Manual de Valery®

Manual de Usuario de Valery® Software Administrativo La información contenida en este documento representa el punto de vista actual de Cybernetix de Venezuela, C.A. en los temas discutidos en la fecha de publicación. Debido a que Cybernetix debe responder a las fluctuantes condiciones del mercado, no se debe interpretar como un compromiso de Cybernetix, y Cybernetix no puede garantizar la exactitud de cualquier información presentada después de la fecha de publicación. Todas las marcas nombradas en este documento son marcas comerciales o registradas de sus respectivos fabricante.

Este documento tiene únicamente fines informativos.

Copyright © Agosto, 2002 por Cybernetix de Venezuela, C.A. Todos los Derechos Reservados.

Bienvenido De parte de todo el equipo de desarrollo de Valery® Software administrativo le damos gracias por elegirnos como su software de gestión empresarial. Le informamos que Valery® le ayuda a controlar los procesos administrativos de Facturación, Control de Inventario y Cuentas por Cobrar así como los procesos de Compras y Cuentas por Pagar y le dará un resumen de las operaciones de su empresa a tráves de los reportes gerenciales. Cabe destacar que Valery® es un producto hecho en Venezuela, desarrollado por un equipos de profesionales Venezolanos a su servicio. Por último le invitamos a leer y analizar detenidamente este manual con la finalidad de implementar correctamente el sistema. Cualquier sugerencia ó duda comuniquese con nosotros a traves del foro de preguntas y respuestas de http://www.valery.com ó a tráves del correo electronico [email protected]

Documentación de Valery® 2.x Estándar. El sistema de documentación de Valery® consiste en este Manual de Usuario, en la Guía de inicio incluida en la caja de Valery® y en los boletines técnicos públicados periodicamente en el Foro de Preguntas y Respuestas de http://www.valery.com.. Por tal motivo le invitamos a visitar periodicamente nuestro http://www.valery.com sitio web. Este manual contiene información necesaria para instalar y configurar correctamente Valery® de acuerdo a las necesidades de su empresa.

Bienvenido De parte de todo el equipo de desarrollo de Valery® Software administrativo le damos gracias por elegirnos como su software de gestión empresarial. Le informamos que Valery® le ayuda a controlar los procesos administrativos de Facturación, Control de Inventario y Cuentas por Cobrar así como los procesos de Compras y Cuentas por Pagar y le dará un resumen de las operaciones de su empresa a tráves de los reportes gerenciales. Cabe destacar que Valery® es un producto hecho en Venezuela, desarrollado por un equipos de profesionales Venezolanos a su servicio. Por último le invitamos a leer y analizar detenidamente este manual con la finalidad de implementar correctamente el sistema. Cualquier sugerencia ó duda comuniquese con nosotros a traves del foro de preguntas y respuestas de http://www.valery.com ó a tráves del correo electronico [email protected]

Documentación de Valery® 2.x Estándar. El sistema de documentación de Valery® consiste en este Manual de Usuario, en la Guía de inicio incluida en la caja de Valery® y en los boletines técnicos públicados periodicamente en el Foro de Preguntas y Respuestas de http://www.valery.com.. Por tal motivo le invitamos a visitar periodicamente nuestro http://www.valery.com sitio web. Este manual contiene información necesaria para instalar y configurar correctamente Valery® de acuerdo a las necesidades de su empresa.

Capitulo 1 Recomendaciones para poner a funcionar a Valery® Este capitulo explica las consideraciones a tomar en cuenta para configurar Valery® correctamente y de acuerdo a las necesidades de su empresa. Se recomienda leer y analizar detenidamente este capitulo antes de comenzar el proceso de carga de datos iniciales ya que existen parametros que no se pueden cambiar luego de puesto en marcha el sistema. Carga de Datos Para poder utilizar Valery®, es necesario realizar la carga inicial de datos, este proceso consiste en ingresar información en las fichas del sistema, ubicadas en la opción de Menú “Fichas”. Debe ingresar información referente a: Proveedores, Clientes, Vendedores, Inventario de Productos Terminados, Los Servicios que presta la Empresa, Usuarios del Sistema, etc. Este proceso es fundamental para poder emitir facturas de ventas, procesar facturas de compras y para cualquier operación que desee realizar con el sistema Valery®. A continuación le suministramos algunas sugerencias a tomar en cuenta para la correcta configuración del sistema. Con Respecto a la ficha Moneda Valery® tiene la capacidad de mantener los costos y precios de cada producto almacenado en la ficha de productos en moneda extranjera (Dolares, Pesos, Euros) y al realizar una factura, lo precios de estos productos sean convertidos en moneda nacional (Bolivares) Por ejemplo: Fijese en lo siguiente:

Producto A B C

Moneda Dolares Pesos Bolivares

Precio 100.00 100.00 100.00

Y en la Ficha Monedas usted tiene asignado los siguientes factores de cambios por Cada Bolivar.

Moneda Dólar Peso Bolivares

Factor de Cambio por Bs. 1400.00 Bs/Dólar 0.55 Bolivares/Peso 1.00 Bs/Bs

Cuando usted realiza la factura con los tres productos descritos anteriormente, el sistema toma cada producto y multiplica su costo y precio por el factor de cambio de la moneda que tiene asignada. Quedando el resultado de la siguiente forma:

Producto Factor de Cambio A B C

1400.00 0.55 1.00

Precio Moneda Extranjera multiplicado por el Factor 100.00 x 1400.00 100.00 x 0.55 100.00 x 1.00

Precio Resultante 140,000.00 55.00 100.00

Para poder utilizar esta caracteristica de Valery® debe realizar lo siguiente: (1)

Crear las tres monedas, en la ficha de “Monedas” y asignarle el respectivo factor de cambio. (2) La primera Moneda que cree debe ser la Local o Nacional y debe asegurarse de seleccionar la opción “Moneda Predeterminada Local” (3) Luego, al registrar un producto en la ficha de “productos terminados” debe asignarle la respectiva moneda extranjera. Nota: El sistema incluye tres monedas por defecto. Bolívar, Dólar y Euro.

Con Respecto a la ficha Inventario

Decida que tipo de código va a utilizar para identificar los Articulos o Productos Terminados Valery® utiliza un código principal para identificar los productos dentro del sistema y tiene la capacidad de asignarle a ese código principal varios códigos alternativos. Valery® acepta cualquier combinación de números y letras hasta 20 caracteres. Decida si va a utilizar Códigos Alternos al Código Principal en la ficha de productos. Por ejemplo: Usted puede crear una ficha de producto con el código interno de su empresa y puede asignarle dos códigos alternos con códigos de barras. Cuando usted intenta localizar un producto en el punto de venta, puede utilizar cualesquiera de los tres códigos.

Código Principal 001-002001

Descripción

Códigos Comentarios Alternos Ratón Óptico 471026820320 Código de Barra de Formato GENIUS® 9 EAN13 NETSCROLL USB/USB&PS/2 09116320320 Código de Barra de Formato UPC

Recomendaciones: En la actualidad casi todos los productos incorporan un código de barra, es recomendable aprovecharlo y asignarlo como código principal de un articulo o producto, con la finalidad de evitar el proceso de etiquetar. Si por alguna casualidad al producto le cambian el PLU ó Código de Barra puede asignarle el nuevo código como un código alterno. Importante En caso que desee imprimir sus propias etiquetas de un código ideado por usted, debe modificar, con ayuda del editor de reportes, el formato de la etiqueta para que utilice el estándar de código de barra “CODE-39”. Este estándar tiene la limitante de imprimir etiquetas grandes, por tal motivo no es practico utilizarlo para etiquetas muy pequeñas. Para mayor información de cómo modificar etiquetas de código de barra léase la sección de “preguntas y respuestas frecuentes”.

Verifique el Impuesto a las Ventas

Por omision Valery® trae configurado el 14.5%, esto lo puede verificar en la opción de menú: “Utilidades Propiedades Generales” 1. 2. 3. 4. 5.

Haga clic en la opción de menú: Utilidades/Propiedades Generales Seleccione la pestaña “Parametros Generales” y Seleccione el módulo Inventario. Ubique la Opción: “Porcentaje de Impuesto por Defecto” Ingrese el Porcentaje del IVA. Presione la tecla ACEPTAR.

Decida cómo calcular los precios Valery® utiliza dos metodos para incrementar por medio de un porcentaje los precios sobre el costo. El metodo en base al costo y el metodo en base al precio. Si selecciona el Metodo en base al costo: los precios serán calculados de la siguiente forma: Si el Costo es Bs. 100.00 y usted desea incrementar el precio en 10% el resultado será 110.00 Para el Metodo en base al costo se utiliza la siguiente formula: Nuevo Precio = Precio + ( Precio * ( Utilidad / 100 ) ) Nuevo Precio = 100 + (100*(10/100)) Nuevo Precio = 110.00 Si selecciona el Metodo en base al precio los precios serán calculados de la siguiente forma: Si el Costo es Bs. 100.00 y usted desea incrementar el precio en 10% el resultado será 111.11 Para el Metodo en base al precio se utiliza la siguiente formula: Nuevo Precio = Precio / (100-Utilidad) / 100 Nuevo Precio = 100 / (100-10)/100 Nuevo Precio = 111.11 Para seleccionar el metodo de utilidad requerido haga lo siguiente:

1. 2.

Haga clic en la opción de menú: Utilidades/Propiedades Generales Seleccione la pestaña “Parametros Generales” y Seleccione el módulo Inventario. Ubique la Opción: “Método de Calculo de Utilidad” Seleccione el metodo deseado. Presione la tecla ACEPTAR.

3. 4. 5.

Seleccione el Método de Valuación de Inventario Por omisión Valery® utiliza para la valuación del Inventario y para el cálculo de la utilidad en venta el Método en base al Costo Promedio. Sin embargo tambien se puede utilizar el Método en Base al Ultimo Costo, en futuras versiones se tiene planificado extender la capacidad del sistema a los metodos PEPS y UEPS. Para cambiar el metodo de valuación del inventario haga lo siguiente: 1. Haga clic en la opción de menú: Utilidades/Propiedades Generales 2. Seleccione la pestaña “Parametros Generales” y Seleccione el módulo Inventario. 3. Ubique la Opción: “Método de Costeo del Inventario” 4. Seleccione el metodo deseado. 5. Presione la tecla ACEPTAR. Defina la Estructura del Costo del Producto Para el calculo de la utilidad bruta en Valery® se utiliza, bien sea para el metodo de Costo Promedio o para el metodo de Ultimo Costo se utiliza el Costo Calculado. El Costo Calculado esta conformado por la siguiente Formula: Costo Calculado = Costo Unitario o Proveedor + Otros Costos

Otros Costo se subdivide en: • • •

Costo por Desperdicio o Merma. Costo Operativos. Costo de Manejo.

Partiendo de lo Anterior es recomendable que separe el Costo del Proveedor o el Precio de Lista del Proveedor y agregue los Costos por otros Conceptos en el campo “Otros costo”.

Decida si el Producto utiliza Decimales. Valery® puede permitir o no utilizar decimales. Dependiendo del Producto puede decidir si utiliza esta opción. El uso de esta caracteristica depende del tipo de producto y de cómo lo venda. Por ejemplo si el producto se vende por kilos y gramos o por kilos o metros debe utilizar decimales. Si por el contrario es un producto indivisible no debe utilizar decimales. Esto disminuye drásticamente errores en el inventario y en la elaboración de facturas. Decida si el Producto utiliza Seriales Valery® permite asignarle a cada producto en existencia un serial, por ejemplo si usted tiene 05 Televisores Marca “X” tiene que ingresarle al sistema 05 seriales. Posteriormente cuando emita una nota de entrega o una factura con este producto debe especificar el serial que esta entregando o facturando, al igual ocurre en compras, cuando reciba este producto debe ingresar los seriales. Para habilitar el control de Seriales en el Producto Seleccione en la Ficha la Opción: “Utiliza Seriales” Decida si el Producto se Vende en 2 unidades de Medida Diferentes Valery® Permite Facturar un Producto en 2 unidades Diferentes, por ejemplo: Rollos y Metros ó Cajas y Botellas. Tomemos como ejemplo el de Cajas y Botellas: a) Abra la Ficha de Productos e ingrese un código nuevo, por ejemplo: i) Código: CERVEZA FRIA ii) Nombre: CERVEZA FRIA iii) UNIDAD PRINCIPAL: CAJA b) Haga clic en la Pestaña: Costos/Precios de la Ficha Producto i) Ingrese el Costo por Caja ii) Ingrese los Precios Por Caja iii) Luego en la sección “2.- Unidades” Seleccione (1) Unidad Principal CAJA y como: (2) Unidad Secundaria BOTELLA (3) Factor de Conversión: 36 y seleccione BOTELLA/CAJA Automaticamente el sistema actualiza los precio de la caja en botellas. Esto lo puede observar en la pestaña “ Unidad Alterna”. Observe que el sistema dividio el costo y los precios de la unidad CAJA entre el Factor de Conversión. Sin embargo usted puede cambiar los costos y los precios de la cerveza por Botellas.

Posteriormente usted puede alternar el precio del producto en el módulo de venta o punto de venta con la tecla [CTRL+F5], es decir, al presionar esta tecla el precio del producto CERVEZA FRIA cambia entre el precio por caja y el precio por botella. Decida el Tipo de Redondeo y el Tipo de Precio de Venta. El sistema permite o no redondear los precios de venta de cada producto, incluyendo o no el Impuesto de Venta. 1. Haga clic en la opción de menú: Utilidades/Propiedades Generales 2. Seleccione la pestaña “Parametros Generales” y Seleccione el módulo Inventario. 3. Ubique la Opción: “Metodo de Redondeo General del Sistema” 4. Seleccione el tipo de redondeo. 5. Presione la tecla ACEPTAR. El Procedimiento anterior aplica un metodo general para todos los productos del sistema, sin embargo puede aplicar un redondeo particular por cada producto. Por último seleccione por producto el tipo o nivel de precio de venta que desea aplicar cuando realice una factura. Recuerde que existen 4 niveles de precios por producto. Tome en cuenta que el tipo o nivel de precio seleccionado en esta ficha prevalece sobre el tipo de precio definido en la ficha de cliente. Decida si va a permitir el manejo de existencia negativa, cuando emita una factura ó una nota de entrega de venta El sistema trae preestablecida la imposibilidad de manejar existencia negativa, pero si su empresa desea permitir el manejo de existencia negativa, active los siguientes parámetros, que se encuentran disponibles en la opción de menú “Utilidades” -> “Propiedades Generales”.: 1. 2. 3. 4.

Permite Presupuestar productos con existencia CERO. Permite Facturar / Despachar productos sin existencia disponible. Permite Comprometer productos sin existencia disponible. Permite Facturar existencia comprometida.

Con respecto a la ficha Cliente Decida la Códificación de sus clientes y su clasificación Es muy importante determinar que tipo de codificación va a utilizar sus clientes. Tome en cuenta un tipo de código que el cliente recuerde facilmente, por ejemplo número de cédula, número de rif, o una combinación de números y letras que sea facil de recordar para el usuario del sistema. Con respecto a la clasificación, el sistema permite clasificar sus clientes por Grupo, Zona de Venta y por Vendedor. 1. Con respecto a los Grupos de Cliente, por ejemplo: a) Corporativos b) Detal, etc. 2. Con respecto a la Zona de Venta, por ejemplo: a) Occidente, b) Centro,c) Capital, d) Oriente. Etc. Revise la Ubicación Geografica. Muchas empresas que tiene operación a escala Nacional deben pagar diferentes impuestos municipales o para cualquier operación donde sea necesario utilizar la ubicación geografica, por tal motivo es muy importante clasificar geograficamente a sus clientes, para determinar las ventas por municipio, Decida utilizar utilizar clientes Genericos. Conocer al cliente es muy importante y lo normal es crear un código a cada cliente, con la intención de conocer sus hábitos de compra o simplemente para tener algún contacto posventa con el, pero existen situaciones donde esta metodología es dificil de implementar por diversas razones. Para tales situaciones Valery® permite crear el “Cliente Generico”. Esto quiere decir que usted crea un cliente generico y todas las facturas que usted realice se guardan y se imprimen a nombre del cliente generico. En caso que algún cliente solicite la factura personalizada a su nombre, simplemente presiona la tecla [F3] del módulo de facturación o Punto de Venta y modifica el nombre, el número de rif e ingresa la dirección.

IMPORTANTE No utilice este tipo de cliente para Créditos y Cuentas por Cobrar. Para Clientes Crédito se recomienda crear un código por cada cliente al que se le vaya a asignar crédito.

Para crear un cliente Generico haga lo siguiente: 1. Ingrese el código que le quiera asignar al cliente generico, por ejemplo: 01 2. En Nombre escriba: “Cliente Generico” 3. Seleccione la opción: Permitir Modificar Datos Fiscales al Facturar” para que el sistema sepa que es un cliente Generico. 4. Presione el botón ACEPTAR

TIPS Tambien puede crear un cliente generico anteponiendole al nombre el carácter ?. Ingrese las Condiciones de Venta En las condiciones de venta puede especificar el Limite de Crédito del Cliente y los días de crédito otorgados al cliente. Los días de crédito de cliente determina el plazo máximo de crédito. Si el cliente posee el límite de crédito en “cero”, el sistema asumirá el crédito como “ilimitado”. Tambien debe especificarse el Tipo o Nivel de Precio asignado al Cliente así como cualquier descuento fijo otorgado. En este aparte destaca el porcentaje que le retiene el cliente a su empresa cada vez que le emite un pago. Este porcentaje se especifica en esta ficha y se aplica en el módulo de Cuentas por Cobrar cada vez que registra un pago. El total de retenciones lo puede observar en el Reporte “Retenciones del ISLR de Clientes”. Especifique Datos Fiscales Se entiende por datos fiscales, el RIF, el NIT y la dirección fiscal. También es importante especificar si el cliente CONTRIBUYENTE, EXENTO, EXTRANJERO O NO CONTRIBUYENTE, ETC.

IMPORTANTE Dependiendo a lo que especifique en el campo Denominación Fiscal de la Ficha Clientes el sistema hará lo siguiente:

Denominación Fiscal ó Tipo de Cliente

Desglosa el IVA en la Factura

Columna del Libro Ventas del IVA.

CONTRIBUYENTE

Si

-TOTAL VENTAS CON IVA -CONTRIBUYENTE -TOTAL VENTAS SIN IVA

EXENTO

Coloca el IVA cero EXTRANJERO Coloca el IVA -TOTAL VENTAS SIN IVA cero NO CONTRIBUYENTE Engloba el IVA en -TOTAL VENTAS CON IVA y los precios -NO CONTRIBUYENTE

Opciones En este aparte puede especificar si desea INABILITAR un cliente, No Aceptarle Cheques ó simplemente restringir utilizar un código mediante la solicitud de una clave gerencial.

Con respecto a la ficha Proveedores La ficha de proveedores es muy parecida a la ficha de cliente, destacan el porcentaje de retención del ISLR que se retiene al efectuar un pago en Cuentas por Pagar a un Proveedor.

Con respecto a la ficha Vendedores En la ficha Vendedores lo más resaltante es la configuración para el pago de comisiones. Valery® ofrece las siguientes opciones: •

•

•

Comisión de Venta por Niveles de Precio: permite establecer un porcentaje de venta sobre los precios establecidos, como los son el Precio Máximo, el Precio Oferta, Precio Mayor y Precio Mínimo. Comisión de Cobranzas por Niveles de Precio: al igual que la definición anterior, permite establecer un porcentaje de cobranza sobre los precios ya establecidos, como los son el Precio Máximo, el Precio Oferta, Precio Mayor y Precio Mínimo. Comisiones porcentuales por Rango de Ventas: Esta opción se utiliza para pagar un porcentaje de comisión de acuerdo a un rango acumulado de ventas en el mes, es decir, el sistema acumula las ventas de un período determinado y ubica el porcentaje que corresponde al monto acumulado de ventas. Por ejemplo: Si un Vendedor vendió en el mes 5.000.000,00 se le paga el 7% sobre 5.000.000,00

Rango 1 2 3 4 5 •

Comisiones Porcentuales por Rango de Ventas Montos de Ventas Porcentaje de Comisión De 1.000.000,00 Hasta 3.000.000,00 Paga el 5% de Comisión De 3.000.001,00 Hasta 6.000.000,00 Paga el 7% de Comisión De 6.000.001,00 Hasta 10.000.001,00 Paga el 10% de Comisión De 10.000.001,00 Hasta 15.000.001,00 Paga el 12% de Comisión De 15.000.000,00 Hasta 20.000.000,00 Paga el 15% de Comisión

Comisiones porcentuales por Utilidad de Venta: Esta opción se utiliza para pagar un porcentaje sobre la diferencia entre el precio de venta y el costo. Este tipo de comisión aplica a productos muy costosos donde la utilidad en la venta es muy reducida. Por ejemplo: El Vendedor vendió 12.000.000,00 y el costo de la venta fue de 8.000.000,00. El Porcentaje de comisión se aplica sobre la diferencia es decir 4.000.000,00. Por ejemplo, según la tabla siguiente se aplica el 9%

Comisiones Porcentuales por Utilidad de Venta Rango 1 2 3 4 5

Utilidad en Ventas De 1.000.000,00 Hasta 3.000.000,00 De 3.000.001,00 Hasta 5.000.000,00 De 5.000.001,00 Hasta 8.000.000,00 De 8.000.001,00 Hasta 12.000.000,00 De 12.000.001,00 Hasta 20.000.000,00

Porcentaje de Comisión Paga el 6% de Comisión Paga el 9% de Comisión Paga el 12% de Comisión Paga el 15% de Comisión Paga el 18% de Comisión

•

Comisiones porcentuales por Rango de Cobranzas: Esta opción se utiliza para pagar comisiones por cobros acumulados efectuados, es decir, el sistema acumula los cobros efectuados por un vendedor en un período determinado y dentro de un rango especificado ubica el porcentaje de comisión a pagar. Por ejemplo: El Vendedor cobró 8.000.000,00 de los 12.000.000,00 que tenía en facturas vencidas. El resto de las facturas vencidas se calculan tomando en cuenta la siguiente tabla, pero le rebaja lo indicado en la tabla de tolerancia. El Porcentaje de comisión que se aplica es el 9%, según la siguiente tabla:

Comisiones Porcentuales por Cobranzas Rango 1 2 3 4 5



Días de Tolerancia en Comisiones de Cobranza: Esta opción se utiliza para disminuir las comisiones de cobranzas cuando un vendedor no realiza los cobros en el lapso establecido. Los días establecidos para cobrar se pueden definir como la Fecha de Vencimiento de la Factura o de la obligación más los días de tolerancia. IMPORTANTE: Los días de Tolerancia se aplican si hay comisiones de cobranzas de lo contrario no se aplica. Por Ejemplo: Un vendedor cobro un total de 2.500.000,00 a la fecha de vencimiento 28/02/2002 y debía cobrar 3.500.000,00. Luego logro cobrar 15 días después el 1.000.000 restante. El sistema calcula las comisiones del vendedor de acuerdo a la siguiente tabla: Comisiones de Cobranzas por 1.000.000,00 5% según tabla de cobranzas.

Rebaja por Aplicación de la Tabla de Tolerancia 10% según tabla sobre el 1.000.000,00

Total Comisiones

50.000,00

5.000,00 45.000,00

La comisión aplicada en el ejemplo anterior es la del rango 3 de la tabla siguiente, porque el vendedor realiza el cobro 15 días después de la fecha de vencimiento.

Días de Tolerancia en Comisiones de Cobranza Rango 1 2 3 4 5

Días de Tolerancia De 1 De 4 De 11 De 21 De 31

Hasta 3 Hasta 10 Hasta 20 Hasta 30 Hasta 45

Porcentaje a Rebajar de Comisión Sé rebaja 0% de la comisión Sé rebaja 5% de la comisión Sé rebaja 10% de la comisión Sé rebaja el 15% de Comisión Sé Rebaja el 100% de Comisión

la

Por último es importante destacar que los esquemas antes mencionados no son excluyentes, por lo que su empresa puede usar varios de ellos a la vez, en caso de ser necesario.

Configuración de Parámetros Valery® pone a su disposición una serie de parámetros que gobiernan su comportamiento, es decir pueden restringir o no alguna función o pueden activar o desactivar alguna características o simplemente cambiar algún método contable o algún porcentaje. Estos Parámetros se clasifican en Parámetros del módulo de Ventas, del módulo de inventario, del módulo de punto de venta, forma de pago en el punto de venta, compras, bancos, reportes e impresión y opciones generales. Usted puede modificar estos parámetros a su conveniencia. Existen algunos que no se pueden modificar una vez puesto en marcha el sistema. Estos parámetros están disponibles de forma general, es decir afectan a todos los usuarios del sistema, pero usted puede a cada usuario cambiarle algún parámetro en particular con la finalidad de restringirle alguna función o cambiarle el comportamiento en algún proceso. Por ejemplo: Puede restringir el Precio Mínimo de los productos terminados a todos los usuarios, pero no al Gerente de la Empresa. En este caso usted limita a todos los usuarios por medio de los parámetros generales y cuando crea el usuario Gerente le activa el parámetro, para que este pueda facturar el precio mínimo. Para modificar los Parámetros Generales haga clic en la opción de menú: Utilidades A continuación le mostramos la lista de los parámetros que gobiernan el módulo de ventas. Parámetros Generales de Venta Permite disminuir la cantidad a procesar (de mayor a menor) Permite modificar precios de productos terminados y compuestos Permite modificar precios de servicios Permite establecer precios por debajo del precio mínimo Permite establecer precios por debajo del costo Permite utilizar Precio Máximo Permite utilizar Precio Oferta Permite utilizar Precio Mayor Permite utilizar Precio Mínimo Autoriza / Permite establecer Precios en cero Permite Presupuestar productos con existencia CERO Permite Comprometer productos sin existencia disponible Permite Facturar / Despachar productos sin existencia disponible Permite Facturar existencia comprometida Permite eliminar renglones en Presupuestos Permite eliminar renglones en Pedidos Permite eliminar renglones en Notas de Entrega Permite eliminar renglones en Facturas de Venta Permite eliminar renglones en Facturas por Punto de Venta Permite eliminar renglones en Devoluciones de Venta Acepta pagos a Créditos Autoriza pagos restringidos Permite reimprimir Permite / Autoriza procesar clientes restringidos Procesa cancelación de contado automáticamente al completar monto cancelado

Código de Cliente por defecto Código de Depósito por defecto Código de Vendedor por defecto Base de cálculo para los códigos compuestos de productos Precio por Defecto Mostrar precios con impuesto incluido en facturación Permite Salir de un documento en proceso Permite aplicar descuento en renglones de facturas Permitir aplicar Descuento Global en Ventas Permitir aplicar Flete en Ventas Proponer devoluciones de facturas siempre a crédito u originalmente como fue facturada Modo de acceso restringido en desglose de pago Tipo de pantalla de "Totales" Repetir el último código de producto ingresado Verificar existencia disponible al facturar Permite cargar presupuestos pendientes Permite cargar pedidos pendientes Permite cargar notas de entrega pendientes Permite cargar facturas en espera Permite cargar facturas en espera de conformación de clave de cheques / tarjetas Permite reimprimir facturas de punto de venta Cambio de Precio Manualmente Opciones para la Forma de pago de Punto de Venta

Aquí le mostramos los parámetros que gobiernan el comportamiento del de la forma de pago del módulo de punto de ventas: Parámetros Generales para Forma de Pago en el Punto de Ventas Modo de acceso restringido en desglose de pago Tipo de pantalla de "Totales" Repetir el último código de producto ingresado Permite cargar presupuestos pendientes Permite cargar pedidos pendientes Permite cargar notas de entrega pendientes Permite cargar facturas en espera Permite cargar facturas en espera de conformación de clave de cheques / tarjetas Permite reimprimir facturas de punto de venta Cambio de Precio Manualmente

Aquí le mostramos los parámetros que gobiernan el comportamiento del módulo de inventarios: Parámetros Generales de Inventarios Porcentaje de Impuesto por defecto Método de Cálculo de utilidad Método de Redondeo General del Sistema Método de Costeo de Inventario Permite efectuar traslados entre depósitos sin existencia Redondear precios de venta automáticamente Efectuar Redondeo de precios de venta con impuesto incluido Redondear Costo Calculado Automáticamente Efectuar Redondeo en el Costo Calculado con Impuesto Incluido

Permitir modificar costos de Productos y Servicios Permitir modificar Precios de Venta Permitir ver Precios de Venta Permite colocar precios de venta de los productos inferior a su Costo Calculado Mantener la utilidad de venta por cambios de costos de productos y servicios Permitir procesar Productos Restringidos

Aquí le mostramos los parámetros que gobiernan el comportamiento del módulo de Compras: Parámetros Generales de Compras Permite / Autoriza procesar Proveedores restringidos Calcular siempre el costo calculado del producto Cantidad por defecto al momento de Ordenar Costo por defecto al momento de Ordenar Aplicar el descuento por defecto al Ordenar Incluir impuesto en compras a proveedores extranjeros

Aquí le mostramos los parámetros que gobiernan el comportamiento del de la forma de pago del módulo bancos: Parámetros Generales para el módulo de Bancos Monto Mínimo Aceptado por Cheque Porcentaje Impuesto al Débito Bancario Monto Máximo Impuesto al Débito Bancario Confirmar registro de Nota IDB

Configurar Dispositivos Configurar la Gaveta de Dinero a. Haga clic en la opción de menú Utilidades y luego en Propiedades Generales. b. Seleccione la Carpeta “Configuración Local” y seleccione la opción “Utilizar Gaveta de Dinero” c. Indique el Puerto de Conexión de la Gaveta. d. Si la conexión de la gaveta es a través del puerto serial, indique la configuración de Velocidad, Paridad y Bits de Datos y Parada que trae por defecto la Gaveta. e. Indique el Comando para Abrir la Gaveta. Para gavetas seriales, generalmente es el carácter 7 Para gavetas paralelas, que se conectan a través de una impresora que tiene un conector RJ-45 utilice el comando: 27 112 0 25 20. f. Utilice el botón “Probar” para verificar la configuración g. Recuerde Aceptar, para que se graben los datos modificados .

Activar el Visor de Precios 1. Utilice el mismo procedimiento de la configurar la gaveta de dinero, utilizando la opción “Utilizar Visor de Dinero”

Capitulo 2 Descripción de los Módulos Clientes En teoría, un cliente es cualquier persona, física o jurídica, que está dispuesta a pagar una cantidad de dinero para resolver una necesidad o satisfacer un deseo. Con Valery® usted puede hacer más fácil este trabajo, ya que al momento de registrar o ingresar un cliente usted puede especificar varios reglones del mismo.

Modos de Acceso:  

Seleccione el menú “Fichas”. Haga clic en la opción de menú “Clientes”

Para ingresar o modificar un Cliente debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione en el menú “Fichas” > “Clientes” 2. Coloque en el campo “Código” el numero del código a utilizar para el cliente de va a crear. 3. Luego en la carpeta “1. Datos Generales” debe ingresar los siguientes datos: a. Nombre: en este campo debe colocar en nombre del cliente ya sea personal o de Empresa. b. Grupo: aquí puede especificar a que grupo de cliente pertenece. Esto se utiliza en aquellas empresas que tienen una clasificación de sus clientes. Para crear un Grupo de Clientes debe hacerlo en la opción de menú Grupo de Clientes. c. Contacto: es la persona con la cual se tiene mayor comunicación en la empresa. d. Referencia: algún comentario corto referente al cliente. e. R.I.F.: (Registro de Información Fiscal), en este campo debe colocar él numero de R.I.F. del cliente. f. N.I.T.: (Numero de Identificación Tributaria), en este campo debe colocar el numero del N.I.T. del cliente. g. Zona: este campo le permite establecer la zona en donde se encuentra ubicado el cliente. Esto se utiliza para una mejor ubicación del cliente. h. Vendedor: este campo permite especificar el vendedor que atiende al cliente a crear. i. Teléfonos: permite colocar el teléfono del cliente. j. Fax:permite colocar el fax del cliente.

k. Correo Electrónico: permite especificar el correo electrónico del cliente. También funciona al momento de registrar una factura, nota de entrega, etc., automáticamente se envié por correo. l. Dirección: permite colocar la dirección del cliente a registrar. m. Municipio: Permite especificar el municipio donde se encuentra la empresa. Esto se utiliza en aquellas empresas que necesita cancelar impuestos municipales. n. Ciudad: permite especificar la ciudad donde se encuentra ubicado el cliente. o. Estado: permite especificar el estado donde se encuentra el cliente. p. País: permite especificar el país donde se encuentra ubicado el cliente. q. Zona postal: permite especificar él numero postal de correo. En la parte inferior izquierda aparece un cuadro informativo con las siguientes especificaciones:     

Total Débitos Total Créditos Total Anticipos Total Saldo Crédito Disponible

Posteriormente en la carpeta 2. Opciones Avanzadas, debe configurar las siguientes opciones: 1. Si desea que el cliente mantenga un Crédito Disponible, habilite la opción “Crédito Disponible”, la cual consta de dos campos que son: a. Días de Crédito: permite especificar él numero de días de crédito que tendrá el cliente. b. Limite de crédito: este campo permite colocar la cantidad limite al momento de hacer una factura a crédito. Luego en la parte derecha aparece la información: Total Saldo Actual: le especifica el saldo pendiente por cancelar. Crédito Disponible: especifica el monto disponible para el próximo crédito.





Luego aparece en la opción de Impuesto, cuatro campos que se definen de la siguiente manera: 



% Retención I.S.L.R.: permite colocar el porcentaje que se le retiene al cliente por concepto de Impuesto Sobre La Renta. Tipo de Cliente: en este campo se especifica si el cliente es Contribuyente o No Contribuyente.





Tipo de Precio: en este campo se especifica si el precio a emplear al momento de facturar es; Precio Máximo, Precio Oferta, Precio Mayor y Precio Mínimo. % Descuento Especial: esta opción le permite colocar un porcentaje de descuento para el cliente.

Finalmente en el recuadro de Opciones generales, aparecen las siguientes opciones: 





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Permitir modificar datos fiscales al facturar. (RIF, NIT, etc.): esta opción permite al usuario modificar los datos fiscales del cliente al momento de facturar. Solicitar clave de supervisor al facturar o gestionar cuentas por cobrar: esta opción permite restingue al usuario al momento de facturar o de gestionar una cuenta por cobrar al cliente. Estatus del Cliente: permite especificar si el cliente está Activo, Inactivo o Suspendido. Nota: este campo permite colocar un comentario con respecto al cliente.

Posteriormente presione el botón F9 Registrar.

Vendedores Para crear un vendedor debe hacer lo siguiente:

Modos de Acceso  

Seleccione Fichas Haga clic en Vendedores

Al momento de abrir la pantalla “Vendedores”, debe rellenar los siguientes campos: Código Nombre Dirección Teléfonos Correo Electrónico Estatus, este puede ser activo, inactivo o suspendido.      

Antes de continuar la carga de datos debe definir cuales esquemas de comisión a vendedores va a manejar su empresa. Valery® ofrece las siguientes opciones: •

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Comisión de Venta por Niveles de Precio: permite establecer un porcentaje de venta sobre los precios establecidos, como los son el Precio Máximo, el Precio Oferta, Precio Mayor y Precio Mínimo. Comisión de Cobranzas por Niveles de Precio: al igual que la definición anterior, permite establecer un porcentaje de cobranza sobre los precios ya establecidos, como los son el Precio Máximo, el Precio Oferta, Precio Mayor y Precio Mínimo. Comisiones porcentuales por Rango de Ventas: Esta opción se utiliza para pagar un porcentaje de comisión de acuerdo a un rango acumulado de ventas en el mes, es decir, el sistema acumula las ventas de un período determinado y ubica el porcentaje que corresponde al monto acumulado de ventas. Por ejemplo: Si un Vendedor vendió en el mes 5.000.000,00 se le paga el 7% sobre 5.000.000,00

Rango 1 2 3 4 5 •

Comisiones Porcentuales por Rango de Ventas Montos de Ventas Porcentaje de Comisión De 1.000.000,00 Hasta 3.000.000,00 Paga el 5% de Comisión De 3.000.001,00 Hasta 6.000.000,00 Paga el 7% de Comisión De 6.000.001,00 Hasta 10.000.001,00 Paga el 10% de Comisión De 10.000.001,00 Hasta 15.000.001,00 Paga el 12% de Comisión De 15.000.000,00 Hasta 20.000.000,00 Paga el 15% de Comisión

Comisiones porcentuales por Utilidad de Venta: Esta opción se utiliza para pagar un porcentaje sobre la diferencia entre el precio de venta y el

costo. Este tipo de comisión aplica a productos muy costosos donde la utilidad en la venta es muy reducida.

Por ejemplo: El Vendedor vendió 12.000.000,00 y el costo de la venta fue de 8.000.000,00. El Porcentaje de comisión se aplica sobre la diferencia es decir 4.000.000,00. Por ejemplo, según la tabla siguiente se aplica el 9%

Comisiones Porcentuales por Utilidad de Venta Rango 1 2 3 4 5 •



Comisiones porcentuales por Rango de Cobranzas: Esta opción se utiliza para pagar comisiones por cobros acumulados efectuados, es decir, el sistema acumula los cobros efectuados por un vendedor en un período determinado y dentro de un rango especificado ubica el porcentaje de comisión a pagar. Por ejemplo: El Vendedor cobró 8.000.000,00 de los 12.000.000,00 que tenía en facturas vencidas. El resto de las facturas vencidas se calculan tomando en cuenta la siguiente tabla, pero le rebaja lo indicado en la tabla de tolerancia. El Porcentaje de comisión que se aplica es el 9%, según la siguiente tabla:

Comisiones Porcentuales por Cobranzas Rango 1 2 3 4 5



Días de Tolerancia en Comisiones de Cobranza: Esta opción se utiliza para disminuir las comisiones de cobranzas cuando un vendedor no realiza los cobros en el lapso establecido. Los días establecidos para cobrar se pueden definir como la Fecha de Vencimiento de la Factura o de la obligación más los días de tolerancia. IMPORTANTE: Los días de Tolerancia se aplican si hay comisiones de cobranzas de lo contrario no se aplica. Por Ejemplo: Un vendedor cobro un total de 2.500.000,00 a la fecha de vencimiento 28/02/2002 y debía cobrar 3.500.000,00. Luego logro cobrar 15 días después el 1.000.000 restante. El sistema calcula las comisiones del vendedor de acuerdo a la siguiente tabla:

Comisiones de Cobranzas por 1.000.000,00 5% según tabla de cobranzas.

Rebaja por Aplicación de la Tabla de Tolerancia 10% según tabla sobre el 1.000.000,00

50.000,00

5.000,00 45.000,00

Total Comisiones

La comisión aplicada en el ejemplo anterior es la del rango 3 de la tabla siguiente, porque el vendedor realiza el cobro 15 días después de la fecha de vencimiento.

Días de Tolerancia en Comisiones de Cobranza Rango 1 2 3 4 5

Días de Tolerancia De 1 De 4 De 11 De 21 De 31

Hasta 3 Hasta 10 Hasta 20 Hasta 30 Hasta 45

Porcentaje a Rebajar de Comisión Sé rebaja 0% de la comisión Sé rebaja 5% de la comisión Sé rebaja 10% de la comisión Sé rebaja el 15% de Comisión Sé Rebaja el 100% de Comisión

la

Por último es importante destacar que los esquemas antes mencionados no son excluyentes, por lo que su empresa puede usar varios de ellos a la vez, en caso de ser necesario.

Reportes Relacionados    

Listado de Vendedores Comisiones de Venta y Cobranza Ventas de Productos por Vendedor Informe de ventas: Aquí se muestra la relación de ventas por vendedor de un día en especifico.

Inventario de Productos Terminados La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo permitirá a la empresa mantener un control oportuno, así como también conocer al final un estado confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye la principal partida del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

Modos de Acceso • •

Haga clic en el menú Inventario. Seleccione Inventario de Productos Terminados.

Esta opción está constituidas por seis carpetas: • • • • • •

Datos Generales. Costos / Precios. Unidad Alterna. Existencias / Depósitos. Proveedores. Códigos Alternos.

1.- Datos Generales: Permite establecer la identificación general de un producto o artículo ya que se compone de los siguientes campos:  

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Nombre: Permite colocar el nombre al articulo o producto. Nombre Corto: Permite colocar abreviaturas a los nombres de los productos para su búsqueda fácil. También sirve para colocar el nombre en los tickets de 40 columnas. Departamento: Permite clasificar el tipo de Departamento para cada producto. Para crear un departamento ubíquese en el menú “Fichas” > “Departamentos. Referencia: Permite colocar una referencia sobre el producto o articulo en caso de que su búsqueda se por la referencia del mismo. Marca: Permite colocar la marca o el nombre del fabricante de un producto o artículo. Modelo: Permite especificar en modelo de un producto o articulo. Origen del Producto: esta opción permite especificar la procedencia de un producto o articulo, ya sea Nacional o Importado (Extranjero). ¿Utiliza Seriales?: Esta opción permite serializar los productos de manera que al momento de hacer una nota de entrega o una factura, el sistema automáticamente le pedirá un serial. Para poder asignarle al producto el numero de serial, primero debe realizar una

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carga de inventario a través del módulo de Operaciones de Inventario que se encuentra ubicada en la opción de menú: “Inventario” > “Operaciones de Inventario”. Permitir decimales en cantidades: Esta opción permite colocar decimales al momento de ingresar las cantidades en las existencias de los productos, en las ventas y en las compras. Permitir Cambiar Nombre al Facturar: esta opción le permite cambiar el nombre del producto al momento de ser facturado. Esta opción es muy utilizada en los artículos que se utilizan como genéricos y no representan un producto fijo en el inventario. Requiere Clave para Facturar: Esto se utiliza en algunos productos que necesiten autorización de un supervisor o usuario autorizado para ser cotizados o facturados. Ctrl + F Incluir Foto: esta opción permite anexar una fotografía referente al producto o articulo para su mejor identificación. Ctrl + Q Quitar Foto: Permite eliminar la fotografía del producto.

2.- Costos / Precios: esta carpeta permite especificar los costos y los precios de cada uno de los productos que se están registrando, y se compone de los siguientes campos: 

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1.- Monedas e Impuesto: esta opción está clasificada en dos campos: o Moneda: permite especificar el tipo de moneda a utilizar. Para crear una moneda nueva debe de hacerlo ubicando “Fichas” > “Monedas”. o % Impuesto: permite especificar el porcentaje del IVA del producto. Exento de Impuesto: permite especificar si el producto es o exento de impuesto o no. 2.- Unidades: se utilizan para vender y / o comprar entre diferentes unidades de medida. También permite especificar que tipo de Unidad Principal y la Unidad Alterna junto a su Factor de Conversión. La unidad principal define como se representa el producto en el inventario. La unidad alterna es otra manera de representar dicho producto. Puede ser utilizado en las ventas y en las compras. Para definir una unidad alterna, debe especificar el factor de conversión entre estas dos unidades. EJ: Caja y Botella. La caja puede ser la unidad principal y la botella representa la unidad detallada (alterna). El favor de conversión sería la cantidad de botellas contenidas en la caja. 3.- Costos: permite colocar el costo de un producto ya sea el Costo del Proveedor más Otros Costos. En el botón F4 Ver Detalles, le permite manejar costos adicionales como por ejemplo: 1. % Costos por Desperdicios.

2. % Costos de Manejo. 3. % Costos Operativos. 4. Costos Adicionales (*). (*) Los costos adicionales son el incremento de costo a causa de facturas adicionales a las compras realizadas de este producto.

Costo calculado: Este costo es la suma de costo del proveedor más Otros Costos. Se utiliza al calcular la utilidad de venta.

Costo anterior: Indica el costo pagado por el producto la penúltima vez. El sistema automáticamente lo actualiza. Costo Promedio: este costo se obtiene a través de la siguiente formula contable: COSTO PROMEDIO = (ExAnt X CostAnt) + (CantComp X Costo Act) (ExAnt + CantComp)

ExAnt: Existencia Anterior CostAnt: Costo Promedio Anterior CantComp: Cantidad Comprada CostoAct: Costo Actual 4.- Precios de Venta: estas opciones permiten establecer el tipo de redondeo a emplear en el producto junto a los precios de venta del mismo. Los precios utilizados en Valery® son los siguientes:

Precio Máximo: Es el precio mas alto a cancelar por el cliente. Precio Oferta: Es el precio empleado con un descuento adicional. Precio Mayor: es el precio utilizado para aquellos clientes que se les presupuesta o factura al mayor. Precio Mínimo: Es el precio limite para las ventas, ya que es el que tiene menos ganancia en la utilidad. Precio de Venta: este campo le permite establecer el precio de venta a utilizar ya sea Precio Máximo, Oferta, Mayor, Mínimo y Variable. El precio establecido aquí es respetado al momento de facturar. Si usted coloca el precio máximo como precio del producto, siempre se será facturará a precio máximo. Si establece el precio por defecto, al momento de facturar se toma el precio establecido por la factura. Si establece "precio variable", al momento de facturar el sistema le pedirá el precio del producto.

3.- Unidad Alterna: 

Costos en unidad alterna: está compuesta por dos campos: o Costo Proveedor: Permite colocar el costo del proveedor en la unidad alterna. Este se puede manejar Sin impuesto o con impuesto. o Otros Costos: en este se encuentra el botón [F4] Ver detalles. Al presionarlo aparece la pantalla Otros Costos..., la cual esta compuesta por los campos: %Costos por Desperdicios %Costos de Manejo %Costos Operativos Costos Adicionales (*)    

(*) Los costos adicionales son el incremento de costos a causa de facturas adicionales a las compras realizadas de este producto.

Luego presione [F9] para continuar. Posteriormente en el campo Costo Calculado, este costo es la suma del costo proveedor + más otros costos. Se utiliza al calcular la utilidad de venta. 

Precios de Ventas en unidades alternas: o

Redondear: este campo se compone por las siguientes opciones: Utilizar redondeo por defecto (Sin redondeo) Quitar decimales Redondear a unidades Redondear a unidades de 5 en 5 Redondear a unidades de 10 en 10 No Redondear      

Precio Máximo: Es el precio mas alto a cancelar por el cliente. Precio Oferta: Es el precio empleado con un descuento adicional. Precio Mayor: es el precio utilizado para aquellos clientes que se les presupuesta o factura al mayor. Precio Mínimo: Es el precio limite para las ventas, ya que es el que tiene menos ganancia en la utilidad.

4.- Existencias / Depósitos: Cabe destacar que solo se permite ingresar existencias al momento de crear el producto. Para modificar o ingresar existencias debe hacerlo a través de modulo de “Operaciones de Inventario”. En el “Resumen de existencias (Solo informativo)” , aparecen los siguientes campos:   

Total existencia actual Total existencia comprometida Total existencia ordenada

En la Existencia mínima y máxima, aparecen los siguientes campos:   

Existencia mínima general Existencia máxima general Total existencia disponible

Posteriormente aparece la tabla de “Lista de depósitos del producto”; esta permite al usuario especificar en que deposito se ubicará o esta ubicado el producto en cuestión. En la parte inferior aparece el botón [F4] Seriales..., este botón permite ingresarles los seriales a las existencias disponibles.

5.- Proveedores: Esta nos permite ver y modificar la lista de proveedores del producto. Para colocar un proveedor en especifico a un producto, lo puede hacer escribiendo su código, también lo puede ubicar presionando la tecla [F12] o haciendo clic en los tres puntos que aparecen en la celda.

6.- Códigos Alternos: Permite agregar códigos alternos al articulo o producto seleccionado. Para insertar un código debe presionar el botón “Insertar Nuevo”, luego escriba el numero del código. Si desea eliminar un código existente deber presionar la tecla “Borrar Código”. Nota: Los códigos alternos no se pueden repetir con los códigos registrados en el sistema.

Parámetros Relacionados: En Valery®, usted puede configurar una serie de parámetro que harán el manejo de una manera más fácil y rápida. Para configurar los parámetros debe hacer lo siguiente: 1. 2. 3. 4.

Haga clic en “Utilidades” > “Propiedades Generales”. Luego seleccione la carpeta “Parámetros Generales”. Seleccione en “Módulo”, el parámetro de “Inventario”. Posteriormente puede modificar los siguientes parámetros: Porcentaje de Impuesto por defecto: Valor por defecto: 14.5 Método de Cálculo de Utilidad: Valor por defecto: En base al precio. Método de Redondeo General del Sistema: Valor por defecto: No Redondear. Método de Costeo de Inventario: Valor por defecto: Promedio. Permite efectuar traslados entre depósitos sin existencia: Valor por defecto: No. Redondear precios en venta automáticamente: Valor por defecto: Sí. Efectuar redondeo de precios de venta con impuesto incluido: Valor por defecto: Si. Redondear Costo Calculado Automáticamente: Valor por defecto: No. Efectuar Redondeo en el Costo Calculado con Impuesto Incluido: Valor por defecto: No. Permitir modificar costos de Productos y Servicios: Valor por defecto: Si. Permitir modificar Precios de Venta: Valor por defecto: Si. Permitir ver Precios de Venta: Valor por defecto: Si. Permite colocar precios de venta de los productos inferior a su Costo Calculado: Valor por defecto: No. Mantener la utilidad de venta por cambios de costos de productos y servicios: Valor por defecto: Si. Permitir procesar Productos Restringidos: Valor por defecto: Si.  

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Cabe destacar que para que el sistema tome los cambios efectuados debe salir del programa y entrar nuevamente.

Operaciones de Inventarios Mediante esta opción usted podrá realizar las siguientes operaciones con el Inventario: Cargos, Descargos, Traslados y Ajustes.


Haga clic en el menú Inventario. Seleccione Operaciones de Inventario.

Al momento de seleccionarlo aparece la pantalla principal de Operaciones de Inventario, la cual se compone de los siguientes módulos: 

Tipo de Operación: se compone de cuatro opciones: 1. Carga: es el que permite al usuario cargar una cantidad especificas de artículos al inventario. 2. Descarga: permite descargar o quitar artículos del inventario. 3. Traslados: permites hacer movimientos de inventarios de un deposito a otro. 4. Ajustes: Esta opción se utiliza para sustituir la existencia de cada producto por la cantidad ingresada. Esta opción no suma ni resta, solo sustituye el ultimo valor ingresado. o

o

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Descripción: Permite hacer una breve información de la operación que se está haciendo. Autorizado: Permite anexar el nombre de la persona autorizada para hacer la operación. Fecha: establece la fecha en la cual se está realizando la Operación.

Posteriormente aparecen unos botones con funciones especificas para cada operación: 

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Info Producto: Permite ver la información detallada de producto a registrar. F1 Consultor: permite observar por medio de un Consultor, el precio de cada articulo. F6 Eliminar: permite eliminar productos ya ingresados en la operación. F4 Seriales: permite colocar seriales a los productos que se vayan a ingresar. F7 Depósito: permite seleccionar el que deposito se va a ingresar la mercancía.

Posteriormente aparecen los renglones a especificar en el documento. En las tablas siguientes se encuentran; a) Código; en esta celda debe colocar el código del producto a ingresar, también lo puede ubicar haciendo clic en los tres puntos que aparecen en la celda o presionando la tecla [F12]. b) Nombre; en esta celda aparece el nombre del producto seleccionado. c) Cantidad; permite especificar la cantidad de productos a registrar. d) Depósito; en esta celda se especifica a que deposito va a ser registrada la operación. e) Total Costo; indica el total del costo de cada producto. En la parte inferior aparecen los botones: 

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F11 Cargar: permite cargar un documento anteriormente efectuado o en espera. Ctrl + F10 Reimprimir: al momento de hacer clic en el botón o presionando simultáneamente las teclas Ctrl + F10, aparecerá la pantalla “Reimprimir documento”. En la pantalla podemos escoger que tipo de documentos deseamos reimprimir ya sean: Documentos disponibles:    

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F1 Cargos de Inventario F2 Descargos de Inventario F3 Traslados de Inventario F4 Ajustes de Inventario Ingrese el numero de Documento: lo puede seleccionar haciendo clic en los tres puntos que aparecen en el campo o presionado la tecla F12. F5 – Imprimir: puede seleccionar el número de copias que desea imprimir. F6 – Ver en pantalla: permite visualizar directamente en la pantalla la reimpresión del documento.

Luego presione F9 para continuar. 

Ctrl. + F9 En espera: esta opción permite colocar el documento a registrar en espera para su posterior carga.

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F9 Registrar: al hacer clic en este botón aparece la pantalla Desglose de transacción... En el campo Fecha de Emisión, puede modificar la fecha de elaboración del documento. En Comentarios le permite realizar una breve descripción de la operación que se está realizando. F5 Imprimir copias: permite establecer el No. de copias a imprimir del documento. F6 Ver documento en Pantalla: permite visualizar directamente en la pantalla la impresión del documento.

Reportes relacionados 

En Reportes seleccione la opción de menú “Productos” se encuentran ubicados los siguientes reportes: o Listado de Costos de Inventario. o Listado de Existencias de Productos. Reposición de Inventario. o Movimientos de Inventario. o o Listado de Productos – Seriales. Movimiento de Seriales de Producto (Histórico). o

Ajustes de Precios e Impuesto Con el Ajuste de Precios e Impuesto usted se ahorra un trabajo engorroso ya que el sistema le permite al usuario aumentar o disminuir los precios por porcentaje o por valor absoluto, también puede ajustar los precios para obtener un % de utilidad del precio o del costo, este se aplica según el método de calculo de utilidad por omisión, y colocar exento aquellos productos cuya alícuota de impuesto sea cero. Posteriormente en Ajuste del Porcentaje de Impuesto, el usuario puede ajustar el porcentaje del impuesto, afectar los productos que ya han sido exentos y colocar los productos exentos en cero.


Haga clic en el menú Inventario. Seleccione Ajustes de Precio e Impuesto.

Procesos para elaborar un Ajuste de Precios e Impuestos Si el usuario necesita realizar un Ajuste de Precios en Forma Lineal debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione la opción “Ajuste de Precios en Forma Lineal” 2. Indique el tipo de ajuste que desea aplicar. Si aplica el porcentaje porcentual, el sistema aplica el mismo porcentaje de incremento a todos los productos. En caso de aplicar un tipo de ajuste Absoluto, el sistema incrementará o disminuirá el mismo monto a cada uno de los productos, este caso utilizaremos el Ajuste Porcentual. (*) (*) En caso de que sea Absoluto (Monto fijo) debe colocar el monto completo en moneda. Ejemplo: (120000).

3. Haga clic en el botón Siguiente. 4. En la pantalla No. 2 debe indicar el porcentaje o valor que desee incrementar o ajustar en los precios de la unidad principal y la alterna, ya sean: a. Precio Máximo b. Precio Oferta c. Precio Mayor d. Precio Mínimo 5. Luego indique el tipo de redondeo, este puede ser: a. Utilizar el redondeo b. Quitar decimales c. Redondear a unidades

d. Redondear a unidades de 5 en 5 e. Redondear a unidades de 10 en 10 f. No Redondear 6. Existe también la posibilidad de redondear los precios con el impuesto incluido, habilitado la opción “Redondear Precios con el Impuesto Incluido”. 7. También puede colocar el precio menor al costo calculado habilitando la opción “Permitir Precio menor al Costo Calculado”. 8. Presione Siguiente para continuar. 9. En la pantalla No. 3 Indique los Parámetros de Búsqueda y Actualización de los Productos y Servicios. 10. En la opción Tipo de Producto, puede seleccionar; Productos Terminados, Productos Compuestos y Servicios. 11. Posteriormente en Productos, puede indicar el rango de los filtros. 12. Igualmente los puede hacer en filtro de Proveedor. 13. Presione siguiente para continuar. 14. En la pantalla No. 4 ya está listo para comenzar el ajuste. En esta pantalla aparece resumido todo el proceso de ajuste. 15. Presione el botón F9 para Comenzar el Ajuste. Si desea Ajustar los precios para obtener un % de utilidad del Precio o del Costo, debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione la opción “Ajustar los Precios para obtener un % de Utilidad del Precio o del Costo” 2. Indique el Tipo de Costo, este puede ser; Costo Calculado, Costo Proveedor y Costo Promedio. 3. Haga clic en el botón Siguiente. 4. En la pantalla No. 2 debe indicar el porcentaje o valor que desee incrementar o ajustar en los precios de la unidad principal y la alterna, ya sean: a. Precio Máximo b. Precio Oferta c. Precio Mayor d. Precio Mínimo 5. Luego indique el tipo de redondeo, este puede ser:

a. b. c. d. e. f.

Utilizar el redondeo Quitar decimales Redondear a unidades Redondear a unidades de 5 en 5 Redondear a unidades de 10 en 10 No Redondear

6. Existe también la posibilidad de redondear los precios con el impuesto incluido, habilitado la opción “Redondear Precios con el Impuesto Incluido”. 7. También puede colocar el precio menor al costo calculado habilitando la opción “Permitir Precio menor al Costo Calculado”. 8. Presione Siguiente para continuar. 9. En la pantalla No. 3 Indique los Parámetros de Búsqueda y Actualización de los Productos y Servicios. 10. En la opción Tipo de Producto, puede seleccionar; Productos Terminados, Productos Compuestos y Servicios. 11. Posteriormente en Productos, puede indicar el rango de los filtros. 12. Igualmente los puede hacer en filtro de Proveedor. 13. Presione siguiente para continuar. 16. En la pantalla No. 4 ya está listo para comenzar el ajuste. En esta pantalla aparece resumido todo el proceso de ajuste. 17. Presione el botón F9 para Comenzar el Ajuste. También si desea realizar el Ajuste de Precios e Impuesto debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione la opción “Ajuste del Porcentaje de Impuesto (I.V.A.)” 2. Presione en botón Siguiente. 3. En la pantalla numero 2, coloque el porcentaje del Impuesto con el cual se ajustarán los productos. 4. Si desea que los productos o artículos que estén Exentos de IVA se ajusten también haga clic en la opción “Afectar Productos Exentos”.

5. Utilice “Colocar exentos los productos con Impuesto cero”, esta opción para colocar “Exento de Impuesto” aquellos productos que contenga la alícuota de impuesto en cero (0.00). 6. En la pantalla No. 3 Indique los Parámetros de Búsqueda y Actualización de los Productos y Servicios. 7. En la opción Tipo de Producto, puede seleccionar; Productos Terminados, Productos Compuestos y Servicios. 8. Posteriormente en Productos, puede indicar el rango de los filtros. 9. Igualmente los puede hacer en filtro de Proveedor. 10. Presione siguiente para continuar. 11. En la pantalla No. 4 ya está listo para comenzar el ajuste. En esta pantalla aparece resumido todo el proceso de ajuste. 12. Presione el botón F9 para Comenzar el Ajuste.

Presupuesto de Venta Se utilizan para cotizar una obra, producto o servicio y pueden ser cargados(1) desde un pedido (solo en la versión profesional), nota de entrega o factura, con la finalidad de evitar volverlo a transcribir.

Módulos o procesos Afectados Cabe destacar que al momento de hacer un presupuesto, No afectan las existencias de Inventario, ni los ingresos de Ventas y Caja.


Haga clic en el menú Venta. Seleccione Presupuesto de Ventas.

Procesos para elaborar un Presupuesto de Ventas 6. Debe seleccionar el cliente al cual desea emitir el Presupuesto. Para seleccionarlo debe ubicarlo haciendo clic en el botón que tiene tres puntos que se encuentra en “Cliente” o presionar la tecla [F12]. Luego aparecerá la lista de los clientes ya registrados. (De no estar registrado el cliente, debe registrarlo a través de la ficha “Clientes”, haciendo clic en el menú “Fichas” > “Cliente”). 7. Seleccione el vendedor el cual está emitiendo el Presupuesto. (Esto se utiliza en las empresas que llevan una estadística de los presupuestos emitidos por sus vendedores. Si desea crear un vendedor debe hacerlo en menú “Fichas” > “Vendedores”). 8. Indique el Depósito donde se encuentra ubicada la mercancía a presupuestar. (Si desea crear un Depósito debe hacerlo en el menú “Fichas” > “Deposito”). 9. Seleccione el Precio a utilizar en “Tipo de Precio”, este puede ser Precio Máximo, Precio Oferta, Precio Mayor, Precio Mínimo o Precio Variable. (Cabe destacar que el tipo de precio se puede predeterminar al momento de crear el cliente).

(1) Este proceso consiste en importar un documento previamente elaborado en otro documento. Por ejemplo: Usted puede cargar un presupuesto en una factura con la finalidad de evitar volverlo a transcribir. Esto evita errores de transcri ción a iliza el roceso.

Renglones del Presupuesto 10. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar varias actividades: •

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[F3] Cliente: Se utiliza para cambiar los datos del cliente o para establecer uno nuevo. [F2] Vendedor: Permite ver el nombre del vendedor. (Si no tiene un vendedor registrado y desea crearlo puede hacerlo en el menú “Fichas” en la opción “Vendedores”). Ctrl + [F2] Servidor: Permite seleccionar el servidor a utilizar al momento de realizar el presupuesto. (Esto se utiliza en las empresas que prestan un servicio personalizado, por ejemplo una empresa de computación, la misma vende equipos y a la vez presta soporte técnico al momento de la venta. Esto lo puede personalizar en el menú “Fichas” > “Servidores”).

11. Luego indique el código del producto el cual desea ingresar en el presupuesto; también puede modificar la cantidad de artículos que desea ingresar en la columna de cantidad. •

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Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botón permite verificar la información acerca del producto que se va a facturar. [F1] Consultor: Este botón permite hacer una consulta de precios de cualquier producto o articulo que está registrado. [F6] Eliminar: Este botón le permite eliminar productos en el presupuesto que se va a efectuar. [F4] Cantidad: Este permite especificar la cantidad de productos a facturar. [F8] Detalles: Permite establecer algún detalle u observación al producto que se está procesando en ese momento. [F5] Precio: Este botón permite modificar el precio de los productos que se van a presupuestar, ya sean el Precio Máximo, Oferta, Mínimo o un Precio Específico. Ctrl + [F5] Und. Alterna: Permite cambiar el precio principal por el de la unidad alterna. (Esto se puede establecer en el modulo de “Inventario de Productos Terminados” en la carpeta de “Costos / Precios”).

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[F7] Descuento: Permite aplicar un descuento unitario para cada producto. Ctrl + [F7] Deposito: Permite cambiar el deposito de donde se esta sustrayendo la mercancía. Este cambio solo se aplica al renglón que se está procesando.

12. Posteriormente presione [F9] o haga clic en el botón “Registrar”.

Cierre o Totalización del Presupuesto 13. Al aparecer la pantalla “Desglose de cuenta”, usted puede modificar el Descuento 1, ya sea en monto o en porcentaje, igualmente lo puede hacer con el Descuento 2. También puede colocar el monto o el porcentaje del Flete. Recuerde que 2do. Descuento de aplica incluyendo al primer descuento. 14. Puede cambiar la fecha de emisión del presupuesto a una fecha posterior o siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de vencimiento. 15. Con la opción [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias que desea imprimir. Con la opción [F6] Ver documento en Pantalla, puede tener una vista previa del documento. Sin enviarlo a la impresora. 16. Con el botón “Enviar por Correo Electrónico”, puede enviar su presupuesto por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la dirección de correo de su empresa, de no tener correo asignado el sistema le preguntará a que dirección se va a enviar el presupuesto al momento de registrar el mismo. Para configurar la opción de correo electrónico, debe ir a “Utilidades” > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta “Correo Electrónico”, luego introduzca toda la información concerniente a su cuenta de correo electrónico. 17. Si desea colocar como pendiente haga clic en el botón “Ctrl + F9 Pendiente”, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y después seleccionar el documento. 18. Terminado todo el proceso presione [F9] para Registrar.

Otras funciones importantes: 1. Si desea colocar como Pendiente un Presupuesto haga clic en el botón “Ctrl + F9 Pendiente”, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y después seleccionar el documento. Importante: Es posible colocar como pendiente el presupuesto sin necesidad entrar en la pantalla “Desglose de Cuenta”, haciendo clic en la pantalla principal en el botón Ctrl + [F9] En espera. 2. Para Cargar un Presupuesto de Venta ¡EN ESPERA! (ó PENDIENTE) a un Presupuesto debe hacer lo siguiente: •

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En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botón “[F11] Cargar”. Al aparecer la pantalla “Cargar documento de...” , seleccione [F1] Presupuesto de Venta ¡EN ESPERA!. Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de presupuestos en espera realizados. Seleccione el presupuesto que necesite y presione [F9] para continuar.

3. Para Copiar un Presupuesto de Venta Previamente Elaborado a un Nuevo Presupuesto debe hacer lo siguiente: •

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En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botón “[F11] Cargar”. Al aparecer la pantalla “Cargar documento de...” , seleccione [F2] Presupuesto de Venta (Copiar). Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Presupuestos de Venta realizados. Seleccione el Presupuesto de Venta que necesite y presione [F9] para continuar.

4. Para Reimprimir un Presupuesto ya elaborado , debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione en el menú de herramientas las opción “Reportes” , luego seleccione “Reimprimir”, al abrirse el sub. menú ubique la opción “Reimprimir Presupuesto de Venta”. 2. Al aparecer la pantalla de “Presupuesto de Venta”, usted tiene diferentes maneras de ubicar el documento, ya sea por Periodo, o entre los días, lo puede hacer también desde un numero de documento especifico hasta otro número de documento, lo puede filtrar por Cliente, Vendedor o Usuario. 3. También se puede reimprimir desde el propio módulo de presupuesto.

Reportes Relacionados Los presupuestos de Ventas se ven reflejados en los siguiente reportes: • • •

Listado de Transacciones de Ventas. Transacciones Pendientes de Clientes. Ventas de Producto por Vendedor. (Este se puede utilizar si su empresa maneja una estadística de presupuesto por cada vendedor).

También puede exportar el documento a distintos formatos preestablecidos como lo son el HTML, Excel®, PDF, RTF, etc., para ser editados en otras aplicaciones existentes.

Módulos Relacionados Se pueden eliminar los Presupuestos de Venta en el Administrador de Documentos de Venta. Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 1. Haga clic en el menú Ventas > “Administrador de Documentos de Venta”. 2. Allí puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean: Presupuestos Notas de Entrega Facturas Devoluciones Documentos en espera. 3. Al escoger el tipo de documento. Por ejemplo “Presupuestos”, seleccione el documento que desea eliminar. 4. Al seleccionarlo presione el botón [F2] Eliminar. 5. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos. 6. Si desea reimprimir uno en especifico presione [F3] Reimprimir. • • • • •

Nota de Entrega de Venta Definición: Las notas de entrega de venta, son documentos que se utilizan para dejar constancia de los productos entregados, cabe destacar que estos documentos quedan pendientes por facturar y pueden ser cargados posteriormente desde una factura con la finalidad de evitar errores de transcripción y tiempo de transcripción. Una vez cargada una Nota de Entrega en la factura, el sistema egresa nuevamente la mercancía ya que fue despachada previamente por la Nota de Entrega.

Módulos o procesos Afectados: Las Notas de Entregas afectan el inventario (ya que registra salida del inventario), pero no afecta caja (puesto que no se recibe dinero).

Modos de Acceso: • •

Haga clic en el menú Venta. Seleccione Nota de Entrega de Ventas.

Procesos para elaborar una Nota de Entrega: 19. Debe seleccionar el cliente al cual desea emitir la Nota de Entrega. Para seleccionarlo debe ubicarlo haciendo clic en el botón que tiene tres puntos que se encuentra en “Cliente” o presionar la tecla [F12]. Luego aparecerá la lista de los clientes ya registrados. (De no estar registrado el cliente, debe registrarlo a través de la ficha “Clientes”, haciendo clic en el menú “Fichas” > “Cliente”). 20. Seleccione el vendedor el cual está emitiendo la Nota de Entrega. (Esto se utiliza en las empresas que llevan una estadística de las Notas de Entrega emitidas por sus vendedores. Si desea crear un vendedor debe hacerlo en menú “Fichas” > “Vendedores”). 21. Indique el Depósito donde se encuentra ubicada la mercancía a entregar. (Si desea crear un Depósito debe hacerlo en el menú “Fichas” > “Deposito”). 22. Seleccione el Precio a utilizar en “Tipo de Precio”, este puede ser Precio Máximo, Precio Oferta, Precio Mayor, Precio Mínimo o Precio Variable. (Cabe destacar que este módulo es predeterminable al momento de crear el cliente).

23. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar varias actividades: •

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[F3] Cliente: Se utiliza para cambiar los datos del cliente o para establecer uno nuevo. [F2] Vendedor: Permite ver los datos del vendedor. (Si no tiene un vendedor registrado y desea crearlo puede hacerlo en el menú “Fichas” en la opción “Vendedores”). Ctrl + [F2] Servidor: Permite seleccionar el servidor a utilizar al momento de realizar la nota de entrega. (Esto se utiliza en las empresas que prestan un servicio personalizado, por ejemplo una empresa de computación, la misma vende equipos y a la vez presta soporte técnico al momento de la venta. Esto lo puede personalizar en el menú “Fichas” > “Servidores”).

Renglones la Nota de Entrega 24. Luego indique el código del producto el cual desea ingresar en la Nota de Entrega; también puede modificar la cantidad de artículos que desea ingresar en la columna de cantidad. •

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Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botón permite verificar la información acerca del producto que se está registrando. [F1] Consultor: Este botón permite hacer una consulta de precios de cualquier producto o articulo que está registrado. [F6] Eliminar: Este botón le permite eliminar productos en la Nota de Entrega que se va a efectuar. [F4] Cantidad: Este permite especificar la cantidad de productos a registrar en la nota de entrega. [F8] Detalles: Permite establecer algún detalle u observación en el producto que se esta procesando en ese momento. [F5] Precio: Este botón permite modificar el precio de los productos que se van a registrar, ya sean el Precio Máximo, Oferta, Mínimo o un Precio Específico. Ctrl + [F5] Und. Alterna: Permite cambiar el precio principal por el de la unidad alterna. (Esto se puede establecer en el modulo de

“Inventario de Productos Terminados” en la carpeta de “Costos / Precios”). •

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[F7] Descuento: Permite aplicar un descuento unitario para cada producto. Ctrl + [F7] Depósito: Permite cambiar el depósito de donde se esta sustrayendo la mercancía. Este cambio solo se aplica al reglón que se está procesando.


Cierre o Totalización de la Nota de Entrega 26. Al aparecer la pantalla “Desglose de cuenta”, usted puede modificar el Descuento 1, ya sea en monto o en porcentaje, igualmente lo puede hacer con el Descuento 2. También puede colocar el monto o el porcentaje del Flete. 27. Puede cambiar la fecha de emisión de la Nota de Entrega a una fecha posterior o siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de vencimiento. 28. Con la opción [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias que desea imprimir. Con la opción [F6] Ver documento en Pantalla, puede tener una vista previa del documento al momento de registrarlo. 29. Con el botón “Enviar por Correo Electrónico”, puede enviar su Nota de Entrega por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la dirección de correo de su empresa, de no tener correo asignado, el sistema le preguntará a que dirección se va a enviar la nota de entrega al momento de registrar la misma. Para configurar la opción de correo electrónico, debe ir a “Utilidades” > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta “Correo Electrónico”, luego introduzca toda la información concerniente a su cuenta de correo electrónico. 30. Si desea colocar como pendiente haga clic en el botón “Ctrl + F9 Pendiente”, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y después seleccionar el documento. 31. Terminado todo el proceso presione [F9] para Registrar.

Otras funciones importantes: 5. Si desea colocar como Pendiente una Nota de Entrega, haga clic en el botón “Ctrl + F9 Pendiente”, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y después seleccionar el documento. Importante: Es posible colocar como pendiente la nota de entrega sin necesidad entrar en la pantalla “Desglose de Cuenta”, haciendo clic en la pantalla principal en el botón Ctrl + [F9] En espera. 6. Para Cargar un Nota de Entrega ¡EN ESPERA! (ó PENDIENTE) a una Nota de Entrega debe hacer lo siguiente: •

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En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botón “[F11] Cargar”. Al aparecer la pantalla “Cargar documento de...” , seleccione [F1] Nota de Entrega ¡EN ESPERA!. Ingrese el numero de Nota de Entrega Pendiente o presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Notas de Entrega en espera realizadas. Seleccione la Nota de Entrega que necesite y presione [F9] para continuar.

7. Para Copiar una Nota de Entrega Previamente Elaborada a una Nueva Nota de Entrega debe hacer lo siguiente: •

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En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botón “[F11] Cargar”. Al aparecer la pantalla “Cargar documento de...” , seleccione [F2] Nota de Entrega (Copiar). Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Notas de Entrega realizadas. Seleccione la Nota de Entrega que necesite y presione [F9] para continuar.

8. Para Reimprimir una Nota de Entrega ya elaborada, debe hacer lo siguiente:

4. Seleccione en el menú de herramientas las opción “Reportes” , luego seleccione “Reimprimir”, al abrirse el sub. menú ubique la opción “Reimprimir Nota de Entrega de Venta”. 5. Al aparecer la pantalla de “Nota de Entrega de Venta”, usted tiene diferentes maneras de ubicar el documento, ya sea por Periodo, o entre los días, lo puede hacer también desde un numero de documento especifico hasta otro número de documento, lo puede filtrar por Cliente, Vendedor o Usuario. 6. También se puede reimprimir desde el propio módulo de Notas de Entrega.

Nota: Es posible colocar como pendiente la Nota de Entrega sin necesidad entrar en la pantalla “Desglose de Cuenta”, haciendo clic en la pantalla principal en el botón Ctrl + [F9] En espera.

Reportes relacionados Las Notas de Entrega de Ventas se ven reflejados en los siguiente reportes: • • •

Movimiento de Inventario. Listados de Existencia de Productos. Movimientos de Seriales (Histórico; este reporte aplica si los artículos o productos manejas seriales).


Módulos Relacionados Se pueden eliminar las Notas de Entrega de Venta en el Administrador de Documentos de Venta. Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 7. Haga clic en el menú Ventas > “Administrador de Documentos de Venta”. 8. Allí puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean: Presupuestos. Notas de Entrega. Facturas. Devoluciones. Documentos en espera. 9. Al escoger el tipo de documento. Por ejemplo “Notas de Entrega”, seleccione el documento que desea eliminar. 10. Al seleccionarlo presione el botón [F2] Eliminar. 11. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos. 12. Si desea reimprimir uno en especifico presione [F3] Reimprimir. • • • • •

Facturas de Venta Una vez que las fichas han sido cargadas al sistema, ya estamos listos para facturar. Existen dos maneras de facturarles a nuestros clientes: a través de la opción Factura de Venta o a través de la opción Punto de Venta. En Factura de Venta el proceso de facturación es mas elaborado, hay más pasos a seguir que en el Punto de Venta, el cual es mas dinámico. El Punto de Venta está orientado a la facturación masiva, tipo supermercado, por colocar un ejemplo.

Módulos o procesos Afectados al elaborar una Factura de Venta: 1. La factura se muestra en la relación de ventas diarias y mensuales. 2. Si la factura es al contado o parcialmente de contado, Se actualiza la relación de ingresos y egresos de Caja. 3. Si la factura es a crédito esta se registra en las Cuentas por Cobrar, así como también actualiza los saldos de los clientes. 4. Actualiza el Inventario de Productos Terminados y Servicios. 5. Actualiza las estadísticas de Clientes y Productos. 6. Actualiza los Resúmenes de Ventas, Caja y Ventas por Departamentos. 7. La relación de comisiones no se genera en línea, para actualizarlo debe ejecutarse el reporte de Comisiones de Ventas. 8. El Libro de Impuesto a las ventas no se actualiza en línea, para actualizarlo debe ejecutarse el reporte de impuestos de ventas.


Haga clic en el menú Venta. Seleccione Factura de Venta.

Procesos para elaborar una Factura de Venta 32. Debe seleccionar el cliente al cual desea emitir la Factura. Para seleccionarlo debe ubicarlo haciendo clic en el botón que tiene tres puntos que se encuentra en “Cliente” o presionar la tecla [F12]. Luego aparecerá la lista de los clientes ya registrados. (De no estar registrado el cliente, debe registrarlo a través de la ficha “Clientes”, haciendo clic en el menú “Fichas” > “Cliente”). 33. Seleccione el vendedor el cual está emitiendo la Factura. (Esto se utiliza en las empresas que llevan una estadística de las facturas emitidas por sus vendedores, para así hacer el cálculo de sus Comisiones. Si desea crear un vendedor debe hacerlo en menú “Fichas” > “Vendedores”). 34. Indique el Depósito donde se encuentra ubicada la mercancía a facturar. (Si desea crear un Depósito debe hacerlo en el menú “Fichas” > “Depósito”). 35. Seleccione el Precio a utilizar en “Tipo de Precio”, este puede ser Precio Máximo, Precio Oferta, Precio Mayor, Precio Mínimo o Precio Variable. (Cabe destacar que este módulo es predeterminable al momento de crear el cliente). 36. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar varias actividades: •

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[F3] Cliente: Se utiliza para cambiar los datos del cliente o para establecer uno nuevo. [F2] Vendedor: Permite ver los datos del vendedor. (Si no tiene un vendedor registrado y desea crearlo puede hacerlo en el menú “Fichas” en la opción “Vendedores”).

Renglones de la Factura 37. Luego indique el código del producto el cual desea ingresar en la Factura; también puede modificar la cantidad de artículos que desea ingresar en la columna de cantidad. •

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Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botón permite verificar la información acerca del producto que se va a facturar. [F1] Consultor: Este botón permite hacer una consulta de precios de cualquier producto o articulo que está registrado. [F6] Eliminar: Este botón le permite eliminar productos en la factura que se va a registrar. [F4] Cantidad: Este permite especificar la cantidad de productos a facturar. [F8] Detalles: Permite establecer algún detalle u observación en la factura a realizar. [F5] Precio: Este botón permite modificar el precio de los productos que se van a facturar, ya sean el Precio Máximo, Oferta, Mínimo o un Precio Específico. Ctrl + [F5] Und. Alterna: Permite cambiar el precio principal por el de la unidad alterna. (Esto se puede establecer en el modulo de “Inventario de Productos Terminados” en la carpeta de “Costos / Precios”). [F7] Descuento: Permite aplicar un descuento unitario para cada producto. Ctrl + [F7] Depósito: Permite cambiar el deposito de donde se está sustrayendo la mercancía. Ctrl + [F2] Servidor: Permite seleccionar el servidor a utilizar al momento de realizar la factura. (Esto se utiliza en las empresas que prestan un servicio personalizado, por ejemplo una empresa de computación, la misma vende equipos y a la vez presta soporte técnico al momento de la venta. Esto lo puede personalizar en el menú “Fichas” > “Servidores”).


Cierre o Totalización de la Factura 39. Al aparecer la pantalla “Desglose de cuenta”, usted puede modificar el Descuento 1, ya sea en monto o en porcentaje, igualmente lo puede hacer con el Descuento 2. También puede colocar el monto o el porcentaje del Flete. Recuerde que 2do. Descuento de aplica incluyendo al primer descuento. 40. Si desea realizar la factura a crédito, usted debe colocarle un numero cero (0) en el campo de “Total Contado” y el sistema automáticamente lo tomará como “Saldo a Crédito. (Esto ocurre solamente cuando el cliente al cual se le está facturando tiene activada la opción de “Crédito Disponible” en el menú “Fichas” > “Clientes”). También puede personalizar los días de crédito en la casilla “Días de Crédito” ubicada al lado derecho de “Fecha de Vencimiento”. 41. Puede cambiar la fecha de emisión de la factura a una fecha posterior o siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de vencimiento. 42. Con la opción [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias que desea imprimir. Con la opción [F6] Ver documento en Pantalla, puede tener una vista previa del documento. 43. Con el botón “Enviar por Correo Electrónico”, puede enviar su factura por email, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la dirección de correo de su empresa o personal, de no tener correo asignado el sistema le preguntará a que dirección se va a enviar la factura al momento de registrar la misma. Para configurar la opción de correo electrónico, debe ir a “Utilidades” > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta “Correo Electrónico”, luego introduzca toda la información concerniente a su cuenta de correo electrónico. 44. Si desea colocar la Factura en espera, haga clic en el botón “Ctrl + F9 Pendiente”, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y después seleccionar el documento. 45. También puede emitir una Nota de Entrega o una Orden de Despacho, activando las casillas “Emitir Nota de Entrega” y “Emitir Orden de Despacho”. 46. Terminado todo el proceso presione [F9] para Registrar.

Otras funciones importantes: 9. Si desea colocar como Pendiente una Factura de Venta haga clic en el botón “Ctrl + F9 Pendiente”, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y después seleccionar el documento. Importante: Es posible colocar como pendiente la factura sin necesidad entrar en la pantalla “Desglose de Cuenta”, haciendo clic en la pantalla principal en el botón Ctrl + [F9] En espera. 10. Para Cargar un Presupuesto de Venta en una Factura de Venta debe hacer lo siguiente: •

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En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botón “[F11] Cargar”. Al aparecer la pantalla “Cargar documento de...” , seleccione [F1] Presupuesto de Venta. Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de presupuestos en espera realizados. Seleccione el presupuesto que necesite y presione [F9] para continuar.

11. Para Cargar una Nota de Entrega Pendiente en una Factura de Venta debe hacer lo siguiente: •

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En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botón “[F11] Cargar”. Al aparecer la pantalla “Cargar documento de...” , seleccione [F2] Notas de Entrega Pendientes. Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Notas de Entrega realizadas.

12. Seleccione la Nota de Entrega que necesite y presione [F9] para continuar. 13. Para Cargar una Factura de Venta ¡EN ESPERA! a una Factura de Venta debe hacer lo siguiente: •

En la pantalla principal, vaya a la parte inferior izquierda, haga clic en el botón “[F11] Cargar”.

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Al aparecer la pantalla “Cargar documento de...” , seleccione [F3] Factura de Venta ¡EN ESPERA!. Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de las Facturas de Venta en espera realizadas.

14. Seleccione la factura que necesite y presione [F9] para continuar. 15. Para Copiar una Factura de Venta Previamente Elaborada a una Nueva Factura debe hacer lo siguiente: •

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En la pantalla principal, vaya a la parte inferior izquierda, haga clic en el botón “[F11] Cargar”. Al aparecer la pantalla “Cargar documento de...” , seleccione [F5] Factura de Venta (Copiar). Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Facturas de Venta realizadas. Seleccione la Factura de Venta que necesite y presione [F9] para continuar.

16. Para Reimprimir una Factura de Venta ya elaborada , debe hacer lo siguiente: 7. Seleccione en el menú de herramientas las opción “Reportes” , luego seleccione “Reimprimir”, al abrirse el sub. menú ubique la opción “Reimprimir Factura de Venta”. 8. Al aparecer la pantalla de “Factura de Venta”, usted tiene diferentes maneras de ubicar el documento, ya sea por Periodo, o entre los días, lo puede hacer también desde un numero de documento especifico hasta otro número de documento, lo puede filtrar por Cliente, Vendedor o Usuario.

Reportes Relacionados Las Facturas de Ventas se ven reflejados en los siguientes reportes: (*) (*) Esta clasificación de hace en orden descendente, y se explica en que módulo se encuentra cada uno de los reportes. 1. Relación de Ventas: 2. Ventas por Departamento: 3. Informe de Ventas Diarias: Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Ventas” > “Informe de Ventas Diarias”. Este reporte sirve para llevar un control total de sus ventas diariamente, lo puede hacer de manera detallada como resumida. 4. Cierre de Caja Diario: Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Ventas” > “Cierre de Caja Diario”. Este reporte refleja todo el movimiento diario efectuado en caja, ya sea por facturación, devoluciones, anticipos, pagos en cuentas por cobrar, etc. 5. Estado de Cuenta de Clientes: Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Clientes” > “Estado de Cuenta de Clientes”. Este reporte refleja las transacciones a crédito emitidas a un cliente o clientes específicos. 6. Cuentas por Cobrar de Clientes: Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Clientes” > “Cuentas por Cobrar de Clientes”. Este se utiliza para verificar los saldos y los abonos de los clientes registrados a crédito. 7. Libro de Ventas (I.V.A.): Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Ventas” > “Libro de Ventas (I.V.A.)”. Este reporte refleja todas las operaciones referentes Libro de I.V.A. 8. Comisiones de Venta y Cobranzas: Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Vendedores” > “Comisiones de Venta y Cobranzas”. Este reporte refleja el calculo de comisiones por vendedores. 9. Movimientos de Inventario: Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Productos” > “Movimientos de Inventario”. Este reporte refleja la relación de venta de todos los productos registrados, para así llevar un control de las existencias en el inventario. 10. Movimientos de Seriales (Histórico): Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Productos” > “Movimientos de Seriales”. Este reporte refleja los movimientos de los productos que manejan seriales específicos para su posterior venta. 11. Listado de Transacciones: 12. Transacciones Pendientes de venta:


Módulos Relacionados Se pueden eliminar las Facturas de Venta en el Administrador de Documentos de Venta. Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 13. Haga clic en el menú Ventas > “Administrador de Documentos de Venta”. 14. Allí puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean: • • • • •

Presupuestos Notas de Entrega Facturas Devoluciones Documentos en espera.

15. Al escoger el tipo de documento. Por ejemplo “Facturas”, seleccione el documento que desea eliminar. 16. Al seleccionarlo presione el botón [F2] Eliminar. 17. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos. 18. Si desea reimprimir uno en especifico presione [F3] Reimprimir.

Devoluciones de Venta Las Devoluciones son el reverso de una transacción. En el caso de ventas usted podrá realizar devoluciones tanto de Facturas de Venta, como de Notas de Entrega.

Módulos o procesos Afectados al elaborar una Devolución de Venta: 9. La devolución de Factura, se agrega a la relación de ventas del sistema. 10. Si la devolución es al contado o parcialmente de contado, Se actualiza la relación de ingresos y egresos de Caja. 11. Si la devolución es a crédito se actualiza la relación de Cuentas por Cobrar. Registrando una Nota de Crédito a documentos pendientes o dejando abonado a la cuenta del cliente. 12. Actualiza el Inventario de Productos Terminados y Servicios. 13. Actualiza las estadísticas de Clientes y Productos. 14. Actualiza los Resúmenes de Ventas, Caja y Ventas por Departamentos. (solo en las Devoluciones de Facturas). 15. La relación de comisiones no se genera en línea, para actualizarlo debe ejecutarse el reporte de Comisiones de Ventas. 16. El Libro de Impuesto a las ventas no se actualiza en línea, para actualizarlo debe ejecutarse el reporte de impuestos de ventas.


Haga clic en el menú Venta. Seleccione Devoluciones de Venta.

Procesos para elaborar una Devolución de Venta Existen dos maneras de realizar una devolución, puede ser una Devolución Normal de Factura de Venta o de Nota de Entrega, o una Devolución manual. Para realizar una devolución de una Factura de Venta debe hacer lo siguiente: 1. Ubique en el menú “Ventas” > “Devoluciones de Venta”. 2. Al momento de abrir la pantalla principal aparece la pantalla “Cargar Documentos...” 3. Seleccione la opción [F1] Factura de Venta. 4. Ingrese el numero de la factura o presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Facturas realizadas. 5. Seleccione la factura que necesite devolver. 6. Presione [F9] para continuar.

Para realizar una devolución de una Nota de Entrega debe hacer lo siguiente: 1. Ubique en el menú “Ventas” > “Devoluciones de Venta”. 2. Al momento de abrir la pantalla principal aparece la pantalla “Cargar Documentos...” 3. Seleccione la opción [F2] Nota de Entrega. 4. Ingrese el numero de la factura o presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Notas de Entrega realizadas. 5. Seleccione la Nota de Entrega que necesite devolver y presione [F9] para continuar.

Para realizar una Devolución de forma libre debe hacer los siguiente: 1. Debe seleccionar el cliente al cual desea emitir la Devolución. Para seleccionarlo debe ubicarlo haciendo clic en el botón que tiene tres puntos que se encuentra en “Cliente” o presionar la tecla [F12]. Luego aparecerá la lista de los clientes ya registrados. (De no estar registrado el cliente, debe registrarlo a través de la ficha “Clientes”, haciendo clic en el menú “Fichas” > “Cliente”). 2. Seleccione el vendedor el cual está emitiendo la Devolución. (Esto se utiliza en las empresas que llevan una estadística de las devoluciones emitidas por sus vendedores, para así hacer el cálculo de sus Comisiones. Si desea crear un vendedor debe hacerlo en menú “Fichas” > “Vendedores”).

3. Indique el Depósito donde se encuentra ubicada la mercancía a devolver. (Si desea crear un Depósito debe hacerlo en el menú “Fichas” > “Deposito”). 4. Seleccione el Precio a utilizar en “Tipo de Precio”, este puede ser Precio Máximo, Precio Oferta, Precio Mayor, Precio Mínimo o Precio Variable. (Cabe destacar que este módulo se puede establecer al momento de crear el cliente). 5. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar varias actividades: •

•

[F3] Cliente: Se utiliza para cambiar los datos del cliente o para establecer uno nuevo. [F2] Vendedor: Permite ver los datos del vendedor. (Si no tiene un vendedor registrado y desea crearlo puede hacerlo en el menú “Fichas” en la opción “Vendedores”).

Renglones de la Devolución Luego indique el código del producto el cual desea ingresar en la devolución; también puede modificar la cantidad de artículos que desea ingresar en la columna de cantidad. •

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Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botón permite verificar la información acerca del producto que se va a devolver. [F1] Consultor: Este botón permite hacer una consulta de precios de cualquier producto o articulo que está registrado. [F6] Eliminar: Este botón le permite eliminar productos en la devolución que se va a registrar. [F4] Cantidad: Este permite especificar la cantidad de productos a devolver. [F8] Detalles: Permite establecer algún detalle u observación en la devolución a realizar. [F5] Precio: Este botón permite modificar el precio de los productos que se van a devolver, ya sean el Precio Máximo, Oferta, Mayor, Mínimo o un Precio Específico. Ctrl + [F5] Und. Alterna: Permite cambiar el precio principal por el de la unidad alterna. (Esto se puede establecer en el módulo de

“Inventario de Productos Terminados” en la carpeta de “Costos / Precios”). •

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[F7] Descuento: Permite aplicar un descuento unitario para cada producto. Ctrl + [F7] Deposito: Permite cambiar el depósito de donde se está sustrayendo la mercancía. Ctrl + [F2] Servidor: Permite seleccionar el servidor a utilizar al momento de realizar la devolución. (Esto se utiliza en las empresas que prestan un servicio personalizado, por ejemplo una empresa de computación, la misma vende equipos y a la vez presta soporte técnico al momento de la venta. Esto lo puede personalizar en el menú “Fichas” > “Servidores”).

Posteriormente presione [F9] o haga clic en el botón “Registrar”.

Cierre o Totalización de la Devolución 6. Al aparecer la pantalla “Desglose de cuenta”, usted puede modificar el Descuento 1, ya sea en monto o en porcentaje, igualmente lo puede hacer con el Descuento 2. También puede colocar el monto o el porcentaje del Flete. Recuerde que 2do. Descuento de aplica incluyendo al primer descuento. 7. Si desea realizar la devolución a crédito, usted debe colocarle un numero cero (0) a la banda de “Contado + Anticipo” y el sistema automáticamente lo tomará como “Saldo a Crédito”. (Esto ocurre solo cuando el cliente posee saldo, el cual se puede disminuir utilizando la devolución como una nota de crédito). También puede personalizar los días de crédito en la casilla “Días de Crédito” ubicada al lado derecho de “Fecha de Vencimiento”. 8. Puede cambiar la fecha de emisión de la devolución a una fecha posterior o siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de vencimiento. 9. Con la opción [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias que desea imprimir. Con la opción [F6] Ver documento en Pantalla, puede tener una vista previa del documento. 10. Con el botón “Enviar por Correo Electrónico”, puede enviar su Devolución por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la dirección de correo de su empresa o personal, de no tener correo asignado el sistema le preguntará a que dirección se va

a enviar la devolución al momento de registrar la misma. Para configurar la opción de correo electrónico, debe ir a “Utilidades” > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta “Correo Electrónico”, luego introduzca toda la información concerniente a su cuenta de correo electrónico. 11. Terminado todo el proceso presione [F9] para Registrar.

Otras funciones importantes: Reportes Relacionados Las Devoluciones de Ventas se ven reflejados en los siguientes reportes: (*) (*) Esta clasificación de hace en orden descendente, y se explica en que módulo se encuentra cada uno de los reportes. 1. Relación de Ventas: 2. Ventas por Departamento: 3. Informe de Ventas Diarias: Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Ventas” > “Informe de Ventas Diarias”. Este reporte sirve para llevar un control total de sus ventas diariamente, lo puede hacer de manera detallada como resumida. 4. Cierre de Caja Diario: Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Ventas” > “Cierre de Caja Diario”. Este reporte refleja todo el movimiento diario efectuado en caja, ya sea por facturación, devoluciones, anticipos, pagos en cuentas por cobrar, etc. 5. Estado de Cuenta de Clientes: Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Clientes” > “Estado de Cuenta de Clientes”. Este reporte refleja las transacciones a crédito emitidas a un cliente o clientes específicos. 6. Cuentas por Cobrar de Clientes: Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Clientes” > “Cuentas por Cobrar de Clientes”. Este se utiliza para verificar los saldos y los abonos de los clientes registrados a crédito. 7. Libro de Ventas (I.V.A.): Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Ventas” > “Libro de Ventas (I.V.A.)”. Este reporte refleja todas las operaciones referentes Libro de I.V.A. 8. Comisiones de Venta y Cobranzas: Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Vendedores” > “Comisiones de Venta y Cobranzas”. Este reporte refleja el calculo de comisiones por vendedores. 9. Movimientos de Inventario: Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Productos” > “Movimientos de Inventario”. Este reporte refleja la relación de venta de todos los productos

registrados, para así llevar un control de las existencias en el inventario. 10. Movimientos de Seriales (Histórico): Este reporte se encuentra ubicado en el menú “Reportes” > “Productos” > “Movimientos de Seriales”. Este reporte refleja los movimientos de los productos que manejan seriales específicos para su posterior venta. 11. Listado de Transacciones: 12. Transacciones Pendientes de venta: También puede exportar el documento a distintos formatos preestablecidos como lo son el HTML, Excel®, PDF, RTF, etc., para ser editados en otras aplicaciones existentes.

Módulos Relacionados Se pueden eliminar las Devoluciones de Venta en el Administrador de Documentos de Venta. Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 19. Haga clic en el menú Ventas > “Administrador de Documentos de Venta”. 20. Allí puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean: • • • • •

Presupuestos Notas de Entrega Facturas Devoluciones Documentos en espera.

21. Al escoger el tipo de documento. Por ejemplo “Devoluciones”, seleccione el documento que desea eliminar. 22. Al seleccionarlo presione el botón [F2] Eliminar. 23. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos. 24. Si desea reimprimir uno en especifico presione [F3] Reimprimir.

Administrador de Documentos de Venta El Administrador de Documentos de Ventas permite dar mantenimiento a las transacciones de ventas, permitiendo buscar, ver los detalles y eliminar algún documento registrado en el sistema ya sean: Presupuestos. Notas de Entrega. Facturas. Devoluciones. Hasta incluir los documentos en espera si así lo amerita. Por ejemplo: Si desea visualizar algún documento en especifico debe hacer lo siguiente: 25. Haga clic en el menú Ventas > “Administrador de Documentos de Venta”. 26. Allí puede escoger que tipo de documentos necesita, por ejemplo un Presupuesto. 27. Luego haga clic en la casilla “Presupuestos”, y desactivar las casillas subsiguientes. 28. En la tabla central, aparecen los números de los documentos registrados, en este caso veremos solamente los presupuestos. (En la columna TIPO, se refleja la abreviatura PRS). Podemos ver el nombre del cliente al cual se le emitió el presupuesto, junto con la Fecha de Emisión y los totales. 29. En la tabla inferior veremos los detalles del Presupuesto que incluyen la cantidad de artículos presupuestados junto a los totales de cada uno. • • • • •

Si desea eliminar un documento en especifico, por ejemplo una factura: 1. Seleccione el documento que desea eliminar. 2. Luego presione la tecla [F2] Eliminar, el sistema le preguntará si desea eliminar documento en cuestión. Posteriormente le indicará que la eliminación se efectuó con éxito.

Importante: Al momento de hacer la eliminación de cualquier documento es irrecuperable, ya que al ser eliminado el sistema lo borra de la base de datos.

Orden de Compra Es el compromiso adquirido por la empresa para obtener uno o varios artículos ya registrados en el sistema. Cabe destacar que al momento de emitir una orden de compra no se toma para incrementar el inventario, ya que su función es informativa para el proveedor al momento de requerir una mercancía.


Haga clic en el menú Compras. Seleccione Orden de Compra.

Procesos para elaborar una Orden de Compra 47. Debe seleccionar el Proveedor al cual desea emitir la Orden de Compra. Para seleccionarlo debe ubicarlo haciendo clic en el botón que tiene tres puntos que se encuentra en “Proveedor” o presionar la tecla [F12]. Luego aparecerá la lista de los Proveedores ya registrados. (De no estar registrado el Proveedor, debe registrarlo a través de la ficha “Proveedores”, haciendo clic en el menú “Fichas” > “Proveedores”, o haciendo clic en el botón “Proveedor” ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla principal. 48. Indique el representante del Proveedor el cual recibirá la Orden de Compra. 49. Indique el Deposito donde será ubicada la mercancía a recibir luego de hacer la compra. (Si desea crear un Depósito debe hacerlo en el menú “Fichas” > “Deposito”). 50. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar varias actividades:

Renglones de la Orden de Compra 51. Luego indique el código del producto el cual desea ingresar en el Orden de Compra; también puede modificar la cantidad de artículos que desea ingresar en la columna de cantidad. •

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Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botón permite verificar la información acerca del producto que se va a comprar. [F6] Eliminar: Este botón le permite eliminar productos en la orden de compra que se va a efectuar. [F5] Precio: Este botón permite modificar el precio de los productos que se van a presupuestar, ya sean el Precio Máximo, Oferta, Mayor Mínimo o un Precio Específico. Ctrl + [F5] Und. Alterna: Permite cambiar el precio principal por el de la unidad alterna. (Esto se puede establecer en el modulo de “Inventario de Productos Terminados” en la carpeta de “Costos / Precios”). [F7] Descuento: Permite aplicar un descuento unitario para cada producto. Ctrl + [F7] Deposito: Permite cambiar el deposito donde se va a ubicar la mercancía.


Cierre o Totalización de la Orden de Compra 53. Al aparecer la pantalla “Desglose de cuenta”, usted puede modificar el Descuento 1, ya sea en monto o en porcentaje, igualmente lo puede hacer con el Descuento 2. También puede colocar el monto o el porcentaje del Flete. 54. Puede cambiar la fecha de emisión de la Orden de Compra a una fecha posterior o siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de vencimiento. 55. Con la opción [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias que desea imprimir. Con la opción [F6] Ver documento en Pantalla, puede tener una vista previa del documento.

56. Con el botón “Enviar por Correo Electrónico”, puede enviar su presupuesto por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la dirección de correo de su empresa, de no tener correo asignado el sistema le preguntará a que dirección se va a enviar el presupuesto al momento de registrar el mismo. Para configurar la opción de correo electrónico, debe ir a “Utilidades” > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta “Correo Electrónico”, luego introduzca toda la información concerniente a su cuenta de correo electrónico. 57. Si desea colocar como pendiente haga clic en el botón “Ctrl + F9 Pendiente”, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y después seleccionar el documento. 58. Terminado todo el proceso presione [F9] para Registrar.

Otras funciones importantes: 17. Si desea colocar como Pendiente una Orden de Compra haga clic en el botón “Ctrl + F9 Pendiente”, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y después seleccionar el documento. Importante: Es posible colocar como pendiente el presupuesto sin necesidad entrar en la pantalla “Desglose de Cuenta”, haciendo clic en la pantalla principal en el botón Ctrl + [F9] En espera. 18. Para Cargar una Orden de Compra ¡EN ESPERA! (ó PENDIENTE) a una Orden de Compra debe hacer lo siguiente: •

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En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botón “[F11] Cargar”. Al aparecer la pantalla “Cargar documento de...” , seleccione [F1] Orden de Compra ¡EN ESPERA!. Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de las Ordenes de Compra en espera realizadas. Seleccione el presupuesto que necesite y presione [F9] para continuar.

19. Para Copiar una Orden de Compra Previamente Elaborada a un Orden nueva debe hacer lo siguiente: •

En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botón “[F11] Cargar”.

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Al aparecer la pantalla “Cargar documento de...” , seleccione [F2] Orden de Compra (Copiar). Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Ordenes de Compra realizadas. Seleccione la Orden de Compra que necesite y presione [F9] para continuar.

20. Para Reimprimir una Orden de Compra ya elaborada , debe hacer lo siguiente: 9. Seleccione en el menú de herramientas las opción “Reportes” , luego seleccione “Reimprimir”, al abrirse el sub. menú ubique la opción “Reimprimir Orden de Compra”. 10. Al aparecer la pantalla de “Ordenes de Compra”, usted tiene diferentes maneras de ubicar el documento, ya sea por Periodo, o entre los días, lo puede hacer también desde un numero de documento especifico hasta otro número de documento, lo puede filtrar por Proveedor o Usuario.

Reportes Relacionados Las Ordenes de Compras se ven reflejadas en el reporte: •

Transacciones pendientes de Compra a Proveedores, que se encuentra ubicado en “Reportes” > “Compra” > “Transacciones pendientes de Compra”.


Módulos Relacionados Se pueden eliminar las Ordenes de Compra en el Administrador de Documentos de Compra. Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 30. Haga clic en el menú Compras > “Administrador de Documentos de Compras”. 31. Allí puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean: Ordenes de Compra Recepción de Notas de Entrega Facturas Devoluciones • • • •

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Incluir Documentos en Espera

32. Al escoger el tipo de documento. Por ejemplo “Ordenes de Compra”, seleccione el documento que desea eliminar. 33. Al seleccionarlo presione el botón [F2] Eliminar. 34. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos. 35. Si desea reimprimir uno en especifico presione [F3] Reimprimir.

RECEPCIÓN DE FACTURA DE COMPRA Las Facturas de Compra son documentos que afectan Cuentas por Pagar, Bancos e inventario, ya que al momento de ingresarlas actualizan las existencias, estadísticas de productos, proveedores, costos y precios.

Módulos o procesos Afectados: • • • • •

Actualiza el inventario. Genera una Cuenta por Pagar si la factura es a crédito. Afecta el libro del IVA. Actualiza el promedio acumulado de compra y ventas de producto. Actualiza el Movimiento de Inventario.

Modos de Acceso: • •

Haga clic en el menú Compras. Seleccione Recepción de Factura de Compra.

Procesos para elaborar una Factura de Compra: 59. Debe seleccionar el Proveedor del se está emitiendo la Factura de Compra. Para seleccionarlo debe ubicarlo haciendo clic en el botón que tiene tres puntos que se encuentra en “Proveedor” o presionar la tecla [F12]. Luego aparecerá la lista de los clientes ya registrados. (De no estar registrado el Proveedor, debe registrarlo a través de la ficha “Proveedores”, haciendo clic en el menú “Fichas” > “Proveedores”). 60. Ingrese el numero de la Factura de Compra en el campo “Documento”. 61. Indique el representante del Proveedor el cual recibirá la Factura de Compra. 62. Escriba el nombre de la persona que compró o recibió la mercancía. 63. Indique el Depósito donde será ubicada la mercancía

Renglones de la Factura de Compra 64. Luego indique el código del producto el cual desea ingresar en la Nota de Entrega de Compra; también puede modificar la cantidad de artículos que desea ingresar en la columna de cantidad.

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Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botón permite verificar la información acerca del producto que se está comprando. [F6] Eliminar: Este botón le permite eliminar productos de la Factura de compra que se va a efectuar. [F4] Seriales: Permite introducir seriales a los productos que se están introduciendo en la factura de compra [F8] Costos: Este botón permite el Cambio de Precios y Costos a cada producto registrado en la factura de compra. [F5] Precios: Este botón permite cambiar los precios de la unidad principal y alterna de los productos a ingresar, como lo son el Precio Máximo, Oferta, Mayor y Mínimo. Ctrl + [F5] Und. Alterna: Permite cambiar el precio principal por el de la unidad alterna. (Esto se puede establecer en el modulo de “Inventario de Productos Terminados” en la carpeta de “Costos / Precios”). [F7] Descuento: Permite aplicar un descuento unitario para cada producto. Ctrl + [F7] Deposito: Permite cambiar el deposito donde se va a ubicar la mercancía.

65. Posteriormente presione [F9] o haga clic en e n el botón “Registrar”. “Registrar ”.

Cierre o Totalización de la Factura de Compra: 66. Al aparecer la pantalla “Desglose de d e cuenta”, usted puede modificar el Descuento 1, ya sea en monto o en porcentaje, igualmente lo puede hacer con el Descuento 2. También puede colocar el monto o el porcentaje del Flete. 67. Puede cambiar la fecha de emisión de la Factura de Compra a una fecha posterior o siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de vencimiento.

68. En el campo “Monto sin derecho crédito fiscal”, usted puede especificar el monto de una factura a registrar que no posea IVA. 69. También puede especificar espec ificar el monto a crédito o al contado en los campos “Total a crédito” y Total Cancelado”. 70. Con la opción [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias que desea imprimir. Con la opción [F6] Ver documento en Pantalla, puede tener una vista previa del documento al momento de registrarlo. 71. Con el botón “Enviar por Correo Electrónico”, puede enviar su Factura de Compra por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la dirección de correo de su empresa, de no tener correo asignado, el sistema le preguntará a que dirección de correo electrónico donde se va a enviar la nota de entrega al momento de registrar la misma. Para configurar la opción de correo electrónico, debe ir a “Utilidades” > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta “Correo Electrónico”, luego introduzca toda la información concerniente a su cuenta de correo electrónico. 72. Si desea colocar como pendiente haga clic en el botón “Ctrl + F9 Pendiente”, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y después seleccionar el documento. 73. Terminado todo el proceso proc eso presione [F9] para Registrar.

Importante: Es posible colocar como pendiente la Factura de Compra sin necesidad entrar en la pantalla “Desglose de Cuenta”, haciendo clic en la pantalla principal en el botón Ctrl + [F9] En espera.

Otras funciones importantes: 21. Para Cargar una Orden de Compra a una Factura de Compra en blanco debe hacer lo siguiente: •

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En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botón “[F11] Cargar”. Al aparecer la pantalla “Cargar documento de...”, seleccione Orden de Compra. Ingrese el numero de la Orden de Compra o presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Ordenes de Compra realizadas. Seleccione la Orden de Compra que necesite y presione [F9] para continuar.

22. Para cargar una Recepción de Compra a una Nueva Factura de Compra debe hacer lo siguiente: •

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En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botón “[F11] Cargar”. Al aparecer la pantalla “Cargar documento de...” , seleccione Recepciones de Compra. Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Recepciones de Compra realizadas. Seleccione la Recepciones de Compra que necesite y presione [F9] para continuar.

23. Para copiar una Factura de Compra ya elaborada, debe hacer lo siguiente: 1. En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botón “[F11] Cargar”. 2. Al aparecer la pantalla “Cargar documento de...” , seleccione [F2] Recepciones de Factura Compra. 3. Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Factura de Compra realizadas. 4. Seleccione la Recepción de Factura de Compra que necesite y presione [F9] para continuar.

Reportes relacionados Las Recepciones de Facturas de Compras se ven reflejadas en los siguiente reportes: • • • • • • • • • •

Compras del Mes. Compras por Departamento. Libro de Compras IVA. Estado de Cuentas de Proveedores. Cuentas por Pagar. Relación de Pago a Proveedores. Transacciones Pendientes de Compra de Proveedores. Listados de Existencia de Productos. Movimiento de Inventario. Reposición de Inventario.


Módulos Relacionados Se pueden eliminar las Facturas de Compras en el Administrador de Documentos de Compra. Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 36. Haga clic en el menú Compras > “Administrador de Documentos de Compra”. 37. Allí puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean: • • • • •

Ordenes de Compra Recepción de Notas de Entrega Facturas Devoluciones. Incluir Documentos en Espera.

38. Al escoger el tipo de documento, por ejemplo “Recepción de Facturas de Compra”, seleccione el documento que desea eliminar. 39. Al seleccionarlo presione pr esione el botón b otón [F2] Eliminar. 40. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos. 41. Si desea reimprimir uno en especifico presione [F3] Reimprimir.

DEVOLUCIONES DE COMPRA Las Devoluciones son el reverso de una transacción. En el caso de compras, usted podrá realizar devoluciones tanto de Facturas de Compra, como de Notas de Entrega de Compra.

Módulos o procesos Afectados al elaborar una Devolución de Compra: 17. Actualiza el Movimiento de Inventario ya que lo disminuye. 18. Actualiza el Libro de Compra IVA.


Haga clic en el menú Compra. Seleccione Devoluciones de Compra.

Procesos para elaborar una Devolución de Compra Existen dos maneras de realizar una devolución, puede ser una Devolución de Factura de Compra (Pendiente por Recibir) o una Recepción de Compra. Para realizar una Devolución de una Factura de Compra (Pendiente por recibir) debe hacer lo siguiente: 7. Ubique en el menú “Compras” > “Devoluciones de Compra”. 8. Al momento de abrir la pantalla principal aparece la pantalla “Cargar Documentos...” 9. Seleccione la opción [F1] Factura de Compra (Pendiente por recibir). 10. Ingrese el numero de la factura o presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Facturas de Compras (Pendiente por Recibir) realizadas. 11. Seleccione la factura que necesite devolver. 12. Presione [F9] para continuar. Para realizar una devolución de una Recepción de Compra debe hacer lo siguiente: 6. Ubique en el menú “Compras” > “Devoluciones de Compra”. 7. Al momento de abrir la pantalla principal aparece la pantalla “Cargar Documentos...”. 8. Seleccione la opción [F2] Recepciones de Compra.

9. Ingrese el numero de la factura o presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Recepciones de Compra realizadas. 10. Seleccione la Recepción de Compra que necesite devolver y presione [F9] para continuar. Para realizar una Devolución de forma libre debe hacer los siguiente: 6. Debe seleccionar el Proveedor al cual desea emitir la Devolución. Para seleccionarlo debe ubicarlo haciendo clic en el botón que tiene tres puntos que se encuentra en “Proveedor” o presionar la tecla [F12]. Luego aparecerá la lista de los Proveedores ya registrados. (De no estar registrado el Proveedor, debe registrarlo a través de la ficha “Proveedores”, haciendo clic en el menú “Fichas” > “Proveedores”). 74. Indique el vendedor al cual va emitida la Devolución. 75. Indique el Comprador el cual adquirió la mercancía. 76. Indique el Depósito donde esta ubicada la mercancía a devolver. (Si desea crear un Depósito debe hacerlo en el menú “Fichas” > “Deposito”). 77. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar varias actividades: •

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Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botón permite verificar la información acerca del producto que se está devolviendo. [F6] Eliminar: Este botón le permite eliminar productos de la devolución que se va a efectuar. [F4] Seriales: Permite introducir seriales a los productos que se están introduciendo en la devolución. [F8] Costos: Este botón permite el Cambio de Precios y Costos a cada producto registrado en la devolución de compra. [F5] Precios: Este botón permite cambiar los precios de la unidad principal y alterna de los productos a ingresar, como lo son el Precio Máximo, Oferta, Mayor y Mínimo. Ctrl + [F5] Und. Alterna: Permite cambiar el precio principal por el de la unidad alterna. (Esto se puede establecer en el modulo de “Inventario de Productos Terminados” en la carpeta de “Costos / Precios”). [F7] Descuento: Permite aplicar un descuento unitario para cada producto.

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Ctrl + [F7] Deposito: Permite cambiar el deposito donde está ubicada la mercancía a devolver.


Cierre o Totalización de la Devolución de Compra 79. Al aparecer la pantalla “Desglose de cuenta”, usted puede modificar el Descuento 1, ya sea en monto o en porcentaje, igualmente lo puede hacer con el Descuento 2. También puede colocar el monto o el porcentaje del Flete. 80. Puede cambiar la fecha de emisión de la Devolución de Compra a una fecha posterior o siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de vencimiento. 81. En el campo “Monto sin derecho crédito fiscal”, usted puede especificar el monto de una devolución a registrar que no posea IVA. 82. También puede especificar el monto a crédito o al contado en los campos “Total a crédito” y Total Cancelado”. 83. Con la opción [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias que desea imprimir. Con la opción [F6] Ver documento en Pantalla, puede tener una vista previa del documento al momento de registrarlo. 84. Con el botón “Enviar por Correo Electrónico”, puede enviar su Devolución de Compra por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la dirección de correo de su empresa, de no tener correo asignado, el sistema le preguntará a que dirección se va a enviar la devolución al momento de registrar la misma. Para configurar la opción de correo electrónico, debe ir a “Utilidades” > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta “Correo Electrónico”, luego introduzca toda la información concerniente a su cuenta de correo electrónico. 85. Si desea colocar como pendiente haga clic en el botón “Ctrl + F9 Pendiente”, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y después seleccionar el documento. 86. Terminado todo el proceso presione [F9] para Registrar.

Importante: Es posible colocar como pendiente la Devolución de Compra sin necesidad entrar en la pantalla “Desglose de Cuenta”, haciendo clic en la pantalla principal en el botón Ctrl + [F9] En espera.

Reportes Relacionados Las Devoluciones de Compras se ven reflejados en los siguientes reportes: • • • •

Movimiento de Inventario. Estado de Cuenta del Proveedor. Compras del Mes. Listados de Transacciones de Compras.


Módulos Relacionados Se pueden eliminar las Devoluciones de Compra en el Administrador de Documentos de Compra. Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 42. Haga clic en el menú Ventas > “Administrador de Documentos de Compra”. 43. Allí puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean: • • • • •

Ordenes de Compra. Recepción de Notas de Entrega. Facturas. Devoluciones. Incluir Documentos en Espera.

44. Al escoger el tipo de documento. Por ejemplo “Devoluciones”, seleccione el documento que desea eliminar. 45. Al seleccionarlo presione el botón [F2] Eliminar. 46. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos. 47. Si desea reimprimir uno en especifico presione [F3] Reimprimir.

ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS DE COMPRA El Administrador de Documentos le permite manejar una serie de opciones para facilitarle el manejo al momento de eliminar, buscar y / o ver los detalles de algún documento registrado en el sistema ya sean: Ordenes de Compra. Recepción de Notas de Entrega. Facturas. Devoluciones. Incluir Documentos en Espera. • • • • •

Por ejemplo: Si desea visualizar algún documento en especifico debe hacer lo siguiente: 1. Haga clic en el menú Compras > “Administrador de Documentos de Compras”. 2. Allí puede escoger que tipo de documentos necesita, por ejemplo una Orden de Compra. 3. Luego haga clic en la casilla “Notas de Entrega”, y desactivar las casillas subsiguientes. 4. En la tabla central, aparecen los números de los documentos registrados, en este caso veremos solamente los presupuestos. (En la columna TIPO, se refleja la abreviatura ODC). Podemos ver el Numero del documento, junto con la Fecha de Emisión y los totales. 5. En la tabla inferior veremos los detalles de la Orden de Compra que incluyen la cantidad de artículos registrados junto a los totales de cada uno. Si desea eliminar un documento en especifico, por ejemplo una factura de compra: 3. Seleccione la factura que desea eliminar. 4. Luego presione la tecla [F2] Eliminar, el sistema le preguntará si desea eliminar la factura. Posteriormente le indicará que la eliminación se efectuó con éxito.

Importante: Al momento de hacer la eliminación de cualquier documento es irrecuperable, ya que al ser eliminado el sistema lo borra de la base de datos.

Manual de Valery®

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