SVEUČILIŠTE U MOSTARU EKONOMSKI FAKULT FAKULTET ET
ERP sustavi Seminarski rad iz kolegija Sustavi za upravljanje poslovnim procesima
Stud Studen ent: t: Dejan ejan Bab abić ić,, 78 788/ 8/DS DS
Men enttor: or:pro pro!!dr! dr!sc! Maja aja "am "amza Maron aronii!
Mostar, lipanj #$%&
Sadržaj %!
'()D................................................................................................................ 3
#!
*azvoj +* sustava kroz povijest.............................................................................. 4
-!
+* sustavi..........................................................................................................5
.!
r0itektura +* sustava..........................................................................................6
&!
1mpementacija +* sustava...................................................................................... 7 &!%!
Strategije implementacije +* sustava..................................................................7
5.1.1.
Strategija postupne implementacije....................................................7
5.1.2.
Strategija frontalne implementacije....................................................7
5.1.3.
Strategija koncesije............................................................................. 8
&!%!.!
Strategija uvo2enja samo klju3ni0 procesa....................................................... 8
&!#!
4aze implementacije +* sustava........................................................................9
5!
rednosti i nedostatci +* sustava........................................................................... 11
7!
12 6aklju3ak..........................................................................................................
8!
"iteratura.......................................................................................................... 13
1
1. UVOD ' dananje vrijeme poslovna okolina postala je jako kompleksan sustav! S razvojem poslovni0 sustava, kompleksnijim na3inima i irenjem poslovanja postalo je sve tee pa 3ak i nemoguće pratiti sve tokove inormacija koje kolaju organizacijama! Samim time je sve neizvjesnija mogućnost konkurentnosti na tritu bez kvalitetno inormacijski podranog poslovnog sustava, a u nekim slu3ajevima moe se govoriti i o ugroenosti samog opstanka organizacije na tritu ukoliko se ne prate trendovi na tritu i ne osuvremenjuje poslovanje! Samim porastom broja organizacija koje se bave istovrsnim djelatnostima viestruko se povećala i konkurencija na tritu! orastom konkurencije i sami klijenti ili kupci su postali izbirljiviji te vie gledaju kako bi dobili najvie, najkvalitetniji0 proizvoda za najniu cijenu! 9ako se na samu potranju za proizvodima ili uslugama najvie utje3e cijenom, bitno je biti to konkurentniji na tom podru3ju odnosno ponuditi najkvalitetniji proizvod ili uslugu za najbolju cijenu! 9ako bi mogli biti to konkurentniji na podru3ju cijena prvenstveno je potrebno optimizirati poslovanje s ciljem smanjenja trokova, poto oni najvie i direktno utje3u na krajnju cijenu! rokovi se trebaju smanjiti optimizacijom proizvodnje, odre2ivanjem to3ne koli3ine zali0a, praćenjem stanja na tritu i prilago2avanje stanju, a to se sve moe ostvariti jedino eikasnom koordinacijom svi0 dijelova organizacije! 1normacijska te0nologija je u dvadesetim godinama prolog stoljeća po3ela intenzivnije ulaziti u sve vie podru3ja ivota pa tako i u samo poslovanje! ako je inormacijska te0nologija prepoznata kao ;must 0ave< za eikasno poslovanje, optimizaciju procesa i smanjenje trokova! =a taj na3in se inormacijska te0nologija od osnovne obrade dokumenata i vo2enja neki0 evidencija proirila do toga da predstavlja temelj za uspjeno i konkurentno poslovanje! >ilj ovoga rada je ukratko prikazati +* sustave, nji0ov razvoj te implementaciju +* sustava!
2
. Ra!v"j ERP sustava #r"! $"vij%st *azvoj sredinji0 inormacijski0 sustava moe se pratiti od %?5$@i0 godina! akvi inormacijski sustavi uglavnom su sluili za automatizaciju kontrole inventara! *azvijani su s ciljem smanjenja greaka i vremena koje se troilo na ru3ne operacije! 'glavnom su razvijani unutar inormati3ki0 odjela poduzeća i me2usobno su bili nekomptabilni! %?7$@i0 razvijaju se sustavi za planiranje proizvodni0 resursa A engl. Manufacturing Requirements Planning, MRP ! Svr0a ti0 sustava je potpora proizvodnom procesu, planiranje
i upravljanje proizvodnim resursima! 9oncept je tog sustava tijekom godina razra2en, pa su 8$@i0 godina razvijeni inormacijski sustavi AM*1 koji su omogućavali planiranje svi0 resursa potrebni0 za proizvodnju, i to ne samo materijalni0 Akao sustav M*, već i unkcijski0 i ljudski0! Budući da je bilo potrebno povezivanje svi0 unkcija u organizaciji i pruanje potpore svim internim poslovnim procesima po3etkom %??$@i0 godina uvelike se primjenjuju sustavi za planiranje i predvi2anje resursa poduzeća A engl. Enterprise Resource Planning, ERP ! ' zadnje vrijeme razvijaju se proireni +* sustavi A engl. Extended ERP kojima se moe pristupiti s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme, pod uvjetom postojanja internetske veze!
3
&. ERP sustavi I't%(ra)'i i'*"r+a,ijs#i sustav ERP - engl. Enterprise Resource Planin , ,j%)"vit" j% $r"(ra+s#" rj%/%'j% #"j% "0uva2a ,ij%)i +"d%) $"s)"va'ja $"du!%2a3 $"država i i't%(rira rad svi s)už0i i *u'#,ija t% $"v%!uj% sv% $"s)"v'% $r",%s% u'utar "r(a'i!a,ij%3 a)i i va'js#% $"s)"v'% $r",%s%3 #"ji+a j% "r(a'i!a,ija $"v%!a'a s $"s)"v'i+ $art'%ri+a. 1ntegralni inormacijski sustavi koriste jedinstvenu bazu podataka i obavljaju unkcije trasnakcijskog i menaderskog inormacijskog sustava! )n omogućuje praćenje dokumenata i izvjećivanje na rzini procesaC komunikaciju, suradnju i timski rad zaposlenikaC planiranje, praćenje i koritenje svi0 resursa poduzeća! otpora integralnog inormacijskog sustava cjelokupnom poslovanju poduzeća smatra se jednim od preduvjeta uspjenosti! 6bog razvoja elektroni3kog poslovanja organizacije trebaju povezati inormacijske sustave poslovni0 partnera kako bi se postigla u3inkovitost u cijelom lancu dodane vrijednosti od dobavlja3a do krajnjeg kupca! =aalost, istraivanja su pokazala da mnogi projekti uvo2enja integralni0 inormacijski0 sustava zavravaju neuspije0om, i to zbog dva razloga: @
6bog uvo2enja programskog rjeenja bez pret0odne promjene poslovni0 procesa i
prilagodbe procesa za0tijevima novog inormacijskog sustava! @ 6bog nedostatne prilagodbe gotovog programskog rjeenja za0tijevima korisnika i na3inu poslovanja!
Svra uv"4%'ja ERP sustava je povezivanje svi0 slubi i unkcija u poduzeću i zadovoljavanje nji0ovi0 potreba primjenom jedinstvenog inormacijskog sustava! )3ekivane koristi od uvo2enja +* sustava uklju3uju znatno smanjenje zali0a, bri optjecaj inancijski0 sredstava, bolje inormacije o za0tijevima kupaca i povezivanje s inormacijskim sustavima poslovni0 partnera! +* sustavi zasigurno donose brojne prednosti onim organizacijama koje i0 uspjeno primjene, ali je praksa pokazala da s tim u vezi postoje i sljedeći problemi: visok rizik, za0tjevnost i sloenost, zadovoljavanje samo 7$ potreba poduzeća!
4
*azlikuju se dva pristupa pri uvo2enju ovog sustava: @ @
oduzeće provodi promjenu poslovni0 procesa prije uvo2enja novog sustava rojekt promjene poslovni0 procesa provodi se istodobno s projektom uvo2enja +* sustava
+* sustav povezuje sva podru3ja u organizaciji: nabavu, proizvodnju, prodaju i marketing, upravljanje ljudskim potencijalima i inancijskim sredstvima, logistiku i distribuciju! Suvremeni su +* sustavi modularni i leksibilni pa se mogu prilagoditi potrebama organizacije! Me2utim, zbog nji0ove prilagodbe 3esta su kanjenja u provedbi u odnosu prema planiranim rokovima!
5. Arit%#tura ERP sustava +* sustav temelji se na otvorenoj vieslojnoj ar0itekturi klijent@posluitelj! )tvorenost ar0itekture zna3i da je sustav leksibilan te da se na njoj mogu dodavati nove komponente! (ieslojna ar0itektura omogućuje simultani pristup podacima većeg broja korisnika bez rizika od pada sustava! r0itektura moe biti dvoslojna, troslojna i 1nternet/1ntranet! Dvoslojna ar0itektura sastoji se od sloja posluitelja koji upravlja aplikacijom i bazom podataka i pokriva poslovnu logiku, te od sloja klijenta koji kontrolira korisni3ko su3elje i odgovoran je za prikaz podataka i ulaz podataka do posluitelja! roslojna ar0itektura sastoji se od sljedeći0 slojeva: @
odatkovni sloj E posluitelj baze podataka koji osigurava integritet podataka
primjenom ugra2eni0 automatski0 kontrola i procedura! @ plikacijski sloj E jedan ili vie aplikativni0 posluitelja, pokriva glavni dio poslovne logike, omogućava komunikaciju s bazom podataka i osigurava integritet podataka u @
slu3aju kad integritet ne moe osigurati baza rezentacijski sloj E korisni3kki sloj ili klijent, odnosno korisni3ko su3elje
1nternet/1ntranet ar0itektura temelji se na "=@u ili F=@u!
5
6. I+$%+%'ta,ija ERP sustava 1mplementacija +* sustava je jedinstven pot0vat jer uklju3uje cijelu organizaciju! Spaja razli3ite unkcionalnosti, ljude procedure i ideologije i vodi do veliki0 promjena cijele organizacije! ' po3etku su organizacije bile skepti3ne prema +*@u, no rastom konkurencije po3ele su sa uvo2enjem +* sustava, pritom o3ekivajući 3uda, koja se nisu dogodila! Bitno je s0vatiti da se +* paketi ne mogu potpuno uklopiti u postojeće poslovne prakse organizacije, te je ponekad potreban reinenjering poslovni0 procesa, to podrazumijeva temeljni i radikalni redizajn poslovni0 procesa u svr0u postizanja bolji0 rezultata i bolji0 perormansi, sniavanje trokova, povećanje kvalitete, proizvodnosti rada, cijene, usluga i brzine! =aj3eća pogreka koju poduzeća 3ine je da odabiru već gotova +* rjeenja koja gotovo nikada ne zadovoljavaju nji0ove stvarne potrebe! ko poduzeće eli imati uspjean +* sustav mora znati kako ga pravilno implementirati te mora imati resurse za obuku zaposlenika! 'spjena implementacija +* sustava za0tijeva pret0odnu procjenu poslovne strategije i dobro razra2enu metodologiju! =a izbor strategije implementacije utje3u vrijeme i resursi Aljudski i materijalni, veli3ina poduzeća i cilj sustava! 'obi3ajeno je da poduzeće provodi implementaciju uz angairane specijalizirane savjetnike, a 3esto se trai i pomoć od proizvo2a3a +* sotvera!
6.1.
Strat%(ij% i+$)%+%'ta,ij% ERP sustava
5.1.1.Strategija postupne implementacije
1ako je +* baza podataka integrirana, +* sustav sastoji se od modula, to zna3i da je implementaciju moguće odvijati u azama! )va strategija primjerena je za tvrtke koje prvi put uvode +*! 9ad uvo2enje ne bi bilo postupno stvorio bi se pritisak na zaposlenike, koji bi se tee prilagodili novom sustavu! 4aze implementacije mogu biti razli3ito odre2ene! rimjerice, u prvoj azi moe se implementirati modul inancija i modul kontrolinga, u drugoj azi modul upravljanja materijalima i modul prodaje, a u trećoj azi modul planiranja proizvodnje! 5.1.2.Strategija frontalne implementacije
9od strategije rontalne implementacije ili Big Bang strategije, odjednom se ukida stari sustav i uvodi +* sustav u cijelu tvrtku! )vakav je na3in najeikasniji u smislu trokova, ali i najriskantniji! Strategija rontalne implementacije moe biti prikladna za tvrtke s pravocrtnom 6
organizacijsskom strukturom, tvrtke s previe sustava koji se mijenjaju ili tvrtke kojima su trokovi razvoja programa prijenosa podataka iz drugi0 sustava previsoki! 5.1.3.Strategija koncesije
oduzeće koje primjenjuje strategiju koncesije prvo instalira neovisne podsustave u svakoj poslovnoj jedinici uz integraciju samo zajedni3ki0 procesa! Svaka poslovna jedinica ima svoje +* podsustave s razli3itim bazama podataka! odsustavi se povezuju kako bi razmjenjivali inormacije neop0odne za poduzeće 3ime će se dobiti cjelokupna slika svi0 poslovni0 jedinica ili procesa! )vakvu strategiju primjenjuju velike tvrtke ili tvrtke s raznolikom djelatnoću svoji0 poslovni0 jedinica 6.1.5. Strat%(ija uv"4%'ja sa+" #)ju7'i $r",%sa
>ilj je ove strategije brzo uvesti i zapo3eti rad s +* sustavom ne opterećujući se idejom reinenjeringa! ' ovom slu3aju +* sustav ne donosi veliko poboljanje i ne za0tijeva velike promjene kod zaposlenika! ko se reinenjering poslovni0 procesa provodi nakon uvo2enjanovog sustava, uspje0 je upitan! Strategiju uvo2enja samo klju3ni0 procesa primjenjuju manje tvrtke koje nemaju mogućnost uvesti cjelovito +* rjeenje te tvrtke u kojima je okus na nekoliko klju3ni0 procesa, a u budućnosti namjeravaju prijeći na +* sustave!
7
6..
Fa!% i+$)%+%'ta,ij% ERP sustava
(rijeme potrebno da se uvede +* sustav ovisi od poduzeća do poduzeća! ipi3ni projekt uvo2enja +* sustava ima est aza: %! #! -! .! &! 5!
riprema projekta rikupljanje poslovni0 za0tijeva i dokumentiranje poslovni0 procesa 9oniguriranje sustava estiranje sustava 9ona3ne pripreme o3etak rada
Pri$r%+a $r"j%#ta ' ovoj azi odlu3uje se koji su resursi potrebni da bi se projekt zavrio u odre2enom vremenskom roku i u okviru planiranog budeta! 4ormira se tim i razmatraju se mogućnosti za angairanjem konzultanta, speciicira se i nabavlja inormacijska i komunikacijska oprema za rad +*@a!
Pri#u$)ja'j% $"s)"v'i !atij%va i d"#u+%'tira'j% $"s)"v'i $r",%sa +* tim odre2uje kako će se odvijati poslovanje nakon po3etka koritenja +* sustava kao i na3in unkcioniranja samoga +* sustava! ' ovoj azi se modeliraju poslovni procesi, te je ovo prva i najvanija aktivnost ove aze! *ezultat ove aze treba biti lista i opisi svi0 procesa u organizaciji!
K"'*i(urira'j% sustava 9ako bi pojedini dijelovi unkcionirali u skladu sa na3inom odvijanja poslovni0 procesa i nji0ovim za0tijevima u organizaciji odvija se koniguriranje sustava! rva aktivnost vezana uz ovu azu je analiza svi0 postojeći0 inormacijski0 sustava u organizaciji kojom se utvr2uje pokrivenost pojedini0 organizacijski0 odjela postojećim aplikacijama, kao i koje klase podataka su obu0vaćene postojećim bazama podataka!
T%stira'j% sustava rije nego se +* sustav pusti u rad potrebno ga je testirati da bi otklonili sve moguće nedostatke! estiranje uklju3uje nekoliko osnovni0 aspekata:
8
@ @ @ @ @
laniranje testova estiranje su3elja izme2u +* sotvera i ostali0 sustava estiranje mogućnosti i te0ni3ki0 perormansi sustava rovo2enje testova pri0vatljivosti za korisnike rening korisnika i kreiranje materijala za trening
K"'a7'% $ri$r%+% Svi nedostatci, ukoliko i0 ima, nastali uslijed testiranja +* sustava se rjeavaju i ponovno testiraju, te se utvr2uje valjanost su3elja izme2u +* sustava i drugi0 aplikacija! Svi podatci koji će se unijeti u sustav iz postojeći0 aplikacija moraju biti spremni za uporabu i zaposleni moraju biti educirani i pripremljeni da koriste sustav!
P"7%ta# rada osljednja aza implementacije u kojoj se +* sustav puta u rad i prelazi se sa stari0 na nove aplikacije!
9
8. Pr%d'"sti i '%d"stat,i ERP sustava 1ntegralni inormacijski sustavi prisutni su u velikim poduzećima te za0tijevaju znatan angaman materijalni0 i ljudski0 resursa! 6a nji0ovo unkcioniranje neop0odan je veći broj ra3unala i pouzdani0 komunikacijski0 veza, a 3esto za0tijevaju organizacijske promjene i obrazovanje zaposleni0! rednosti +* sustava su u 3injenici da uklju3uju znatno smanjenje zali0a, bri optjecaj inancijski0 sredstava, bolje inormacije o za0tijevima kupaca, povezivanje s inormacijskim sustavima poslovni0 partnera, prati prodajni proces od trenutka narudbe do trenutka slanja ra3una kupcu, koordinira, standardizira i ubrzava proizvodne procese! 9ao najzna3ajni nedostatci +* sustava isti3u se visoka ulaganja 3iji kona3ni iznos nije u potpunosti poznat, dugo vrijeme implementacije sustava te nespremnost zaposlenika da se prilagode novim sotverskim rjeenjima! =aime, gotova +* rjeenja u pravilu za0tijevaju prilagodbu zaposlenika novom na3inu obavljanja poslovni0 aktivnosti, dok se u slu3aju prilagodbe sotvera 3esto javljaju pogreke koje mogu bitno oteati normalno obavljanje poslova! 'pravo zato uvo2enje+* sustava mora biti sustavno i detaljno planirano uz jasnu podrku vr0ovnog menadmenta!
10
9. :a#)ju7a# 1ntegracija podataka trajan je izazov pri razvoju inormacijski0 sustava! 1ntegralni inormacijski sustavi omogućuju poduzeću standardizaciju podataka, utedu vremena i ljudski0 resursa! +* sustav temelji se na sredinjoj bazi podataka povezanoj sa svim poslovnim ciklusima 3ime se ostvaruje interakcija i koordinacija razli3iti0 unkcija u poduzeću! oduzeća trebaju temeljito ocijeniti isplativost uvo2enja +*@a budući da se radi o sustavima koji za0tijevaju visoka ulaganja, dugo vrijeme implementacije te prilagodbu zaposlenika! 6ato se na uvo2enje +*@a odlu3uju uglavnom veća poduzeća! =akon procjene koristi i nedostataka +*@a, poduzeća trebaju paljivo prou3iti ponudu sustava i odabrati prikladnog nabavlja3a! 6a implementaciju sustava treba izabrati strategiju koja je najprikladnija ua poduzeće! aralelno se trebaju odvijati edukacija zaposlenika kako bi bili spremni za koritenje novog sustava, te je potrebno posvetiti posebnu pozornost migraciji postojeći0 podataka jer bez nji0 neće vrijediti ni najbolji sustav! =akon implementacije treba vidjeti zadovoljava li sustav za0tijeve koji su pred njega postavljeni! 1 ako je sustav uspjean, treba ga nadogra2ivati u skladu s novim potrebama korisnika i poslovnog sustava! o se moe obavljati koritenjem usluga tvrtke koja je radila i na razvoju i uvo2enju +*@a u poduzeće ili razvojem vlastiti0 rjeenja, pazeći da su komptabilna i integrirana s postojećim +*@om!
11
;. Lit%ratura 9njige:
%! anian, G!, Hurko, 9! A#$%$!, oslovni inormacijski sustavi, +lement, 6agreb #! 6enzerović, *! A#$$7!, *a3unovodstveni inormacijski sustavi, Sveu3ilite Iurja Dobrile u uli, ula 1nternet izvori: %! 0ttp://JJJ!zpr!er!0r/zpr/ortals/$/redmeti/'1S/+*#$@#$stanje#$i #! -! .! &! 5!
#$trendovi!pd 0ttp://e!sve@mo!ba/materijal/-K+/*1S/#$%#K#$%-/*1SK-%%$#$%#K#!pd 0ttp://en!Jikipedia!org/Jiki/SKL 0ttp://en!Jikipedia!org/Jiki/BaanK>orporation 0ttp://JJJ!b0telecom!ba/uploads/media/monograija#$$?K$%!sJ 0ttp://dragoruzic!com/Jp@content/uploads/#$%-/$./M1SK#$%#@%-K&K+*!pd
12