Jhony Adolfo Penagos Sarria C.C 1.1113.625.236 CEAD Santander de Quilichao
Caso de Estudio - Taxis
Don Rómulo Romualdo es propietario de 10 taxis autorizados para rodar en la ciudad donde usted Vive. Don Rómulo no conoce con exactitud si obtiene ganancias o pérdidas con sus taxis. Algunos taxis trabajan dos turnos, otros un solo turno. Por turno se tiene un conductor Cada conductor trabaja 12 horas, de 6 a 6. Se trabaja de lunes a viernes. El conductor del taxi debe entregar al siguiente turno el carro lavado y el tanque de gasolina lleno. Valores que corren por cuenta del conductor que termina. Cada conductor debe entregar a don Rómulo diario $80.000. Cuando el taxi está de pico y placa el dueño los ingresa a mantenimiento preventivo que le cuesta $20.000 por carro. Cuando hay daños, le pasan la factura por el valor del arreglo y los repuestos. Don Rómulo tiene dos conductores que se denominan relevos que sirven para cuando un taxista pide permiso por cualquier causa, se pueda suplir el turno, además de que los fines de semana estos dos conductores trabajan. A veces los conductores solicitan préstamos que le devuelven a don Rómulo semanalmente por cuotas diarias, o en un solo valor en un día de la semana. El conductor puede pedir préstamos por varias razones como cuando le sacan comparendos. Don Rómulo les cobra intereses de 0.5% sobre valor de deuda por cada semana de mora que pase que no se le pague el dinero prestado.
Parte 1: Según el contexto dado en el estudio de caso ¿Qué va a hacer cómo analista de sistemas?
Como analista primero observar de forma general la empresa, sus instalaciones, el personal que trabaja ahí, la dinámica como trabajan, los objetivos de la empresa. Debemos observar como actualmente don Rómulo está llevando las cuentas diarias de las ganancias por taxi, como registra la salida de dinero por concepto de mantenimiento para los carros y dónde llevas los registros de préstamos por cada trabajador. Además de esto es necesario observar dónde almacena la información de sus trabajadores, como controla las seguridad social de los trabajadores, como analiza los gastos en seguridad social para sus trabajadores y como controla el pago de impuestos para los vehículos. Si alguno de los ítems anteriores fallan o están en desorden ya de por sí es más difícil saber el margen de ganancias que deja la empresa sacando todos los pagos obligatorios por los conceptos anteriormente mencionados.
Es muy probable que sin don Rómulo no ha hecho uso de las tecnologías de la información para diligenciar estos datos, como analista debemos pensar en reconocer 100% el problema que causa el no tener un sistema claro y eficiente para manejar este volumen de información. También hay que entrar en análisis de gastos para implementación de computadores, el costo del ciclo de vida del software a desarrollar y la respectiva capacitación y soporte. Ya detectado el problema debemos definir exactamente los requerimientos del usuario para desarrollo del sistema. Después debemos apoyar en la elaboración de los diagramas que ayudan a diseñar el programa. Estamos hablando de casos de uso, diagramas de flujo, etc. Al final debemos actuar como agentes de cambio para capacitar las personas involucradas con la compañía. Identificar y justificar el rol o roles que como analista desempeñará en el caso propuesto. Consultor: como experto en entender el problema, detectar todas las fallas
para la recolección de datos y generación de información. Debe interactuar con todos las personas para entender 100% la dinámica de la organización. Experto en soporte técnico: detectar las necesidad de hardware y software
para ejecutar los programas necesario en el tratado de información para la empresa de taxis. Agente de cambio: Como agente de cambio debe tener todo un plan
diseñado para el cambio absoluto en el tratado de la información de la compañía y preparar a los demás para ese cambio.
Parte 2: Planteamiento del problema a solucionar. ¿Qué necesidad se presenta? Definición del problema
Don Rómulo no conoce con exactitud si obtiene ganancias o pérdidas con sus taxis. Descripción del problema
El problema radica en la necesidad de don Rómulo de querer saber con exactitud las ganancias que deja su empresa, sacando pagos a sus empleados, seguridad social, impuestos, mantenimientos y demás, sin contar con un sistema eficaz y eficiente. Es decir, que no sabe cuánto dinero está ganando o perdiendo por no saber cómo tratar con estos datos.
Causas
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Don rómulo desconoce sobre los estados financieros de su empresa con exactitud debido a que no tiene implementado un sistema exacto que muestre con informes el estado de las ganancias y pérdidas.
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No ha sido asesorado hasta el momento para determinar el problema raíz y diseñar la mejor solución.
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No se ha tomado la iniciativa de innovar en tecnología informática su empresa.
Consecuencias
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De no desarrollar un programa que maneje la información de la empresa habrá pérdidas de dinero y desconocimiento del monto perdido generando así descontento o endeudamiento por no tener un control de los gastos y proyecciones financieras a futuro.
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La empresa se limitará, quizás, a los 10 taxis sin estímulo de crecimiento por desorden en la información financiera.
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Desconocer el promedio de gastos en mantenimiento de los carros clasificados por proveedores. Esto genera que no se pueda distinguir fácilmente que proveedor resulta más económico.
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No tener en claro las faltas a trabajar por taxista.
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No saber cuánto pierde en concepto por multas. Esto ayuda a decir que taxista es más propenso a obtener dichas multas.
Posible solución, proponiendo un software que usted va a realizar y de solución al problema. La solución va enfocada a software, aplicativos, sistemas de información, software existente, indicando tipo, características, y qué va a contener la alternativa de solución propuesta para resolver el problema.
La solución para resolver el problema de reportar ganancias y pérdidas en la empresa de don Rómulo es desarrollar e implementar un programa informático que permita: Delimitaciones de la solución, qué va a contener, hasta dónde va.
1. Tener los datos relevantes de cada vehículo, como son, placa, color, modelo, fecha de vencimiento de seguro, fecha de vencimiento de
tecnomecánica, cuánto debe pagar de impuestos, cuánto debe pagar de seguro todo riesgo. 2. El sistema debe avisar con alertas días antes, según lo parametrizado por el usuario, que se avecinan pagos. 3. El sistema puede generar un reporte de cuánto dinero se debe pagar por vehículo por concepto de impuestos y seguros. 4. También debe generar un reporte de los gastos totales del vehículo sumando impuestos, seguros, mantenimientos. Este reporte puede ser diario, mensual o anual. 5. Generar un reporte de las ganancias por cada vehículo excluyendo todos los gastos por concepto de impuestos, seguros, mantenimientos y pagos a los conductores. Este reporte puede ser diario, mensual o anual. 6. Generar un reporte general de todos los vehículos excluyendo todos los gastos por concepto de impuestos, seguros, mantenimientos y pagos a los conductores. Este reporte puede ser diario, mensual o anual. 7. Generar reporte de cuanto gasta por cada concepto: pagos de los conductores, mantenimiento, seguros, impuestos. 8. Para cada uno los reportes anteriores debemos desarrollar un módulo o formularios que permitan registrar dichos datos con las validaciones pertinentes. Un módulo para registrar y actualizar información de los taxis, de los empleados, de los gastos por vehículo. Los gastos están clasificados por mantenimientos, seguros o impuestos. Sin embargo, estas categorías son dinámicas y si el usuario lo desea puede crear otra. 9. Debe generar gráficas del ascenso o descenso de las ganancias de forma general o por taxi. De este modo puede tomar grandes decisiones. 10. Las notificaciones o recordatorios deben llegar al correo electrónico de don Rómulo. 11. También podrá registrar gastos para la empresa como tal, es decir, impuestos a la DIAN, energía, agua, arriendo del establecimiento donde guardan los taxis.
12. Tendrá un módulo para reportar los préstamos a cada empleado delimitando la fecha de pago. Si el pago por parte del taxista se demora debe pagar 0.5% sobre valor de deuda por cada semana de mora que pase que no se le pague el dinero prestado. Sl sistema genera estas sumas de forma automática. 13. El sistema debe permitir ingresar proveedores o centros de mantenimiento. Esto sirve para saber cuánto paga en promedio por cada proveedor o centro de soporte y de esta manera puede determinar si cambiar o no.
EL programa informático será desarrollado bajo un ambiente web para que permita el acceso desde cualquier dispositivo en cualquier lugar. Tendrás restricciones de seguridad usando un usuario o password. Si el cliente lo desea se puede desarrollar una versión para dispositivo mobile. Para no gastar en diseños gráficos costoso se usarán plantillas ya desarrolladas o frameworks como bootstrap o foundation para la maquetación del sitio.
Justificación – Beneficios de la solución
Con la solución del programa informático para don Rómulo podrá tener un orden en toda la información concerniente a la empresa. Información de los taxis, recordatorio de impuestos y seguros. También sabrá con exactitud cuales son las ganancias o pérdidas por cada taxi. Sin don Rómulo tiene un promedio de ganancias mensuales o anuales, podrá proyectarse en ahorros o préstamos bancarios para obtener más taxis y de este modo hacer crecer su empresa. Permitirá decidir si seguir con un proveedor o centro de mantenimiento ya que el sistema reporta los gastos invertidos por cada uno. Don Rómulo podrá tener un control de los prśtamos a sus trabajadores. Podrá tomar decisiones de si realizar préstamos bancarios o invertir en más taxis de acuerdo a los informes de ganancias promediados por mes o año.
3. Parte 3: Identificar, complementar o proponer la siguiente información organizacional de una empresa real o ficticia acorde al contexto dado y que se aplique el problema propuesto por usted: Nombre de la empresa.
Romulo Taxis
Misión
Trabajar en pro de un excelente de servicio de transporte para particulares, preservando la integridad de las personas de forma cómoda y segura. Visión
Ser líder a nivel regional y nacional de las empresa de transporte, resaltando la seguridad, comodidad y agilidad del servicio prestado a nuestros clientes. Objetivos estratégicos
1. Mejorar los procesos internos manejando de mejor manera la información organizacional mediante el uso de un software robusto, rápido y confiable. 2. Adquirir nuevos vehículos para transporte y de este modo mejorar las prestación del servicio. 3. Tener en perfectas condiciones los vehículos. 4. Filtrar la selección de conductores para que los usuarios se sientan a gusto viajando en los taxis. 5. Aprender a usar el programa informático para mejor gestión de la información organizacional.
Organigrama, resaltar el área, departamento, división, sección, donde se encuentra el problema y ¿por qué?
El área dónde se encuentra el problema es en el área financiera por que no hay un control de las las ganancias y pérdidas resultantes de la gestión diaria de los taxis. Deben haber registro de los gastos, pagos de impuestos, préstamos, pagos de mantenimientos, etc. Sin estos datos registrados de forma ordenada es difícil saber acerca del movimiento financiero de la empresa con total exactitud. Aunque esta área sea las más problemática también se deben abordar las otras áreas para manejarlas con el software y así complementar la información generada en el área financiera.
