GESTIÓN DE COMUNICACIONES Camilo Arias – Diego Gómez
CONTROL DE VERSIONES Versión
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Fecha
Motivo
1.0
Camilo Arias
Diego Gómez
Diego Gómez
04- 06-2016
Versión 2.0
NOMBRE
DEL PROYECTO
SIGLAS DEL PROYECTO
Soluciones eléctricas DC S.A.
COMUNICACIONES
DEL PROYECTO :
SE
E SPECIFICAR SPECIFICAR LA MATRIZ DE COMUNICACIONES DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO.
PROCEDIMIENTO
PARA ACTUALIZAR EL ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES : CUAL CUAL ES EL FO!A FO!A"O #AA #AA LOS $%FO! $%FO!ES& ES& CUA% CUA%"O "OS S CA%ALE CA%ALES S 'A( 'A(& CUAL CUAL ES LA "EC%OLOG$A ES#EC$F$CA& El #lan )e Ges*ión )e las Com+ni,a,iones )eer ser re/isa)o o a,*+aliza)o ,a)a /ez +e3 1. 'a +na soli,i*+) soli,i*+) )e )e ,amio ,amio aroa)a aroa)a +e +e ima,*e ima,*e el #lan #lan )e #roe,*o. #roe,*o. 2. 'a +na +na a,,ión ,orre, ,orre,*i/a *i/a +e ima,*e ima,*e los re+er re+erimien*os imien*os o ne,es ne,esi)a)es i)a)es )e in5orma,ión in5orma,ión )e los los s*ae7ol)ers. 8. 'a erson ersonas as +e +e ingres ingresan an o sale salen n )el ro roe,* e,*o. o. 4. 'a soli, soli,i*+) i*+)es es in+s+al in+s+ales es )e in5ormes in5ormes o reor reor*es *es a)i,i a)i,ional onales. es.
La a,*+aliza,ión )el #lan )e Ges*ión )e las Com+ni,a,iones )eer seg+ir los sig+ien*es asos3 1. $)en*i5i $)en*i5i,a, ,a,ión ión ,las ,lasi5i,a i5i,a,ión ,ión )e )e s*ae s*ae7ol 7ol)er )ers. s. 2. De*er De*ermina mina,ión ,ión )e )e re+ re+erim erimien* ien*os os )e in5orma, in5orma,ión. ión. 8. Elaor Elaora,ió a,ión n )e la !a*riz !a*riz )e )e Com+ni, Com+ni,a,io a,iones nes )el )el #roe #roe,*o ,*o.. 4. A,*+al A,*+aliza iza,ión ,ión )el )el #lan )e Ges* Ges*ión ión )e las las Com+ni,a Com+ni,a,ion ,iones. es. 9. Aroa, Aroa,ión ión )el )el #lan #lan )e Ges*i Ges*ión ón )e las las Com+ni, Com+ni,a,io a,iones nes.. 6. Di5+si Di5+sión ón )el n+e/o n+e/o #lan #lan )e Ges* Ges*ión ión )e las las Com+ni, Com+ni,a,io a,iones nes..
1
GUÍAS
PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: G+:as ara e+niones. - "o)as las re+niones )eern seg+ir las sig+ien*es a+*as3
1. 2. 8. 4. 9. 6.
Dee 5i;arse la agen)a ,on an*eriori)a). Se )ee emezar +n*+al. Se )een 5i;ar los o;e*i/os )e la re+nión< los roles =or lo menos el 5a,ili*a)or el ano*a)or>< los ro,esos gr+ales )e *raa;o< los m?*o)os )e sol+,ión )e ,on*ro/ersias. Se )ee ,+mlir a ,aali)a) los roles )e 5a,ili*a)or =)irige el ro,eso gr+al )e *raa;o> )e ano*a)or =*oma no*a )e los res+l*a)os 5ormales )e la re+nión>. Se )ee *erminar +n*+al. Se )ee emi*ir +n A,*a )e e+nión =ver formato adjunto), la ,+al se )ee rear*ir a los ar*i,ian*es =re/ia re/isión or ar*e )e ellos>.
G+:as ara Correo Ele,*róni,o. - "o)os los ,orreos ele,*róni,os )eern seg+ir las sig+ien*es a+*as3 1. 2.
8.
4.
El as+n*o )e los ,orreos ele,*róni,os )eer emezar ,on la 5rase @#. in/en*a @. Los ,orreos ele,*róni,os en*re el E+io )e #roe,*o )e la emresa los ro/ee)ores )eern ser en/ia)os or el geren*e )el roe,*o< ara es*ale,er +na sola /:a 5ormal )e ,om+ni,a,ión ,on el Clien*e. Los en/ia)os or los ro/ee)ores re,ii)os or ,+al+ier ersona )el E+io )e #roe,*o )e la Emresa )eern ser ,oia)os al geren*e )el roe,*o =si es +e ?s*os no 7an si)o ,onsi)era)os en el rear*o>< ara +e *o)as las ,om+ni,a,iones ,on los ro/ee)ores es*?n en ,ono,imien*o )e los resonsales )e la ar*e ,on*ra,*+al. Los ,orreos in*ernos en*re miemros )el E+io )e #roe,*o )e la Emresa< )eern ser ,oia)os a la lis*a )e so,ios< ingenieros a)minis*ra*i/os< re,+rsos 7+manos +e ,on*iene las )ire,,iones )e los miemros< ara +e *o)os es*?n ermanen*emen*e in5orma)os )e lo +e s+,e)e en el roe,*o.
G+:as ara Alma,enamien*o )e Do,+men*os. - El alma,enamien*o )e los )o,+men*os )el roe,*o )eer seg+ir las sig+ien*es a+*as3 1. D+ran*e la e;e,+,ión )el roe,*o ,a)a miemro )el e+io man*en)r en s+ m+ina +na ,are*a ,on la misma es*r+,*+ra +e el BS )el roe,*o< )on)e g+ar)ar en las s+-,are*as ,orreson)ien*es las /ersiones )e los )o,+men*os +e /aa generan)o. 2. Al ,ierre )e +na 5ase o al ,ierre )el roe,*o ,a)a miemro )el e+io )eer eliminar los ar,7i/os *emorales )e *raa;o )e los )o,+men*os se +e)ar ,on las /ersiones ,on*rola)as n+mera)as< las ,+ales se en/iarn al geren*e )el roe,*o. 8. El geren*e )el roe,*o ,onsoli)ar *o)as las /ersiones ,on*rola)as n+mera)as )e los )o,+men*os< en +n ar,7i/o 5inal )el roe,*o< el ,+al ser +na ,are*a ,on la misma es*r+,*+ra )el BS< )on)e se alma,enarn en el l+gar ,orreson)ien*e los )o,+men*os 5inales )el roe,*o. Es*a ,are*a se ar,7i/ar en la ilio*e,a )e #roe,*os )e la Emresa< se g+ar)ar ro*egi)o ,on*ra es,ri*+ra. 4. Se +li,ar +na ela,ión )e Do,+men*os )el #roe,*o la r+*a )e a,,eso ara ,ons+l*a. 9. Los miemros )e e+io orrarn s+s ,are*as )e *raa;o ara eliminar re)+n)an,ias )e in5orma,ión m+l*ili,i)a) )e /ersiones. G+:as ara e,+era,ión ear*o )e Do,+men*os. 1. La re,+era,ión )e )o,+men*os a ar*ir )e la ilio*e,a )e #roe,*os )e la Emresa es lire ara *o)os los in*egran*es )el E+io )e #roe,*o. 2. La re,+era,ión )e )o,+men*os a ar*ir )e la ilio*e,a )e #roe,*os )e la Emresa ara o*ros miemros )e +e no sean )el e+io )el #roe,*o re+iere a+*oriza,ión )el geren*e )el roe,*o. 8. El a,,eso a la in5orma,ión )el roe,*o or ar*e )e ersonas +e no son )e la Emresa re+iere a+*oriza,ión )e Geren,ia General< +es es*a in5orma,ión se ,onsi)era ,on5i)en,ial< *an*o ara la Emresa ,omo ara los ro/ee)ores. 4. El rear*o )e )o,+men*os )igi*ales e imresos es resonsaili)a) )el geren*e )el roe,*o. 9. El rear*o )e )o,+men*os imresos no ,on*emla el ,on*rol )e ,oias n+mera)as.
GUÍAS
PARA EL CONTROL DE VERSIONES:
2
1.
"o)os los )o,+men*os )e Ges*ión )e #roe,*os es*n s+;e*os al ,on*rol )e /ersiones< el ,+al se 7a,e inser*an)o +na ,ae,era es*n)ar ,on el sig+ien*e )iseo3
2.
Ca)a /ez +e se emi*e +na /ersión )el )o,+men*o se llena +na 5ila en la ,ae,era< ano*an)o la /ersión< +ien emi*ió el )o,+men*o< +i?n lo re/isó< +i?n lo aroó< a +e 5e,7a ,orreson)e la /ersión< or +? mo*i/o se emi*ió )i,7a /ersión.
CO!O SE CO%"OLA% LAS CO!U%$CAC$O%ES&
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