MATERI TEKNI MATERI TEKNIK K KOMUNIKASI D100150233
Komunikasi Tertulis Yang Efektif Komunikasi merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia. Komunikasi merupakan faktor yang penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi bisnis. Salah satu bentuk komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yaitu komunikasi tulisan. Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan baik antar individu dan bagian dalam struktur organisasi perusahaan maupun dengan pihak ketiga. Komunikasi tulisan dikatakan efektif karena dalam komunikasi tertulis kita mempunyai cukup waktu untuk merumuskan dan merancang pesan yang disa mpaikan Menurut ovee dan Thill !"#$#% dalam penyampaian pesan secara tertulis& mempunyai keuntungan yang sangat besar yaitu ' a% (danya peluang untuk mengontrol pesan. b% )si pesan yang disampaikan dapat memuat informasi yang sangat kompleks dan memerlukan uraian sangat detail. c% *esan yang disampaikan dapat didokumentasikan& sehingga dapat dimanfaatkan untuk rujukan pada masa mendatang. d% *esan dapat disebabkan secara luas& ketika khalayak yang ingin dijangkau sangat besar dan terpisah secara geografis.
Salah satu bentuk komunikasi tulisan yang sering digunakan pada perusahaan yaitu dalam bentuk surat. Surat merupakan kata yang sudah tidak asing lagi dalam dunia bisnis maupun non bisnis. Menurut *urwanto& surat didefinisikan sebagai berikut' +Surat merupakan suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain,. Surat dapat menjadi komunikasi yang efektif dalam berbisnis. Melalui surat kita dapat menyampaikan semua informasi yang dibutuhkan secara jelas kepada pihak lain. Komunikasi tertulis dapat dipilih bilamana ' ". *esan atau subjek yang ingin disampaikan cukup banyak dan komplek- perlu penjelasan panjang lebar suatu teknis- perlu visualisasi pesan dalam bentuk angka angka& grafik& gambar& data statistik. /. *enerima pesan terpisah jarak jauh dengan pemberi pesan. 0. Memerlukan laporan& data atau dokumen tertulis untuk arsip. 1. Tidak dibutuhkan tanggapan cepat dari penerima pesan. Komunikasi tulisan adalah suatu proses penyampaian pesan komunikasi dengan menggunakan katakata dalam bentuk tulisan. Melalui komunikasi tulisan& diharapkan orang
akan memahami apa yang disampaikan penulis. *enyampaian suatu pesan lewat tulisan tentu memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca apa yang akan dikatakan. 2ntuk pesanpesan& seseorang dapat menggunakan tulisan dan ucapan !lisan%& sedangkan untuk menerima pesanpesan seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan. Tubs !3iliweri&"##1'14% mengemukakan bahwa tematema komunikasi verbal tertulis terletak pada faktor suatu bahasa keterbacaanketerbacaan menurut keduanya& berkaitan dengan semantik suatu bahasa yang mempertimbangkan apakah setiap pembaca dapat mengerti semua tulisan dalam suatu wacana. eberapa prinsip semantik itu belum tentu dapat diterima seluruhnya karena kita pun mempertimbangkan siapa yang akan membaca wacana tertulis itu. Kita mengaitkannya dengan tiga faktor' konteks- kata sebagai simbol- tingkat abstraksi.
eebe and eebe !"##5'/45% menyebutkan kelemahan dari komunikasi tertulis adalah hubungan antarpartisipan komunikasi berjarak. Komunikator tidak bisa merinteraksi dengan audien secara langsung& melihat perubahan sikap yang terjadi atau merespon sikap audien. Sehingga feedback dalam proses komunikasi tersebut bersifa t tidak langsung dan tertunda !no immediate interaction%. Sedang dalam komunikasi lisan& hubungan pembicara dengan audien berlangsung akrab& hangat dan lebih personal. Komunikasi tertulis bersifat lebih formal daripada komunikasi lisan. 6alam komunikasi tertulis kita terikat dengan konsep atau aturan ejaan tertentu untuk memenuhi syarat sebagai komunikasi tertulis yang baik. Kita harus memperhatikan struktur kalimat yangnjelimet agar bisa dipahami oleh pembaca. Sedangkan dalam komunikasi lisan pembicara bisa memakai kalimatkalimat pendek tanpa harus mematuhi aturan kalimat yang baik dengan alasan efisien.
)stilah komunikasi berasal dari bahasa 3atincommunicatio yang berakar dari kata communis& artinya sama makna mengenai sesuatu hal. 6engan kata lain& suatu peristiwa komunikasi akan berlangsung apabila orangorang yang terlibat di dalamnya memiliki kesamaan persepsi atau makna mengenai sesuatu hal yang dikomunikasikan. Sebagai sebuah istilah& komunikasi dapat diartikan sebagai penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan menggunakan simbol verbal !bahasa%dan nonverbal.
Komunikasi 9erbal dan :on 9erbal ertolak dari simbol atau lambang yang digunakan& komunikasi dapat dikelompokkan atas berikut ini. (. Komunikasi verbal& yaitu suatu kegiatan komunikasi yang dilakukan melalui penggunaan bahasa& seperti menyimak& berbicara& membaca& dan menulis. . Komunikasi nonverbal& yaitu suatu aktivitas komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan lambang selain bahasa& seperti gerak tubuh& pakaian& warna atau tanda tanda tertentu. Komunikasi 3isan adalah komunikasi dengan mengucapkan katakata secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya& komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan pada kondisi para personal ataupun individu berhadapan langsung& seperti pada saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh !computer teleconference% tatap muka melalui televisi sirkuit tertutup !closed cirkit televisi7;;T9%. Sebagaimana telah diuraikan di atas& menyimak dan berbicara merupakan ragam komunikasi lisan. Menurut Koch !"##/'5$% dalam proses berbicara ada lima unsur yang terlibat. ". /. 0. 1. 4.
*embicara sebagai penyampai pesan. *esan atau isi pembicaraan Saluran atau alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Sasaran pembicaraan atau penyimak. Tanggapan sasaran atau penyimak
*rinsip Komunikasi 3isan
Suara adalah getaran udara ketika melewati pita suara. unyi adalah getaran udara yang timbul akibat sentuhan atau pergeseran dua benda atau lebih. :ada adalah tinggi rendahnya suara. :ada dasar adalah nada yang digunakan sebagai dasar 7 basis bagi seseorang yang akan diproyeksikan suaranya.
Teknik erbicara yang Efektif ". Teknik *embukaan *embicaraan /. Teknik menggunakan data 0. Teknik memulai suatu pembicaraan hendaknya berdasarkan data yang konkrit !nyata% atau jelas sumber datanya 1. Teknik
anekdot
Teknik ini adalah membuka pembicaraan dengan menggunakan katakata yang lucu sehingga dapat membangkitkan gairah hadirin untuk mendengarkannya 4. Teknik mengajukan
pertanyaan
Memulai suatu pembicaraan dapat juga dilakukan dengan teknik mengajukan pertanyaan agar dapat membangkitkan minat pendengar <. Teknik mengemukakan kejadian
yang
aneh
Teknik ini hampir sama dengan teknik anekdot 5. Teknik memulai dengan menyatakan keistimewaan tempat atau keistimewaan suatu kejadian Menurut Mc. ;rosky 3arson dan Knapp mengatakan bahwa komunikasi yang efektif dapat dicapai dengan mengusahakan ketepatan !accuracy% yang paling tinggi derajatnya antara komunikator dan komunikan dalam setiap komunikasi. Komunikasi yang lebih efektif terjadi apabila komunikator dan komunikan terdapat persamaan dalam pengertian& sikap dan bahasa. Komunikasi dapat dikatakan efektif apa bila komunikasi yang dilakukan dimana ' ". *esan dapat diterima dan dimengerti serta dipahami sebagaimana yang dimaksud oleh pengirimnya. /. *esan yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh penerima dan ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diminati oleh pengirim. 0. Tidak ada hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang seharusnya dilakukan untuk menindaklanjuti pesan yang dikirim.
