PREGUNTAS DE DISCUSIÓN GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES PROYECTO l.
GRUPAL: DEL
sustento: Los Interesados (St.akeholders)del proyecto deben recibir Información de manera
oportuna. Las comunrcaciones globales que usan fonmatos estándar a través de un Sistema de Gestión de Comunicaciones pueden reducir el Impacto de las diferencias culturales. 4. En el proceso Gestionar las Comunicaciones, los Informes de Desempello se centran en todo 10 siguiente, EXCEPTO:
Un Director de Proyecto (Project Manager) planifica llevar a cabo una Reunión de Arranque (Reunión Klck·off) en la que probablemente se tratará todo lo siguiente, EXCEPTO: Establecer las relaciones de trabajo y los formatos estándar para las comunicaciones en el proyecto. Revisar los Planes del Proyecto. Establecer las responsabllldades de grupo así como las responsabilidades Individuales. d. Discutir temas legales específicos con respecto al contrato.
e. f. g. h.
a.
b. c.
Respuesta: D Sustento: La Reunión de Arranque (Reunión Kick-off) se lleva a cabo después de la
adjudicación del contrato o la aprobación del proyecto. Esta reunión da la oportunidad para que los participantes del proyecto se conozcan entre si y revisen la Información acerca del proyecto. Hay que tener cuidado, ya que esta reunión no es un "foro• para discutir los temas detallados del proyecto.
Respuesta:D sustento: Los Informes sobre el desempeño del proyecto consisten en recolección y análisis
periódico de datos frente a datos reales, ya que busca el progreso del proyecto y desempeño. Estos informes Incluyen análisis del desempeño, trabajo completo durante el periodo, etc. El sistema de Información para la dirección de proyectos forma parte de los factores ambientales de la empresa que Influyen en el proceso de gestión de las comunicaciones . S.
2. Uno de los propósitos del Plan de Gestión de las Comunicaciones es proporcionar
c. d.
Métodos que se utl112arán para transmitir la Información. Métodos que se utilizaran para liberar del proyecto a los miembros del equipo cuandoya no sean necesarios. Relaciones de responsabllldad entre los lnteresados (Stakeholders) y la organización del proyecto. Niveles de habilidad y experiencia de cada miembro del equipo.
Respuestai A
Sustento: El Plan de Gestión de las Comunicaciones también debe contener una estructura
de distribución que muestre los métodos que se utilizarán para distribuir los diversos tipos de Información, los Individuos u organizaciones a quienes se les distribuirá la Información, los cronogramas de producción mostrando cuándo se producirá cada tipo de comunicación, y los métodos para acceder a la información entre las comunicaciones programadas. También deben estar Incluidas discusiones sobre cómo se actualizará el plan y cómo se revisará según los cambios necesarios. El nivel de detalle debe ser apropiado para el tamaño y complejidad del proyecto. 3.
Los Directores de Proyectos (Project Managers) asignados a proyectos Internacionales deben conocer temas claves sobre entornos lnterculturales y poner especial énfasis en: a. Establecer un sistema de Informe de desempello. e, Desarrollar un sistema para manejar las comunicaciones. c. Establecer y seguir un cronograma de producción para la distribución de la información con el nn de evitar respuestas a solicitudes de Información entre las comunicacionesprogramadas. d. Usar servicios de traducción escritos y formales para los Informes del proyecto.
Respuesta: B
Usted acaba de ser nombrado Director de Proyecto (Project Manager) para un importante proyecto de la compailía. Una de sus primeras actividades como Director del Proyecto ha sido crear un sistema de recuperación y recopilación de Información, el cual puede Incluir todo lo siguiente, EXCEPTO: a. b. c. d.
Información sobre: a. b.
Trabajo completo durante el periodo. Análisis del desempello pasado. Resumen de los datos aprobados en el periodo. El sistema de Información para la dirección de proyectos.
Sistemas manuales de almacenamiento. Software de Dirección de Proyectos. Dispositivos de recolección de datos. Bases de datos electrónicas.
Respuesta: C
Sustento: Los sistemas de recuperación y recopilación de Información pueden Incluir
sistemas manuales de almacenamiento, software de Olrecci6n de Proyectos, y bases de datos electrónicas. Los dispositivos de recolección de datos Incluyen lectores de bandas magnéticas, escáneres, lectores de códigos de barras, etc., por tanto no pueden fonnar parte de un sistema de recuperación y recopllaclón de Información.
6.
La facilitación de reuniones, es una sesión especial de trabajo grupal dentro del contexto proyecto. Así mismo con el fin de generar mejores resultados, permite:
a. b. c. d.
Un tiempo libre establecido. Uso efectivo de los recursos. Distribuir la agenda con entíctpacíón. Documentar y publicar el acta de la reunión.
Respuesta: B Sustenta: La facilitación de reuniones permite el uso efectivo de los recursos, ubicando a
cada persona en el mejor lugar donde puede desempeñarse, con el fin de generar mejores resultados. La facilitación de reuniones suma un gran valor al proyecto. 7.
Usted ha sido elegido como Project manager y tiene más de 30 Interesados y en todo el ciclo de vida del proyecto usted debe asegurarse que las necesidades de Información de los Interesados se lleven a cabo en el proyecto. lEn qué proceso de Gestión de las Comunicaciones se encuentra?
a. b. c. d.
dichas necesidades. El análisis debe incluir consideraciones sobre las tecnologlas y métodos adecuados para pmporclonar la Información necesaria.
Gestionar las Comunicaciones. Controlar las Comunicaciones. Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Plan para la Dirección del Proyecto.
Retipuesta: B Sustento: Controlar las com unlcacicnes es el proceso de monltorear y controlar comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que las necesidades de información de los interesados en el proyecto se cumplen. El beneficio clave de este proceso es que este asegura un flujo de información opclonal entre todos los participantes en la comunicación, en cualquier momento en el tiempo. 8. Las necesidades y expectativas de los Interesados (Stakeholders) informaciónque necesiten, se Identifican, analizan y documentan en él:
11. El Director de Proyecto (Project Manager) pasa mucho tiempo comunicándose con el equipo, los Interesados (Stakeholders), el cliente y el Patrocinador (Sponsor). Se pueden observar fácilmente los desaflos Implicados, especialmente si un miembro del equipo tiene que comunicar un concepto técnico a otro miembro del equipo de diferente país. El PRIMER paso en este proceso es: a. b. c. d.
Codificar el Decodificar Determinar Determinar
mensaje. el mensaje. los bucles de retrmilimentación. el medio.
en cuanto a la
Respuesta: A Sustento: Es esencial traducir los pensamientos o Ideas a un lenguaje que sea comprensible por otros; éste es el primer paso en el modelo básico de comunicación. Luego, el mensaje puede ser enviado usando una variedad de tecnologías, y el receptor lo decodiftca o lo traduce nuevamente a pensamientos o ideas con sentido.
Respuesta: C Sustento: El Plan de Gestión de las Comunicaciones describe cómo será recolectada, organizada y distribuida la Información del proyecto a los Interesados. Como tal, éste es un componente crítico en la Gestión de los Interesados.
12. El Plan para la Dirección del Proyecto es una entrada al proceso Controlar las Comunicaciones.
a.
b. c. d.
9.
Plan Para la Dirección del Proyecto. Plan de Gestión de los Recursos Humanos. Plan de Gestión de las Comunicaciones. Registro de lnteresados.
Experiencia en supervisión. Habilidades de negociación. Educación en un campo técnico. Capacidad para trabajar en equipo.
Respuesta: D Sustento: La gestión del proyecto consiste en conseguir Que se hagan las cosas a través de las personas que generalmente reportan directamente al Director del Provecto (Project Manager). La capacidad de Influenciar a los miembros del equipo del proyecto, así como a otros Interesados (Stakeholders), es fundamental para el éxito del proyecto. 10. Usted es el responsable de un proyecto que tiene múltiples clientes Internos. Debido a que muchas personas están Interesadas en este proyecto, usted decide preparar un Plan de Gestión de las Comunicaciones del proyecto. El PRIMER paso para preparar este plan es: a.
Realizar un análisis de los Interesados (Stakeholders) para evaluar las necesidades de Información. b. Determinar un cronograma de producción para mostrar cuándo se producirá cada tipo de comunicación. c. Describir la Información que se planea distribuir. d. Establecer un repositorio para todos los documentos del proyecto de modo que sean fácilmente accesibles.
Respuesta: A Sustento: El an61isls de los Interesados (Stakeholders) se utiliza para analizar las necesidades de Información de tos Interesados y determinar las fuentes para cumplir con
a. b. c. d.
Proceso de gestión de la configuración. Técnicas de comunicación. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Unea Base para la Medición del pesempeño.
Respuesta: D Sustento: La Unea Base es un plan aprobado y distribuido en el tiempo, contra el cual
se
puede medir el desempeño del alcance, tiempo, costo, y calidad en una base regular y periódica. También puede Incluir parámetros técnicos y de calidad. 13. Usted está en la Iniciación del proyecto y observa un alto grado de conflicto entre los Interesados (Stakeholders). Dichos conflictos frecuentemente se originan por: a. Las decisiones técnicas que se necesitan realizar. b. La aplicación de la metodologia de gestión del proyecto. c. El establecimiento del proyecto en un entorno de gestión matricial. d. SI se requiere una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO). Respuesta: C Sustento: En la fase de iniciación, todavla no se han tomado muchas decisiones concernientes a la gobernabílldad del proyecto. Es Importante establecer a la brevedad posible los roles, responsabilidades, y autoridades para la toma de decisiones, de modo tal que el proyecto se encarrile tan rápido como sea posible. 14. lCuál de los SIGUIENTES términos describe la fuerte presión dentro de un orupo para conformarse a las normas grupales en desmedro de Ideas Innovadoras y críticas? a. b. c. d.
Dinámicas de grupo. Dichos del grupo. Pensamiento grupal. Grupo de presión.
Respuesta: C
lrvlng Jalns Inventó este término en 1971 para alertar a las personas de que puede surgir una gran desventaja para la creatividad cuando un equipo se hace demasiado cohesivo y amable. sustento:
15. Un Director de Proyecto (Project Manager) está tratando de usar las habilidades de escucha empátlca para entender el marco de referencia de otra persona. Al seguir este enfoque se deberla: a. b. c. d.
Imitar el contenido del mensaje. Investigar, luego evaluar el contenido. Evaluar el contenido, luego recomendar. Refrasear lo recibido y reflejar los sentimientos.
Respuesta: D
Sustento:
La escucha ernpátlca consiste en mirar el mundo de la misma forma en que el otro lo ve, con el objetivo de comprender la visión y los sentimientos de las personas. Al contrario que la escucha simpática, la escucha empátlca no contiene elementos de juicio de valor.
16. La información recibida de los Interesados (Stakehoiders) con respecto a las operaciones del proyecto puede ser distribuida y usada para rnoomcar o mejorar rendimientos futuros del proyecto. Esto se realiza actualizando los Activos de los Procesos de la Organización, lDurante qué proceso? a. b, c. d.
P1anlflcar la Gestión de las Comunicaciones. Gestlonar las Comunicaciones. Controlarlas Comunicaciones. Planificar la Gestión de los Interesados.
Respuesta: B Sustento: La retroalimentaciónque se recibe de los Interesados se debe utilizar para mejorar el rendimiento del proyecto a través de la difusión de Lecciones Aprendidas en el proceso Gestionar las Comunicaciones.
17. Los enunciados de las políticas y fllosoflas organlzaclonales, descripciones de puestos de trabajo, y restricciones, son ejemplos de: a. b. c. d.
Comunicación Comunicación Comunicación Comunicación
descendente. lateral. externa. horizontal.
Respuesta: A sustento:La -eomunlcación descendente proporciona dirección y control para los miembros del equipo del proyecto v otros empleados. Contiene Información relacionada al trabajo, tales como acciones solicitadas, estándares, el tiempo para que las actividades se realicen, las actividades que deben completarse y las mediciones de progreso. 18. Un ejemplo de un buen ejercicio para construir equipos es: a. b. c. d.
Reunión para revisar el rendimiento. Sesión de Lecciones Aprendidas en los cierres de fase. Preparación del Informe del proyecto. Reunión con el cliente sobre el progreso del proyecto.
Respuesta: B Sustenta: Cuando se lleva a cabo las sesiones de Lecciones Aprendidas en los cierres de fase, se promueve la colalx>raclón y la comunicación entre los miembros del equipo de proyecto. En esta reunión, se recuerdan los logros alcanzados y se recalca lo que se va a hacer, fomentando un sentido de trabajo en equipo. 19. Usted ha decidido organizar un grupo de estudio con otros Directores de Proyectos (Project Managers) de su organización para ayudartes a prepararse para el examen de organizar este g certificación PMP. lQué tipo de comunicación se está empleando en los esfuerzos por a. Horizontal. rupo? b. Vertical. c. Formal. d. Externa. Respuesta: A Sustento: Las habilidades de comunicación se utilizan para Intercambiar Información entre el emisor y el receptor. La comunicación horizontal se da en el mismo nivel entre dos o más personas de la organización, en lugar de hacia arriba y hacia abajo. 20. El Gerente General de su ccmpañla le acaba de enviar un correo pidiéndole que realice una presentación de su proyecto (el cual ha estado en ejecución durante 18 meses) a más de SO l nteresados (Stakeholders) internos y externos. El Gerente General programó la presentación para el siguiente lunes. El PRIMER paso para la preparación de la presentación debería ser: a. b. c. d.
Definir la audiencia. Determinar el objetivo. Decidir sobre la forma general de la presentación. Planificar una estrategia de presentación.
Respuesta~B Sustento: Sólo después de determinar los objetivos, se podrá abordar de manera efectiva los otros temas listados.
TEST DE EVALUACIÓN PARA DESARROLLO EN CASA: GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO 1. SI se tienen 4 personas en un equipo de proyecto y se agregan 9 más, lCuántos canales de comunicación ADICIONAi.ES se crearán?
a. 6. b, 30. c. d.
36. 72.
a. b.
Respuesta: D Sustento: Para calcular los canales de comunicación tenemos la siguiente fórmula N(N-1)/2, donde N es el número de personas del equipo. Entonces : Para el equiJ)O original de 4 personas tenlamos 4(4-1)/2 ~ 6 canales de comunicación. Para el nuevo equipo tenemos 13 personas donde 13(13-1)/2 = 78 canales de Nos piden calcular cuántoscanales mas de comunicaciónnecesitamos,entoncesrestamos los datos obtenidos anteriormente: 78·6~72
a. Todos los Incidentes deben ser resueltas antes de cerrar el proyecto. b. El Registro de Incidentes es una herramienta para que los Interesados registren sólo las polémicas resueltas. c. El Registro de Incidentes proporciona un repositorio para lo que ya ha sucedído en el proyecto. d. Para facilitar las comunicaciones no se requiere de un registro de Incidentes. Respuesta: C
Respuesta: B Sustento: Planificar la Gestión de las Comunicaciones es el proceso para determinar las necesídades de Información y requisitos de los Interesados en el proyecto y para definir como abordar las comunicaciones.
Sustento: Se utiliza un registro de Incidentes para registrar y monltorear la resolución de Incidentes, facilitando las comunicaciones y asegurand.o un entendimiento común de Incidentes. La Información obtenida es Importante para el proceso Controlar las Comunicaciones, ya que proporciona un repositorio para lo que ya ha sucedido en el proyecto. 7.
La responsabilidad de la decodíñcaoón del mensaje recae en: a. b. c. d.
lCuál de las siguientes Comunicaciones? a. b. c.
alternativas
es
FALSA
La MAYOR parte de la comunicación entre las personas es: a. b. c. d.
El Emisor El Receptor El Plan de Gestión de las Comunicaciones Losmodelos de comunicaciones
Respuesta: B Sustento: El receptor debe decodlñcar el mensaje cuidadosamente comprendió. 4.
d. Informal y verbal Respuesta: A Sustenta: La comunicación escrita formal se usa para problemas complejos, Planes de Gestión del Proyecto, Acta de Constitución del Proyecto, memorandos, comunicación a gran distancia
El proceso para crear un plan Indicando cómo se llevarán a cabo todas las comunicaciones en el proyecto se conoce como: a. Modelamlento de las comunicaciones b, Planificar la Gestión de las comunicaciones c. Método para distribuir la Información d. Planlflcaclón de la distribución de la comunicación
3.
Formal y escrito Informal y escrito
c. Fonnal y verbal
6. lCuái de los siguientes enunciados es VERDADEROcon respecto a los incidentes?
comunicación.
2.
Respuesta: B Sustenta: Gestionar las Comunicaciones es e! proceso que consiste en poner la lnfonnaclón relevante a disposición de los Interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido. Este proceso se ejecuta a lo largo de todo el ci'clo de vida del proyecto y en todos los procesos de dirección. En este caso, el enfoque esta puesto principalmente en el proceso de ejecución, que Incluye la Implementación del Plan de Gestión de las Comunicaciones, asl como la respuesta a solicitudes de Información Inesperadas. 5. La última revisión del estado de proyecto muestra que hay un retraso de más de tres semanas. Usted está obligado a comunicar esto> problema al diente. Este mensaje debe ser:
y conflnnar
que se
respecto al proceso Gestionar las
Gestionar las Comunicaciones es un proceso de ejecución. El proceso Gestionar las Comunicaciones finaliza cuando el producto ha sido aceptado. Gestionar las Comunicaciones puede Implicar atención de solicltudes Inesperadas de los Interesados. d. Gestionar las Comunicaciones con lleva la ejecución del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Verbal No verbal Documentada Innecesaria
Respuesta: B sustento: Aproximadamente el 55% de todas las comunicaciones son no verbales, por ejemplo, en base al lenguaje corporal. Por lo tanto, la mayoría de lo que se comunica es no verbal. 8.
lCuál de las siguientes técnicas de comunicación es fa MÁS efectiva para resolver conflictos? a. Mensajería Instantánea b. Video conferencias c. E-mail d. Comunicación cara a cara
Respuesta: D
La comunicacióncara a cara es la técnicamás efectivapara la resoluciónde conflictos, pues permite que la confrontación entre las personas sea más directa y espontánea. Y sobre todo que el conflicto se solucione en el momento y no se diluya en una serle de Idas y venidas de respuestas.
Sustento:
9.
El Plan de Gestión de las Comunicaciones generalmente alternativas, excepto; a. b. c. d.
contiene TODAS las siguientes
La respuestaesperada de los lnteresadosa la comunicación. Los requerimientos de comunicación de los Interesados. Qué tecnología se va a utilizar para comunicar la Información. Un glosarlo de términos.
Respuesta: A Sustento: Por lo general el Plan de Gestión de las Comunicaciones proporciona: Los requerimientosde comunicaciónde los interesados. La Información que debe ser comunicada, incluido el idioma, formato, contenido y nivel de detalle. El motivo de distribución de dicha información. El plazo y frecuencia para la distribución de la Información requerida. La persona responsable de comunicar la Información. La persona o los grupos que recibirán la Información. Los métodos o tecnologías utilizados para trasmitir la Información. Los recursos asignados para las actividades de comunicación. El método para actualizar y refinar el Plan de Gestión de las Comunicaciones. Un glosario de termlnologia común, etc. 10. Usted como Project manager comparte la necesidad de comunicar la información del proyecto a su equipo del proyecto, además necesita considerar y documentar adecuadamente los métodos de almacenamiento, recuperación y disposición final de la Información del proyecto. lEn qué procesode Gestiónde las comunicaciones,se encuentra? a. Gestionarlas Comunicaciones. b. Planificar la Gestión de las Comunicaciones. c. Controlarlas Comunicaciones. d. Plan de Gestión de las comunicaciones.
Respuesta: A Sustento: Mientras todo el proyecto comparte la necesidad de comunicar la información del proyecto, la necesidad de lnfonmactón y los métodos de distribución pueden variar ampliamente. En adlctón, los métodosde almacenamiento.,recuperacióny disposición final de la informacióndel proyecto necesitan ser considerados y documentados apropiadamente durante el proceso de Gestionar las Comunicaciones.
11. Usted recibió a último minuto el tnfonme de Estado de un miembro del Equipo de Proyecto, el cual usted cree que está Incorrecto. Este reporte muestra tareas como completadas, pero usted tiene ta certeza que no más del 60% han sido completadas; además en dicho reporte se detalla que ya fueron entregados a los clientes. Usted está por tener una reunión con los Interesados claves (Stakeholders). ¿cu
d. No hacer nada con este Informe y entregar un Informe modificado en la próxima reunión con los lnteresados. Respuesta:B Sustento: SI el Director del Proyecto tiene casi la certeza que la Información dada en el Reporte de Estado no es cierta, es preferible que difiera la reunión con los lnteresados clave, pues dar Información incorrecta podria traerle serlos problemas y generar falta de confianza. Luego debe obtener datos reales del proyecto los cuales deben verse reflejados en el Reporte del Proyecto. 12. La habilidad MAS importante que un Director del Proyecto (Project Manager) debe tener es: a. Habilidad administrativa. b. Habilidad para la planificación. c. Habilidad para el contacto con el cliente. d. Habilidad para la comunicación. Respuesta: D Sustento: Un Director de Proyecto debe poseer muchas habilidades blandas para poder gestionar el proyecto y al equipo eficientemente, pero la habilidad que mas necesitará durante el proyecto será la comunicación, ya sea de manera fonmal o Informal, escrita o verbal, el Director del Proyecto deberá comunicarse con todo el equipo de proyecto para poder ejecutar el proyecto de la mejor manera. 13. La MEJOR definición de ruido es: a. Cualquier información insoportable que se encuentra en forma escrita o verbal en las comunicaciones de los proyectos. b. Algo que interfiere con la transmisión y el entendimiento de un mensaje. c. Cualquier comunicaciónque tiene lugar a travésde canales no oflclalesdel proyecto. d. un acrónimo de comunicación. Respuesta: B Sustento: El ruido es la Interferencia que origina una mala transmisión y un pobre entendimiento del mensaje. El ruido no permite que el mensaje sea transmitido del emisor al receptor,con éxito. 14. Un Director del Proyecto (Project Manager) está sosteniendo una reunión con los Interesados en relación al estado de un gran proyecto para la construcción de una nueva pista de aterrizaje en un aeropuerto. El proyecto tiene un CPI de 1.2 y un SPI de 1.25; además, el Director del Proyecto tiene que entregar el mensaje a los Interesados de que una prueba crucial de calidad ha fallado. ¿Qué tipo de comunicación representa esta reunión? a. b, c. d.
Formal verbal. Informal verbal. Paralingual. No verbal.
Respuesta: 8 Sustento: Generalmente las reuniones del proyecto se manejan utilizando una comunicación Informal verbal, que permita que la reunión se desarrolle con mayor confianza entre los miembros del equipo del proyecto. 15. Usted acaba de asumir el cargo de Director del Proyecto (Project Manager) para la construcción de una nueva pista de aterrizaje de un gran aeropuerto. El proyecto ya está en
progreso, y se tienen Identificados a más de 200 Interesados. Usted quiere saber cómo puede comunicarse con estos Interesados. tDónde encontraría usted este tipo de Información? a.
Depende del tipo de proyecto.
18.
Las Lecciones Aprendidas pueden contener:
b, c. d.
En el Plan de Gestión de Interesados. En el Plan de Gestión de las Comunicaciones. En los requerimientos de comunicación.
Respuesta: C Sustento; Por lo general el Plan de Gestión de las Comunicaciones proporciona: Los requerimientos· de comunicación de los Interesados. La información que debe ser comunicada, lnduldo el idioma, formato, contenido y nivel de detalle. El motivo de distribución de dicha Información. El plazo y frecuencia para la distribución de la Información requerida. La persona responsable de comunicar la Información. La persona responsable de autorizar la divulgación de Información confidencial. La persona o los grupos que recibirán la Información. Los métodos o tecnologías utilizados para trasmitir la Información. Los recursos asignados para las actividades de comunicación. El método para actualizar y refinar el Plan de Gestión de las Comunicaciones. Un glosarlo de terminología común.
a. b.
a. b. c. d.
En e1 Plan de Gestión de las Comunicaciones. En el Informe de las actividades del proyecto. En los Informes de Desempeño del proyecto. En el Plan para la Dirección del Proyecto.
Resp.uesta: C
Sustento: Los Informes de Desempeílo del Proyecto se utilizan para distribuir la Información sobre el estado y desempeño del proyecto, deben estar disponibles antes de las reuniones del proyecto y deben ser lo más precisos y actuales posibles. Las orovecciones se actualizan y emiten nuevamente basándose en las mediciones del desempeño del trabajo suministradas a medida que el proyecto se ejecuta. Esta es Información acerca del desempeño pasado del proyecto que podría tener un Impacto sobre el futuro del mismo, por ejemplo, las estimaciones al término (EAC) y las estimaciones para concluir (ETC).
d.
Análisis de las causas de las variaciones más Importantes en el proyecto.
Respuesta:
o
Sustenta:Las lecciones Aprendidas incluyen lo que se hizo bien, lo que se hizo mal, y lo que se haría diferente si se pudiera volver a hacer el proyecto. Otra manera de decir esto es que estas lecciones también incluyen las causas de las polémicas que el proyecto tiene que afrontar y el razonamiento subyacente a la acción correctiva Implementada, asi como el análisis de las causas de las variaciones más Importantes en el proyecto.
19. lEn qué documento se puede utlllzar el análisis de valor ganado? a. b. c. d.
Mary está usando un pronóstico para determinar la Estimación a la Conclusi6n (EAC) de su proyecto. lOónde seria MEJOR Incluir esta información?
16.
c.
El saber colectivo del equipo sobre todas las especialidades del proyecto. El feedback de los dientes en cuanto a lo que se podría haber hecho después de terminar el proyecto. Información a utilizarse corno entrada para el cierre administrativo.
Registro de Incidentes. Plan para la Direa:Ión del Proyecto. Informe de oesemoeño. Reporte de valor del proyecto.
Respuesta: C Sustento: Los Informes de Desempeño organizan y resumen la Información recopilada, y presentan los resultados de cualquier análisis realizado comparado con la Unea Base para la Medición del Desempei\o. Entre los formatos comunes de informes de desempei\o, se encuentran los diagramas de barras, las curvas S, los histogramas y los cuadros. El análisis de variación, el análisis de valor ganado y los datos de proyecciones a menudo se Incluyen en el Informe de Desempeño.
20.
La comunicación es la clave para el éxito de un proyecto. Como Director del Proyecto usted tiene tres Interesados con quienes necesita comunicarse; por lo tanto, tiene seis canales de comunicación. Un nuevo Interesado ha sido adicionado al proyecto. lCuántos canales de comunicación se necesita ahora 7
a. 7 17. Mario es un Director de Proyecto (Project Manager) que está participando en una reunión con los clientes. Después de que los dientes participan, Mario OJldadosamente repite y reformula el mensaje hada ellos. lQué es lo que está poniendo en práctica? a. b. c. d.
Habilldades de escucha. Gestión de las comunicaciones en el proyecto. Cortesía profesional. Escucha pasiva.
Respuesta; A
Sustenta: En las habilidades de escucha el receptor debe decodificar el
mensaje cuidadosamente y confirmar que se comprendió. Esto Incluye observar al emisor, captar gestos físicos y expresiones faciales, pensar qué decir antes de responder, y utilizar escucha activa, en la cuat el receptor confirma que él o ella está escuchando, confirma que está de acuerdo o en desacuerdo, o pide que se le aclare. Incluso el receptor puede repetir lo dicho por el emisor para asegurarse que entendió el mensaje correctamente.
b.
c.
d.
10 12 16
Respuesta: 8
Sustento: El equipo inicial está formado por 4 personas (3 Interesados y usted como el Director del Proyecto), pero ahora se incorporará tendremos 5 personas. Calculamos los canales slgule.nte fórmula N(N-1)/2, donde N equivale proyecto. Por tanto ahora necesitaremos 5(5·1 )/2
una persona más al equipo, por lo tanto, de comunicación que se necesita con la al número de personas que hay en el • 10 canales de comunicación.
21. Todos los siguientes son factores de tecnologla de la comunicación que pueden afectar el proyecto, EXCEPTO: a. b. c. d.
La urgencia de la necesidad de Información. La disponibilidad de la tecnologla. Sensibilidad y Confidencialidad de la Información. El entorno de la empresa.
Respuesta;D sustento: Entre los factores de tecnologla de la comunicación que pueden afectar el proyecto se Incluyen: La urgencia-dela necesidad de la Información, La dlsponlbllldad de. la tecnologla, Fácil de usar, Sensibilidad y ConfJdenclalidad de la !nformación, El entorno del proyecto. 22. Usted es Director de un proyecto (Project Manager) de $100,000 para el desarrollo de un nuevo producto. Su proyecto está ejecutándose bien y está a tiempo, en el presupuesto y con los requerimientos solicitados. Esta maf\ana, el Patrocinador (Sponsor) del proyecto lo llamó para expresar su preocupaciónsobreel proyecto. De acuerdoa la Linea Base del Cronograma, el proyecto deberla estar cerca de su finalización, pero el Patrocinador no sabe el estado actual del proyecto. Usted le recuerda que su equipo de proyecto produce un informe semanal del estado del proyecto, el cual se distribuye vla correo electrónico. El Patrocinador le indica que el correo electrónico es demasiado Impersonal y que los informes verbales son de su preferencia. Esta situación de Insatisfacción hubiera sido evitada si se hubiera efectuado un cuidadoso y correcto proceso de: a. b.
Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Gestionar las Comunicaciones.
d.
Plan de Gestión de las Comunicaciones.
c. Controlar las Comunicaciones.
Respuesta: A Sustento: Planificar la Gestión de las Comunicaciones es el proceso que Implica Identificar las necesidades de Información y de comunicación de los Interesados del proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones. Una comunicacióneficaz significaque la Informaciónse suministra en el formatoadecuado, en el momento justo y con el impactoapropiado.
23. Para un Director de Proyecto (Project Manager), Kuál de las siguientes alternativas es una desventaja al emplear los informes de Desempeño comparado con mirar ln-situ qué está pasando en un proyecto,hacerpreguntas y ayudar a tos miembrosdel equipo? a. b. c. d.
LOS informes Los Informes Los Informes han ocurríoo, Los !nformes
de Desempeño incluyen la información de todo el equipo. de Desempeño Incluyen la Información de los Interesados. de Desempeño generalmente muestran los problemas después de que ellos de Desempeño suministran información sobre las tendencias.
Respuesta: C Los Informes de Desempeño se emiten de forma periódica,donde organizan y resumen la Información recopilada del periodo y presentan los resultados de los análisis realiz.ados del periodo. Una de las desventajas de este Informe es que la Información que Incluye es sobre eventos ya ocurrdi os, por ello se recomienda observar cualquier anomalia en los informespara prever acciones correctivasantes que los problemas sucedan. Sustento!
24.
d.
28
Respuesta: C Sustento; Para ello debemos calcular primero los canales de comunicación que hablan cuando el equipo estaba conformado por 5 personas, para ello utilizaremos la siguiente fórmula N(N-1)/2, donde N es la cantidad de personas. Entonces 5(5· 1)/2= 10 canales. Ahora calcularemos los canales de comunicación necesarios para un equipo de 8 personas, entonces 8(8-1)/2= 28. La pregunta nos dice lcuántos canales de comunicación se han agregado? , es decir, cuántos canales más hay, esto lo obtenemos con una simple resta: 28·10=18, son 18 canales de comunicacl6nlos que se han agregado. 25. lQué es lo ÚLTIMO que se realiza en el cierre de un proyecto? a. Completar las LeccionesAprendidas. b. Proporcionar toda la documentación pertinente al cliente. c. Actualizar los ard'livos. d. Terminar de liberar al equipo de proyecto. Respu.esta; D Sustento: Lo último que se debe realizar es la liberadóndel equipo, pues ellos nos permitirán completar las Lecciones Aprendidas, la documentación y actualización de los archivos, y· demás informaciónque se necesite para cerrarel proyecto. 26. Usted ha sido asignado como Director del Proyecto (ProJect Manager) para un proyecto Industrial grande. Este proyecto de un año de duración está casi a la mitad, e Involucra a cinco proveedores diferentes y muchos Interesados. Usted quiere saber rápidamente dónde se encuentra el proyecto. Cuál de los siguientes Informes serian de MAYOR utilidad para encontrar tal información? é
a. b. c. d.
Estado de la tarea. Desempeño. Pronósticos. Las comunicaciones.
Respuesta: a Sustento:LosInformesde Desempeñoorganizanla Informaciónrecopilada, y presentan los resultados de cualquier análisis realizado comparando la línea base para la medición del desempeño, suministra Información sobre el avance y estado del proyecto, Incluyendo: El análisis del desempeño pasado. El estado actual de jos riesgos e Incidentes. El trabajo completado durante el periodo. El trabajo que deberá completarse en el próximo periodo. El resumen de los datos aprobados en el periodo. Los resultados del análisis de vertaclón. La conclusión proyectada del proyecto (Incluido el tiempo y costo). Otra informaciónrelevante que debe ser revisada y analizada. 27. Un equipo de proyecto ha completado todo los entregables técnicos del proyecto, y el cliente también ha aceptado el producto del proyecto. Sin embargo, no se han completado las Lecciones Aprendidas requeridas por el proyecto. lCual es el estado del proyecto?
Originalmente, su proyectotenía cinco miembrosde equipo. Ahora el alcance se ha extendido, y hay un total de ocho personas en el equipo del proyecto, lCuántos canales de comunicación se han agregado?
a. 9 b.
c.
10 18
a. El proyecto está Incompleto porque el proyecto necesita ser replaneado. b. El proyecto está incompleto hasta que todos los entregables estén completos y aceptados. c. El proyecto está completo porque el cliente ha aceptado los entregables.
d.
El proyecto está completo porque el proyecto ha alcanzado la fecha comprometida.
Los recursos asignados para las actividades de comunicación, Incluidos el tiempo y el presupuesto¡ El proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de mando {nombres) para et escalamiento de aquellos Incidentes que no puedan resolverse a un nivel Inferior; El método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla; Un glosario de la term lnoiogla común; Diagramas de flujo oe la Información que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorilaclones, la lista de Informes y los planes de reuniones,etc., y Restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una legislación o normativa especifica, de la tecnología, de las políticas de la orcantzacjón, etc.
Respuesta: B sustento: El proyecto es considerado como concluido cuando todos los entregables del proyecto hayan sido completados y aprobados. Dentro de los entregables también se consideran los documentos de Cierre del Proyecto, como son las Lecciones Aprendidas. 28. El conductor de la reunión {chairperson) debería asegurarse de que: a, b.
e d.
Se definan y entiendan las reglas de la reunión. Los líderes del proyecto sean los únicos que pueden hablar. Todos los temas de la agenda deben completarse Independientemente de cuánto tiempo tome ello. Se dedique tiempo adecuado a temas que no están en la agenda pero que son Importantes para él.
Respuesta: A Sustento: Los Directores de Proyectos pueden tener diferentes tipos de reuniones, y éstas podrian ser un problema, sobre todo cuando el Director del Proyecto quiere hacerlo todo en las reuniones, y lo único que consigue es una reunión ineficiente y poco productiva. Por ello debemostener en cuenta ciertasreglascon respectoa las reuniones: Estl!blecer un tiempo límite y ceñirse a éste. Programar reuniones periódicas con anticipación. Reunirsecon el equiporegularmente,pero no muyfrecuente. Tener un propósito para cada reunión. Crear una agenda con las aportaciones del equipo. Distribuir la agenda con antelación. Cumplir con la agenda. Dar a conocer a las personas sus responsabilidades por anticipado. Reunir a la gente Idónea. Presidir y llevar la reunión con un conjunto de reglas. Asignar entregables y límites de tiempo para todas las asignaciones de trabajo que resulten producto de las reuniones. Documentar y publicar el acta de la reunión.
29. Uno de los propósitos del Plan de Gestión de las Comunicaciones es proveer acerca de:
30. Como director del proyecto (ProJect Manager) usted tiene diferentes tipos de reuniones y para realizar una reunión eficiente y productiva utiliza diversas reglas EXCEPTO: a. b. c. d.
Respuesta: D Sustento: Los Directores de Proyectos pueden tener diferentes tipos de reuniones, y éstas pocrían ser un problema, sobre todo cuando el Director del Proyecto quiere hacerlo todo en las reuniones, y lo único que oonslguees una reunión Ineficientey poco productiva. Por ello debemos tener en cuenta ciertas reglas con respecto a las reuniones: Establecer un tiempo limite y ceñirse a éste. Programar reuniones periódicas con anticipación. Reunirse con el equipo regularmente, pero no muy frecuente. Tener un propósito para cada reunión. Crear una agenda con las eportacíones del equipo. Distribuir la agenda con antelación. Cumplir con la agenda. Dar a conocer a las personas sus responsabilidades por anticipado. Reunir a la gente Idónea. Presidir y llevar la reunión con un conjunto de reglas. Asignar entregables y límites de tiempo para todas las asignaciones de trabajo que resulten producto de las reuniones. Documentar y publicar el acta de la reunión,
información
a. Los métodos que serán usados para reunir y almacenar Información. b, Los métodos que serán usados para liberar a los miembros del equipo de trabajo del proyecto cuando no se les necesite más. c. El e-mail y la tecnología de videoconferencia que será usada a lo largo del proyecto. d. La experiencia y niveles de habilidad de cada miembro del equipo. Respuesta: A Sustento: El Plan de Gestión de las Comunicaciones provee Información sobre: Los requisitos de comunicación de los Interesados; La Información que debe ser comunicada, Incluidos el Idioma, el formato, el contenido y el nivel de detalle; El motivo de la distribución de dicha Información; El plazo y la frecuencia para la distribución de la Información requerida y para la recepción de la confirmación o respuesta, si corresponde; La persona responsable de comunicar la Información; La persona responsable de autorizar la divulgación de Información confidencial; La persona o los grupos que recibirán la Información, Los métodos o tecnologías utíltzados para transmitir la Información, tales como los memorandos, correo electrónico y/o los comunicados de prensa;
Ceñirse a un tiempo límite ya establecido. Realizar la programación de reuniones periódicas anticipadamente. Las aportaciones del equipo en las reuniones generarán una agenda, Documentar y evlter publicar el acta de la reunión.
31. Una herramienta o técnica usada para el proceso de Planificar la Gestión de las Comunicaciones es:
a. Análisis de los clientes det proyecto. b. Habilidades de comunicación. c. Sistemas de distribución de Información. d. TecnoloQía de la comunicación. Respuesta' D Sustento:Las herramientas o técnicas usadas en el proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones son: Análisis de Requisitos de Comunicación,
Tecnología de la Comunicación, Modelos de Comunicación, Métodos de Comunicación, y Reuniones. La existenda de barreras de comunicación puede causar:
36. Ud. ha sido asignado como Director del Proyecto {Project Manager) para un proyecto de telecomunicaciones. Este proyecto de duración de un año tiene un avance del 50% a proxlmadamente, e Involucra tres proveedores y treinta personas en el equipo del proyecto. A Ud. le interesarla ver los requerimientos de comunicaciones para el proyecto y qué metodologia se está usando Proyecto. para apoyar las comunicaciones en el proyecto. lQue deberia Ud. consultar? a. El Plandel b. El Plan de Gestionar las Comunicaciones. c. Las políticas de la empresa. d. El Plande Gestión de las Comunicaciones.
32. a. Que el proyecto finalice a tiempo. b. Que se filtre información fuera de la organización. c. Que ocurran conflictos. d. Que la alta gerencia esté satisfecha. Respuesta: C
Sustento: Una mala planlftcaclón de las comunci aciones puede traer consigo barreras de comunicación entre los Interesados del proyecto, como falta de infonmaclón, entregables mal desarrollados, etc., lo cual originará conflictos entre los Interesados del proyectos, puesto que no se tomaron en cuenta sus requerimientos. 33. lCuándo se mejora la comunicación? a. b. c. d.
Cuando Cuando Cuando Cuando
el emisor le habla más fuerte al receptor. se usan más movimientos ffslcos (body language ). el emisor le habla más lentamente al receptor. el emisor verifica la correcta recepción del mensaje.
Respuesta: D Sustenta: Se mejora la comunicación cuando el emisor verifica recepción del mensaje, esto se puede lograr pidiéndole al receptor que repita el mensaje.
37. Usted es el Director de un proyecto (Project Manager) de construcción y necesita comunicar a sus miembros del equipo donde deben Implementar acciones correctivas para obtener el éxito del proyecto. lQué documento utilízaria?
la correcta
34. Se exige la correspondencia escrita y fonmal con el cliente cuando: a. b. c. d.
Respuesta: D Sustento:El Plan de Gestión de las Comunicaciones provee información sobre: Los requisitos de Información de los interesados. La Informaciónque debe ser comunicada, incluidos el formato,kflome, contenidoy nivel de detalle. El motivo de distribución de dicha Información. El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida. La persona responsable de comunicar la Información. La persona o gruposque recibiránla información. Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la Información, tales como los memorandos, el correo electrónico y/o comunicación Impresa. Los recursos asignados para las actividades de comunicación.
Se detectan defectos. El cliente solicita trabajo adicional que no estaba estipulado en el contrato. El proyecto tiene desfase con respecto al plan original de trabajo. El proyecto tiene sobrecostos.
Respuesta: B Sustento: la comunicación escrita y ·fonnal se da cuando se tiene que formalizar acuerdos sobre el proyecto, que contemple alguna modificación en la Linea Basedel proyecto. Por ejemplo una Solicitud de Cambio, o un trabajo adicional que no estaba estipulado en el contrato Inicial.
a. b. c. d.
lnfonmes de Desempeño. Plan de Gestión de las Comunicaciones. Registro de interesados. Reuniones.
Respuesta:A Sustento: Se recopila el desempeño de la Información, se analiza, y se envía a los Interesados. Es Importante que el Director del Proyecto comprenda que: > Los Informes deben lnduir mediciones contra la Linea Base para la Medición del Desempeño establecido en el Plan para la Dirección del Proyecto. Es Importante tener una Linea Base para la Medición del Desempeño (las Lineas Base del Alcance, tiempo, y Costo combinadas') que pueda ser medida. Estas mediciones son Indicadores de cuán exitoso es el Director del Proyecto. > Los informes deben ser veraces y no esconder lo que está pasando realmente. l> Se debe Informar el costo, tiempo, alcance, y rendimiento de calidad, no sólo el cronograma. > Los informes ayudan a los miembros del equipo a saber dónde necesitan recomendar e implementar acciones correcitvas. > Es necesario obtener feedback de las personasque han recibido los infonnes como parte de este proceso.
35. La comunicación en el marco de un contrato deberia tender a ser: a. Comunicación fonmal y b. Comunicación formal y c. Comunicación lnfonmal d. Comunicación informal
escrtta. verbal. y escrita. y verbal.
Respuesta: A Sustento: Se recomienda que la comunicación en el marco del contrato sea de fonma escrita y formal, para que haya documentos que avalen los acuerdos tomados y estos estén redactados conrectamente.
38. lCuál de las siguientes NO Comunicaciones? a. b. c. d.
es una entrada al proceso Planificar la Gestión de las
FactoresAmbientales de la Empresa. Activos de los Procesosde la Organización. Técnicas de recopilación de Información. Plan para la Dirección del Proyecto.
Respuesta: C Sustento: Las entradas del proceso Planificar las Comunicaciones son: Registro de Interesados, Plan para la Dirección del Proyecto, Factores Ambientales de la Empresa, y Activos de los Procesos de la Organización. 39. Usted le pregunta a uno de sus Interesados cómo van las cosas por su parte del proyecto y él responde "las cosas están bien" con un tono sarcástico.
Mover la cabeza manifestando acuerdo cuando alguien habla. Replantear lo que se ha dicho para asegurarse que se entendió. Hacer preguntas aclaratorias. Hacer distintas tareas y revisar su correo electrónico durante una conversación.
Respuesta: o Sustento: Para escuchar efectivamente el receptor debe decodificar el mensaje cuidadosamente y confirmar que se comprendió. Esto Incluye observar al emisor, captar gestos físicos y expresiones faciales, pensar qué decir antes de responder, y utilizar escucha activa, en la cual el receptor confirma que él o ella están escuchando, confirma que está de acuerdo o en desacuerdo, o pide que se le
aclare.
Test de Sesión: GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES PROYECTO 1.
DEL
Los cambios de alcance, restricciones, supuestos, requerimientos de integración e lntertaz, roles y responsabilidades superpuestas pueden plantear desaflos en las comunicaciones. La presencia de barreras de comunicación es muy probable que lleve a:
a. La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). b, Los procesos, procedimientos y políticas de la empresa. c. Los Sistemas de Gestión del Conocimiento. d. Las mejoras generales del producto. Respuesta: A Sustento: Planificar la Gestión de las Comunicaciones frecuentemente supone la creación de entregables adicionales que a la vez requieren tiempo y esfuerzo adlclonal. Esto significa que puede ser necesario actualizar la EDT, el Cronecrama y el Presupuesto del proyecto. S. El Director de Proyecto (Project Manager} puede mejorar las comunicaciones en el proyecto y las Actividades de Desarrollo de Equipos a través de la realización de todo lo slguiMte, EXCEPTO:
a. Reducir la productividad. b. Incrementar la hostilidad. c. Bajar la moral. d. Incrementar los conflictos.
a. b. c. d.
Respuesta:
o
Sustento: Las barreras de comunicación conllevan a un pobre fiujo de Información. Por consiguiente, los mensajes son malinterpretados por los receptores, creando de este modo diferentes percepciones, entendimientos y marcos de referencia. SI no se hace nada, la pobre comunicación Incrementará el conflicto entre los interesados (Stakeholders) del proyecto, lo que causará que los otros problemas mencionados surjan. 2.
Las habilidades Comunicaciones
de
gestión
general
relevantes
para
el
proceso
Gestionar
Respuesta: B Sustento: Ademas de los otros elementos mencionados, el Director del Proyecto también puede mejorar las comunicaciones mediante la eliminación de los obstáculos de comunicación y servir como ejemplo de comunicador efecttvo.
las
Incluyen:
ó. a. Planificación operacional. b. Comportamlentcorganlzaclonal. c. Gestionar los requisitos de Información de los Interesados. d. Influenciar la organización. Respuesta: C sustento: Las habilidades de comunicación son parte de las habilidades de gestión general, e Incluyen gestionar los recuenmrentos de Información de los interesados. Con respecto a la gestión de las comunicaciones, quiere decir que las personas adecuadas obtienen la Información correcta en el momento oportuno, tal como se definió en el plan de gestión de las comunicaciones. 3.
El problema MÁS común en la comunicación que se presenta durante una negociación es Que; a. b. c. d.
Cada una de las partes puede malinterpretar lo que la otra parte ha dicho. Cada una de las partes puede darse por vencida. Una de las partes puede tratar de confundir a la otra. Una de las partes puede estar ocupada pensando acerca de lo que va a decir mientras parece escuchar lo Que se está diciendo.
Respuesta: A sustento: La comunicación efectiva es la dave para una negociación exitosa. El problema más común de comunicación durante las negociaciones es el •malentendido•. Un Director de Proyecto {Project Manager) debe escuchar de manera activa, reconocer lo que se dice y plantear una propuesta. 4.
Tener un "sala de guerra·. Ser un obstaculizador de la buena comunicación. Ser un facilitador de la comunlcacíón. Realizar reuniones efectivas.
Como resultado de ejecutar el proceso Planificar podría ser necesario actualizar:
la Gestión de las Comunicaciones,
Los atributos o datos de un Plan de Gestión de las Comunicaciones Incluyen: a. b.
Roles. Responsabilidades. c. Ética. d. Autoridad. Respuesta: B Sustento: Las responsabilidades de los miembros del equipo encargados de la generación y distribución de la información deben ser identificadas en el plan de Gestión de las Comunicaciones. otros atributos del Plan de Gestión de las comunicaciones Incluyen los elementos de comunicación, el propósito de la distribución de la Información, la frecuencia y el período de tiempo para la distribución de la información, la distribución de la información y los métodos de transmisión. 7. Al tratar con los clientes, el Director del Proyecto (Project Manager) debe: a. Ser honesto en la medida Que la organización del proyecto esté protegida de lltlglos. b. Esfor.tarse por desarrollar una retaoón abierta, honesta y amigable. c. Tratar de maximizar los beneficios mediante el fomento de la corrupción del alcance. d. Hacer lo que sea para satisfacer al diente y obtener negocios adicionales. Respuesta: B Sustento: Las relaciones creadas sobre la honestidad pueden soportar la adversidad. Por lo tanto, el mejor enfoque para un Director de Proyectos es ser honesto en sus relaciones. Cuando un cliente tiene fe y credibilidad en el Project Manager, es muy probable que le asigne trabajo que le genere Ingresos adicionales
8.
Recientemente usted ha escuchado Que el diente llamó a su Informe de Progreso el •código Hammurabl", debido a que parece estar escrito en Jeroglíficos y que son completamente Indescifrables para todos, excepto para un estudioso de antigüedades. lCómo pudo haberse evitado esta situación?
sustento: La negociación Implica un compromiso para que cada Involucrado sienta que ha recibido algo de valor, tnctustve si se tuvieran que hacer ciertos sacrtñcios.
a.
12. Al final de cada proyecto, el equipo debe preparar un resumen de Lecciones Aprendidas que se enfoca en todo lo siguiente, EXCEPTO:
b. c. d.
Informando al cliente, al inicio del proyecto, de los tipos de lnfonmes que ellos recibirán. Usando técnicas de gestión de riesgos para Identificar los problemas de los clientes. Contratando a un experto escritor de lnfonmes para preparar informes estándar. Involucrando al cuente en la planificación de las comunicaciones.
Respuesta: D Sustento: El Plan de Gestión de las Comunicaciones se prepara durante la planificación de las comunicaciones. Este plan debe Incluir una descripción de la Información a ser distribuida, incluyendo el formato, contenido, nivel de detalle y las convenciones y definiciones a ser usadas. 9.
Cuando se comunica con una persona orientada a la acción, el Director del Proyecto (ProJect Manager) debe: a. Ser lo más breve posible y enfatizar el sentido práctico de sus Ideas. b. Proporcionar opciones, incluyendo argumentos a favor y en contra. c. Montener la calma si la otra persona se va por la tangente. d. Hablar tan rápido como sea posible para asecurar Que toda la lnfonmación se transmitió.
a. b. c. d.
Compartir las mejores préctíces con otros equipos de proyecto, dentro de la organización. Alertar a los otros equipos sobre posibles problemas. Sugerir métodos para mitigar los riesgos de manera efectiva con el fin de asegurar el éxito del proyecto. Compartir sólo aspectos positivos del proyecto para réplicas futuras en otros proyectos de la organización.
Rl!tSpuesta: o Sustento; El resumen de las Lecciones Aprendidas debe documentar los aspectos positivos y negativos del proyecto, de tal manera que los proyectos futuros se puedan beneficiar de los éxitos y fracasos del equipo, mediante la replicación de las cosas buenas del proyecto y evitando los errores. 13. Los cambios en el proceso Gestionar las Comunicaciones pueden provocar cambios en el: a. Plan para la Dirección del Proyecto y en el Sistema de [nfonme del Rendimiento. b. Sistema de Control lnte<¡rado de Cambios y en el Pian de Gestión de las Cornunkaclones. c. Proceso de Monltoreo y Control del proyecto. d. Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Respuesta: A sustento: Las personas orientadas a la acción tienden a ser pragmáticas y no les gusta discutir demasiado sobre un tema. Por lo tanto, la mejor estrategia es presentar las Ideas de manera concisa junto con los beneficios asociados a su aplicación. 10. Usted quiere eseeurarse que la infonmaclón recopilada sobre el estado y progreso del proyecto, sea significativa para los interesados. Para determinar métricas específicas usted definirá el contenido y el nivel de detalle Que requieren. Toda esta lnfonmaclón deberla documentar1a en: a. b. c. d.
La Estructura de Desglosedel Trabajo (EDT). La metodología de Dirección de Proyectos. El Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter). El Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Respul!tSta: D sustento: El análisis de las necesidades de Información de los Interesados debe ser realizado por el equipo de proyecto para asegurar que los interesados recibirán la lnfonmación solicitada. Los informes de desempeño son un ejemplo del tipo de Información que los Interesados tfplcamente requieren. Dichos requerimientos de lnfonmaclón deben ser Incluidos en el plan de gestión de las comunicaciones. 11. El proceso de reunirse con otros para llegar a un acuerdo se llama: a. Ganar - ganar. b. Negociación. c. Obtenerun sf. d. Confrontación. Respuesta: B
Respuesta:
D
Sustento: Cualquier cambio respecto a la Identificación, recolección y distribución de la Información debe estar refieJado en el plan de gestión de las comunk:aciones. 14. El requerimiento HÁS Importante para aseeurar que los Incidentes serán resueltos es que ellos: a. Estén Incluidos en la EDT. b, Estén Incluidos en el Registro de Riesgos del proyecto. c. Sean asignados a un propietario y con una fecha limite de cierre. d. Llamen la atención del Director del Proyecto (Project Manager) Inmediatamente. Respuesta: C Sustento: SI se dejan los Incidentes en el aire, los confilctos aparecerán y el proyecto podrla retrasarse. Se deben encargar a una persona responsable para ase<¡urar que el Incidente sea abordado y asl facilitar su resolución. 15. Como líder de la Oficina de Proyectos (PMO), usted participará en las revisiones de desempeño de todos los proyectos principales. Para asegurar que estas revisiones sean productivas, usted recomienda que todos los Directores de Proyectos (Project Manager.;) tienen que asegurar>eque: a. b. c. d.
Se recopile la lnfonmaclón sobre el desempeño del trabajo de los entregables. Se utilice el análisis del valor para los productos de todos los proyectos. Todos los documentos del proyecto estén disponibles antes de las reuniones. Se enfoquen en las variaciones de costo y cronograma en lugar del alcance, recursos, calidad y r1esgos.
Respuesta: A Sustenta:
La Información sobre el Desempeño del Trabajo describe el estado de los entregables del proyecto. Además proporciona detalles con respecto a lo que ha sido cumplido hasta la fecha o durante un periodo de ttempc específico.
19. En la comunicación Interpersonal los mensajes son enviados simultáneamente de forma verbal y no verbal. Como regla general, lQué PORCENTAJE del mensaje se envía realmente a través de señales no verbales?
a. 5% al 15%. 16. Los Informes sobre:
de Desempeño proporclonan Información
a. Alcance, tiempo, costo y calidad.
b. Satisfacción del cliente. c. Variaciones Inaceptables. d.
Corrupción del alcance.
Respuesta: A sustento: El desempeño del proyecto centra su atención sobre las cuatro principales áreas de un proyecto: alcance, tiempo, costo y calidad. No se centra en una sola área excluyendo a las otras.
b, c. d.
20% al 30%. 40% al 50%. Más del 50%.
Respuesta: D
Sustento: Las señales no verbales se pueden dlVldlr en cuatro categorias: fisicas, estéticas, por signos y por símbolos. Muchos estudios han demostrado que más del 50% del contenido de los mensajes son transmitidos a través de señales no verbales como expresiones faciales, contactos y movimientos del cuerpo, en lugar de palabras habladas.
20. lCuál de las S.ZGUIENTESfórmulas calcula el número de canales de comunicación en un proyecto? 17. lCuál de los SlGUIENTES enunciados es verdadero con respecto a la comunicación dentro de un ambiente de proyectos? a. b, c. d.
El Director del Proyecto (Project Manager) debe asumir la carga principal de responsebülcao para asegurar que los mensajes enviados sean recibidos. Las reuniones efectivas, el salón de guerra y una matriz ajustada promueven la comunicación efectiva. 51 un proyecto consta de 12 personas, existen 48 posibles canales de comunicación. La mayoría de los Directores de Proyectos pasan aproximadamente un 30% de sus horas de trabajo ocupados en la comunicación.
a.
b.
c.
d.
n(n-1)/2. (n2·1)/2. (n2-1)/n. (2"·2)/ 1".
Respuesta: A Susterrto: El numero de canales de comunicación en un proyecto es n(n·l)/2. Donde: n= número de lnteresados (Stakeholders).
Respuesta: 8 Sustenta:Las reuniones efectivas comienzan y terminan a tiempo, siguen una agenda, y generan elementos de acción para las personas. Un salón de guerra proporciona una Identidad de equipo y un lugar para realizar las tareas del proyecto. Una matnz ajustada Indica que los miembros del equipo del proyecto se sitúan dentro de una proximidad fislca cercana, lo cual fortalece la comunicación Informal y las actividades de desarrollo de equipos. 18. La Planificación de las Comunicaciones frecuentemente está vinculada con los Factores Ambientales de la Empresa y con las Influencias de la organización. Con relación a los Factores Ambientales de la Empresa, lCuál de los siguientes enunciados es VERDADERO? a.
La estructura de la organización tiene un efecto principal sobre los requerimientos de comunicaciones del proyecto. Las directrices estandarizadas, Instrucciones de trabajo, y los criterios de medición del desempeñe son elementos claves que se deben considerar. c. Los procedimientos para aprobar y publicar autorizaciones de trabajo para las operaciones, deben ser tomados en consideración. d. Los criterios y directrices para adaptar los procesos estándar a las necesidades específicas del proyecto deben ser indicados explícitamente. b.
Respuesta: A Susrento: Deben tenerse en cuenta los factores ambientales de la empresa debido a que lnfiuenciaran Indudablemente en el éxito del proyecto. Las lnfiuenclas de la organización deben ser consideradas puesto que el proyecto típicamente es parte de una organización más amplia. La madurez de la organización también puede Influenciar en el proyecto con respecto a su sistema de gestión, cultura, estilo, estructura orqantzacíonat, y Oficina de Gestión de Proyectos (PMD).
