Envio de Caso Pollos Pio Pio y Mas Pio

ESTUDIO DE CASO EN LA EMPRESA POLLOS PIO PIO Y MAS PIO

POR: LUIS ALBERT ALBERTO O MARTINEZ MARTINEZ

CENTRO NACIONAL DE APRENDIZAGE SENA PROGRAMA TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA PRACTICAS ACADÉMICAS MOSQUERA CUND. 2016

ESTUDIO DE CASO EN LA EMPRESA POLLOS PIO PIO Y MAS PIO

LUIS ALBERTO MARTINEZ Q.

Tutores OCTAVIO DE JESÚS BERMUDEZ RESTREPO Ing. Industrial, y Gerencia de Proyectos

CARMEN CECILIA AGUIRRE AMELL Ing. Industrial

SULEIMA FRANCO MURILLO Traductora inglés, francés, español

LUZ MARIA BUILES LOPEZ Filósofa

GLORIA MATILDE LEE MEJIA Admra. De Negocios

CENTRO NACIONAL DE APRENDIZAGE SENA CONSEJERA ACADÉMICA SENA VIRTUAL DEL CUERO PROGRAMA TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA PRACTICAS ACADÉMICAS MOSQUERA CUND. 2016

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN…………............................................................................................................ 4 VISION…………………………………………………………….………………………………………..5 MISION……………………………………………………………………………………………………5 OBJETIVO…………………………………………………………………………………………………5 CASO DE LA EMPRESA DE POLLOS PIO PIO Y MAS PIO……………………………………….6 1. 2. 3. 4.

Proc esos in adecuados en el área de almacenaje…………………....……………………6 Un d eteriorado c anal de inform ación………………...………………..…………………….6 Falta de herramientas para la realización de los proc esos…………………….…….….6 L a i n fo r m a c i ón d i s p o n i b l e e s p o c o c o n f i ab l e, d e b i d o a l a f o r m a c o m o s e i n g r es a la info rm ación de los d atos. …………………………………………………………………..….6 5. Programación errada de los despachos………………………...………………..…………6

PUNTOS CRITICOS………………………………………………………..…………………………….7 CARGOS DESEMPEÑADOS EN LA EMPRESA POLLOS MAS PIO………….…………..……...7 RESUMÉN EVIDENCIAS……………………………………………………………………….…….…8 SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPLEADO EN LA EMPRESA. ………………………………….9 LOS RESULTADOS…………………………………………………………………………….……….9 BIBLIOGRAFIA………………………………………………...………………………………………..10

Solución a caso de pollos pio pio y más pio Por: Luis Alberto Martínez Quintero Julio de 2016 Mosquera Cund.

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INTRODUCCIÓN Este trabajo se realiza, en base a las distintas falencias que se encuentran en la empresa, haciendo un estudio de cada uno de los participantes en los diferentes procesos que allí se realizan, y revisando muy detalladamente en que falla cada individuo al realizar sus actividades asignadas; hay una toma de decisiones que es inevitable en cuanto a la forma en que se gestiona cada una de los procesos, puesto que no se nota un control dentro de las aéreas y sus procesos.


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VISION La visión que enmarca este tipo de estudios se basa en la búsqueda de puntos críticos y dar pronta mejora, para así obtener la mayor productividad y cumplimiento con nuestros clientes.

MISION En una empresa donde se encuentran tantas falencias en sus procesos, es necesario tomar medidas en base a la mejora, estudiando cada punto y brindando la solución más adecuada; Empezando por los puntos más críticos que afectan más a la operación y el servicio al cliente

OBJETIVO En una empresa donde se ven tantas falencias en sus procesos, es necesario tomar soluciones prontas para ello se realiza un estudio a profundidad, con la intensión de buscar soluciones y posibles mejoras que garanticen la sostenibilidad de la empresa y su crecimiento.


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CASO DE POLLOS PIO PIO Y MÁS PIO Las diferentes empresas u organizaciones constantemente están en la búsqueda continua de oportunidades de mejora que las haga sobresalir y ganar un alto posicionamiento. De acuerdo a esto, cada vez deben adoptar procesos logísticos que han de ser fundamentales a la hora de aportar más valor a sus clientes y aumentar su rentabilidad. En este caso particular existe una notable falla en el canal de información, ocasionando está un deterioro en el proceso logístico que se requiere para lograr el objetivo propuesto que es cubrir la necesidad y satisfacer al cliente. De acuerdo a lo expuesto se puede obtener un diagnóstico sobre la problemática vista, identificando áreas donde son evidentes las fallas que se han de convertir en mejoras:

1. PROCESOS INADECUADOS EN EL ÁREA DE ALMACENAJE. La carencia de una visión general o global de los procesos logísticos por parte de la empresa, genera ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto la información como la operación no fluyen a la par con lo que se requiere. Al profundizar más en este tema, se observa como en los procesos diseñados no existe un flujo óptimo de comunicación entre las distintas áreas de la empresa, y esto se debe a que han sido diseñados para cada una de las áreas implicadas, ocasionando estancamientos que generan fallas notorias y nocivas para todo lo que se requiere.

2. UN DETERIORADO CANAL DE INFORMACIÓN. El sistema de información utilizado por la empresa de acuerdo a todo lo detallado no es compatible para que sea un soporte eficiente y preciso a la hora de tomar decisiones frente a las necesidades o las demandas del mercado.

3. FALTA DE HERRAMIENTAS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS PROCESOS Toda esta situación provoca unos procesos excesivamente manuales y duplica las tareas entre los departamentos debido a que no es oportuna la información obtenida para procesar generando traumatismo y errores que se ven reflejados en tiempo y servicio.

4. LA INFORMACIÓN DISPONIBLE ES POCO CONFIABLE, DEBIDO A LA FORMA COMO SE INGRESA LA INFORMACIÓN DE LOS DATOS. Debido a la pésima fluidez de la información y los procedimientos mal implementados en la empresa, el área comercial no puede lograr cumplir a cabalidad lo que ofrece a los clientes, debido a que la información manual obtenida de la toma física matutina no es procesada como se necesita sino más bien a un ritmo inadecuado y poco fiable para lo que se requiere ocasionando este inconveniente un descontento en los clientes y deteriorando la imagen de la empresa en el mercado.

5. PROGRAMACIÓN ERRADA DE LOS DESPACHOS. Ocasionada por un mal almacenaje, tal vez debido a la incorrecta distribución en la organización dentro de los cuartos fríos, o errores en la digitación que pueden ser frecuentes ocasionando que la separación de los pedidos no sea la requerida.


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PUNTOS CRITICOS Haciendo un análisis cronológico y detallado de lo observado en una jornada, es evidente que existen puntos críticos en los cuales se debe enfocar la mejora de los mismos como son: 

Deficiencia en los canales de comunicación: la falta de atención ocasiona que se cometan errores en todas las áreas implicadas en el proceso observado, y esto es debido a la no culturización por parte de la empresa con sus colaboradores; no se tiene un buen sentido de pertenencia y tal vez no se promocionan día a día los valores y la imagen corporativa de la compañía.

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Falta de preparación del personal: es indispensable que las perso nas encargadas de la recepción de la producción tengan, no sólo un conocimiento del producto sino también un buen manejo informático, y que a su vez ese conocimiento sea aplicativo y productivo para la operación.

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Los diferentes procesos no están documentados: lo cual ocasiona que se trabaje al día a día generando errores frecuentes y repetitivos en cuanto a la operación y al servicio.

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Una mala programación: No se analiza los tiempos de entrega y se en ruta mal, y es así como ocurre la pérdida de los clientes por el descontento que ocasiona el incumplimiento.

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La actitud reprobable de las cabezas visibles de la empresa, caso puntual el ingeniero encargado de la planta, cuando emite una respuesta que opaca el ambiente laboral de la empresa.

CARGOS DESEMPEÑADOS EN LA EMPRESA POLLOS MAS PIO Telemercaderista: Milena - Pedidos canal geográfico, clientes institucionales y especiales. Telemercaderista: Erika – Pedidos canal supermercados. Auxiliar de facturación- Caja: Carla – Responsable de la recepción de los documentos generados en los despachos a los clientes. Analista de inventarios: Mauricio – Encargado de la toma física para luego ser registradas en el sistema. Encargado Canastillas: Juan – Proporcionar tanto las canastillas a la planta como a la distribución. Servicio al cliente: Paula – Debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos de los clientes. Facturador: Jimmi – Registra los despachos en los formatos para la facturación. Supervisora Distribución y Transporte: Sandra – Encargada de la programación de las rutas de acuerdo a los pedidos recibidos y separados. Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el alistamiento de los pedidos y la organización de los cuartos fríos. Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor logístico. Auxiliar Distribución: Carlos

Gerente General: Vendedor: Alex


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RESUMÉN EVIDENCIAS De acuerdo a todo lo observado y la información registrada es evidente que la empresa presenta falencias en todo su proceso logístico, tanto en el área de la planta de producción como en el almacenaje; lo más llamativo en este caso es el canal de información tan pobre, donde es claro que la información no fluye ocasionando un deterioro en todos los procesos logísticos y comerciales. Adicional a lo anterior también se destaca la falta de compromiso de sus colaboradores, y es debido a que no se sienten estimulados por parte de la empresa, no se promueven los valores corporativos deteriorando esto la imagen de la empresa ante el cliente, falta capacitación constante para sus funcionarios con el fin de fortalecer sus diferentes procesos y trabajar más a fondo en los puntos críticos evidenciados en este informe. Como actor activo en meses atrás de este tipo de proceso, la persona que realizó la visita y el informe no tuvo en cuenta los puntos críticos establecidos en este sector, y en especial en el área de almacenaje donde se establece de acuerdo a lo recomendado por HACCP (sistema recomendado para asegurar la inocuidad de los elementos) la temperatura y la calidad del producto, y es una falla grave debido a que el afectado va a ser el cliente, omitió este paso tan delicado en un sector o empresa de alimentos.

SOLUCIÓN PROPUESTA Tras el diagnóstico, la solución se plantea con tres líneas básicas de trabajo; Partiendo de la estrategia y del posicionamiento deseado, y teniendo el área de procesos como el eje central, se deben diseñar soluciones tal y como lo describo a continuación:

Reingeniería de procesos En este caso se redefinió todo el proceso logístico desde el aprovisionamiento hasta la expedición, eliminando todas las ineficiencias que se producían cuando el proceso “cruzaba” a través de los distintos departamentos e implantando una gestión por procesos en lugar de una organización . A partir del proceso logístico se pueden redefinir los siguientes subprocesos:    

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Gestión de producción (Programación oportuna de acuerdo a lo que se requiere) Gestión de almacenes y stock (Almacenaje – Control inventarios) Gestión de servicio al cliente (Auditoria de rutas, seguimiento servicio) Además, se puede implantar el concepto de líder del proceso para que gestionase el proceso a través de todos los departamentos y planteando así una estructura organizativa matricial que dotase de más eficiencia los procesos y subprocesos. Además de la reingeniería del proceso, también se puede implementar capacitaciones al personal en técnicas de mejora continua para conseguir que los procesos y subprocesos vayan ganando en eficacia y eficiencia a lo largo del tiempo en lugar de perderla.


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Almacén físico Para la problemática referida al sistema de almacenaje se recomienda rediseñar los almacenes o su organización, minimizando los errores y así alcanzar los siguientes objetivos: 

Racionalizar el número de personas destinadas en el almacén debido a la disminución drástica del tiempo de operaciones de almacenaje.  Mejorar la rotación, y por tanto reducir el nivel de stocks.  Disminución del número de mermas.  Permitir la aplicación de procedimientos que aseguraran una gestión adecuada del almacén. Para ello, a nivel físico, hubo dos grandes líneas de trabajo:  

Sistemas de almacenaje Distribución física

ALMACENAJE: En cuanto al almacenaje, se puede diseñar un sistema con elementos de paletización adaptados a las características del producto con modernos accesorios de almacenamiento y picking dinámico.

DISTRIBUCCION: En cuanto a la distribución del almacén, se puede emplear una metodología propia que ayude a fortalecer y redefina todas las áreas funcionales del almacén (muelles de carga y descarga, zonas de preparación de mercancía, zona de picking, etc.) Gestión de la información En el caso de la problemática en la fiabilidad y disponibilidad de la información se recomienda adoptar un sistema de captación de datos oportuno y eficaz integrados con el

SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPLEADO EN LA EMPRESA. Esta solución asegura la fiabilidad y disponibilidad de los datos y permite disminuir en gran medida los costes de gestión. En esta área, es importante destacar de la complejidad de hacer convivir con éxito conceptos de negocio con conceptos de tecnología. Para conseguirlo, es necesario crear un “Comité de Implantación de Sistema de Información “donde deben participar los miembros de la empresa actores del proceso logístico y además los representantes de las empresas de soluciones de sistemas de información.

LOS RESULTADOS Con estos cambios se puede tener un norte más cerca a lo que se requiere, algunos de los resultados cuantificables pueden ser:  Alcanzar una posición competitiva en plazos de servicio  Disminución del stock de almacén.  Disponer de información en tiempo real para la toma de decisiones debido a la implantación de un cuadro de mando logístico.  Mejora de los costes de los procesos administrativos.  Mayor satisfacción de los clientes debido a la mejora en el servicio  Aumento de la satisfacción del equipo humano gracias a tener procesos muy bien implementados y fundamentados y gracias a la promoción por parte de la empresa en los valores y la imagen corporativa de la misma.


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BIBLIOGRAFÍA Temas estudiados del material enviado por los instructores del tecnólogo en gestión logística (CASO DE LA EMPRESA POLLOS PIO PIO Y MAS PIO) Estudio y diseño Luis Alberto Martínez Quintero


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Envio de Caso Pollos Pio Pio y Mas Pio

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