FUNCIONES DE GERENCIA GERENTE GENERAL (Carlos Andrés Vásquez R.) Las funciones del Gerente General son: • • • • • •
Contratar todas las posiciones gerenciales. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos. Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están llevando correctamente. Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa. Lograr que las personas quieran hacer lo que tienen que hacer y no hacer lo que ellas quieren hacer.
GERENTE FINANCIERO (Jaiderson Arango Ruíz) El administrador financiero juega un papel importante en la empresa, sus funciones y su objetivo pueden evaluarse con respecto a los Estados financieros Básicos. Sus tres funciones primarias son: o o o
El análisis de datos financieros La determinación de la estructura de activos de la empresa La fijación de la estructura de capital
1. Análisis de datos financieros Esta función se refiere a la transformación de datos financieros a una forma que puedan utilizarse para controlar la posición financiera de la empresa, a hacer planes para financiamientos futuros, evaluar la necesidad para incrementar la capacidad productiva y a determinar el financiamiento adicional que se requiera.
2. Determinación de la estructura de activos de la empresa El administrador financiero debe determinar tanto la composición, como el tipo de activos que se encuentran en el Balance de la
empresa. El término composición se refiere a la cantidad de dinero que comprenden los activos circulantes y fijos. Una vez que se determinan la composición, el gerente financiero debe determinar y tratar de mantener ciertos niveles óptimos de cada tipo de activos circulante. Asimismo, debe determinar cuáles son los mejores activos fijos que deben adquirirse. Debe saber en que momento los activos fijos se hacen obsoletos y es necesario reemplazarlos o modificarlos. La determinación de la estructura óptima de activos de una empresa no es un proceso simple; requiere de perspicacia y estudio de las operaciones pasadas y futuras de la empresa, así como también comprensión de los objetivos a largo plazo. 3. Determinación de la estructura de capital Esta función se ocupa del pasivo y capital en el Balance. Deben tomarse dos decisiones fundamentales acerca de la estructura de capital de la empresa. Primero debe determinarse la composición más adecuada de financiamiento a corto plazo y largo plazo, esta es una decisión importante por cuanto afecta la rentabilidad y la liquidez general de la compañía. Otro asunto de igual importancia es determinar cuáles fuentes de financiamiento a corto o largo plazo son mejores para la empresa en un momento determinado. Muchas de estas decisiones las impone la necesidad, peor algunas requieren un análisis minucioso de las alternativas disponibles, su costo y sus implicaciones a largo plazo. La evaluación del Balance por parte del administrador financiero refleja la situación financiera general de la empresa, al hacer esta evaluación, debe observar el funcionamiento de la empresa y buscar áreas problemáticas y áreas que sean susceptibles de mejoras. Al determinar la estructura de activos de la empresa, se da forma a la parte del activo y al fijar la estructura de capital se están construyendo las partes del pasivo y capital en el Balance. También debe cumplir funciones especificas Como: o o o o o
Evaluar y seleccionar clientes Evaluación de la posición financiera de la empresa Adquisición de financiamiento a corto plazo Adquisición de activos fijos Distribución de utilidades
El objetivo final que debe cumplir el administrador financiero debe ser alcanzar los objetivos de los dueños de la empresa. Frente a esto la función financiera, el administrador debe plantear una estrategia más viable que los esfuerzos para maximizar utilidades. Es una estrategia que hace hincapié en el aumento del valor actual de la inversión de los dueños y en la implementación de proyectos que aumenten el valor en el mercado de los valores de la empresa. Al utilizar la estrategia de maximizar la riqueza, el gerente financiero se enfrenta con el problema de la incertidumbre al tener en cuenta las alternativas entre diferentes tipos de rendimiento y los niveles de riesgo correspondientes. Utilizando su conocimiento de estas alternativas previstas de riesgo - rendimiento, perfecciona estrategias destinadas a incrementar al máximo la riqueza de los dueños a cambio de un nivel aceptable de riesgo. "La administración financiera esencialmente es una combinación de contabilidad y economía. En primer lugar, los gerentes financieros utilizan la información contable -balances generales, estados de resultados, flujos de caja, estado de fuentes y usos.- con el fin de analizar, planear y distribuir recursos financieros para las Pymes. En segunda instancia, ellos emplean los principios económicos como guía para la toma de decisiones financieras que favorezcan los intereses de la organización. En otras palabras, las finanzas constituyen un área aplicada de la economía que se apoya en la información contable". "Todos los gerentes financieros deben estar en capacidad de COMUNICAR, ANALIZAR Y TOMAR DECISIONES con base en la información recopilada a partir de muchas fuentes. Para llevar a cabo esta tarea, necesitan ANALIZAR LOS ESTADOS FINANCIEROS, ADEMÁS DE PRONOSTICAR, PLANEAR Y DETERMINAR el efecto de la magnitud, el riesgo y la temporalidad de los flujos de efectivo." El ADMINISTRADOR FINANCIERO es quien proporciona la información fundamental de la empresa a través del diagnóstico financiero, para lo cual toma la contabilidad (el ayer), interpreta los datos fríos existentes en los estados financieros y elabora con detalle la información que requiere la empresa para conocer su situación actual. Con base en esta información proyecta a la empresa a una situación futura y factible a través de la planeación prospectiva y la planeación estratégica financiera. La información sobre productividad debe inducir a que los empresarios conozcan el VALOR ECONÓMICO que se destruye o se genera al interior de la organización. EL ADMINISTRADOR FINANCIERO es quien indica la forma para lograr la generación de valor, orienta adecuadamente los recursos y da alternativas para su uso óptimo; él es quien indica la cantidad de inversión que se
requiere para cumplir con su objetivo básico y busca la financiación al menor costo posible. El Talento Humano de buen desempeño y el capital, son los recursos más escasos para toda empresa. El ADMINISTRADOR FINANCIERO se ha preparado para procesar la información que se requiere en el momento de localizar esas dos fuentes tan importantes y escasas en el presente milenio. El es conciente del poder que tienen las habilidades esenciales (innovación) de toda empresa, él más que nadie es conciente del valor del know How de la organización.
GERENTE DE PRODUCCIÓN (Lina Marcela Diosa) Un gerente de producción es la persona encargada de supervisar que dentro de un proceso productivo se cumpla con los objetivos y con el plan de producción dando soluciones a problemas presentados a la mayor brevedad posible garantizando que las personas a su cargo se comprometan con sus funciones, y las cumplan a cabalidad. El gerente de producción es responsable de la coordinación y supervisión de todos los detalles administrativos, económicos y técnicos de la producción. El gerente de producción supervisa todas las acciones del grupo de producción.
GERENTE DE MERCADEO (Natalia Pulgarín Cano) El gerente de mercadeo y ventas es la persona encargada de dirigir, organizar y controlar un cuerpo o departamento de ventas. El buen gerente de ventas debe agrupar todas las cualidades de un verdadero líder, como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin un gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas. Dentro de sus funciones, tenemos las siguientes: Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes. Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son más idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar a ser el número uno en un mercado determinado,
mientras que los objetivos son mas precisos y a plazos mas cortos. Un objetivo seria vender diez millones en el próximo trimestre. Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra participación en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho pronóstico debe ser lo mas preciso posible porque de esto depende otros compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro compromiso con acreedores. Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar el mismo, es quien esta llamado a estructurar el departamento. Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. Esta función del gerente de ventas, dependerá de la estructura de la empresa, porque en muchos casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de recursos humanos, aunque la forma idónea seria que Recursos Humanos, recluten y seleccionen previamente y luego se le presente al gerente solo los mejores candidatos para ser incorporados a la empresa. Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estándares de desempeño. Esto es así, porque al gerente se le entregan sus responsabilidades como cuotas generales de ventas y territorios amplios. Para cumplir estas cuotas el gerente debe dividir el total de las ventas entre su equipo de vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada vendedor sus zonas geográficas, de modo tal, que cada representante conozca sus cuotas y la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo de venta al gerente. Compensa, motiva y guía las fuerzas de venta. La compensación y la motivación, son dos prácticas similares porque lleva satisfacción al vendedor, la cual es transmitida por el mismo, a sus clientes, con una sensación de confianza. Los planes de compensación, son muy variados y dependerán del producto que se este trabajando y de como este organizada la estructura de ventas. Conducir el análisis de costo de ventas. Toda planificación debe tener incluida un análisis de costos. Dentro de esos análisis debe estar definida cual seria el costo para alcanzar las ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrirá la compañía en el desarrollo de su plan.
Evaluación del desempeño de la fuerza de ventas. El gerente debe de calificar el desempeño de sus vendedores básicamente comparando el período actual con los anteriores y a los vendedores uno con otros. Monitorear el departamento. Es misión del gerente velar porque todo el procedimiento de ventas, se este llevando cabo de la forma idónea y que sus representantes sean buenos ciudadanos corporativos. Integración de la gerencia de ventas y de marketing Ambas son funciones de marketing en la empresa y es fundamental que tanto el personal de marketing como el de ventas, estén enfocados en objetivos y metas comunes. La oficina de marketing, debe dar soporte a las ventas en diferentes aspectos como son: Publicidad, debe coordinar los esfuerzos publicitarios. Promoción de ventas, está llamada a proveer al departamento de ventas, con material POP, como son folletos, catálogos y otros materiales promociónales fundamentales para la venta. Exposiciones. Tienen un carácter informativo. Investigación de mercado. Es la recopilación e interpretación de datos referentes al mercado en cuestión. Planeación de marketing. Sirve de base para la planeación de ventas.
