ACTIVIDA A CTIVIDAD D DE APRENDIZA A PRENDIZAJJ E 7 EVIDENCIA EVIDENCIA 4 PROPUESTA “CASO PIO PIO Y MÁS PIO”
GRUPO ARGOS S.A
TECNÓLOGO EN LOGÍSTICA 1565284
ESTUDIANTES JEFFERSON CARVAJAL PEREZ JAVIER DARIO MENDEZ LOZANO ISABEL SERRANO GOMEZ HUGO ARMANDO LOZANO ESPINOZA
COLOMBIA 24-05-2018
Efectuar un di agnósti co acerca de las fallas pr esentes en cada una de las áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia.
FALLAS EN CADA UNA DE LAS AREAS DE PIO PIO Y MAS PIO
ERIKA (DESPACHO DE PEDIDOS A SUPERMERCADOS) - Falta de medios de transporte para cubrir todas las demandas de pedidos, lo que genera atrasos y reclamos de los clientes. - Sobrecarga de trabajo al tener que revisar los pedidos que no se despacharon el día anterior. - Tener que realizar trabajos que no corresponden a su área por olvidos de los empleados que realizan los alistamientos y despachos de pedidos por las noches.
PAULA (SERVICIO AL CLIENTE) - Tener que escuchar reclamos del supervisor de ventas por pedidos atrasados (en una misma ruta se llevan pedidos de los casinos y supermercados). - Mal desempeño en la entrega de pedidos debido a falta de medios de transporte. - Retrasos en las entregas y reclamos de los clientes quienes no dan más espera para recibir sus pedidos. - Problemas para los auxiliares de servicio porque los clientes no les reciben pedidos por demoras y falta de documentos.
EL GRAN JEFE (GERENTE GENERAL) - Débil gestión de la cadena de suministr o en su empresa. - Pérdida de clientes importantes por demora en entrega de pedidos. - - Toma de pedidos en exceso (mayor cantidad de los que pueden despachar) sin haber cobertura suficiente de transporte. - Toma de decisiones desacertadas (recortes de personal) y cambios innecesarios en los cargos del personal, trayendo como resultado más trabajo por hacer y menos gente. - Pobre desempeño de los empleados que al principio acatan las normas y luego vuelven a adoptar una conducta relajada con los clientes y sus pedidos. - De no mejorar operaciones SE CIERRA LA COMPAÑIA.
SANDRA (DISTRIBUCION Y TRANSPORTE) - Falta de atención a los pedidos que se deben despachar a cada cliente (llegan pedidos trocados). - Sobrecarga de estrés al tener que resolverles los problemas a los auxiliares de servicio y depender más de Erika para imprimir documentos que ya están atrasados. - Nuevamente más presión para Erika al tener que correr para tenerle listos documentos a Sandra y Paula quien debe responder por el servicio al cliente.
ALEX (VENTAS) - Alto número de devoluciones e incumplimiento a clientes. - Desorganización en las rutas (a un cliente se le llega dos veces en vehículos diferentes). - Pedidos incompletos (referencias agotadas) - Capacidad de producción inferior a la demanda. - Se echa la culpa al resto de personal por mala gestión de pedidos, diseño de rutas y entrega de productos.
* En el área de Inventarios este no está actualizado a tiempo, lo cual hace que el personal de ventas se comprometa con una venta que tiene inventario en el sistema, pero no es real porque el dato que se toma no está actualizado. * En el área de distribución no cuenta con las mejores estrategias de distribución, se presentan situaciones donde a un cliente se le llegan 2 veces en diferente vehículo el mismo día, lo que hace ineficiente las entregas, en resumidas cuentas, es pérdida de tiempo. *
En el área de devoluciones el nivel de devoluciones es alto al finalizar el día.
* En el área de facturación no se tiene la relación de los pesos de las presas y por eso no reciben y la factura se debe cambiar. * El turno de la noche no deja facturado todos los pedidos lo cual hace que cuando se vaya a despachar no aparezcan facturado determinados pedidos. * Turno de alistamiento y despacho en el turno de la noche, que se compon e de un supervisor, facturador y un grupo de cinco personas encargados del despacho, no dejan un informe de lo pendiente, lo facturado, para que el turno de la mañana tenga conocimiento y no haya demoras, retrasos, entre otros inconvenientes. * Falta de capacitación del personal en todas las áreas que intervengan en el proceso para no causar traumas en caso de que alguien tenga un problema (ausencia). *
No hay establecidas mallas de entrega en base a clientes.
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No hay una trazabilidad de rutas de entregas de pedidos.
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Los pedidos salen incompletos.
* Empleados sin elementos de manipulación de alimentos como tapabocas, cofia, bata, sin importar el cliente. * Perdida de uno de los clientes más importantes y más grandes, debido a la falta de compromiso; cuando llegamos tarde, los pedidos van incompleto o con referencias trocadas.
La falla en los procesos de Pío pío y más pío radica en la pobre gestión de la cadena de suministros, empezando por la falta de vehículos para realizar las rutas como se debe y en los tiempos que se debe, además de la negligencia y la falta de atención a las funciones correspondientes a sus cargos y las soluciones que se aplican como “pañitos de agua tibia” entorpeciendo aún más el funcionamiento de la empresa.
Establecer las posibles sol uciones para los probl emas identifi cados, contemplando: - La descri pción de los pr ocesos. - Tiempos de respuesta requeridos por lo s cli entes in ternos y externos. - Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios y transacciones. Creo que en la propuesta es importante: Crear una planeación a través de un organigrama de tareas y tiempos de ejecución Replantear el sistema de distribución, de tal forma que sea posible o más fácil realizar una medición constante de desempeño frente a los clientes. Es necesario desarrollar estrategias de redes de distribución Hay que crear un enrutamiento por clientes y horarios de los vehículos para cumplirle a todos los clientes y realizar una trazabilidad a través de un sistema GPS (Satrack) Replantear nuestro sistema de transporte y desarrollar mecanismo de seguimiento al cliente, que permitan conocer las necesidades reales del cliente, conocer sus inconformidades. Seguramente identificando las rutas críticas, nuestros clientes objetivo se crearían rutas especializadas, es decir, contar con una ruta para casinos, donde su tiempo de recepción es corto, para lo cual le podríamos llegar a tiempo; otra ruta para T a T, así llegamos temprano a aquellas zonas rojas, ya que si no iniciamos temprano el vehículo podría ser víctima de asalto, otro sistema de distribución para clientes especiales, clientes varios. Los vendedores deben negociar con algunos clientes para ampliar los horarios de entrega o correr algunos para la tarde, debido a que la mayoría se deben entregar entre 8:00 a.m. y 10:00 a.m., pues, a todos no les podemos llegar en el mismo período de tiempo, para ello tendríamos que contar con vehículos exclusivos para cada cliente y eso es realmente imposible sin tener sobre costos muy elevados. Es necesario plantear directrices, planes de trabajo, diseñar procesos y procedimientos en cada puesto de trabajo, sensibilizar sobre el flujo del proceso y sobre todo, hacerlo cumplir; plantear políticas organizacionales y replantear funciones de los colaboradoras para equilibrar cargas y sobre todo crear estrategias que conlleven a mejorar el funcionamiento del área y de la compañía. Sería importante que en los puestos de trabajo haya rotación, para que todos estén en la capacidad de asumir ciertas funciones de las áreas de trabajo claves y así no sería traumática la operación al momento de faltar un colaborador. También sería muy útil replantear la información que arroja el inventario, por no ser confiable o generarlo 2 o 3 veces al día, para que sea un dato más aproximado de las referencias disponibles para la venta. Recolectar información del histórico de ventas que permita desarrollar e implementar un pronóstico de la demanda, esto nos permitirá conocer el mercado, tener claro el comportamiento de las referencias y/o preferencias del consumidor, adicional será de gran utilidad para el manejo de inventario, que puede darse por familias de referencias, de esta manera le daremos a nuestros clientes el producto que necesita, en la cantidad que requiere y el día que lo necesita.
Capacitar a los colaboradores en diferentes temas, entre los que son necesario servicio al cliente interno y externo, trabajo en equipo, resolución de conflictos, lo cual tendrá como resultado un clima laboral más agradable, este proceso se fortalecería con un buen proceso de comunicación entre todos. Implementación de Project para establecimiento de tareas y tiempos de los diferentes procesos que intervienen. Un sistema ERP para sistema de inventarios. Un sistema como SAP a través del cual se manejan todos los procesos en línea, informes, inventarios, facturación, a través de transacciones para cada área que hace parte del proceso y en el cual se le puede dar una trazabilidad a los pedidos y ver el estado en el que este, al igual los pagos de los clientes, clientes fuertes y significativos es decir que son ya clientes fijos que hay que priorizar, todo manejado desde una plataforma que esté di sponible en línea para que así pueda ser consultada en tiempo real y no permita retrasos o se les pueda priorizar a tiempo.
La logística representa casi un tercio de los gastos totales. En este caso se están representando pérdidas debido a la escasez de medios de transporte lo que dificulta una distribución efectiva. No se logra nada con recibir más y más pedidos si la empresa no va a ser capaz de cumplirlos, en vez de esto se pierden clientes y se crea una mala re putación, lo que afectará futuros negocios. Si entre todos pusieran mayor atención a la logística, los procesos de facturación e impresión de documentos, rutas para auxiliares, entrega de pedidos y alistamiento para sacar y entregar las cantidades y referencias que sí son, los procesos en la empresa Pío pío y más pío mejorarían hasta en un 12 o 15 por ciento, por lo que es necesario implementar y ejecutar un plan para optimizar la cadena de abastecimiento y limar asperezas en el ambiente laboral que ahora sufre las consecuencias del desorden que ocasiona tomar malas decisiones y recortes injustificados de personal. A continuación, se enumeran estos consejos que serán clave para que la empresa logre sus objetivos de mejor gestión de la cadena de abastecimiento y mayores ventas:
1. Organización. Tener un buen control de inventarios, organizar bodegas y llevar de manera eficaz en tiempo y servicio el producto al cliente favorece los procesos. 2. El "cuánto" es la clave. Hay que medir cuántos productos se tienen en inventario (cuántas presas y sus pesos), cuánto se entrega, en cuánto tiempo se hacen las entregas y cuánto se tardan las rutas en entregar pedidos. Al medir esto empezamos a ser conscientes de cuánto gastamos para trabajar en planes de mejora y desarrollo. 3. Comunicación continua. Estar en comunicación constante con el personal, los clientes y los proveedores permite tener un panorama más amplio de qué es lo q ue está fallando en la compañía. Implementar una red de Intranet para comunicarse con sus compañeros de trabajo y atender los problemas al momento.
4. Observar la cadena de abastecimiento. Ubicar exactamente en qué eslabón de la cadena se encuentra la empresa. 5. Usar pautas para negociar. Guiar las decisiones tomadas por el personal de la compañía por la línea general que se marque como pauta para negociar, desarrollar y fomentar las relaciones. 6. Diseñar la cadena de abastecimiento. Desarrollar y tener bien clara toda la cadena de abastecimiento de la empresa, al igual que cada una de las partes y miembros que la conforman. A su vez, esto servirá a la hora de crear las metas de tu empresa y de definir el presupuesto para distribuir mejor los gastos de transporte, papelería, tiempo y demás, esto para evitar sacar presas de más y descuadrar inventarios. 7. Gestionar la demanda. Hay que lograr el balance adecuado entre la oferta y la demanda. Esto garantiza la disponibilidad de los productos para los casinos, supermercados y restaurantes. Esto se logra planeando correctamente las ventas, producción y aba stecimiento. 8. Red de distribución. La empresa se verá afectada si produce 20 kilos de presas (alas, muslos, pechugas) cuando sólo puede entregar 10 en ese mismo periodo. En ese caso se debe invertir en más conductores y más medios de transporte. Todos los niveles deben ir creciendo a la par, si no, se tendrá excesos de mercancía que se pierden por no estar en las órdenes de los clientes. 9. Procesos operativos. Optar por las compras masivas, esto permitirá contar con todos los insumos que se necesitan para entregar los productos en el tiempo debido, además de que ayuda a ahorr ar. 10. Indicadores de gestión. La demanda y nivel son indicadores fundamentales para retroalimentar los procesos y responder eficientemente las necesidades de los clientes. 11. Visibilidad. Adelantarse a los problemas de los consumidores antes de que surjan las quejas. Es esencial tener una visión de lo que pasa con los productos a lo largo de la cadena de abastecimiento y contar con información en línea, veraz y oportuna relacionada tanto con las características físicas como con la información de logística.
Toda empresa debe manejar un ciclo de pedido que es donde se explican las etapas y/o procesos que se le hace saber al cliente al momento de realizar un pedido. Es por eso que es necesario que la empresa trabaje en la implementación de tácticas de mejoramiento en relación a los procedimientos que se llevan a cabo desde que se realiza la visita al cliente hasta la entrega del producto final, debido a que si todos no manejan el mismo idioma ni se trabajan articulados no habrá resultados positivos y por lo consiguiente l as ventas disminuyen y conlleva esta situación al recorte de personal. Los ciclos a tener en cuenta a la hora de realizar un pedido son:
Recepción del Pedido. Este proceso inicia cuando se recibe la información acerca de un producto que necesita el cliente y es entregada por el asesor o vendedor. Procesamiento del pedido. Una vez que la orden de pedido es recibida en la empresa se debe realizar una comprobación de esa orden verificando toda la información y condiciones del pedido, se consultará la existencia en inventario teniendo en cuenta la mercancía por llegar para comprobar si se puede responder con el pedido y quedará como pedido pendiente. Inventario. Es de vital importancia que este se encuentre actualizado y verifique con varios ciclos para tener información veraz al momento de procesar un pedido, además el departamento de ventas deberá tener acceso a esta información en tiempo real. Pedidos pendientes. Se debe verificar los pedidos que están por entregar, determinando cuales tienen prioridad en el servicio, se confirmara el despacho para después facturar y al instante actualizar la base de datos. Preparación del Pedido. Se aclara las características del transporte del pedido, se debe hacer un informe de retiro de producto, hacer las guías, generar un informe a bodega, verificar el producto y corregir errores (si los hay) y llevarlo a alistamiento. Envío y Entrega. Una vez listos los pedidos estos deberán ser clasificados y revisados. Se organizarán las facturas, se coordinará el transporte, cargar los pedidos, El pedido es despachado y entregado al cliente, el cliente firmara la factura dejando anotado si hubo alguna novedad en el recibo del pedido. Facturación. Se hace entrega de toda la documentación que soporta el precio del producto y sus declaraciones y cláusulas. También se analiza la forma de pago. Se recibe la cantidad de dinero acordado para el pago del producto. Cobro: Se recibe la cantidad de dinero acordado para el pago del producto.
Manejar un buen stock, no necesariamente tener cantidad y cantidad a fin de que se pierda, pero si un número significativo y variedad en productos para poder cumplir a cabalidad con los pedidos extemporáneos que realizan los clientes y si no hay la cantidad por lo menos contar con la variedad suficiente, lo importante acá no es vender sino no perder el cliente. Deben tener concordancia a la hora de despachar una ruta, lo ideal es que manejen la misma zona, al planificar los pedidos del día tienen que tener en cuenta la hora en que se van a entregar (un carro no puede estar en dos lugares al tiempo) Se podría tener en cuenta las siguientes soluciones que son útiles para el mejoramiento del área logística.
Analizar la oferta y demanda para determinar si la cantidad que están vendiendo es más elevada que la que se produce. Organizar las rutas de acuerdo a la cantidad de clientes por zonas. Verificar si la cantidad de personal contratado es suficiente para cumplir a cabalidad o si hay necesidad de requerir más empleados. Implementar un buen software de inventario que actualice automáticamente cada vez que se ingresa y despacha mercancía. Entregar a las rutas el orden en el que deben despachar la mercancía, con el fin de evitar incumplimientos. Verificar lo que se despacha antes de entregar el producto Realizar capacitaciones en trabajo en equipo, solución de conflictos empresariales, servicio al cliente.
Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la respectiva descrip ción del software o si stemas empleados.
Hoy en día las actuales tecnologías han cambiado al aparecer nuevos soportes, el soporte magnético y el soporte óptico de la información. La información ahora es digitalizada. Se pasa entonces del lápiz y el papel al teclado y la pantalla. Hoy, el computador pasa de ser una sofisticada y veloz máquina de calcular, a ser una máquina para comunicarse y transmitir conocimientos; ya que nos permite transmitir información a través de textos, y ya hoy el proceso de transmisión de información está en el ámbito del entorno multimedia, en donde el sonido, la voz, el texto y la capacidad de trabajar conjuntamente a distancia son una realidad. CAD (COMPUTER AIDED DESIGN) “
”
Es una base de datos de entidades geométricas como puntos, líneas, arcos, etc. Con el CAD se puede operar una interfaz gráfica para diseñar lo que se pida, por ejemplo:
- Formatos gráfico s d e almacenamiento: puede realizarse utilizando diferentes formatos gráficos, cada uno de los cuáles ofrece diferentes posibilidades con respecto a la resolución de la imagen, la gama de colores, la compatibilidad, la rapidez de carga, etc. - Interfaces gráficas de usuario: un componente importante de una interfaz gráf ica es un administrador de ventanas que hace posible que un usuario despliegue con ventanas múltiples.
(CAD) significa Diseño Asistido por Computador (del inglés Computer Aided Design). Como su nombre lo indica, CAD es todo sistema informático destinado a asistir al diseñador en su tarea específica. Si bien los paquetes CAD atiende prioritariamente aquellas tareas exclusivas del diseño, tales como el dibujo técnico y la documentación del mismo, normalmente permite realizar otras tareas complementarias relacionadas principalmente con la presentación y el análisis del diseño realizado, como la simulación numérica y la vinculación con módulos o software CAM.
Funciones El CAD permite ordenar y procesar la información relativa a las características de un objeto material. En el caso de la arquitectura, el CAD sirve para construir un modelo análogo del edificio o instalación, pero en la ingeniería permite también modelar una pieza, lo que demuestra su versatilidad. En el espacio imaginario es posible construir, con elementos también imaginarios, la mayor parte de los componentes de un edificio; colocar cada elemento en la posición que le corresponde en relación a los demás, caracterizar cada elemento en función de sus propiedades intrínsecas (forma, tamaño, material, etc.) y también caracterizarlo en sus propiedades extrínsecas (función, precio, etc.). El propio CAD permite, a la vez, ver en la pantalla las plantas cortes o vistas necesarios del modelo que se está construyendo y también posibilita modificar en cualquier momento las características del mismo. Los cambios al modelo son reflejados instantáneamente en las distintas formas de representación, por lo que el CAD hace posible la verificación constante de las decisiones del arquitecto, sin necesidad de rehacer una y otra vez los dibujos. En cierto modo, el CAD evita la necesidad de dibujar; es decir: el arquitecto decide cómo son las cosas y el CAD muestra cómo se ven. Además, mediante los módulos de simulación permite definir de antemano el comportamiento de la estructura ante una situación dada, dígase incendio, terremotos, fuertes vientos, etc.
VENTAJAS DE LOS SISTEMAS CAD
La tecnología CAD se dirige a los departamentos técnicos y de diseño de una amplia gama de empresas: sector metalmecánico, ingeniería electrónica, sector textil y otros. El uso de esta tecnología supone para el diseñador un cambio en el medio de plasmar los diseños industriales: antes se utilizaba un lápiz, un papel y un tablero de dibujo. Con el CAD, dispone de un ratón, un teclado y una pantalla donde observar el diseño. Así, una computadora, a la que se le instala un programa de CAD, permite crear, manipular y representar productos en dos y tres dimensiones. Esta revolución en el campo del diseño ha venido de la mano de la revolución informática.
MEJORAS QUE SE ALCANZAN
Mejora en la representación gráfica del objeto diseñado: con el CAD el modelo puede aparecer en la pantalla como una imagen realista, en movimiento, y observable desde distintos ángulos. Cuando se desee, se puede obtener una copia fiel en papel de una vista del modelo geométrico realizado mediante un dispositivo de impresión (plotter). Mejora en el proceso de diseño: se pueden visualizar detalles del modelo, comprobar colisiones entre piezas, determinar distancias, pesos, inercias, etc. En conclusión, se optimiza el proceso de creación de un nuevo producto reduciendo costes, ganando en calidad y disminuyendo el tiempo de diseño.
UNION DE LAS TICS Y EL DISEÑO. Expresión artística por medio de herramientas informáticas. Fácil acceso a la información. Canales de comunicación inmediata. Automatización de trabajos e interactividad. Creación del diseño 2D Y 3D. Animaciones, Editores de imagen web, visualizadores, etc. Presentaciones digitales mediante pantallas gigantes o proyectores.
Aporte de un Software gráfico especializado: Corel, Photoshop, Freehand, Ilustrator, 3DStudio, Autocad, In Design, Flash, que va de la mano con e l equipo de cómputo.
Hardware por ejemplo lápiz óptico para dibujar.
CONCLUSIÓN: Ya que como avanza la tecnología tan rápido, en cualquier ramo profesional por ejemplo en un proyecto de diseño visual gráfico. Por un lado, se crea una identidad a un espacio vacío con respecto a otros espacios existentes a la Internet (colores, tipografías, formas, imágenes, iconos, esquemas, etc.). Por otro lado, establecer unos recorridos a través del sistema web donde necesariamente generaremos elementos hipertextuales con características óptimas para una mejor visualización, en definitiva, podríamos decir la señalización digital.
