Áre Á rea a: FINANZAS
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Contenido: INFORME FINANCIERO
Cómo elaborar un flujo de caja ....................................................................................................................................
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PREGUNTAS Y RESPUESTAS ....................................................................................................................................
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Cómo elaborar un flujo de caja Mario Mar io Apa Apaza za Me Meza za Miembro del staff interno de la revista
Actualidad Actualida d Empresarial Empresarial
¿Qué es el flujo de caja?
Es un resumen de las entradas y salidas en efectivo esperadas por la ejecución de las actividades de la empresa. El flujo de caja esperado como resultado de la ejecución de un plan de actividades de la empresa es un presupuesto (presupuesto de caja o presupuesto financiero) que muestra los movimientos de efectivo dentro de un período de tiempo establecido, no el ingreso neto o rentabilidad de la empresa. Elaboración del flujo de caja
Para estimar los recursos financieros requeridos es necesario un flujo de caja, que esté relacionado con los movimientos de fondos del negocio, es decir, con la entradas y salidas de dinero que representan la operación del negocio. Para elaborar un flujo de caja se debe determinar las partidas que se utilizarán, clasificándolas en ingresos y egresos. Éstas deben ser elaboradas cada mes. Los ingresos deben incluir todas las partidas que generen entradas de dinero. Se dividen en: • Oper Operacio acionales nales:: son aquello aquelloss que proprovienen de la operación habitual del negocio, es decir, los que se generaron en el negocio, la partida más común en esta categoría son las ventas. • No operacio operacionales: nales: no provi provienen enen de la operación habitual del negocio; ejemplo los ingresos por arriendo, entre otros. Egresos son todos los que generan salidas de dinero. Se clasifican en: • Oper Operacion acionales: ales: como insu insumos mos o materia prima, remuneración, alquiler de instalaciones, instalacion es, etc. • No operac operaciona ionales: les: son son los los que que no son son producto de la operación habitual del negocio muebles, maquinarias, decoración, etc. Proceso para la elaboración de un flujo de caja
El siguiente proceso lo guiará paso a paso en la preparación de una proyección de flujo de caja:
Paso 1. Efectivo disponible
Cuente el efectivo del que dispone al comienzo del primer mes de la proyección. Este importe es su "efectivo disponible" durante los meses sucesivos, el balance final de caja de cada mes será traspasado como el inicial del mes siguiente. Paso 2. Recibos de caja
Registre las ventas al contado, las ventas con tarjetas de crédito, los cobros de las cuentas de crédito y los ingresos por intereses si los hay. La clave para hacerlo con éxito es registrar los recibos en los meses en los que usted espera obtener el dinero efectivamente, efectivam ente, y no en aquellos en los que se concretan las ventas. Paso 3. Cuentas por cobrar
Registre los valores por cobrar en los meses en que usted espera que el cobro se haga efectivo. Si usted no lleva registros que le muestren cuánto tarda cada cliente en pagar sus cuentas, calcule su "período de cobro medio" dividiendo sus ventas totales del año anterior por 365. Esto le dará su volumen medio de venta diaria. Paso 4. Ingresos varios de efectivo
Incluya los ingresos previstos de efectivo, tales como nuevos préstamos de los bancos o de miembros de su familia u ofertas de compra de acciones. Paso 5. Efectivo total disponible
Esta cifra muestra su efectivo total disponible mes a mes. Paso 6. Efectivo pagado
Ahora debe calcular cuánto dinero piensa que va a gastar cada mes durante los doce meses siguientes. Primero, evalúe los gastos de operación. Aquí, el secreto es registrar cada gasto en el mes en que será pagado y no en el mes en que se lo origina. No deje de incluir los siguientes puntos en su lista de gastos de operación: • Remun Remuneraci eraciones ones bruta brutas, s, incluye incluyendo ndo el el tiempo extra previsto. • Dist Distribu ribució ciónn de utilidades utilidades mensua mensuales les a propietarios. • Con Contri tribuc bucion iones es social sociales. es. • Subc Subcontr ontrataci ataciones ones y servic servicios ios externo externos, s, incluyendo el costo de mano de obra y de materiales.
I N F O R M E
• Compras Compras de de materiale materialess para para la elabo elabo-ración de su producto o servicio, o para reventa. • Insu Insumos mos para uso de la la empresa. empresa. • Repa Reparaci raciones ones y mantenim mantenimient ientoo (no omiomita gastos grandes ocasionales tales como refacciones, renovaciones, etc.) • Gasto Gastoss de envas envase, e, envío envío y entre entrega. ga. • Casto Castoss de viajes, viajes, vehíc vehículos ulos y estacioestacionamiento. • Publ Publicid icidad ad y promoci promociones ones,, incluyen incluyendo do volantes, correo directo, anuncios impresos o en televisión, publicación en Páginas Amarillas, diseño y mantenimiento del sitio en la web. • Servi Servicios cios profe profesion sionales ales tales tales como como hohonorarios pagados a abogados, contadores, consultores, etc. • Al Alqu quililer eres es.. • Telecomu elecomunicaci nicaciones: ones: teléfono teléfono,, fax, proveedor de servicios de internet. • Servic Servicios ios gener generales ales tales como agua, calefacción, electricidad y gas. • Segur Seguros, os, incluye incluyendo ndo incen incendios, dios, riesgo riesgoss legales, indemnizaciones a trabajadores, etc. • Im Impu pues esto tos. s. • Int Intere ereses ses sobre sobre prést préstamo amos. s. • Vari Varios os (inclu (incluya ya una pequeñ pequeñaa reserva reserva para gastos varios). Cuando haya terminado, calcule el subtotal de sus gastos operativos.
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Paso 7. Otros gastos
Calcule los gastos corrientes restantes que ocasionaría mantener a su empresa en funcionamiento. No deje de completar los siguientes puntos: • Amo Amortiz rtizacio aciones nes de capital capital de préstam préstamos: os: vehículos, compras de equipos, etc. • Gasto Gastoss de capita capital:l: gastos gastos suje sujetos tos a depreciación tales como equipos, vehículos, construcción de mejoras en edificios existentes y mejoras en instalaciones y oficinas arrendadas.
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Paso 8. Total de efectivo pagado
Una vez que haya detallado todos los demás gastos de funcionamiento de su empresa, súmelos al total de gastos operativos. Este valor es su "total de efectivo pagado", que refleja su estimación de la erogación mensual que deberá hacer. Paso 9. Determine su flujo de caja mensual
Reste el total de efectivo (Paso 8) del efectivo total disponible (Paso 5). La diferen-
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cia es su posición mensual de caja o flu jo de caja. Al graficar su flujo de caja proyectado, compruebe que la posición de caja sea positiva. Si no es así, tome acción cuanto antes para cubrir estas brechas previstas. Ajuste su proyección mensualmente, introduciendo las correcciones necesarias por los gastos o ingresos inesperados que ocurran. A medida que se hagan efectivas las ventas y los desembolsos, ingrese los importes reales junto a los estimados en la proyección. Verifique la precisión de su proyección y haga los ajustes necesarios para los meses subsiguientes. Al finalizar cada mes, agregue un mes más al final de su proyección. Caso Práctico
Flujo de Caja Proyectado en una empresa de servicios La empresa Servicial S.A., proveedora de
servicios de reparación de maquinarias y equipos, tiene que confeccionar el flujo de caja para los próximos 12 meses. Mes
Ene-06
INGRESOS
Cobranzas-Servicios contado Cobranzas-Servicios a 30 días Otros
Feb-06
El saldo de créditos por ventas al inicio (que se cobra en enero -2006) es de S/. 4,500. Los insumos se compran al contado. Los gastos previstos son los siguientes: Gastos de administración: S/. 700 por mes. Tener en cuenta que con las gratificaciones se incrementa la erogación en los meses de julio y diciembre en S/. 500 Gastos de ventas mensuales: S/. 200 Gastos de venta: S/. 1,100 por mes. Tener en cuenta que las gratificaciones incrementan la erogación en los meses de julio y diciembre en S/. 700. Gastos impositivos por mes: S/. 750. Gastos de producción: contienen una parte fija que asciende a S/. 4,000 mensual y una parte variable que asciende al 10.00% de las ventas estimadas en cada mes. También hay que adicionar las gratificaciones de los empleados de producción en julio y en diciembre S/. 2,200 en cada mes. Los retiros a cuenta de distribucion de utilidades serán de S/. 1,500 por mes.
Cuenta con los siguientes datos y estimaciones: Su saldo actual de caja es de S/. 1,200 Los servicios estimados y las compras estimadas para los próximos meses son: Mes
Ene-05 Feb-05 Mar-05 Abr-05 May-05 Jun-05 Jul-05 Ago-05 Sep-05 Oct-05 Nov-05 Dic-05
Ventas estimadas
Compras estimadas
12,600 11,400 10,900 10,900 13,500 12,900 15,200 12,600 11,400 13,600 14,900 18,900
1,500 1,550 1,550 1,700 1,750 1,550 1,550 1,550 1,400 1,400 1,450 1,500
Datos adicionales
Los servicios se cobran 70% al contado y 30% a 30 días. Mar-06
Abr-06
May-06
Jun-06
Jul-06
Ago-06
Sep-06
Oct-06
Nov-06
Dic-06
TOTAL
8,820 4,500
7,980 3,780
7,630 3,420
7,630 3,270
9,450 3,270
9,030 4,050
10,640 3,870
8,820 4,560
7,980 3,780
9,520 3,420
10,430 4,080
13,230 4,470
111,160 46,470
13,320
11,760
11,050
10,900
12,720
13,080
14,510
13,380
11,760
12,940
14,510
17,700
157,630
Pagos a proveedores Gastos de administración Gastos de ventas fijos Gastos de ventas variables Compra de activos fijos Costo de servicios-fijos Costo de servicios-variables Gastos impositivos Gastos de financiación Retiros particulares
1,500 700 200 1,100 0 4,000 1,260 750 0 1,500
1,550 700 200 1,100 0 4,000 1,140 750 0 1,500
1,550 700 200 1,100 0 4,000 1,090 750 0 1,500
1,700 700 200 1,100 0 4,000 1,090 750 0 1,500
1,750 700 200 1,100 0 4,000 1,350 750 0 1,500
1,550 700 200 1,100 0 4,000 1,290 750 0 1,500
1,550 1,200 200 1,800 0 6,200 1,520 750 0 1,500
1,550 700 200 1,100 0 4,000 1,260 750 0 1,500
1,400 700 200 1,100 0 4,000 1,140 750 0 1,500
1,400 700 200 1,100 0 4,000 1,360 750 0 1,500
1,450 700 200 1,100
1,500 700 200 1,800
18,450 8,900 2,400 14,600
4,000 1,490 750 0 1,500
6,200 1,890 750
52,400 15,880 9,000
1,500
18,000
TOTAL EGRESOS OPERAT.
11,010
10,940
10,890
11,040
11,350
11,090
14,720
11,060
10,790
11,010
11,190
14,540
139,630
FLUJO OPERATIVO NETO
2,310
820
160
-140
1,370
1,990
-210
2,320
970
1,930
3,320
3,160
18,000
1,200 2,310
3,510 820
4,330 160
4,490 -140
4,350 1,370
5,720 1,990
7,710 -210
7,500 2,320
9,820 970
10,790 1,930
12,720 3,320
16,040 3,160
3,510
4,330
4,490
4,350
5,720
7,710
7,500
9,820
10,790
12,720
16,040
19,200
TOTAL INGRESOS EGRESOS
Movimiento de Caja Inicial Flujo Operativo Neto SALDO DE CAJA ACUMUL.
El presente flujo de caja proyectado nos muestra excedentes de liquidez, por lo que la empresa tiene capacidad de pago. Aprovechando esta ventaja de liquidez se solicita a cualquier institucion financiera un prestamo, ya sea para modernizar su activos fijos y prestar un servicio más eficiente y de calidad a sus clientes o ampliar las operaciones de la empresa, emprendiendo un nuevo proyecto.
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A N E C N I U
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