EntregaFinal Fase1 301308 37

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ANALISIS DE SISTEMAS Fase 1 – Exploració ! Dia"ós#ico $el pro%le&a

TUTOR 'AIRO MARTINE( BANDA

ESTUDIANTES LUIS ALBERTO FESTE RIOS 'OSE DOMIN)O *ALOMINO ANDRES TORRES LUIS CARLOS )OME( +UIRO)A

)RU*O, -.1-./0-

SE*TIEMBRE 23 DE 2.1/

Fase 1- Exploración y Diagnóstico del Problema.

OB'ETIVOS

En esta estrategia la actividad académica se desarrolla en torno a una situación problema de la vida real que corresponde al problema presentado en la empresa “La colmena”. este proyecto pretende diagnosticar los problemas de la empresa La Colmena que tiene en sus áreas administrativas distribuidas Identificar los problemas en cada una de sus áreas actores directos e indirectos causas consecuencias e implementar ideas y soluciones futuras !ebatir y establecer sobre los sistemas de información que puedan solucionar un problema


ANDRES TORRES a4 Si se #56iera 75e cos#r5ir 5 sis#e&a $e i8or&ació9 :c5;l ser

!ado que la empresa "La Colmena" es una empresa de venta de productos el tipo de sistema de información que se debe construir para solventar las necesidades actuales de la empresa es un sistema de información del tipo transaccional dado que para la empresa es muy importante mantener consistencia en las cantidades de productos que tienen en sus inventarios ya que esto afecta directamente a la actividad principal de la empresa que es la venta de productos y además esto afecta de manera indirecta a los proveedores de la empresa al momento de volver a surtir los inventarios de la empresa. #or otra parte este tipo de sistema de información seria $til para la empresa dado que uno de los ob%etivos principales de un sistema de información del tipo transaccional es el proporcionar una respuesta rápida y as& de esta manera los vendedores puedan dedicar sus 'oras de traba%o a atender a los clientes y no a verificar las cantidades vendidas del sistema. %4 +5= #ipo $e Ciclo $e 6i$a seleccioar

#ara este sistema de información seleccionar&a un ciclo de vida evolutivo dado que siempre es imposible conocer al comien(o de un proyecto la totalidad de los requisitos porque las necesidades que tienen los clientes pueden cambiar conforme se desarrolla el sistema de información principalmente por el crecimiento de la empresa es porque eso que este tipo de ciclo de vida resuelve estos por mediante ciclos del tipo requisitos)desarrollo)evaluación y de esta manera cada uno de estos ciclos permite evolucionar al sistema de información 'acia su siguiente versión 'asta satisfacer las necesidades del usuario.


LUIS CARLOS )OME( a4 Si se #56iera 75e cos#r5ir 5 sis#e&a $e i8or&ació9 :c5;l ser

Con respecto al punto “a” sabiendo que es una empresa de ventas *tili(ar&a el +istema de #rocesamiento de ,ransacciones por que cuando un sistema recopila almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organi(ación se denomina sistema de procesamiento de transacciones tiene como finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa acumulando toda la información recibida en una base de datos para su posterior consulta. %4 +5= #ipo $e Ciclo $e 6i$a seleccioar

Con respecto al punto “b” elegir&a el espiral -a que la atención se centra en la evaluación y reducción del riesgo del proyecto dividiendo el proyecto en segmentos más pequeos y proporcionar más facilidad de cambio durante el proceso de desarrollo as& como ofrecer la oportunidad de evaluar los riesgos y con un peso de la consideración de la continuación del proyecto durante todo el ciclo de vida


'OSE DOMIN)O *ALOMINO

a/ +i se tuviera que construir un sistema de información 0cuál ser&a y por qué1 El sistema de información que yo montar&a ser&a el de producción. #orque nos facilita primero que todo tener un mane%o adecuado de nuestros productos a ofrecer gastos e implementos para su elaboración y como se va a mane%ar la distribución. 2parte de eso para que una empresa funcione adecuadamente 'ay que tener muc'as reglas o normas que nos rige la ley. 3ay que tener buenas maquinas a para la elaboración de los productos y un buen sistema de soft4are y 'ard4are. S5%sis#e&a $e e#ra$a, S5%sis#e&a $e i8or&ació co#a%le, recopila información interna en relación a

las operaciones de producción dentro de la empresa y la información del entorno de las transacciones con los proveedores. S5%sis#e&a $e i"eier
información sobre los sistemas de producción f&sicos de la empresa. S5%sis#e&a $e i#eli"ecia $e pro$5cció 5 recoge información para

proporcionar información a los supervisores y directivos sobre mano de obra material y maquinaria. +ubsistema de salida S5%sis#e&a $e pro$5cció, estudia el proceso de producción en términos de

tiempo. +ubsistema de stoc6s5 mide el volumen de materiales necesarios para el proceso productivo. +ubsistema de calidad5 calidad de los materiales y procesos de producción. +ubsistemas de costes5 anali(a los costes vinculados al proceso productivo.


%4 :+5= #ipo $e Ciclo $e 6i$a seleccioar

#ara el desarrollo del soft4are se propone un modelo lineal secuencial el cual tiene los siguientes pasos mostrados en la figura7. Este modelo también es denominado “ciclo de vida básico” o “modelo en cascada” este modelo propone un punto de vista sistemático y secuencial para el desarrollo del soft4are que comien(a en un nivel de sistemas y progresa con el análisis diseo codificación pruebas y mantenimiento.

Fi"5ra 1, modelo lineal.7 I"eier
del sistema del cual el soft4are va a formar parte. A;lisis, +e debe comprender cuáles son los datos que se van a mane%ar cuál va a ser la función que tiene que cumplir el soft4are cuáles son las interfaces requeridas y cuál es el rendimiento y otros requisitos no funcionales que se esperan lograr. Dise?o, El diseo se aplica a cuatro caracter&sticas distintas del soft4are5 la estructura de los datos la arquitectura de las aplicaciones la estructura interna de los programas y las interfaces. Co$i8icació5 Consiste en la traducción del diseo a un formato que sea comprensible para la máquina. *r5e%a, El ob%etivo es comprobar que no se 'ayan producido errores en alguna de las fases anteriores especialmente en la codificación. 1 Fuente: Aparicio, A. & Marnez, J. (2012). Módulo de ingeniería de o!"are. #olo$%ia: ni'eridad acional A%ierta  a *itancia.


U#ili@ació, El soft4are se entrega al cliente y comien(a la vida $til del

mismo. Ma#ei&ie#o, El soft4are sufrirá cambios a lo largo de su vida $til.

!ebidos a errores latentes o por cambios en el sistema o por cambios funcionales no contempladas en el proyecto.

c4 De ac5er$o al a;lisis reali@a$o $e 8or&a i$i6i$5al9 $e%er; cocl5ir co&o "r5po,



I$e#i8i75e los pro%le&as 75e se es#; prese#a$o e la e&presa La Col&ea”.

El soft4are tiene algunas limitaciones de tipo funcional 'ay procesos que no se encuentran completos y otros procesos que no se encuentran implementados por que se deben reali(ar manualmente. 8tras limitaciones que se 'an generado son las inconsistencias en el inventario en las ventas en las compras de los insumos de la empresa y en la contracción de servicios e9ternos. *n problema importante es que el soft4are que están mane%ando no está sirviendo bien tiene muc'os limitantes para su buen funcionamiento como no poder facturar los productos adecuadamente o incluso muc'as veces no se pueden facturar 'ay que crear un E9cel adicional e ingresar a mano la factura para llevar un posible orden de las ventas y no tiene un buen proceso para el mane%o de inventarios. En general se puede resumir todo en lo siguiente5 







no se actuali(a correctamente los saldos en los inventarios cuando se genera una venta. Incluir más pasos :de forma manual/ de los pasos necesarios para poder suplir la necesidad anterior del control de inventarios y validación El soft4are 'ace perder agilidad en el tiempo por falta de una buena traducción del idioma en el área de atención al cliente. C5;les so las ca5sas


#roblema de escalabilidad pues la aplicación no fue pensada para soportar las funcionalidades que actualmente requiere la empresa debido a su crecimiento además tampoco 'a sido traducido de manera adecuada para que los usuarios del soft4are entiendan lo que está sucediendo a la 'ora de presentar un fallo. C5;les so las cosec5ecias 75e se e#ra prese#a$o

*na mala atención al usuario ya que a la 'ora de facturar o buscar la información del producto no la de%a ver o procesar a adecuadamente. 







!e acuerdo al punto anterior se está generando de forma paralela el inventario en un arc'ivo de E9cel y se están generando copias de las facturas de los clientes para validar posteriormente con los inventarios. En algunas ocasiones no está reali(ando un adecuado mane%o de los errores ya que muestra el error en inglés y no de%a continuar con los procesos. Esto 'ace que se pierda más tiempo en la atención del cliente y el empleado debe volver abrir el soft4are y empe(ar a reali(ar nuevamente el proceso. Inconsistencias en el inventario en las ventas en las compras de los insumos de la empresa y en la contratación de servicios e9ternos.

C5;les so las ;reas $o$e se "eera el pro%le&a

;reas administrativas



C5ales so ac#ores $irec#os e i$irec#os

Direc#os

=erente general =erente 2dministrativo y
#roveedores Clientes $4

I$e#i8i75e las opor#5i$a$es $e &eora

En mi punto de vista para las me%oras del problema de colmena es iniciar la b$squeda inmediata de un nuevo soft4are y 'ard4are para tener un me%or funcionamiento y tener otras empresas productoras de la nueva tecnolog&a avan(ada. ,ener una me%or organi(ación de las áreas administrativas recursos 'umanos sistemas y contratación. #lanes de me%ora para tener una e9celente atención a nuestros clientes y proveedores.


LUIS ALBERTO FESTE RIOS

a/ +i se tuviera que construir un sistema de información 0cuál ser&a y por qué1 Construir&a un sistema de información aplicado a el sector agr&cola de mi región debido a que este sector tiene ciertas necesidades latentes en los aspectos de control y eficiencia en los procesos de ventas de sus productos para ellos ser&a de gran ayuda poder comparar la ley de la oferta y la demanda por la cual se establecen el al(a o la disminución de los precios de sus productos de esta forma los grandes compradores se aprovec'an de esto para inventar una sobre oferta o una sobre demanda donde finalmente el productor termina accediendo a ba%ar los precios por un fenómeno en el mercado que en muc'as ocasiones no son reales. Este sistema está pensado para monitorear el comportamiento de la oferta y la demanda en tiempo real y as& asesorar a los productores en que cultivos traba%ar para que se tenga en cuenta las fec'as de poca oferta donde los precios son ra(onables y pueda evitar pérdidas. E%emplos5 un productor de ma&( demora > meses en producir su producto es decir que si empe(ó el cultivo en enero en abril tendrá a la venta su producto? pero %usto en este mes otros departamentos también traen su ma&( a nuestro municipio lo que genera una sobre oferta y ba%a el precio del ma&( por ese motivo es me%or que el productor cultive su ma&( en mar(o para que en %ulio pueda vender su producto a precios ra(onables sin sobre oferta de otros municipios. #ara lograr este análisis se tendr&a que conformar una alian(a entre los sectores comerciales locales y de otros municipios y as& saber que cultivos 'ay en cada mes del ao y poder definir la oferta %usta para evitar las ba%as en los precios y las pérdidas a los productores por precios inferiores al costo de producción. por qué1 por qué deseo ayudar al desarrollo de la (ona productora agr&cola quienes son los que finalmente permiten el abastecimiento de las ciudades pero que en muc'as ocasiones no cuentan con las garant&as para ser sostenibles y siempre van a ciegas sin saber si van a ganar o a perder su inversión en la producción de sus productos.


b/ @ue tipo de Ciclo de vida seleccionar&an y porque1 +eleccionar&a el ciclo de vida clásico por que este tiene la estructura perfecta para determinar los requerimientos necesarios y el proceso a seguir para la construcción del sistema pensado.


c/ !e acuerdo al análisis reali(ado de forma individual deberán concluir como grupo5 





Identifique los problemas que se están presentando en la empresa “La Colmena”.

La empresa tiene falencias en el control de inventarios ventas y contrataciones debido a que el soft4are “Aycosmetic” es insuficiente para lo que las tareas que la empresa demanda. Bo se almacena la información de la empresa de forma adecuada y segura ya que en ocasiones se guarda está en arc'ivos E9cel donde es completamente vulnerable. Bo se administra de forma adecuada la información de las personas contratadas por outsorsing lo que genera reprocesos y perdidas económicas.



Cuáles son las causas

7. La principal causa es que el +oft4are tiene limitaciones en algunas de las funcionalidades y presenta algunas veces inconsistencias en los inventarios. . Bo e9iste un eficiente soporte técnico que prevea las fallas y las prevenga. D. #roblema de escalabilidad pues la aplicación no fue pensada para soportar las funcionalidades que actualmente requiere la empresa debido a su crecimiento. >. La demora en los procesos que genera la poca e9periencia de los empleados con respecto al soft4are obligando que con cada error del mismo el empleado tenga que volver a empe(ar su labor y demorando a


los clientes que también puede ser una consecuencia tampoco se tuvo en cuenta la escalabilidad de la empresa y la función re recaer . Bo sé a arreglado el error que se presenta en el soft4are por lo tanto el técnico no cumple con su traba%o y el área encargada de revisar eso no lo está 'aciendo F. El área encargada de los inventarios las ventas las compras de los insumos de las empresas no reali(a bien su traba%o y los entes encargados de revisar estas problemáticas no están pendientes de sus labores y por lo tanto la empresa tiene todas esas problemáticas. . Cuáles son las consecuencias que se entran presentando. 2lgunas consecuencias son Inconsistencias en el inventario en las ventas en las compras de los insumos de la empresa y en la contratación de servicios e9ternos también lo es el proceso que se lleva en paralelo del inventario y las copias de facturas ec'as para validad el inventario *na mala atención al usuario ya que a la 'ora de facturar o buscar la información del producto no la de%a ver o procesar a adecuadamente. 





Cuáles son las áreas donde se genera el problema. El área donde se genera el problema pienso que es en el área comercial y de mercadeo 



Cuales son actores directos e indirectos. Gendedores gerentes gestión 'umana y proveedores. 



d/ Identifique las oportunidades de me%ora 7 La implementación de un nuevo soft4are que supla todas las necesidades de la empresa es decir que sea capa( de cubrir todas las falencias descritas en el problema


 8ptimi(ar los procesos en tiempo y eficiencia lo que 'ace aumentar las ganancias y disminuir gastos innecesarios. D Controlar inventarios contrataciones y ventas de una forma adecuada y eficiente.

CONCLUSION

+e establecieron numerosos sistemas de información para dar solución a un problema se vieron numerosos puntos problemáticos de la empresa La Colmena y se establecieron todas las posibles causas y or&genes de sus problemas y por $ltimo se identificaron sus oportunidades para me%orar todos los problemas o inconvenientes y 'acer más productiva la empresa 3oy en d&a la gran mayor&a de empresarios por no decir todos se ven beneficiados por el amplio uso del soft4are bien como usuario o bien como profesional encargado de construirlo y en cada uno de los problemas e9puestos en este traba%o se puede recalcar la importancia del análisis de sistemas en la solución de necesidades de muc'as compa&as llámese pequea mediana o grande empresa. En el diseo del proyecto de soft4are se debe emplear muy bien las etapas del desarrollo del soft4are donde se refle%e los buenos procesos el empleo de e9celentes métodos las 'erramientas apropiadas para su elaboración que permita subsanar con e9actitud la problemática a disipar y un e9celente método de certificación que le de credibilidad y estandari(ación al proceso del soft4are.


Las tecnolog&as y sistemas de información influyen directa e indirectamente en la permanencia de cualquier tipo de negocio El mane%o eficiente de la información y el conocimiento combinado con una buena estrategia de negocios es la clave del é9ito.

BIBLIO)RAFIA

Harco +uc' H. :7/. ,ema 5 +istemas de Información. +istemas y ,ecnolog&as de Información. =I,E .. J>DK +enn M. 2. :7NN/. Introducción al desarrollo de +istemas de información. 2nálisis y diseo de sistemas de información. #áginas D al D7. Hé9ico !.O. HP5 Hc=ra4)3ill Interamericana. >RdocI!Q7>N7>K>RtmQ7>K7K77 Campderric' O. A. :D/. El ciclo de vida del soft4are. Ingenier&a del soft4are. #ágina 7N S . Aarcelona E+5 Editorial *8C. F7>NRtmQ7>NFK7 2paricio 2. R Hart&ne( M. :7/. Hódulo de ingenier&a de soft4are. Colombia5 *niversidad Bacional 2bierta y a !istancia.


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