Manual Valery Nomina 2015

TUTORIAL

Nómina La información contenida en este documento representa el punto de vista actual de CYBERNETIX SERVICIOS VENEZUELA en los temas discutidos en la fecha de publicación. Debido a que CYBERNETIX debe responder a las fluctuantes condiciones del mercado, no se debe interpretar como un compromiso de CYBERNETIX, y CYBERNETIX no puede garantizar la exactitud de cualquier información presentada después de la fecha de publicación.

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Manu Ma nu a l d e Usu U su a rio V al a l er e r y ® S o f t w a r e A d m i n i s t r at at i v o ( Mod u lo d e Nóm Nóm ina) El presente manual, tiene como objetivo ayudar al usuario a la generación de los recibos de pago para el cálculo de su nómina, así como las configuraciones fundamentales para el cálculo de una nómina, para la cual se tomará como referencia el tipo de nómina "Quincenal". El módulo de nómina cumple con toda la normativa exigida en cuanto a régimen de Prestaciones Sociales, Vacaciones, Utilidades y Nómina Regular según la

Ley

Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras promulgada por el Ejecutivo Nacional en Mayo 2012. Además, ofrece la alternativa de agregar nuevos conceptos y realizar modificaciones a los que ya trae por defecto, y de esta forma adaptarlos a los métodos de la organización.


Nómina

Para llevar a cabo, la generación de los recibos en el cálculo de Nómina de debe conocer lo que es un recibo de pagos.

Nota: un recibo de pago, es una constancia que sirve para certificar certif icar que se ha pagado por un servicio.

De igual forma, dentro de la Ley Orgánica del Trabajo de los Trabajadores y las Trabajadores, en su artículo 106 expresa lo siguiente:

Recibo de pago

Artículo 106. El patrono o patrona otorgará un recibo de pago a los trabajadores trabajadores y trabajadoras, cada vez que pague las remuneraciones y beneficios indicando el monto del salario y, detalladamente, lo correspondiente a comisiones, primas, gratificaciones, participación participación en los beneficios o utilidades, utilidades, bonificación bonificación de fin de año, sobresueldos, sobresueldos, bono bono vacacional, recargos por días feriados, horas extraordinarias, trabajo nocturno y demás conceptos salariales, así como las deducciones correspondientes. El incumplimiento de esta obligación hará presumir, salvo prueba en contrario el salario alegado por el trabajador o trabajadora sin menoscabo de las sanciones establecidas en esta Ley.


Por otro lado, debemos conocer las partes que conforman un recibo de pago:

Encabezado, Encabezado , representa la información del empleado obligatoria para la generación de recibos entre las cuales se destacan: 

Nombre completo del empleado.



Fecha de Ingreso.

Cargo.



Rif.





Fecha y periodo del pago.



Sueldo Diario.

Sueldo.



Cuerpo, Cuerpo, contiene las el desglose de las asignaciones y deducciones percibidas por el trabajador las cuales determinan los ingresos para el cálculo de la nómina. Asignación: Asignación: representa representa el salario y las bonificaciones bonificaciones percibidas percibidas por el empleado. empleado. Deducciones: indica la retención de porcentajes del salario por conceptos de ley.


Estas asignaciones y deducciones son aplicadas mediante conceptos, los cuales permiten definir cada una de las bonificaciones y deducciones que aplican para el empleado y que permiten identificar y describir el ingreso percibido. Entre los conceptos más comunes para los recibos de pagos se encuentran:

Sueldo.





Seguro social Obligatorio. Obligatorio.



Paro Forzoso.



Fondo de Ahorro Obligatorio para la vivienda.



Comisiones.



Días no trabajados, entre otros.

Estos conceptos para el sistema Valery pueden diferenciarse por la función que cumplen: Concepto Variable: representa aquellas asignaciones o deducciones que van a depender del empleado es decir, corresponde a un cálculo de nómina en particular, como por ejemplo Bono Alimenticio ó Días Feriados Trabajados, donde se debe definir el número de días que aplican en ese momento en particular. Concepto Fijo: corresponde a los conceptos programados sobre el sistema mediante una fórmula definida la cual será aplicada al trabajador por cada cálculo de nómina, como por ejemplo Seguro social Obligatorio.

Totalización, Totalización , permite identificar el total de los ingresos percibidos, así como la validación de la empresa y del empleado.


Para comenzar, debemos determinar el tipo de nómina a trabajar:

¿Cómo seleccionar el Tipo de nómina?

Paso N° 1 El primer paso a realizar, en la configuración de la Nómina es seleccionar el tipo de nómina con el que se va a trabajar, para lo cual debe dirigirse a la opción de menú: Nómina – Nómina –> > Seleccionar Tipo de Nómina. (Ver imagen).

Nota: Para este manual se tomará tipo de nómina “Quincenal” Quincenal ”.

Paso N° 2 Al hacer click, en esta opción “Seleccionar Tipo de Nómina” saldrá una ventana en la cual debe seleccionar la nómina a utilizar, y presionar F9 Aceptar.

Observación: en el sistema Administrativo Valery Software, puede hacer uso de diferentes tipos de nómina simultáneamente solo deberá seleccionar el tipo de nómina para realizar los cambios durante cada proceso.


¿Cómo Registrar los trabajadores?

Para registrar los trabajadores, en el tipo de nómina seleccionada se deben seguir los siguientes pasos:

Paso N° 1 Dentro del módulo de nómina, en la opción de menú: Nómina -> Ingreso Trabajadores , encontrara dos opciones para realizar la carga de los trabajadores, (Ingreso Rápido de Trabajadores e Ingreso de Trabajadores), como se muestra en la imagen siguiente:

Nota: La diferencia que existe entre los dos métodos para el ingreso del trabajador, viene ligado a la cantidad de información que se puede ingresar de dicho trabajador durante su registro (datos del empleado).

Por ejemplo: -

En el método “Ingreso Rápido de Trabajadores” , solo se puede ingresar los datos fiscales de la persona, sueldo, cargo, fecha de ingreso y tipo de prestaciones; por otro lado en el caso de “Ingreso de Trabajadores”, se podrá ingresar una mayor cantidad de información asociada a dicho trabajador.

-

Por lo cual, para efectos efectos de manual manual se se tomara como referencia el registro del empleado mediante la opción de “Ingreso de Trabajadores”.


Observación: Observación : Formulario de registro de trabajador mediante la opción de “Ingreso rápido de Trabajadores”, ver imagen siguiente:

Formulario de registro de trabajador mediante la opció n de “Ingreso de Trabajadores”, ver imagen siguiente:

Paso N° 2 Dentro de este formulario “Ingreso de Trabajadores”, Trabajadores” , debe colocar el código del trabajador (se recomienda usar su número de cedula de identidad ó RIF), y presiona ENTER, además se debe cargar todos los datos del trabajador (Nombres, Apellidos, Cedula de identidad, entre otros):


Nota: Adicionalmente, puede incluir la Foto del empleado utilizando el acceso de Ct+F INCLUIR, INCLUIR, para buscar la imagen.

Paso N° 3 Adicionalmente, Adicionalmente, debe ingresar ingresar los datos del contrato (Fecha de ingreso, Sueldo, Cargo, entre otros), como se muestra en la siguiente imagen:


Paso N° 4 Se debe verificar la siguiente pestaña de “Conceptos”, “Conceptos” , la cual nos muestra los conceptos de: Asignaciones, Deducciones y Patronales, como se muestran en el siguiente gráfico:

Nota: En este punto, solo deberá destildar o tildar los conceptos que aplican para el trabajador en específico. Además, los conceptos son seleccionados para cada trabajador en específico. específico.

Paso N° 5 De igual forma, en la pestaña siguiente “Constante” debe colocar los días de pago de utilidades, como se muestra a continuación:


Paso N° 6 Presione “F9 Registrar”, para finalizar la operación y guardar el trabajador.

Observaciones: Observaciones :

1-

Para poder eliminar un trabajador se debe escribir su número su código (cedula de de identidad ó RIF) y presionar ENTER para que se muestren todos sus datos, y presionamos el botón F6 Eliminar: Eliminar :

2-

Cabe destacar, que una vez se hayan efectuado movimientos sobre un trabajador (calculo de Nómina, Vacaciones, Utilidades, entre otros) este no podrá ser eliminado, por lo cual se debe colocar en estatus INACTIVO, como se muestra en la siguiente imagen:


¿Cómo Crear Cargos? Esta opción permite indicar la ocupación del empleado dentro de la empresa, el cual representa información obligatoria para el recibo de pago de acuerdo a la Ley. En Valery Administrativo, se encuentran cinco (05) cargos por defecto los cuales son: Gerente, Administrador, Vendedor, Asistente, Cajero (a). En caso de requerir crear otros cargos adicionales para el registro de un trabajador debemos seguir los siguientes pasos:

Paso N° 1: Seleccionar la opción de menú : Nómina - Inicio - Cargos.

En este formulario, que nos mostrara debe ingresar el código del cargo así como la descripción del mismo y se procede a presionar F9 Registrar para completar el proceso.


¿Cómo crear conceptos y asignarlos a los trabajadores?

Paso N° 1 Dirigirse a la opción de menú de conceptos en: Nómina - Conceptos:

Le mostrara el siguiente formulario:

Existen dos formas de crear los conceptos: 1. Concepto sin Fórmula o Variables. 2. Concepto con Fórmula o Fijos.


Caso N° 1: 1: Un concepto sin fórmula, es un mecanismo para colocar constantes o valores fijos dentro del recibo de pago, también se utilizan para solicitar un valor en la hoja de tiempo o de control. Para crear este concepto debe tomar en cuenta lo siguiente:

1- Se ingresa el código del concepto y la descripción del mismo, debe ser una descripción que indique la función que hace este concepto:

2- Se debe seleccionar el tipo de concepto (Asignación, Deducción o Patronal) para el ejemplo Asignación:


3- En el recuadro el campo “Valor sin Fórmula” se escribe un valor “monto” que puede corresponder a un monto, horas o días. Para el ejemplo tomaremos 250,00.

4- El campo de Unidad, se especifica la denominación (unidad de medida) para el concepto: horas, días o un monto (en función al punto anterior). Para el ejemplo tomaremos la opción de Horas.


5-

Lo que ingrese en el campo “Base del cálculo” cálculo ” es multiplicado por valor del campo valor sin formula, en este caso se tomara como referencia 1.

6- En la sección derecha tenemos una serie de opciones para seleccionar , donde usted decide como y donde aplicar el concepto que estamos creando.


Notas: a. Se recomienda que si desea desea aplicar un concepto el cual es variante para cada cálculo de nómina, nó mina, tildar la opción de “¿Usa en hoja de control?”. b. Si es necesario que dicho concepto concepto se muestre en el recibo de pago, seleccionar la opción de “Se imprime en detalle”. c. Además,

puede tildar las opciones a las que aplica este concepto, como por

ejemplo: Vacaciones, utilidades, Liquidación, entre otros.

7- Posteriormente, Posteriorme nte, Presiona F9 F9 Registrar y le mostrara el siguiente mensaje al cual debe presionar YES.

8- Por último, le mostrara la siguiente siguiente ventana, en la cual se debe seleccionar seleccionar el grupo de conceptos al cual será asociado (se deberá seleccionar las nóminas a las cuales podemos utilizar este concepto). concepto).

Para completar el proceso, presionar F9 Aceptar. http://www.valery.com

Caso N° 2: 2 : Crear un concepto con fórmula, es un mecanismo para colocar un valor variante dentro del recibo de pago. Para crear el concepto de tomar en cuenta lo siguiente:

1- Se ingresa el código del del concepto y la descripc descripción ión del mismo, debe ser una descripción que indique la función que hace este concepto:

2- Se debe seleccionar el tipo de concepto (Asignación, Deducción o Patronal) para el ejemplo Asignación:


3- Unidad: se especifica la unidad de medida medida para para el concepto si es hora, días días o un monto. Para el ejemplo tomaremos la opción de Horas.

4- Se determina la frecuencia de pago del concepto, y se elimina la que no son necesarias, utilizando el signo menos (-) en la parte inferior de la pantalla.


5- En la sección derecha tenemos una serie de opciones para seleccionar, donde usted decide como y donde aplicar el concepto que estamos creando.

Notas: a. Si es necesario que dicho concepto concepto se muestre en el recibo de pago, pago, seleccionar la opción de “Se imprime en detalle”. b. Además,

puede tildar las opciones a las que aplica este concepto, como por

ejemplo: Vacaciones, utilidades, Liquidación, entre otros.

6- Posteriormente, Posteriorme nte, seleccionamos la pestaña de “Formulas” (Ver imagen), se escribe la formula como por ejemplo: ejemplo : ((Sueldo /30)/8*1.5), y presiona el botón “probar” para la verificar la sintaxis de la formula.

7- Presionamos F9 Registrar.


Asignar un nuevo concepto a un trabajador

1- Dirigirse a la ficha del del trabajador trabajador , en la pestaña de “Conceptos “C onceptos”, ”, allí elegimos que tipo de concepto queremos agregar (Asignación, Deducción o Patronal) y debe presionar el botón “Agregar Concepto”:

2- Selecciona el concepto que desea desea agregar al trabajador y por por último presiona F9 Registrar para completar esta operación.


Hoja de Control Una vez seleccionado el tipo de nómina y haber registrado los trabajadores se procede a crear la hoja de control, en la cual le permitirá agregar o establecer la cantidad de conceptos adicionales al Salario que se deben cancelar al trabajador como: Horas extras, Feriados laborados, Días no trabajados, entre otros aplicados a un trabajador.

Paso N° 1 Seleccionamos la hoja de control, para lo cual nos dirigimos a la opción de menú: Nómina -> Hoja de Control.

Paso N° 2 Le proporcionamos un código y presionamos ENTER, de esta forma podremos apreciar el período al que corresponde dicha hoja de tiempo o control; y se cargan todos los trabajadores automáticamente registrados en ese tipo de nómina:


Paso N°3 Posteriormente, se debe agregar las cantidades a los conceptos (horas, días o motos); Este proceso se efectúa por trabajador, por ejemplo: Horas Extras diurnas y Días no trabajados, como lo muestra la imagen:

Nota: si ninguno de los trabajadores trabajadores posee algún concepto a cancelar adicional de los que se muestran en la hoja de control, de igual forma debe registrar una hoja de control en blanco, es decir le colocamos un código y presiona F9 registrar (Este proceso debe repetirse para cada cálculo de nómina).

Paso N°4 Presiona F9 registrar para guardar el hoja de control con las modificaciones aplicadas.

Observación: Observación : Este alternativa de crear una Hoja de Control para cada cálculo de nómina puede ser opcional, siempre y cuando se le indique al sistema por medio de sus propiedades que no es necesaria la hoja de control para procesar la nómina.

Para que el uso de la hoja de control no sea obligatorio, es necesario habilitar la siguiente propiedad:

Entre las Propiedades Generales del sistema, debemos ubicar el número 11012, que indica: Requiere la hoja de control para procesar nómina. Dicha propiedad se debe colocar su valor en NO.


¿Cómo Calcular Nómina Regular?

Por medio de esta opción, podremos generar el cálculo de las nóminas e imprimir los recibos de pago de cada trabajador.

Paso N° 1 Una vez creada la Hoja de Control se debe realizar el cálculo de Nómina, para lo cual nos dirigimos a: Nómina – Nómina – Cálculo Cálculo de Nómina.

Al seleccionar seleccionar Cálculo de Nómina, Nómina, saldrá una nueva ventana ventana con con los siguientes siguientes datos: 

Código y descripción en la parte superior superio r el cual se generará de forma automática.



Tipo Nómina se detectará automáticamente.




Paso N° 2 Se debe seleccionar la hoja de control que se haya creado para el rango de la fecha de la nómina a calcular e indicar la fecha de pago.



Hoja de Control: Corresponde a la hoja de tiempo creada previamente asociada al periodo que se desea calcular.



Fecha de pago: se debe indicar indicar la fecha de pago de la nómina.


Paso N° 3 Posteriormente, presionamos el botón “F7 - Calcular Prenómina”, adicionalmen te presionamos “YES” en la pantalla siguiente. ( Ver Imágenes siguientes):

Nota: De esta forma se mostrara los recibos de pagos de los empleados y un informe general de la nómina (Prenómina) con la sumatoria total de los salarios de todos trabajadores y los cálculos de asignaciones, deducciones y patronales por cada empleado. Prenómina: La Prenómina nos permite emitir reportes y validaciones para verificar que nuestra captura y cálculos están correctos antes de hacer el proceso final. En caso de que haya un posible error, podemos cancelar el proceso y correr varias veces la prenómina sin ninguna limitante, hasta obtener los resultados esperados.


Paso N° 4 Una vez generada la Prenómina, como se aprecia en la imagen. El proceso siguiente es imprimir la misma para su validación (opcional) en el botón de “F8 Imprimir” o cerrar el proceso para culminar la transacción en F9 Cerrar Nómina”. Nómina” .

Observaciones: Observaciones : -

Al Imprimir Imprimir solo la Prenómina, Prenómina, usted usted podrá podrá realizar realizar cualquier cualquier cambio cambio y realizar la prenómina el número de veces necesarias para obtener el resultado esperado.

-

Al cerrar la nómina, nómina, este es un proceso irreversible, el cual guardara los saldos saldos mostrados al historial del empleado. empleado.


Paso N° 5 Presionamos el botón “F9 Cerrar Nómina”, para culminar la opera ción, sin embargo se mostrara un mensaje de confirmación al cual debemos presionar “YES”.


¿Cómo Cargar el Historial de Asignaciones y Deducciones por Trabajador?

En historia del trabajador, corresponde al los Sueldos, Asignaciones y Deducciones mensuales percibidas por los trabajadores en periodos anteriores al uso del sistema Valery, por medio del cual permite generar el informa de Prestaciones Sociales, Liquidación, Liquidación, entre otros.

Paso N° 1 Una vez creado el trabajador, es necesario agregar agregar el historial de salarios anteriores al uso del sistema Valery. Para llevar a cabo, este método seleccionamos la opción de menú: Nómina – – Nómina Histórica - Historial de Asignaciones y Deducciones por Trabajador:


Paso N° 2 Se mostrara un formulario donde tenemos que seleccionar al trabajador que le vamos a ingresar el histórico de su nómina y además, colocar el año que vamos a registrar.

Paso N° 3 El paso siguiente, es escribir el sueldo del empleado correspondiente a cada mes, en este caso será desde Enero del 2012 (Fecha de ingreso del empleado de este ejemplo) hasta Diciembre del 2012, hasta llegar a la fecha en la que comenzaremos a calcular las nóminas de este trabajador con el sistema Valery.

Nota: Esto Nota: Esto se debe realizar con todos los años que tenga el empleado trabajando con la empresa. Es importante debido a que estos datos ingresados el sistema Valery Valery los toma en cuenta para el cálculo de las prestaciones sociales .


Paso N° 4 Cuando estemos seguros que ya registramos el histórico completo hacemos clic en la opción “F9 Cerrar Nómina” para guardar los datos ingresados.

Observación: Observación : Repetir este proceso con cada empleado de la empresa que haya comenzado a laborar antes de haber adquirido el Software Valery Administrativo.


¿Cómo crear Préstamos?

Paso N° 1 Dentro del módulo de nómina, en la opción de m enú: Nómina -> Préstamos y Vales , se debe seleccionar la alternativa de “Préstamos”, como se muestra en la imagen siguiente:

Paso N° 2 En el formulario siguiente, debe seleccionar el trabajador al cual se le va a realizar el préstamo:


Paso N° 3 Ingresamos los datos para el préstamo: 1- Descripción: Descripc ión: se debe agregar un detalle del motivo del préstamo, el cual saldrá saldrá impreso en el recibo. 2- Fecha de Aprobación. 3- Monto del Préstamo. 4- Número de Cotas: representas el número de cuotas o deducciones en la que el empleado va a cancelar dicho préstamo. 5- Fecha de 1ra Cuota: indica la fecha a partir de la cual se comenzara a deducir el préstamo.

Paso N° 4 Presiona “Registrar” para co mpletar el proceso

Nota: Nota: Una vez comenzado a deducir un prestado este no podrá ser eliminado.


Cálculo de Vacaciones

1. Desde el módulo de nómina hacer click sobre el ícono “Cálculo de Vacaciones”

2. En el campo descripción debe escribir el motivo de las vacaciones o la descripción para la misma razón. 3. En el recuadro del lado izquierdo, en la columna “ Código Trabajador” presionar F12 o hacer clic en los tres (…) puntos del campo y elegir el trabajador al que se le realizara el cálculo de vacaciones. 4. Seguido del paso anterior anterior en la misma fila donde seleccionamos el trabajador debemos colocar la fecha de salida y la fecha de entrada de las vacaciones (este periodo es muy importante ya que si posee vacaciones vencidas, se debe indicar el rango de fecha correcto para el trabajador seleccionado). 5. Por último, presionar F7 o hacer clic sobre el botón “ Calcular Prenómina” Prenómina ” para realizar el cálculo de las vacaciones y a continuación le mostrara el cálculo cálculo de la Vacaciones mediante un reporte que podemos imprimir, en caso de estar correcto hacer click en Cerrar Nómina.


¿Cómo Calcular Utilidades? 1. Desde el módulo de nómina hacer click en “Cá “Cálculo de utilidades”

2. Seleccionar la fecha de pago del lado izquierdo de la misma ficha.

3. Presionar el botón botón F7 o hacer click en el botón “Calcular Prenómina” para realizar el cálculo de nómina de utilidades y a continuación le mostrara el cálculo de Utilidades por trabajador en caso de estar correctos hacer click en Cerrar Nómina y se generarán los recibos de pagos correspondientes.


Cálculo de Liquidación

1. En el módulo de nómina hacer click en “Cálculo de Liquidación”

2. Elegir el código del trabajador al que desea realizarle la liquidación 3. Elegir la fecha de pago y la fecha de retiro del trabajador. 4. Elegir el motivo del retiro del trabajador (Despido, (Despido, Renuncia, Fallecimiento Fallecimiento o Jubilación) 5. Presionar F7 o hacer clic k en “Calcular “Calcular Prenómina” Prenómina ” para realizar el cálculo de la liquidación del trabajador y a continuación se mostrara el cálculo correspondiente por Liquidación en caso de ser correcto Cerrar Nómina.


Reportes de Nómina Para el módulo de Nómina, podrá consultar diferentes reportes a partir de la información cargada en los formularios anteriores, entre los cuales se destacan:



Listado de Cargos: permite visualizar todos los cargos existentes.



Listado de Conceptos: permite visualizar todos los conceptos existentes.



Listado de trabajadores: permite visualizar todos los trabajadores registrados en sistema con datos básicos como cédula, nombre y apellido, fecha de nacimiento, teléfonos, cargo, fecha de ingreso, situación y sueldo. En el mismo se pueden agregar columnas adicionales.



Listado de cumpleañeros del mes: permite visualizar los trabajadores cumpleañeros del mes.



Vacaciones vencidas: permite visualizar los trabajadores traba jadores con vacaciones vencidas.



Resumen de cobro de vales a trabajadores: permite visualizar visualiz ar los vales emitidos a los trabajadores con el monto total así como el monto que ha cancelado el trabajador a la fecha.



Prestaciones Prestaciones Sociales: permite permite visualizar las prestaciones prestaciones sociales sociales acumuladas acumuladas por trabajador desde su fecha de ingreso para que este reporte se muestre correctamente si el trabajador tiene como fecha de ingreso anterior al uso de Valery debe registrar el historial de asignaciones y deducciones por trabajador. (Ver página 14)



Reporte acumulado de nómina: nómina: permite visualizar las nóminas de los trabajadores de forma detallada con las asignaciones, deducciones y patronales del trabajador.



Reporte acumulado por conceptos: permite visualizar el total de asignación, as ignación, deducción, y/o patronal de cada concepto por nómina.



Formato de permisos laborales: cuenta con este formato en caso de solicitud de permiso de algún trabajador.



Formato de constancia de trabajo: trabajo: cuenta con este este formato simple en caso de de que algún algún trabajador requiera una constancia de trabajo.



Recibo de Pago de Nómina Nómina Patronal: permite visualizar los aportes patronales de cada nómina.


Manual Valery Nomina 2015

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