TALLER de Gestion de Comunicaciones SI

REQUISITOS DE COMUNICACIÓN

PLANIFICACION DE LAS COMUNICACIONES

Para este proyecto hemos determinado que las partes demandantes de comunicación son:   Patrocinador  Gerente del proyecto  Gerente administrativo administrati vo  Gerente de diseño  Jefe financiero  Jefe de diseño  Jefe de bodega 

CANALES DE COMUNICACIÓN Canales formales: 1. Correos electrónicos : Es el canal que se usa con gran frecuencia debido a su

rapidez y facilidad de acceso. Para que un correo electrónico tenga validez, debe ser enviado con copia al Gerente del proyecto, Gerente Administrativo Administrat ivo Financiero y Gerente de Diseño.  Además, se sugiere que que los destinatarios destinatarios notifiquen notifiquen mediante un mensaje mensaje el recibo de un correo para así lograr una comunicación más confiable. 2. Reuniones: Estás serán realizadas cuando se quiere comunicar información

importante para el proyecto o en caso de discusión de un tema. Se registrará el control de asistencia para cada reunión, y se informará vía correo electrónico sobre los temas que han discutido. 3. Asamblea: Es la reunión general del órgano representativo de los miembros de la

organización o institución que toma decisiones. Se dará inicio a la asamblea una vez establecido el quórum, además se levantará un acta por cada asamblea realizada. Canales informales: 1. Teléfono Móvil: Este canal se utilizará de forma auxiliar y emergente con el

propósito de obtener una respuesta inmediata. Aún así, este medio no formaliza ningún tipo de requerimiento o acuerdo.

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

Estos podrán comunicarse entre sí de acuerdo a un esquema jerárquico determinado, el cual está representado en el siguiente diagrama

PATROCINADOR

GERENTE DEL PROYECTO

GERENTE DE DISEÑO

GERENTE DEL ADMINISTRATIVO

JEFE FINANCIERO JEFE DE DISEÑO JEFE DE BODEGA

DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Todos los informes generados por las Gerencias del proyecto serán almacenados en los computadores individuales de cada Gerente, y debe ser también respaldados en la nube. Por otro lado, en caso de requerir o transmitir cualquier tipo de información relacionada con el proyecto, se debe enviar un correo electrónico a quien corresponda y con copia a las demás partes de la siguiente manera: Las distintas partes deben tener dos direcciones de correo electrónico: una principal, a la cual serán enviados los mensajes de forma regular; y una secundaria, a la cual le serán enviados los mensajes en caso de no poder hacerlo a la dirección principal. Las partes deben informar por lo mínimo un número de teléfono móvil que dispongan para ser contactados en forma inmediata. Las reuniones serán concretadas en un lugar acordado por las partes de forma anticipada, dependiendo de la ubicación y disponibilidad de cada una de ellas, y siempre y cuando todas las partes participantes estén de acuerdo. RENDIMIENTO

Se medirá el rendimiento bajo el cual se está llevando a cabo el proyecto. Para esto se considerarán los siguientes factores: Cronograma.  Alcance. Costos. Calidad. Esta evaluación se hará de con una frecuencia quincenal y permitirá determinar si el proyecto presenta desviaciones y realizar acciones preventivas y correctivas.

CONTROL DE LAS COMUNICACIONES

MATRIZ DE COMUNICACIONES RESPONSABLE

INFORMACIÓN

CANAL

acciones Correo PATROCINADOR correctivas y electrónico respuesta a / Reunión / solicitudes  Asamblea GERENTE DEL  Avance y Correo PROYECTO estado del electrónico proyecto, / Reunión / problemas Teléfono/ enfrentados  Asamblea GERENTE DEL Requerimientos Correo  ADMINISTRATIVO y restricciones electrónico aplicables al / Reunión / proyecto Teléfono GERENTE DE Requerimientos Correo DISEÑO y restricciones electrónico aplicables al / Reunión / proyecto Teléfono JEFE Información de Correo FINANCIERO la gestión electrónico financiera de la / Reunión / empresa Teléfono JEFE DE DISEÑO Información y Correo solución de electrónico problemas / Reunión / Teléfono JEFE DE Requerimientos Correo BODEGA y restricciones electrónico aplicables al / Reunión / proyecto Teléfono

FRECUENCIA

DESTINATARIO

Cuando corresponda



Diario.



Semanal



Gerente del proyecto

Semanal



Gerente del proyecto

Diario



Semanal



Gerente de diseño

Diario



Gerente de diseño

 

Gerente del proyecto Patrocinador

  Gerente administrativo