Evidencia 7.4:
Propuesta “Caso pio pio y más pio”
María Viviana Posada Arango Sergio Andres Castaño Perez
GRUPO: Gamma 1
Tecnología en Gestión Logística Ficha N° 1565203
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA Julio 03 de 2018
Propuesta para el Mejoramiento de los Procesos Logísticos de la Empresa “Pio Pio y Mas Pio” Diagnostico de Problemas
Solucion a Problemas Es notorio como cada área de la compañía maneja sus funciones de manera individual y de acuerdo a sus criterios, sin contar con las demás áreas pertinentes. Para dar solución a esta situación se hace necesario que cada área comunique Falta de comunicación entre las constantemente a las demás cada áreas de la compañía a la hora de actividad y situación presentada dentro de realizar los procesos. la empresa, lo que facilitará el flujo de la información y la comunicación en cada proceso de la cadena logística y de suministro.
Desorganización Desorganización en las rutas de distribución.
Se despachan pedidos para locales comerciales de diferentes actividades económicas en el mismo vehiculo, a un cliente se le llega dos veces por día en diferente vehículo, Se despacha un pedido en diferentes vehiculos.
Recomendación de Tecnologias de Informacion Implementar: Skype empresarial. Programaciones y bitácoras Programaciones realizadas en word. Listas de chequeo realizadas en excel para verificar cumplimiento de procesos y evitar olvidos. Contar con una red y un servidor donde esten alojados los formatos y programaciones diarios para que cada área de la compañía las pueda tener al alcance en cualquier momento. Contar con imprtesoras adecuadas para imprimir pedidos. Implementar: Software ERP que contiene un módulo de tráfico que le permitirá controlar los pedidos de los clientes y los partes de carga. Podrá trabajar con un plannig multiempresa para gestionar las cargas y los vehículos
Para dar solución a este tipo de situaciones disponibles. Podrá enviar SMS, se debe establecer un rutero único en el gestionar las incidencias de pedidos cual se clasifiquen los supermercados y y/o transporte con la posibilidad de tiendas por sector y así mismo la selección realizar filtros por origen o destino de de camiones para estas rutas en horarios la carga, fecha y/o vehículo. Además, y días específicos, además seleccionar podrá obtener útiles estadísticas de camiones para cada tipo de local comercial control de gas - oil. según su actividad económica, de este Programaciones Programaciones en Excel de entregas e ntregas modo se entragarán los pedidos a tiempo con información de clientes. en las fechas programadas por los clientes. Se observa como los funcionarios se Implementar: limitan a realizar sus funciones y la Capacitaciones Capacitaciones por videoconferencias videoconferencias mayoría de las veces de manera a través de Skype empresarial. incorrecta, evadiendo sus Capacitaciones a través de Video responsabilidades responsabilidades , nadie tiene sentido de Bean. pertenencia por lo que hace y no ven más Publicación de funciones de cada Falta de compromiso por parte de allá de lo que está sucediendo en la área en la red e impresión de las los funcionarios. compañía gracias a los incumplimientos. mismas.
Para dar solución a este tipo de situaciones disponibles. Podrá enviar SMS, se debe establecer un rutero único en el gestionar las incidencias de pedidos cual se clasifiquen los supermercados y y/o transporte con la posibilidad de tiendas por sector y así mismo la selección realizar filtros por origen o destino de de camiones para estas rutas en horarios la carga, fecha y/o vehículo. Además, y días específicos, además seleccionar podrá obtener útiles estadísticas de camiones para cada tipo de local comercial control de gas - oil. según su actividad económica, de este Programaciones Programaciones en Excel de entregas e ntregas modo se entragarán los pedidos a tiempo con información de clientes. en las fechas programadas por los clientes. Se observa como los funcionarios se Implementar: limitan a realizar sus funciones y la Capacitaciones Capacitaciones por videoconferencias videoconferencias mayoría de las veces de manera a través de Skype empresarial. incorrecta, evadiendo sus Capacitaciones a través de Video responsabilidades responsabilidades , nadie tiene sentido de Bean. pertenencia por lo que hace y no ven más Publicación de funciones de cada Falta de compromiso por parte de allá de lo que está sucediendo en la área en la red e impresión de las los funcionarios. compañía gracias a los incumplimientos. mismas. Se hace necesario capacitar al personal, Listas de chequeo de procesos aclararles sus funciones y sensibilizar completados en excel. sobre la importancia que tiene el que cada quien se apersone de sus funciones de manera adecuada y ayude a los demás en lo posible para formar un buen equipo de trabajo lograr los objetivos propuestos.
Invetarios poco confiables
Programación Programación errada de despachos
Se observa que los inventarios se Implementar: mantienen desactualizados y de este Software ERP, pues este cuenta con modo no se logra cumplir con lo que se un módulo de almacenaje para la ofrece a los clientes. Es importante contar gestión de inventarios. con un inventario actualizado Microsoft Access ya que es una constamentemente así se tendrán datos herramienta que permite administrar exactos de las existencias de productos y gestionar bases de datos, es ideal para dar cumplimiento a la demanda. para manejar inventarios. Imprimir reportes actualizados. Se producen errores en las entregas de Implementar: pedidos; en los tipos, cantidades y pesaje Correo electrónico y mensajería de de productos, esto debido quizas a un mal voz y texto en whatsapp para tomar almacenaje o digitación errónea. Se debe pedidos, ya que así sería más fácil procurar tener un margen de error mínimo verificarlos. para la entrega correcta de los pedidos Imprimir órdenes de pedidos. para adquirir clientes clientes satisfechos, satisfechos, ya que que Hacer seguimiento a los despachos son los clientes los que estan respaldando en los vehículos con listas de la existencia de la empresa en el mercado. chequeo.
Invetarios poco confiables
Programación Programación errada de despachos
Se observa que los inventarios se Implementar: mantienen desactualizados y de este Software ERP, pues este cuenta con modo no se logra cumplir con lo que se un módulo de almacenaje para la ofrece a los clientes. Es importante contar gestión de inventarios. con un inventario actualizado Microsoft Access ya que es una constamentemente así se tendrán datos herramienta que permite administrar exactos de las existencias de productos y gestionar bases de datos, es ideal para dar cumplimiento a la demanda. para manejar inventarios. Imprimir reportes actualizados. Se producen errores en las entregas de Implementar: pedidos; en los tipos, cantidades y pesaje Correo electrónico y mensajería de de productos, esto debido quizas a un mal voz y texto en whatsapp para tomar almacenaje o digitación errónea. Se debe pedidos, ya que así sería más fácil procurar tener un margen de error mínimo verificarlos. para la entrega correcta de los pedidos Imprimir órdenes de pedidos. para adquirir clientes clientes satisfechos, satisfechos, ya que que Hacer seguimiento a los despachos son los clientes los que estan respaldando en los vehículos con listas de la existencia de la empresa en el mercado. chequeo.
Puntos Criticos En la compañía es evidente que existen puntos críticos en los cuales se debe centrar la atención para su mejoramiento:
Comunicación deficiente: deficiente: Los empleados no funcionan como equipo de trabajo y no se apoyan, por ende cada área comete errores y evade responsabilidades. Unos procesos dependen de otros y la poca comunicación afecta el buen desarrollo de las actividades; esto sucede debido a la falta de culturización por parte de la compañía hacia los trabajadores y quizas no se dan a conocer los valores y políticas de la corporación desde un principio a los empleados.
Falta de capacitación al personal: personal: Es indispensable que el personal de la empresa sea competitivo, que no solo conozca las funciones fu nciones propias de su cargo sino que también tenga conocimientos básicos sobre los procesos de las otras
Puntos Criticos En la compañía es evidente que existen puntos críticos en los cuales se debe centrar la atención para su mejoramiento:
Comunicación deficiente: deficiente: Los empleados no funcionan como equipo de trabajo y no se apoyan, por ende cada área comete errores y evade responsabilidades. Unos procesos dependen de otros y la poca comunicación afecta el buen desarrollo de las actividades; esto sucede debido a la falta de culturización por parte de la compañía hacia los trabajadores y quizas no se dan a conocer los valores y políticas de la corporación desde un principio a los empleados.
Falta de capacitación al personal: personal: Es indispensable que el personal de la empresa sea competitivo, que no solo conozca las funciones fu nciones propias de su cargo sino que también tenga conocimientos básicos sobre los procesos de las otras áreas que conforman la compañía, por eso es importante hacer una rotacion del personal en diferentes áreas ya que con esto todos los empleados se familiarizarán con las funciones de las diferentes áreas y no se enfrascarán en una sola tarea, otro punto importante es que cada quien tenga un manual de funciones para que tomen más compromiso de sus responsabilidades. También es necesario para el buen desempeño de los procesos capacitar al personal sobre el manejo adecuado adecuado de tecnologías de información y comunicación comunicación y el manejo de los softrware ya que de esto dependerá el éxito de la impelmentación de los mismos en las operaciones.
Procesos sin documentar: Los documentar: Los diferentes procesos no están documentados: lo cual ocasiona que se trabaje día a día generando errores frecuentes y repetitivos en cuanto ala operación y al servicio.
Programación defectuosa: No se revisan y estudian los tiempos de entrega y se enruta mal, y es así como ocurre la pérdida de los clientes por el descontento que ocasiona el incumplimiento en los pedidos.
Cargos Involucrados
Telemercaderista: Milena - Se encarga de tomar los pedidos de T a T, mayoristas y algunos clientes que llamamos especiales.
Telemercaderista: Erika – Es quien toma los pedidos de los supermercados, es una de las personas que mas tiene experiencia en su puesto de trabajo y que conoce los demás procesos.
Auxiliar de facturación Caja: Carla – Es la persona encargada de revisar los documentos que deben entregar los auxiliares de servicio como facturas, ruteros, notas créditos.
Analista de inventarios: Mauricio – Se encarga de generar en el sistema a primera hora un inventario de todas las referencias y de revisar que las bodegas del producto manejado como congelado y refrigerado estén de acuerdo al kardex que arroja el sistema.
Encargado Canastillas: Juan – Proporcionar la planta como a la distribución.
tanto
las
canastillas
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Servicio al cliente: Paula – Debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos de los clientes.
Facturador: Jimmi – Registra los despachos en los formatos para la facturación.
Supervisora distribución y transporte: Sandra – Encargada de la programación de las rutas de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.
Supervisor logístico: logístico : Encargado de coordinar el proceso nocturno para el alistamiento de los pedidos y la organización de los cuartos fríos.
Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor logístico.
Gerente general: Tiene la responsabilidad general de administrar los elementos de ingresos y costos de la compañía.
Supervisor de ventas: Alex – Alex – Se encarga de todo lo relacionado con el equipo de trabajo de ventas y de que todas la ventas se realicen exitosamente.
Proveedores: La compañía pollos pio pio y más pio produce pio produce y distribuye a sus clientes, es decir es ella misma quien provee el pollo a los establecimientos comerciales sin necesidad de adquirir los productos de intermediarios. Se hace necesario que el gerente general de la compañía preste mayor importancia a la reestructuración de los siguientes procesos que es donde se hacen más evidentes las debilidades apoyándose en tecnologías de información y comunicación y software especializado: Gestión de producción: Programación oportuna de acuerdo a lo que se requiere. Gestión de almacenes y stock: Almacenaje – Control inventarios. Gestión de servicio al cliente: Auditoria de rutas, seguimiento servicio.
