INSTRUMENTE SOFTWARE PENTRU PROIECTE DE MARKETING Conf. univ. dr. Dana-Maria BOLDEANU Semestrul I An universitar 2014-2015 Facultatea de Marketing
1. Concepte fundamentale privind gestiunea proiectelor
Ce reprezintă Project Management
Project Management
(Managementul de proiect) - arta de a contrabalansa obiectivele unui proiect, pe de o parte, şi constrângerile de timp, buget şi calitate a rezultatelor, pe de altă parte.
Managerul de proiect
Persoana responsabilă în planificare, execuția și finalizarea unui proiect prin atingerea obiectivelor stabilite, mai ales în domeniul construcțiilor, arhitectură, IT și telecomunicații.
Responsabilitățile cheie ale manager de proiect definirea de obiective clare și realizabile în proiect, de de proiect, a rezultatelor așteptate definirea cerințelor precum și a obiectivului general al proiectului gestionarea triplei constrângeri pentru proiecte: cost/resurse, timp și scop pe domeniul de aplicabilitate.
Abordări moderne în managementul de proiecte
Planificare de jos în sus (Bottom-up Project Management) - se pune accent pe elaborarea mai simplă a proiectelor, pe cicluri mai scurte într-un proiect, pe o colaborare eficientă între membrii echipei și o implicare mai puternică a acestora și pe luarea deciziilor. Membrii echipei de proiect sunt invitați să participe la fiecare pas al procesului de management. Decizia cu privire la un curs de acțiune este luată de către întreaga echipă. Corporații precum New York Times, Ernst&Young, IBM, etc. au ales o astfel de abordare de management.
Abordări moderne în managementul de proiecte
Planificare și revizuirea de sus în jos ( Top-Down Project Management) - caracterizată de luarea deciziilor la nivel de entitate în privința portofoliului de proiecte pe care ar trebui să îl aibă o organizație. Expresia "top-down" înseamnă că toate direcțiile provin de la managementul de vârf, angajații afectați de schimbare nu prea au posibilitatea de a influența propunerile înaintate de factorul de decizie. Toate așteptările managerului de proiect sunt comunicate în mod clar fiecărui participant la proiect.
Orice proiect poate fi definit prin următoarele
caracteristici (PMBOK, 2013):
are un obiectiv unic este temporar este dezvoltat folosind elaborarea progresivă specificații ale proiectului sunt definite, inițial, mai larg, la modul general și apoi, rafinate, și mai detaliate pe măsură ce proiectul
avansează necesită resurse, de multe ori din diverse domenii: umane,
financiare, de timp, etc. ar trebui să aibă un client primar sau un finanțator finanțatorul de proiect oferă, de obicei, direcția și finanțarea pentru proiectul implică un anumit grad de incertitudine dacă obiectivele sunt neclare, apare dificultatea de a estima corect timpul de finalizare și a costurile și apare dependența de factorii externi.
Avantajele utilizării managementului de proiect (Schwalbe, 2007): Control mai bun al resurselor financiare, fizice și umane Îmbunătățirea relațiilor cu clienții Reducerea timpului de dezvoltare Reducerea costurilor O mai bună calitate și fiabilitate sporită Marje de profit mai mari
Îmbunătățirea productivității Coordonare internă mai bună
Triunghiul managementului de proiect Succesul unei bune gestionări de proiect presupune îndeplinirea celor 3 + 1 obiective principale:
scopul/domeniul
timpul
resursele/costurile
calitatea rezultatelor obținute și a proiectului în sine.
Factori importanți care asigură succesul unui proiect:
predare
la
timp:
încheierea proiectului în
orizontul de timp prevăzut inițial
încadrarea în domeniul de aplicabilitate și livrarea la standarde de calitate înaltă:
producerea rezultatelor prevăzute potrivit unor standarde calitative și cantitative.
livrarea în limitele bugetului : utilizarea numai a
resurselor prevăzute, de exemplu resurse financiare, resurse umane, resurse materiale, etc.
Metodologia proceselor de Project Management Descrierea managementului proiectelor este posibilă prin analiza cic lulu i de viață a l p r o i e c t e l o r , care se referă la ansamblul logic de faze ale proiectului, ale căror denumiri și număr sunt determinate de necesitățile realizării scopurilor sau obiectivelor proiectului. Cele mai multe metodologii ale proceselor de Project Management acoperă 5 faze principale de realizare .
Succesul unui proiect depinde de: etapa de planificare în vederea satisfacerii obiectivelor tehnice şi a cerințelor de timp ale proiectului încadrarea în bugetul proiectului
Fazele de realizare ale managementului de proiecte
Inițierea proiectului
Planificarea proiectului
Execuția proiectului
Analiză, Monitorizare și
Finalizarea proiectului
Control
Metodologia proceselor de Project Management Planificarea sarcinilor de afaceri pentru o anumită perioadă de timp la nivelul unui proiect din punct de vedere al: Alocării de resurse pe sarcinile stabilite Stabilirii unor termene de predare Raportarii activităţilor proiectului ajută managerul de proiect să: coordoneze şi controleze activitatea echipei pe care o conduce în vederea încadrării în: termenele şi bugetul stabilit, eliminării riscurilor şi creşterii productivităţii muncii.
Metodologia proceselor de Project Management
Managerul de proiect este cel care trebuie să angajeze procesele de management ale proiectului, respectiv procesele existente în ciclului de viață al unui proiect Aria de competențe a managerului de proiect managementului de timp, costuri, riscuri, calitate, resurse umane, comunicare, cât și pe partea de definire a domeniului de aplicabilitate, management al cerințelor, pe partea de achiziții publice, infrastructură, etc.
Faza de iniţiere În această fază se definește natura și domeniul de aplicare al proiectului, se identifică contextul și nevoia de proiect, se ajunge la un consens între actorii implicați și se stabilesc obiectivele generale. Etapa de inițiere ar trebui să includă un plan care cuprinde următoarele domenii:
analiza cerințelor de afaceri/ cerințele în obiective măsurabile revizuirea operațiunilor curente analiza financiara a costurilor și beneficiilor, inclusiv un buget analiza părților interesate, inclusiv utilizatorii, și a echipei de suport pentru proiect un grafic al proiectului ce include costurile, sarcinile, rezultate și durată în timp.
Faza de planificare Planificarea sarcinilor de afaceri pentru o anumită perioadă de timp la nivelul unui proiect din punct de vedere al: Alocării de resurse pe sarcinile stabilite Stabilirii unor termene de predare proiectului Raportării activităților ajută managerul de proiect să coordoneze și să controleze activitatea echipei pe care o conduce în vederea încadrării în termenele și bugetul stabilit, eliminării riscurilor și creșterii productivității muncii.
În evaluarea performanțelor proiectului de afaceri intervine ca factor decisiv satisfacția clienților din punct de vedere al calității rezultatelor obținute. Planificarea și gestionarea unei bune execuții a unui proiect generează multiple beneficii atât pentru echipa proiectului, cât și pentru beneficiarii direcți ai rezultatelor.
Etapele procesului de planificare a) Identificarea activităților
Formularea obiectivelor proiectului este utilizat ă pentru a descrie proiectul ca un grup de activități sau sarcini (Task). Activitatea - element de muncă, efectuat în timpul derulării proiectului, a cărui executare poate fi încredințată unui sau mai multor membri ai echipei. Termenul de sarcină - în general, sinonim cu activitatea, cu toate acestea în multe aplicații, activitățile sunt considerate ca fiind subdivizate în mai multe sarcini. Sarcinile trebuie să fie asociate cu repere de referință (m i l e s t o n e ) . Reper de referință - un eveniment intermediar important care survine în cursul unei realizări, asociat cu obținerea unui rezultat important sau cu o analiză de stadiu, caracterizată drept critică. Exemple: terminarea unei faze a proiectului, furnizarea unui raport final, recepția unui echipament, etc.
Etapele procesului de planificare b) Estimarea duratelor și resurselor
Sarcinile se caracterizează prin durate în timp, determinate de o dată de început și o dată de sfârșit . Sarcinile pot fi programate pentru a fi executate în serie sau în paralel, conform cu dependențele lor reciproce.
c) Identificarea relațiilor și dependențelor activităților
Dependențele dintre activitățile proiectului prezintă relația de ordine
dintre două activități succesive, respectiv legătura dintre activități - cea mai folosită este relaţia de tip Finish-to-Start leagă evenimentul de sfârșit al activității precedente cu evenimentul de început al activității următoare. Dependențele logice dintre activități pot fi definite utilizând o diagramă în rețea a activităților .
Etapele procesului de planificare d)
e)
Identificarea constrângerilor (de resurse material sau financiare şi de timp) Deciziile de programare condiționate de disponibilitatea limitată a resurselor pot fi rezolvate prin nivelarea resurselor. Astfel, există constrângeri referitoare la: Date impuse (referitoare la datele de început și de sfârșit) pentru terminarea unor livrabile. Evenimente importante sau milestone-uri programate şi aşteptate .
Stabilirea programării Programarea constă în analiza: succesiunii activităților , a duratelor activităților , a necesarului de resurse pentru a creea programul de desfășurare a proiectului, care trebuie să precizeze datele de început și de sfârșit pentru activitățile proiectului și datele planificate pentru milestone-uri.
Monitorizarea & Finalizarea unui proiect
Pentru monitorizarea unui proiect există mai multe tipuri de rapoarte:
liste de activități, cu procentaje de îndeplinire analize în timp ale proiectului grafice-rețea (Network Diagram) diagrame sau grafice Gantt de eșalonare calendaristică a activităților – cea mai utilizată variantă rapoarte de execuție lunare, trimestriale, semianuale sau anuale.
Finalizarea proiectului
constă în acceptarea formalizată a
rezultatelor proiectului şi presupune:
închiderea administrativă care implică generarea, colectarea și diseminarea informațiilor pentru a formaliza terminarea proiectului; închiderea contractului: terminarea și decontarea contractului, inclusiv rezolvarea oricăror probleme deschise.
Diagramă Gantt
2. Definirea şi salvarea unui nou proiect utilizând Microsoft Project 2010
Soluţia Microsoft Project (MS Project)
Permite integrarea proceselor de management specifice proiectelor cu analiza de business, atât de necesară unei companii pentru a fi
competitivă pe piaţă.
Această soluţie furnizează funcţionalităţi extinse pentru managerii de proiect care doresc să îmbunătăţească programarea activităţilor şi a capacităţilor de planificare a resurselor. Microsoft Project 2010 instrument puternic menit să ajute organizaţiile în prioritizarea invesţiilor şi optimizarea resursele alocate, să permită câştigarea controlului asupra activităţilor
desfăşurate şi să vizualizeze performanţa obţinută prin utilizarea unor puternice şi sugestive tablouri de bord.
Crearea unui proiect MS Project 2010
Se poate realiza printr-una din următoarele variante:
Start Microsoft Office Microsoft Project 2010
Meniul File
Blank Project
Create
Un nou proiect se poate crea şi pe baza unui fişier existent de tip MS Excel sau MS SharePoint.
Meniul File
New
New
New from Excel workbook
Un proiect se poate deschide şi pe baza unor şabloane sau template-uri predefinite de tip Planners, Schedules, etc.
Crearea unui nou proiect utilizând MS Project 2010
Fereastra Microsoft Project 2010
Permite planificarea unui nou proiect prin utilizarea celor cinci meniuri ale Ribbon-ului:
Task Resource Project View Format
Modul implicit de vizualizare al unui proiect este cel al Diagramei Gantt (Gantt Chart) prin:
descrierea activităţilor /task-urilor şi a resurselor alocate acestora în partea din stângă a ferestrei (Table area) vizualizarea eşalonării în timp a acestora în partea dreaptă a ecranului (Timescale Gantt Chart ).
Fereastra Microsoft Project 2010
Salvarea unui proiect MS Project
Se realizează tot prin intermediul meniului File
Save As
Formatul standard al fişierului de tip proiect cu extensia implicită “.mpp” (Microsoft Project Plan) se salvează în folderul dedicat. Proiectul se poate salva sub diverse forme, inclusiv ca template, fişier PDF sau XML, sub formele anterioare ale Microsoft Project 2000-2003 sau Microsoft Project 2007.
3. Modalităţi de lucru în cadrul unui proiect de tip Microsoft Project 2010
Setarea informaţiilor generale FILEOPTIONS
Secțiunea General – furnizează informații generale despre tipul operației sau al diagramei implicite care va fi afișată în momentul deschiderii aplicației și a generării
unui nou proiect (diagrama Gantt). Se poate seta modul de afișare al datei calendaristice. Secțiunea Display – furnizează informații despre: calendarului folosit (implicit se folosește tipul calendarul Gregorian), se setează unitatea monetară și simbolul folosite pentru buget și numărul de zecimale. se stabilește care vor fi coloanele implicite care vor apărea în secțiunea tabelelor de lucru a diagramei Gantt (Table Area) și care dintre ele vor fi editabile.
Setarea informaţiilor generale FILEOPTIONS
Secțiunea Schedule – setează prima zi a săptămânii de lucru, luna de începere a anului fiscal, calendarul standard de la 8 AM la 5 PM, numărul de ore lucrătoare pe zi, pe săptămână, număr de zile lunare, etc. De asemenea, se stabilește cum sunt vor fi introduse noile taskuri, cum se introduce munca desfășurată (de exemplu, în ore lucrătoare) și cum se calculează durata muncii (de exemplu, în zile lucrătoare)
Secțiunea Advanced – permite setarea unui cost standard/oră la nivelul întregului proiect, precum și al unui cost al orelor suplimentare ca urmare a supraalocării unor resurse umane.
Meniul Task
Permite planificarea şi gestionarea task-urilor organizate şi conectate între ele prin legături din punct de vedere al ordinii şi importanţei. Grupul de opţiuni Insert permite crearea de:
activităţi simple sau recurente în cadrul unui proiect (Task ) activităţi grupate pe faze principale prin defalcarea în mai multe subactivităţi sau subtask-uri (S u m m a r y ) repere de referinţă (M i l e s t o n e )
Task recurent
Tipuri de sarcini în Microsoft Project
Sarcini programate automat (Automatic Scheduled Tasks).
MS Project ataşează o durată de 1 zi fiecărui task nou introdus. Semnul de întrebare indică faptul că este o durata estimată
Sarcini programate manual (Mannualy Scheduled Tasks).
Manually Schedule (desemnate prin pictograma Pushpin) nu
se vor muta în timp decât cu excepţia cazului explicit când se precizează acest lucru
Tipuri de sarcini în Microsoft Project
Sarcini centralizatoare (Summary Tasks) - reprezintă un task principal, de bază, constituind sumarul subtaskurilor care îl compun. Meniul Task
grupul de opţiuni Insert
Summary
Ascunderea sau vizualizarea acestor Summary Tasks se Summary Tasks realizează din meniul Format Pentru a crea un Summary Task este suficient să ne plasăm pe task-ul imediat următor şi să-I stabilim de ierarhie inferioară prin optiunea Task Schedule Indent Task
Tipuri de sarcini în Microsoft Project
Milestone-urile sunt evenimente cheie care trebuie
sa fie atinse pe parcursul proiectului, de exemplu, finalizarea unei faze a proiectului.
Task-urile nou create au o durata default de 1 zi. Pentru a crea un task milestone, durata acestuia trebuie sa fie 0 (zero), deoarece nu presupune nici un fel de munca. Task-urile milestone sunt reprezentate grafic printrun romb: ♦
Tipuri de sarcini în Microsoft Project
O alta metoda de stabilire a milestone-urilor este sa bifa ţi optiunea “Mark Task As Milestone” din tab-ul “Advanced” al casetei de dialog “Task information”, doar daca se doreste sa se faca milestone un task cu durata mai mare de zero zile.
Tipuri de dependenţe
Ordinea cronologică în care se desfăşoară task-uri se numeşte secvenţă. Legătura între un task precedent şi unul successor poată numele de dependenţă ( predecessors). Astfel se controlează data de final a unui task cu data de început a următorului task de care este dependent.
Tipuri de dependenţe
Cea mai utilizată dependenţă este cea de tip Finish to Start (FS)
Task2 nu poate începe decât dupa terminarea activitatii Task1. Intre ele poate exista un lag (intarziere) de cateva zile, ore, etc.
Tipuri de dependenţe • Microsoft Proiect creează o legătură in mod implicit o dependenta de tip Finish-to-Start prin actionarea comenzii Link Tasks din Meniul Task –> Schedule.
• Anularea dependentei se face prin acţ ionarea comenzii Unlink Tasks
Tipuri de dependenţe
Dependenţă Star – to – Start (SS) Task2 poate să inceapa in paralel cu Task1 sau decalat cu un număr de zile.
Tipuri de dependenţe • Dependenţă Finish – to – Finish (FF) • Task2 nu se poate termina decât o data cu Task1. Se finalizeaza simultan. • Daca lag-ul dintre cele doua activitati este >0 Task2 se poate finaliza mai tarziu, daca lag-ul este negativ (lead time), Task2 se poate finaliza mai devreme.
Tipuri de dependenţe
Dependenta Start – to – Finish (SF)
În cazul în care data de începere a Task1 determină data de finalizare a Task2. Acesta este modul în care creați programarea just-in-time. De exemplu, dacă o sarcină este nevoie sa se termine inainte de un milestone sau de data de sfarsit a proiectului, dar nu contează exact când, puteți crea o dependență SF între activitatea pe care doriți sa o programati la timp (predecesorul) și sarcina conexa (succesorul). În lumea reală de tipul de dependență SF apare mai putin frecvent fata de celelalte tipuri de dependențe.
Stabilirea restricţiilor
Restricţii flexibile - opţiunea implicită a programului As Late As Possible: Programează activitatea cât de târziu este posibil, fără a decala activitățile ulterioare. Nu utilizează date de restricție. As Soon As Possible : Programează activitatea pentru a începe cât de curând este posibil. Nu utilizează date de restricție. Restricţii semi-flexible – un task trebuie sa nu inceapa sau
sa se termine mai devreme sau mai tarziu de o data definită de utilizator Finish No Earlier Than : Programează activitatea pentru a se termina la data restricției sau după aceasta. Finish No Later Than : Programează activitatea pentru a se termina la data restricției sau înainte de aceasta. Start No Earlier Than : Programează activitatea pentru a începe la data restricției sau după aceasta. Start No Later Than : Programează activitatea pentru a începe la data restricției sau înainte de aceasta.
Stabilirea restricţiilor
Restricţii inflexebile - un task trebuie inceapa
sau sa se termine la o anumita data precizata de utilizator
Must Finish On:
Programează activitatea pentru a se termina la data restricției. Odată selectată, nu va mai fi posibilă mutarea activității pe scala de timp.
Programează activitatea pentru a începe la data restricției. Odată selectată, nu va mai fi posibilă mutarea activității pe scala de timp
Must Start On:
Stabilirea restricţiilor Utilizati optiunea Deadline impreuna cu As soon as possible in locul optiunii Must Finish On
Meniul Task
Grupul de opţiuni View permite alegerea modului de vizualizare al taskurilor, având selectată implicit modul de vizualizare Gantt Chart. Prin intermediul acestui meniu se pot efectua operaţii de copiere, formatare şi lipire a task-urilor şi permite vizualizarea detaliilor despre acestea. În grupul de opţiuni Properties casetele Ta s k In f o r m a t io n şi D i s p l a y Task Details afişează informaţii detaliate despre starea task-ului, modul de programare manual sau automat, durata de desfăşurare, resursele alocate, etc.
Stabilirea sarcinilor/task-urilor
Lista de task-uri se poate introduce direct într-un Tabel Entry View cum ar fi în modul de vizualizare Gantt Chart sau dacă aveţi deja o listă cu task -urile dintr-o altă aplicaţie ea fie se pot importa, fie se pot copia cu Copy şi Paste în aplicaţia MS Project.
Tipuri de resurse
WORK Resources - oameni şi echipamente care realizează munca pentru proiect
Personal
Imobilizări Echipament
MATERIAL Resources - consumabile care sunt utilizate pe masură ce progreseaza proiectul COST Resources - resurse financiare asociate cu o sarcină de care aveți nevoie pentru derularea planului. Exemplele, bilete de avion, divertisment, etc.
Preț fix per sarcină de lucru
Meniul Resource - Adăugarea de resurse
Prin comanda R e s o u r c e P o o l are loc stabilirea şi actualizarea rezervei de resurse (contactele din cadrul companiei, departamentele, etc).
Meniul Resource
Permite planificarea şi gestionarea resurselor. Cele mai populare vizualizările orientate pe resurse sunt . Team Planner şi Resou rce Sheet
O dată cu selectare modului de vizualizare R es o u r c e S h e et din grupul de opţiuni View Team Planner se activează bara de instrumente R e s o u r c e S h e e t T o o l s ce permite adăugarea de resurse Add Resources (umane, materiale şi financiare) care vor fi, ulterior, asignate task-urilor proiectului.
Gestiunea resurselor în Microsoft Project – Etape 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Stabilirea informațiilor de bază privind resursele de muncă implicate în proiect. Ajustarea capacității maxime de muncă a fiecărei resurse. Precizarea onorariilor de plată pentru timpul standard de muncă și pentru timpul suplimentar. Precizarea calendarului de muncă pentru anumite resurse umane. Stabilirea costurilor resurselor pentru urmărirea financiară a evoluției proiectului. Înregistrare informațiilor adiționale despre o resursă.
Disponibilitatea unei resurse de muncă
Se măsoară în Unităț i de resursă (Max Units) precizând cât la sută din timp este disponibilă resursa.
Exemple:
O persoană care lucrează part-time doar 4 ore pe zi va avea valoarea câmpului Max Units 50%.
O persoană care lucrează full-time (8 ore pe zi) va păstra valoarea de 100% unităț i de resursă.
O echipă de lucru formată din 2 persoane ce vor lucra fulltime va avea o valoarea de 200% disponibilitate.
Calendarul de lucru al unei resurse de muncă
Presupune un orar de muncă diferit de cel definit prin calendarul proiectului. Oferă posibilitatea de a defini:
zile nelucrătoare pentru o resursă de muncă sau perioade de indisponibilitate.
un program limitat de muncă (precizând un interval orar) ce va fi luat în considerare la alocarea resursei în cadrul sarcinilor de lucru.
Disponibilitatea unei resurse de muncă se aplică întotdeauna la timpul de lucru definit prin calendarul resursei.
Definirea costurilor unei resurse
Cheltuiala cu o resursă de muncă reprezintă costul acesteia pe o anumită perioadă de timp. Costul standard (Standard rate) – suma de plată pentru o perioadă inclusă în programul normal de lucru. Costul orelor suplimentare (Overtime rate) – Suma de plată primită pe o perioadă de timp pentru o persoană care lucrează în afara programului (orele suplimentare
trebuie definite în mod explicit).
Costul fix (Cost/use) – Se aplică pentru fiecare utilizare a resursei de muncă în cadrul proiectului.
Caseta de dialog Task Details
Alocarea resurselor de muncă
Asocierea uneia sau mai multor resurse la o singură sarcină definită. Posibilitatea modificării procentului de disponibilitate a resursei doar pentru sarcina curentă. Microsoft Project ajustează durata unei sarcini, volumul de muncă sau procentul de disponibilitate al unei resurse potrivit următoarei formule: [Munca]=[Durata]*[Unitati Disponibilitate] [Work]=[Duration]*[Units]
Definirea termenilor alocarea resurselor
de
lucru
in
Work – Cantitatea de munca (ore/persoana)
necesara pentru a finaliza un task (de ex. Revizuirea unui document necesita 8h de munca din partea referentului) Units (Assignment Units) – Numarul de resurse si/sau procentul la care o resursa va fi desemnata sa lucreze la un task – incarcarea implicita este 100% (de ex. un referent isi va dedica 50% din timpul sau pentru revizuirea unui document) Duration – durata de desfasurare a unui task (de ex. Revizuirea unui document va dura 2 zile)
Relatia dintre Units – Work - Duration
Duration = Work/Units Exemplu: Duration (16h sau 2 zile)= Work (8h efort)/50% din timpul persoanei
Fixarea componentelor Work, Units sau Duration Duration = Work/Units D
U
Fixed W
W U
Fixed D
D
W
Fixed U (Default)
Optiunea Effort Driven Daca se adauga sau se elimina resurse la nivelul unui task, durata acestuia scade sau creste in conformitate cu resursele asignate. Modificarea programării în funcție de efort intră în scenă doar când sunt implicate resurse multiple. fi activata sau dezactivata pentru Fixed Poate Duration sau Fixed Units Opțiunea Effort-driven este specifică exclusiv unei sarcini și nu unei resurse. Nu poate fi dezactivata pentru optiunea Fixed Work Implicit task-urile sunt Fixed Units si Effort Driven.
Effort driven - Fixed units
Effort driven - Fixed work
Effort driven - Fixed duration
Campul Peak Se adauga ca o coloana separata in modul de vizualizare Task Usage Afiseaza procentul maxim sau număr de unități pentru care o resursă este atribuită la un moment dat unei sarcini (implicarea maxima) Assignment Units – arată cat din Campul resursele asignate sunt alocate unui task (implicarea initiala a unei resurse la nivelul unui task). Campul Peak - arată unitatile asignate „in folosita” pentru un anumit task
Diferenta dintre coloanele Assignment Units si Peak
Optiuni de alegere
Alegeti Fixed Work daca task-ul este cu adevarat determinat de cantitatea de munca implicata (de exemplu, amenajarea unei sali pentru un eveniment) Alegeti Fixed Duration cand cantitatea de munca, numarul de resurse nu sunt considerate o problema (de exemplu, obtinerea unei autorizatii sau in faza initiala de planificare a unui eveniment). Alegeti Fixed Units (default) daca timpul de implicare a resursei pe care il poti folosi sau numarul de resurse disponibile sunt considerate un factor variabil de constrangere. Activati optiunea Effort driven daca este posibil sa adaugati sau sa eliminati resurse in vederea modificarii duratei unui task.
Programare sarcinilor Daca utilizatorul modifică
Task Type
Duration
Units
Work
Fixed Duration
Work
Work
Units
Fixed Units
Work
Duration
Duration
Fixed Work
Units
Duration
Duration
Microsoft Project recalculează
Programarea sarcinilor în funcție de efortul depus Tipul sarcinii
Cu opțiunea effortdriven
Fără opțiunea effort-driven
Fixed units
Adăugarea de resurse scurtează durata sarcinii.
Adăugarea de resurse cre ște volumul total de muncă, păstrând neschimbată durata și unitățile de alocare.
Fixed duration
Adăugarea de resurse implică scăderea unităților alocate pentru fiecare resursă.
Adăugarea de resurse cre ște volumul total de muncă, păstrând neschimbată durata și unitățile de alocare.
Fixed work
Adăugarea de resurse scurtează durata.
Nu se aplică.
Alocarea resurselor pe sarcini
Trebuie sa se realizeze o atribuirea realistă a resurselor de muncă (umane si logistice) si a celor materiale Alocarea se realizeaza prin intermediul casetei de dialog Display Task Details (meniul Task).
Supra-alocare resurselor
Supralocarea resurselor poate fi rezultatul programării manuale a task-urilor. Dacă în cadrul unui task sau a unor task-uri anterioare sunt alocate mai multe resurse pe o perioadă mai mare de timp acest lucru va genera în coloana Indicators un semnal de atenţionare pentru managerul de proiect.
Factorii care generează supralocarea şi măsurile care pot fi luate pentru a contracara acest efect sunt generaţi prin selecţia butonului Inspect din meniul Task -> grupul de opţiuni Tasks
Rezolvarea supra-alocarii resurselor
Rezolvarea supra-alocarii
Caseta Task Inspector va fi inserată în partea stângă a diagramei Gantt. Se vor specifica resursa umane supralocată şi opţiunile de soluţionare a problemei:
prin reprogramarea (Reschedule Task) pe o altă perioadă disponibilă sau prin reducerea perioadei propuse, de obicei prin schimbarea din modul Manual Schedule în modul Auto Schedule.
prin replanificarea în cadrul echipei de lucru prin modul de vizualizare Team Planner. Task-ul se replanifică prin operaţiuni de tip Drag&Drop pe o perioadă ulterioară mai puţin încărcată sau se reasignează altei resurse umane.
Meniul Project
Permite planificarea şi gestionarea proiectelor pe nivel de informare. Meniul este orientat pe comenzi referitoare la vizualizarea informaţiilor despre proiect, definirea calendarelor de lucru, stabilirea unei imagini de bază a proiectului (baseline), inserarea de subproiecte şi creare de legături între proiecte, generarea diferitelor rapoatelor, etc. Include comenzi pentru a recalcula planificarea unui proiect, a actualiza starea generală a acestuia şi pentru a compara între ele două proiecte (Compare Projects).
Meniul Project Prin intermediul casetei de dialog Project Information se pot face modificări legate de data de început sau de sfârşit a proiectului. În general se recomandă ca programarea să se facă de la data de start şi se poate specifica utilizarea:
calendarului standard de 8 ore/zi, 5 zile pe săptămână (de la 8 AM la 5 PM cu o oră pauză de masă) 24h programul de noapte (de la 11PM la 5 AM, cu o oră pauză) în funcţie de specificul activităţilor planificate.
Calendarul activităților în Microsoft Project
Aplicabil pentru definirea condițiilor de timp în programarea
Vizează resursele de muncă alocate.
Elemente predefinite (se pot modifica):
sarcinilor.
5 zile pe săptămână
8 ore pe zi
Timpul pentru lucrul de dimineață: 8:00 – 12:00 O oră de pauză de masă: 12:00-13:00 Timpul pentru lucrul de după -amiază:13:00-17:00 Nu se lucrează în week-end (zilele de sâmbătă și duminică); Nicio sărbătoare nu este inclusă în calendar.
Meniul Project - Caseta de dialog Project Information
Meniul Project
Se pot crea şi calendare proprii companiei sau persoanei individuale care gestionează proiectul. Aceste calendare sunt utile atunci când există programe diferite pentru mai multe resurse sau se doreşte stabilirea unor date care nu vor fi luate în considerare în calculul perioadei de lucru (ex: sărbători naţionale, program part time, etc.). Se realizează prin intermediul grupului de opţiuni Properties Change Working Time Create New Calend ar Tot din meniul P r o j e c t se poate alege opţiunea WBS (Work Breakdown Structure), cu o mare utilitate în planificarea activităților /task-urilor proiectului, constând în realizarea unei structuri de codificare a acestora pe nivele ierarhice .
Meniul Project
O nouă coloană se poate insera în cadrul vizualizării de tip Table Entry şi va avea ataşată valoarea predefinită WBS, iar ca urmare a nivelului de detaliere al task-urilor realizat din meniul Task grupul de opţiuni Schedule Indent/Outdent Task se poate urm ări structura generată automat.
Structura de tip WBS (Work Breakdown Structure)
Meniul View
Conţine butoane de referinţă legate de cele mai populare vizualizări de task-uri şi resurse. De asemenea, din caseta de dialog Mor e View s se poate alege modul de vizualizare dorit sub formă de:
Task Form
Task Sheet
Timeline
Aceast meniu are comenzi de control a informaţiilor pe care doriţi să le vizualizaţi: mai multe niveluri în ierarhie, tabelele de intrări, costuri, filtre, grupări, sortări, etc.
Meniul View
Aveţi posibilitatea să activaţi/dezactivaţi opţiunea Cronologie (Timeline) şi panoul de detalii referitor la fiecare task Se poate observa cum selectând opţiunea Resource Sheet se va comuta la modul de vizualizare Resource Sheet în care fiecare linie conţine informaţii despre o singură resursă.
Meniul View
În modul de vizualizare Task Usage se pot observa prezentate toate task-urile, iar pentru fiecare task în parte se detaliază informaţii despre resursele asignate acestuia (umane, de timp, etc.). Scala de timp cumulată pe task-uri se poate afişa pe zile, săptămâni, luni, etc. (Timescale)
Meniul Format
Oferă diverse comenzi de formatare în funcţie de modul activ de vizualizare. De exemplu, în cazul vizualizării Gantt Chart, meniul Format permite: inserarea de noi coloane în cadrul tabelului formatarea barelor orizontale ale graficului prin schimbarea culorilor de fundal şi aplicarea de stiluri pe text de sumarizare sau a task-urilor critice afişarea elementelor (milestone), etc.
Meniul Format
Dacă se schimbă modul de vizualizare din meniul Task în Timeline View , meniul Format permite adăugarea de task-uri şi formatarea acestora.
Meniul Format - Modalităţi de formatare pentru modul de vizualizare Resource Usage
Pentru modul de vizualizare R es o u r c e U s a g e există casete de opţiune pentru câmpurile care se doresc a fi evidenţiate în grid-ul din partea dreaptă a ferestrei legate de: ncărcare pe om î numărul total de ore lucrate costuri timp disponibil până la finalizarea proiectului, etc.
4. Monitorizarea si urmarirea progresului task-urilor
Urmarirea progresului task-urilor Pentru a judeca performanța proiectului în mod corespunzător, este util să se compare cu planul inițial. Acest plan inițial se numește planul de referință sau Baseline (linia de baza). Un Baseline este o colecție a valori importante dintrun plan de proiect, cum ar fi datele preconizate pentru începerea, datele de finalizare, precum si costurile sarcinile, resursele și asignarile. Când salvați un Baseline, proiect face un "instantaneu„ (snapshot) al valorilor existente și-l salvează în planul de proiect pentru comparații viitoare.
Salvarea unui Baseline
Urmărirea progresului task-urilor
Cea mai simplă abordare de urmărire a progresului este de a raporta că munca efectică (actual work) s-a realizat exact cum a fost planificat. De exemplu, în cazul în care prima lună a unui proiect de cinci luni a trecut și toate sarcinile sale au început și s-au terminat asa cum au fost programate, puteți înregistra rapid acest lucru în caseta de dialog Update Project. Când înregistrați progresele va referiti la o anumită dată atunci MS Project calculeaza durata efectiva, durata rămasă, costurile reale, precum și alte valori până la data la care le-ați introdus.
Monitorizarea si urmarirea progresului proiectului conform planificarii Project – > Update Project
Stabilirea progresului automat al task-urilor pornind de la o data specificata (Status Date)
Progresul proiectului a început pe o anumita sarcină, puteți înregistra rapid progresul obtinut. Când introduceți un procent de finalizare diferit de 0%, MS Project schimba data efectivă de începere (actual start date) a sarcinii pentru a se potrivi data de începere programată (start date). MS Project calculeaza apoi durata efectiva, durata rămasă, costurile reale, precum și alte valori în funcție de procentul introdus. De exemplu, dacă specificați că o sarcină de patru zile este 50 % completa, MS Project calculeaza că a avut două zile de durata reală și are două zile de durată rămase. Introducerea procentelor de progres: ● Utilizați 0%, 25%, 50%, 75%, și 100% din butoanele grupului Schedule –> meniul Task ● Introduceți orice valoare procentuală doriți în caseta de dialog Update Tasks (pentru a accesa această casetă de dialog din meniul Task, grupul de butoane
După activitatea
Progresul proiectului - %Complete
Drumul critic În limbajul managementului de proiect, data de finalizare a unui proiect este determinată de drumul critic . Drumul critic este format din seria de sarcini care vor împinge in afara planificarii initiale data de finalizare a proiectului, dacă sarcinile sunt întârziate. Din acest motiv, atunci când se evaluează durata unui proiect, ar trebui să se concentreze în principal pe sarcinile de pe drumul critic, numite sarcini critice. ” nu are nimic de-a face cu cât de Termenul “critic importante sunt aceste sarcini pentru proiectul de ansamblu. Se referă doar la modul în care programarea lor va afecta dată de finalizare a proiectului
Analiza drumului critic
Format –> Critical tasks Drumul critic este un lanț de task-uri interconectate care afectează în mod direct data de finalizare a proiectului. În cazul în care orice task de pe drumul critic este intarziat, întregul proiect va intarzia.
5. Generarea de rapoarte
Generarea de rapoarte
Se realizeaza din meniul Project -> Reports
Reports Permite generarea unui set de rapoarte predefinite de formatare si vizualizare grafică. Există mai multe categorii de rapoarte predefinite sau care se pot personaliza privind evoluția valorii planificate, gradul de finalizare, costul total, costul planificat, costul efectiv al lucrului efectuat, dispobilitatea resurselor umane, alocarea acestora și multe alte informații. Se permite posibilitatea de export a rapoartelor vizuale sub forma de grafice în MS Excel sau MS Visio.
Tipuri de rapoarte
Overview reports – afișează informații generale cu privire la proiect, inclusiv datele cheie: durata, costuri, sarcini, numar de ore alocate, starea resurse lor, planificarea sarcinilor, urmarirea progresului acestora, costurile si timpul de lucru alocat pe sarcini, task-uri critice, milestone-uri, calendarul proiectului, zile lucratoare, exceptii, etc. Current Activity Reports – afiseaza situatii despre task-uri care nu au inceput inca, task-urile care urmeaza sa inceapa, task-uri in desfasurare, task-uri finalizate, task-uri care ar fi trebuit sa inceapa (intarziate), sarcini reesalonate de la data de referinta. Ultimele doua tipuri de rapoarte au la baza definirea initiala a unui baseline. Cost Reports Cash Flow - afișează costurile pentru fiecare activitate săptămânal într-un format tabelar. Buget - afiseaza toate sarcinile, costul lor în buget, costurile reale și variația dintre costurile bugetate și efective. Alte tipuri de rapoarte afiseaza task-uri suprabugetate, resursele suprabugetate si valoarea castigata prin compararea fiecarei sarcini planificate in raport cu
Tipuri de rapoarte
Assignment Reports - afișează o listă de resurse, sarcinile atribuite fiecărui, volumul de muncă planificat, munca de zi cu zi programată pentru fiecare resursă, liste de tip to-do care afișează lista de sarcinilor atribuita saptamanal pe fiecare resursa, resursele supra-alocate cu task-urile si numărul total de ore de lucru care le sunt atribuite. Workload - afișează listă de sarcini, listele de resurse, resursele alocate pentru fiecare și cantitatea de muncă care este atribuita fiecărui resursă în trepte săptămânale Custom – diverse rapoarte personalizate in functie de cerintele de management
