Manual Contabilitate

APLxPERT – Modul Contabilitate

APLxPERT – Modul CONTABILITATE

1


Cuprins 1. Configurare aplicație....................................................................... ..................................................... ..................... 4 1.1 Configurare Unităţi .......................................................................... ........................................................ ............... 4 1.2 Configurare Surse de finanţare .............................................. ............................................................ ..................... 6 1.3 Configurare Paragrafe Venituri şi Cheltuieli ....................................................... .................................................... 7 2.

Buget............................................ .......................................................... ............................................................. .. 9

2.1 Buget Iniţial .................................................... ......................................................... ................................................ 9 2.2 Rectificări Bugetare ....................................................... .......................................................... ............................. 14 2.3 Deschidere de credite ............................................. ......................................................... ..................................... 17 2.4 Dispozitii Bugetare Bu getare ............................................. ......................................................... .......................................... 20 2.5 Raportare Buget pentru DGFP ..............................................................................................................................23 3.

Investiții și achiziții ......................................................... ........................................................ ............................. 24

3.1 Lista de investiții ...................................................................................................................................................24 3.2 Programul achizițiilor publice p ublice ................................................ .............................................................. ................. 25 3.3 Evidența contractelor și comenzilor c omenzilor ................................................................................................ ..................... 25 4. Contabilitate ................................................................................. ..................................................... ..................... 27 4.1 Venituri si emitere facturi pentru venituri ..................... ......................................................... ............................. 27 4.2 Salarii .................................................................................................................................................................... 32 4.3 Evidență facturi.............................................. ..................................................... .................................................. 37 4.4 Banca .................................................................................................................................................................... 42 4.5 Casa .................................................. ........................................................... ....................................................... ...43 4.6 Investiții (active fixe).............................................. .......................................................... .....................................45 4.7 Note c ontabile ......................................................... .............................................................. .............................. 46 4.8 Închidere conturi .................................................................................................................................................. 46 5. Gestiune .................................................................................. ............................................................... ................ 47 5.1 Materiale .......................................................... ............................................................ ........................................ 48 5.2 Obiecte de inventar ............................................................................................ .................................................. 50 5.3 Alte valori.................................................. ............................................................ ................................................ 51 5.4 Alimente ............................................................................................................................................................... 51 5.5 Active fixe ............................................................................................................................................................. 51 6. Preluări.................................................................................................................................................................... 52 6.1 Preluare solduri inițiale și rulaje precedente.............................................. .......................................................... 52 6.2 Preluare stocuri ................................... ...................................................... .......................................................... .52 7. Rapoarte ................................................................................................................................................................. 52 7.1 Bugete și registre ..................................................................................................................................................53 7.2 Balanțe și jurnale ..................................................................................................................................................54

2


Cuprins 1. Configurare aplicație....................................................................... ..................................................... ..................... 4 1.1 Configurare Unităţi .......................................................................... ........................................................ ............... 4 1.2 Configurare Surse de finanţare .............................................. ............................................................ ..................... 6 1.3 Configurare Paragrafe Venituri şi Cheltuieli ....................................................... .................................................... 7 2.

Buget............................................ .......................................................... ............................................................. .. 9

2.1 Buget Iniţial .................................................... ......................................................... ................................................ 9 2.2 Rectificări Bugetare ....................................................... .......................................................... ............................. 14 2.3 Deschidere de credite ............................................. ......................................................... ..................................... 17 2.4 Dispozitii Bugetare Bu getare ............................................. ......................................................... .......................................... 20 2.5 Raportare Buget pentru DGFP ..............................................................................................................................23 3.

Investiții și achiziții ......................................................... ........................................................ ............................. 24

3.1 Lista de investiții ...................................................................................................................................................24 3.2 Programul achizițiilor publice p ublice ................................................ .............................................................. ................. 25 3.3 Evidența contractelor și comenzilor c omenzilor ................................................................................................ ..................... 25 4. Contabilitate ................................................................................. ..................................................... ..................... 27 4.1 Venituri si emitere facturi pentru venituri ..................... ......................................................... ............................. 27 4.2 Salarii .................................................................................................................................................................... 32 4.3 Evidență facturi.............................................. ..................................................... .................................................. 37 4.4 Banca .................................................................................................................................................................... 42 4.5 Casa .................................................. ........................................................... ....................................................... ...43 4.6 Investiții (active fixe).............................................. .......................................................... .....................................45 4.7 Note c ontabile ......................................................... .............................................................. .............................. 46 4.8 Închidere conturi .................................................................................................................................................. 46 5. Gestiune .................................................................................. ............................................................... ................ 47 5.1 Materiale .......................................................... ............................................................ ........................................ 48 5.2 Obiecte de inventar ............................................................................................ .................................................. 50 5.3 Alte valori.................................................. ............................................................ ................................................ 51 5.4 Alimente ............................................................................................................................................................... 51 5.5 Active fixe ............................................................................................................................................................. 51 6. Preluări.................................................................................................................................................................... 52 6.1 Preluare solduri inițiale și rulaje precedente.............................................. .......................................................... 52 6.2 Preluare stocuri ................................... ...................................................... .......................................................... .52 7. Rapoarte ................................................................................................................................................................. 52 7.1 Bugete și registre ..................................................................................................................................................53 7.2 Balanțe și jurnale ..................................................................................................................................................54

2

APLxPERT – Modul Contabilitate 7.3 Fișe și centralizatoare ............................................... ....................................................... ..................................... 56 8. Centralizatoare ................................................................ .......................................................... ............................. 57 8.1 Monitorizarea cheltuielilor de personal ............................................................................................ ................... 57 8.2 Datoria publica......................................................................................................................................................57 8.3 Darea de seama ......................................................................................... ........................................................... 58

3


1. Configurare aplicație 1.1 Configurare Unităţi UTILITATE: - Pentru toate rapoartele şi situaţiile întocmite la compartimentul financiar-contabil al instituţiei sunt necesare elementele de identificare al unităţii: Denumirea instituţiei Codul Fiscal Adresa Numele conducătorului instituţiei Numele conducătorului compartimentului financiar – contabil o o o o o

AVANTAJE FAŢĂ DE ALTE ALTE APLICAŢII: - în acelaşi meniu se configurează atât unitatea unitatea de bază cât şi unităţile subordonate; - pe funcţie de Trezoreria selectată la configurare, aplicaţia generează automat toate IBAN-urile conturilor pe care instituţia le are deschise; - în cazul cazul UAT de nivel comună sau centrelor bugetare de învăţământ ale căror unităţi subordonate nu au calitatea de ordonatori de credite contabilitatea acestora fiind condusă la nivelul instituţiei de bază, este asigurată simultan atât o evidenţă contabilă distinctă pentru fiecare instituţie, cât şi o evidenţă cumulată pentru toate instituţiile; - în cazul instituţiilor ale căror unităţi subordonate au calitatea de ordonatori de credite (Oraşe, Municipii, Consilii Judeţene, Ministere şi Instituţii Centrale), configurarea unităţilor subordonate în aceeaşi aplicaţie asigură preluarea şi prelucrarea automată şi simultană a tuturor informaţiilor din contabilitatea subordonaţilor . Această facilitate asigură posibilitatea unică de a genera automat atât situaţii de raportare distincte la nivel de instituţie, cât şi situaţii centralizate sau cumulate pe anumite instituţii specificate de utilizator, cum ar fi: Centralizare şi generare automată automată de proiecte de buget Centralizare şi generare automată de bugete centralizate Centralizare automată Cereri de credite Comparare automată a Cererilor de credite cu Creditele bugetare disponibile Generare şi contabilizare automată autom ată „Dispoziţii bugetare pentru repartizarea/retragerea creditelor, în limita creditelor bugetare disponibile Centralizare şi generare automată a situaţiei privind „Monitorizarea cheltuielilor de personal Centralizare şi generare automată a situaţiei privind „Datoria publică publică lunară” (Dare de seamă lunară) Centralizare şi generare automată a „Situaţiilor „Situaţiilor financiare trimestriale şi anuale” (Dare de seamă) Verificarea automată a tuturor corelaţiilor impuse de legislaţia în vigoare, vigoare, atât în interiorul formularelor cât şi între formulare, şi avertizarea utilizatorului asupra eventualelor necorelări. Generarea automată a notelor contabile pentru preluarea preluarea cheltuielilor bugetului local de la instituţiile subordonate şi stabilirea rezultatului patrimonial al bugetului local la nivelul instituţiei superioare. (închiderea a II-a) o o o o

o

o

o

o

o

o

4


- instituţia superioară superioară are posibilitatea vizualizării automate a oricăror informaţii financiare contabile de la instituţiile subordonate, până la nivel de document justificativ operat. - Obţinerea automată în orice moment a rapoartelor manageriale centralizate centralizate la nivelul ordonatorului principal de credite.

MOD DE LUCRU: -

în meniul „Configurare unităţi”, utilizatorul adaugă pe rând instituţia proprie şi toate instituţiile subordonate, şi completează pentru fiecare elementele de identificare în macheta de configurare oferită de aplicaţie

5


1.2 Configurare Surse de finanţare UTILITATE: -

pentru a evita navigarea permanentă prin toate sursele de finanţare definite de legislaţia în vigoare, utilizatorul are posibilitatea de a configura numai sursele de finanţare cu care lucrează instituţia.

AVANTAJE FAŢĂ DE ALTE APLICAŢII: -

sursele de finanţare se configurează în acelaşi meniu atât pentru instituţia superioară cât şi pentru instituţiile subordonate aplicaţia are predefinite toate sursele de finanţare, utilizatorul selectând dintr-o listă numai acele surse specifice fiecărei instituţii după configurare, în toate meniurile aplicaţiei vor fi vizibile numai sursele de finanţare configurate, navigarea devenind astfel mult mai facilă; în cazul în care se doreşte activarea unei noi surse de finanţare care nu a fost configurată iniţial, se poate accesa în orice moment meniul de configurare pentru a activa această sursă, fără a altera cu nimic datele prelucrate până la acel moment

MOD DE LUCRU: -

Se selectează din meniul aplicaţiei opţiunea „Configurare” – „Surse de finanţare”

6


-

În partea din stânga – sus a ecranului se află opţiunea „Unitate” care deschide o listă cu toate unităţile configurate în meniul „Unităţi”

Se selectează din listă unitatea pentru care se doreşte stabilirea surselor de finanţare -

La selectarea unităţii, în rubrica „Surse de finanţare” se afişează o listă cu toate sursele de finanţare definite de legislaţia în vigoare În această listă se bifează sursele de finanţare active pentru unitatea selectată Se repetă acest algoritm pentru fiecare unitate

1.3 Configurare Paragrafe Venituri şi Cheltuieli UTILITATE: -

În activitatea curentă, o instituţie utilizează aproximativ 30% din totalul paragrafelor de venituri şi cheltuieli definite de legislaţia în vigoare; - Menţinerea în meniurile de lucru ale unui program de contabilitate a tuturor paragrafelor, conduce atât la o utilizare dificilă a programului, cât şi la un risc crescut de apariţie a erorilor de operare prin selectarea unui paragraf eronat. - pentru a evita navigarea permanentă prin toate paragrafele definite de legislaţia în vigoare, utilizatorul are posibilitatea de a configura numai paragrafele de venituri şi cheltuieli cu care lucrează instituţia. AVANTAJE FAŢĂ DE ALTE APLICAŢII: -

paragrafele de venituri şi cheltuieli se configurează în acelaşi meniu atât pentru instituţia superioară cât şi pentru instituţiile subordonate configurarea dintr-un singur meniu, atât a paragrafelor de venituri, cât şi a paragrafelor de cheltuieli specifice fiecărei instituţii aplicaţia are predefinite toate paragrafele de venituri şi cheltuieli reglementate, utilizatorul selectând dintr-o listă numai acele paragrafe specifice fiecărei instituţii după configurare, în toate meniurile aplicaţiei vor fi vizibile numai paragrafele configurate, navigarea devenind astfel mult mai facilă; în cazul în care se doreşte activarea unor noi paragrafe care nu au fost configurate iniţial, se poate accesa în orice moment meniul de configurare pentru a activa aceste paragrafe, fără a altera cu nimic datele prelucrate până la acel moment 7


MOD DE LUCRU: -

Se selectează din meniul aplicaţiei opţiunea „Configurare” – „Paragrafe de venituri şi cheltuieli”

-

În partea din stânga – sus a ecranului se află opţiunea „Unitate” care deschide o listă cu toate unităţile configurate în meniul „Unităţi”

-

Se selectează din listă unitatea pentru care se doreşte stabilirea paragrafelor de venituri si cheltuieli

-

În partea din stânga – sus a ecranului, lângă opţiunea „Unitate”, se află obțiunea „Sursa finantare” care deschide o listă cu toate sursele de finanțare active pentru unitatea selectată

-

Se selectează din listă Sursa de finantare pentru care se doreşte stabilirea paragrafelor de venituri si cheltuieli 8


-

La selectarea sursei de finanțare se deschide o fereastră în care sunt afișate toate paragrafele de venituri specifice sursei selectate Utilizatorul are posibilitatea să bifeze paragrafele de care are nevoie, având posibilitatea de a bifa toate paragrafele cu ajutorul opțiunii „Bifeaza tot”

-

După selectarea paragrafelor de venituri, se selectează TAB-ul „Paragrafe de cheltuieli”, care deschide o fereastră în care sunt afișate toate paragrafele de cheltuieli specifice sursei de finanțare selectate

-

Utilizatorul are posibilitatea să bifeze paragrafele de care are nevoie, având posibilitatea de a bifa toate paragrafele cu ajutorul opțiunii „Bifeaza tot” Coloana „Reg. TVA” se utilizează pentru acele paragrafe de cheltuieli care funcționează în regim TVA (servicii publice plătitoare de TVA)

-

Se repetă acest algoritm pentru fiecare unitate și sursă de finanțare

2. Buget 2.1 Buget Iniţial UTILITATE: -

Bugetul este instrumentul principal de lucru într-o instituţie publică. La întocmirea bugetului, acesta se detaliază astfel: venituri  paragrafe de venituri cheltuieli  paragrafe de cheltuieli (clasificaţia funcţională) Pentru fiecare paragraf de cheltuieli bugetul se detaliază pe naturi de cheltuieli, la nivelul clasificaţiei economice, astfel: titluri de cheltuieli articole bugetare o



9


-

alineate (clasificaţia economică) Se întocmeşte distinct pentru fiecare sursă de finanţare În interiorul fiecărei surse de finanţare, bugetul este defalcat pe două secţiuni: sectiunea de funcţionare şi secţiunea de dezvoltare La nivelul fiecărei surse de finanţare, trebuie asigurat echilibrul dintre venituri şi cheltuieli atât la nivelul sursei, cât şi la nivelul fiecărei secţiuni Conform legislaţiei în vigoare, este obligatoriu ca bugetul să fie întocmit corect, corelat, fundamentat, echilibrat, şi să fie depus la Direcţiile Judeţene ale Finanţelor Publice şi la Trezoreria unde instituţia publică are deschise conturile, atât în format electronic cât şi pe suport hârtie 


Operarea bugetului iniţial într-un singur ecran, pentru toate unităţile, atât la venituri cât şi la cheltuieli Vizualizarea run-time a echilibrului bugetar, atât la nivelul sursei de finanţare, cât şi la nivelul fiecărei secţiuni Filtrarea şi afişarea automată a clasificaţiilor funcţionale şi economice specifice fiecărei secțiuni Aplicaţia are predefinite toate sursele de finanţare, utilizatorul selectând dintr-o listă numai acele surse specifice fiecărei instituţii După configurare, în toate meniurile aplicaţiei vor fi vizibile numai sursele de finanţare configurate, navigarea devenind astfel mult mai facilă; În cazul în care se doreşte activarea unei noi surse de finanţare care nu a fost configurată iniţial, se poate accesa în orice moment meniul de configurare pentru a activa această sursă, fără a altera cu nimic datele prelucrate până la acel moment.

MOD DE LUCRU:

-

Se selectează din meniul „Buget” al aplicaţiei opţiunea „Buget initial” 10


-

-

-

În partea din stânga – sus a ecranului se află butoanele de selecție cu ajutorul cărora utilizatorul stabilește (selectează) unitatea, sursa de finanțare și sectiunea de buget pentru care se dorește completarea datelor și moneda in care se vor introduce sumele (avem posibilitatea de introducere a valorilor in Lei sau MiiLei) Se poate selecta atât secțiunea generală, cât și oricare din secțiunile de funcționare sau de dezvoltare, aplicația fiind concepută astfel încât să gestioneze informațiile indiferent de secțiunea de lucru (adică, dacă se introduc datele pe sețiunea generală, la tipărirea pe secțiuni se vor afișa automat sumele pe secțiunea corespunzătoare) În partea superioară a ecranului se afișează în timp real echilibrul bugetului atât pe total unități, cât și pe unitatea curentă, în funcție de secțiunea selectată în partea de sus a ecranului Fereastra este deschisă automat pentru completare buget inițial venituri, pe trimestre la nivel de aliniat, totalurile fiind calculate automat, atât pe verticală, cât și pe orizontală

11


-

După completarea bugetului inițial venituri, se selectează TAB-ul Buget inițial cheltuieli, care deschide o fereastră cu paragrafele de cheltuieli active (selectate în partea de configurare) pentru unitatea și sursa de finanțare curente - Pentru completarea bugetului de cheltuieli pe structura clasificației economice se apasă butonul aflat în partea dreaptă a fiecărui paragraf

-

Acest buton deschide tabelul de preluare a bugetului de cheltuieli pentru paragraful selectat, pe structura clasificației economice, pe trimestre la nivel de aliniat, totalurile fiind calculate automat, atât pe verticală, cât și pe orizontală După completarea datelor, se apasă butonul „Salveaza si inchide”, care revine la ecranul anterior pentru selectarea urmatorului paragraf (detaliere) Se repetă acest algoritm pentru fiecare paragraf de cheltuieli, sursă de finanțare și unitate. Estimările pentru cei 3 ani următori anului de lucru curent se pot genera automat de către aplicație prin apasarea butonului “Estimare buget” si se selectează opțiunea dorită – Pentru unitatea curentă sau Pentru toate unitățile.

12


-

După alegerea opțiunii dorite, apare o fereastră unde se propun procentele de majorare pentru calcularea estimărilor (conform Scrisorii cadru de la întocmirea proiectului de buget) sau dacă se doreste utilizarea altor procente, acestea se pot modifica de către utilizator

-

Prin apăsarea butonului “Estimează buget” aplicația v-a genera automat estimările calculate cu procentele introduce în câmpurile marcate în imaginea de mai sus.

-

Pentru vizualizarea și corelarea estimărilor, din ecranul de buget inițial în partea de sus unde se află butoanele de filtrare, la poziția Afisare coloane se selectează Estimari ani urmatori.

-

13


2.2 Rectificări Bugetare UTILITATE: -

Pe parcursul exercițiului financiar, pot interveni modificări asupra bugetului, fiind necesare rectificări ale acestuia Rectificarea se întocmeşte distinct pentru fiecare sursă de finanţare in parte La nivelul fiecărei surse de finanţare, în urma rectificării trebuie asigurat echilibrul dintre venituri şi cheltuieli atât la nivelul sursei, cât şi la nivelul fiecărei secţiuni Conform legislaţiei în vigoare, este obligatoriu ca bugetul rectificat să fie întocmit corect, corelat, fundamentat, echilibrat, şi să fie depus la Direcţiile Judeţene ale Finanţelor Publice şi la Trezoreria unde instituţia publică are deschise conturile, atât în format electronic cât şi pe suport hârtie


Operarea rectificărilor de buget într-un singur ecran, pentru toate unităţile, atât la venituri cât şi la cheltuieli Vizualizarea run-time a echilibrului bugetar, atât la nivelul sursei de finanţare, cât şi la nivelul fiecărei secţiuni Filtrarea şi afişarea automată a clasificaţiilor funcţionale şi economice specifice fiecărei secțiuni În cazul în care se doreşte activarea unei noi surse de finanţare sau paragraf de cheltuieli care nu au fost configurate iniţial, se poate accesa în orice moment meniul de configurare pentru a le activa, fără a altera cu nimic datele prelucrate până la acel moment

MOD DE LUCRU: -

Se selectează din meniul „Buget” al aplicaţiei opţiunea „Rectificari bugetare”

14


-

Pentru a adauga o rectificare de buget se apasa butonul „Adauga”

- În urma acestei acțiuni, se deschide o fereastră în care se completează data rectificării și denumirea documentului care stă la baza acesteia; se apasă butonul „Salveaza si inchide” pentru a trece la pasul următor

-

Pentru operarea modificărilor pe venituri și cheltuieli, se apasă butonul aflat în partea dreaptă a rectificării adăugate

15


-

-

În partea din stânga – sus a ecranului se află butoanele de selectie cu ajutorul cărora utilizatorul stabilește (selectează) unitatea, sursa de finanțare, secțiunea de buget pentru care se dorește operarea rectificării, modul de afisare al valorilor (Lei sau MiiLei) si coloanele pe care vreau sa lucrez (se poate face rectificarea direct pe bugetul anterior rectificarii sau se poate introduce doar influenta, calculul bugetului facandu-se automat). Se poate selecta atât secțiunea generală, cât și oricare din secțiunile de funcționare sau de dezvoltare, aplicația fiind concepută astfel încât să gestioneze informațiile indiferent de secțiunea de lucru (adică, dacă se introduc datele pe sețiunea generală, la tipărirea pe secțiuni se vor afișa automat sumele pe secțiunea corespunzătoare)

-

În partea superioară a ecranului se afișează în timp real echilibrul bugetului atât pe total unități, cât și pe unitatea curentă, în funcție de secțiunea selectată în partea de sus a ecranului

-

Fereastra este deschisă automat pentru operarea rectificării la venituri, pe trimestre la nivel de aliniat, totalurile și influența fiind calculate automat, atât pe verticală, cât și pe orizontală

-

După completarea rectificării bugetului de venituri, se selectează TAB-ul Buget cheltuieli, care deschide o fereastră cu paragrafele de cheltuieli active (selectate în partea de configurare) pentru unitatea și sursa de finanțare curente - Pentru completarea rectificării bugetului de cheltuieli pe structura clasificației economice se apasă butonul aflat în partea dreaptă a fiecărui paragraf - Acest buton deschide tabelul de operare a rectificării bugetului de cheltuieli pentru paragraful selectat, pe structura clasificației economice, pe trimestre la nivel de aliniat, totalurile și influența fiind calculate automat, atât pe verticală, cât și pe orizontală

16


-

După completarea datelor, se apasă butonul „Salveaza si inchide”, care revine la ecranul anterior pentru selectarea următorului paragraf (detaliere) Se repetă acest algoritm pentru fiecare paragraf de cheltuieli, sursă de finanțare și unitate.

2.3 Deschidere de credite Deschiderile de credite se opereaza actionand din Buget -> Deschidere de credite.

Se deschide o fereastra cu creditele trimestriale si anuale unde cu dublu click pe iconita din dreapta, pe fiecare paragraf in parte trebuie intrat si trecute sumele aferente deschiderii de credite.

17


18


Dupa salvarea deschiderilor de credite acestea pot fi listate din program pentru a fi raportate la DGFP.

19


2.4 Dispozitii Bugetare Dispozitiile bugetare se genereaza de la Buget -> Dispozitii bugetare sau se genereaza automat la deschiderea de credite pentru unitatile subordinate si pentru activitatea proprie.

20


In interfata dispozitiei bugetare se cer datele platitorului si beneficiarului.

Dupa salvare din dreapta dispozitiei cu dublu click se genereaza nota contabila, iar din partea de sus de la butonul Tipareste se pot lista formularele tipizate conform legii.

21


22


2.5 Raportare Buget pentru DGFP

- Se selectează din meniul „Buget” al aplicaţiei opţiunea „Buget initial”. În această fereastră, in partea de sus a acesteia, avem butonul „Export” de unde selectam opțiunea Export buget in fisier DBF

23


-

-

Această opțiune deschide o fereastră nouă în care se selectează tipul de buget pe care dorim să-l raportăm, unitatea pentru care facem raportarea, tipul titularului pentru export (de selectează de fapt tipul UAT – municipiu, oraș, comună) și locația în care se vor genera fișierele .dbf si .cdx necesare raportării la DGFP Se apasă butonul Exportă și închide pentru efectuarea operației de export

3. Investiții și achiziții 3.1 Lista de investiții Dupa aprobarea consiliului local a listei de investitii aceasta se poate opera in programul de contabilitate, deoarece aceasta este strans legata de contractile de invetitii si de facturile sosite in urma lucrarilor.

Accesand butonul adauga se deschide o forma in care trebuiesc introduce datele despre obiectivul de investitii.

In partea de sus se trec denumirea obiectivului, baza legala, tipul investitiei, codul cpv, si ce este foarte important pentru contarile generate ulterior pe factura contul contabil de activ. In partea de jos se alege finantarea obiectivului.

24


3.2 Programul achizițiilor publice

3.3 Evidența contractelor și comenzilor Orice factura trebuie sa aiba la baza un contract sau o comanda. Se pot adauga manual contractele sau se genereaza automat comanda in cazul adaugarii unei facturi fara contract. In cazul investitiilor legatura este urmatoarea: se inregistreaza lista de investitii cu obiectiv, in baza acesteia se adauga contractile de investitii. La adaugarea facturilor de investitii se alege contractual si automat se adauga pe facture obiectivul respectiv. Daca este o lucrare in curs factura poate fi mai mica decat contractul.

25


26


4. Contabilitate 4.1 Venituri si emitere facturi pentru venituri Pe tabul de venituri se pot adauga pe documente creantele, incasarile, bonificatii etc sau daca exista si aplicatia de taxe si impozite se pot importa direct sumele de acolo.

27


Cu dublu click pe iconita alba dupa inregistrarea documentului putem vedea nota contabila inregistrata. Similar este si la incasari prin casa sau banca.

28


Emitere facturi pentru venituri Pentru a emite facturi care tin de venituri mergem pe tabul de venituri ->Adauga ->Factura venit. Se deschide forma in care completam datele ce sunt necesare sa apara pe factura. Dupa salvare se poate lista si trimite clientului.

29


In momentul in care vrem sa incasam factura generata, mergem cu click dreapta pe ea si actionam incasare prin casa sau banca. Daca incasam suma integral atunci apare la stare A- achitata, sau APachitata partial.

30


Dupa realizarea incasarilor trebuiesc facute depunerile de numerar in trezorerie, cu documentul depunere incasari. Pe prima coloana va apar sumele pe paragrafe de venituri care exista in casieri, pe a doua coloana urmanda sa treceti sumele pe care le depuneti putand vizualiza pe cea dea treia coloana soldul ramas in casa. Daca se doresc depune integral sumele din casa cu click dreapta pe coloana Suma depusa se selecteaza Depunere integral a sumelor prin casierie.

31


4.2 Salarii Pe tabul Contabilitate ->Salarii se pot introduce documente ce tin de contabilitatea salariilor. Pe butonul Adauga se pot adauga centralizatoare de salarii, drepturi speciale.

32


In momentul in care dorim sa introducem cheltuiala pentru salarii alegem Adauga ->Centralizator salarii, se deschide o forma in care trecem sumele pe articole bugetare si categorii de personal. Trebuiesc impartite pe personal contractual, functionari publici si alte categorii, pentru ca ulterioar sa iasa automat monitorizarea cheltuielilor de personal. In functie de datele trecute la Data CEC si Data OP se genereaza ridicarea de numerar si plata salarilor cu datele respective.

Cu dublu click pe iconita alba din dreapta centralizatorului salvat se poate vizualiza nota contabila aferenta cheltuieli cu salarile. Cand se doreste plata salariilor inregistrate ne pozitionam pe centralizatorul respective si actionam butonul Adauga -> Plata centralizator selectat. Se deschide forma de plata unde ni se propun sumele introduce pe centralizator, daca nu dorim sa platim integral stergem efectiv sumele pe care nu le achitam.

33


Cu click dreapta pe centralizatorul de salarii se pot lista ordonantarea de plata, notele contabile.

34


Similar cu centralizatorul de salarii este si cel pentru drepturi special si proiecte.

35


36


Tot aici gasim un document pentru plata avans salarii si cel de recuperare concedii medicale, care se foloseste in cazul in care in urma cererilor facute la casa de sanatate se incaseaza bani.

4.3 Evidență facturi Facturile sosite le inregistram pe tabul Contabilitate -> Evidenta facturi. Accesand butonul adauga putem introduce facturi fiscale, facturi nesosite, facturi proforme sau avize de expeditie.

In fereastra care se deschide se introduce datele facturii, furnizorul, contractual sau daca nu alegem contractual programul genereaza automat o comanda.

37


Daca datele furnizorului nu exista in program trebuiesc introduse si apoi folosit pe orice document aveti nevoie. Important este contul bancar al furnizorului din partea de jos, daca acesta nu este introdus nu putem genera plata facturii prin banca.

Alop-ul se va genera automat, datele legate de compartiment si scop pot fi modificate.

38


Pe factura adaugam bunuri sau servicii, in momentul in care dorim sa adaugam un bun pe care nu il avem in nomenclator apasam butonul adauga unde completam denumirea si grupa din care face parte acesta.

Important in momentul in care adaugam bunuri sau servicii noi sa configuram si conturile contabile pe care le va folosi in momentul in care il punem pe o factura. Bunurile vor aparea in nomenclatorul de bunuri unde putem vizualiza si articolul bugetar dar si disponibilul care il mai avem pe acesta.

39


Dupa ce am adaugat bunurile pe facture trebuie mentionat paragraful de unde finantez cheltuiala.

Pe o factura pot sa am mai multe finantari din paragrafe diferite. Daca am facut finantarea corect x-ul rosu din partea dreapta dispare.

40


Bunurile de pe facture le putem repartiza direct in magazia in care dorim de pe tabul Repartizare bunuri pe magazii. In gestiune se vor duce automat in magazia de material consumabile in exemplul de mai jos. De acolo se dau in comsum pe locuri de folosinta.

Dupa salvarea facturii, o sa o vedem in interfata de evidenta a facturilor. Aici putem face sortari, filtrari dupa data facturii, valoare, furnizor,etc. La click dreapta se poate achita prin banca sau casa si implicit starea facturi se va modifica din neachitata in achitata sau achitata partial. Pe sagetuta neagra din stanga se expandeaza propunerea bugetara, angajamentul de plata, comanda, ordonantarea de plata si ordinal de plata.

Daca factura introdusa contine bunuri pe care dorim sa le dam in consum integral, avem optiunea Actiuni ->Dare in consum.

41


4.4 Banca In optiunea Banca putem vizualiza toate operatiunile care s-au operat prin banca. Adauga -> Ordin de plata salarii se pot genera ordinele de plata a salariilor pentru a putea fi duse in trezorerie.

Se deschide o forma unde alegem pentru ce paragraf de cheltuiala facem ordinele de plata, dupa care putem vizualiza sumele pentru care se vor genera ordinele de plata ca si in imaginea de mai jos.

Dupa salvare putem lista ordinele de plata in formatul standard, de asemenea pot fi vizualizate si editate daca e cazul in interfata de banca.

42


4.5 Casa Optiunea Casa este conceputa pentru a tine evidenta tuturor operatiunilor evesctuate prin casieria unitatii si pentru a putea vizualiza oricand in cel mai scurt timp soldul casei. Dupa cum v-am obisnuit si casieria lucreza tot pe documente. In functie de operatiunea dorita alegem documentul care va genera automat notele contabile in urma introducerii datelor pe el. De exeplu daca vrem sa operam o incasare din taxe si impozite alegem documentul Incasare venituri. Aceste incasari ce tin si de venituri o sa le vedem si in casa si in venituri.

Tot aici pot opera o situatie in care acord un avans unui angajat care achizitoneaza un bun sau serviciu, dupa care justific avansul in baza facturii sau bonului adus de persoana respectiva. Pentru a putea acorda un avans trebuie sa avem bani in casa, asa ca facem o ridicare de numerar in care alegem pragaraful si articolul bugetar de unde ridicam banii acesta trebuie sa fie similar cu acordarea avansului si justificarea lui.

43


In urma operarii unei ridicari de numerar, se poate tipari si CEC-ul conform prevederilor legale in vigoare.

Acum avem bani in casa putem acorda avansul prin documentul Adauga -> Acordare avans. In partea de sus alegem titularul avansului, si in partea de jos trecem suma pe care o acordam ca si avans.

Pasul urmator este primirea facturii de la persoana care a primit avansul, pe care o inregistram in evidente facturi si nu o achitam. Ne intoarcem in casa unde adaugam un document de justificare avans. Alegem titularul avansului, avansul introdus, documentul asociat (factura) si programul face automat calcul, daca avansul e mai mare sau mai mic decat factura si sunt bani de restituit sau de primit.

44


In urma justificarii documentul asociat justficarii de avans o sa apara achitata cu document de decont.

4.6 Investiții (active fixe) In forma de Investitii- active fixe se introduce facturile pentru care au fost operate liste de invetitii si contracte de investitii. Aceste facturi pot fi de active fixe amortizabile, neamortizabile sau in curs de executie.

Singura diferenta dintre o factura de investitii si o factura de bunuri este ca cea de invetitii este strans legata de contractul de investitii si obiectivul de investitii din lista de investitii, pe cand pentru cealalta se poate genera automat o comanda.

45


4.7 Note contabile Orice note contabile, pentru particularitati pentru care nu exista documente, se pot adauga manual urmand pasii Contabilitate->Note contabile.

Se completeaza denumirea notei contabile, data si numarul. Conturile se aleg cu ajutorul unei lupe din planul de conturi. Pentru ca nota contabila sa fie acceptata de program ca si valida contul debitor si cel creditor trebuie sa aiba acceasi sursa. In planul de conturi conturile sunt dezvoltate in felul urmator contul sintetic, paragraph de cheltuiala si articol bugetar. Daca vrem sa facem o nota contabila manuala cu un cont pe care nu il avem dezvoltat in planul de conturi, alegem contul sintetic si din partea de jos sursa, paragraful si articolul bugetar, iar dupa salvarea notei manuale contul o sa fie defalcat in planul de conturi. In cadrul notelor contabile manuale avem mai multe jurnale: jurnal contabilitate unde se pot inregistra cotele contabile manuale, jurnal de facturi unde se salveaza contarile generate automat in momentul salvarii unei facturi, jurnal banca, jurnal casa, jurnal gestiune, jurnal venituri, jurnal salarii,etc.

4.8 Închidere conturi Inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli realizeaza automat prin contul 121 daca este generata inchiderea lunara.

46


Inchiderea I se realizeaza la sfarsitul fiecarei luni si genereaza note contabile cu contul 121. Inchiderea II se realizeaza doar la sfarsitul anului.

47


5. Gestiune 5.1 Materiale Gestiunea de materiale cuprinde trei taburi: stocuri, intrari si iesiri. In momentul in care pe orice document (facture, bon fiscal, alte documente) adaugam bunuri atunci acestea se duc automat in stoc in functie de ce grupa apartin material, alte valori, alimente sau obiecte de inventar. De asemeni pe tabul de intrari putem vizualiza documentel cu care au intrat in gestiune bunurile respective.

Documente de intrare in gestiune pot fi adaugate si de aici daca exista doua personae care se ocupa una de facturile de servicii si alta de facturile ce tin de gestiune.

Pe tabul de iesiri se pot adauga bonuri de consum manual, in cazul in care nu se doreste la inregistrarea unei facturi consumul integral al acesteia.

48


La adaugarea unui bon de consum trebuiesc completate magazia de unde se da in consum si data, dupa care se adauga produsele consummate.

In urma salvarii acesta genereaza o nota contabila si documentul de bon de consum pentru a putea fi listat si indosariat.

49


5.2 Obiecte de inventar In cazul in care pe documentele de intrare sunt introduse obiecte de inventar acestea sunt gasite in stoc pe intrari la gestiunea de obiecte de inventar.

La iesirea din gestiune diferit de materiale este ca obiectele de inventar nu se dau in consum se dau in folosinta, deci trec din contul 303.01.00 in 303.02.00. In momemtul in care sunt defecte sau nu mai corespund se pot casa in urma propunerii comisiei de inventariere.

50


5.3 Alte valori Gestiunea altor valori este identica cu gestiunea materialelor. 5.4 Alimente Gestiunea de alimente este similara cu celelalte singura diferenta este consumul alimentelor care se face pe o lista de alimente.

5.5 Active fixe Activele fixe fiind o gestiune foarte complexa am decis sa facem un manual separat pentru acestea.

51


6. Preluări 6.1 Preluare solduri inițiale și rulaje precedente In preluare solduri initiale se trec la inceperea lucrului cu aplicatia noastra soldurile initiale de la inceputul anului respectiv. Dupa completarea acestora pe surse de finantare le putem vedea in balanta de verificare pe solduri initiale.

6.2 Preluare stocuri Stocurile de materiale, obiecte de inventar, alimente si alte valori se pot importa dintr-un model de excel sau se pot adauga pe fiecare in parte.

52


7. Rapoarte 7.1 Bugete și registre Din aplicatie pot fi generate diferite rapoarte legate de buget, registre disponibil trezorerie la o anumita data, Anexa 7 b la o anumita data pentru a verifica inainte de darea de seama platile pe articole bugetare.

Pentru a putea fi generate rapoartele trebuiesc alesi parametrii: unitatea, sursa de finantare, paragraful, sectiune, pana la ce data, valorile in lei sau mii lei. Dupa ce am facut alegerile actionam butonul Afiseaza raport.

53


7.2 Balanțe și jurnale De pe tabul Rapoarte ->Balante si jurnale se pot lista diferite balante, jurnale si rapoarte ce tin de listele de investitii.

Balanta de verificare se mai poate interoga din Contabilitate ->Balanta de verificare unde putem cauta un cont contabil si cu dublu click pe acesta sa vizualizam toate notele contabile inregistrate in corespondenta cu contul respectiv.

54


In partea de sus se pot face cautari dupa diferite criterii. Daca de exemplu dorim sa vizualizam ce operatiuni s-au facut pe contul 1621 cu dublu click pe acesta se deschide o interfata ca si in imaginea de mai jos.

55


Similar cu balanta interactiva exista si fisa contului care poate fi accesata din Contabilitate->Fisa cont verificare.

In partea dreapta se poate vizualiza rapid sumele care ne intereseaza sau daca actionam butonul tipareste atunci se deschide un raport cu situatia contului respectiv.

7.3 Fișe și centralizatoare Optiunea de fise si centralizatoare ofera posibilitatea de a genera fise de magazie pentru stocuri, fise de cont, liste de inventariere, extrase de cont pentru furnizori si clienti.

56


8. Centralizatoare 8.1 Monitorizarea cheltuielilor de personal Pentru a genera anexele monitorizarii de personal centralizatoarele de salarii trebuie sa fie platite in program.

Dupa ce am accesat butonul Monitorizare alegem luna pentru care dorim generarea acesteia, si apasam butonul Genereaza anexe.

Cu dublu click pe o anexa putem vizualiza sumele exact dupa modelul din legislatie. Acesta se poate si tipari cu ajutorul butonului tipareste.

8.2 Datoria publica Datoria publica se genereaza pentru a duce la finante situatia lunara a anumitor indicatori din bilant, platile restante , venituri proprii. Pentru a se calcula anexele trebuie sa apasam butonul Genereaza anexe. In urma generarii acestea nu trebuie sa aiba erori.

57


8.3 Darea de seama Darea de seama este similara cu datoria publica doar ca este mult mai complexa si se face la sfarsit de trimestru.

DDS se genereaza pe unitate si trimestru, urmand ca apoi sa se faca o dare de seama centralizata cu toate subunitatile. In cazul in care sunt erori la generarea anexelor acestea sunt cu rosu sub anexa respectiva si in explicatia erorii gasiti si ce corelatie nu este indeplinita.

58

Manual Contabilitate

Recommend Documents