Con relación al Acuerdo 060 realizar lo siguiente: 1. Cuál es la identificación del acto administrativo Acuerdo 060 de 2001. ACUER! "o. 060 #$0 de octu%re de 2001& '!R E( CUA( )E E)*A+(ECE" 'AU*A) 'ARA (A A,-"-)*RAC-" E (A) C!,U"-CAC-!"E) !/-C-A(E) E" (A) E"*-AE) '+(-CA) (A) 'R-AA 'R-AA) ) 3UE CU,'(E" /U"C-!"E) '+(-CA) El Conse4o irectivo del Arc5ivo eneral de la "ación7 en uso de sus facultades legales7 en es8ecial las otorgadas 8or la (e9 0 de 1;;7 la (e9 <; de 1;; 9 la (e9 =;< de 2000. C!")-ERA"!: 3ue 8ara la adecuada 8restación de los servicios ofrecidos 8or las Unidades de Corres8ondencia de las entidades 8>%licas 9 8rivadas ?ue cum8len funciones 8>%licas7 es necesario esta%lecer 8autas ?ue 5agan efectivo su cum8limiento %a4o los 8rinci8ios ?ue rigen la Administración '>%lica. 3ue la (e9 0 de 1;;7 se@ala las funciones del Arc5ivo eneral de la "ación7 entre ellas la de fi4ar 8olticas 9 esta%lecer los reglamentos necesarios 9 en su Acuerdo 0B de 2; de 4unio de 1;;<7 ado8ta el Reglamento eneral de Arc5ivos7 como norma reguladora del ?ue 5acer arc5ivstico. 3ue la (e9 =;< de 2000 tiene 8or o%4eto7 esta%lecer las reglas 9 8rinci8ios generales ?ue regulan la función arc5ivstica del Estado7 8or intermedio del Arc5ivo eneral de la "ación. 3ue la (e9 =2B de 1;;;7 define 9 reglamenta el acceso 9 uso de los mensa4es de datos7 del comercio electrónico 9 de las firmas digitales 9 esta%lece las entidades de certificación. 3ue el o%ierno "acional 5a dise@ado la Agenda de Conectividad7 como una 8oltica de Estado7 ?ue %usca masificar el uso de las tecnologas de la información en Colom%ia 9 con ello aumentar la com8etitividad del sector 8roductivo7 modernizar las instituciones 8>%licas 9 socializar el acceso a la información7 dándole carácter legal mediante la irectiva 'residencial "o. 02 del 2000. 3ue el ecreto 21=0 de 1;;=7 su8rime 9 reforma regulaciones7 8rocedimientos o trámites innecesarios eistentes en la Administración '>%lica. 3ue la 8laneación7 8rogramación7 organización7 dirección 9 avance de las entidades7 se logran entre otros7 mediante el uso o8ortuno 9 adecuado de la información 9 en consecuencia se 5ace necesario normalizar los 8rocedimientos de corres8ondencia como 8arte integral de la gestión documental. 2. 3uD entiendes 8or comunicaciones oficiales. Comunicaciones !ficiales: )on todas a?uellas reci%idas o 8roducidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad7 inde8endientemente del medio utilizado. $. e acuerdo a las definiciones contem8ladas en el Artculo )egundo7 realizar los siguientes: a. Escoge tres conce8tos 9 defina con sus 8ala%ras lo entendido. ocumento electrónico de arc5ivo: El registro de información generada7 reci%ida7 almacenada 9 comunicada 8or medios electrónicos7 ?ue 8ermanece en estos medios durante su vida.
Arc5ivo electrónico : Es el gru8o de los documentos electrónicos7 8roducidos 9 tratados 8or una forma de arc5ivo virtual7 siguiendo la estructura orgánicofuncional de la 8ersona ?ue lo 5ace. Radicación de comunicaciones oficiales: es el 8rocedimiento 8or el cual las em8resas asignan un numero consecutivo a la corres8ondecia enviada o resivida o tam%ien a un arc5ivo general. %. +us?ue un com8a@ero 9 com8arta sus definiciones con los otros tres conce8tos de Dl. 'aragrafo: es cuando mandamos un documente sin firmar es algo anónimo 9 se de%en remitida sin radicar. Electronico: 8ara m es como 5acer el tra%a4o un 8oco más fácil 9a ? solo se necesitara la a9uda de internet. Comunicaciones internas: 9o lo entiendo 8or?ue son comunicaciones entre los de las em8resas información ?ue no de%e salir de dic5a entidad. c. Am%os com8artirán los conce8tos 9 los relacionará en el tra%a4o de cada uno indicando de ?uD com8a@ero corres8onde .Com8art mis conce8tos con Fessica ,orales ,arin. <. 3ue entiendes 8or unidad de corres8ondencia. (as entidades de%erán esta%lecer de acuerdo con su estructura7 la unidad de corres8ondencia ?ue gestione de manera centralizada 9 normalizada7 los servicios de rece8ción7 radicación 9 distri%ución de sus comunicaciones7 de tal manera7 ?ue estos 8rocedimientos contri%u9an al desarrollo del 8rograma de gestión documental 9 los 8rogramas de conservación7 integrándose a los 8rocesos ?ue se llevarán en los arc5ivos de gestión 7 centrales e 5istóricos. =. (as unidades de corres8ondencia velarán 8or el estricto cum8limiento de las dis8osiciones. Consideras ?ue un documento sin firma de%a ser: a. Eliminado %. es8ac5ado c. Reci%ido d. Arc5ivado Un arc5ivo cuando se resive sin firma de%e ser es8ac5ado 8ara eigir la firma7 9 un documento ?ue se des8ac5a se de%e arc5ivar 8or si mas adelante se necesita de Dste. 6. Realiza un cuadro com8arativo entre: radicación de comunicaciones oficiales7 comunicaciones internas7 control comunicaciones oficiales7 comunicaciones oficiales reci%idas7 comunicaciones oficiales enviadas7 comunicaciones va fa7 comunicaciones 8or correo electrónico7 Cuadro Com8arativo Radicación de comunicaciones oficiales
(os 8rocedimientos 8ara la radicación de comunicaciones oficiales7 velarán 8or la trans8arencia de la actuación administrativa7 razón 8or la cual7 no se 8odrán reservar n>meros de radicación7 ni 5a%rá n>meros re8etidos7 enmendados7 corregidos o tac5ados7 la numeración será asignada en estricto orden de rece8ción de los documentosG cuando el usuario o 8eticionario 8resente 8ersonalmente la corres8ondencia7 se le entregará de inmediato su co8ia de%idamente radicada. Comunicaciones internas 'ara las comunicaciones internas de carácter oficial7 las entidades de%erán esta%lecer controles 9 8rocedimientos ?ue 8ermitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas7 utilizando los códigos de las de8endencias7 la numeración consecutiva sistemas ?ue 8ermitan la consulta 9 o8ortunamente7 9a sean Dstos7 manuales o automatizados. Control comunicaciones oficiales (as unidades de corres8ondencia7 ela%orarán 8lanillas7 formatos 9 controles manuales o automatizados ?ue 8ermitan certificar la rece8ción de los documentos7 8or 8arte de los funcionarios com8etentes 9 dis8ondrán de servicios de alerta 8ara el seguimiento a los tiem8os de res8uesta de las comunicaciones reci%idas. Comunicaciones oficiales reci%idas (as comunicaciones oficiales ?ue ingresen a las instituciones de%erán ser revisadas7 8ara verificar la com8etencia7 los aneos7 el destino 9 los datos de origen del ciudadano o entidad ?ue las remite7 dirección donde se de%a enviar res8uesta 9 asunto corres8ondiente7 si es com8etencia de la entidad7 se 8rocederá a la radicación del mismo. Comunicaciones oficiales enviadas (as comunicaciones oficiales enviadas en so8orte 8a8el7 se ela%orarán en original 9 máimo dos co8ias7 remitiDndose el original al destinatario7 la 8rimera co8ia a la serie res8ectiva de la oficina ?ue genera el documento7 teniendo en cuenta los aneos corres8ondientes 9 la segunda co8ia re8osará en el consecutivo de la unidad de corres8ondencia7 8or el tiem8o esta%lecido en su ta%la de retención documental. En los casos en los cuales 5a9a varios destinatarios7 se ela%orarán igual cantidad de co8ias adicionales. Comunicaciones via fa (as comunicaciones reci%idas 9 enviadas 8or este medio7 se tramitarán7 teniendo en cuenta la información ?ue forma 8arte integral de las series esta%lecidas en las ta%las de retención documental7 8ara la res8ectiva radicación en la unidad de corres8ondencia7 la cual se encargará de dar los lineamientos 8ara el control 9 esta%lecer los 8rocedimientos adecuados 8ara su administración.
Comunicaciones 8or correo electrónico (as entidades ?ue dis8ongan de -nternet 9 servicios de correo electrónico7 reglamentarán su utilización 9 asignarán res8onsa%ilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas 5a%ilitadas. En todo caso7 las unidades de corres8ondencia tendrán el control de los mismos7 garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales reci%idas 9 enviadas.
B. Cuáles son las normas tDcnicas la%orales ?ue se involucran en el 8rocedimiento de conservación documental. (E =;< E 2000 #4ulio 1<& Reglamentada 8arcialmente 8or el ecreto "acional <12< de 200< 8or medio de la cual se dicta la (e9 eneral de Arc5ivos 9 se dictan otras dis8osiciones. . Cómo de%e ser el 5orario de atención al 8>%lico. *odas las unidades de corres8ondencia7 informarán el 5orario de atención al 8>%lico en un lugar visi%le 9 de fácil acceso 8ara los ciudadanos. ;. e acuerdo a la siguiente gráfica consulta cada tDrmino e inter8rDtala seg>n lo investigado: Rece8cion: lugar en donde se resiven los documentos7 muc5as veces tam%ien se le em8lea un radicado en este sitio. Clasificacion: En los sistemas de arc5ivos 4erár?uicos7 usualmente7 se declara la u%icación 8recisa de un arc5ivo con una cadena de teto llamada ruta. (a nomenclatura 8ara rutas vara ligeramente de sistema en sistema7 8ero mantienen 8or lo general una misma estructura. Una ruta viene dada 8or una sucesión de nom%res de directorios 9 su%directorios7 ordenados 4erár?uicamente. A8ertura: (a estructura de directorios suele ser 4erár?uica7 ramificada o Hen ár%olH7 aun?ue en alg>n caso 8odra ser 8lana. En algunos sistemas de arc5ivos los nom%res de arc5ivos son estructurados7 con sintais es8eciales 8ara etenciones de arc5ivos 9 n>meros de versión. En otros7 los nom%res de arc5ivos son sim8lemente cadenas de teto 9 los metadatos de cada arc5ivo son alo4ados se8aradamente. Revision: es8uDs de im8ortar o convertir su arc5ivo7 8uede revisar los detalles del arc5ivo en la ta%la Revisar im8ortaciones 9 arc5ivos convertidos. A?u 8uede descargar diversos res>menes 9 arc5ivos de informe como a9uda 8ara revisar o actualizar su arc5ivo. Radicacion: 'or medio de esta 5erramienta se 8uede generar varias cartas de salida o entrada con una 8lantilla creada 8reviamente 8or el usuario7 ?ue contiene el mismo teto 9 serán remitidas a diferente destinatario. Registro:en 8rogramación7 es un ti8o de dato estructurado formado 8or la unión de varios elementos %a4o una misma estructura. Estos elementos 8ueden ser7 o %ien datos elementales #entero7 real7 carácter&7 o %ien otras estructuras de datos. A cada uno de esos elementos se le llama cam8o. Re8orte:eneralmente7 el 8ro8ósito es un informe7 como su 8ro8io nom%re indica7 es informar. )in em%argo7 los informes 8ueden incluir elementos 8ersuasivos7 tales como recomendaciones7 sugerencias u otras conclusiones motivacionales ?ue indican 8osi%les
acciones futuras ?ue el lector del informe 8udiera ado8tar. (os informes 8ueden ser 8>%licos o 8rivados 9 tratan a menudo so%re 8reguntas 8lanteadas 8or individuos del go%ierno7 los negocios7 la educación o la ciencia e8endencia: la su%ordinación o 5i8otais es un ti8o de relación sintáctica entre diferentes constitu9entes sintácticos. Un constitu9ente sintáctico A está su%ordinado a otro elemento + si7 A es 8arte de +7 o en tDrminos de ár%oles sintácticos7 si el nudo corres8ondiente a A está dominado 8or el nudo corres8ondiente a +. 10. e acuerdo a la siguiente gráfica consulta cada tDrmino e inter8rDtala seg>n lo investigado:
!ficina 'roductora: Una oficina es un salón destinado al tra%a4o. Eisten muc5as formas de distri%uir el es8acio en una oficina seg>n la función 9 cuántas 8ersonas tra%a4arán dentro del mismo cuarto. Ela%oracion: accion 9 efecto de ela%orar en este caso un documento. /irma:(a firma es una 8ala%ra7 o 8e?ue@o mensa4e o di%u4o7 ?ue tiene como fin identificar 9 asegurar o autentificar la identidad de un autor o remitente7 o como una 8rue%a del consentimiento 9Io de verificación de la integridad 9 a8ro%ación de la información contenida en un documento o similar *raslado:Cam%iar a una 8ersona o una cosa de luga erificacion:(a verificación en un e8erimento cientfico7 es un 8aso necesario 8ara 8ro%ar una teora. 'ero aun?ue resulte 8ositiva7 no nos asegura ?ue el resultado verificado sea correcto. "umeracion 9 fec5ado:'or medio de esta 5erramienta se 8uede generar varias cartas de salida o entrada con una 8lantilla creada 8reviamente 8or el usuario7 ?ue contiene el mismo teto 9 serán remitidas a diferente destinatario. Registro: es un ti8o de dato estructurado formado 8or la unión de varios elementos %a4o una misma estructura. Estos elementos 8ueden ser7 o %ien datos elementales #entero7 real7 carácter&7 o %ien otras estructuras de datos. A cada uno de esos elementos se le llama cam8o. )e8acion:/ormar gru8os con elementos iguales o 8arecidos ?ue antes esta%an mezclados con otros distintos Envio: Jacer llegar una cosa a un lugar.
