Material de Estudio

Diplomado en Gerencia de Proyectos GERENCIA DE LA CALIDAD EN PROYECTOS Ing° Adm. CIP Paul Villacorta PMP® MBA

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Gerencia de la calidad en proyectos Agenda Bases Conceptuales • ¿Qué es la Calidad? • Qué significa “Costo de la Calidad” • Evolución de la Gestión de la Calidad • “Gurús” de la Calidad • TQM • Seis Sigma • ISO 9000

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Desarrollo de los temas Introducción Gerencia de la Calidad en Proyectos Planear la Calidad Realizar Aseguramiento de la Calidad Realizar Control de la Calidad 3

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Áreas de Conocimiento

Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos Iniciación

Planificación

Ejecución

Seguimiento y Control Controlar la Calidad

Gestión de la Calidad

Planificar la Calidad

Realizar el asegurar de la Calidad

Gestión de Recursos Humanos

Planificar los Recursos Humanos

Adquirir el Equipo Desarrollar el Equipo Gestionar el Equipo

Gestión de Comunicaciones

Planificar las Comunicaciones

Gestionar las Comunicaciones

Gestión de Riesgos

Planificar los riesgos Identificar riesgos Análisis cualitativo Análisis cuantitativo Plan de respuesta

Gestión de Adquisiciones

Planificar las Adquisiciones

Efectuar Adquisiciones

Controlar las Adquisiciones

Planificar la gestión de los Interesados

Gestionar la participación de los Interesados

Controlar la participación de los Interesados

Gestión de Interesados

Identificar a los Interesados

Cierre

Controlar las Comunicaciones Controlar los Riesgos

Cerrar las Adquisiciones

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INTRODUCCIÓN Definiciones de Calidad Los filósofos de la Calidad La Filosofía de Gestión Total de la Calidad (TQM) Seis Sigma ‐ 6σ ISO9000

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Reflexiones sobre Q?

Código de Hammurabi

Tiempos de Reyes y Faraones.

1750 A.C. 6

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Definiciones de Calidad • Concepto clásico o tradicional: – “Calidad es el grado de conformidad de un producto con una norma o estándar”

• Concepto moderno: – “Calidad es el grado en el que un producto satisface las necesidades del consumidor”

• Definición PMI de calidad en proyectos “Grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos” ISO9000 7

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Definiciones de Calidad Conformidad con los requerimientos • Cumplimiento del producto o servicio de los objetivos y tolerancias determinadas Adecuado para el uso • Desempeño según su función Valor por precio • Utilidad del producto o servicio vs su precio Servicios de soporte • Calidad del servicio de soporte postventa Criterios sicológicos • Evaluación crítica ‐ Prestigio, ambiente, amabilidad Bienes – Servicios • Tangibles – Conformidad, durabilidad, desempeño, facilidad, confiabilidad • Intangibles – Percepción, consistencia, atención, amabilidad, cortesía, oportunidad, puntualidad 8

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Reflexiones acerca de la Calidad Principios para evitar los costos por mala calidad

Hacer las cosas bien desde la primera vez

La calidad se construye, se hace con el trabajo que desarrollamos y no la da la verificación final del producto

El siguiente proceso es nuestro cliente, éste debe recibir según lo que fue solicitado en sus requerimientos

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Calidad es el resultado de una actividad, cada actividad debe involucrar calidad

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REFLEXIONES ACERCA DE LA Reflexiones acerca de la Calidad

“Nunca tenemos tiempo de hacer nada bien, pero siempre tenemos tiempo de volverlo a hacer”

“El costo de evitar errores es siempre menor que el costo de corregirlos”

“La Calidad es una Forma de Pensar, no un Evento”

“Ahorrar dinero bajando calidad y por ende costos, suele ser desastroso”

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Los filósofos de la Calidad Philip B. Crosby W. Edwards Deming Kaoru Ishikawa Joseph M. Juran Walter A. Shewhart 11

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Crosby • •

El principio de Crosby es “Hacerlo correcto la primera vez” Crosby afirma que la calidad está basada en 4 principios absolutos: – Calidad es cumplir con los requisitos. – El sistema de calidad es la prevención. – El estándar de realización es cero defectos. – La medida de la calidad es el precio de la inconformidad

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Crosby Derivado de esta clasificación, propone un programa de 14 pasos para mejorar la calidad:

Compromiso de la dirección.

Equipo para la mejora de la calidad.

Medición del nivel de la calidad.

Conciencia de la calidad.

Evaluación del costo de la calidad.

Sistema de acciones correctivas.

Establecer comité del programa Cero defectos.

Entrenamiento en supervisión.

Establecer el día Cero Defectos.

Fijar metas.

Remover causas de errores.

Dar reconocimiento.

Formar concejos de calidad.

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Repetir todo de nuevo.

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Deming • W. Edwards Deming fue posiblemente el pensador más influyente que ha existido sobre Management. Su credibilidad procede de haber revolucionado grandes empresas y naciones enteras. • Fue el experto mundial en calidad y un profundo pensador sobre Management que revolucionó su teoría y práctica en Japón y en el mundo occidental. • Su precisión matemática y sus conocimientos sobre estadística y sobre el papel de la teoría en la ciencia, unidos con su profundo humanismo y su comprensión del papel de las personas en las organizaciones le permitieron entender como nadie a las organizaciones empresariales

14 http://demingcollaboration.com/language/spanish/biografia-completa-de-deming/

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El ciclo Deming de mejora continua No se puede medir nada que no se haya definido

No se puede mejorar nada que no se haya controlado ACTUAR • Acciones: – De desarrollo – Preventivas – Correctivas – De mejora

Actuar Sobre las diferencias y mejorar Verificar

VERIFICAR • Indicadores – Avance – Resultados

Resultados VS objetivos y plan

PLANEAR • Diagnóstico • Misión • Visión • Objetivos • Estrategias • Metas

Planear Objetivos y métodos

Hacer Ejecutar el plan

HACER • Proyectos • Procesos • Servicios

No se puede controlar nada que no se haya medido

No se puede definir nada que no se haya identificado 15

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Los 14 Puntos para la Transformación del Management 1.‐Ser constantes en el propósito de mejorar el producto y el servicio con la finalidad de ser más competitivos, mantener la empresa y crear puestos de trabajo.

2. Adoptar la nueva filosofía para afrontar el desafío de una nueva economía y liderar el cambio.

3.‐ Cesar la dependencia en la inspección para lograr la calidad. Eliminar la necesidad de las inspecciones en masa en base a construir la calidad en el propio producto desde el principio.

4.‐ Acabar con la práctica de comprar en base solamente al precio, premiando así las empresas solo por su precio. Minimizar el coste total en el largo plazo y reducir a un proveedor por elemento o servicio, estableciendo una relación de lealtad y confianza.

7.‐ Adoptar el liderazgo para la dirección de personas, reconociendo sus diferencias, habilidades, capacidades y aspiraciones. El propósito del liderazgo es ayudar al equipo a mejorar su trabajo.

5.‐ Mejorar constantemente y siempre el sistema. Esto mejorará la calidad, la productividad y reducirá los costes. 6.‐ Instituir el entrenamiento en el trabajo.

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Los 14 Puntos para la Transformación del Management 9.‐ Eliminar las barreras entre departamentos para asegurar la cooperación (personas deben trabajar como equipo y compartir información, así anticipar problemas que pueden afectar al uso del producto o servicio.

8.‐ Eliminar el miedo, de forma que todos puedan trabajar con eficacia en beneficio de la empresa.

10.‐ Eliminar los eslóganes y exhortaciones a la calidad. Esto solo puede dañar las relaciones ya que la mayoría de las causas de baja calidad son del sistema y los empleados no pueden hacer nada. 11a.‐ Eliminar las cuotas a los trabajadores ya que sustituyen el liderazgo. 11b.‐ Eliminar la dirección por objetivos y por cualquier clase de cifra. Sustituyen el liderazgo.

13.‐ Instituir un vigoroso programa de educación y auto‐mejora.

12a.‐ Eliminar los obstáculos que quitan a los trabajadores su derecho a enorgullecerse de su trabajo. La responsabilidad de los supervisores debe cambiar de atender a simples números a lograr la calidad. 12b.‐ Eliminar los obstáculos que le quitan a mánagers y técnicos su derecho a enorgullecerse de su trabajo. Esto implica la eliminación total de la dirección por objetivos y las evaluaciones anuales.

14.‐ Poner a todo el mundo a conseguir la Transformación ya que ésta es trabajo de todos.

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Teorías de la Calidad

Edwards Deming

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Ishikawa Fue el primero que utilizo el termino “Control Total de Calidad” (TQC) en Japón. Principios básicos de su filosofía: La calidad empieza y termina con la educación.

Se deben de conocer las necesidades del cliente.

El estado ideal es cuando la inspección ya no es necesaria.

Remover causas y raíces, y no síntomas de los problemas.

El control de calidad es responsabilidad de todos los trabajadores y divisiones.

Se debe poner en primer lugar la calidad y los beneficios que vengan como consecuencia.

No se debe confundir los medios con los objetivos.

La mercadotecnia es la entrada y éxito de la calidad. 19

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Ishikawa ‐Siete herramientas básicas para el Control Total de Calidad 1) Hoja de control:

• Es una herramienta de recolección de datos para reunir y clasificar la información.

2) Histogramas:

• Gráficos que muestran la distribución de frecuencia de un variable, además de cuántas veces y cuántos valores diferentes aparecen en un proceso.

3) Diagrama de Pareto:

• A diferencia del histograma, no sólo clasifica las fallas con respecto a su número sino también con respecto a su importancia. Su objetivo es mostrar los factores más significativos del proceso bajo estudio.

4) Diagrama de correlación y dispersión:

• Tiene como fin la búsqueda de relaciones entre las variables que están afectando al proceso.

5) Gráficos de Control:

• Gráfico que permite estudiar la evolución del desempeño de un proceso a lo largo del tiempo.

6) Estratificación:

• Técnica utilizada para separar datos de diferentes fuentes e identificar patrones en algún proceso. Algunos autores reemplazan la Estratificación con el Diagrama de Flujo (este último consiste en una representación gráfica de los pasos que se realizan a lo largo de un proceso).

7) Diagrama Causa‐ Efecto:

• También conocido con el Diagrama Espina de Pescado o Diagrama Ishikawa. Este diagrama identifica las causas de un efecto o problema y las ordena por categorías.

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• 8.1 Herramientas y Técnicas – Siete herramientas básicas de calidad Diagrama causa-efecto

Diagrama de flujo Diagrama de control

Diagrama de dispersión

Diagrama de Pareto Hoja de Verificación Histograma

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Joseph Juran Trilogía de la calidad Mejora

Control •Evaluar condiciones actuales de operación. Compara condiciones actuales a metas. Actuar sobre la diferencia.

Planeación •Determinar quiénes son los clientes. Determinar las necesidades de los clientes. Determinar características de los productos que respondan a las necesidades de los clientes. Desarrollar procesos que sean capaces de producir esas características del producto. Transferir los planes resultantes a las fuerzas operativas

•Crear conciencia de la necesidad de mejorar Determinar objetivos Organizar el programa completo Entrenamiento Proyectos Reportar Progresos Reconocimiento Comunicación Publicación de avances Institucionalizar el Proceso Anual de Mejora

“ Aunque los seres humanos siempre han deseado una calidad elevada, a lo largo de los siglos se han enfrentado con unas fuerzas masivas y cambiantes que requieren unas estrategias siempre en evolución para alcanzar sus objetivos de calidad” Joseph M. Juran

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Los 10 pasos de Juran

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Shewart •

Si tuviéramos que hablar inteligente acerca de la calidad de una cosa o de un producto, tenemos que tener en mente una idea clara de lo que es calidad. Ha sido suficiente con indicar que hay dos aspectos comunes de la calidad; el primero tiene que ver con la consideración de que la calidad de una cosa es algo totalmente independiente de la naturaleza del ser humano. La segunda tiene que ver con lo que nosotros sentimos, pensamos y que es resultado de la realidad objetiva. • En otras palabras, hay un lado subjetivo de la calidad. Por ejemplo, tratamos con el concepto subjetivo de la calidad cuando intentamos medir lo bueno que es algo, por eso es imposible pensar que algo es “bueno” sin relacionarlo con algún deseo humano. De hecho, este concepto subjetivo de calidad está estrechamente relacionado con la utilidad o el valor de alguna propiedad física y objetiva que pueda tener algo por sí solo • Para la mayor parte, podemos pensar que las características objetivas de calidad que tiene algo pueden ser constantes y medibles, en el sentido de que las leyes físicas son cuantitativamente expresables e independientes en el tiempo. • Cuando analizamos la calidad desde un punto de vista subjetivo, se realzan serias dificultades comparativas. Para comenzar, hay varios aspectos del concepto de valor, que se pueden agrupar en cuatro clases: Uso, costo, estima o aprecio y cambio. • Desde el punto de vista de control de calidad en manufactura, es necesario establecer estándares de calidad de una forma cuantitativa. • Por esta razón estamos forzados a este tiempo para expresar dichos estándares tan pronto como sea posible, en términos de características objetivas y medibles. Sin embargo, esto no significa que la medida subjetiva de calidad no sea de interés. Por el contrario, esta medida es la que representa interés comercial.... • Viéndolo bien, hay, en un cierto momento, algunos deseos humanos, de todo lo que encierra un proceso, desde la fabricación de la materia prima hasta el ensamble del producto terminado de distinta clase. Estos deseos son estadísticos en naturaleza, mientras que la calidad de un producto terminado la dan en términos de características físicas deseados por un solo individuo, el cual no necesariamente sea el mismo que para los demás. • El primer paso del ingeniero para tratar de satisfacer esos deseos, es el intentar traducir esos deseos en características físicas y medibles. Al asumir este paso, la intuición y el jucio juegan un importante rol tan importante como lo es el conocimiento humano inmerso dentro de ese deseo. • El segundo paso para el ingeniero es establecer vías y formas de obtener un producto que pueda diferir de un arbitrario set de estándares de aquellas características de calidad que no son más que el fruto del azar. WALTER A. SHEWHART Shewhart, Control Económico de la calidad en Manufactura, New York, 1931. 24

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La Filosofía de Gestión Total de la Calidad (TQM) Total Quality Management Es un método común que se emplea para implementar un programa de mejoramiento de calidad en una organización TQM se caracteriza por: • Enfoque en los clientes • Mejoramiento continuo (6‐sigma) • Autoridad a los empleados • Utilización de herramientas de calidad • Diseño de productos • Gestión de procesos • Gestión de calidad de proveedores

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Seis Sigma ‐ 6σ •Mejoramiento continuo: El esfuerzo continuado para reducir las variaciones en el producto de un proceso •Filosofía y métodos para eliminar defectos en productos y procesos •Busca reducir en los procesos la variabilidad que causa defectos en los productos •Se refiere a la variación que existe menos tres y más tres desviaciones estándar de los resultados de un proceso 26

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ISO9000 • Conjunto de estándares para la Gestión de la Calidad • Proceso de certificación en las organizaciones • Fue publicado originalmente en 1987 y revisado en diciembre de 2000 – Mundialmente es un requisito para realizar negocios – Han sido adoptados como estándares de Gestión de Calidad por más de 90 países

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ISO9000 • ISO9000:2000 – Fundamentos y estándares

• ISO 9000: 2005 – Norma que establece las definiciones y términos relacionados con la calidad

• ISO9001:2000 – Requisitos, unifica a ISO9001, ISO9002, ISO9003

• ISO 9001:2008 – Norma certificable y contiene los requisitos que deben cumplir las organizaciones, ya sea por voluntad de mejora o implementada buscando la certificación

• ISO9004:2000 – Guías para el desempeño

•

ISO 9004:2009 – es una guía de mejora del sistema de gestión proporciona orientación a las organizaciones para ayudar a lograr el éxito sostenido mediante un enfoque de gestión de la calidad. 28

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ISO9000 • ISO10006 – Directrices para la Gestión de la Calidad en proyectos

• ISO10007 – Directrices para la Gestión de la Calidad en Gestión de la Configuración

• ISO10012 – Directrices para Sistemas de Medición

• ISO10013 – Directrices para la Documentación de Calidad

• ISO10014 – Directrices para la Economía de la Calidad

• ISO10015 – Directrices para Entrenamiento

• ISO1911 – Directrices para la Auditoría 29

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Compatibilidad con ISO

• • • • •

La gerencia moderna de calidad busca minimizar la variación y que el resultado de los entregables cumpla con los requerimientos definidos. Se reconoce la importancia de: Satisfacción del cliente Prevención sobre inspección Mejora continua Responsabilidad de la gerencia Costo de la calidad 30

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Términos de calidad • Mejoramiento Continuo (o Kaizen). El ciclo planificar‐hacer‐revisar‐actuar es la base para la mejora de la calidad (según la definición de Deming). Pequeñas mejoras en productos o procesos para red ucir costos y asegurar la consistencia de desempeño de productos o servicios. En Estados Unidos y Europa mejoras es un concepto de grandes mejoras. En Japón es un concepto de pequeñas mejoras.

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Términos importantes para la calidad Requerimiento o Requisito

• (*)Una condición o capacidad que un sistema, producto, servicio, resultado o componente debe satisfacer o poseer para cumplir con un contrato, norma, especificación u otros documentos formalmente impuestos. Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, cliente u otros interesados

Entregable

• (*)Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto.

Criterio

• (*)Normas, reglas o pruebas sobre las que se puede basar una opinión o decisión, o por medio de la cual se puede evaluar un producto, servicio, resultado de un proceso.

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Términos importantes para la calidad Defecto

Justo a Tiempo (JIT)

Gold Plating

• (*) Es una imperfección o deficiencia en un componente de un proyecto, que hace que dicho componente no cumpla con sus requisitos o especificaciones y deba ser reemplazado o reparado

• Es tener suplidores de material cuando se necesitan disminuyendo el inventario a cero. Una compañía que use JIT debe tener alta calidad.

• Se refiere a darle al cliente extras. Esto no es una práctica recom endada ya que no le adiciona valor al proyecto. • Ejemplos: funcionalidad extra, componentes de alta calidad, alcance extra o mejor desempeño.

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GERENCIA DE LA CALIDAD EN PROYECTOS Definiciones de Gerencia de la Calidad Planear la Calidad Realizar Aseguramiento de la calidad Realizar Control de la calidad

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Costo de la calidad Impactos de la mala o pobre Calidad Costos

Incremento

Baja moral. Alta rotación

Equipo

No compromiso

Cliente

Incrementando la calidad puede resultar en incremento de la productividad, eficiencia de costos y disminución de los costos de los riesgos.

Incrementados Materializados

Múltiples rutas críticas

Pérdida

Riesgos

Trabajo

Retrasos

Baja satisfacción

Retrabajo.

Cronogra ma

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Definición de Gerencia de la Calidad en Proyectos • • • •

Incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante, la cual determina las políticas de calidad, objetivos y responsabilidades que el proyecto debe satisfacer para cubrir las necesidades, por lo cual fue creado. Implementa el sistema de gerencia de la calidad, a través de políticas y procedimientos con actividades de mejora continua según sea requerido Aplica a la totalidad del proyecto, e incluye el producto. Definición de calidad “Grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos”

• •

Es un hecho que cuesta más reparar un error que prevenirlo ‐ Prevención sobre Inspección El COQ – Cost Of Quality, se refiere al costo total de todos los esfuerzos relacionados con la calidad en el ciclo de vida del producto.

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CALIDAD DE UN PRODUCTO • Definición de grado de calidad del producto “ Grado es una categoría asignada a un producto o servicio que teniendo el mismo uso funcional tiene diferentes características técnicas”

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Responsabilidad ante la calidad • El gerente del proyecto y el equipo del proyecto son responsables de manejar el equilibrio de entregar el producto con ambos niveles requeridos de calidad y grado. • Responsabilidad de la dirección. El éxito requiere la participación de todos los miembros del equipo, pero proporcionar los recursos necesarios para lograr dicho éxito sigue siendo responsabilidad de la dirección. Toda la organización es responsable por la calidad. El gerente del proyecto es responsable de la calidad del producto o del proyecto, pero cada miembro del equipo debe chequear su trabajo. W. Edwards Deming, dice que el 85% de los costos de la calidad son directamente responsabilidad de la gerencia.

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Definición de Gerencia de la Calidad en Proyectos • La Gestión de la Calidad en Proyectos debe considerar: – Gerencia del proyecto • Procesos para gerenciar el proyecto

– Producto • Procesos para producir el producto

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Conceptos Calidad = Grado √ Calidad: Cumplimiento de requerimientos √ Grado: es una categoría asignada a productos o servicios que tienen el mismo uso funcional pero diferentes características técnicas.

Baja calidad => Siempre es un problema!!! Bajo grado => Puede no serlo!!! Alta Calidad SW: (sin defectos evidentes, manual legible) y Bajo Grado de Calidad (Cantidad limitada de características), Baja calidad (con muchos defectos, documentación del usuario deficientemente organizada) Alto Grado de Calidad (numerosas características).

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Gestión de la Calidad Calidad y Grado, ¿son lo mismo? – Calidad: Es el nivel en el que un conjunto de características inherentes satisface los requisitos. – Grado: Es una categoría que se asigna a productos o servicios que tienen el mismo uso funcional pero características técnicas diferentes. Cabe destacar que en los proyectos la falta de grado (prestaciones) no es un problema, mientras que la falta de calidad seguramente lo sea.

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Conceptos Precisión = exactitud  Precisión es la consistencia con la que los valores de mediciones repetidas se agrupan y tienen poca dispersión (error pequeño).  Exactitud es la medida en que el valor medido está cercano al valor verdadero. Las mediciones precisas no son necesariamente exactas. Una medición muy exacta no es necesariamente precisa.

.

Alta precisión, Baja exactitud Exactitud es el grado de veracidad, mientras que precisión es el grado de reproductibilidad 42

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• Precisión y Exactitud

– Precisión: Poca dispersión de los valores de mediciones agrupados. (desviación estándar) – Exactitud: Cercanía entre el valor medido y el valor real. – Las mediciones precisas no son necesariamente exactas.

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Triple Restricción Costo

Alcance

Tiempo 45

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Ciclo de la Calidad

Mejoramiento continuo

Requerimientos de Calidad Cierre

Control de la Calidad

Control

Iniciación

Ciclo de vida del proyecto

Planeación

Planeación de la Calidad

Ejecución

Aseguramiento de la Calidad

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Procesos de Gestión de la Calidad del Proyecto 8.1 Planificar la Calidad: Proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto demostrará el cumplimiento de los mismos. 8.2 Realizar el Aseguramiento de Calidad: Proceso que consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad apropiadas y las definiciones operacionales. 8.3 Realizar el Control de Calidad: Proceso por el cual se monitorean y registran los resultados de la ejecución de las actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar los cambios necesarios.

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Planear la Calidad Es el proceso de identificar los requerimientos de calidad y/o estándares para el proyecto y el producto, y de qué forma la documentación del proyecto demostrará su cumplimiento Debe ser ejecutada en paralelo con todos los procesos de planeación.

Entradas • Plan de gerencia del proyecto • Registro de los stakeholders • Registro de riesgos • Requerimientos de documentación • Factores ambientales de la empresa • Activos de procesos de la organización

Técnicas y herramientas

Salidas

• Análisis costo‐beneficio • Costo de la calidad • Siete herramientas básicas de calidad • Benchmarking • Diseño de experimentos • Muestreo estadístico • Herramientas adicionales de planificación de la calidad • Reuniones

• Plan de gerencia de la calidad • Plan de mejoramiento de los procesos • Métricas de calidad • Listas de verificación • Actualización a la documentación del proyecto

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La calidad NO se incorpora al proyecto cuando se encuentra en marcha mediante procesos de inspección. Por el contrario, la calidad se planifica, se diseña y se incorpora antes de que comience la ejecución del proyecto. Al momento de planificar la calidad es importante identificar las normas de calidad relevantes. Por ejemplo, las normas ISO 21500 sobre Dirección de Proyectos podrían ser muy útiles para no re‐ inventar la rueda.

¡Recordar!

Normas ISO 9000 1. Escribir lo que hacemos 2. Hacer lo que hemos escrito 3. Registrar lo que hicimos 4. Verificar 5. Actuar sobre la diferencia (Mejorar) 49

Crear la WBS

Línea Base del Alcance

Identificar los Stakeholders

Registro de stakeholders

Determinar el presupuesto

Desarrollar el cronograma

Identificar los riesgos

Línea Base del Cronograma

Plan de Gerencia de la Calidad

Planear la Calidad

Registro de riesgos

Factores ambientales

Documentos del proyecto

Identificar los riesgos

Línea Base de desempeño de costos

Activos de procesos

Empresa/ Organización

Actualización de la documentación del proyecto

Plan de Gerencia Métricas de de la Calidad calidad Listas de verificación

Realizar control de calidad

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) –Fourth Edition, Project Management Institute, Inc., 2008, Figure 8‐3

Plan de mejora de los procesos

Desarrollar plan de gerencia del proyecto

Plan de Gerencia de la Calidad Plan de Gerencia de la Calidad

Métricas de calidad

Realizar aseguramiento de calidad Alcance Tiempo Costo

Riesgos Comunicaciones 50 Integración

• 8.1 Mapa del Proceso Plan de Dirección del Proyecto

Registro de Interesados

Análisis Costo Beneficio

Costo de Calidad Reuniones

Siete herramientas básicas de calidad

Benchmarkin g

Diseño de experimento s

Registro de Riesgos

Documentación de Requisitos

Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización

ACTUALIZACION ES

Documento s del 51 Proyecto

Muestreo estadístico

Herramienta s adicionales de planificació n de calidad Plan de Gestión de la Calidad Plan de mejora de proceso

Listas de Verificación de Calidad


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Planear la Calidad Entradas • Factores ambientales de la empresa – Reglas, guías, estándares y regulaciones

• Activos de procesos de la organización – Política de calidad, procedimientos y guías de calidad, bases de datos históricas, lecciones aprendidas

• Línea base de cronograma • Registro de riesgos

• Las regulaciones de las agencias gubernamentales • Reglas, normas y guías específicas del área de aplicación • Las condiciones del trabajo y operativas del proyecto y/o del producto, que puedan afectar la calidad del proyecto • Las políticas, procedimientos y guías de calidad de la organización, BBDD históricas y las lecciones aprendidas de proyectos anteriores • La política de calidad, aprobada por la alta dirección. • Documenta la medida de desempeño aceptada, incluyendo las fechas de inicio y fin. • Contiene información de amenazas y oportunidades que pueden impactar los requerimientos de calidad. 52

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Planear la Calidad Entradas

• Registro de stakeholders

• Identifica interesados con un particular interés o impacto en la calidad.

• Línea base del alcance – Requerimientos, restricciones, supuestos – EDT – Criterios de aceptación

• Línea base de desempeño en costos

• Satisfacer los criterios de aceptación, implica que las necesidades del cliente han sido alcanzadas

• Presupuesto hasta la conclusión (BAC), aprobado y distribuido en el tiempo. • Documenta el escalonamiento aceptado en el tiempo, para medir el desempeño en el costo

S 53

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Planear la Calidad Técnicas y Herramientas

• Análisis costo‐beneficio – Principales beneficios: Menor retrabajo, mayor productividad, reducción de costos, incremento en satisfacción del cliente

• Costo de la Calidad (COQ) – Incluye los costos incurridos en el ciclo de vida del producto al invertir en prevención de no conformidad con los requerimientos, evaluación de la conformidad y fallas en el logro de los requerimientos. Los costos de las fallas son llamados costos de pobre calidad.

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Costo de la Calidad Costo de la conformidad Para evitar fallas

Costo de la no conformidad Debido a las fallas

Prevención

Fallas internas

Construcción un producto de calidad Planear la calidad Entrenamiento Documentación de procesos Equipos – Evaluación de proveedores Tiempo correcto para hacer

Fallas encontradas por el proyecto Desperdicio de materiales Retrabajo Abandono Tiempo ocioso Reparaciones no planeadas

Evaluación Evaluación de la calidad Pruebas Inspecciones Auditorías a procedimientos

Fallas externas Fallas encontradas por el cliente Responsabilidades Reemplazo o reparación por garantía Pérdida de negocios Costo por quejas y devoluciones Gastos legales por demandas

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Costo de la calidad Costos de Conformidades

Costos de no Conformidades

Entrenamiento en calidad

Retrabajo y repaciones

Estudios

Desechos o chatarra

Examinar o Inspeccionar

Costos de inventarios

Planeación

Costos de garantías

Control de procesos

Manejo de reclamaciones

Validación de diseño de productos

Sentencias obligatorias

Validación de procesos

Productos revocados

Auditorías calidad

Servicios de campo

Mantenimiento y calibración Pruebas de campo

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Planear la Calidad Técnicas y Herramientas Costos de Control Prevención

X

Evaluación

Y

Costo de la Calidad

Costos consecuenciales Fallas internas

Z

Fallas externas

M

Costo total de calidad

Costo de Prevención

SUMA

Costo de Costo de ReEvaluación hacer

Reprocesos, servicios no planificados, excesos de inventarios o ruptura de stocks, tiempo improductivo, retrabajo, devoluciones, etc

Costo de Prevención

Costo de Evaluación

Costo de Rehacer

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• Diagramas de control – Son usados para determinar si es estable o no un proceso, o tiene un desempeño predecible – Es considerado fuera de control si un punto de datos excede un límite de control, o si hay 7 puntos de datos consecutivos arriba o abajo de la media

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• Diagramas de control Comportamiento Actual

Cliente

Si una medición da 540 NO esta bajo control Si hay 7 puntos consecutivos arriba o debajo de la media NO esta bajo control Límite de control superior

Curva normal

550

Proyecto 500

Límite de especificación superior

Límite de control inferior

300 250 Límite de especificación inferior

Media (Meta)

Proceso esta bajo control Puntos de datos dentro de los 59 limites de control 59


Benchmarking: • Traer de proyectos previos ideas y determinar una base para usar en definiciones o estándares de calidad Diseño de experimentos: • Método estadístico que permite cambiar la importancia de algunos factores en un proceso y analizar cual combinación tiene menor impacto Muestreo estadístico: • Elegir una parte de la población para su inspección Siete herramientas básicas de la calidad • Permite ver la interrelación entre los elementos de un proceso y analizar problemas potenciales de calidad Otras herramientas de calidad • Metodologías propietarias de Gerencia de la Calidad

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Planear la Calidad Salidas

• Plan de Gerencia de la Calidad:

Políticas de Calidad

– Describe la forma como el equipo de gerencia del proyecto implementará la política de la calidad de la organización ejecutante. – Debe ser revisado al principio el proyecto para asegurar que las decisiones se basan en información precisa

• Listas de verificación – Es una herramienta estructurada que permite verificar que un conjunto de pasos requeridos ha sido cumplido – Permite la recopilación de datos de manera ordenada y simultanea al desarrollo del proceso.

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• Garantizar el cumplimiento de los compromisos acordados con nuestros clientes • Cumplir con los estándares de calidad de la organización • Promover el desarrollo del personal mediante formación continua, entrenamiento y capacitación • Cumplir con lar políticas de responsabilidad por el medio ambiente de la organización

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• 8.1 Salidas

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• Métricas de calidad – Es una descripción operacional que describe en términos específicos, los atributos de cómo deberá ser medido algún elemento en los procesos de control de calidad Ficha Técnica de las Métricas establecidas para el Proyecto

Nombre de la métrica: Propósito: Esta sección describe el propósito de la métrica y debería indicar la razón por la cual podría mejorar el desempeño del proyecto.

Tipo: Unidades: Rango:

Meta: Tolerancia:

Definición: Definición clara y concisa de lo que es la métrica y su alcance Algoritmo: La formulación de la métrica

Representación gráfica / Histograma /

Definición de variables: Las variables usadas en el algoritmo Interpretación: Describe el impacto de la métrica y cómo puede ser usada para predecir el progreso enfocado a las metas del proyecto. La predicción debe ser reslizada usando un modelo con datos históricos. Guías generales: Describe la fuente de los datos y posibles recomendaciones del Gerente de Proyecto

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Métricas de calidad Determinar Metas y Objetivos

Planes del Proyecto Repositorio del Proyecto

Seleccionar Métricas

Actividades del Proyecto

Desarrollar el Plan de Métricas

Implementar Acciones Correctivas

Recolección de Datos

Ejecución del plan de métricas

Cálculos y Análisis

Identificar Acciones Correctivas Presentación e Interpretación

64

64

• Pregunta tipo examen PMP La Gestión de la Calidad tiene por fin último u objetivo final: a) Determinar políticas, objetivos responsabilidades de calidad. b) Implementar el Sistema de Gestión de Calidad. c) Lograr que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales fue emprendido. d) Ninguna de las anteriores.

65

65

Realizar aseguramiento de la calidad Es el proceso de auditar los requerimientos de calidad y los resultados de las mediciones del control de calidad para asegurar que los estándares de calidad y definiciones operacionales están siendo usados Permite la mejora continua de los procesos

Entradas Plan de gerencia del proyecto Plan de proceso de mejora Métricas de calidad Mediciones de control de calidad Documentación del proyecto

Herramientas y Técnicas

Salidas Solicitudes de cambio Actualización a plan de gerencia del proyecto Actualización a la documentación del proyecto Actualización a activos de procesos de la organización

Herramientas y técnicas de planeación de calidad y control de calidad Auditorias de calidad Análisis de procesos

66

66

Desarrollar plan de gerencia del proyecto

Plan de Gerencia de la Calidad


Plan de mejora de los procesos


Actualización al plan de gerencia del proyecto

Realizar aseguramiento de la Calidad Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

Información del desempeño del trabajo


Planear la calidad

Solicitudes de cambio

Actualización a los activos de procesos

Realizar control integrado de cambios

Empresa/ Organización

Mediciones de control de calidad

Realizar control de calidad

Alcance Tiempo Costo


• 8.2 Mapa del Proceso Plan de Gestión de la Calidad Plan de mejoras de proceso

Gestión de calidad y herramienta s de control

Auditorías de Calidad

Análisis de Procesos

Métricas de calidad Solicitudes de Cambio Mediciones de control de calidad

ACTUALIZACION ES


Plan de Dirección del Proyecto 68

Documento s del Proyecto

Activos de los Procesos de la Organización

68

Realizar aseguramiento de la calidad • Auditorias de calidad – Independencia – Identifica todas las buenas y mejores prácticas siendo implementadas – Identifica brechas – Comparte las buenas prácticas que se han introducido en proyectos similares – Da asistencia en forma positiva para mejorar la implementación de los procesos que permitan mejorar la productividad del equipo – Contribuye a la organización con las lecciones aprendidas La calidad no esta en las COSAS que hacen las personas La calidad esta en las PERSONAS que hacen las cosas 69

69

Como ocurre el proceso de Q/A? Proyecto: Tiene un archivo documental, la información esta organizada siguiendo lineamientos Gerente de proyecto: Esta a cargo de el proyecto a evaluar Quality Assurance / Auditor de calidad ; Experto independiente PMO; Project Managemet Office, Oficina de Proyectos Equipo: Hace el proyecto Cliente: Quien recibe el producto de proyecto

70

Como ocurre el proceso de Q/A? 1.

2.

Auditor crea una agenda de reuniones de aseguramiento de calidad basado en la clasificación de los proyectos: 1. Según su tamaño o importancia o prioridad, determinara su periodicidad 2. Enviara a los gerentes de proyecto la agenda 3. Enviara la solicitud de contar con documentación especifica para hacer el Q/A Antes de la citación, solicita el envío de la documentación requerida: 1. Actas de reuniones, de acuerdos, de aceptaciones, de cambios…. 2. Informes de estado y progreso del proyecto (métricas e indicadores, riesgos, calificaciones de los estados y las tendencias 3. Contrato, Entregables y criterios de aceptación, cambios aprobados 4. Encuestas de satisfacción del cliente 5. Quejas de grupos de interés o temas por resolver

1. Organización tiene clasificados sus proyectos, según sus criterios de Tamaño, Monto, Tiempo, Criticidad, Cliente, Potencial, Cumplimiento…… 2. Tiene clasificados los proyectos por sus resultados de otras auditorias 3. Dispone del tiempo para hacer las auditorias 4. Cuenta con el registro del portafolio de proyectos respecto a la situación global de los mismos (hay proyectos en ROJO?), Cuantos hay en AMARILLO?

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Como ocurre el proceso de Q/A? 3. El auditor revisa, lee, analiza, evalúa la situación del proyecto con las bases documentales entregadas 4. Ocurre la auditoria el día previsto, el primer “invitado” es el gerente del proyecto, luego o en paralelo podrá hacer entrevistas varias: Equipo, patrocinador, cliente…!!! 5. El auditor explica en que consiste, la metodología que va a seguir, e inicia con sus propias herramientas o herramientas estandarizadas el proceso de revisión 6. Al finalizar el proceso de revisión con los grupos de interés seleccionados, producirá un informe con una calificación (Rojo, Amarillo, Verde), según modelo presentado


72

Como ocurre el proceso de Q/A? 1.

Auditor entrega calificación y explica sus conclusiones con los grupos de interés que sean requeridos

2.

Ingresa a la situación consolidada (rojos, amarillos, verdes, riegos totales, desviaciones, etc…) cuenta con evidencias de causas y raíces que han generado los resultados

3.

4.

Generará / actualizara la agenda para, en caso de haber calificado nuevos proyectos en rojo, programar otra revisión de forma diferencial vs lo planificado para analizar como los planes de acción están siendo llevados a cabo El ciclo vuelve a empezar.


73

• 8.2 Herramientas y Técnicas – Gestión de la Calidad y Herramientas de Control • El proceso utiliza las herramientas y técnicas de la gestión de la calidad y los procesos de control de calidad. • Además, otras herramientas que están disponibles son: 1. Diagrama de Afinidad: organiza varias ideas por grupos de interés común. 2. Gráficas de programación de decisiones de proceso (PDPC): identifica qué podría salir mal durante el desarrollo de un plan. Se utiliza para comprender un objetivo y su relación con los pasos para alcanzarlo. 3. Diagramas de relaciones: indica las relaciones causaefecto y facilita el análisis sobre los diferentes aspectos de un problema.

74

74

• 8.2 Herramientas y Técnicas – Gestión de la Calidad y Herramientas de Control 4. Diagrama de árbol: descompone grandes categorías en menores niveles, para facilitar la toma de decisiones desde lo general hacia lo particular. Ejemplo: EDT, estructura de desglose de recursos, etc. 5. Matrices de priorización: utiliza criterios matemáticos para ponderar y seleccionar entre pares de alternativas, hasta llegar a la decisión óptima. 6. Diagramas de red de la actividad: representa la secuencia gráfica de las actividades. Por ejemplo, AON. 7. Diagramas matriciales: indica las relaciones lógicas entre los factores, las causas y objetivos que aparecen en las filas y columnas de la matriz.

75

75

• Pregunta tipo examen PMP Los siguientes son costos de calidad, EXCEPTO: a) b) c) d)

Costos de prevención. Costos de inspección. Costos de nivelación. Costos de falla interna.

76

76

Realizar control de la calidad Es el proceso de monitorear y registrar los resultados de la ejecución de las actividades de calidad para evaluar el desempeño y recomendar los cambios necesarios. Asegura que el proyecto y sus procesos estén en control, e involucra tomar acciones para eliminar las causas raíz de desempeños insatisfactorios La principal, característica del control de calidad es la inspección, la cual puede ser hecha mientras el trabajo se realiza, o al terminar el mismo. 77

77

Realizar control de la calidad

Entradas Plan de gerencia del proyecto Métricas de calidad Listas de verificación Datos del desempeño del trabajo Solicitudes de cambio aprobadas Entregables Documentos del proyecto Activos de procesos de la organización

Herramientas y técnicas

Salidas

Siete herramientas básicas de calidad Diagramas causaefecto Flujogramas Hojas de verificación Diagramas de Pareto Histogramas Diagramas de control Diagramas de dispersión Muestreo estadístico Inspección Revisión de las solicitudes de cambio aprobadas

Mediciones de control de calidad Cambios validados Entregables validados Información del desempeño del proyecto Controles de cambio Actualización al plan de gerencia del proyecto Actualización a la documentación del proyecto Actualización a activos de procesos de la organización

78

78

Desarrollar el plan de gerencia del proyecto Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Realizar control integrado de cambios

Controlar el cronograma Controlar El alcance Controlar Los costos Empresa/ Organización

Plan de gerencia del proyecto


Documentos del proyecto Cambios validados

Entregables Actualización al plan de gerencia del proyecto

Solicitudes de cambio aprobadas

Realizar control integrado de cambios Solicitudes de cambio

Realizar control de Calidad

Mediciones del desempeño del trabajo Mediciones del desempeño del trabajo Mediciones del desempeño del trabajo

Verificar El alcance

Actualización a Activos de procesos

Mediciones de control de calidad

Realizar aseguramiento de calidad Métricas de calidad

Activos de procesos

Entregables validados

Listas de verificación

Planear La calidad

Alcance Tiempo Costo


• 8.3 Mapa del Proceso Plan de Dirección del Proyecto Métricas de calidad Listas de Control de Calidad

Inspección Siete herramientas básicas de calidad

Muestreo estadístico

Revisión de solicitudes de cambio aprobadas Mediciones de control de calidad Cambios aprobados validados Entregables validados

Datos del desempeño de trabajo

√

Solicitudes de cambio aprobadas

ACTUALIZACION ES

Información sobre el desempeño del trabajo

Entregable s Activos de los Procesos de la Documentos del Organización proyecto

Plan de Dirección del Proyecto 80

Documento s del Proyecto

Activos de los Procesos de la Organización

Solicitudes de Cambio

80

Realizar control de la calidad Herramientas y técnicas – Siete herramientas básicas de calidad

• Diagramas causa‐efecto Falta de compradore s Programa de comunicaciones fue apresurado

Incremento en costo en un 80% No hubo un representante comercial a tiempo

Stakeholders no firmaron los requerimientos a tiempo

Requerimien tos no claros

No se hizo una priorización de los requerimientos

Recurso adiconal para calidad dados conflictos en nivelación

Estimados imprecisos

Impaco en los tiempos y costos

Maquinaria adicional requerida dados problemas de desempeño Retraso en pruebas dados otros retrasos en el proyecto

Elementos clave de calidad no identificados Retrasos en las pruebas generaron demasiada presión en los recursos

1 mes de retraso esperando nueva marca del producto

Salida del proyecto tardía

No hubo requerimientos firmados a tiempo para diseñar escenarios de prueba exhaustivos El gerente del producto realizó cambios tarde

Falla en el producto

• Costos incrementados en un 80% • Producto llegó 6 meses tarde • Preocupación por el número de defectos

Plan de acción: • Revisar los enfoques de pruebas y los procedimientos de control de calidad del producto (QA Manager) • Realizar un plan de entrenamiento para mejorar técnicas de levantamiento de requerimientos y estimación de proyectos (HHRR) • Agendar una reunión con los representantes de ventas para revisar el enfoque de definición y soporte a productos (Project Manager)

81

81


• Flujograma: es una representación gráfica de la secuencia de etapas, operaciones, movimientos, decisiones y otros eventos que ocurren en un proceso

82

82


• Histogramas, Pareto Tendencia de Ciudades Sep 4,529 109 146 252 131 106 67 66 14 21 20

Oct 4,370 125 198 205 155 105 114 60 14 22 17

Servicios

Ago 3,810 126 169 177 141 117 60 72 24 14 31

250Nov

3,699 107 122 200 191 125 117 83 150 48 14 33 8 100

Dic 3,649 124 153 205 146 78 96 53 8 25 21

Ene 3,769 189 169 157 94 89 88 59 20 17 16

50

0

BUCARAM CARTAGE RIONEGR MEDELLIN ANGA NA O

BARRANQ UILLA

CALI

Nov

107

122

191

125

117

Dic

124

153

205

146

78

Ene

189

169

157

94

89

VALLEDUP MONTERIA AR

PEREIRA

CUCUTA

83

48

14

33

8

96

53

8

25

21

88

59

20

17

16

83

83


Diagramas de Pareto: • Histograma de resultados • Ordenado por frecuencia de ocurrencia • Se muestran los resultados por tipo o categoría de causa • El orden proporciona la guía para la acción correctiva

84

84


Diagramas de control • Representaciones gráficas de resultados de un proceso • Se utilizar para saber si un proceso se encuentra “bajo control” • Los resultados se analizan con diferentes criterios, ejemplo – Regla de los 7 puntos – Alineación de resultados – Fuera de los límites de control 85

85


• Diagramas de control Comportamiento Actual

Límite de control superior

Límite de control inferior

Límite de especificación superior

Límite de especificación inferior

Curva normal

Media (Meta)

86

86


Causa común (*) Una fuente de variación que es inherente al sistema y previsible. En un diagrama de control, aparece como parte de la variación del proceso al azar (es decir , la variación de un proceso que se podría considerar normal o no inusual) y se indica por medio de un patrón de puntos al azar dentro de los límites de control.

Causa especial (*) Una fuente de variación que no es inherente al sistema , que no es previsible y que es intermitente. Se puede atribuir a un defecto en el sistema. En un diagrama de control, es indicada por los puntos que exceden los límites de control o por los patrones de puntos que exceden los limites de control o por los patrones de puntos que no son al azar dentro de los limites de control 87

87


Umbral (*) Un valor costo, tiempo, calidad, técnico o de recurso utilizado como parámetro, y que puede incluirse en las especificaciones del producto. Superar el umbral dispara alguna medida como generar un informe por excepción.

88

88


• Diagrama de dispersión Los Diagramas de Dispersión o Gráficos de Correlación permiten estudiar la relación entre 2 variables. Dadas 2 variables X e Y, se dice que existe una correlación entre ambas si cada vez que aumenta el valor de X aumenta proporcionalmente el valor de Y (Correlación positiva) o si cada vez que aumenta el valor de X disminuye en igual proporción el valor de Y (Correlación negativa). Cuanto más cerca estén las variables son más dependientes y se asemeja a la salida de una línea diagonal.

89

89


Diagrama de dispersión

Qué nos muestra este gráfico? En primer lugar podemos observar que las personas de mayor altura tienen mayor peso, es decir parece haber una correlación positiva entre altura y peso. Pero un hombre bajito y gordo puede pesar más que otro alto y flaco. Esto es así porque no hay una correlación total y absoluta entre las variables altura y peso. Para cada altura hay personas de distinto peso 90

90


Inspección • Medir, examinar y ensayar • Determinar si los resultados son conforme a los requerimientos Muestreo Estadístico • Elegir el tamaño de la muestra (0% ‐ 100%) • Reduce el costo del control de calidad • Hace evaluación a partir de la muestra 91

91


+ / - 1 Sigma

68,26% de ocurrencias que caerán dentro de los limites de control

+ / - 2 Sigma

95,46%

+ / - 3 Sigma

99,73%

+ / - 6 Sigma

99,99985 % - tres defectos (o errores) por cada millón de oportunidades 92

92

Realizar control de la calidad Herramientas y técnicas

• Desviación estándar: Se refiere a la variación de un proceso, es decir a lo cercano que se encuentra todos los resultados con respecto a la media. La probabilidad de crear un defecto se puede calcular y traducir en un nivel “nivel sigma”, Cuanto más alto sea el nivel, mejor será el rendimiento. • Six sigma se refiere a tener seis desviaciones estándar entre el promedio del centro del proceso y el límite de especificación o nivel de servicio más cercano. Esto se traduce en menos de 3,4 defectos por millón de oportunidades 93

93

Realizar control de la calidad Salidas

• Cambios validados – Cualquier cambio o reparación es inspeccionada y será o aceptada o rechazada – Puede requerir retrabajo

• Entregables validados – Una meta de control de calidad es determinar la correctitud de los entregables – El resultado de ejecutar control de calidad es tener los entregables validados. – Validados, son una entrada al proceso de Verificación del Alcance 94

94

• 8.3 Herramientas y Técnicas – Revisión de solicitudes de cambio aprobadas • Todas las solicitudes de cambio aprobadas deben ser revisados para verificar que se llevaron a cabo tal como fueron aprobados.

• 8.3 Salidas – Entregables validados • Uno de los objetivos del proceso de control de calidad es determinar la exactitud de los resultados finales. • Mediante los resultados del proceso de Control de Calidad se verifican los resultados finales. • Entregables verificados son un insumo para validar Alcance de aceptación formal.

95

95

• Pregunta tipo examen PMP La ley de Pareto dice que: a) Todo trabajo se extenderá hasta copar todo el tiempo que ha sido programado para ello. b) Toda persona ascenderá en la jerarquía de la organización hasta ocupar su nivel natural de incompetencia. c) A menor cantidad de planificación y control se generarán mayor cantidad de problemas y defectos. d) Una cantidad pequeña de causas genera la mayor parte de los problemas.

96

96

Algunas métricas

97

Para determinar el estado actual y su proyección al futuro

98

Alcance

99

Controles de cambio Métrica de Controles de Cambio Numero de entregables generados

55

Controles de Cambio

50 45

Numero de Cambios a entregables

40 35 30 25

Numero de Cambios Mayores

20 15 10

Numero de Cambios Menores

5 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Mes

Qué nos dice esta métrica??? 100

Entregables

Entregables

% Entregables Aceptados a la Fecha Vs Plan 70

110

60

100

50

90

40

80

30

70

20 10

60

0

50 1

2

3

4

5

6

7

8

Aceptados Planeados Porcentaje

9

Periodo de reporte (m es)

Y esta otra??? 101

Alcance y Tiempo

102

MTA Milestone Trend Analysis

103

Milestone Trend Analisys • La traducción al español es Análisis de Tendencia de Hitos. • Es una popular herramienta gráfica alemana que permite a los Gerentes de Proyecto visualizar fácilmente el progreso de un proyecto a partir del análisis del comportamiento en el tiempo de los hitos planeados 104

MTA 28/03/09

18/12/08 ´Hito 6 31/08/2008 ´Hito 5 31/10/2008

29/10/08

´Hito 4 15/11/2008 09/09/08

´Hito 3 04/12/2008 ´Hito 2 30/11/2008

21/07/08

´Hito 1 31/12/2008

31 /10 /08

15 /10 /08

30 /09 /08

15 /09 /08

31 /08 /08

15 /08 /08

31 /07 /08

08

01/06/08 ´15 /07 /20

Fechas Hitos

06/02/09

Fechas Reportes

105

MTA ‐ Grafica • El eje horizontal de la gráfica representa las fechas en las cuales se presentan los informes. Estas fechas usualmente son periódicas (semanal, mensual). • El eje vertical representa las fechas para las cuales se han planeado los hitos.

106

Análisis • Al analizar separadamente cada hito, debe interpretarse lo siguiente: – La línea se mantiene horizontal: El hito se mantiene en la fecha establecida inicialmente – La línea presenta un ascenso: A la fecha de presentación del informe, el hito se ha pospuesto – La línea presenta un descenso: A la fecha de presentación del informe, el hito se ha anticipado

• Sin embargo, el análisis en conjunto de todos los hitos es el que refleja la situación general del proyecto 107

Análisis NORMAL 



Un curso "normal" en la ejecución del proyecto presenta pequeñas desviaciones La probabilidad de cumplir con la fecha límite planeada es alta.

108

Análisis ASCENSO ACELERADO 



Las fechas planeadas fueron demasiado optimistas La fecha de terminación del proyecto probablemente no se cumplirá.

109

Análisis CAMBIO DE TENDENCIA 



Hasta un poco antes de la fecha prevista de terminación, de repente se prorrogan las entregas Una intervención oportuna para controlar la situación se hace imposible.

110

Análisis DIVERGENTES 



Si los paquetes de trabajo divergen fuertemente a una misma fecha, entonces muy probablemente una de las tendencias no es realista. La planeación del proyecto debe ser revisada 111

Análisis DESCENSO 



Si todos los hitos constantemente adelantaron su fecha de entrega, se confirma que la planeación debería ser más optimista en las predicciones futuras El proyecto se anticipará

112

Análisis ZIG ZAG 



Si todos los caminos muestran un zig-zag, esto revela una gran incertidumbre en las fechas de las predicciones La fecha final del proyecto es incierta

113

Tiempo

114

Control del cronograma Metrica Avance de Cronograma 100% Porcentaje de avance

90% 80% 70% 60%

% Avance Estimado

50%

% Avance Real

40% 30% 20% 10% 0% 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Mes

115

Diagrama de Gantt

• Es probablemente la herramienta más utilizada para planear y hacer el seguimiento de un proyecto • Muestra el progreso y el trabajo realizado

116

Costos

117

Control del presupuesto Datos generales Centro de costo

Elemento de la WBS

Total 2011 Plan

Real

ene Plan Real

Real

feb Plan Real

mar Plan Real

2012 abr may Plan Real Plan Real

jun Plan Real

jul Plan

Real

ago Plan Real

TOTAL 2012 Plan

Real

TOTAL PROYECTO Plan

Real

xxxx

1. CARACTERIZACION DE LA POBLACION BENEFICIARIA

35

115

45

12

16

13

16

47

27

15

55

21

23

28

31

22

22

21

28

179

218

304

448

XXX

REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INFORMACION

10

30

12

5

7

4

5

5

12

4

4

6

8

7

7

4

4

6

6

41

53

71

113

XXX

GENERAR DOCUMENTO DE ANALISIS

5

35

13

4

5

3

4

12

15

5

5

7

7

9

12

6

6

7

7

53

61

88

131

XXX

DISEÑAR ESTRATEGIA DE ABORDAJE

20

50

20

3

4

6

7

30

6

46

8

8

12

12

12

12

8

15

85

104

145

204

xxx

2. DISEÑO Y CONSTRUCCION SISTEMA DE ALCANTARILLADO

19

120

20

17

14

22

22

14

42

48

96

20

40

25

25

27

27

31

33

204

299

323

539

xxxx

Levantar planos e informacion

10

30

13

8

7

5

5

3

12

12

15

5

5

10

10

8

8

12

12

63

74

103

134

xxxx

Diseñar el sistema de alcantarillado

2

60

2

4

2

7

7

5

14

16

40

7

7

8

8

9

9

15

17

71

104

123

224

xxxx xxxx xxxx xxx

Construir

7

30

5

5

5

10

10

6

16

20

41

8

28

7

7

10

10

4

4

70

121

97

181 ‐ ‐ 90

30

120

33

17

14

22

22

14

42

48

56

43

25

60

45

27

27

31

33

262

264

382

292

10 15 5

30 60 30

13 18 2

8 4 5

7 2 5

5 7 10

5 7 10

3 5 6

12 14 16

12 16 20

15 20 21

28 7 8

10 7 8

45 8 7

30 8 7

8 9 10

8 9 10

12 15 4

12 17 4

121 71 70

99 84 81

161 126 95

161 91 70 ‐ ‐ ‐

84

355

46

44

57

60

75

111

111

207

84

88

113

101

76

76

83

94

645

781

1.009

1.279

35

25

15

20

20

200

200

XXX

3. DISEÑO EN IMPLEMENTACION DE TABLERO DE INDICADORES SOCIOECONOMICOS a b cc

Total Contingencia

40

98 20

10

20

20

10

15

15

20

25

30

20

30

Total extracosto

‐70

Valores proyectados Valores reales ejecutados

Hoy 118

Costos acumulados

119

Valor Ganado Fecha de estado

800

Planeado

700 600

Real

AC = 600

Ganado

500

PV = 500

400 300

EV = 400

200 100 0 Sem 0

Sem 1

Sem 2

Sem 3 120

Uso de las Curvas S Fecha de estado 800 Planeado

700

Real

600

Ganado

500 400

SV = - 100

CV = - 200

300 200 100 0 Sem 0

Sem 1

Sem 2

Sem 3 121

BAC vs EAC

122

CPI vs SPI

123

Calidad

124

Estado de defectos 40

Análisis de Defectos en estado Abierto a Mayo de 2009 para Producto entregado

Análisis de Defectos por Edades a Mayo de 2009 para producto entregado 35

35

36

30

34

30

25

25

20 15

20

40

10

15

19 Cerrados

20

Abiertos

5 0

10

10 0-30 dias

5 0

30

Gravedad 1

11

10

Gravedad 2

Gravedad 3

3-60 dias mas de 60 dias

125

Recursos Humanos

126

Estado de las asignaciones (Plan de Gestión del Personal)

25

100%

20

80%

15

60%

10

40%

5

20%

0

0% 1

2

3

4 5 Mes

6

7

Porcentaje

Número de Recursos

Número de Recursos Planeados Vs Número de Recursos Asignados Numero de recursos planeados Número de recursos asignados Porcentaje

8

127

Riesgos

128

Riesgos

Impacto

Matriz de Riesgo 9-10

1

1

0

0

0

7-8

0

0

0

0

1

5-6

1

1

0

0

0

1

3-4

0

0

0

0

0

2

1-2

0

0

1

0

0

3

1-20%

21-40%

41-60%

61-80%

81-100%

Abiertos

1

1 Categoria de Riesgos

Probabilidad Criterio Impacto 1-2 Bajo: Sin impacto en los hitos clave del proyecto 3-4 Bajo: Impacto 0-10% en los hitos clave del proyecto 5-6 Medio: Impacto 10%-15% en los hitos clave del proyecto 7-8 Medio:Impacto 15%-20 20.00% 10 9-10 Alto: Impacto > 20% en los hitos clave del proyecto Materializad Issue Mitigado Cerrado

Materializados Cerrados

Probabilidad 1-20% Baja 21-40% 41-60% Media 61-80% 81-100% Alta 100 0%

Organizacional Gcía Proyectos Funcionales Recursos Proveedores Técnico Planeación Regulaciones

129

Total

Cantidad 0 3 0 3 4 3 0 1 14

Riesgos 20 15

Abiertos

10

Cerrados Materializados

5 0 Feb

Mar

Abr

May

Jun

Jul

Meses

Análisis de edades de riesgos 40 Cantidad

Cantidad de riesgos

Estado de riesgos

30 20

34

36 30

20

Abiertos

19

Cerrados

10

10 0 0-30 dias

3-60 dias Número de dias

mas de 60 dias

130

Riesgos y Costos

131

Riesgos y costos Nivel de exposición al riesgo (EVM) versus remanente de presupuesto de contingencia 40 35

$000

30 25

Nivel de Exposición

20

Contingencia

15

Diferencia

10 5 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

Periodo de reporte

132

Comunicaciones

133

Reportes

134

Reportes

Proyecto: xxxx

Mes Mar-06

Project Manager xxx Indicadores de desempeño

Indicadores de Calidad

-2.000 $M Cost Variance $ (CV)

% Requerimientos acordados Satisfacción del cliente Escala de satisfacción

-1.000 $M Schedule Variance $ (SV) -3.000 $M Variance At Completion (VAR) Desempeño en costos PV

AC

BAC

EAC

8.000

9.000

15.000

18.000

4

ETC $M

5-4

3

2-0

Verde

Amarillo

Rojo

7.000

-5 Semanas atrasado Variación actual en cronograma Meta 0 Semanas

12

15 Semanas adicionales Variación en semanas a la finalización Meta 0 Semanas

10 8 6 4

Duración del proyecto en semanas

2

$ Planned Value (PV) $ Earned Value (EV) $ Actual (AC)

06Q4

06Q3

06Q2

06Q1

06Q4

0 06Q3

9.000

0.500 $M Contingencia en el ETC Alcance 100% Meta 63.0% Entregables aceptados

Varianzas en cronograma

14

Cost $M

0.800 $M

EVM

35 Aceptados Entregables aceptados Meta a la fecha 50

Desempeño en costos por trimestre

16

73%

Semanas consumidas 39

Dashboard del proyecto

Semanas Iniciales Estimadas

Semanas proyectadas totales

78

93

Leyenda Amarillo

Verde

Rojo

% Entregables Aceptados a la Fecha Vs Plan 70

110

60

100

50 Entregables

EV >>

Riesgos

90

40

80

30

70

20

60

10 0

50 1

2

3

4

5

6

7

8

9

Periodo de reporte (m es)

135

Aceptados Planeados Porcentaje

Resumen de Fórmulas y Conceptos Abreviatura BAC

Descripción Presupuesto a la Terminación Budgeted At Completion

Fórmula Ninguna % Planeado de terminación X BAC

PV

Valor Planeado Planned Value

EV

Valor Ganado Earned Value

% Actual de terminación X BAC

AC

Costo Actual Actual Cost

Suma de los costos ejecutados a la fecha

CV

Variación de Costos Cost variance

CV = EV – AC

SV

Variación de Programación Schedule variance

SV = EV - PV

CPI

Índice de Desempeño de Costos Cost Performance Index

CPI = EV / AC

SPI

Índice de Desempeño de Programación Schedule Performance Index

SPI = EV / PV

EAC

Costo Estimado a la Terminación Estimate At Completion

ETC

Costo Estimado para Terminar Estimate To Complete

VAC

Variación a la Terminación Variance At Completion

TCPI

Índice de desempeño de costos para terminar To Complete Performance Index

EAC= BAC/CPI: el proyecto continuara a la misma tasa de gastos actuales EAC= AC + ETC: Los estimados originales no fueron adecuados EAC= AC+(BAC‐EV): varianzas actuales no se seguirán repitiendo en el futuro

ETC = EAC – AC VAC = BAC – EAC

(BAC ‐ EV) / (BAC ‐ AC)

136

Gracias! “………La calidad es el resultado del trabajo duro y aplicado que comienza con la planeación, consideración de los elementos contribuidores, aplicación de procesos disciplinados y herramientas, y nunca, nunca, termina. Alcanzar la calidad en los proyectos no es una cuestión de suerte o coincidencia, es un asunto de gerencia…..” Rose Kenneth H. Rose

Kenneth H. Rose, PMP, has more than 35 years of hands-on experience in high technology development and project management and in the development and implementation of quality improvement programs, innovative performance measurement procedures and strategic plans. He is also an experienced trainer in project management, organizational development and leadership. Mr. Rose is an active member of Project Management Institute and serves as book review editor of Project Management Journal. He is also a senior member of the American Society for Quality, an ASQ Certified Quality Manager and a life member of the National Defense Industrial Association where he served as past chairman of the robotics division.

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¿Preguntas?

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138

Material de Estudio

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