PROYECTO GRUPAL GESTION DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCION CASO FORTIPASTA
ALUMNOS Fabian Adolfo Paredes Serrano Heider Gerardo Pulecio Guzman Mary Alejandra Urrego Patiño
TUTOR Jhonatan Cortés
SUBGRUPO 28
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITECNICO GRAN COLOMBIANO Bogotá D.C 2017
INTRODUCCIÓN
Este trabajo tiene como fin analizar la problemática que se presenta en la empresa Fortipasta la cual implemento el software WMS (Warehouse Management System) Sistema de Gestión de Almacenes, esto con el fin de obtener una estrategia y buen manejo en el área de almacenamiento y distribución. Lo que se quiere con este trabajo es conocer un poco más el tema y aprender a analizar las problemáticas de una empresa para que de esta manera se pueda encuentrar la causa raíz de la no conformidad, y con esto realizar acciones de mejoras por medio de acciones de preventivas o correctivas. Finalizando se quiere saber la causa raíz de la no conformidad que genero haber implementado el software WMS, el cual presento un caos en almacenamiento y distribución de la compañía.
JUSTIFICACIÓN
Teniendo en cuenta la importancia en la organización de una empresa, no solo del recurso humano sino también de la infraestructura, la eficacia y eficiencia en su funcionalidad, este trabajo se ha desarrollado con el fin de identificar la raíz de la problemática por la cual tuvo que atravesar la empresa Fortipasta, la cual la llevo a enfrentarse a serie de inconformidades en su ámbito organizacional tanto de personal como de: almacenamiento, transporte, distribución y cumplimiento de servicios, para así una vez identificada la causa raíz implementar el método adecuado para dar solución a la situación actualmente presentada. Garantizando así una logística funcional y efectiva.
OBJETIVOS
Objetivo general Establecer las falencias presentadas en el proceso de implementación del sistema WMS (Warehouse Management System) en FORTIPASTA, identificando lo ocurrido en el plan de implementación del software; la falta de seguimiento de la gestión, la falta de oportunidad para detectar problemas internos en el proceso de almacenamiento, distribución y la logística pertinente, buscando alinear la operac ión con los objetivos de la compañía. GESTIÓN DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN Objetivos específicos
Realizar un diagnóstico sobre los objetivos corporativos y la situación actual de la organización dentro de las actividades de cada área Establecer las áreas de oportunidad que impactan negativamente el desempeño de la organización y el logro de los objetivos, enfatizando en la gestión logística a partir del análisis de la información recopilada. Definir una propuesta estructurada de mejoramiento para la gestión del centro de distribución que incluya la interacción de los procesos en cada área , la disposición física, el esquema de procesos, la estructura organizacional y la infraestructura necesaria para operar adecuadamente. Estructurar un plan detallado de actividades necesarias para realizar la propuesta de mejoramiento, que permita establecer el orden en que deben desarrollarse cada una de ellas, el tiempo y los recursos requeridos. Realizar una evaluación de la viabilidad económica de la propuesta.
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA
La empresa FORTIPASTA, empresa multinacional dedicada a la comercialización y distribución de productos de consumo masivo, tiene la mayor capacidad instalada de producción y distribución en la línea de alimentos en Latinoamérica. Contando con siete plantas de producción en centro y Sudamérica. La situación problema se centra en la búsqueda un recurso que permita implementar un sistema en almacén que aporte trazabilidad e información inmediata y real sobre distribución, logística, fabricación, identificando productos que permita controlar movimientos realizados en esta área o proceso, como lo son mercancías. Se considera un sistema con nombre WMS (Warehouse Management System), donde este genera inconvenientes en la Organización afectando la logística, en la distribución de productos, transporte, entre otras. Ya que no se implementó de la mejor manera, hubo una falla organizacional en la cual no se midió el impacto que iba a tener la implementación de dicha herramienta. Fue un cambio repentino que sufrió la empresa y no se supo aprovechar a su máxima capacidad. También no se adecuo un plan de contingencia con respecto al cambio de jefe de operaciones ya que al salir este de la compañía no había GESTIÓN DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN alguien que o supliera y dejo a todo el personal sin las bases eficientes para llevar el proyecto a buen término. Se pretende hallar la causa principal y real de l problema generado con la implementación del sistema, dentro de ellas se identifica: Bajo control por parte de la Dirección en el momento de la implementación de WMS, ya que no se percibe un análisis en el impacto negativo y las debilidades una vez implementado el sistema, sin mencionar falta de capacitación y aco mpañamiento al personal operativo, entre otras. Para identificar la causa es necesario el apoyo de métodos como: Diagrama de causa- efecto o “espina de pescado”, Diagrama de Pareto o 7emes.
METODOLOGÍA PARA DEFINIR LA SOLUCIÓN AL PROBLEMA
Para poder evaluar el caso Fortipasta, el método que vamos a usar para identificar la raíz de los problemas es el diagrama causa-efecto ya que nos dará las herramientas necesarias para identificar y corregir el problema cualitativo del proceso que afecto la implementación del WMS, usaremos este método ya que se basa en un análisis, diagnóstico y solución de causas desde todos los ámbitos de la empresa como por ejemplo; la materia prima, las herramientas, el personal implicado, el método de trabajo, el lugar donde se realiza el trabajo, etc., es una herramienta adecuada para realizar un correcto plan de acción e implementación de control de calidad y solución de errores. Es una herramienta específica que nos permiten encontrar de una manera sencilla y eficaz las causas de un problema determinado y atacarlo con las mejores soluciones. Después de haber encontrado las causas del problema, analizaremos los factores que hicieron que la adecuación e implementación del WMS no se hicieran de la mejor manera y atacaremos estas causas con acciones correctivas y cumplir con las fechas establecidas en el cronograma de actividades.
Método
Materiales
Medición y control
Mala capacitación del
Hay Faltantes
No se realizan controles
personal en el uso de la
De Productos
de inventario
nueva tecnolo ia se destina al personal a
se encontraron productos
cargo a hacer otras
en buen estado en la zona
actividades
de obsoletos
No se elabora un inventario total después de la implementación
BAJO NIVEL DE SERVICIO POR FALTA DE MANEJO inconsistencias en los
El operario no sabe usar
el los palets no estaban
inventarios que indicaba
el wms
los productos que
el sistema
indicaba el sistema
hay varias personas
Falta de apoderamiento
usando el mismo usuario
por parte de los
ocupación del espacio al
del sistema
responsables del proceso
95%
el sistema no dejaba despachar, a pesar de que indicaba que si había productos
Maquinaria
Personal
Entorno
DE LA
ANÁLISIS DE LA CAUSA RAIZ AL PROBLEMA FORTIPASTA
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
Bajo Nivel De Servicio Por Falta De Manejo De La Herramienta Wms
Causas principales encontradas:
MÉTODO: ¿Por qué es el Método el generador del Problema?
El nuevo líder no tiene las bases sobre la implementación del WMS Por falta de tiempo no se hace una adecuada capacitación al personal Se destina al personal a cargo a hacer otras actividades
MATERIALES: ¿Por qué son los Materiales los generadores del problema?
Hay faltantes de productos Se encontraron productos en buen estado en la zona de obsoletos
MEDICIÓN Y CONTROL: ¿Por qué es la Medición la causante del problema?
No se realizan controles de inventario No se elaboran informes de gestión No se elabora un inventario total después de la implementación
MAQUINARÍA: ¿Por qué es la Maquinaria la que genera el problema?
Inconsistencias en los inventarios que indicaba el sistema El sistema no dejaba despachar, a pesar de que si había productos Por medio de GPS se detectó el desvió de carros a otros destinos Hay varias personas usando el mismo usuario del sistema
PERSONAL: ¿Por qué es la Mano de Obra la generadora del problema?
Se cambio al líder del proceso El nuevo líder no elabora informes de gestión Los operarios no saben usar el WMS Falta de apoderamiento por parte de los responsables del proceso Hubo personal que aprovecho la situación para robar mercancía
ENTORNO: ¿Por qué es el Medio Ambiente el generador del problema?
En los Palets no estaban los productos que indicaba el sistema Ocupación del espacio de bodega al 95%
ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
Desarrollamos la siguiente tabla con las posibles soluciones a las causas de los problemas, y para la tercera entrega del trabajo s e hará la evaluación de cuáles son las más importantes en la solución factible. CAUSAS
SOLUCIONES
Por falta de tiempo no se hace una adecuada capacitación al personal
1.Diseñar un plan de capacitación, en el que no se alteren los procesos productivos de la organización. 2. Implementar evaluaciones de la eficacia al plan anual de capacitación. 1.Dentro de fichas técnicas de cada documentar funciones específicas del cargo. 2. Verificar en cada proceso el cumplimiento de funciones. 3. Evaluar si se requiere recurso humano para optimizar actividades.
Se destina al personal a cargo a hacer otras actividades
MATERIALES
SOLUCIÓN
Se encuentran productos en buen estado en la zona de obsoletos
1. Establecer procedimiento el que se describa como se realiza la clasificación de productos, su marcación, si es el caso de Obsoleto que pueda identificarse con facilidad, además de los espacios dados en la Empresa para que estos están apartados de los que estén en buen estado. 2. El personal que realice estos controles debe contar con la capacitación y debe ser competente para el desarrollo de estas actividades.
MEDICIÓN Y CONTROL
SOLUCIÓN
No se realizan controles de inventario
1. Estandarizar un procedimiento para el desarrollo de inventarios en el que se establezcan periodos de verificación, utilizando PHVA dentro de las actividades a desarrollar.
No se elaboran informes de gestión
1. Realizar informes de Gestión mensual, el cual incluya: indicadores de Gestión para cada proceso, cambios, Mejoras, Seguimiento a acciones correctivas y preventivas, Controles pendientes para Plan Control Metrológicos, Planificación de Capacitaciones y demás pendientes de área. 2. Socializar el informe de gestión con jefes de áreas para respectiva consolidación y apoyo entre procesos.
No se elabora un inventario total después de la implementación
1. Diseñar e implementar un procedimiento de realización de inventarios, en el que se establezcan periodicidades de actividades, sus controles y seguimiento, además de los responsables de cada actividad, a fin de tener datos confiables.
MAQUINARIA
SOLUCIÓN
Inconsistencias en los inventarios que indica el sistema
Por medio de GPS se detectó el desvió de carros a otros destinos Hay varias personas usando el mismo usuario del sistema
1. Verificar si el sistema i mplementado si es óptimo para los resultados esperados, mediante evaluación a proveedores. 2. Según los resultados de la evaluación a proveedores tomar decisiones 1. Implementar una evaluación al proveedor donde se c alifique %de No conformes de acuerdo con la calidad, cumplimiento de especificaciones, cumplimiento de requisitos. De acuerdo con los resultados tomar decisiones sobre si cambiar proveedor de software1. Estar al pendiente de los despachos y solicitar el formato de entrega que firma el cliente. Crear usuarios claves para el manejo de sistema, de acuerdo con las actividades críticas a realizar según el procedimiento
PERSONAL
SOLUCIÓN
El sistema no dejaba despachar, a pesar de que si había productos
Se cambio al líder del proceso El nuevo líder no elabora informes de gestión
Hacer Inducción y capacitación al nuevo responsable del proceso, para que conozca el método de trabajo, sus responsabilidades y funciones. La Alta dirección debe establecer la entrega de informes de Gestión, su periodo y su responsable dentro de cada área o una persona que consolide uno para todas las gestiones, además debe hacer seguimiento y control al mismo como cumplimiento de las actividades de todo el personal
MÉTODO
SOLUCIÓN
Por falta de tiempo no se hace una adecuada capacitación al personal
1.Diseñar un plan de capacitación, en el que no se alteren los procesos productivos de la organización. 2. Implementar evaluaciones de la eficacia al plan anual de capacitación. 1.Dentro de fichas técnicas de cada documentar funciones específicas del cargo. 2. Verificar en cada proceso el cumplimiento de funciones. 3. Evaluar si se requiere recurso humano para optimizar actividades.
Se destina al personal a cargo a hacer otras actividades
INDICADORES 1. Después de realizar el análisis de causas sobre la problemática que se presentó al implementar un nuevo software dentro de la compañía, se plantearon diferentes planes de mejora frente a cada situación. 2. Se elabora un cronograma anual donde se plasman las actividades de mejora mencionadas anteriormente con las fechas de ejecución, todas estas actividades serán evaluadas mediante indicadores para verificar el cumplimiento de estas. 3. Nuestros indicadores para evaluar el nivel de cumplimiento serán: Actividades ejecutadas en el mes * 100 Actividades planteadas en el mes 4. La frecuencia con la que se realizara la medición de estos indicadores será mensual para llevar un control más estricto sobre la implementación de estos planes de mejora evitando así que ocurran posibles inconveniente en el desarrollo del cronograma que no se puedan controlar a futuro, y al finalizar el año se realizara un conteo total sobre las actividades ejecutadas, para identificar cuáles fueron los planes que cumplieron en un 100 % para la mejora continua y cuáles son los que se deben revisar y seguido a esto modificar para el siguiente año. Actividades ejecutadas en el año * 100 Actividades planteadas en el año
CONCLUSIONES
Como pudimos observar a lo largo del documento se dio, como objeto a que el objetivo no se cumpliera las expectativas esperadas ni necesarias, para el correcto funcionamiento, se omitieron muchos factores, tales como, mantenimiento, personal idóneo, actualizaciones, constantes, todo en conjunto, nos lleva a tener un sistema confiable y seguro. El fracaso radica principalmente en no tener una constante evolución para mejorar en el proceso como tal, falta de acompañamiento continuo y de capacitación adecuada al proceso.
RECOMENDACIONES Garantizar a todo costo, la correcta capacitación del personal involucrado de manera directa en la operación, para generar una mayor fluidez y confiabilidad al momento de realizar los procesos necesarios. Solicitar acompañamiento permanente de personal externo, que garantice que los procesos y operaciones, sean realizados de manera correcta. Realizar diagnósticos de manera seguida, para determinar si la implementación del sistema, ha venido funcionando de manera correcta, y a su mayor capacidad. Seguir detalladamente el plan de mejoramiento con base en su cronograma. Compromiso total, del personal involucrado.
