrir, producir y proponer alternativas organizacionales de solución,
•
cambio y mejoramiento para contribuir al desarrollo de las organizaciones, los 16
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
17
elementos teóricos de los Fundamentos de Administración.
17
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
18
5. UNIDADES DIDÁCTICAS Los contenidos del curso se presentan en el marco de las funciones de los Fundamentos de Administración, articulados en las siguientes unidades, capítulos, temas y secciones:
UNIDAD DIDÁCTICA 1: GENERALIDADES, PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN. CAPÍTULO 1: LA ADMINISTRACIÓN 1. EL MUNDO DE LA ADMINISTRACIÓN 1.1. Alcance 1.2. Evolución 1.2.1. Etapa Agrícola 1.2.2. Etapa Industrial 1.2.3. Etapa de la Comunicación 1.3. Antecedentes para la aparición de una administración 1.4. Aspectos de algunas Escuelas 1.4.1. La Escuela Tradicional 1.4.2. La Escuela del Comportamiento 1.4.3. La Escuela del Proceso Administrativo 1.4.4. La Escuela Cuantitativa 2.
LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO 2.1. Importancia para el administrador 2.2. Clasificación de las funciones de la administración 2.2.1. División tripartita 18
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
19
2.2.2. División en cuatro elementos 2.2.3. Clasificación en cinco elementos 2.2.4. Clasificación en seis elementos 2.3. El fundamento y la práctica 2.3.1. Aplicación universal 2.3.2. El papel del recurso humano 2.3.3. Factores que afectan el trabajo 2.3.4. La administración y las actividades especializadas 3.
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 3.1. La mecánica administrativa 3.2. La dinámica administrativa 3.3. Fundamentos básicos de cada paso del proceso 3.3.1. La planeación 3.3.2. La organización 3.3.3. La dirección 3.3.4. El control 4. FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR 4.1. Funciones básicas generales 4.1.1. Planear 4.1.2. Organizar 4.1.3. Dirigir 4.1.4. Controlar 4.2. Forma de realizar las funciones 19
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
5.
20
4.2.1. Planeación 4.2.2. Organización 4.2.3. Dirección 4.2.4. Control EL ENFOQUE OPERACIONAL 5.1. La organización como sistema 5.2. Enfoque de realidades Actividad de aprendizaje 3 Autoevaluación 4
CAPÍTULO 2: LA PLANEACIÓN 1. NATURALEZA DE LA PLANEACIÓN 1.1. Conceptos fundamentales de planeación 1.2. Importancia de la planeación 1.3. Principios de la planeación 1.3.1. Principio general 1.3.2. Principios centrales 1.4. Principales filosofías de la planeación 1.4.1. Planificación estratégica 1.4.2. Planificación rutinaria 1.4.3. Planificación suprema 1.4.4. Planificación innovadora 2. EL SISTEMA PLANIFICADOR 2.1. Premisas básicas 2.2. Fases del proceso planificador 2.2.1. Consideraciones 20
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
3.
4.
21
previas a la formulación de un plan 2.2.2. Comprensión del sistema planificador 2.3. Formulación de planes 2.3.1. Actividades fundamentales de la planeación 2.3.2. Tipos de planes Actividad de aprendizaje 5 Autoevaluación 6 LA TOMA DE DECISIONES 3.1. El fundamento de la toma de decisiones 3.2. Identificación del problema 3.3. La obtención de información 3.4. Determinación de los cursos de acción 3.5. La evaluación de alternativas 3.6. La toma de decisión LOS OBJETIVOS EN LA PLANEACION 4.1. Naturaleza de los objetivos 4.1.1. Meta 4.1.2. Sub-metas 4.1.3. Deseos paralelos 4.2. Requisitos de los objetivos 4.2.1. Factible 4.2.2. Concreto 4.2.3. Claro 4.2.4. Mesurable 21
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
22
4.2.5. Difundido 4.3. La red de objetivos 4.4. Los objetivos externos 4.5. Los objetivos por tiempo 5. POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS 5.1. Características 5.1.1. Diseñadas por la alta dirección 5.1.2. Trazadas según objetivos 5.1.3. Consignadas formalmente por escrito 5.1.4. Unificadoras de los criterios de interpretación 5.1.5. Flexibles 5.1.6. Difundidas en los apartes pertinentes 5.1.7. Sujetas a revisión y control continuo 5.1.8. Diferentes de las reglas y procedimientos 5.1.9. Sometidas a cierto grado de secreto 6. PROCEDIMIENTOS, MÉTODOS Y PROGRAMAS DE ACCIÓN 6.1. Importancia de los procedimientos 6.2. Los métodos 6.3. El diagrama de proceso 6.3.1. Operaciones 6.3.2. Transporte 6.3.3. Inspección 22
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
23
6.3.4. Demora 6.3.5. Almacenamiento 6.4. Los programas de acción 6.4.1. Clases de programas y características 6.4.2. Utilización de los métodos de programación
CAPÍTULO 3: LA ORGANIZACIÓN 1. NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN 1.1. Concepto 1.2. Importancia de la organización 1.3. Características 1.4. Principios 1.5. El proceso de organización 2. LOS PROBLEMAS DE ORGANIZACIÓN 2.1. Fundamentos del criterio 2.2. Simplificación de las necesidades. 2.3. La división del trabajo 2.4. La unión del trabajo y el desarrollo organizacional 3. FUNCIONALISMO O DEPARTAMENTALIZACIÓN 3.1. Consideraciones previas para la departamentalización 3.2. Formas de departamentalización 3.3. Razones e importancia de la departamentalización 'por funciones 3.3.1. Subsistema administrativo 23
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
24
3.3.2. Subsistema financiero 3.3.3. Subsistema comercial 3.3.4. Subsistema de producción 4.
JERARQUIZACIÓN
4.1. Relación entre el crecimiento y los niveles de jerarquía 4.2. Amplitud de mando en la administración 4.3. Principio de responsabilidad 4.4. El principio de autoridad 4.4.1. Los conceptos de autoridad 4.4.2. Tipos de autoridad 4.5. Delegación de autoridad 4.5.1. Principio de la delegación 4.5.2. Clases de delegación 4.5.3. Reglas para la delegación 5. DEFINICIÓN DE FUNCIONES y SELECCIÓN DE PERSONAL 5.1. Definición de funciones 5.1.1. Análisis de puestos 5.1.2. Manuales departamentales de organización 5.1.3. Cartas de distribución del trabajo 5.2. Dotación de personal 24
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
25
UNIDAD DIDÁCTICA 2: DIRECCIÓN Y CONTROL CAPÍTULO 1: LA DIRECCIÓN 1. NATURALEZA DE LA DIRECCION 1.1. Definición 1.2. La empresa y sus objetivos 1.3. Importancia de la dirección 1.4. Importancia del elemento humano 2. ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DIRECCIÓN 2.1. La responsabilidad del administrador 2.2. El medio ambiente 2.3. La apreciación de la competencia de los subordinados 3. LA COMUNICACIÓN COMO BASE DEL PROCESO DE DIRECCION Objetivos 3.1. Interacción de los elementos del proceso de dirección 3.2. La comunicación en las organizaciones 4. MANEJO DE GRUPOS Objetivos 4.1. Los grupos en 25
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
26
las organizaciones 4.2. Características de los grupos formales 4.3. Características de los grupos informales 4.4. Manejo del trabajo de grupos 5. EL LIDERAZGO Objetivos 5.1. Actividades del líder administrador 5.2. Enfoque situacional para el liderazgo 5.3. La rejilla gerencial 5.4. Las tendencias de los directivos 6. MOTIVACIÓN Objetivos 6.1. Teorías de motivación 6.2. Estrategias de motivación
CAPÍTULO 2: EL CONTROL 1. NATURALEZA DEL CONTROL 1.1. Definición del control 1.2. Campo de acción del control 1.3. El proceso de control 1.4. El control y el factor humano 2. EJECUCIÓN DE LA LABOR DE CONTROL 2.1. Tipos de control 2.2. La necesidad de control 26
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
27
2.3. Obstáculos para el éxito del control 2.4. Tareas para el control efectivo 2.5. El control hacia el futuro 2.6. Planeación y control de procedimientos 3. TÉCNICAS DE CONTROL 3.1. Descripción de las técnicas de control 3.2. La información como elemento necesario del control
27
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
28
5.1 MAPA CONCEPTUAL Identifica, Examina Arte, ciencia, Jerarquiza
Fundamentos de Administración
Infiere
Clasificación de funciones
Distingue
La administración como proceso
Fundamenta
P R OC E S O A D MI N I S TR A T I VO
Define
Resuelve
PREVISIÓN
PLANTACIÓN
Selecciona Principios
Ejerce ORGANIZACION
Evalúa DIRECCIÓN
CONTROL
Diseña Diagnóstico
RESPONSABILIDAD
Autoridad Estructura
SOCIAL
Objetivos
Ejecuta Estrategia
Prepara
Formula Políticas
Documenta Planes
Metas
Ejecuta
Comunicación
Cambio Organiza cional
Delegación
Autocontrol
Documenta
Objetivos Evalúa
Liderazgo
Define
Elabora y difunde
Procedimientos Evalua y selecciona Alternativas Y Decisiones
Cultura organizacional
EMPRESA
Ejecuta
ENTORNO
28
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
29
6. CONTEXTO TEÓRICO El origen del termino administración es: ad = dirección, minister = subordinación. Aunque tradicionalmente, por parte de diversos tratadistas se ha sostenido la discusión entre la Administración como ciencia y la Administración como arte, puede definirla como una disciplina y como un proceso: como disciplina, en tanto que es acumulación de conocimientos en la cual se encuentran principios, conceptos, teorías, metodologías, procedimientos, técnicas y herramientas; como proceso, en tanto que la aplicación de estos elementos se ejecutan funciones, tareas y actividades por parte de los distintos responsables del logro de metas y objetivos de las organizaciones. Algunos antiguos estudiosos de la Administración con sus estudios e investigaciones han dejado enunciados y postulados que han sido el origen de doctrinas y escuelas administrativas. Frederick w. Taylor y Henri Fayol, son los principales autores de este legado. En el libro Administración Industrial y General, escrito por Henri Fayol, pionero de la Administración se afirma que “El conjunto de las operaciones que realizan las empresas pude dividirse en seis grupos a saber: operaciones técnicas, operaciones comerciales, operaciones financieras, operaciones de seguridad, operaciones de contabilidad y operaciones administrativas. Estos seis grupos de operaciones o “funciones esenciales” existen siempre en toda empresa ú organización, sea ésta simple o compleja, pequeña o grande”. De esta manera da a conocer la importancia de la operación administrativa, ya que es la que formula la operación general de acción de la empresa ú organización, de constituir el cuerpo social, de coordinar los esfuerzos, de armonizar los actos; las actividades anteriores dieron pie para que definiera administración como prever, organizar, mandar, coordinar y controlar, consolidadas como: planear, organizar, dirigir y controlar, funciones que se ocupan de la organización 29
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
30
racional del trabajo. Muy brevemente se definirán a continuación cada una de las anteriores funciones: Planear: son las acciones que se deben realizar para alcanzar las metas u objetivos propuestos por la empresa ú organización. Organizar: ejecutar las acciones, coordinando el trabajo del equipo de colaboradores y de las empresas que son necesarias para ayudar a la implementación de lo planeado. Dirigir: motivar e influir sobre las personas que forman parte del equipo de trabajo, tomar decisiones, instruir y expedir órdenes. Controlar: vigilar y conducir los procesos y las actividades que se desarrollan; identificar problemas los surgidos y diseñar medidas correctivas y/o preventivas orientadas a la solución de los mismos. Es fundamental para el desarrollo exitoso de las organizaciones tener en cuenta cada una de las funciones administrativas y para ello las personas responsables de esos resultados deben permanecer evaluando alternativas de mejoramiento, tomando decisiones y buscando soluciones, lo cual no es otra cosa que administrar. Por otra parte, para que el futuro profesional pueda alcanzar un buen desempeño, es fundamental que éste conozca la relación entre la administración y otras disciplinas, en particular la propia de su desempeño, con la intencionalidad de lograr la integralidad de su carrera, desarrollando de esta forma las competencias y habilidades necesarias para trabajar con equipos 30
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
31
interdisciplinarios. Por ejemplo, algunas de las diversas disciplinas que conforman la formación profesional de la administración son las ciencias básicas, tales como la matemática y la estadística, las ciencias sociales y humanistas, económicas, contables, financieras y jurídica. Al hacer una retrospectiva sobre el punto anterior, en comienzos del siglo pasado se aprecia cómo la medicina, el derecho, la ingeniería y tal vez el sacramento sacerdotal, eran las únicas actividades que en sentido estricto se acercaban al concepto moderno de profesiones liberales, las cuales hoy en día tienen como características fundamentales: a) la formación técnica en regla controlada institucionalmente, conducente al dominio de una tradición cultural, ética, moral y/o espiritual; b) competencia para aplicar esta tradición en un campo determinado, y c) control colegiado sobre competencia para que sus actividades sean socialmente responsables 1. En Colombia, durante la primera mitad del siglo pasado, la creación de escuelas e
institutos
universitarios
para
el
aprendizaje
de
los
conocimientos
administrativos, fue gestada por ingenieros y estuvo, hasta finales de la década de los años cincuenta, en manos de las disciplinas ingenieriles, o confundida con la educación en economía. Los primeros pasos en el proceso de diferenciación e independencia de dicha formación fueron dados a partir de la titulación como “Administración de Negocios’’ que empezaría a ofrecer la Escuela de Administración y Finanzas EAF. (Hoy Universidad EAFIT) desde 1980. 2 La Administración se concibe
a partir de esta época, como una de las
disciplinas más importantes en el ámbito nacional e internacional, pues su proyección 1
esta
considerada
como
una
disciplina
socio-humanística,
(Departamento Nacional de Planeación –DNP- 1990, 46)
31
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
32
comprendiendo al ser humano como el centro de la Administración y hacia quien se dirige en múltiples sentidos la meta propuesta por la organización. Los actuales estudios sobre la administración arrojan resultados positivos para la disciplina, ya que desde el inicio de los tiempos el ser humano prima ante cualquier interés que puedan tener las empresas ú organizaciones. Desde luego, la Universidad Nacional Abierta y a Distancia
- UNAD, en su
misión institucional y su gestión académica y curricular, contempla aspectos como la “formación integral y permanente del ser humano, que fortalecen esos nuevos paradigmas socio –humanísticos que hacen que la formación del futuro Graduado Unadista, sea integral y desarrolle las competencias suficientes y necesarias en su proyecto de vida y su desarrollo sostenible en esta sociedad”. La acción de la empresa ú organización debe procurar permanecer enmarcada dentro de un proceso administrativo, no sólo intuitivo sino también racional; por ello es necesario para ella identificar sus componentes organizacionales y de su entorno, saber dónde y cómo está aquella. (diagnóstico interno y externo), diseñar y gestionar el cambio mediante la comunicación, prever y desarrollar un proceso formal de planeación, elaborar planes, determinar objetivos y metas, definir estrategias y políticas, ejecutar procesos de organización y de coordinación, diseñar estructuras, procesos y procedimientos, líneas de autoridad y áreas de responsabilidad, clasificar y delegar funciones, ejercer dirección y liderazgo, definir sistemas y mecanismos de control, autocontrol y de toma de decisiones, para gestionar y manejar en forma sostenible los factores de producción y la empresa ú organización.. 2
(Molina: 1990,32).
32
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
33
7. METODOLOGIA GENERAL En la pedagogía utilizada en la metodología de educación a distancia, se aborda el aprendizaje autónomo involucrando competencias de interés y participación, de comprensión, argumentación y proposición, cognitivas y de formación, desarrolladas en el acto pedagógico. El desarrollo de estas competencias hace que el estudiante diseñe ambientes y momentos determinados, dando un orden a su proceso de aprendizaje desde su propio criterio. En esta metodología se encontrarán las siguientes actividades que permiten estructurar las estrategias de aprendizaje que conducen a la consecución de las competencias antes mencionadas: Actividad previa, actividad de ejecución y actividad evaluativa; estas actividades le permiten al estudiante: reconocer, profundizar y transferir. La primera menciona el reconocimiento a su entorno y todo lo que le rodea, desarrollando sentido crítico; en segundo lugar, se aprecia que el estudiante tiene que saber qué puede hacer con lo que tiene y con lo que sabe, para construir conocimiento; por último, transferir significa que puede comunicar lo aprendido y lo hace ver de una forma clara y coherente. La UNAD, en su sistema de evaluación ha tenido en cuenta tres momentos que, complementados, dejan vislumbrar el proceso desarrollado por el estudiante consolidado para el cumplimiento de los propósitos, objetivos y metas propuestas de quienes abordan el aprendizaje independiente.
33
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
34
8. SISTEMA DE EVALUACIÓN El sistema de evaluación tiene en cuenta tres momentos para percibir el proceso consolidado de aprendizaje desarrollado por el estudiante, para el desarrollo y el cumplimiento de los propósitos, objetivos, competencias y metas propuestas por quienes abordan el aprendizaje autónomo. Los tres momentos que evidencian lo expuesto anteriormente son:
La autoevaluación: el estudiante juzga y evalúa sus propios esfuerzos, teniendo en cuenta la revisión, la reflexión y la autocrítica. El resultado debe permitir la identificación de los progresos alcanzados y de las necesidades, aspiraciones y metas para aprendizajes futuros. En la autoevaluación se encuentran los siguientes criterios a evaluar:
Auto –aprendizaje: evalúa la apropiación de los temas o contenidos.
Ampliación de temas: contempla los procesos de consulta e investigativos.
Trabajos: se tiene en cuenta la calidad y la creatividad en la elaboración de los trabajos Procesos comunicativos: hace referencia a la comunicación e interrelación con el grupo de trabajo y con el tutor.
La coevaluación: entendida como el proceso colaborativo para poner en común evidencias o productos de aprendizaje, identificando las fortalezas, estrategias, errores o limitaciones que presentan los integrantes del pequeño grupo de estudio; mediante una retroalimentación se expone el punto de vista 34
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
35
de cada uno, con respeto, honestidad y ética. Los criterios a tener en cuenta para la evaluación son:
Procesos cognitivos: se refiere al desarrollo de procesos comunicativos, competencias cognitivas y valorativas en: Relaciones y trabajos con el entorno (en cada región) Relaciones de trabajo con el pequeño y gran grupo (responsabilidad, aportes y colaboración) Relaciones de trabajo con el tutor: intercambio comunicativo en las tutorías
La heteroevaluación: realizada por el tutor; identificando los propósitos y los logros a alcanzar, establece las competencias a desarrollar en cada curso académico. Los principales criterios son:
El alumno y su aprendizaje autónomo
El trabajo en grupo pequeño
El trabajo en la tutoría
35
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
36
9. GLOSARIO DE TÉRMINOS Adiestramiento: Administración: Administrativista: Alternativa : Amplitud:
Arte :
Autocontrol : Autoridad: Cambio organizacional: Capital: Ciencia: Clasificación de las funciones: Cohesión:
Proceso para desarrollar las cualidades del recurso humano. Enseñar e instruir al trabajador para desarrollar en él destrezas que le permitan ser más productivo. Conjunto de principios y técnicas sistemáticas que permiten al hombre lograr finas. Acción de planear, organizar, dirigir, controlar e integrar los recursos de una entidad con el fin de lograr unos objetivos. Persona que se dedica a la investigación y al estudio de las teorías, técnicas y practicas administrativas. También se dice de quien practica la administración en forma científica Opción entre dos ó mas situaciones factibles. Tramo de control. Número de individuos que se supervisan. Conjunto de preceptos o reglas necesarios para hacer bien una cosa. Virtud, disposición, habilidad. Arte de administrar: conjunto de preceptos y reglas para la creación, organización, sostenimiento, progreso y funcionamiento de las organizaciones administrativas. Conjunto de reglas necesarias para hacer bien una cosa. Habilidad para utilizando lo material, expresar una concepción. Capacidad independiente y autónoma para ejecutar actividades de inspección, comprobación, vigilancia, verificación, confrontación, medición, manejo o conducción de una acción. Hacer por sí mismo una comparación de resultados. Auto-inspección. Facultad, potestad para impartir instrucciones y/o para tomar decisiones. Proceso de innovación, transformación, diferenciación o evolución estratégica, estructural y/o de funcionamiento de una organización. Caudal, patrimonio. Conjunto de bienes no destinados al consumo sino a la generación de otros bienes. Conocimiento cierto de las cosas por sus principios, causas y efectos. Cuerpo de doctrina (teoría) metódicamente formado y ordenado, que constituye un ramo particular del saber humano. Agrupamiento y ordenamiento específico de oficios, tareas y actividades de acuerdo con factores, criterios, variables, elementos y/o variables establecidos Grado de unión entre los individuos que integran un grupo.
Grupo de trabajo que se encarga de ejecutar alguna labor específica. Componentes de la Elementos que intervienen en la entrada, el funcionamiento y/o el resultado del funcionamiento de los sistemas,
Comité:
36
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
37
organización:
subsistemas y operaciones.
Comunicación:
Coordinación:
Trato, intercambio correspondencia de ideas u objetos entre dos o más personas. Comunicación unilateral del expositor ó instructor hacia la audiencia. Asesor. Persona especializada en un campo tecnológico, profesional, disciplinar, empresarial, o sectorial, que formula su parecer y recomienda de manera estructurada y sistemática la mejor forma para abordar situaciones sectoriales, organizacionales y/o empresariales y así mismo para implantar dichas propuestas. Comparación de resultados con lo planeado, inspección, fiscalización, intervención. Acto de poner de acuerdo a un grupo de personas para una acción determinada. Ajuste armónico para efectuar. Disponer las cosas metódicamente para efectuar la acción.
Coyuntura:
Articulación de situaciones. Oportunidad.
Decisión:
Selección racional de un curso de acción entre varias alternativas Encargo o representación por medio de estatutos o normatividad pertinente, en cabeza de terceras personas para ejecución de funciones y ejercicio de atribuciones específicas. Acción de facultar a una persona para que represente a otra o a una entidad. Declarar y postular cualitativa y cuantitativamente (Dimensionamiento en términos de momento, lugar y especificaciones, características y atributos pertinentes) de los resultados de la ejecución de estrategias, acciones y operaciones. Proceso de investigación que partiendo de un marco teórico, un modelo normativo o un deber ser inspirado en teorías y/o técnicas administrativas, interdisciplinarias y transdisciplinarias, observa, describe, confronta y analiza todas las condiciones de la situación actual que se aparten del referente y establece un plan de acción, de mejoramiento y de desarrollo para introducir gradualmente el cambio organizacional requerido para acercar la organización al nivel de la situación deseada. Guía, instrucción, orientación, mando
Conferencia:
Consultor:
Control: Coordinación:
Delegación:
Determinación de objetivos :
Diagnóstico:
Dirección: Efectividad: Eficiencia: Entorno :
Grado con el cual se alcanzan los objetivos. Grado en el cual los recursos contribuyen a la productividad. Conjunto de macro y/o micro variables, fuerzas y factores externos a una empresa ú organización, sector ó sistema económico, controlable y no controlable, directo e indirecto, 37
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
38
Estrategia:
entre los cuales existe o puede existir una relación de interdependencia o de influencia, a corto, mediano y/o largo plazo. Nivel de actividad que sirve como modelo para evaluar la ejecución. Plan amplio y general para alcanzar objetivos a largo plazo
Estructura:
Distribución y orden de las partes de un todo.
Evaluación:
Valorar. Administrativamente: la contribución a los objetivos y los recursos. Esperanzas fundadas en una probabilidad de ocurrencia de un fenómeno o evento. Que es posible. Que se puede hacer.
Estándar:
Expectativas: Factibilidad: Factores de producción : Fenómeno: Fuerza de motivación: Grupo formal: Grupo informal: Indice: Jerarquía : Jerárquico: Liderazgo : Madurez: Marketing: Medida correctiva:
Talento humano, dinero, obras civiles y construcciones, maquinaria, equipos, herramienta, materia prima, materiales insumos y suministros necesarios para ejecutar procesos de producción de bienes y servicios. Apariencia o manifestación material y espiritual. Prioridad de deseos que obligan a seguir un tipo determinado de conducta. Grupos de personas reunidas por voluntad expresa de las organizaciones de acuerdo con la distribución de la estructura de relaciones internas. Reunión de personas que se unen espontáneamente por afinidad. Número relativo que indica la variación de las magnitudes estadísticas. Escala que conforman los jefes, desde el nivel más alto hasta el más bajo. Relativo al orden, a la graduación., Nivel de autoridad que proporciona una jerarquía. Capacidad de influencia sobre los demás. Condición de líder o ejercicio de sus actividades. Ir a la cabeza. Acción de dirigir el comportamiento de otros hacia el logro de objetivos. Desde el punto de vista del liderazgo es la habilidad para ejecutar trabajo, asumir responsabilidades y desear el éxito. Vocablo inglés para denominar la mercadotecnia. Actividad encargada del manejo de los problemas comerciales. Acción para corregir las desviaciones, fallas o errores cometidos en el trabajo para eliminar las causas que las han producido. Requiere a partir de ese momento llevar la actividad a cumplir los estándares fijados. 38
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
Modelo: Motivación: Organimetría: Organización: Percepción: Planeación: Política : Ponderación: Ponderar: Premisa: Presupuesto: Principio: Procedimiento:
Proceso Administrativo:
Proceso: Pronósticos: Proyecto:
39
Representación de un conjunto de conceptos. Impulsar la causa o razón que mueve a la acción. Estado interno del individuo que genera comportamientos que contribuyen el logro de un objetivo. Disciplina que se encarga del estudio y manejo del esquema de organización de una empresa. Conjunto de personas interrelacionadas con un propósito determinado. Interpretación de un mensaje verbal o no verbal según la forma como lo recibe el individuo. Función gerencial del proceso administrativo que formula una Proyección empresarial ú organizacional. Marco de referencia que guía el curso de la acción. Filosofía de la empresa. Directriz u orientación administrativa a seguir en el proceso de toma de decisiones en un nivel y momento preestablecidos en el funcionamiento de un sistema. Acción de examinar algo con cuidado. Establecer cualitativa o cuantitativamente (porcentual o decimal) la importancia relativa de una parte de un todo con respecto al todo. Primera proposición. Consideración previa. Descripción de los planes y resultados esperados en términos numéricos. Verdad fundamental que se tiene por tal en un momento dado y que explica las relaciones entre dos o más conjuntos de variables. Primer instante del ser de una cosa, Fundamento. Método para proceder secuencialmente en la ejecución de un acto. Secuencia formal de funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control, a través de la cual se establece la situación actual de una empresa ú organización, se analiza y se evalúa su entorno, se formulan planes, se definen estructuras, cargos, funciones y procedimientos, se gestionan, se asignan, se manejan y se transforman factores de producción, para cumplir la misión y el objeto social de una empresa ú organización. Conjunto de las fases de un fenómeno. Actuación, trámite, procedimiento. Conjunto de fases sucesivas de una operación. Predicción de eventos futuros con base en series de tiempo históricas. Designio o pensamiento de ejecutar algo. Diseño. Actividad programada y formulada por etapas y fases en forma estructurada. 39
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
40
Tabular:
Acción de rodar o rotar. Cambiar de sitios dentro de un mismo eje. Comunicación interpersonal en dos vías. Información de retorno. Ordenar datos en forma de tabla. Computar.
Técnicas:
Conjunto de procedimientos de una ciencia o un arte.
Tendencia:
Propensión o inclinación hacia determinado punto o fin.
Teoría :
Conocimiento especulativo considerado con independencia de toda aplicación. Serie de leyes que sirven para relacionar determinado orden de fenómenos.
Rotación: Retroalimentación:
40
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
41
10. FUENTES DOCUMENTALES Web sites: http://biblioteca.unad.edu.co http://www.dgbiblio.unam.mx/servicios/dgb/publicdgb/bole/fulltext/volVI2/proc eso.html http://www.elprisma.com/apuntes/apuntes.asp?categoria=101 http://www.elprisma.com/apuntes/apuntes.asp?page=1&categoria=101 http://www.etechwebsite.com/colombia/unad/ http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/adminelibe.htm #intro http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/episglob.htm http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpyyypAulVSgddZAIj.php http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/administracion/index.htm http://www.uas.mx/cursoswebct/presupuestos/lec1.htm
Textos universitarios impresos: CHIAVENATO, Idalberto. ADMINISTRACIÓN: Proceso administrativo: Teoríaproceso-práctica. 3ª ed. McGraw-Hill, Bogotá 2001. CHIAVENATO, Idalberto. INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN. McGraw-Hill, México, 2005. George, Claude S., ÁLVAREZ, Lourdes. Historia del pensamiento administrativo. 2ª ed. Pearson- Prentice Hall. México, 2005. Hampton, David R. ADMINISTRACIÓN. 3ª ed. en español. McGraw Hill, México 2005. HERNÁNDEZ Pérez, Petra. Administración aplicada – Ejercicios y casos de estudio. Ed. ECAFSA, 2ª ed. México, 1999. KATS, Fremont E., Administración en organizaciones. 2ª ed. en español McGraw Hill, México, 2005. KOONTZ, Harold. Elementos de Administración. McGraw Hill. 6ª ed. México, 41
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
42
2001. MÜNCH, Galindo Lourdes. Fundamentos de Administración. Casos y prácticas. Ed. Trillas , México, 2001. MÜNCH,
Galindo
Lourdes,
GARCIA,
Martinez,
José.
Fundamentos
de
Administración. Ed. Trillas , México, 1990. 14ª reimpresión, México, 2004. ROBBINS, Stephen P., COULTER, Mary. 8ª ed. Pearson – Prentice-Hall, México, 2005. SABOGAL Sabogal, Omar.
Audiovisuales: Aspectos administrativos de la empresa 66-0061 67-0507 30 min. Unisur Serie: Acortando Distancias, Antonio José. Londoño, 93 66-0192 LAS PYMES EN TAIWÁN 3/ 4 – Color 6 Minutos. (Serie: Desarrollo Empresarial). Productor: Cesa - Incolda 67-0507 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA 66-061 3/4 – Color 30 Minutos Prog.1 (Serie: Acortando distancias) Productor: UNISUR 1993 Contenido temático: Antonio José Londoño
42
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
43
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD
II. GUÍA DE ACTIVIDADES
BOGOTA – COLOMBIA 2005 43
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
44
1. FASES DE APRENDIZAJE 1.1. UNIDAD 1: GENERALIDADES, PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN FASES DE APRENDIZAJE RECONOCIMIEN TO Conocer y apropiarse de las generalidades, los conceptos, las técnicas y el conjunto de conocimientos referentes a las generalidades del proceso administrativo y los procesos formales de Planeación y organización como funciones gerenciales. •
UNIDADES DIDÁCTICAS / PALABRAS CLAVE Se identifican, se describen, se interpretan, se relacionan y se comparan las características, nociones básicas y las generalidades de la teoría de los fundamentos de la administración, enmarcados dentro del modelo del proceso administrativo y los procesos de planeación y organización como funciones gerenciales.
SITUACIONES DE SALIDA •
•
•
•
Se desglosan y se examinan los PROFUNDIZACIÓ conceptos N Desarrollar la correspondientes a capacidad de las funciones del profundizar y de proceso aplicar el los administrativo, el conocimientos enfoque adquiridos en operacional, la torno al incidencia del pensamiento cambio en el administrativo en ambiente el contexto social, empresarial, el político, cultural, diagnóstico, la económico y planeación, los tecnológico, desde objetivos, las el marco referente estrategias, las
•
Identificación de los elementos de las funciones de planeación y organización aplicados a la organización y los efectos que dicha aplicación produce en su funcionamiento. Comprensión de los componentes organizacionales en lo relacionado con las funciones de planeación y organización. Comprensión de los problemas empresariales a nivel gerencial, operativo y sectorial, nacional e internacional en lo relacionado con los procesos formales de planeación y organización, como funciones gerenciales. Conceptualización de los elementos y aspectos relacionados y define los factores
SITUACIONES DE ENTRADA / CARÁCTER DEL CURSO Situación 1: Intuye el sentido de la organización y su naturaleza económica y productiva.
Situación 2: Identifica subjetivamente elementos relativos a la proyección, previsión, planeación y la organización.
44
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
de la planeación y la organización como funciones gerenciales.
políticas, la toma de decisiones, la organización, la jerarquización y la departamentalizació n.
básicos para alcanzar niveles más altos de rendimiento a través de las estrategias, las estructuras, los procesos y los procedimientos organizacionales. •
• •
TRANSFERENCIA Perfeccionar la capacidad de comprender, expresar proponer, diseñar y mejorar los procesos de planeación y organización, sus efectos en el desarrollo de las empresas ú organizaciones.
Se identifican y resuelven situaciones problema, se producen propuestas y alternativas de cambio organizacional en los campos referentes a las funciones de planeación y organización.
Desarrollo de propuestas específicas con respecto a políticas, cambios y modelos estructurales de diferentes procesos administrativos organizacionales.
45
Situación 3: Comprende la importancia de la racionalidad del proceso de toma de decisiones. Situación 4: Identifica y expone inquietudes y tópicos generadores de investigaciones sobre factores referentes a las funciones de planeación y organización, como funciones gerenciales.
1.2. UNIDAD 2: LA DIRECCIÓN, EL LIDERAZGO Y EL CONTROL. FASES DE APRENDIZAJE RECONOCIMIEN TO Adquirir los conocimientos fundamentales contenidos en los procesos formales de liderazgo, dirección y control como funciones gerenciales. •
UNIDADES DIDÁCTICAS / PALABRAS CLAVE Se identifican, se describen, se interpretan y se relacionan los procesos de liderazgo, dirección y control. Se desglosan y se examinan los conceptos correspondientes al
SITUACIONES DE SALIDA •
•
Identificación de los elementos del proceso administrativo aplicados a la organización y los efectos que dicha aplicación produce en su funcionamiento. Comprensión de
SITUACIONES DE ENTRADA / CARÁCTER DEL CURSO Situación 1: Intuye el sentido de la dirección como función gerencial de la empresa ú organización, Situación 2: Percibe la diferencias existentes de la calidad entre los 45
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
elemento humano, la responsabilidad del administrador, la apreciación de la competencia de los subordinados, el papel de la comunicación y los recursos propios del control.
•
Se identifican y PROFUNDIZACIÓ resuelven N Desarrollar y situaciones, se profundizar en el producen conjunto de propuestas y conocimientos alternativas de adquiridos en mejoramiento en referencia a las los procesos de funciones de liderazgo, dirección dirección, y control. liderazgo y control, como funciones y procesos fundamentales del pensamiento administrativo para fortalecer la capacidad de convivencia como persona, como ser social, como profesional en el ambiente empresarial y general.
los componentes organizacionales en lo relacionado con las funciones del proceso administrativo, con el fin de contribuir a que la organización mejore su eficacia y eficiencia de manera socialmente sostenible y responsable. •
•
Comprensión de algunos problemas empresariales a nivel gerencial, operativo y sectorial, nacional e internacional en lo relacionado con los procesos administrativos y sus relaciones con las variables internas y externas que influyen en su funcionamiento. Elaboración de conceptualizacione s ordenadas y completas, relacionadas con el modelo del Proceso Administrativo, definiendo los básicos para alcanzar niveles más altos de rendimiento a través de las estrategias, las estructuras, los
46
distintos espíritus o tipos de relacionarse los directivos con las personas a su cargo Situación 3: Intuye el sentido y la importancia del control en una empresa ú organización, como mecanismo fundamental para asegurar el logro de los objetivos propuestos. Situación 4: Analiza subjetivamente elementos propios del comportamiento humano y el desarrollo de las operaciones y procesos. Situación 5: Identifica y expone inquietudes y tópicos generadores de investigaciones sobre factores referentes a las funciones de liderazgo, dirección y control como funciones gerenciales.
46
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
47
procesos y los procedimientos organizacionales. • •
TRANSFERENCIA Aplicar los conocimientos adquiridos a la realidad empresarial concreta y demostrar la capacidad de crear, mejorar transformar y los procesos anteriormente mencionados.
•
Desarrollo propuestas específicas con respecto a políticas, cambios y modelos estructurales de diferentes procesos administrativos organizacionales.
Situación 6: Demuestra de manera explícita y concreta el interés activo por adquirir , practicar y aplicar el conocimiento, sus habilidades y destrezas en situaciones conocidas a situaciones desconocidas, relacionadas con la cultura y el clima organizacional, el ambiente laboral, el manejo de personal y el manejo correcto de las operaciones, funciones y procesos organizacionales, empresariales, productivos y operativos.
47
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
48
2. INTERACTIVIDADES POR FASE DE APRENDIZAJE Para la identificación clara del proceso en el cumplimiento de las actividades propuestas para este curso académico, es importante identificar las estrategias pedagógicas y de aprendizaje a utilizar.
Activación cognitiva: El estudiante se pregunta que es lo que sabe?, con esta acción realiza una búsqueda de los conocimientos que tiene acerca del tema a estudiar, facilita la llegada de la nueva información y enfoca su interés de manera que pregunta: qué quiere saber? Lectura autorregulada: Descrita como la forma de leer con sentido y con un propósito establecido, de manera que el estudiante toma el control de su propio aprendizaje. (3.1. INSTRUCTIVO LECTURA AUTORREGULADORA). Conceptualización: Es la acción realizada a partir de un elemento o conjunto de elementos de manera organizada, lo que permite su comprensión y asimilación. Es decir una acción de puesta en práctica lo asimilado. (3.2 INSTRUCTIVO PARA REALIZAR LA CONCEPTUALIZACIÓN) Socialización: Actividad a través de la cual se ponen en común opiniones, experiencias, argumentos, puntos de vista, etc., sobre un tema o una situación en particular. Conversatorio: Es una técnica de comunicación en grupo que consiste en intercambiar puntos de vista entre los integrantes del grupo de curso y está dirigida por el tutor. Autoevaluación: Es la evaluación que realiza el estudiante sobre su proceso de aprendizaje, con el propósito de detectar debilidades y fortalezas; debe tener en cuenta: diagnóstico, reflexión y autorregulación. (Anexo 3). 48
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
49
Coevaluación: La realizan los compañeros del pequeño grupo colaborativo sobre el producto realizado en forma individual y bajo parámetros que ellos mismos diseñan. Heteroevaluación: Es la evaluación que realiza el tutor, de los productos presentados por el estudiante, con el propósito de evidenciar dificultades y apoyarlo en su proceso de aprendizaje. Mapa conceptual: Es la representación gráfica de las conexiones entre varios conceptos y su finalidad es representar relaciones significativas entre los mismos para permitir el conocimiento de nuevos conceptos y/o fortalecer conceptos preexistentes; los mapas conceptuales se constituyen en una de las estrategias que ayudan a pensar. Permiten ordenar y sistematizar el conocimiento de tal manera que el acto de pensar es fluido y organizado. Informe de relatoría: Documento que relaciona las actividades desarrolladas en la reunión en pequeño grupo colaborativo, identificando las conclusiones, fortalezas y debilidades presentadas, de igual manera presenta las proyecciones. Producto: Es el trabajo que debe realizar el estudiante como resultado de su estudio individual o en pequeño grupo colaborativo y que se somete a coevaluación y heteroevaluación. Puede ser de diversas formas según el tema en estudio y criterio del tutor. Portafolio: Carpeta donde el estudiante lleva en forma organizada la historia de sus productos y trabajos, sirve para evaluar el progreso que ha tenido en su proceso de aprendizaje y además como referente al tutor para la respectiva evaluación.
49
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
50
Trabajo personal: Es el estudio que el aprehendiente realiza en forma individual, en el espacio y hora seleccionados por él mismo, en cumplimiento del desarrollo de las diferentes temáticas. Pequeño grupo colaborativo: Determinada como una estrategia importante en el aprendizaje autónomo teniendo como fin socializar el trabajo personal, poner en común preguntas, inquietudes, dudas y observaciones sobre el estudio de contenidos realizados, aquí se tiene el ánimo de intercambiar puntos de vista con diversos niveles de conocimiento. Se presenta como un escenario en el cual es posible incentivar la cultura del diálogo, la discusión y la argumentación, respetando la singularidad.
Grupo de curso: Es la reunión de todos los estudiantes del curso académico para compartir experiencias y desarrollar actividades de acompañamiento tutorial. Puede realizarse en forma presencial o a través de mediaciones tecnológicas. 2.1 DINÁMICA DE ESTUDIO Para dar una ilustración precisa del proceso que va a desarrollar el estudiante en su proceso de aprendizaje para el curso académico de Fundamentos de Administración se relacionan a continuación dos cuadros. El primero presenta la distribución de los temas para cada semana de estudio y el segundo detalla las actividades que se deben desarrollar, igualmente por semana, en forma de trabajo personal, en pequeño grupo colaborativo y grupo de curso, especificando para cada caso el producto que el estudiante debe presentar para coevaluación y heteroevaluación. Es importante precisar que todos los documentos y productos que el estudiante realice deben ir guardados en el portafolio debidamente organizados y 50
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
51
clasificados. Este portafolio puede ser en físico o electrónico, y es de obligatorio cumplimiento por parte del estudiante y del tutor a cargo.
2.1.1 Distribución de temas por semanas UNIDAD / CAPITULO / SECCIÓN
SEMANA
PLANEACIÓN ACADÉMICA
1
INDUCCIÓN
2
UNIDAD 1: GENERALIDADES, PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN CAPÍTULO 1: LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO 1.
Importancia para el administrador
2.
Clasificación de las funciones del administrador
3.
El fundamento y la práctica
CAPÍTULO 2: FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 1.
La mecánica administrativa
2.
La dinámica administrativa
3.
Fundamentos básicos de cada paso del proceso
3
4
CAPÍTULO 3: FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR 1.
Funciones básicas generales
2.
Formas de realizar las funciones
5
CAPÍTULO 4: EL ENFOQUE OPERACIONAL 1.
La organización como sistema
2.
Enfoque de realidades
CAPÍTULO 5: LA PREVISIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN 1.
Importancia
2.
Ubicación dentro del proceso
3.
Naturaleza de la previsión
4.
Principios generales
6
CAPÍTULO 6: INCIDENCIA DEL CAMBIO EN EL AMBIENTE EMPRESARIAL 1.
Factores de cambio 51
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
2.
Variables que interesa analizar
CAPITULO 7: PROCEDIMIENTOS GENERALES Y PARTICULARES DE PREVISIÓN 1. Procedimientos generales 2.
52
7
Procedimientos particulares
CAPITULO 8: LA INVESTIGACIÓN 1.
Procedimientos generales de investigación
2.
Procedimientos particulares de investigación
CAPITULO 9: EL DIAGNOSTICO 1.
Generalidades
2.
Fases para la elaboración del diagnóstico
3.
Metodología para el análisis del diagnóstico
CAPÍTULO 10: LA PLANEACIÓN: SU NATURALEZA CONCEPTUAL 1.
Conceptos fundamentales de planeación.
2.
Importancia de la planeación
3.
Principios de la planeación
4.
Principales filosofías de la planeación
CAPITULO 11: EL SISTEMA PLANIFICADOR 1.
Premisas básicas
2.
Fases del proceso planificador
3.
Formulación de planes
8
9
10
CAPITULO 12: LA TOMA DE DECISIONES 1.
El fundamento de la toma de decisiones
2.
Identificación del problema
3.
La obtención de información
4.
Determinación de los cursos de acción
5.
La evaluación de alternativas
6.
La toma de decisión
CAPITULO 13: LOS OBJETIVOS EN LA PLANEACIÓN 1.
11
Naturaleza de los objetivos 52
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
2.
Requisitos de los objetivos
3.
La red de objetivos
CAPITULO 14: POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS 1.
Características
2.
Dimensionamiento
CAPITULO 15: PROCEDIMIENTOS, MÉTODOS Y PROGRAMAS DE ACCIÓN 1. Importancia de los procedimientos 2.
Los métodos
3.
El diagrama de proceso
4.
Los programas de acción
53
12
13
CAPÍTULO 16: LA ORGANIZACIÓN: SU NATURALEZA CONCEPTUAL 1.
Concepto
2.
Importancia de la organización
3.
Características
4.
Principios
5.
El proceso de organización
CAPITULO 17: LOS PROBLEMAS DE ORGANIZACIÓN 1.
Fundamentos del criterio
2.
Simplificación de las necesidades
3.
La división del trabajo
4.
La unión del trabajo y el desarrollo organizacional
14
CAPITULO 18: FUNCIONALISMO O DEPARTAMENTALIZACIÓN 1.
Consideraciones previas para la departamentalización
2.
Formas de departamentalización
1.
Razones e importancia de la departamentalización por funciones CAPITULO 19: JERARQUIZACION 1.
Relación entre el crecimiento y los niveles de jerarquía
2.
Amplitud de mando en la administración
15
53
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
3.
Principio de responsabilidad
4.
El principio de autoridad
5.
Delegación de autoridad
CAPITULO 20: DEFINICIÓN DE FUNCIONES Y SELECCIÓN DE PERSONAL 1. Definición de funciones 2.
54
16
Dotación de personal
UNIDAD 2: LA DIRECCIÓN, EL LIDERAZGO Y EL CONTROL. CAPITULO 1: LA DIRECCIÓN: SU NATURALEZA CONCEPTUAL 1.
Definición
2.
La empresa y sus objetivos
3.
Importancia de la dirección
4.
Importancia del elemento humano
CAPITULO 2: ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DIRECCIÓN 1.
La responsabilidad del administrador
2.
El medio ambiente
3.
La apreciación de la competencia de los subordinados
17
CAPITULO 3: LA COMUNICACION COMO BASE DEL PROCESO DE DIRECCIÓN 1. Interacción de los elementos del proceso de dirección 2.
La comunicación en las organizaciones CAPITULO 4: MANEJO DE GRUPOS 1.
Los grupos en las organizaciones
2.
Características de los grupos formales
3.
Características de los grupos informales
4.
Manejo del trabajo de grupos
CAPITULO 5: EL LIDERAZGO 1.
Actividades del líder administrad
2.
Enfoque situacional para el liderazgo
3.
La rejilla gerencial
18
54
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
4.
55
Las tendencias de los directivos
CAPITULO 6: MOTIVACIÓN 1.
Teorías de motivación
2.
Estrategias de motivación
CAPITULO 7: EL CONTROL: SU NATURALEZA CONCEPTUAL 1.
Definición del control
2.
Campo de acción del control
3.
El proceso de control
4.
El control y el factor humano 19
CAPITULO 8: EJECUCIÓN DE LA LABOR DE CONTROL 1.
Tipos de control
2.
La necesidad de control
3.
Obstáculos para el éxito del control
4.
Tareas para el control efectivo
5.
El control hacia el futuro
6.
Planeación y control de procedimientos
CAPITULO 9: TÉCNICAS DE CONTROL 1.
Descripción de las técnicas de control
2.
La información como elemento necesario del control
EVALUACIÓN NACIONAL FINAL E INFORMACIÓN DE RETORNO
20 - 22
2.1.2 Interactividades SEMAN A
CARÁCTER DE LA ACTIVIDAD -
PRODUCTO A PRESENTAR
1
PLANEACIÓN ACADÉMICA
2
INDUCCIÓN EN GRUPO DE CURSO:
EVALUACIÓN
1. Inducción general al curso académico FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN. Se realiza a través de diferentes medios. 55
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
56
2. Inspección de material didáctico para contextualización en el curso. 3. Indagación de conocimientos previos a través de preguntas generadoras para determinar el punto de partida del estudiante. 3
LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO: Trabajo Personal
Auto evaluación
Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada
Profundización: •
Conceptualización
Transferencia: Se elabora un mapa conceptual sobre La Administración como proceso.
•
56
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
4
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR Trabajo Personal Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada
57
El estudiante presenta como producto, un informe con el resultado de la investigación.
Según los instructivos se realiza: •
•
Profundización: • •
Conceptualización
Transferencia : El estudiante investiga las fases reales de los Fundamentos de Administración, y las funciones fundamentales del administrador en una organización conocida por su parte. •
Trabajo en pequeño grupo colaborativo
El grupo presentará:
1. Socialización de informes e intercambio de experiencias sobre el tema en estudio.
Un informe de relatoría sobre la socialización efectuada, indicando las conclusiones a las que llegaron y las notas de coevaluación de cada integrante.
2. Coevaluación de productos individuales.
5
Autoevaluaci ón Coevaluación Heteroevalua ción (la realiza el tutor sobre el producto presentado por los estudiantes).
FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR, EL ENFOQUE OPERACIONAL 57
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
Trabajo Personal
58
Auto evaluación
Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada
Profundización: •
Conceptualización
Transferencia : Se elabora un mapa conceptual sobre el tema Funciones fundamentales del administrador, y El enfoque operacional) •
6
LA PREVISIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN, INCIDENCIA DEL CAMBIO EN EL AMBIENTE EMPRESARIAL El estudiante Según los presenta como instructivos se producto, un realiza: Reconocimiento : mapa Activación cognitiva conceptual, un Autoevaluaci Lectura Autorregulada ensayo o una ón ponencia, sobre los temas Coevaluación Profundización: correspondiente Conceptualización s a las semanas Heteroevaluaci 4 y 5. ón (la realiza el tutor sobre el Transferencia : producto Sobre la Previsión y la presentado Administración e Incidencia del por el cambio en el ambiente estudiante). empresarial, se diseña y elabora un mapa conceptual.
Trabajo Personal
•
•
•
•
•
•
•
58
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
59
Tutoría en grupo de curso: Es dirigido por el tutor, con el propósito de fortalecer conceptos y clarificar dudas. Puede ser en forma presencial o a través de mediaciones tecnológicas. Se realiza a través de conversatorio,
7
PROCEDIMIENTOS GENERALES Y PARTICULARES DE PREVISIÓN, LA INVESTIGACIÓN
El estudiante presenta en forma oral o escrita la formulación de inquietudes, o temas dificultosos encontrados durante el estudio independiente, para ser resueltos en este espacio.
Auto evaluación
Trabajo Personal Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada
Profundización: •
Conceptualización
Transferencia : Sobre el tema Procedimientos generales y particulares de previsión y La Investigación, el estudiante diseña y elabora un mapa conceptual.
•
59
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
8
60
EL DIAGNOSTICO Trabajo Personal Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada
Profundización: •
•
El estudiante Según los presenta como instructivos se producto, un realiza: ensayo sobre el resultado de la Autoevaluaci investigación ón realizada. Coevaluación •
•
Conceptualización
Heteroevaluaci ón (la realiza el tutor sobre el producto enviado por cada uno de el estudiante).
Transferencia :
El estudiante observa la empresa u organización consultada en la semana 4 empleando como referente esta metodología estudiada en el capítulo 9 El diagnóstico.
•
Trabajo en pequeño grupo colaborativo
El grupo presenta:
1. Socialización de productos e intercambio de experiencias sobre el tema en estudio.
Un informe de relatoría sobre la socialización efectuada, indicando las conclusiones a las que llegaron y las notas de coevaluación de cada integrante.
2. Coevaluación de productos individuales.
9
LA PLANEACIÓN: SU NATURALEZA CONCEPTUAL Trabajo Personal
Auto evaluación
Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada 60
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
61
Profundización: •
Conceptualización
Transferencia : Se elabora un mapa conceptual sobre el tema la planeación: su naturaleza conceptual.
•
10
EL SISTEMA PLANIFICADOR, LA TOMA DE DECISIONES. El estudiante Según los presenta como instructivos se producto del realiza: Reconocimiento : estudio de los Activación cognitiva temas Autoevaluaci Lectura Autorregulada correspondiente ón s a las semanas 8 y 9, un mapa Coevaluación Profundización: conceptual, un Conceptualización ensayo o una Heteroevaluaci ponencia. ón: (la realiza el tutor sobre Transferencia : el producto El estudiante realiza un cuadro presentado comparativo, integrativo, por el diferenciador y de estudiante). complementación sobre el sistema planificador, la toma de decisiones.
Trabajo Personal
•
•
•
•
•
•
•
•
61
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
62
Tutoría en grupo de curso académico: Mesa redonda dirigida y organizada por el tutor, con el propósito de fortalecer conceptos y clarificar dudas. Puede ser en forma presencial o a través de mediaciones tecnológicas.
11
El estudiante presenta en forma escrita la formulación de inquietudes, o temas dificultosos encontrados durante el estudio independiente, para ser resueltos en este espacio.
LOS OBJETIVOS EN LA PLANIFICACIÓN Trabajo Personal
Auto evaluación
Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada
Profundización: •
Conceptualización
Transferencia : Se elabora un mapa conceptual sobre los objetivos en la planificación.
•
62
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
12
63
POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS Trabajo Personal Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada
Profundización: •
Conceptualización
•
Transferencia :
El estudiante presenta como producto, un mapa conceptual sobre el resultado de la investigación realizada.
El estudiante realiza una investigación sobre las características y dimensionamiento real, formal y/o informal, de las políticas y las estrategias de una organización.
13
Trabajo en pequeño grupo colaborativo
El grupo presentará:
1. Socialización de informes e intercambio de vivencias sobre las características y el dimensionamiento real, formal y/o informal, de las políticas y las estrategias de una organización.
Un informe de relatoría sobre la socialización efectuada, indicando las conclusiones a las que llegaron y las notas de coevaluación de cada integrante.
PROCEDIMIENTOS, MÉTODOS Y PROGRAMAS DE ACCIÓN, LA ORGANIZACIÓN: SU NATURALEZA CONCEPTUAL. Trabajo Personal
•
•
•
•
2. Coevaluación de productos individuales.
Según los instructivos se realiza: Autoevaluaci ón Coevaluación Heteroevaluaci ón (la realiza el tutor sobre el producto enviado por el estudiante).
Auto evaluación 63
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
64
Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada
Profundización: •
Conceptualización
Transferencia : Se elabora un mapa conceptual o una Ponencia, sobre Procedimientos, métodos y programas de acción, y la naturaleza conceptual de la función gerencial de organización como proceso formal
•
64
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
14
65
LOS PROBLEMAS DE LA ORGANIZACIÓN, FUNCIONALISMO O DEPARTAMENTALIZACIÓN Trabajo Personal Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada
Profundización:
El estudiante Según los presenta como instructivos se producto, un realiza: ensayo sobre el resultado de la investigación Autoevaluaci realizada. ón •
• •
•
Conceptualización
Transferencia :
El estudiante investiga los problemas de reales de una organización, el funcionalismo o la departamentalización, en una nueva organización o empresa ya visitada o consultada con ocasión de capítulos anteriores.
•
Coevaluación
Heteroevaluació n (la realiza el tutor sobre el producto presentado por el estudiante).
El estudiante presenta en Controversia reflexiva dirigida y forma, oral o organizada por el tutor, con el escrita la propósito de fortalecer formulación de conceptos y clarificar dudas. inquietudes, o Puede ser en forma presencial o temas a través de mediaciones dificultosos tecnológicas combinada. encontrados durante el estudio independiente, para ser resueltos en este espacio.
Tutoría en grupo de curso:
15
JERARQUIZACIÓN 65
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
Trabajo Personal
66
Auto evaluación
Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada
Profundización: •
Conceptualización
Transferencia : Se elabora un mapa conceptual o una Ponencia refiriéndose a la relación entre el crecimiento y los niveles de la jerarquía, la amplitud de mando, la responsabilidad, autoridad y la aplicación del principio de delegación.
•
66
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
16
DEFINICIÓN DE FUNCIONES Y SELECCIÓN DE PERSONAL, LA DIRECCIÓN: SU NATURALEZA CONCEPTUAL. Trabajo Personal Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada
Profundización: •
Conceptualización
Transferencia : Se diseña y elabora un mapa conceptual sobre La definición de funciones, la selección de personal, y la naturaleza conceptual de la dirección. •
Trabajo en pequeño grupo colaborativo 1. Socialización de informes e intercambio de vivencias sobre el tema en estudio. 2. Coevaluación de productos individuales.
17
67
ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DIRECCIÓN, LA COMUNICACIÓN COMO BASE DEL PROCESO DE DIRECCIÓN.
El estudiante Según los presenta como instructivos se producto del realiza: estudio de los temas Autoevaluaci correspondiente ón s a las semanas 14 y 15, un Coevaluación mapa conceptual, un Heteroevaluaci ensayo o una ón (la realiza el ponencia. tutor sobre el producto enviado por el estudiante). •
•
•
El grupo presentará: Un informe de relatoría sobre la socialización efectuada, indicando las conclusiones a las que llegaron y las notas de coevaluación de cada integrante
Auto evaluación 67
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
68
Trabajo Personal Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada
Profundización: •
Conceptualización
Transferencia : Se diseña y elabora un mapa conceptual sobre elementos esenciales de la dirección, y la comunicación como base del proceso de dirección.
•
18
EL LIDERAZGO, MOTIVACIÓN, EL CONTROL: SU NATURALEZA CONCEPTUAL Trabajo Personal Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada
Profundización: •
Conceptualización
Transferencia : Se diseña y elabora un mapa conceptual sobre el liderazgo, la motivación y la naturaleza conceptual el control.
•
El estudiante presenta como producto de estudio de los temas correspondiente s a las semanas 16 y 17, un mapa conceptual, un ensayo o una ponencia.
Según los instructivos se realiza: •
•
Autoevaluaci ón Coevaluación
Heteroevaluació n (la realiza el tutor sobre el producto presentado por el estudiante).
68
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
69
El estudiante presenta en Conversatorio dirigido y forma oral o organizado por el tutor, con el escrita la propósito de fortalecer formulación de conceptos y clarificar dudas. inquietudes, o Puede ser en forma presencial o temas a través de mediaciones dificultosos tecnológicas. encontrados durante el estudio independiente, para ser resueltos en este espacio. EJECUCIÓN DE LA LABOR DEL CONTROL, TÉCNICAS DE CONTROL.
Tutoría en grupo de curso:
19
Trabajo Personal
Auto evaluación
Reconocimiento : • •
Activación cognitiva Lectura Autorregulada
Profundización: •
Conceptualización
•
Transferencia :
Se elabora un mapa conceptual comprendiendo la ejecución de la labor del control y las técnicas de control.
•
20
Evaluación nacional: El estudiante presentará una prueba diseñada por los tutores del curso, para todos los estudiantes a nivel nacional. 20-22 Informe de retorno: El tutor comunica información de retorno al estudiante sobre •
69
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
70
su desempeño y resultado del proceso de aprendizaje. Con base en lo anterior se establecen evaluaciones supletorias y/o habilitaciones.
•
70
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
71
3. INSTRUCTIVOS DE PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN Los documentos relacionados a continuación corresponden a la forma que se utilizará para la presentación dinámica de los productos solicitados en la presente guía:
3.1 PROCEDIMIENTO PARA UNA LECTURA AUTORREGULADA Curso Académico _______________________________________________________________ ________ Unidad Didáctica _______________________________________________________________ ________ Capítulo_________________________________________________________ ______ 1. Formular un propósito para la lectura _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ________________________________ 2.
Inspeccionar y examinar brevemente la lectura. Responder brevemente las siguientes preguntas: Existe resumen al principio o al final del capítulo? _______ Léalo le servirá de activador y organizador cognitivo. Existen preguntas al principio o al final del capítulo? _____ Léalas. Existe glosario? _____ Léalo. Cuáles son las secciones que componen el capítulo? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Puede resumir en una o dos frases de que tratará el capítulo? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________
71
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
72
3.
Preguntar y predecir Formular preguntas de acuerdo con el propósito de la lectura. Puede convertir en preguntas las secciones que escribió en el punto anterior. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 4. Leer con propósito Lea sección por sección centrando la atención sobre las posibles respuestas a las preguntas que formuló anteriormente. 5.
Ejercitar y expresar lo leído Responda brevemente a cada una de las preguntas formuladas anteriormente. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 6.
Recapitular y revisar lo aprendido Haga un breve resumen de cada sección de acuerdo con los subtítulos y las palabras clave en cada una.
72
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
73
3.2 INSTRUCTIVO PARA REALIZAR LA CONCEPTUALIZACIÓN Nombre del Concepto: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Definición Textual: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Características: 1._____________________________________________________________ 2._____________________________________________________________ 3._____________________________________________________________ 4._____________________________________________________________ 5._____________________________________________________________ 6._____________________________________________________________ Definición Personal _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Ejemplo de Aplicación _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________
73
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
74
3.3 INSTRUCTIVO PARA AUTOEVALUACIÓN Mediante un análisis crítico de su tarea, y teniendo en cuenta los siguientes parámetros determine su experiencia del período.
DIAGNÓSTICO Escribir un párrafo contestando las siguientes preguntas: Abarqué todo el tema? Seguí parámetros? Hubo análisis? Utilicé herramientas y elementos necesarios. Cuáles? Dediqué el tiempo suficiente al estudio de las temáticas? • • • • •
REFLEXIÓN Escribir un párrafo teniendo en cuenta los siguientes parámetros: Hay satisfacción en el trabajo realizado? Cuál fue la mayor dificultad encontrada? Qué debo mejorar? Qué aspecto me agradó? Qué aspecto me desagradó? Qué habilidades desarrollé o fortalecí? Hubo apropiación de nuevos conceptos? • • • • • • •
AUTORREGULACIÓN Teniendo en cuenta los puntos anteriores, diga qué acciones llevará a cabo para superar las debilidades presentadas.
74
GUIA DIDÁCTICA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
75
3.4 INSTRUCTIVO PARA EVALUAR PORTAFOLIO Curso académico _____________________________________________________ Nombre del estudiante______________________________________________ Código___________________________________________________ Fecha
______________semanas___________________________
Tema __________________________________________________ Tutor__________________________________________________ Criterio de evaluación
Parcial
Total
Ninguno
1. Estructura -
Portada
-
Introducción
-
Justificación
-
Objetivos
-
Conclusiones y recomendaciones
-
Bibliografía
2. Productos -
Registro de lecturas
-
Producto de la semana Cuál______________________
-
Autoevaluación
-
Coevaluación
75
