ASG 7402 – 001D
Examen Transversal Auditoría en Sistemas de Gestión Certificables Plan de Auditoría Interna – Preparación de Auditoría Interna
Integrantes: -
Dante Cifuentes
-
Francisco Conejera N.
-
Felipe Mellado V.
-
Nicolás Venegas P.
Docente: Fernando Cuevas Fecha de entrega: 25 de Junio de 2018 Ingeniería en Prevención de Riesgos Escuela de Construcción Duoc UC Sede San Joaquín
Resumen Ejecutivo En este informe se fundamentarán las bases, planificación y preparación de una auditoría de Gestión de Calidad de ISO 9001 y cómo se debe desarrollar e implementar en una organización. Desde la gerencia general, la organización ha solicitado realizar una auditoría, en donde se logre determinar y comprobar el funcionamiento del sistema de gestión de calidad. Se debe recordar que la auditoría como concepto, es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia y evaluar objetivamente con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria. Las auditorías se dividen en dos: auditoría interna y auditoría externa, la interna (primera parte) se ejecuta por sí mismo a la organización, se logran establecer la base para el auto declaración de acuerdo de una organización. Mientras que las auditorías externas se dividen en de segunda y tercera parte. La de segunda parte se usan a cabo por ámbitos que consideran un interés en la organización. Por otro lado, las de tercera parte, las realizan organizaciones externas (independiente) que establecerán la certificación en el sistema de gestión. Para conseguir auditar a una empresa, se tienen que especificar los principios a valorar, con los cuales se obtienen las evidencias de la auditoría, tanto conformidades y no conformidades, y por supuesto los hallazgos de la auditoría, que son los resultados de las evidencias. La meta de este documento es otorgar una proposición sistemática para realizar la fase de seguimiento del trabajo de auditoría en la organización. En esta fase se especifica el nivel de contribución del trabajo de auditoría en la mejora de gestión, considerando si existen o se originan no conformidades.
Índice Tema
Pág.
Parte I: Preparación de la auditoría.
1
Propósito de la auditoría.
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Alcance de la auditoría.
2
Equipo auditor y tareas asignadas.
3
Documentos de trabajo.
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Listas de comprobación.
4
Formularios para recoger las observaciones.
6
Formularios para registrar las evidencias objetivas.
6
Parte II: Plan de auditoría
Objetivos de la auditoría.
Actividades a desarrollar.
Definición de áreas a auditar.
Cronograma de actividades.
Función y responsabilidades del equipo auditor.
Asignación de recursos necesarios para el desarrollo de la auditoria.
Parte III: Elaboración del informe de auditoría.
Información de la auditoría.
Resumen de evidencias que pueden determinar los hallazgos.
Matriz de actividades de la auditoría.
Resumen de no conformidades.
Parte IV: Seguimiento y medidas de control.
Cronograma de actividades para subsanar hallazgos.
Recolección de evidencias de mejoramiento.
Tiempo y plazos.
Conclusión Anexos
Parte I: Preparación de la auditoría
Propósito de la Auditoria
El principal propósito de la siguiente auditoría a realizar es garantizar que la empresa puede mantener la confianza en sus clientes, así mismo, como de los trabajadores de la empresa en sí. Para lograr esto, el auditor diseñara y aplicara variados procedimientos de auditoría que permitirán la obtención de la completa información de la empresa, en lo que son aspectos de Calidad, tanto en sus procesos como áreas administrativas, siendo estas las que entregaran evidencia para obtener opiniones independientes y conclusiones satisfactorias sobre la producción de productos lácteos a nivel nacional.
El auditor, para realizar cada uno de estos procedimientos de auditoría en los que respecta el área de Calidad, utilizara como referencia legal la Norma Internacional ISO 19.011 (Directrices para la auditoría de sistemas de gestión) e ISO 9001 (Sistema de gestión de calidad) las cuales poseen y detallan las responsabilidades y requisitos que el auditor debe realizar, además de los métodos de como efectuar listas de chequeo e identificar no conformidades o conformidades dentro de la empresa e incluye estructuras de los informes que se deben presentar en la conclusión de esta auditoría. Los puntos que evaluara el equipo de auditoría se detallaran en el punto 1.3 correspondiente a “Equipo auditor y tareas designadas” .
1
Alcances de la auditoria (áreas que abarca, según el requisito a auditar)
La presente auditoría será realizada a la empresa Colun, con la finalidad de renovar la certificación de ISO 9001 de Calidad, la cual se encuentra ubicada en Av. Costanera FFCC Oriente 575, Parque Industrial, Valle Grande, Lampa. La organización se dedica a la elaboración de productos lácteos; considerando que actualmente cuenta con 150 trabajadores, la auditoría será dirigida al área de producción y distribución, en donde la calidad es fundamental para la satisfacción de los clientes. Para realizar la auditoría se hace mención a la norma internacional ISO 19011, la cual establece las directrices para realizar la auditoría, por otra parte, considerando que el equipo auditor cuenta con los conocimientos necesarios para llevar a cabo este proceso.
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Equipo auditor y tareas asignadas
Auditor líder:
- Felipe Mellado Valdés Tareas asignadas: -
Determinar el alcance de la auditoría
-
Realizar la reunión inicial con la organización
-
Dirigir el proceso de la auditoría
-
Asignar las tareas al equipo auditor
-
Determinar los pasos a seguir de la auditoría, las áreas a auditar, los documentos, entre otros.
Equipo auditor:
- Dante Cifuentes - Francisco Conejera Núñez - Nicolás Venegas Pino Tareas Asignadas: -
Auditar las áreas determinadas por el auditor líder
- Revisión de documentos para establecer el cumplimiento o no conformidades del sistema de gestión de calidad de la organización -
Determinar y plasmar en los formularios las evidencias y observaciones halladas en la auditoría.
-
Entregar la información de las evidencias y observaciones halladas al auditor líder, para su posterior comunicación a la organización
-
Realización de informes de auditoría por las áreas que ya han sido parte del proceso.
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Documentos de trabajo
-
Listas de comprobación y formularios de observaciones de auditoria
-
Lista de chequeo ISO 9001 N.A= No aplica N.C= No cumple P.C= Parcialmente cumple SI= Sí cumple
Anexo 1
Formulario de observaciones de auditoria
Anexo 2
Formularios para recoger las observaciones
Para plasmar las observaciones encontradas en el curso de la auditoría, se utilizará el siguiente formulario, donde se deberán completar los datos atingentes al auditor líder, el equipo auditor, la organización auditada y sus responsables, áreas, entre otros; y asimismo, dentro del mismo formulario se deberán detallar los requisitos normativos de la norma contrastada en la auditoría, junto con las observaciones halladas, para así entregar una información clara y precisa al encargado de la organización, para establecer internamente los planes de acción correspondientes. Anexo 3
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Parte II: Plan de auditoría
Objetivos de la auditoría
En primer lugar, la gerencia debe considerar que se encuentren implementados los objetivos del plan de auditoria, con la finalidad de que estos sean los pertinentes y adecuados para gestionar de manera adecuada la planeación de las auditorias y para conducirlas, estos objetivos deben ser coherentes con la política y objetivos del presente sistema.
Objetivos Evaluar la eficacia e implementación del sistema de gestión de calidad en su totalidad, considerando los diversos cambios en comparación con la auditoria anterior y aplicación adecuada. Evaluar el compromiso demostrado en la política de calidad, con la finalidad de mantener la eficacia y la mejora del sistema de gestión, el cual va enfocado al cliente. Evaluar el grado de funcionamiento del sistema de gestión relacionado al logro de cumplimiento de la política y los objetivos, los cuales deben ser coherentes con la política. Evaluar la conformidad del sistema de gestión de calidad respecto a los requisitos de la norma de referencia ISO 9001
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Evaluar la conformidad del sistema de gestión de calidad relacionado a otras normativas que la organización suscriba de manera voluntaria. Evaluar y verificar si se mantiene la confianza con las partes interesadas en relación al sistema de gestión de calidad, dando una respuesta adecuada a sus necesidades y expectativas. Evaluar la actuación de la organización, la cual debería presentar madurez y facilitar el proceso, entregando la información y documentación solicitada para llevar a cabo el proceso.
Definición de áreas a auditar
Considerando la temática abordada para aplicar la auditoria, la cual va enfocada al sistema de gestión de calidad, en donde entregar y producir un producto dentro de los más altos entandares es lo esencial, por ende se debe conocer el proceso productivo de la organización sometida al proceso de renovación de certificación, en donde la auditoria va enfocada a las áreas consideradas como puntos críticos las cuales tienen mayor incidencia dentro de la misma;
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Proceso productivo Proceso productivo: Para la producción de leche se considera un proceso que está constituido por 7 áreas de trabajos;
RECEPCION DE
CONTROL DE
LECHE
CALIDAD
TRANSPORTE Y
PRODUCION
TRAZABILIDAD
INDUSTRIAL
PASTEURIZACION
DISTRIBUCION
CONSUMO FINAL
Cada etapa es fundamental para el funcionamiento de la empresa, en donde se dispone de la última tecnología y altos estándares de calidad.
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Identificación de áreas criticas Para la selección de las áreas críticas, se consideran aquellas que son las principales en el proceso productivo, considerando generar un producto bajos las condiciones necesarias para satisfacer a los clientes, teniendo en cuenta por otra parte el historial de la organización de observaciones obtenidas en auditorias anteriores para verificar que fueron abordadas. Por ende se toma en cuenta las siguientes áreas;
RECEPCION DE
CONTROL DE
LECHE
CALIDAD
TRANSPORTE Y
PRODUCCION
TRAZABILIDAD
INDUSTRIAL
PASTEURIZACION
DISTRIBUCION
CONSUMO FINAL
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Control de calidad: El objetivo del área de control de calidad es verificar que las materias primas e insumos se encuentran en las condiciones requeridas y necesarias para la elaboración de la leche. Además de verificar las condiciones de los diversos equipos y maquinarias utilizadas. En esta área del proceso de control de calidad, las tareas que se realizan son:
Calibración y preparación de los equipos.
Verificación y evaluación de las materias primas.
Inspecciones a las maquinarias.
Producción industrial: El objetivo del área de producción es elaborar productos dentro de los estándares de calidad necesarios para satisfacer las necesidades de los clientes, coordinando los recursos necesarios para el desarrollo de la misma. En esta área del proceso productivo, las tareas que se realizan son:
Trabajos de formulación del producto.
Operaciones de manipulación y vaciado de materias primas en calderas.
Preparación producto final.
Envasado y sellado
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Distribución: El objetivo del área de “Distribución” es o ptimizar un flujo constante de productos hacia los clientes a través de enlaces de transporte, coordinando los recursos para la realización, de manera que llevar a cabo de manera eficiente esta área tenga un mínimo coste global para la empresa, sin sacrificar la calidad de transporte ni la seguridad a los trabajadores. En esta área del proceso productivo, las tareas que se realizan son:
Trabajos administrativos (logística y planeamiento de distribución).
Operaciones de carga y descarga manual de productos a camiones de distribución.
Distribución de productos a clientes.
Funciones y responsabilidades del equipo auditor El equipo auditor, al realizar el proceso de la auditoría, deberá cumplir con ciertas funciones y responsabilidades para la realización de ésta, las cuales son: A uditor líder
-
Conducir la auditoría
-
Planear y organizar todos los pasos de la auditoría
-
Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo
-
Comunicar los resultados de las auditorias
-
Comunicar inmediatamente las no conformidades criticas
-
Informar los resultados, conclusiones y recomendaciones finales de auditorias
-
Preparar el plan y presentar el informe de auditoría final E quipo auditor
-
Estar preparado para el desarrollo de la auditoria
-
Participar en las reuniones de apertura y cierre
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-
Cumplir las tareas designadas por el auditor líder
-
Mantener la programación y el objetivo de la auditoria
-
Documentar y apoyar todas las constataciones
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Mantener al auditado informado del desarrollo
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Proteger todos los documentos y mantener la confidencialidad
-
Apoyar a los demás miembros del equipo auditor en el proceso de esta.
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Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoria y consignar las observaciones
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Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al sistema de gestión auditado
Parte III: Elaboración del informe de auditoría
Información de la auditoría
Tras cumplir con el cronograma de actividades planificado de la parte II, Auditoría” del
“Plan de
presente informe, se deberá informar a la gerencia general de los
hallazgos y no conformidades que se han encontrado en la auditoría en un documento, los cuales serán utilizados para finalmente determinar el grado de cumplimiento de las actividades realizadas en la organización, contrastados con la norma internacional de la cual es objeto la certificación (ISO 9.001). Además de informar los hallazgos encontrados, se deberán incluir en el reporte de auditoría, al menos los siguientes puntos, según lo indicado en ISO 19.011: a) Objetivos b) Alcance c) Identificación del auditado d) Identificación del equipo auditor e) Fechas y lugares en donde se realizaron las actividades de la auditoría f) Los criterios utilizados para auditar g) Los hallazgos de la auditoría y la evidencia relacionada h) Las conclusiones de la auditoría,
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i) Declaración sobre el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría. Asimismo, también se pueden incluir, entre otros, los siguientes puntos: a) Plan de auditoría, incluyendo los cronogramas b) Resumen del proceso de auditoría c) Grado de cumplimiento de los objetivos de la auditoría d) Áreas no cubiertas e) Resumen de las conclusiones y evidencias f) Oportunidades de mejora g) Planes de acción h) Lista de distribución del informe de auditoría.
Resumen de evidencias que pueden determinar los hallazgos
Luego de realizar la auditoría en el área señalada, se deberá proceder a registrar los hallazgos y correspondientes evidencias para ser informadas a la alta gerencia de la organización, las cuales serán registradas en un formulario resumen para facilitar su difusión, en donde se hará alusión al requisito normativo que se encuentra con hallazgos, el documento en cuestión que sirve como evidencia, y la observación correspondiente del hallazgo. El hecho de hacer referencia al documento de evidencia facilitará la búsqueda de este y la posterior explicación de los auditores a la gerencia del por qué el documento en cuestión es un hallazgo de posible no conformidad con los requisitos normativos, siendo, evidentemente, más eficiente adjuntar tal documento junto con el formulario, para facilitar la información a la gerencia.
Anexo 4
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Parte IV: Seguimiento y medidas de control. Mediante el siguiente formulario de referencia como sistema, se utilizará para verificar la implementación de las acciones correctivas formulada en el informe de auditoría, por ende, se elaborará un cuadro donde se deben mencionar las actividades para tratar las no conformidades detectadas, donde se debe tener en cuenta; responsables, área, plazos para la ejecución de las mismas y frecuencias de controles, para posteriores auditorías internas, para verificar sí se subsanaron los hallazgos antes del próximo proceso de auditoría de certificación.
Cronograma de actividades para subsanar hallazgos. Anexo 5
Recolección de evidencias de mejoramiento.
Se dispondrá de un formulario para registrar toda evidencia relacionada al mejoramiento, la cual se debe documentar y archivar, por parte de la organización evaluada, considerando que aquella información se solicitará para la próxima auditoria de certificación. Se tendrán en cuenta las actividades para subsanar hallazgos, en donde según lo estipulado y recomendado por el equipo auditor en relación a las medidas de control, dará origen a procedimientos y normativas aplicadas; estas deben registrarse en el documento
Anexo 6
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Anexos Anexo 1
ISO 9001
REQUISITO NORMATIVO
4
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
4.1
N.A
N.C
P.C
SI
OBSERVACIONES
Comprension de la organización y su contexto ¿Se encuentran determinadas las cuestiones externas e internas que son pertinentes para el proposito de la organización? ¿Se realiza el seguimiento y revision de la i nformacion sobre cuestiones externas e internas? ¿Qué acciones se siguen para alcanzar los resultados planificados?
4.2
Necesidades y expectativas de las partes interesadas ¿Se determinan las partes interesadas que son pertinentes para la organización? ¿Cuáles son los requisitos para las partes interesadas del SGC?
4.3
Determinacion del alcance SGC ¿Se determina los limites y aplicabilidad del SGC? ¿Se encuentra disponible y se mantiene como informacion documentada el alcance del SGC
4.4
SGC y sus procesos ¿Se implementa, mantiene y mejora continuamente el SGC? ¿Están determinados los procesos necesarios del SGC y son aplicados en la organización? ¿Se determina la secuencia e interacción de los procesos y es conocida por el personal?
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5
Liderazgo y compromiso ¿La organización asume la responsabilidad y obligacion de rendir cuentas con relacion a la eficacia del SGC? ¿Se encuentra establecida la politica de calidad y los objetivos de calidad ? ¿De que manera se mide, si el SGC logra los resultados previstos? ¿Existe apoyo al personal de la organización, para contribuir a la eficacia del SGC? ¿De que forma se promueve la mejora continua? ¿de que forma se demuestra el liderazgo y compromiso con respecto al enfoque al cliente?
5.2
Politica ¿La politica proporciona un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de calidad? ¿La politica es apropiada al proposito y contexto de la organización? ¿La politica cumple, con un compromiso de dar cumplimiento a los requisitos aplicables? ¿la politica tiene un compromiso de mejora continua?
5.2.2
Comunicación de la politica ¿La politica esta disponible y se encuentra como informacion documentada? ¿La politica se encuentra disponible para las partes interesadas?
5.3
Roles, responsabilidades y autoridades en la organización ¿Se establecen responsabilidades y funciones para los roles pertinentes en la organización? ¿De que forma se comunican y se da entendimiento a las responsabilidades y funciones dentro de la organización respecto al SGI?
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6
Planificacion ¿Se planifi can acciones para abordar riesgos y oportunidades? ¿De que manera se evalua la eficacia de las acciones implementadas?
6.2
Objetivos de calidad y planificaion ¿Se establecen objetivos de calidad para las funciones, nieves y procesos necesarios para el SGC? ¿Los objetivos son coherentes con la politica de calidad? ¿Los objetivos son medibles y tienen en cuenta los requisitos aplicables? ¿Los objetivos se actualizan y se comunican cuando corresponde?
6.3
Respecto a la planificaion ¿Se establecen los recursos y responsables para lograr los objetivos? ¿De que forma se van a evaluar los resultados?
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Anexo 2
FORMULARIO DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA (FOA-SGC-001) Auditor líder: Equipo auditor: Auditado: Dirección: Teléfono: Norma: Encargado SG: Fecha: Área auditada: Encargado área: Requisito normativo
Auditor líder Nombre, firma y fecha
Identificación del proceso
Observación
Encargado SG Nombre, firma y fecha
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Anexo 3
FORMULARIO PARA RECOGER LAS OBSERVACIONES DE AUDITORÍA (FROSGC-001) Auditor líder: Equipo auditor: Auditado: Dirección: Teléfono: Norma: Encargado SG: Fecha: Área auditada: Encargado área: Requisito normativo
Auditor líder Nombre, firma y fecha
Observación
Encargado SG Nombre, firma y fecha
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Anexo 4
20
Anexo 5
21
Anexo 6
22
Tiempo y Plazos Etapa
Horario
Preparación de auditoria
08:00 - 09:00
Reunión de apertura
09:00 - 09:30
Revisión de compromisos de la dirección
09:30 - 11:15
Revisión de la planificación del sistema de calidad
11:15 - 13:00
Almuerzo
13:00 - 14:00
Revisión de la política
14:00 - 15:30
Revisión de hallazgos de auditoría
15:30 - 17:30
Elaboración de informe final
17:30 - 18:30
Reunión final
18:30 - 19:00
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Conclusión La fórmula aclarada en este informe, ha señalado ser práctico para obtener la implantación y la certificación de SGC ISO 9001 en nuestra objetividad, tomando en
consideración
el
personal
necesario
para
lograr
los
resultados.
Para conseguir los resultados favorables al revisar la norma ISO 9001, es necesario que la dirección y el personal de la empresa se responsabiliza en la determinación de las dificultades, independientemente del desarrollo de la empresa asesora de la implementación, puesto que este es el que puede determinar el éxito o poca ventaja de las mejoras sugeridas en la implementación. El sistema de gestión de calidad ISO 9001, interpreta una oportunidad de mejora en la dirección de las empresas de encargos a diferencia de la antecedente versión de la norma ISO 9001, fundamentando que se existe actualmente una mejora continua para los Sistemas de Gestión, convirtiendo así el mejor instrumento para alcanzar los objetivos y metas.
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Anexos ISO 9001 (Sistemas de Gestión de Calidad)
ISO 19001 (Directrices para la auditoría de Sistemas de Gestión)
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