CASO DE ESTUDIO CAPITULO 4 Cada vez más los equipos virtuales de trabajo son comunes en las organizaciones, no obstante, muchos gerentes tiene escasa experiencia con la organización y funcionamiento de estos equipos virtuales de trabajo. Asuma que usted está a cargo de un equipo virtual de trabajo recién formado en la empresa de “Consultores, S.A”. Este equipo está encargado de desarrollar un sitio en el internet para promover un producto farmacéutico nuevo llamado Yvin, el cual sirve para tratar erupciones cutáneas causadas por hiedra venenosa u otras plantas tóxicas. Su oficina se encuentra en el Salvador, pero con frecuencia trabaja en casa. Los miembros del equipo son: Dos empleados del cliente, uno trabajo en Honduras y el otro en Guatemala Dos colegas que trabajan en el mismo m ismo edificio que usted Un especialista en diseño gráfico independiente que está en Petén Un ingeniero de software que se especializa con la programación de aplicación web y su sede está en Canadá Todos los integrantes del equipo hablan inglés con fluidez, pero el inglés es el segundo idioma para cuatro de los miembros de equipo. Éste es el primer proyecto y también es la primera vez que es responsable de administrar un equipo virtual de trabajo. 1. ¿Cuál es el propósito del equipo virtual? Trabaja en forma interdependiente, con un propósito compartido, más allá de las fronteras del espacio, el tiempo y los límites organizacionales, usando las tecnologías de la información y la comunicación para interactuar.
2. ¿Cuáles son sus metas a corto y mediano plazo? Implementar el equipo virtual, que el gerente pueda trabajar de forma eficaz con el equipo virtual de trabajo. 3. ¿Qué funciones son necesarias para asignar en el equipo? Ver las capacidades de cada uno, delegar las tareas correspondientes y realizar el análisis de forma que al momento de implementar el equipo virtual quede como se desea. 4. ¿Qué funciones son necesarias asignar en el equipo? Administrar la información, Diseñar el equipo virtual, implementarlo en la empresa. 6. ¿Qué roles son necesarios en el equipo? Se debe contar con un líder de proyecto usuario final, Administrador del sistema de información Diseñador del Sistema, Implementador 6. ¿Qué organización es necesaria para que el equipo funcione? Todas las organizaciones involucradas en el proyecto y estas deben tener una comunicación efectiva hacia adentro y hacia afuera para que le intercambio de la información permita asegurar que se adoptarán oportunamente las decisiones correctas y no existan dudas en los miembros del equipo respecto a qué deben hacer, cuándo, cómo y por qué. Propuesta: Crear un equipo que esté dirigido por el Gerente del Proyecto y en el cual cada miembro se especialice en funciones y habilidades específicas. Una vez definidas las funciones y habilidades requeridas por la organización se puede revisar trabajos y propuestas desde una plataforma en un sitio de internet.
EJERCICIO 9 DEL CAPITULO 5 Tipos de Sistemas de Información
Tipos de Sistemas Utilizado principalmente para: Características Principal apoyo a la organización Ejemplo de sistema Sistema de procesamiento de transacciones. Realizar un movimiento según
el cliente lo requiere o solicite. Se manipula a través de una PC en donde se tiene una base de datos en donde se registran las entradas, o sea los datos del cliente. Llevar un registro diario, semanal, mensual, etc. De los movimientos de la empresa. El sistema que tienen los bancos al momento de realizar cualquier movimiento de los clientes. Sistema de automatización de oficinas . Realizar las tareas más rápidas y
con mayor exactitud en los datos obtenidos. Regularmente funciona a base de una computadora en donde se implementa un software. Agilizar las tareas diarias de la oficina y así poder cumplir con los requerimientos necesarios. Sistema de control de facturas hechas por día. Sistemas de información para la Administración. Tener control sobre todo lo
que implica responsabilidad de la Administración. Nos da opción a llevar al detalle cada paso a llevar para lograr resultados. Tener todo en orden y control y de tener acceso en cualquier momento. Sistema de control sobre los gastos hechos al mes por la empresa. Sistemas de apoyo para la toma de decisiones . Tener bien en claro sobre
los riesgos que implica en tomar o seleccionar la decisión adecuada. Permite obtener información de tiempo antes o el historial. En tener en claro en qué posición estamos
Y no dejar que bajemos de nivel en la productividad. Un sistema que nos permite llevar el registro de que tan productivo esta siendo un vendedor. Sistemas estratégicos. Tener informes detallados de los resultados obtenidos
en un determinado periodo de tiempo. Nos permite visualizar las metas establecidas como también si fueron cumplidas o no. Permite al administrador seleccionar las medidas a tomar para que las metas sean cumplidas en un determinado tiempo. Un sistema donde se visualiza las ventas semanales, mensuales, etc. Donde el supervisor de ventas tenga acceso a ellas. Sistemas expertos. Permite el tener acceso a un historial de información más
resumida o sea mostrar los resultados tanto interna propia de la empresa como externa. Podemos ver los resultado por periodos tenemos la oportunidad de tener una visión externa como interna, tener a la vista los resultados de diferentes áreas de la empresa. Ayuda a la organización para que esté preparada ante las tendencias futuras como también ayuda a la actualización de la organización. Un sistema que tiene un Director comercial de una empresa en la cual puede visualizar los datos que él desea y al momento que sea como también dar un vistazo a las tendencias futuras. ...
CASO DE ESTUDIO CAPITULO 6 1. ¿Qué es un método? ¿Porque es importante en el análisis? Un método es la ejecución ordenada y clara para llegar a un resultado o fin determinado. Es importante porque el análisis de sistemas utiliza varios métodos aceptados para lograr sus objetivos. 2. ¿Qué es el análisis de sistema? Es aplicar los principios de sistemas para ayudar a quien tiene que decidir en la solución de un problema. 3. ¿Qué información se busca, generalmente, cuando se realiza un análisis de sistemas? Identificarlo, reconstruirlo, optimizarlo, y controlar dicho sistema, considerando múltiples objetivos, recursos y limitantes. 4. ¿Qué información debe asegurarse de obtener al realizar un análisis de sistemas? Es importante obtener datos e información. Posteriormente, es necesario clasificarlos para facilitar su interpretación. Por último se realiza un análisis de lo que se ha encontrado y se determina que debe hacerse para resolver el problema o mejorar la situación. 5. ¿Cuáles son las actividades que se realizan en el análisis de sistemas? • Recopilación de la información: Se debe reunir información acerca del
sistema, se deben identificar las entradas o salidas del mismo, su contorno o
ambiente, y las transformaciones o procesos. Además, responder las preguntas relativas al que se hace, con qué frecuencia etc. En esta parte se deben realizar los datos históricos para identificar los puntos de divergencia y condicionantes que han influido en la organización. • Registro y documentación del sistema actual: generalmente las etapas de
recopilación y registro se realizan paralelamente. Se debe registrar en forma escrita toda la información recabada relevante, preferentemente en forma de diagrama. Se deberán revisar los métodos y procedimientos para entender las relaciones entre las entradas, los datos y las salidas. • Análisis y critica de la información recabada: se debe analizar la información
que ha reunido y determinar los aspectos que deben mejorarse o cambiarse. 6. ¿Qué metodologías existen para realizar análisis de sistemas? • PUD • SADMS • SDLC • PROTOTIPO
7. ¿Qué es el SDLC? Es un modelo simple por etapas en el cual un proyecto de desarrollo de software se inicia, se desarrolla y se completa. Además, se hará un resumen acerca del método de prototipos ya que se considera importante dentro del análisis de sistemas. 8. Cuál es el propósito de los métodos estructurados de diseño (SAMD) Tiene el propósito específico de hacer el análisis y diseños de sistemas más manejable y como consecuencia, mejorar la calidad de la implantación final. 9. ¿Qué características poseen los SAMD?
Permite que la administración del proyecto sea más eficiente y aseguran la calidad. Sirven de base para la comunicación. Estandarizan la práctica del diseño. Permiten producir diseños técnicamente eficientes y de mantenimiento fácil. 10. ¿Cuáles son los SAMD más populares? • Yourdon Structure Methodology (YSM)
EJERCICI0 11 CAPITULO 6
Permite que la administración de proyectos sea eficiente y asegura la calidad.
Sirve de base para la comunicación.
Estandarizan la práctica del diseño.
Permiten producir diseños técnicamente eficiente y de mantenimiento fácil.
Muestran que debe hacer el sistema sin referencias.
Son diagramas explícitos y comprensibles.
Dan la posibilidad de representar el sistema a diferentes niveles de complejidad, desde lo más global a lo más detallado solo requieren cuatro símbolos. Son fáciles de mantenimiento, pues los cambios afectan solo algunos de sus elementos y no al todo. Dirigido por casos de uso: Un caso de uso especifica un comportamiento deseado del sistema. Describen que hace el sistema, no como lo hace. Centrado en la arquitectura: la arquitectura es una vista del diseño completo con las características más importantes resaltadas; deja los detalles a un lado. Interactivo e incremental: Esta característica se fundamenta en que el usuario no sabe exactamente lo que quiere el sistema. Se facilita el proceso al repetir una serie de fases una y otra vez para ir afinando los requerimientos del sistema y obtener en cada fase un incremento en la definición.
Definir las actividades a llevarse a cabo en un proyecto de desarrollo de un sistema. Lograr congruencia entre la multitud de proyectos de desarrollo en una misma organización. Proporcionar puntos de control y revisión administrativos de las decisiones sobre continuar o no con un proyecto. Métodos para realizar el Análisis de sistema
EJERCICIO 4 CAPITULO 2 IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
Instrucciones y enunciado del ejercicio: Seleccione un proceso dentro de una organización e investigue qué actividades se llevan a cabo para completarlo. * Proceso de compras de materia prima en una empresa industrial * Facturación al detalle en una empresa comercial * Cobro de una cuenta por pagar en una empresa de servicios Divídalo en actividades. Luego realice un análisis de valor agregado. Sugiera minimizar aquellas actividades que no agregan valor y proponga actividades qué agreguen valor. Utilice el siguiente formato: ANALISIS DE VALOR AGREGADO PROCESO ANALIZADO: Proceso de compras de materia prima en una Empresa Industrial. No. ACTIVIDAD ¿ES NECESARIA? ¿AGREGAR EL VALOR? 1 Cuadro de generación de pedidos: Si es necesario porque son cuadros elaborados en una hoja de Excel, en los cuales se elaboran los pedidos del mes, considerando existencias, consumos, cobertura y producción del mes. SI agregar valor, es necesario innovar. 2 Libro de pedidos Es el libro en el cual se detallan los pedidos en forma correlativa, especificando, numero de pedido, fecha en la cual se solicita la proforma, producto solicitado, y proveedor. SI agregar valor, es necesario innovar. 3 Jefe de Compras: "A) Solicitar e imprimir los inventarios de cierre oportunamente.
B) Actualizar cuadros de generación de pedidos y enviarlos al jefe de Planificación de la planta de producción. C) Es obligación del jefe de compras, asegurarse de que una proforma no demore más de un día hábil para ser recibida. D) Solicitar pago para proveedores con los cuales no se posea crédito y asegurarse de que este sea enviado oportunamente. E) Archivar toda la documentación que respalde la comunicación con el proveedor y el solicitante del producto hasta que el pedido quede confirmado. Así como de toda la comunicación hasta que este sea despachado." SI agregar valor, es necesario innovar. 4 Secretaria del departamento: "a) Hacer el expediente para el nuevo pedido. b) En caso de no contar con crédito, elaborar la solicitud del cheque conforme requisición del supervisor de compras. c) Gestionar pago con la gerencia financiera para que este sea enviado en la fecha solicitada por el supervisor de compras. d) Enviar pago al proveedor. e) Informar al jefe de compras y al proveedor del envió del pago. f) Archivar documentación que respalde el pago del pedido. “SI agregar valor, es necesario innovar.
5 Confirmación cada inicio de mes la digitación del inventario de cierre del mes anterior. Se consulta vía telefónica a informática si producción ha enviado los inventarios de cierre de mes. De no tenerlos se llama al jefe de planificación de producción para que los envié. SI agregar valor, es necesario innovar. 6 Impresión de inventarios. Una vez confirmado el envió del inventario por la planta de producción se imprime este a través del (Software en uso de
EJERCICIO 2 CAPITULO 1 COMPARACION DE LOS ENFOQUES DE LA CAJA NEGRA Y DE LA CAJA BLANCA
Insumo para la actividad | Lectura de Material | Producto esperado | Cuadro comparativo para analizar sistemas desde los enfoques de la caja negra y caja blanca. | Instrucciones | En parejas elaborar un cuadro comparativo para los siguientes sistemas. Utilizar ambos enfoques. Puede usar el siguiente formato. | Sistema | Caja Negra | Caja Blanca | Ejemplo Calculadora Electrónica | Una persona puede utilizar la calculadora y confiar en sus resultados sin conocer como internamente los produce. | Un ingeniero diseñador de calculadoras debe conocer cómo estas producen los resultados. Sus componentes y los procesos necesarios para generar las operaciones disponibles. | Teléfono Celular | Los usuarios de telefonía móvil utilizan los teléfonos celulares para envío y recepción de llamadas, como un medio de comunicación. Así como el uso de aplicaciones especializadas en diferentes ramos como entretenimiento, noticias, redes sociales, agenda y correo electrónico. | Para un Ingeniero en electrónica es necesario conocer el funcionamiento especifico de cada uno de los componentes del celular, el tipo de señales que emite y recibe, el rango banda ancha que utiliza, tecnología de comunicación y los componentes que integran cada una de las aplicaciones disponibles para los diferentes modelos de celulares. | Biblioteca | Para los usuarios de una biblioteca es indispensable conocer el libro específico que desean leer, el tema o título de su elección. | Para el bibliotecario o encargado de biblioteca es indispensable saber y conocer el
sistema de inventario de libros, que tipo de libros tiene, el orden dentro de la biblioteca dependiendo del orden alfabético, drama, comedia, terror, ciencia, ficción, historia, etc. Así mismo debe de conocer acerca de autores, ediciones, escritores, etc. | Avión | Un pasajero de avión puede utilizar el transporte aéreo para movilizarse desde un punto
o país especifico, hacia un destino de trasbordo o final. | El piloto encargado de manejar el avión, debe ver que todos los niveles de presión, combustible, etc., así como los sistemas hidráulicos y mecánicos estén en perfecto funcionamiento. Estos procesos se mantienen en óptimas condiciones de vuelo gracias a un equipo técnico y mecánico especializado, encargado de ver el mantenimiento preventivo y correctivo de cada avión. | Ejemplo Propio: Casa | El comprador de una casa, sabe que debe comprar una casa de acuerdo a sus necesidades básicas. Una buena construcción, seguridad, confort, comodidad, calidad, etc. | El arquitecto que dirigió la construcción de la casa conoce los procesos de construcción, cimientos, obra gris, detalles, acabados e instalaciones de cableado eléctrico, tuberías, etc. Los materiales necesarios para su construcción y la garantía de que sea una buena vivienda. | ...
EJERCICIO 3 CAPITULO 2 Clasificación Sub-clasificación EJEMPLO
Por su propósito Si sirven a un propósito (purposeful) Para Chokola’k el sistema de distribución de energía en Guatemala, es un sistema purposeful, ya que aunque sirve a los propósitos de Chokola'k de contar con la energía necesaria para operar no fue creado específicamente para ello. Bien si fueron construidos por el hombre diseñados para un propósito (purposive) Para Chokola’k el subsistema de control de inventario de las
tabletas de chocolate es un ejemplo de sistema purposive, ya que fue diseñado y creado para controlar el inventario de la organización. Por su repuesta al ambiente Dinámico Cambia y se adapta a los recursos y demandas de los clientes. La empresa cambia mediante las necesidades. Pasivo Para Chokola’k significa tomar una respuesta pasivo y no cambiante
cuando el ambiente no cambia o tienes cambio que no afectan los productos. Por Su Naturaleza Naturales Son los recursos naturales que usa la empresa. Diseñados Los programas de computador los cuales son hechos a medida para la empresa. Culturales La cultura y la tradición es parte de la empresa para que tenga un mayor valor. Sociales Debe de ser amigable a la comunidad y a la naturaleza para que sea popular entre las demás personas. Financieros La empresa debe de tener una ganancia para su optimo desempeño y para que la empresa crezca.
EJERCICIO 4 CAPITULO 2 No. Actividad ¿Es Necesaria? ¿Agrega valor? 1 Ensamblado Si, ya que esta es la base del motor y sus prestaciones. Sí, porque los componentes tienen más valor al ser unidos. 2 Pruebas y Ajustes Sí, porque los componentes tienen más valor al ser unidos. Si, un motor más afinado y eficiente y potente tiene un valor mayor que un motor defectuoso. El valor sobre compensa los gastos en los ajustes. 3 Unificación con caja de cambios Sí y no. Si porque es necesario al darle una pruebe al nuevo motor para ver que todas las piezas encajen a la perfección. No porque hay veces que se excede en las pruebas para llegar a un ajuste optimo. Una caja agrega valor, si es una caja más cara o más sofisticada agrega mucho más valor pero no todos los clientes les gustan tales opciones, siempre es bueno tener todas las opciones disponibles. 4 Montaje de motor y caja de cambios en el auto al terminar Claro, sin una caja de cambios, ya sea manual, automática, semiautomática o triptronic, debe de ser la adecuada para el auto y con los gustos del cliente. El auto será terminado con una caja y motor de acuerdo al cliente. El auto tendrá más valor que un auto hecho en serie y será mucho más exclusivo para el propietario y para la empresa. 5 Últimas pruebas de motor y caja ya montado en el auto. La penúltima fase antes de completar un auto, definitivamente necesario. Si, así como en las últimas pruebas previas al montaje, esto agrega mucho valor, especialmente si es una opción personalizada. El motor, en un auto es una de las partes más caras y de mayor valor agregado.
Ejercicio 15 De Capitulo 8 De Automatización De Procesos Administrativos 2 Innovar ideas nuevas y frescas para destacar un mejor proyecto. | Acercándose a cada colaborador y asignar dicha tarea. | Establecer un orden en el grupo para contar cada persona con dicho tema. | Establecer parámetros sin necesitar a un grupo determinado | Aclarar bien las ideas y sugerencias sin necesidad de corroborar con otra fuente. | Investigar o sacar hipótesis por dichas cuentas | Promover la participa-ción Estableciendo parámetros de temas y desarrollo del mismo. | | Cada uno debe tomar el rol de promover ideas innovadoras | Autonomía Descripción del método estudiado usando una base. | | Trabajar únicamente enfocado en el informe y sin corroboración. | La participación es fundamental a la hora de sacar una hipótesis. | Liderar bien un grupo para que se maneje en forma ordenada la participación. | Por lo menos deben participar dos graficas en dicho informe. | Todas las ideas fluyen solo para un tipo de informe. | Investigar sin ser dependiente de otra innovación o recurso | Laborar únicamente e individualmente sin depender de otra participación. | Es importante saber de qué se está nutriendo y en que se basa el conocimiento. | Señalar hipótesis posibles al desarrollo del mismo. | Sacar el infirme del posibles riesgos. | Basar el informe conforme a graficas que logren trasmitir los deseados | Tener bastantes instrumentos de comunicación para siempre actualizar los datos | El estilo de redacción conforme a las graficas. | Identificación y utilización Utilización del proyecto que seria para beneficio del usuario. | | Utilización de material adecuado |
Comunicación Establecer diferentes puntos de comunicación. | | Análisis profundo dentro del programa para así corregir dentro del sistema | Utilización de graficas y materiales de apoyo. | Identificación de error al verificar informe | Elaboración desde un principio para evitar inconvenientes. | Verificación constante del sistema de comunicación | Presentación del plan de trabajo...
Ejercicios 6 7 8 9 10 11 12 Administración De Procesos Administrativos 2 Ejercicio 6 Capitulo 3 – ESTUDIO Y ALCANCE DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Para Para Para Para Para
1 llevar a cabo la automatización delegar la toma de decisiones en cuanto a Designar velar por el cumplimiento 2
Para Para Para Para Para
Para Para Para Para
tener control dentro de poder responder en cuanto a cumplir con complementar en cuanto ejercer una solida autoridad
Autoridad de un proceso responsabilidades división de trabajo jerarquías y ordenamiento.
Responsabilidad una responsabilidad recursos y organización tareas atribuidas a otros procesos y toma de mando
3 Especialización y división del trabajo que en una organización exista dominio de determinadas tareas automatizar en tiempo en cuanto a la agilidad en determinada función maximizar la producción en una empresa que exista una coordinación administrativa efectiva
Para
que
se
realice
una
supervisión
más
estrecha
4 Departamentalización Lograr trabajo en equipo bajo fines comunes Delimita secciones de mando y autoridad y responsabilidad Para llevar un mejor control de los procesos Para coordinar y automatizar de acuerdo a objetivos distintos Para que la empresa se maneje ordenada 5 Jerarquización Para establecer arreglos de autoridad y delimitar atribuciones Para automatizar y controlar la toma de decisiones de la empresa Establece niveles de subordinación. Permite la planeación estratégica que no compete a todos Permite la táctica y la supervisión operativa. 6 Unidad de mando Permite la fluidez de información dentro de la empresa Da lugar a la autoridad funcional y efectiva. Permite delimitar responsabilidades así como de enriquecerlas Delega funciones para su cumplimiento Fortalece la empresa en cuanto a control y monitoreo. EJERCICIO 7 CAPITULO 4 – COMO LOGRAR UNA ORGANIZACIÓN EFECTIVA No. | PROBLEMA | PROBABLE CAUSA | PRINCIPIO QUE IMPLICA | 1 | Los objetivos de la empresa, sus aspiraciones y visión no son conocidos ni...
