MANUAL DE FUNCIONES DE LA ASISTENTE DE GERENCIA DE PLANTA 1. APROBAR SOLICITUD DE INVENTARIO: 1. Para aprobar la solicitud primero la auxiliar administrativa realiza la solicitud de inventario y la archiva 2. Luego ingreso al programa Decisión 3. Ingreso al modulo Inventarios, selecciono aprobar solicitud. 4. para proceder a la aprobación primero se revisa que este correcto el destino o centro costo a donde se va a cargar dicho insumo y/o repuesto, nombre del que retira, cantidad solicitada, y luego luego de que que este todo correcto se aprueba la solicitud e inmediatamente se genera en almacén la nota de egreso para el retiro del elemento.
2. REVISAR EL CORREO DE LA EMPRESA: Esta actividad se realiza una vez se haya realizado el libro de producción y el informe diario y aprobado las solicitudes de inventario; se procede a revisar el correo electrónico para imprimir las cotizaciones, planos, y diferente información que que llega a través de este medio medio para entregar al Gerente o personal interesado.
3. REVISAR CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA PARA FIRMA DEL GERENTE : Todos los departamentos que envían documentos, cartas, facturas, reportes, liquidaciones, descuentos, contratos contratos etc, deben ser firmados firmados por por el Gerente de planta; por lo tanto primero son entregados a la asistente para la debida revisión y después firma el Gerente de Planta para ser enviados en el paquete los días días viernes al departamento de contabilidad.
4. REALIZAR BACKUP O COPIA DE SEGURIDAD: Se realiza los días viernes a los computadores de: * Bascula (Sexta) * Almacén (Sexta) *Laboratorio * Auxiliar Administrativo (Gerencia). * Asistente Gerencia (Gerencia). * Secretaria USP. *Carpeta comparten (en esta carpeta se guarda información que es usada por todos los usuarios) *Carpeta Producción (es el cuadro de la producción que se le envía al Ing. Jose Bertini)
Todos los archivos de cada uno de los equipos se envían a un disco duro externo para tener respaldo en caso de que se borren o se dañe el CPU. Cabe aclarar que a los computadores portátiles no se les hace copia de seguridad.
5. INFORMAR DE REUNIONES O MENSAJES PARA GERENTE DE PLANTA : Cuando llega un correo que es para el Gerente inmediatamente se le comunica telefónicamente y se reenvía dicha información al correo de él, posterior a esto se procede a imprimir para respaldo en archivo físico.
6. DESPACHOS DE ACEITE Y NUEZ (estar enterada e informada): Para proceder a un despacho ya sea de aceite o de nuez, de la Gerencia General envían la orden de cargue al encargado de realizar el despacho (Jefe laboratorio), se imprime y se la entrega al Operario de bascula quien es el responsable de llevar el control por cada viaje que se realice, este formato de control lo realiza el operario de Bascula y cuando se termina de completar las toneladas a despachar me lo entrega para que sea archivado. 7.
REVISION DE LAS PREVISIONES DE MANTENIMIENTO Y DE ADMINISTRACION : Los pedidos de mantenimiento y los de administración los realiza la Auxiliar Administrativa, una vez realizados me pasa para revisar que este bien codificado el centro de costo y el detalle del insumo, repuesto, suministro o elemento a solicitar y la cantidad a pedir, una vez revisado se entrega al Gerente de Planta para firma y autorización de compra, una vez firmado el pedido se entrega una copia al encargado de compras y otra copia al almacén para que adjunte a la factura y la copia restante es para el archivo.
8. REALIZAR INFORME MENSUAL DE CONTADURIA: este informe se retroalimenta del archivo que día a día va llenando el jefe de laboratorio llamado producción 2011, en este archivo existe una tabla d inámica donde agrupa lo que necesita contabilidad para hacer balance general, al finalizar el mes solo se actualiza la tabla dinámica y se procede a imprimir dos informes uno para contabilidad y el otro para el archivo, adicional a esto se envía por mail a las personas encargadas del respectivo tramite a realizar.
9. REALIZAR A FIN DE AÑO EL ACTA DE INVENTARIOS DE ACEITE Y DE NUEZ: esta acta se realiza con la finalidad de dar a conocer los inventarios finales de aceite y de nuez con que la empresa termina el año actual. Este procedimiento lo realiza el jefe de Laboratorio, para el acta solo se transcriben los datos que me entrega el jefe de laboratorio, se imprime el acta para las respectivas firmas de los que intervienen y se envía a Gerencia General, Contabilidad y Gerencia de planta.
10. FIRMAR DESPACHOS DE ACEITE Y DE NUEZ : todos los despachos tanto de aceite como de nuez los firma el responsable del cargue (Jefe de Laboratorio) pero cuando él no se encuentra en la planta el encargado de firmar es el Jefe de Planta; únicamente firmo los despachos (asistente de gerencia) cuando no están en la planta ni el responsable ni el encargado, se revisa que los datos escritos en la Guía de Remisión sean los mismos que el ticket del pesaje tiene como son: fecha, destino, peso bruto, peso tara, peso neto, placas, conductor, vehículo; adicional a estos datos el laboratorio pasa un documento (sello impreso) donde tiene la calidad del aceite despachado es decir el A.G.L., la humedad, Impurezas, además también se coloca la cantidad de sellos de seguridad y los consecutivos de cada sello de seguridad. Después de revisar todo lo antes mencionado se procede a firmar y a entregar todos los documentos del despacho al operario de báscula quien entrega al conductor los que le corresponden.
11. LLEVAR MANEJO DE PROYECTOS O INVERSIONES: cuando se está realizando un proyecto nuevo o una inversión se lleva un control de todas las facturas del material utilizado y/o mano de obra que se uso para llevar a cabo dicha inversión o proyecto, cuando las obras son pequeñas se realiza un listado en Excel y se maneja una carpeta solo para este fin.
12. OTRAS FUNCIONES QUE ASIGNE EL GERENTE DE PLANTA : cuando el Gerente solicita realizar otras tareas diferentes a las del cargo, se hacen bajo su autorización y aprobación.
13. MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE AGENDA: anotar y estar atenta a cada una de las fechas de las reuniones, capacitaciones, congresos, compromisos y todo lo concerniente a visitas que el Gerente de planta tenga programadas; dar citas bajo coordinación con el Gerente de planta para atención al personal externo cuando lo requieran, el objetivo es recordarle ya sea vía mail, telefónica u escrita de la cita que tiene por cumplir.
14. LLEVAR INFORME DE REUNIONES: se documenta a través de actas o informes en el que conste toda la información de la reunión o capacitación que haya sido impartida por el Gerente de Planta ó Jefe de Planta dirigida al personal de planta o a los diferentes departamentos.
